apresentaÇÃo instrutiva

ORGANIZANDO DOCUMENTOS DIGITAIS

NA D.A PRESS

Versão 1.005 de outubro de 2011

1. O PROJETO2. CONCEITOS BÁSICOS3. METODOLOGIA4. APLICAÇÃO NA D.A PRESS5. ATIVIDADES

PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal

1. O PROJETO


OBJETIVOImplementar no Grupo Diários Associados no Distrito Federal uma política de

gestão de documentos digitais por meio de instrumentos – diretrizes, normas e padrões – que assegurem e racionalizem a produção, o acesso e a preservação

de documentos confiáveis em ambiente legal.


Visão geral do ProgramaO PROJETO NO PROGRAMA MEMÓRIA DIÁRIOS ASSOCIADOS


PRINCIPAIS PASSOS


O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL

Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais.

AS CONSEQUÊNCIAS

• Dificuldade de recuperação de dados, ocasionando perda de tempo e retrabalho;• Perda de documentos;• Documentos sem valor e/ou duplicados ocupando espaço nos servidores;• Retenção de documentos pelos colaboradores;• Dificuldades na tomada de decisões e• Perda da memória institucional.


O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL

Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais.Formou-se, portanto, uma massa documental digital acumulada que ocupa cerca de

em nossos servidores


2. CONCEITOS BÁSICOS


DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

Informação em suporte físico ou digital produzida e/ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades.


ATIVIDADE FINALÍSTICA

É aquela que está diretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO e COMPARTILHAMENTO E COMERCIALIZAÇÃO DE CONTEÚDO.

Estas atividades geram documentos como termos de uso de conteúdo, e-mails com solicitações de clientes, pedidos de parceria, etc.

ATIVIDADE DE APOIO

É aquela que está indiretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS.

Estas atividades geram documentos como currículos de candidatos a funcionários, manual de identidade visual da empresa, solicitação de compra de passagens aéreas, etc.


AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS

Arquivo PermanenteFazem parte deste arquivo, documentos preservados indefinidamente por conterem informações históricas e/ou de caráter vital para a instituição; também é conhecido como “arquivo histórico”. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.

Arquivo CorrenteNele, encontram-se documentos utilizados com frequência pela pessoa ou setor que o produziu ou recebeu. Devem ficar sob custódia do setor que o produziu.

Arquivo IntermediárioSão encontrados documentos com baixa frequência de uso, mas que necessitam ser guardados para fins probatórios. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.


AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA

A planta-baixa do prédio de uma empresa foi fundamental no momento da construção do mesmo. Este documento, portanto, estava em sua fase corrente.



Após o término das obras, sua guarda é fundamental para eventuais reformas, reparos e vistorias prediais. Este documento, portanto, está em sua fase intermediária.



Supondo que a empresa mude-se para outro prédio, a guarda desta planta-baixa não terá nenhuma serventia prática, mas deverá ser guardada para preservar a história da instituição. Este documento não servirá mais para os fins em que foi criado. Estará portanto, em sua fase permanente.


GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

São procedimentos e operações técnicas para gerir os documentos corretamente. Isso inclui sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento durante as três idades documentais.


ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usado para captar, gerenciar e preservar informações não estruturadas (aquelas que não estão em banco de dados).


MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Captação das atividades e seus documentos e organização em um fluxograma.

DOCUMENTO

MACROPROCESSO

FUNÇÃO

ATIVIDADE

PROCESSO


PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de distribuição de documento em classes elaborado a partir do mapeamento de processos. Compreende o documento de acordo com sua fundamentação jurídica ou administrativa e dá o parecer quanto à sua destinação: guarda permanente ou eliminação.

CÓDIGO CLASSIFICAÇÃOPRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÕESArquivo Corrente

Arquivo Intermediário Eliminação Guarda

Permanente

211.3 Contratos de parceria com veículos nacionais

Enquanto estiver em vigência

10 anos xDe acordo com a

política de Contratos dos Diários Associados


3. METODOLOGIA


METODOLOGIA

5. Aquisição e implantação de uma ferramenta de ECM:

métodos a definir.

3. Levantamento da produção documental: entrevistas e diagnóstico dos servidores.

4. Implementação de gestão arquivística de documentos

digitais: capacitação de funcionários e organização dos

acervos.

2. Análise da Estrutura Organizacional, Funções,

Macroprocessos e Atividades.1. Criação de política de gestão

de documentos digitais


METODOLOGIA

Política de gestão de documentos digitais:


METODOLOGIA

Política de comissões:


METODOLOGIA

Capacitação de comissões setoriais que formarão multiplicadores para a gestão arquivística de documentos;

Criação da Comissão Central

Criação das Comissões SetoriaisCapacitação das Comissões Setoriais

Multiplicação do conhecimento

Funcionários da D.A Press envolvidos no projeto

Representante de cada empresa ou diretoria dos D.A DF

Representantes de cada área, diretoria ou empresa dos D.A DF

Demais colaboradores


ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÃO CENTRAL

• Indicar representantes das Comissões Setoriais da área que representa;

• Avaliar, adequar e aprovar as propostas do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais elaborados pelas Comissões Setoriais junto ao Arquivo Central.


ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÕES SETORIAIS

• Multiplicar o conhecimento adquirido nas oficinas para os demais colaboradores;

• Participar da entrevista de levantamento de produção documental da sua área;

• Propor critérios para auxiliar o Arquivo Central na elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais;

• Acompanhar os trabalhos de organização dos documentos digitais de sua área;


4. A APLICAÇÃO NA D.A PRESS


APLICAÇÃO NA D.A PRESS

1. Análise das funções, macroprocessos, processos e estrutura organizacional da D.A Press:


antigo novo


2. Criação de um novo diretório no servidor S-fs1:



3. Mapeamento dos processos de todos os núcleos:



4. Construção do Plano de Classificação dos documentos de cada núcleo:

Elenca todas as atividades de um processo.

Código da atividade em relação ao seu processo, macroprocesso e função.Este campo facilita a busca no diretório e permite a auto-organização das pastas.

A pasta do servidor em que o documento deve ser salvo.

Se é e-mail, planilha, texto, etc.

Se o documento foi recebido ou produzido pelo núcleo

Com quem o documento dialoga. Ex: Redação

O nome do documento.Ex: informação de disponibilidade de material



5. Construção da Tabela de Temporalidade dos documentos de cada núcleo:

Quanto tempo o documento deve permanecer com o seu produtor, ou seja, a fase corrente do documento.

Notas explicativas que auxiliam na gestão de documentos excepcionais.

Quanto tempo o documento deve permanecer armazenado no servidor, ou seja, a fase

intermediária do documento

Se o documento deve ser armazenado permanentemente ou eliminado de

acordo com o prazo de guarda.


Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir da data de conclusão do Plano de Classificação devem ser salvos no novo diretório.


6. Concluir a elaboração da árvore de diretórios da D.A Press no novo servidor:


5. ATIVIDADES


PRIMEIRA ATIVIDADE

Cabe às Comissões Setoriais auxiliar no levantamento da produção documental de sua área conforme cronograma abaixo:

Com o levantamento da produção documental e análise dos fluxos, será possível a elaboração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de todos os núcleos.


INSTRUMENTOS

Você receberá por Outlook:

-o endereço eletrônico para acesso a esta apresentação de slides:


INSTRUMENTOS

Você receberá por Outlook:

-um link com o endereço eletrônico do questionário. Basta responder as perguntas e clicar no botão de enviar. É muito importante a participação e as sugestões de cada um, pois, a partir disto podemos aprimorar um projeto de grande importância para a empresa.


TRABALHE MELHOR!


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