andrade e machado junior (2012). levantamento de recursos

Andrade e Machado Junior (2012).

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Levantamento de Recursos Essenciais a um Sistema de Informação de Apoio ao Contador

Débora Aparecida Andrade Graduanda em Sistemas de Informação pela Libertas Faculdades Integradas Dorival Moreira Machado Junior Mestre em Tecnologia de Informação e professor da Libertas Faculdades Integradas

RESUMO O presente trabalho tem como objetivo principal a demonstração e o levantamento de recursos essenciais utilizados pelo sistema de informação de apoio ao profissional contabilista, através de métodos e procedimentos hábeis que visam o funcionamento prático dos sistemas contábeis existentes no mercado atual e os resultados obtidos na comparação entre tais sistemas. Encontra-se neste trabalho, uma breve descrição a respeito dos conceitos teóricos da contabilidade, dos softwares utilizados em escritórios contábeis e suas funcionalidades, assim como sua abrangência. Foi realizada uma análise comparativa entre alguns aplicativos disponíveis comercialmente. Palavras-chave: Contabilidade, Sistemas Contábeis, Sistemas de Informação.

1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como propósito fornecer um comparativo partindo da análise

entre os sistemas contábeis e suas funcionalidades no atendimento às necessidades de um

escritório contábil. Deseja-se verificar se existem sistemas contábeis que proporcionam a

redução de custos para as empresas.

Quais são os recursos essenciais para que um sistema contábil seja considerado

eficaz levando em conta a atual legislação?

Esta análise tem por objetivo verificar as funcionalidades contábeis dos sistemas,

estabelecendo um comparativo entre eles e sugerindo quais apresentam melhor desempenho e

melhores resultados dentro dos conceitos analisados.

Para a obtenção de uma análise coerente, observou-se as seguintes diretivas:

• Utilização de três sistemas contábeis como objeto de estudo.

• Levantamento dos recursos necessários ao sistema de informação contábil.

• Estimular o estudo sobre sistemas de informação na contabilidade.


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• Realizar uma comparação entre alguns softwares contábeis com base nos

recursos levantados.

2 REFERENCIAL TEORICO

2.1 Contabilidade

Segundo Barros (2005), contabilidade é uma ciência social que estuda e administra as

funções de controle e de registro relativas aos fatos e da economia. Esta ciência que se trata

do controle do patrimônio das empresas, é realizado através de registros contábeis dos

respectivos fatos demonstrados pelos resultados obtidos.

Conforme Sá, (2009, p.15 e 16), as atividades humanas são divididas em muitos

ramos, que constituem empreendimentos. [...] Esses empreendimentos utilizam de meios

patrimoniais para alcançarem seus objetivos, a contabilidade abrange todas essas áreas,

oferecendo a eles métodos necessários para a compreensão das transformações das riquezas.

2.2 Escrituração contábil, fiscal e trabalhista

Para Sá, Carlos (2005) a contabilidade é responsável por registrar toda a

movimentação financeira tais como bens, direitos e obrigações financeiras da empresa.

Chagas (2005) expõe que as técnicas contábeis utilizadas para atingir seu objetivo são:

Escrituração (registro dos fatos contábeis), Demonstrações contábeis, auditoria e análise de

balanço.

Sá, Carlos (2005) ainda explica que esses fatos contábeis são chamados de

lançamentos, e que são lançados em dois “livros contábeis” que é o Livro Diário e o Livro

Razão. Periodicamente o contador apura os resultados para analisar se a empresa gera lucros

ou prejuízo.

A obrigatoriedade desses livros conforme explica Chagas (2005, p.31), pela

legislação tributária, não se estende às microempresas ou às empresas individuais, porém as

‘Normas Brasileiras de Contabilidade e o Conselho Federal de Contabilidade estabeleceu que

todas as empresas’ estão obrigadas a manter escrituração contábil regular.

2.3 Livro Diário


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Conforme Marion (2003), o livro diário é exigido por lei em todas as empresas. Nele

constam todos os fatos contábeis em partida dobradas na ordem rigorosamente cronológica do

dia, mês e ano.

O diário deve ser encadernado com folhas numeradas seguidamente, e o livro deverá

ter seu registro diariamente.

Continuando com Marion (2010), aquela empresa que empregar a “escrituração

informatizada poderá substituir o diário por folhas seguidamente numeradas. Assim, a adoção

do diário e da razão em folhas permite a escrituração simultânea e mais rápida de ambos os

livros”.

2.4 Livro Razão

Segundo Marion (2003), o livro razão é obrigatório para a empresa. É o relatório mais

valioso para o desempenho da contabilidade.

O razão só existe em forma de livros, onde a página se atribuía o título de uma conta.

Marion (2010), diz que “o registro no razão é realizado em contas individualizadas,

sendo assim, tem-se um controle por conta”.

Por Marion (2003) o registro engloba “as contas Patrimoniais (as contas do balanço –

também conhecidas como contas integrais) e as contas de Resultados (as contas de Receitas e

Despesas – também conhecidas como contas diferenciais)”. [...] O folha razão abrange a conta

em sua totalidade, denomina-se Razão Sintético. Quando há o desdobramento de conta para

melhor controle, denomina-se Razão Analítico.

2.5 SPED – Sistema Público de Escrituração Digital

“O SPED começou a ser desenvolvido no Governo Fernando Henrique Cardoso, com

a edição da Lei 9.989/00 – Plano Plurianual que contemplava o Programa de modernização

das Administrações Tributárias e Aduaneiras. (YOUNG, 2009, p.13)”.

Young (2009, p.21) explica que a “escrituração contábil digital” (ECD) integrada ao

SPED, também chamada como SPED Contábil deverá substituir paulatinamente a forma

como se presta informações fiscais aos órgãos públicos além de compreender também a

geração dos Livros: Diário, Razão, Livros Balancetes, diários, Balanços e fichas de


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lançamento comprobatório e seus auxiliares. Esses livros serão emitidos de forma eletrônica e

assinados digitalmente, utilizando-se certificações de segurança.

A obrigação do uso do SPED ainda é parcialidade, Young (2009, p.23) explica que a

essa obrigatoriedade de uso do SPED está delimitada no “art. 3º da IN 787/07, alterado pela

IN RFB 926/09”.

2.6 Balancete

“O balancete comporta todas as contas no período que demonstra o saldo no final de

um período qualquer. Essas contas podem ser patrimoniais (de balanço) ou de Resultados

(receitas/despesas).” (Marion, 2003, p.220).

Marion (2003) diz que o balanço é levantado anualmente, mas, não exatamente, pois

as grandes empresas o levantam trimestralmente e mais o balancete mensalmente, com isso

torna mais fácil a conferencia, base para decisões. Com o “poder decisório” fica mais fácil

saber o resultado financeiro e econômico na empresa em determinado período, sem a

necessidade de estruturar um balanço.

2.7 Balanço Patrimonial

Segundo Iudícibus; Martins; Gelbcke (2010, p.6), balanço patrimonial é a principal

demonstração contábil. Refere-se à demonstração financeira de uma determinada empresa,

isto ocorre no fim do ano ou de um período prefixado.

Sobre sua importância, Chagas (2005, p.15) afirma que “através do Balanço

Patrimonial o administrador conhece a natureza e o valor dos elementos que compõem a

entidade. A análise técnica desse balanço lhe fornece indicadores concretos, que o auxiliarão a

posicionar-se quanto a investimentos.”

Conforme diz Marion (2003) “o Balanço Patrimonial é a demonstração estática do

Ativo, do Passivo e do Patrimônio Liquido em determinada data, onde pode-se analisar o

saldo do caixa, das duplicatas a receber, das ações, maquinas, contas a pagar do capital, etc”.

2.8 Demonstração do Resultado

A Demonstração do Resultado é uma demonstração dinâmica que informa os

resultados das operações ocorridas ao longo do período, somando todas as despesas e receitas


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em determinado período. O resultado apurado pela Demonstração do Resultado está situado

no Balanço Patrimonial, e informando o saldo inicial e final, e por isso tem tanta mudança no

Patrimônio Liquido, e também tem sido modificado no Balanço Patrimonial: caixa,

duplicatas, fornecedores, etc. (GAZZONI, 2003)

“Exercício é um espaço de tempo fixado pelas leis comerciais e fiscais para a

empresa ou instituição processar sua atividade e, ao final desse período, apurar sua

movimentação econômico-financeira.” (CHAGAS, 2005, p.27)

2.9 Fluxo de Caixa

Conforme Gazzoni (2003), o fluxo de caixa pode demonstrar as operações realizadas

em determinado período na empresa.

De acordo com Gazzoni (2003) o fluxo de caixa tem como principal objetivo

demonstrar as entradas e saídas de recursos financeiros de determinado período. [...] O

administrador financeiro utiliza um método de mostrar o resultado da soma de entradas e

saídas no período, apurando se há excedente ou escassez de recursos no caixa.

No fluxo de caixa é realizada a geração de caixa ao longo do tempo, focada no índice

de liquidez, “para fazer frente à incerteza associada ao fluxo de recebimento e pagamento”.

(GAZZONI, 2003)

2.10 Demonstração das Mutações no Patrimônio Líquido

Reis (2003) diz, a “Demonstração das Mutações Patrimoniais Liquida tem por objetivo

mostrar as variações ocorridas em cada uma das contas integrantes do grupo Patrimônio

Liquido”.

As variações e a demonstração da conta de ajustes são transferidas o saldo para Lucro

Acumulados, é impossível deixar de demonstrar as modificações de um ano, para o outro. A

variação das contas do Patrimônio Liquido demonstra um “aumento efetivo de recursos

operacionais”. (REIS, 2003)

2.11 Software

Segundo Pádua (2003) o software é a parte programável de um sistema de informática.

Ele é um elemento principal: realiza estruturas complexas e que submete a varias funções e


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utilidades. Outras ferramentas são indispensáveis como: as plataformas de hardware, os

recursos de comunicação de informação, os documentos de diversas naturezas, as bases de

dados e os procedimentos que integram automatizados.

Pádua (2003) afirma que o engenheiro de software deverá ter um entendimento melhor

para que o valor de um sistema dependa da qualidade de cada um de seus componentes.

Um sistema pode ser um excelente algoritmo codificado no seu software e ser de

péssima qualidade e desempenho do hardware, rede ou banco de dados. Esses elementos

podem acabar com a confiabilidade e usabilidade do sistema. (PÁDUA, 2003)

2.12 Sistemas de Informação

De acordo com Imoniana (2005, p.16), sistemas de informação “é um conjunto de

elementos inter-relacionados com um objetivo: produzir relatórios que nortearão a tomada de

decisões gerenciais.”

Segundo Imoniana (2005) as identificações do processo que transforma dados de

entradas seguem comandos gerenciais, em saída. O retorno do sistema “faz com que, no meio

da manutenção do ciclo operacional, sejam ativadas novas estratégicas empresariais visando à

geração de informações qualitativas ou quantitativas para suportar o alcance do sucesso

absoluto”.

2.12 A importância da informatização na contabilidade

Von Sohsten (2005, p.81) em sua obra cita que “uma empresa não pode ficar fora da

realidade na qual está inserida. A nova realidade é a de que a informação deve ser tratada de

maneira especial, tanto na obtenção e análise, quanto no seu processamento.” Ele cita que é

nesse momento que a informática é inserida, como uma tecnologia capaz de receber e

processar dados, gerando com esse dado conhecimento.

“Estamos na era do conhecimento, na era da informação. CONSEGUIR,

MANIPULAR E DISTRIBUIR esse poder tornou-se um bem intangível valioso para as

empresas que almejam construir e solidificar o seu futuro.” (PRIMAK, 2009)

Primak (2009) acredita que a tecnologia tem representando um importante

investimento. Além disso, o autor acrescenta que o profissional contábil deve se integrar à

essa tecnologia, focando o acompanhamento das inovações tecnológicas.


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2.13 Recursos essenciais para um sistema contábil

O’Brien (2003) sita que os sistemas de informação contábil, registram todas as

transações comerciais e econômicos. Estes sistemas são desenvolvidos no conceito de

contabilidade de partidas dobradas, e por outro lado tem os conceitos contábeis mais

modernos como contabilidade por responsabilidade e custeio baseado nas atividades.

Os sistemas contábeis computadorizados informam o fluxo de fundos pelas empresas e

têm por demonstração como os balancetes e declarações de renda. O sistema tem por gerar a

“previsões de condições futuras como os demonstrativos e orçamentos financeiros projetados.

O desempenho financeiro de uma empresa é medido em comparação com essas previsões

feitas por outros relatórios contábeis analíticos”.

3 METODOLOGIA

Trata-se de um estudo de caso onde foi feita uma análise dos requisitos essenciais aos

sistemas contábeis analisando cada um dos softwares escolhidos.

A análise foi feita nos sistemas contábeis verificando se estes atendem todas as

necessidades as quais o contador precisa, ou seja, Balancete, Balanço, DR, SPEDs, entre

outros já definidos no referencial teórico.

A comparação dos sistemas, os quais foram selecionados mediante pesquisa dos

mais utilizados pelos contadores em São Sebastião do Paraíso - MG, e não serão divulgados

os nomes dos escritórios contábeis por motivo de opção das empresas envolvidas.

Depois de feito a analise da pesquisa os sistemas contábeis mais usado nas

contabilidades são Prosoft, Mastermaq e SoftPool.

Mastermaq é um sistema contábil, possuindo dois tipo de programas, sendo um para

ambiente DOS e outro Windows. O mais utilizado pelos usuários deste sistema é a versão

DOS. Os relatórios são simples e práticos do que o do Windows. O sistema DOS verifica se

tem algum erro, ou seja, se a empresa está com o balancete fechado e se tem alguma

documentação faltando e neste momento é corrigido este erro e gerado o arquivo em .rtf e

transferido para o PVA que é o programa do governo que gera e transmiti o SPED. A

Mastermaq não disponibilizou a versão Windows para análise.


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A Prosoft é um software contábil, levando ao contador um sistema para que atenda

todas as necessidades do mesmo, analisando se a contabilidade esta integrando corretamente.

Como exemplo, a folha de pagamento, livros fiscais e ativo fixo (depreciação). Será destacada

cada tela, e consta alguns relatórios que são gerados dentro do mesmo como: a DMPL, Fluxo

de caixa e SPED, são gerados dentro do sistema que é transferido direto para o PVA.

SoftPool também é um sistema contábil, o qual pode auxiliar o contador, com

recursos como os relatório balanço, diário, razão e balancete. Estão especializando na área de

SPED, seus arquivos são gerado com mais rapidez em txt para que possa ser transferido para

o PVA.

Ressalta-se antes da apresentação das telas, que as imagens dos relatórios, Diário,

Razão, Balancete, Balanço, DR, DMPL, Mutações do Patrimônio Liquido, Fluxo de caixa do

sistema Mastermaq não foram autorizadas para demonstração.

As telas apresentadas na Figura 1 referem-se à contabilidade, onde se identifica cada

parte do sistema. Estão destacados o relatório mais importante para a contabilidade,

movimentações onde mostra o balancete, diário e razão:

Figura 1: Tela da Contabilidade (Prosoft, Mastermaq, Softpool)

As figuras 2 mostram a tela de lançamentos, onde são lançados todos os documentos

dentro do sistema, e gravado no banco de dados do sistema.

Figura 2: Tela de Lançamentos (Prosoft, Mastermaq, Softpool)


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A figura 3, destaca onde se pode consulta os saldos de cada conta ou seja clientes,

fornecedores e etc:

Figura 3: Saldo das contas (Prosoft, Mastermaq, Softpool)

Figura 4: Tela diário e razão (Prosoft)

A Figura 4, destaca o razão e o diário, sendo que o mesmo pode ser gerado em

arquivo DOC e PD. Esta é muito importante para conferencia diária do contador, e verificar

erro de lançamento.

A Figura 5 apresenta onde é gerado o razão:

Figura 5: Razão (Prosoft, Softpool)

A Figura 6 demonstra onde é gerado o diário:


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Figura 6: diário (Prosoft, Softpool)

Na Figura 7, verifica-se onde o balancete é conferido mensalmente, onde pode-se

analisar todas as contas da empresa.

Figura 7: balancete (Prosoft)

A Figura 8, destaca a tela do balancete gerado:

Figura 8: balancete Gerado (Prosoft, Softpool)

A Figura 9, refere-se ao balanço. São todas as contas do ativo e o passivo, sendo que

estas contas devem fechar ao final.

Figura 9: Balanço (Prosoft, Softpool)

Na Figura 10, trata-se da DR. Nela é demonstrado se a empresa gerou lucro ou

prejuízo. Em caso de lucro, gera-se IRPJ e CSLL para a Receita Federal, caso contrário não.


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Figura 10: DR (Prosoft, Softpool)

Na Figura 11, destaca a tela onde gera-se o fluxo de caixa. O Softpool e Mastermaq

ambos não possuem esta funcionalidade.

Figura 11: Fluxo de caixa (Prosoft)

A Figura 12, destaca a tela de demonstração do lucro ou prejuízo e também não tem

nos demais sistemas, elas são feitas em planilhas em Excel para poder complementar o diário

o fechamento do ano.

Figura 12: Demonstração do lucro ou prejuizo (Prosoft)

A figura 13, as mutações do patrimônio liquido, onde pode-se mostrar cada

patrimônio da empresa, sendo que não tem nos demais sistemas.


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Figura 13: Mutações do Pat. Liquido (Prosoft)

Na geração do módulo SPED, todos os sistemas são gerados de uma maneira a

SoftPool, Prosoft e Mastermaq é gerado um arquivo em .txt, .doc para que seja transferido

para o programa PVA do governo.

4 RESULTADOS OBTIDOS

Na tabela 1, resume-se todas as comparações realizadas, demonstrando que nem

todos os sistemas analisados possuem todos os recursos necessários para auxiliar o contador.

No estudo de caso analisou-se que dos três sistemas escolhidos, somente um atende a

maioria das necessidades, sendo que os outros têm funções importantes como geração

balancete, balanço e Demonstração do exercício, e que algumas funções como DMPL, fluxo

de caixa e patrimônio liquido tinham que ser gerados em outros programas para

complementar o livro diário.

Tabela 1: Sistemas Contábeis

Dando continuidade a este trabalho, sugere-se analisar os três sistemas escolhidos

comerciais bem como alguma versão de software livre, fazendo um comparativo com os

requisitos e recursos aqui levantados.

Sistemas Lançamento Consultas Balancete Balanço DR DMPL Pat. Liquido

Fluxo de caixa

SPED

SoftPool X X X X X X

Mastqermaq X X X X X X

Prosoft X X X X X X X X x


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Também é uma linha de trabalho futuro, analisar funcionalidades, verificando quanto

a integridade de banco de dados dos sistemas contábeis com licença de software livre, bem

como a compatibilidade com sistemas do SPED.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A análise foi feita em três sistemas contábeis onde foram comparados os seguintes

relatórios e suas telas, como: Balanço: é usado no fechamento do ano e na empresa trimestral,

onde se destaca o ativo, passivo e o patrimônio liquido. DR: nela esta toda conta da despesa e

receita e o resultado será lucro ou prejuízo no período. Balancete: são destacadas todas as

contas que foram utilizadas dentro do período e vem destacando o saldo delas no inicio o

saldo anterior e no final as contas que estão com saldo. DMPL: tem por objetivo mostrar as

variações de cada um das contas do grupo patrimônio liquido. E nele demonstra o saldo da

conta do lucro transferido, reversões e ajuste. Diário e razão: é muito importante para a

conferencia diário dos documentos que foram lançados. Fluxo de caixa: o fluxo de caixa tem

como principal objetivo demonstrar as entradas e saídas de recursos financeiros. Software: o

software é a parte programável de um sistema de informática. Ele é um elemento principal:

realiza estruturas complexas e que submete a varias funções e utilidades. Licenças: Para

detectar a forma como o software pode ser usado e distribuído é comum o uso de licenças de

software. Sistemas de informação: A identificação do processo que transforma dados de

entradas segue comandos gerenciais, em saídas. Informática na contabilidade: é nesse

momento que a informática é inserida, como uma tecnologia capaz de receber e processar

dados, gerando com esse dado conhecimento. Recurso essencial ao contador: contas todos os

registros de todas as transações comercias e econômicas. Analise dos recursos, foi feita nos

sistemas verificando se cada sistema obtém o recurso necessário para o contador, e analise foi

concluída entre os três sistemas o mais essencial e tem os recursos é a Prosoft. Os sistemas,

Softpool e Mastermaq, têm a mesma função, mas a Prosoft tem alguns recursos que o

contador não precisa estar usando outros programas.

REFERÊNCIAS


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