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Guia de TreinamentoFusion ECM Suite - GED

Roteiro

Conceitos • Introdução ao GED• Conceitos de Negócio

Modelagem• Estrutura de Pastas• Criação de Documentos• Tipos de Documentos• Assuntos• Modelos

Introdução ao GED

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como gerenciar e integrar aos sistemas de gestão as informações contidas em documentos de textos, planilhas, apresentações, relatórios de ERP, arquivos físicos, mídias e outros?

O gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de métodos que permite: gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos através de um sistema digital.

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

• Multi-plataforma

• Suporte a qualquer tipo de arquivo

• Mecanismo de pesquisa através de palavras-chave, números, assuntos, etc.

• Assinatura digital padrão ICP-Brasil

• Notificações por e-mail

• Políticas de acesso definidas por grupos de usuários e tipos de documentos

• Fluxo de criação, editoração, versão e revisão, modelados de acordo com o negócio (controle do ciclo de vida da informação)

• Categorização de documentos

Fusion GED - Características

• Redução de custos com papel, impressão e distribuição

• Agilidade no processo de recuperação de informações

• Informações acessíveis com segurança

• Controle das informações disponibilizadas

• Dinamismo para alteração de fluxos de informações

• Competitividade devido a respostas mais rápidas

• Aumento da integração e colaboração interorganizacional

• Garantia da autenticidade das informações

Fusion GED - Características

Conceitos de Negócio

Sua finalidade é documentar e organizar de forma estruturada os dados das organizações com o objetivo de minimizar duplicação de esforços e facilitar a manutenção dos dados

Os meta-dados visam cumprir a função básica de prover informação sobre o documento digital; alimentando os processos de gestão, recuperação e reprodução

São fundamentais para a redução dos riscos e o aumento das chances de sobrevivência da informação digital

Meta-dados

Padrões de Mercado:

• Dublin Core Metadata Element Set (DCMES) - Dados sobre documentos eletrônicos

• Government Information Locator Service (GILS) - Informações governamentais

• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - Descrição de dados geoespaciais

• Machine Readable Card (MARC) - Catalogação bibliográfica

• Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus

Meta-dados

Dublin Core

Como a maioria dos objetos na Internet está em forma de documentos, o objetivo principal do Dublin Core é identificar e definir um conjunto contendo o mínimo de elementos capazes de descrever “Objetos do Tipo Documento”

Alguns Elementos do Dublin Core:

•Assunto: Área de conhecimento ao qual o trabalho pertence•Título: É definido como o nome do objeto•Autor: Responsável pelo conteúdo intelectual do trabalho•Data

Meta-dados

Divisão da Gestão Documental

O GED é dividido em três fases:

1. Ontologia: Trata da organização documental

1.1 Taxonomia: Pode ser definida como uma forma de classificação de uma estrutura baseada em uma hierarquia

1.1.1 Tipologia: Trata-se da distinção entre as variadas formas e conteúdos dos documentos existentes. Por exemplo: Contrato de Locação de Imóvel, Ata de Reunião da CIPA, Ordem de Serviço, Desenho Técnico, entre outros

• A ontologia não é uma estrutura hierárquica, mas sim associativa

• Agrega entidades de acordo com as suas relações e atributos já preestabelecidos

• Enquanto a taxonomia verticaliza as estruturas, a ontologia as horizontaliza

• Está voltada para o sentido das relações

1. Ontologia

1.1 Taxonomia

A Taxonomia é utilizada dentro do produto Fusion na função de Pastas

Dentro do menu Documentos>Lista de Documentos é possível criar e visualizar a estrutura de pastas do Fusion

• Adicionar Pasta: Permite a criação de uma nova pasta

• Editar: Permite editar as configurações de uma pasta já criada

• Remover Pasta: Permite a remoção de pastas

1.1.1 Tipologia

A Tipologia é utilizada dentro do produto Fusion na função Tipos de Documentos

Dentro do menu Documentos>Gestão de Documentos é possível criar e visualizar os tipos de documentos existentes na organização

• Novo: Permite a criação de um novo Tipo de Documento• Pesquisar: Permite filtrar/pesquisar entre os Tipos de

Documentos cadastrados• Remover: Permite remover um Tipo de Documento do Fusion• Exportar para Excel: Permite exportar a lista de Tipos de

Documentos para uma planilha Excel

Taxonomia x Tipologia

Conceitos utilizados em conjunto no Fusion, que geram a diferenciação e a organização dos diversos documentos da organização

A busca e localização dos documentos é facilitada, e elimina-se o armazenamento de documentos de uma mesma tipologia em diferentes pastas do repositório

O relacionamento pode ser executado de duas formas:

• Ao adicionar uma Nova Pasta

• Ao adicionar um novo Tipo de Documento

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Modelagem

1. Estrutura de Pastas

2. Criação de Documentos

3. Tipos de Documentos

4. Assuntos

5. Modelos

Modelagem

Para criar uma nova pasta, clica-se em Documentos>Lista de Documentos. Seleciona-se o nível da estrutura desejada e clica-se em Adicionar Pasta:

1. Estrutura de Pastas

A seguinte tela é visualizada:

Insere-se o nome da pasta e definem-se quais os Tipos de Documentos que serão permitidos publicar no item Tipos Permitidos

Ao clicar em Adicionar é visualizada a lista dos tipos de documentos cadastrados no Fusion

1. Estrutura de Pastas

Para criar um documento deve-se clicar em Documentos>Lista de Documentos

Seleciona-se a pasta na qual o documento será publicado:

2. Criação de Documentos

Após selecionada a pasta de publicação, seleciona-se o Tipo de Documento a ser criado

2. Criação de Documentos

Ao clicar em Novo a seguinte tela é visualizada:

2. Criação de Documentos

• Título: Informar o título do documento.

• Código: Código de identificação do documento

• Arquivo: Arquivo do documento, exemplo: "teste.doc".

• Palavras-chave: Informar uma palavra-chave para o documento a ser criado.

• Controle de Acesso: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o documento conforme detalhado anteriormente

2. Criação de Documentos

2. Criação de Documentos

• Assuntos:Para inserir Assuntos clique em Adicionar ainda em Criação de Documentos

Ao adicionar assuntos é possível Pesquisar, Exportar para Excel, +Adicionar e Retornar, conforme imagem abaixo:

Para criar um novo Tipo de Documento, clica-se em: Documentos > Gestão de Tipos de Documentos

Clica-se em Novo e a seguinte tela é visualizada:

3. Tipos de Documentos

Para inserir um novo Tipo de Documento são necessárias as seguintes informações:

3. Tipos de Documentos

• Nome: Nome do tipo de documento• Título: Informar o título do tipo de documento. Este título será mostrado

na lista de documentos• Permitir inserção manual: Este campo deve ser assinalado para indicar

se o tipo de documento permitirá que os dados sejam cadastrados manualmente

• Ícone (16x16): Possibilita selecionar um ícone para identificar o tipo de documento

• Campos: Lista em que se cadastra, altera e exclui os campos que irão compor o tipo de documento

• Permissão Padrão: Define a permissão que deve ser aplicada para todos os usuários, papéis e grupos que não tiverem alguma regra definida na lista de exceções. Nota: As opções Permitir ou Herdar se referem a todas as operações que podem ser realizadas com o objeto

• Exceções: Permite cadastrar regras específicas para determinado grupo, papel ou usuário que deve ter um tratamento diferente da permissão padrão

• Controle de Acesso por Tipo: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o tipoAo selecionar controle de acesso são necessárias configurações específicas:

3. Tipos de Documentos

A seguir são demonstradas as informações solicitadas ao cadastrar uma exceção:

As exceções podem ser criadas para um Usuário, Papel ou Grupo

3. Tipos de Documentos

• Abstrato: Indica que o tipo de documento é abstrato, servindo apenas como um conjunto de definições. Caso seja abstrato, este tipo terá que ser pai de outro para ser utilizado

• Adapter de Customização: Permite referenciar algum programa específico para ser executado no momento de criação de um novo documento

• Pastas: Permite selecionar em quais das pastas existentes na Lista de Documentos este tipo de documento poderá ser criado

3. Tipos de Documentos

• Versionado: Se marcado sim, os documentos publicados no tipo documental em questão terão controle de versão. Sendo gerado histórico das versões anteriores.

• Permitir Manter Versão Corrente: Caso seja habilitado “Sim” é possível ao alterar um documento, manter o mesmo número de versão da versão corrente.

3. Tipos de Documentos

• Aprovação: Se marcado sim, são habilitadas as configurações de aprovação. Neste caso os documentos quando publicados serão remetidos a um fluxo de aprovação para deliberação quanto a publicação.

3. Tipos de Documentos

• Tipo de Aprovação: Pode ser Padrão ou Customizada. • Padrão: Utiliza o processo padrão de Aprovação de

Documentos do Fusion. Os aprovadores serão os informados na lista de usuários “Aprovadores”.

• Customizado: Deve ser criado um processo específico para controle das aprovações de documentos. Os aprovadores serão definidos no E-form específico do processo customizado.

• Tipo de Atribuição: Pode ser Consenso ou Alçada.• Consenso: As tarefas de aprovação serão geradas em paralelo

quando existir mais de um aprovador. Ou seja, todos os usuários informados como aprovadores receberão as atividades de aprovação assim que o documento for submetido a análise. Através das configurações de consenso é possível configurar um valor ou um percentual de aprovação necessário para liberar o documento.

• Alçada: As tarefas de aprovação serão geradas de acordo com a sequência de usuários informada. O primeiro usuário recebe a tarefa e caso este aprove o segundo é acionado. Caso o primeiro usuário reprove, os demais não são acionados.

3. Tipos de Documentos

• Configurações do Visualizador Universal: Permite configurar características do visualizador quando necessário a utilização do mesmo.

• Visualizador CAD: Se marcado “Sim” no momento de abertura do documento será instalado o visualizador de arquivos do CAD.

• Gerar Cache ao Publicar: Se marcado “Sim” no momento da publicação o Fusion já converterá o documento para uma imagem e deixará o documento pronto para uso. Caso seja informado não este procedimento será realizado no primeiro acesso ao documento.

3. Tipos de Documentos

3. Tipos de Documentos• Notificar ao Publicar: Se marcado sim, serão enviados e-mails

aos usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como assunto de interesse.

• Expiração: Se marcado sim, deverá ser configurado o prazo de validade do documento a partir da publicação do mesmo.

• Permitir edição da data de expiração: Se marcado sim permite informar um prazo de validade no momento da publicação.

3. Tipos de Documentos• Notificar ao Publicar: Se marcado sim, serão enviados e-mails

aos usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como assunto de interesse.

• Expiração: Se marcado sim, deverá ser configurado o prazo de validade do documento a partir da publicação do mesmo.

• Permitir edição da data de expiração: Se marcado sim permite informar um prazo de validade no momento da publicação.

• Notificar Aviso de Expiração: Se marcado sim permite configurar um período antes da expiração para notificação do prazo de expiração.

• Modelo Padrão: Permite selecionar o modelo (caso aplicável) para este tipo de documento, assim cada novo documento deste tipo já virá com o modelo sugerido

• Tipo Pai: Permite escolher um tipo de documento pai, de onde este tipo irá herdar as propriedades e atributos

3. Tipos de Documentos

4. Gestão de AssuntosTodo Tipo de Documento criado é também um “Assunto”.

Para criar um novo Assunto, clica-se em: Documentos > Gestão de Assuntos. Clica-se em “Novo” e a seguinte tela é visualizada:

• Nome: Informa-se um nome para o Assunto.• Descrição: Pode-se adicionar uma descrição para o Assunto.• Usuários/Papéis/Grupos: Campo do tipo lista para adicionar

quais usuários, papéis ou grupos de usuários que deverão ser notificados quando publicado um documento no assunto em questão.

4. Assuntos de InteressePara marcar os Assuntos de Interesse clica-se em: Documentos > Assuntos de Interesse, e a seguinte tela é visualizada:

Seleciona-se os assuntos de interesse e clica-se no botão “Salvar”. Desta forma quando da publicação de documentos dentro dos assuntos selecionados o usuário receberá uma notificação por e-mail.Importante: O usuário não será notificado caso não possua permissão de leitura no documento publicado.

5. Gestão de ModelosPara criar um novo Modelo, clica-se em: Documentos > Gestão de Modelos.

Clica-se em “Novo” e a seguinte tela é visualizada:

5. Gestão de Modelos• Código: Campo para informar o código do modelo. Vem

preenchido como uma sugestão sendo possível alterar.

• Título: Campo para informar um título ao modelo.

• Descrição: Campo para informar uma descrição ao modelo.

• Arquivo de Modelo: Caso seja informado “Não” o campo “Arquivo” é desabilitado e é habilitado o campo “Adapter” para chamada de uma Classe Java que fará a criação do modelo.

• Arquivo: Campo para vincular o arquivo que servirá de modelo.

• Tipo de Documento: Campo para vincular o modelo a algum Tipo de Documento já criado.

• Controle de Acesso: Possível configurar uma permissão de acesso ao modelo em questão.