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apítulos 5 e 6 O Processo de Mediação,
Christopher W. Moore Matilde Mira
Ricardo Pinto Lobato
Mariana Marreiros
Rita Brito Pires
Hugo Santos
Mestrado em Direito Forense e Arbitragem Mediação – Técnicas e Processo
CAPÍTULO 5 Recolher e Analisar Informações Básicas
Recolha e análise de informações básicas
Finalidade:
u Identificação dos pontos principais em desacordo
u Determinação das questões e interesses essenciais
u Exploração dos relacionamentos e dinâmica que existe entre estes
Duas operações essenciais:
u Recolha de dados: Processo de iden;ficação dos componentes e dinâmica do conflito.
u Análise dos dados: Integração e interpretação da informação recolhida.
1. Recolha e Análise de dados permite:
l Desenvolver um plano de mediação ou estratégia de conflito que satisfaça os interesses e necessidades das partes
l Adequar o procedimento de resolução à fase atual do conflito
l Bases de informação precisas, evitando problemas relacionados com a comunicação deficiente ou dados confusos
Quanto tempo deve ser dedicado à recolha de dados?
u Depende do grau de complexidade do conflito em causa
u Conflitos Interpessoais: uma ou duas horas com cada parte
u Conflitos Complexos de política social: meses
Recolha de Dados pode ocorrer:
Quando tem início a negociação
Antes da negociação
Enquadramento Geral para Análise:
Questões a serem identificadas:
u Problemas de relacionamento entre as partes
u Interesses incompatíveis
u Barreiras estruturais
u Diferenças de valores.
Potenciais causas do conflito
Método utilizado para a recolha de dados
u Observação directa
u Informações de fontes secundárias
u Entrevistas com as partes
Estes procedimentos podem ser utilizados individual ou conjuntamente
Observação Directa
l Permite ao mediador determinar a posição, o poder e o relacionamento entre as partes
l Exemplo: Mediador observa um casal a discutir no início de uma sessão conjunta
Fontes Secundárias
u Materiais ou pessoas que proporcionam informações sobre o conflito
u Exemplo: Registos financeiros, minutas de reuniões, mapas, relatórios organizacionais ou governamentais, artigos de jornais ou revistas, apresentações áudio ou vídeo e pesquisa sobre as questões ou pessoas envolvidas no conflito.
Entrevistas com as partes
u Procedimento mais comum de obtenção de informações relevantes para a resolução do conflito.
Dois tipos de entrevistas
Entrevistas para a recolha de dados
Entrevistas persuasivas
Entrevistas para a recolha de Dados
u Vantagens: Identificação de mal entendidos, lacunas e questões que necessitam de um melhor tratamento no processo de mediação
Entrevistas para a recolha de Dados
u Apresentação das partes ao mediador
u Empatia e Credibilidade pessoal
u Descrição detalhada do processo proposto às partes
O Entrevistador
u Vantagem: economizar tempo
u Desvantagem: prejudicial para o desenvolvimento da empatia e credibilidade pessoal
u É aconselhável que seja o próprio mediador a conduzir estas entrevistas
Suscetibilidade de delegação a um funcionário “iniciador”
Factores que influenciam a quantidade de informação obtida: u Sexo
u Idade
u Raça/Etnia
u Classe Social
u Status
Exemplo: uma mulher que sofre de violência doméstica sentir-se-á
mais à vontade a relatar a situação a outra mulher.
Estratégia utilizada para a recolha de dados: Identificação das partes
u Identificar as partes principais envolvidas no conflito
u O grau de dificuldade da identificação varia
Conflito interpessoal Conflito complexo
Métodos utilizados pelo mediador para a identificação das partes – três abordagens distintas
Abordagem baseada nas posições
l Identifica as principais instituições ou organizações envolvidas no conflito e as pessoas que nelas ocupam posições de autoridade.
l Exemplos: principal executivo de uma companhia, membros de uma comissão municipal ou presidente de um grupo de interesse público.
Métodos utilizados pelo mediador para a identificação das partes – três abordagens distintas
Abordagem baseada na reputação
l “Quem são as pessoas fundamentais que devem ser entrevistadas sobre este conflito?”
l Crítica: Poder percebido não significa necessariamente pode real e efectivo
Métodos utilizados pelo mediador para a identificação das partes – três abordagens distintas
Abordagem baseada na tomada de decisões
l Mediador deve procurar as pessoas que se envolveram mais nas
decisões anteriores sobre problemas semelhantes ao conflito
l Influência das decisões no conflito atual
Sequência das Entrevistas
Quem deve ser entrevistado em primeiro lugar?
Conflitos Interpessoais: Parte que inicia a Mediação
Maior colaboração no fornecimento de informação
Sequência das Entrevistas – Auxílio de partes secundárias
• Ajuda na identificação das partes
• Quadro mais detalhado do conflito
• Obtenção de informações sobre a abordagem mais adequada a utilizar na entrevista
Questões que orientam a sequência da Entrevista
• Quais são as pessoas mais poderosas no conflito?
• Quem ficará ofendido se não for entrevistado?
• Qual a pessoa com maior probabilidade de abordar o tema em causa?
Momento adequado das Entrevistas para a recolha de dados:
Algumas questões que o mediador deve fazer:
• As partes têm pontos de vistas divergentes sobre as questões em conflito?
• Há muitas questões envolvidas e estas são complexas?
• Uma das partes parece mais fraca do que a outra?
Momento adequado das entrevistas para a recolha de dados
Se a resposta às questões anteriores for positiva, é recomendável a entrevista de pré-mediação. O mediador deve:
• Explicar às partes a finalidade da entrevista, a sua duração, o alcance das questões que irão ser abordadas e os limites de confidencialidade
Desenvolvimento de Empatia e Credibilidade
Fase social da entrevista
Os primeiros minutos da entrevista são essenciais para a construção da empatia e credibilidade entre as partes e o mediador. O mediador deve ser: • Aberto • Caloroso • Inteligente • Interessado • Informal
Estratégia de motivação para recolher informações
• Explicar a importância das informações para o sucesso do processo de mediação
• Explicar os benefícios da participação das partes
• Responder a perguntas que possam diminuir a resistência das partes em participar
• Demonstrar interesse pessoal positivo pelos problemas no conflito
Abordagem da Entrevista
Entrevistas Focalizadas versus Entrevistas Não Focalizadas
Entrevistas Focalizadas
Vantagens
1. Maior capacidade do mediador para se concentrar nas questões mais relevantes
2. Maior filtro da informação
3. Maior eficiência na recolha de informações
Desvantagens
1. O mediador pode distorcer a informação recebida
2. O mediador pode perder informações valiosas
3. A visão do mediador acerca do conflito pode prevalecer.
Entrevistas Não Focalizadas
u São entrevistas exploratórias gerais.
u O mediador deve decidir com cuidado sobre o que necessita de saber e planear o foco da entrevista.
Entrevistas Estruturadas
u Têm como objectivo recolher as mesmas informações das partes para depois comparar respostas.
Entrevistas Não Estruturadas
u São usadas para adquirir informação quando:
1. não é necessário obter a mesma informação de cada parte
2. Há resistência à forma estruturada
3. O mediador não tem informações suficientes
Entrevistas Estruturadas Versus Entrevistas Não Estruturadas
Formato da Entrevista
u Os mediadores têm de traçar um plano para as entrevistas conjuntas e individuais.
u Levantam-se questões estratégicas:
1. Quem fala primeiro nas sessões conjuntas ?
2. Que método deve ser utilizado para a troca de informações ?
3. As divergências sobre as informações devem ser tratadas nas sessões conjuntas ? (Nota: tratado no capítulo 7)
1. Sessões conjuntas: quem fala primeiro?
Regra geral: fala primeiro quem iniciou a mediação.
Excepções: casos em que uma das partes está muito envolvida, em que uma parte é mais fraca ou quando há acordo mútuo entre disputantes.
2.Que método deve ser utilizado para troca de informações?
u Há um procedimento comum: permitir que cada parte exponha o seu caso
u Outro procedimento, nas sessões conjuntas: uma pessoa, com a confiança da maioria das partes, descreve o conflito.
u Pode ainda haver uma reunião com todas as partes para obter a opinião do grupo sobre o problema.
Perguntas de Entrevista e Processo de Escuta
Perguntas Fechadas
u Aquelas que requerem uma resposta do tipo sim ou não.
u Permitem ao mediador direccionar a discussão para obter informações concretas sobre um aspecto particular do conflito.
Perguntas Abertas
u São usadas para ajudar o mediador a reunir tanta informação quanto possível do conflito e identificar as percepções de cada parte sobre os problemas que devem ser tratados.
u O objectivo é que o entrevistado fale a maior parte do tempo.
u Depois de fazer uma pergunta aberta, o mediador deve simplesmente escutar.
Falha ao responder a perguntas
u Razões que podem levar a estas falhas.
u O mediador deve perceber porque é que o entrevistado não responde.
Registo da informação
u Modos de registo das respostas:
1. Notas escritas: devem ser rigorosas para que a informação fique registada.
2. Gravações: requerem tempo para ouvir e são dispendiosas de transcrever. Requerem consentimento das partes.
Análise do Conflito
u Consiste na síntese e interpretação de dados reunidos pelo mediador.
u A tarefa fundamental do mediador nesta fase é integrar e compreender os elementos da disputa.
Relato de Dados entre Co-Mediadores
u Troca de informações entre mediadores, quando houver mais de uma pessoa a recolher dados.
u São usadas várias técnicas.
u A mais comum é a realização de um encontro periódico da equipa.
u As informações também podem ser trocadas através de transcrições, gravações ou relatos dos mediadores.
Integração de dados
u Nos conflitos mais complexos é gerada muita informação.
u Sobre as pessoas – o mediador deve fazer uma lista dos participantes
u Sobre os relacionamentos e dinâmica – sobre os relacionamentos das partes em conflito
u Sobre questões essenciais – sobre a essência da disputa
Verificação dos dados
u A recolha de dados pode gerar informações contraditórias.
u O mediador deve tentar compreender e corrigir as discrepâncias de informação.
u Para isso, deve compreender se a falha se deve a um problema no processo de questionamento ou no registo da informação.
Interpretação dos dados
u É a parte mais difícil da análise do conflito.
u Não há um procedimento único para a interpretação de informação.
u Alguns mediadores dividem o conflito em causas genuínas ou realistas e causas desnecessárias ou irrealistas.
Causas irrealistas:
u Emoções fortes não baseadas na realidade objectiva
u Percepções erradas sobre as emoções da outra parte
u Estereótipos
u Erro na comunicação
Causas genuínas:
u Interesses realmente competitivos
u Restrições estruturais das partes, como papéis em competição ou poder ou autoridade desiguais
u Padrões de comportamento destrutivos causados por forças externas, como restrições de tempo ou de ambiente
u Sistemas de valores diferentes difíceis de conciliar
Apresentação dos dados e da análise para as partes disputantes
u Mediações entre duas partes: o mediador usa os dados que recolheu nas entrevistas individuais para definir a estratégia da mediação.
u Muitas vezes a informação não é partilhada com as partes.
Apresentação dos dados e da análise para as partes disputantes
u Disputas complexas com muitas partes ou disputas públicas: o mediador pode querer organizar os dados num relatório conjunto, partilhado com as partes em conflito.
u Ajuda as partes a:
§ Organizar o pensamento
§ Aumentar o entendimento da disputa
§ Dar-lhes consciência dos interesses dos outros
§ Descrever as questões que devem ser discutidas
CAPÍTULO 6 Projetar um Plano Detalhado para a Mediação
PROJETANDO UM PLANO
DETALHADO PARA A MEDIAÇÃO
u Já se alcançou o compromisso das partes para mediar;
u Informações já foram recolhidas e analisadas;
u Desenvolvimento de um plano de mediação;
PLANO DE MEDIAÇÃO: u Sequência de passos de procedimento iniciados pelo
interventor que vai auxiliar os negociadores na exploração e realização de um acordo.
Se o mediador programou entrevistas separadas com os
disputantes para a coleta de dados antes de iniciar as sessões
conjuntas
Mediador tem tempo para refletir e desenvolver um plano antes de
as partes se reunirem;
Se a primeira coleta de dados for realizada com todas as partes
reunidas
O plano de mediação é logo traçado no primeiro encontro
PLANO DE MEDIAÇÃO
u Desenvolvido com auxílio dos disputantes à é a REGRA Reforça o comprometimento das partes;
u Desenvolvido sem consulta ou envolvimento das partes. Apenas se:
Se o problema em questão não for muito importante e “não
envolver os sen2mentos de auto-‐aceitação e competência dos clientes e se o problema es2ver claramente fora da área de competência dos clientes”
Se a disputa for extremamente intensa e os disputantes se
sen;rem desesperançados ou paralisados quanto a mudar as
suas interações
PLANO DE MEDIAÇÃO
1. Quem se deve envolver no esforço da mediação?
2. Qual é o melhor local para a mediação?
3. Que procedimentos serão utilizados?
4. Que questões, interesses e opções de acordo são importantes para as partes?
5. Que impasses podem ocorrer e como serão superados?
Questões a considerar aquando da elaboração do plano:
PARTICIPANTES NAS
NEGOCIAÇÕES
u Papel do mediador na decisão de quem são os disputantes/quem deve participar nas negociações;
u Critérios:
u Poder ou autoridade para tomar uma decisão;
u Capacidade, se não estiverem envolvidos, de inverter ou prejudicar um acordo negociado;
u Conhecem e compreendem as questões em disputa;
u Têm habilidades para a negociação
Quando o representante da parte não tem autoridade para tomar uma decisão final? u As regras de negociação em geral requerem a presença
de pessoas em igual posição ou status.
O que pode o mediador fazer?
Explicitar as diferenças de autoridade entre dois ou mais
lados e desenvolver uma compreensão da estrutura de
tomada de decisão e de ratificação a ser utilizada pela parte sem a presença de uma pessoa com poder de decisão
Insistir na troca de uma pessoa com poder de
decisão por outra com igual autoridade
Amigos, Testemunhas, Constituintes e Partes
Secundárias
u Qual deve ser a posição do mediador face ao pedido de presença de outras partes nas negociações?
u Os mediadores não seguem uma regra ou prática para responder a estas solicitações;
u Opção de deixar a decisão final aos disputantes
u Vantagens?
u Criadores de opções;
u Testemunhas que garantam o reconhecimento do acordo;
u Garantias de implementação de um acordo
Advogados, Terapeutas e outras Pessoas às quais recorrer
u Advogados
VANTAGENS:
u Conselheiros legais;
u Estrategas;
u Conselheiros gerais;
u Negociadores substitutos
u Terapeutas
u Contadores, engenheiros, técnicos ou pesquisadores
DESVANTAGENS:
u Utilização de negociação baseada em posições de linha dura - preparação de opções de acordo com termos de certo-ou-errado, sim-ou-não
As partes secundárias podem ajudar as partes a trocar informações precisas, proporcionando apoio emocional ou podem participar como negociadores substitutos.
Mídia (Comunicação Social) u Antes da mediação de uma disputa de interesse público, o
mediador e as partes devem decidir se os encontros devem ser abertos ou fechados, e como serão tratadas as indagações dos jornalistas sobre a presença da comunicação social e a divulgação de informações.
NEGOCIAÇÕES PRIVADAS/FECHADAS VS NEGOCIAÇÕES ABERTAS u Encorajamento para a “postura para um eleitorado”;
u Revelações prematuras ou imprecisas podem dificultar a resolução do problema;
u Exigência, por vezes, de que todas as discussões sejam públicas
u Papel do mediador:
1. Ajudar as partes a determinar se as negociações
devem ser fechadas ou abertas ao público;
2. Se for o caso a planear métodos de educação
pública sobre a essência de uma disputa e o
procedimento a ser utilizado
O Local das Negociações
u O local escolhido para as negociações pode afetar a interação dos negociadores.
u Objetivo: escolha de um local neutro.
BENEFÍCIOS:
Nenhuma das partes pode manipular o uso do espaço;
A distância do local do conflito pode ser mantida;
O potencial para escutas clandestinas é limitado
CUSTOS:
Distância das informações necessárias;
Distância, das partes, do seu sistema de apoio emocional;
Custos das instalações
CUSTOS:
O ambiente não familiar pode desorientar a parte convidada;
A parte anfitriã pode ser interrompida e
chamada para fora do local das negociações
O Local das Negociações u O que pode o mediador fazer quando as partes se recusam a
negociar num local neutro?
u Querem mediar no seu próprio território;
u Querem continuar as negociações no local estabelecido antes da entrada do mediador
u Duas opções estratégicas:
1. Discutir e tornar explícitos os custos e benefícios das decisões a tomar;
2. Convencer as outras partes a aceitar a solicitação da parte resistente, identificando os custos e benefícios para as partes que não estão no seu próprio território
BENEFÍCIOS:
A parte convidada pode
demonstrar boa fé e flexibilidade;
A parte convidada pode mais facilmente fazer exigências
(informações, tempo e espaço)
Disposição Física do Ambiente u A disposição física do ambiente na negociação também
pode afetar a dinâmica e o resultado das negociações.
u A disposição dos lugares na mesa pode garantir, por um lado, uma maior polarização das disputas e, por outro, a segurança e reconhecimento de legitimidade a uma parte e às suas opiniões.
u As mesas redondas são usadas pelos mediadores quando não há perigo de violência física e não se quer polarizar ainda mais as partes.
u Existem ainda alguns casos em que é conveniente suprir essas barreiras, aumentando assim a proximidade física e promovendo a informalidade da mediação.
u IMPORTANTE: criar disposições físicas adicionais, como salas de espera e locais para encontros privados.
Procedimentos de Negociação
u Antes de criar um plano de mediação para as negociações conjuntas, os mediadores devem avaliar o que as partes em conflito sabem sobre a mediação assim como a sua abordagem na negociação.
u Traçar um plano de mediação requer que um mediador identifique questões e interesses com os quais as partes se preocupam.
u O mediador tem de antever quais as posições e interesses da cada parte → ABERTURA DAS PARTES.
FOCADA NAS POSIÇÕES FOCADA NAS POSIÇÕES E NOS INTERESSES
FOCADA NOS INTERESSES
Condições Psicológicas das Partes u Avaliar a disposição psicológica das partes para negociar deve
ser uma das primeiras considerações do mediador - reduzir os impactos negativos e aumentar os positivos.
u Determinar o tom da mediação, a definir uma agenda, a estabelecer regras ou diretrizes comportamentais e conseguir um compromisso para a negociação.
u Os mediadores devem demonstrar credibilidade pessoal, confiança e uma postura profissional, explicando, por exemplo, o que é a mediação e qual é o papel do mediador.
u IMPORTANTE: permitir que as partes recorram a aconselhamento jurídico sempre que sentirem necessidade – facilita a criação de um acordo razoável e legalmente correto.
Regras Gerais e Diretrizes Comportamentais
u Acordo sobre a ordem em que as partes irão falar;
u Regras sobre como os desacordos serão tratados;
u Acordo sobre o tempo para as sessões de negociação;
u Regras para evitar acusações ou declarações caluniosas;
u Regras em relação a interrupções;
u Ao permitir que as partes discutam as diretrizes comportamentais e a criar uma agenda antes da discussão:
u Permite que as partes estabeleçam regras de interação com as quais se sintam seguras;
u Exponencia a possibilidade de um acordo;
Plano para as 1as Negociações Conjuntas
u Após ter planeado o procedimento geral da primeira sessão conjunta, o mediador deve definir o processo criando uma agenda com os principais pontos a abordar.
u IMPORTANTE: o primeiro item a ser resolvido deve ser um item de maior importância mas que demore pouco tempo a ser resolvido – satisfação das partes → sentem-se positivas → obtenção de acordo.
u Obter o máximo de informação para potenciais itens da agenda aquando da abertura das partes;
u Criar na sua própria cabeça os objetivos ou resultados desejados pelas partes naquela mediação;
u Tentar fazer uma divisão dos itens, dos de maior importância aos de menor importância;
u Fazer uma estimativa de quais os itens que demorarão mais ou menos tempo a serem resolvidos;
u Intercalar entre importantes e não importantes e de rápida ou longa resolução;