Área gestão global - aptus · “gestão sustentável” - diagnóstico de gestão - relatório...

Santa Casa da Misericórdia Trancoso

2009-07-14

Relatório Diagnóstico Área Gestão Global

Consultor: Álvaro Cavaleiro

“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão

Santa Casa da Misericórdia de Trancoso

Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção da União das

Misericórdias Portuguesas denominado

Financiamento

Execução

Plataforma

Consultor: Álvaro Cavaleiro

Diagnóstico de Gestão - Relatório



Misericórdias Portuguesas denominado “Gestão Sustentável” e financiado pelo POPH

Avaliação Template

Álvaro Cavaleiro

2


e financiado pelo POPH

Template

“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório


3

Conteúdo

Sumário Executivo ........................................................................................................... 5

Identificação da Misericórdia ........................................................................................... 5

Programa Formação-Acção .............................................................................................. 5

Decurso dos trabalhos ....................................................................................................... 5

Principais Conclusões ....................................................................................................... 6

Principais Medidas de Acção ........................................................................................... 7

Cronograma geral ............................................................................................................. 7

Caracterização da Misericórdia ...................................................................................... 7

Análise Global .................................................................................................................. 9

Perspectiva Interna ........................................................................................................... 9

Benchmarking ................................................................................................................... 9

Análise por Área ............................................................................................................. 11

Estratégia……………………………………………………………………………….11

Pontos fortes e pontos fracos .......................................................................................... 12

Governance…………………………………………………………………………… 14

Gestão Financeira ......................................................................................................... 16

Gestão Recursos Humanos……………………………………………………………..18

Gestão Aprovisionamentos……………………………………………………………..20

Gestão Património ...................................................................................................................... 21

Gestão Sistemas Informação e TIC´s………………………………………………………..23

Ameaças e Oportunidades……………………………………………………………...24

Plano Global de Formação……………………………………………………………..25

Plano de Formação……………………………………………………………………..25

Acções não incluídas no plano de formação do "Gestão Sustentável"………………...26

Comentários do Consultor .............................................................................................. 26

Comentários do Representante da Misericórdia ............................................................. 28



4

Validação do Relatório ................................................................................................... 29

Anexos ............................................................................................................................ 30



5

Sumário Executivo

Identificação da Misericórdia

Situada na terra do Bandarra e do Magriço, a Santa Casa de Trancoso data do Sec. XVI, ou é

provavelmente anterior, pois naquele século iniciou-se a escrituração de um livro de Confrades, hoje em

arquivo.

Sendo o maior empregador do Município, é essencial a sua importância para Trancoso.

Programa Formação - Acção

O projecto “misericórdias – Gestão Sustentável” vai desenvolver um trabalho em diferentes níveis,

envolvendo dirigentes, técnicos e trabalhadores de 75 Misericórdias distribuídas pelas regiões Norte,

Centro Alentejo e Algarve.

Numa 1ª. Fase, o Consultor especialista irá, juntamente com os dirigentes, nomeadamente o Director em

representação do provedor, avaliar a estrutura funcional da instituição. Perante o diagnóstico

efectuado, que será analisado também pelos principais técnicos, será concebido um Plano de

Intervenção para a Misericórdia. Nesta Estratégia, a carga horária de formação assumirá especial

importância, pois tanto ao nível do sector administrativo como do financeiro, há que reorientar os

técnicos para novos procedimentos e regras mais eficazes.

Caracterização do Plano Estratégico Sectorial

A União das Misericórdias, consciente da necessidade de implementar regras de gestão e princípios

organizacionais nas cerca de 400 Misericórdias Portuguesas, suas associadas, tem desenvolvido

esforços para proporcionar respostas adequadas a esta realidade.

A especificidade das Misericórdias no Panorama da Economia Social portuguesa justifica que tenhamos

fundamentadas preocupações em disponibilizar a estas instituições os melhores instrumentos de gestão e

organização.

Move-nos o objectivo de tornar as Misericórdias financeiramente sustentáveis elevando, se possível, os

padrões de qualidade da sua actividade.

Nesta determinação, dedicaremos especial atenção aos recursos humanos, pois sem trabalhadores

qualificados não poderemos alcançar os objectivos essenciais da nossa Missão.

Decurso dos trabalhos

O Programa Formação/Acção para Entidades de Economia Social promovido pela União das

Misericórdias Portuguesas, com o apoio do POPH – Programa Operacional Potencial Humano tem por



6

objectivo facultar apoio de Consultoria e Formação às Direcções das Misericórdias na área da Gestão

das Instituições, de modo a proporcionar-lhes apoio que lhes permita melhorar a sua gestão,

assegurando a sua sustentabilidade a médio prazo, face ao ambiente turbulento e em constante mutação

dos nossos dias.

Este programa é constituído por duas fases – a de Consultoria, para elaboração do Diagnóstico e Plano

de Intervenção, em curso, com duração até 37,5 horas – e a de Formação, a realizar após a conclusão

da primeira e de acordo com este Plano, com um total de 75 horas.

Na 1ª. Fase – Consultoria , foi preparado um Diagnóstico e um Plano de Intervenção pelo Consultor,

através da análise documental e reuniões com os Dirigentes, técnicos e coordenadores da Misericórdia.

Foram igualmente respondidos questionários disponíveis na Plataforma Aptus.com.pt, que deram origem

a relatórios incluídos neste documento, muito centrados na metodologia de Benchmarking-

Na 2ª. Fase – Formação, serão levados a cabo Módulos de Formação que dêem resposta às necessidades

evidenciadas na 1ª. Fase, destinados a Mesários, Directores Técnicos, Coordenadores, Técnicos

Administrativos, Chefes de Secção, Técnicos de Contabilidade, Técnicos de Recursos Humanos e técnicos

de Tesouraria. Estes módulos contemplarão formação em Sala e em Contexto de Trabalho.

Os principais interlocutores da Entidade são o Director, Sr. João Baptista, e o Dr. Nuno Calais, director

financeiro, tendo ainda havido a colaboração da chefe dos Serviços Administrativos, D.Maria de Lurdes.

Houve uma total disponibilidade por parte dos interlocutores, que consideraram o trabalho como

prioritário, respondendo a todos as perguntas dos questionários, pelo que antevemos uma acção capaz

de cumprir integralmente os objectivos do Programa.

Principais Conclusões

São as seguintes as conclusões a que chegamos após a 1ª. Fase:

1. A gestão da Misericórdia é profissional e equilibrada.

2. A entidade é o 1º empregador do concelho, o que lhe confere extrema relevância nos aspectos

económico e social

3. A acção da Misericórdia é muito bem aceite pela população

4. A comunicação e divulgação da entidade podem melhorar

5. Não há uma estratégia para integração de voluntários

6- Os recursos correntes não são suficientes para o cumprimento da Missão

7. Não há avaliação ao desempenho

8. Há bom conhecimento dos custos e possibilidade de endividamento



7

Principais Medidas de Acção

Melhorar a formação dos trabalhadores

Melhorar a situação financeira

Melhorar a imagem corporativa Implementar um Sistema de controlo interno

Melhorar sistema de gestão do Património

Cronograma geral

Na 1ª. Fase (de Abril a Julho de 2009) – Consultoria, foi preparado um Diagnóstico e um Plano de

Intervenção pelo Consultor. Através da análise documental e reuniões com dirigentes da Misericórdia;

foram igualmente respondidos questionários disponíveis na Plataforma Aptus.com.pt que deram origem

a Relatórios incluídos neste documento, muito centrados na metodologia de Benchmarking;

Na 2ª. Fase (de Julho as Outubro de 2009) – Formação, serão levados a cabo Módulos de Formação que

dêem resposta às necessidades evidenciadas na 1ª. Fase, destinados a Mesários, Directores Técnicos,

Coordenadores, Técnicos Administrativos, Chefes de Secção, Técnicos de Contabilidade, Técnicos de

Recursos Humanos e Técnicos de Tesouraria; estes módulos contemplarão formação em sala e em

contexto de trabalho.

Nesta 2ª. Fase e posteriormente serão levadas a cabo acções pela Instituição referidas no Plano de

Medidas, que não estão incluídas no Plano de Formação do Programa “Gestão Sustentável”, de modo a

concretizar o seus objectivos estratégicos.

Caracterização da Misericórdia

A Santa Casa da Misericórdia de Trancoso abarca as valências seguintes:

- Família e Comunidade (creche e infantário); Inserção (que inclui cozinhas e lavandaria), sendo

fornecidas refeições a muitas famílias; Saúde (onde se inclui um Hospital e uma Farmácia); Apoio

Terceira Idade (contando com Lar de terceira idade e Centro de dia - uma parte dos quais de construção

recente, obedecendo a altos padrões de qualidade).

Dá trabalho a centenas de pessoas e possui património de algum relevo, tanto urbano como rústico. O

complexo Social, onde estão agrupados à Creche e Infantário, o Hospital, Lar de 3ª.Idade e Centro de

Dia, é belíssimo, e ficará muito beneficiado com o aumento significativo do Hospital, que vai entrar em

obras.

É prestado forte contributo na parte cultural; aliás, é bem conhecido e apreciado o Grupo Musical da

Santa Casa, que tanto se dedica a música ligeira, como recupera temas referentes à História de

Trancoso.



8

A intervenção da entidade no quotidiano de Trancoso faz-se sentir ainda pela posse de um posto de

gasolina e de uma Agência Funerária, além da já citada Farmácia. É necessário criar meios para pôr

em movimento toda aquela máquina, com a eficiência em Gestão que é notória.

O número de funcionários em Julho de 2009 era de cerca de 200, havendo, no conjunto das valências,

apoio quotidiano a cerca de 400 pessoas.



Análise Global

Perspectiva Interna

Área

Estratégia

Gestão Aprovisionamentos

Gestão Financeira

Gestão Património

Gestão Recursos Humanos

Governance

Respostas Sociais

Sistemas de Informação e TIC's

TOTAL

Extraído da Aptus, Quadro nº 1 Relatório Resumo por Áreas de Intervenção

Do estudo realizado, recolhemos o resumo no mapa acima.

Da sua leitura, conclui-se que em algumas

os casos de Estratégia. Respostas Sociais, Gestão Financeira e Governance.

Está ligeiramente abaixo em Gestão de Aprovi

A pontuação de Gestão Património é bastante inferior à da amostra, que por sua vez é também baixa,

significando que esta área é a que menos terá evoluído dentre todas.

Em Sistemas de Informação e TIC’s, a média

Benchmarking

Tradicionalmente as entidades do 3º sector não conhece

e ao sector em que se situa o seu âmbito da actuação. Não é relevado os seus factores competitivos

as externalidades consequentes do desempenho que caracteriza a dinâmica do sector social.

O exercício de Benchmarking proporciona o conhecimento do posicionamento das entidades em diversos

domínios, face a uma amostra pré definida que no caso vertente é no má

Misericórdia.



Entidade Benchmarking

Pontuação Classificação Sinal Amostra

2.88 Normal

2.85

2.93 Normal

3.26

2.93 Normal

3.00

1.93 Insuficiente

2.27

2.53 Normal

2.81

2.80 Normal

2.98

3.37 Normal

3.46

3.19 Normal

2.79

2.99 Normal

3.07

Relatório Resumo por Áreas de Intervenção

recolhemos o resumo no mapa acima.

se que em algumas áreas a entidade está em situação semelhante à amost

os casos de Estratégia. Respostas Sociais, Gestão Financeira e Governance.

Está ligeiramente abaixo em Gestão de Aprovisionamentos e Gestão de Recursos Humanos.


significando que esta área é a que menos terá evoluído dentre todas.

Em Sistemas de Informação e TIC’s, a média é superior `da amostra

Tradicionalmente as entidades do 3º sector não conhecem o seu posicionamento face às s

e ao sector em que se situa o seu âmbito da actuação. Não é relevado os seus factores competitivos

externalidades consequentes do desempenho que caracteriza a dinâmica do sector social.


domínios, face a uma amostra pré definida que no caso vertente é no máximo de 75 Santas Casas da

9

Benchmarking

Classificação Sinal

Normal

Normal

Normal

Atenção Especial

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

s a entidade está em situação semelhante à amostra. São

sionamentos e Gestão de Recursos Humanos.


m o seu posicionamento face às suas congéneres

e ao sector em que se situa o seu âmbito da actuação. Não é relevado os seus factores competitivos nem

externalidades consequentes do desempenho que caracteriza a dinâmica do sector social.


ximo de 75 Santas Casas da



10

Este instrumento é uma parte integrante do ciclo de melhoria contínua, nas organizações. Medir e

comparar os desempenhos da entidade com a dos seus pares, e identificar as oportunidades de melhoria,

são os factores que constituem a essência do Benchmarking.

No âmbito deste programa a entidade além de poder conhecer o estado do seu nível de gestão (de acordo

com as premissas estabelecidas no próprio programa) pode e deve efectuar uma análise crítica do seu

posicionamento relativo. Isto é uma análise objectiva num sentido crítico positivo tendo em vista a

adequação das práticas organizacionais (ou de actuação).

Os diversos relatórios com a componente de benchmarking incluída permitem uma análise a vários

níveis que vai desde a questão em concreto até a um índice global. Ao longo deste dossier estas

evidências e/ou percepções serão apresentadas e sempre que for o caso, devidamente documentadas.

Extraído da Aptus, Quadro nº 2 - Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção

Pontuação Amostra Máximo

Estratégia 2,88 2,88 5,00

Gestão Aprovisionamentos 2,93 3,32 5,00

Gestão Financeira 2,93 3,00 5,00

Gestão Património 1,93 2,30 5,00

Gestão Recursos Humanos 2,53 2,82 5,00

Governance 2,80 3,01 5,00

Respostas Sociais 3,37 3,53 5,00

Sistemas de Informação e TIC's 3,19 2,82 5,00

Valor Global 2,99 3,11 5,00

Extraído da Aptus, Quadro nº 2 - Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção

A entidade apresenta valores dentro da média para grande parte das áreas, a não ser em Gestão do

Património, bastante baixos.



11

Ilustração 1 - Benchmarking por Áreas de Intervenção

A amostra refere-se a cerca de 70 Misericórdias e a curva respeitante à Unidade coincide, praticamente,

com a da amostra, não havendo um afastamento significativo, o que significa que os valores das várias

áreas são bastante equilibrados.

Os resultados obtidos na análise de benchmarking não poderão deixar de ser entendidos como a

possibilidade de aferição comparada das áreas em que se torna necessário intervir.

Análise por Área

Estratégia Enquadramento O trabalho foi realizado através de reuniões com o Director, Sr. João Baptista, que interveio activamente no processo, manifestando-se sempre disponível ao longo do mesmo. Análise A análise agregada integra a análise interna e a decorrente do Benchmarking

Pontuação Amostra

COD 008 - Área Estratégia - Nível I 2,61 2,75

COD 009 - Área Estratégia - Nível II 2,77 2,59

COD 010 - Área Estratégia - Criação de Valor 3,27 3,30

TOTAL 2,88 2,88

Extraído da Aptus, Quadro nº- 3

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00 Estratégia


Gestão Financeira

Gestão Património


Governance

Respostas Sociais

Sistemas de Informação e TIC's

Valor Global

Pontuação

Amostra

Máximo



12

Ao nível da Estratégia, a entidade apresenta indicadores muito semelhantes aos da amostra. Pode

concluir-se que a orientação estratégica é equilibrada.

Ilustração 2 - Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível

A pontuação da entidade em relação a cada uma das áreas da estratégia é praticamente igual `a da

amostra, confirmando o que acima se diz sobre a orientação estratégica da entidade.

< Média % ≥ Média %

COD 008 - Área Estratégia - Nível I 32 47% 36 53%

COD 009 - Área Estratégia - Nível II 30 44% 38 56%

COD 010 - Área Estratégia - Criação de Valor 37 55% 30 45%

TOTAL 33 49% 35 51%

Extraído da Aptus, Quadro nº 4 – Distribuição da Amostra

Este quadro ilustra o posicionamento das diversas entidades face à amostra; se o número de entidades

dos dois lados da amostra for semelhante, significa que os valores estão muito próximos da média

Pontos fortes e pontos fracos

Pontos fortes

• É reconhecida a qualidade dos serviços prestados

• Gestão eficiente

52%

55%

65%

58%

55%

52%

66%

58%

0% 20% 40% 60% 80%

COD 008 - Área Estratégia -Nível I

COD 009 - Área Estratégia -Nível II

COD 010 - Área Estratégia -Criação de Valor

TOTAL

Amostra

Pontuação



13

• Bom relacionamento com utentes e familiares

• Tem capacidade de endividamento

• Bom conhecimento dos custos

• Formação é importante para a Direcção e tem boas instalações para Formação

• Bom estado de conservação de instalações e equipamento.

• É boa a relação entre funcionários e utentes

• Há um responsável pela avaliação da qualidade das compras

• Existe monitorização de stocks

• É bom o grau de motivação dos funcionários

• A avaliação pelos utentes é positiva

• A entidade possui uma farmácia

• Bons recursos humanos

Pontos fracos

• Não há auditorias regulares externas

• A entidade não está certificada pelas normas ISO 9001

• A divulgação das actividades da entidade é deficiente

• Não estão suficientemente realçados a Missão e Visão da entidade

• Não há estratégia para integração de Voluntários

• Falta um “tableaux de bord”

• Os recursos correntes são insuficientes para cumprimento da Missão

• Não há software de gestão orçamental

• Falta avaliação do desempenho

• O processo de gestão de RH não é profissionalizado

• A formação ministrada não é suficiente

• Não há quem tenha preparação área de Património

• Nunca houve parcerias de compras

• Não há processo de avaliar desempenho



14

Governance

Enquadramento

As respostas foram dadas em inquérito pessoal pelo Sr. Director

A entidade apresenta indicadores da área bastante superiores à média na “Gestão de Topo” e

“Transparência, Liderança e Ética de Gestão”

Os valores são francamente inferiores nas áreas de Qualidade e Inovação e Comunicação e Marketing,

confirmando o que noutro ponto é afirmado da necessidade de a entidade melhorar a sua informação

para o exterior.

Análise Agregada


COD 001 - Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? 4,69

4,11 5,00

COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção que existe dos utentes 3,21

3,28 5,00

COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão 4,00

3,46 5,00

COD 004 - Área Governance - Qualidade & Inovação 1,92

2,60 5,00

COD 005 - Área Governance - Comunicação & Marketing I 2,50

3,03 5,00

COD 006 - Área Governance - Comunicação & Marketing II 0,00

1,45 5,00

COD 007 - Área Governance - Relações com a Comunidade 3,31

3,13 5,00

TOTAL 2,80 3,01 5,00

Quadro nº. 5 – Extraído da Aptus



De salientar a baixa pontuação em Comunicação e Marketing. No entanto, o total está muito

semelhante à amostra.

Questionário

COD 001 - Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão?

COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção que existe dos utentes

COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão

COD 004 - Área Governance - Qualidade & Inovação

COD 005 - Área Governance - Comunicação & Marketing I

COD 006 - Área Governance - Comunicação & Marketing II

COD 007 - Área Governance - Relações com a Comunidade

TOTAL

Todos os resultados acima se encontram acima da média, excepto

Comunicação e Marketing (o não existir um “site” condiciona negativamente uma série de perguntas)

COD 001 - Área Governance Como se organiza a gestão de

COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção que …

COD 003 - Área Governance Transparência, Liderança e Etica

COD 004 - Área Governance Qualidade & Inovação

COD 005 - Área Governance Comunicação & Marketing I

COD 006 - Área Governance Comunicação & Marketing II

COD 007 - Área Governance Relações com a Comunidade

TOTAL




Pontuação Classificação Sinal Benchmarking

Amostra Sinal

Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de 4.69 Muito Bom

4.14

conhecimento/Percepção que existe dos utentes 3.21 Normal

3.26

Transparência, Liderança e 4.00 Bom

3.42

Qualidade & Inovação 1.92 Insuficiente

2.54

Comunicação & Marketing 2.50 Atenção Especial

2.99

Comunicação & Marketing 0.00 Deficiente

1.42

Relações com a 3.31 Normal

3.10

2.80 Normal

2.98

Todos os resultados acima se encontram acima da média, excepto as áreas de Qualidade e Inovação e

(o não existir um “site” condiciona negativamente uma série de perguntas)

64%

38%

50%

0%

66%

56%

66%

69%

52%

61%

29%

63%

60%

0% 20% 40% 60%

Área Governance -Como se organiza a gestão de …

Grau de conhecimento/Percepção que …

Área Governance -Transparência, Liderança e Etica …

Área Governance -

Área Governance -Comunicação & Marketing I

Área Governance -Comunicação & Marketing II

Área Governance -Relações com a Comunidade

TOTAL

15


Benchmarking Número de Entidades

Sinal < Média ≥ Média

30 44

33 41

26 47

34 39

36 37

47 26

35 38

34 39

as áreas de Qualidade e Inovação e

(o não existir um “site” condiciona negativamente uma série de perguntas)

94%

80%

66%

82%

66%

69%

80% 100%

Amostra

Pontuação



16

Questionário : COD 006 - Área Governance - Comunicação & Marketing II

Questão Resposta Benchmarking

Sim Não

148 - A comunicação com o exterior é efectuada só por uma pessoa seleccionada para o efeito? Não 17 56

170 - A entidade possui um site? Não 35 38

171 - O site é mantido actualizado? Não 22 51

179 - A entidade edita/envia alguma newsletter? Não 18 55

578 - A página Web é dinamica (permite comunicação bi-direccional)? Não 12 61

Gestão Financeira

Enquadramento

Nas entidades do sector da acção social, a gestão financeira é particularmente sensível, dado que estas

entidades não têm um fim lucrativo, mas especialmente social.

Há fundos públicos, mas que se revelam sempre escassos para o cumprimento da Missão. É difícil

compatibilizar os recursos disponíveis e os meios necessários para prosseguirem o fim a que se propõem.

Os resultados, não sendo importantes para a criação de valor, são no entanto fundamentais para a

sustentabilidade da entidade. Não tive grande preocupação na análise das contas, pois que sei bem o que

representam os donativos e alienação de património para que por vezes estas se tornem positivas.

Saliento, sim, que esta e outras Misericórdias têm de centrar a sua atenção no incremento dos proveitos

operacionais, embora, claro, não sejam de subavaliar as reservas de reavaliação do Património. Que é

elevado.

Análise

Extraído da Aptus, Quadro nº ….


COD 012 - Área Financeira - Conhecimentos & Práticas 3,14 3,11 5,00

COD 013 - Àrea Financeira - Fontes de Financiamento 2,50 2,57 5,00

COD 014 - Área Financeira - Orçamento 3,33 3,24 5,00

COD 015 - Área Financeira - Eficiência 2,75 3,08 5,00

TOTAL 2,93 3,00 5,00



Questionário

COD 012 - Área Financeira - Conhecimentos & Práticas

COD 013 - Área Financeira - Fontes de Financiamento

COD 014 - Área Financeira - Orçamento

COD 015 - Área Financeira - Eficiência

TOTAL

Tomar em atenção as Fontes de Financiamento

Questionário : COD 013 - Àrea Financeira -

Questão

6 - A entidade possui conhecimentos sobre as

43 - O maior financiador é responsável por menos de 25% d

55 - Os "mecenas" não têm um grau de fidelidade ao membro(s) da equipa de angariadores superior ao que têm à entidade.

150 - As receitas que provêm do estado representam menos de 50% das do orçamento global de exploração?

205 - Nos últimos 3 anos os recursos correntes foram suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução da missão?

206 - As expectativas para os próximos 3 anos é de que os recursos correntes serão suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução da missão?

207 - A entidade têm capacidade de endividamento negociada e disponível?

208 - A entidade têm alguma área de intervenção que gera excedentes financeiros e que podem ser alocados ao financiamento da missão?

209 - A entidade utiliza a figura do individuo/empresa que financia um investimento e vê o seu nome ligado ao mesmo?

210 - A entidade utiliza a figura do individuo/empresa que financia um projecto e vê o seu nome ligado ao mesmo?

0%

COD 012 - Área Financeira - Conhecimentos &

Práticas

COD 013 - Àrea Financeira - Fontes de Financiamento

COD 014 - Área Financeira - Orçamento

COD 015 - Área Financeira - Eficiência

TOTAL




Amostra Sinal

Conhecimentos & Práticas 3.14 Normal

3.08

Fontes de Financiamento 2.50 Atenção Especial

2.55

3.33 Normal

3.23

2.75 Normal

3.07

2.93 Normal

2.98

Tomar em atenção as Fontes de Financiamento

Fontes de Financiamento

Resposta

entidade possui conhecimentos sobre as alternativas disponíveis para obtenção de financiamento? Sim

O maior financiador é responsável por menos de 25% dos fundos correntes da entidade? Sim

Os "mecenas" não têm um grau de fidelidade ao membro(s) da equipa de angariadores superior ao que têm à Sim

As receitas que provêm do estado representam menos de 50% das do orçamento global de exploração? Sim

3 anos os recursos correntes foram suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução Não

As expectativas para os próximos 3 anos é de que os recursos correntes serão suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução da missão?

Não

A entidade têm capacidade de endividamento negociada e disponível? Sim

A entidade têm alguma área de intervenção que gera excedentes financeiros e que podem ser alocados ao Não

a figura do individuo/empresa que financia um investimento e vê o seu nome ligado ao mesmo? Não

a figura do individuo/empresa que financia um projecto e vê o seu nome ligado ao mesmo? Não

63%

50%

67%

55%

59%

62%

51%

65%

62%

60%

20% 40% 60% 80%

Amostra

Pontuação

17



34 39

44 29

30 43

34 39

36 38

Resposta Benchmarking

Sim Não

Sim 67 6

Sim 37 36

Sim 20 53

Sim 39 34

Não 40 33

Não 47 26

Sim 67 6

Não 42 31

Não 9 64

Não 13 60

Pontuação



18

Questão Resposta Benchmarking

Sim Não

211 - A entidade utiliza alguma forma de auto-produção que represente mais de 5% do orçamento anual? Não 7 66

356 - Existe uma orientação clara da entidade no sentido de alargar as fontes de financiamento alternativo, nomeadamente uma aposta na divulgação de actividades junto da comunidade e de potenciais mecenas? Sim 29 44

360 - A entidade tem por hábito estar a par dos sistemas de incentivos disponíveis? Sim 70 3

362 - Existe um dia fixo, previsto pela entidade, para efectuar pagamentos? Não 34 39

É interessante comparar as respostas com a generalidade das entidades

Serve igualmente este mapa para verificar os pontos fortes e fracos da área.

Plano de Medidas

Procura de financiamentos em boas condições é básico, principalmente a médio e longo prazo, devido às

obras de monta que se aproximam.

Cronograma

Setembro a Dezembro


Enquadramento

Os indicadores estão abaixo, mas próximos da média da amostra. A média nos Voluntários faz descer

sensivelmente a média geral.

É de salientar a importância desta área numa entidade que emprega cerca de 200 pessoas. Na verdade, e

dentro da Missão que lhe está cometida, é das áreas que mais representa. A capacidade técnica e a

experiência dos RH da unidade é que lhe permitem os resultados que vem obtendo.

AnáliseExtraído da Aptus, Quadro nº ….


COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I 3,36 3,21 5,00

COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II 3,23 3,36 5,00

COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III 2,93 3,18 5,00

COD 022A - Área RH - Formação Profissional I 2,20 2,80 5,00

COD 025 - Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação 2,75 3,00 5,00

COD 026 - Área RH - Voluntários 2,00 2,38 5,00

TOTAL 2,74 2,99 5,00



Como já fora assinalado, o capítulo “Voluntários” é o que apresenta

Questionário

COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I

COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II

COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III

COD 022A - Área RH - Formação Profissional I

COD 025 - Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação

COD 026 - Área RH - Voluntários

TOTAL

Questionário : COD 022B - Área RH - Formação Profissional II

Questão

372 - Nos próximos 12 meses está previsto aumento do numero de colaboradores(a)?

375 - Nos próximos 12 meses está prevista alguma alteração das condições de funcionamento que implique formação especifica?

376 - A entidade encontra-se em processo de implementação de algum sistema de qualidade que implique formação profissional?

377 - A entidade vai abrir novas respostas sociais?

378 - A entidade vai encerrar respostas sociais?

379 - Está em curso alguma alteração legislativa que tenha implicações no funcionamento da entidade?

380 - A entidade vai abrir novos espaços físicos -

381 - A entidade vai encerrar espaços físicos - processo de decréscimo?

0%

COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I

COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II

COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III

COD 022A - Área RH - Formação Profissional I

COD 025 - Área RH -Instrumentos de Apoio à …

COD 026 - Área RH -Voluntários

TOTAL



o capítulo “Voluntários” é o que apresenta a pontuação mais baixa.


Amostra Sinal

3.36 Normal

3.19

3.23 Normal

3.34

Recursos Humanos III 2.93 Normal

3.15

Formação Profissional I 2.20 Atenção Especial

2.77

Apoio à Formação 2.75 Normal

2.97

2.00 Insuficiente

2.41

2.74 Normal

2.97

Formação Profissional II

Resposta

Nos próximos 12 meses está previsto aumento do numero de colaboradores(a)? Sim

Nos próximos 12 meses está prevista alguma alteração das condições de funcionamento que implique formação Não

processo de implementação de algum sistema de qualidade que implique formação Não

A entidade vai abrir novas respostas sociais? Não

Não

alteração legislativa que tenha implicações no funcionamento da entidade? Não

processo de crescimento? Sim

processo de decréscimo? Não

65%

59%

44%

55%

40%

55%

64%

64%

56%

60%

48%

60%

0% 20% 40% 60%

…

19

a pontuação mais baixa.



39 32

37 34

37 34

38 33

39 32

25 28

36 32

Resposta Benchmarking

Sim Não

37 35

32 40

29 43

37 35

6 66

16 56

52 20

2 70

67%

65%

64%

67%

64%

80%

Amostra

Pontuação



20

Questionário : COD 026 - Área RH - Voluntários

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde

Podia ser melhor

Necessita de atenção

Normal Razoável Bom Muito Bom Excelente

Não pode ser melhor

237 - São levantadas as competências e capacidades de cada voluntário?

Necessita de atenção 18 14 11 11 2 11 2 2 0

238 - O trabalho dos voluntários é avaliado? Não Responde 21 16 13 9 2 8 2 0 0

239 - É dado feed-back do desempenho dos voluntários?

Não Responde 22 14 6 12 3 7 6 1 0

240 - Os voluntários são adstritos a actividades de acordo com as suas competências?

Não Responde

19 13 4 9 7 13 6 0 0

241 - O impacto do trabalho voluntário é medido?

Não Responde 22 18 16 7 1 5 2 0 0

242 - O impacto do trabalho voluntário é divulgado?

Não Responde 22 12 15 10 0 9 3 0 0

243 - Aos voluntários é dada formação especifica para as actividades que vão desempenhar?

Não Responde 23 18 8 8 4 7 2 1 0

244 - Os voluntários trabalham lado a lado com funcionários remunerados desempenhando as mesmas tarefas?

Não Responde

25 10 3 16 8 6 1 2 0

245 - Os voluntários conhecem e revêem-se na missão da entidade?

Não Responde 20 8 3 12 3 19 4 2 0

289 - A instituição tem facilidade na angariação de voluntários?

Não Responde 12 23 12 7 5 9 3 0 0

A inclusão deste quadro prende-se com a possibilidade de tentar entender o “voluntariado” no conjunto

das Misericórdias


Enquadramento

Esta área apresenta indicadores que, no total, coincidem com os da amostra. Este valor não nos permite

tirar grandes conclusões, somente a de que está razoavelmente bem.

Análise



COD 030- Área Aprovisionamento - I 2,61 2,75 5,00

COD 032- Área Aprovisionamento - II 2,77 2,59 5,00

TOTAL 2,88 2,88 5,00



21

Gestão Património

Enquadramento

Representa uma área significativa do activo da entidade

Análise



COD 028 - Área Património - I 1,25 1,90 5,00

COD 029 - Área Património - II 2,61 2,71 5,00

TOTAL 1,93 2,30 5,00

É uma área onde será possível proceder a alterações. A pontuação é bastante baixa em relação à

amostra e ao máximo possível possível.

52%

55%

58%

55%

52%

58%

48% 50% 52% 54% 56% 58% 60%

COD 030- Área Aprovisionamento - I

COD 032- Área Aprovisionamento - II

TOTAL

Amostra

Pontuação



Questionário Pontuação

COD 028 - Área Património - I

COD 029 - Área Património – II

TOTAL

Pontos Fortes

• O Hospital vai ser aumentado

Pontos fracos

• Não há hipóteses no momento de aumentar o n

0%

COD 028 - Área Património - I

COD 029 - Área Património - II

TOTAL




Amostra Sinal < Média

1.25 Insuficiente

1.84

2.61 Normal

2.69

1.93 Insuficiente

2.27

O Hospital vai ser aumentado

no momento de aumentar o número de utentes

25%

52%

39%

38%

54%

46%

20% 40% 60%

Amostra

Pontuação

22

Número de Entidades

Média ≥ Média

28 43

33 38

31 41



23

Gestão Sistemas Informação e TIC’s

Enquadramento

Os funcionários, em regra, possuem computadores pessoais, e há preparação dos quadros para cabal

desempenho, Os valores da entidade estão influenciados por não existir um “site”.


COD 016 - Área TICs - Internet/Intranet 1,54 2,04 5,00 COD 017 - Área TICs – Instrumentos 3,08 3,40 5,00 COD 018 - Área TICs - Gestão de Sistemas 3,21 3,31 5,00 COD 019 - Área TICs - Grau de Eficácia dos Sistemas 3,43 3,03 5,00 COD 020A - Área TICs - Formação I 2,89 2,87 5,00 COD 020B - Área TICs - Formação II 5,00 2,27 5,00

TOTAL 3,19 2,82 5,00

Extraído da Aptus

31%

62%

64%

69%

58%

100%

64%

41%

68%

66%

61%

57%

45%

56%

0% 50% 100% 150%

COD 016 - Área TICs -…

COD 017 - Área TICs - Instrumentos

COD 018 - Área TICs - Gestão de …

COD 019 - Área TICs - Grau de …

COD 020A - Área TICs - Formação I

COD 020B - Área TICs - Formação II

TOTAL

Amostra

Pontuação



Questionário

COD 016 - Área TICs - Internet/Intranet

COD 017 - Área TICs - Instrumentos

COD 018 - Área TICs - Gestão de Sistemas

COD 019 - Área TICs - Grau de Eficácia dos Sistemas

COD 020A - Área TICs - Formação I

COD 020B - Área TICs - Formação II

TOTAL

Ameaças e Oportunidades

Do preenchimento dos inquéritos relevantes, apresenta

Extraído da Aptus

Questionário

315 - Aumento do desemprego

316 - Crise económica

318 - Relacionamento com a comunidade

319 - Parcerias de financiamento com a comunidade

321 - Incentivos Comunitários/Públicos (Investimento, Conservação de Património, Contratação, etc)

322 - Directrizes de Organismos Tutela/Supervisores/de Acompanhamento

323 - Enquadramento legal

325 - Evolução das TIC

326 - Novo Código do Trabalho

327 - Concorrência do Sector Público

328 - Concorrência do Sector Privado

329 - Plano de Novas Oportunidades e Formação

330 - Política de crédito bancária

331 - Possibilidade de recurso a apoio profissional à gestão

332 - Cooperação com Organismos Similares (Parcerias)

333 - Desertificação/Exôdo da População

334 - Diminuição da taxa de Natalidade

335 - Políticas Sociais do Estado

336 - Capacidade de atracção das populações de concelhos vizinhos

337 - Novas Respostas Sociais/Valências

338 - Transferência de competências para as autarquias




Amostra Sinal

1.54 Insuficiente

2.02

3.08 Normal

3.37

Gestão de Sistemas 3.21 Normal

3.25

Grau de Eficácia dos Sistemas 3.43 Normal

2.99

2.89 Normal

2.88

5.00 Muito Bom

2.25

3.19 Normal

2.79

Ameaças e Oportunidades

Do preenchimento dos inquéritos relevantes, apresenta-se o quadro de Ameaças e Oportunidades

Ameaças

Entidade Amostra

Nr. Valor

3.00 55 2.91

2.00 58 2.53

-- 3 3.00

Parcerias de financiamento com a comunidade -- 2 4.00

Incentivos Comunitários/Públicos (Investimento, Conservação de Património, -- 2 3.00

Directrizes de Organismos Tutela/Supervisores/de Acompanhamento -- 18 3.50

-- 18 3.61

-- 3 3.67

-- 12 3.67

5.00 42 3.14

5.00 39 3.51

Plano de Novas Oportunidades e Formação -- -- --

4.00 15 3.40

Possibilidade de recurso a apoio profissional à gestão -- -- --

Cooperação com Organismos Similares (Parcerias) -- -- --

4.00 48 2.79

4.00 55 2.87

4.00 20 3.10

Capacidade de atracção das populações de concelhos vizinhos -- 6 3.50

-- 4 3.75

Transferência de competências para as autarquias -- 33 2.39

24



41 30

34 37

37 34

33 38

36 35

46 25

38 33

Oportunidades

Oportunidades

Entidade Amostra

Nr. Valor

-- 13 8.15

-- 6 8.00

8.00 65 8.34

-- 52 7.85

8.00 69 8.83

6.00 45 7.80

6.00 31 8.19

9.00 69 8.36

6.00 25 7.32

-- 6 8.67

-- 14 7.64

7.00 70 8.27

-- 26 7.38

6.00 70 8.26

6.00 69 8.26

-- 5 7.00

-- 5 8.80

-- 39 7.82

8.00 45 7.96

8.00 63 8.21

8.00 21 7.52



25

Plano Global de Formação

Na área da “Formação” obteve-se um conjunto de respostas que podem ajudar a um

Plano Global de Formação

Questionário : COD 022B - Área RH - Formação Profissional II

Questão SIM NÃO

Número de Entidades

SIM NÃO

372 - Nos próximos 12 meses está previsto aumento do numero de colaboradores(a)? X 37 35

375 - Nos próximos 12 meses está prevista alguma alteração das condições de funcionamento que implique formação especifica?

X 32 40

376 - A entidade encontra-se em processo de implementação de algum sistema de qualidade que implique formação profissional? X 29 43

377 - A entidade vai abrir novas respostas sociais? X 37 35

378 - A entidade vai encerrar respostas sociais? X 6 66

379 - Está em curso alguma alteração legislativa que tenha implicações no funcionamento da entidade?

X 16 56

380 - A entidade vai abrir novos espaços fisicos - processo de crescimento? X 52 20

381 - A entidade vai encerrar espaços fisicos - processo de decréscimo? X 2 70

TOTAL 2 6 26.00 46.00

Em sequência do Diagnóstico efectuado, entendemos por bem apresentar para apreciação e posterior

execução o seguinte Plano de Formação

Plano Formação

Modulo

Horas Formandos

Atendimento 8 Administrativos

Comunicação e Marketing 11 Administração

e Directores

Controlo Interno 16 Administração

Custo de Utente 8 Administração

Gestão Estratégica 8 Administração

Gestão do Património

Microsoft Office – Power Point e Excel

8

16

Administração

Dir. Técnicos

Os módulos de formação são depois desenvolvidos em capitulo próprio



26

Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável”

Os mapas que acompanham o trabalho são perfeitamente elucidativos sobre as acções a incluir em

futuras próximas formações

Comentários do Consultor

Espaço destinado a notas sobre a realização do programa e sugestões para programas futuros



27



28

Comentários do Representante da Misericórdia

Espaço destinado a notas sobre a realização do programa e sugestões para programas futuros



29

Validação do Relatório

Área de validação do trabalho efectuado e o relatório produzido na fase de diagnóstico

Consultor

Misericórdia

Coordenação UMP



30

Anexos Estratégia

Além de outras evidências pertinentes para as conclusões obtidas vão ser incluídos nos anexos alguns

relatórios individualizados dos questionários, a título de exemplo:

Questionário: COD 008 - Área Estratégia - Nível I

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde

Podia ser melhor




32 - Estão identificadas as "Forças", "Fraquezas", "Ameaças" e "Oportunidades" actuais da entidade?


3 7 13 8 5 7 3 0 1

33 - Existe uma atitude proactiva no que diz respeito à utilização das forças para combater as ameaças?


0 8 11 8 2 12 5 0 0

34 - Existe uma atitude proactiva no que diz respeito ao aproveitamento das oportunidades para suprir as fraquezas?


3 4 8 9 4 13 5 0 0

107 - A missão e visão da entidade encontram-se escritas formalmente?

Normal 1 5 12 8 4 7 6 4 0

160 - A entidade possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares?

Não Responde 10 12 15 4 4 1 1 0 0

280 - O balanço "Cumprimento da Missão" Vs "Sustentabilidade Económico-Financeira" encontra-se bem equilibrado?


1 8 10 2 5 10 8 3 0



31

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde

Podia ser melhor


Normal Razoável Bom Muito Bom

Excelente


339 - Existe algum processo de reflexão que permita antecipar evoluções (previsíveis) futuras?


0 5 9 8 7 10 8 0 0

340 - A entidade têm alguma estratégia explícita de captação e integração de voluntários?


8 10 11 6 4 5 2 1 0

341 - A entidade procura o estabelecimento de parcerias estratégicas?


1 3 5 8 3 19 6 1 0

342 - Os "gestores" da entidade empenham-se no planeamento?


1 5 9 4 1 15 8 3 0

343 - São estabelecidos objectivos de m.l.p. prazo?

Não Responde 3 5 7 4 6 12 8 2 0

344 - São considerados cenários alternativos?

Não Responde

5 7 8 8 3 11 4 1 0

345 - O processo de implementação da estratégia é claro na responsabilização?

Não Responde 3 5 10 6 1 15 6 1 0

346 - O processo de implementação da estratégia é claro na calendarização das actividades?

Não Responde 4 5 11 4 3 13 6 1 0

347 - O processo de implementação da estratégia é claro na distribuição dos recursos?

Não Responde 4 5 5 5 6 15 6 1 0



32

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde

Podia ser melhor



Excelente


348 - O processo de implementação da estratégia é claro na definição de prioridades dos colaboradores?

Não Responde 4 5 8 3 6 16 4 1 0

Extraído da Aptus, Quadro nº 10 - Relatório Individual de Questionários

Questionário: COD 009 - Área Estratégia - Nível II

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde

Podia ser melhor




136 - A direcção analisa regularmente o desempenho da entidade com o intuito concreto de avaliar a eficácia das estratégias?

Podia ser melhor 3 6 5 7 4 13 6 1 0

137 - A direcção formula estratégias considerando as necessidades e/ou capacidades dos agentes intervenientes, definindo acções para potenciar o seu desempenho?


138 - A entidade define indicadores para avaliar a implementação das estratégias e estabelece metas periodificadas?

Podia ser melhor 4 14 13 5 3 6 2 0 0

140 - As estratégias são traduzidas em planos de acção com identificação dos recursos necessários à sua implementação?


160 - A entidade possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares?

Não Responde 11 13 15 7 0 1 0 0 0

275 - Os recursos encontram-se perfeitamente alinhados e enquadrados com os vectores chave da estratégia preconizada pela entidade?




33

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde

Podia ser melhor



Excelente


276 - A entidade tem por norma a recolha formal de informações actualizadas sobre a evolução da comunidade, de potenciais utentes e das suas necessidades?

Podia ser melhor 1 9 10 6 1 17 3 1 0

277 - A entidade já recorreu ou recorre a algum agente externo no sentido de procurar apoio para o desenvolvimento e consolidação de novas estratégias?

Não Responde 7 6 11 8 4 7 4 0 0

278 - As metas e indicadores de realização/cumprimento/alcance da estratégia são frequentemente revistos e discutidos?

Podia ser melhor 4 12 8 5 2 11 5 1 0

279 - Quando existem desvios ao cumprimento da estratégia são tomadas atempadamente acções correctivas?

Podia ser melhor

4 6 9 8 4 11 5 1 0


Questionário: COD 010 - Área Estratégia - Criação de Valor

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde Mau Insuficiente Normal Bom

Muito Bom

8 - A entidade consegue identificar bem as externalidades que gera para a comunidade?

Normal 0 1 3 14 24 4

9 - A entidade consegue "medir" bem as externalidades que gera para a comunidade?

Insuficiente 1 2 14 16 10 4

10 - O valor das externalidades positivas geradas é bem percebido pelos mecenas/potenciais financiadores?


12 - A entidade já efectou algum estudo que lhe permitisse quantificar o valor gerado na comunidade (externalidades positivas)?

Não Responde

15 7 20 3 2 0



34

Questão Resposta

Benchmarking

Não Responde Mau Insuficiente Normal Bom

Muito Bom

126 - Como classifica a percepção que a comunidade tem do valor criado pela entidade?

Bom 2 1 2 7 28 7

259 - Existe uma preocupação constante da entidade, com a melhoria dos processos chave que criam efectivamente valor para os seus utentes (actuais e potenciais)?

Normal 1 0 2 15 18 10

260 - Os utentes são "ouvidos e achados" no processo de desenvolvimento da missão da entidade, enquanto elementos chave para o reconhecimento da criação de valor?


364 - Como se apresenta a satisfação dos agentes com os quais a entidade se relaciona, nomeadamente os familiares e outros grupos de referência dos utentes?

Bom 1 0 0 12 27 6

366 - Como se apresenta a satisfação dos agentes com os quais a entidade se relaciona, nomeadamente os colaboradores da entidade?

Bom 0 1 2 15 25 4

382 - Como avalia o cumprimento da missão por parte da entidade? Insuficiente 0 0 3 14 23 7

573 - Como avalia a "Marketização"/Divulgação do valor acrescentado proporcionado à comunidade/utentes?



Área gestão global - aptus · “gestão sustentável” - diagnóstico de gestão - relatório...

Documents