wiki - gerir o conhecimento e coordenar o trabalho colaborativo

Utilização de um Wiki como suporte ao trabalho colaborativo

Produzir e gerir informação de

forma mais rápida e eficiente

7.º Congresso Nacional da Administração Pública

11 de Novembro de 2009 - Lisboa

Gabriela Hands de Azevedo

Selma Vedor Fernandes

Porquê um Wiki

Reforma, Modernização, Crise…

O Estado e a Administração perante um novo contexto,

com novos desafios.

São necessárias novas formas de trabalhar

Com maior coordenação, eficácia e eficiência

Photo credit: Bridgestone Corporation

Que permitam:

• Colaboração interministerial

• Colaboração multidisciplinar

• Colaboração entre entidades públicas e privadas

• Colaboração entre entidades nacionais e estrangeiras

• Trabalho em equipa

Intensa actividade legislativa

• A reforma da AP é acompanhada de um aumento de actividade legislativa e regulamentadora

• A redacção de documentos administrativos e jurídicos beneficia da adopção de modelos de trabalho que envolvam vários colaboradores, com árias competências e permissões diferenciadas.

Intensa actividade legislativa

• Gera a necessidade de produzir e gerir informação e conhecimento de forma mais transparente, rigorosa, consistente, rápida e com menores custos.

O que é um Wiki

Wiki

• Website em que os utilizadores podem adicionar, remover e editar qualquer página usando um browser.

Wiki

• Tão fácil de usar que estão a tornar-se na ferramenta de selecção para apoiar a realização de projectos que incluam vários participantes, inclusive na Administração Pública.

Future Melbourne – The city planthat anyone can edit

http://www.futuremelbourne.com.au/wiki/view/FMPlan

Future Melbourne-The city planthat anyone can edit

• para planear com a população o futuro da cidade de Melbourne, Austrália, para 2020.

• 30 mil visitas, 7 mil participantes activos, 200 edições

California's Best Practices Wiki

http://www.bestpractices.ca.gov/MainPage.ashx

California's Best Practices Wiki

• melhorar a eficácia do governo da Califórnia através da partilha de boas práticas.

• funcionários podem apresentar as boas práticas no Wiki, e ver e pesquisar demais práticas do governo do Estado.

EE--learninglearning INAINAhttp://elearning.ina.pt

FELC

• FELC - Equipa Multidisciplinar de Formação em e-learning e Comunicação

• Duas áreas de actuação:

1. o e-learning

2. formação em comunicação, línguas e pedagogia

Projecto e-learning do INA, I.P.

• nasce em 2002 com dois colaboradores

• Actualmente integra 7 elementos (1 dirigente, 5 técnicos superiores, 1 informático).

O que faz o e-learning do INA

• gere ferramentas tecnológicas

• concebe e desenha cursos elearning

• concebe e produz recursos pedagógicos

• realiza formação em e-learning

• apoia e forma utilizadores (helpdesktecnológico)

• promove a cooperação internacional na área do e-learning

• divulga o e-learning na Administração Pública

O

contexto

Crescim

ento do

e-lea

rning

do IN

A

Crescim

ento do

e-lea

rning

do IN

A

Aumento e diversificação do trabalho

audioconferências

comunidades cursos

conteúdos

helpdesk

fóruns

podcasts

vídeos

formadores

formandos

questionários

plataforma reuniões

MAIS…

eventos

emails

Aumento de colaboradores na equipa

As ferramentas que usávamos

Directoria partilhada e e-mail

Onde estaráaquele ficheiro?

*#&!*#

Qual será a

versão?

Encontrei o documento, mas qual é a versão?

Enviaste por email? Mas jáapaguei esse email!

Tem de haver uma forma melhor!

A solução

WIKI

Desafios

Desafios a superar

• Grande rotatividade de colaboradores – perda de conhecimento e integração de novos membros

• Dificuldade em transmitir procedimentos e incorporar melhorias

• Descoordenação do trabalho colaborativo

Desafios a superar

• Grande fluxo de e-mails

• Crescente dificuldade em gerir o fluxo de informação

• Trabalho redundante

Onde é que o Wiki nos ajudou

• Coordenação e sincronização do trabalho colaborativo

• Actualização constante da informação pertinente ao desenvolvimento das actividades Uniformização das regras e procedimentos - aumento da qualidade do serviço prestado aos clientes internos e externos

Onde é que o Wiki nos ajudou

• Acesso à informação e conhecimento organizados

• Criação de um repositório de informação e conhecimento

• Preservação da memória organizacional

• Redução dos recursos para a integração e formação de novos colaboradores

Onde é que o Wiki nos ajudou

• Registo do contributo individual

• Empowerment dos colaboradores –todos têm a palavra

• Redução do volume de e-mails

• Gestão do conhecimento, facilitando a sua localização/criação, organização, partilha e (re)utilização

A solução adoptada

PBWORKShttp://pbworks.com/

Segurança

Controlo de acessos ao Wiki

Perfis de utilizadores

Acesso às páginas

Funcionalidades de colaboração

Edição colaborativa de páginas

Registo do histórico

Comparar alterações e repor versões

Adicionado Eliminado

Comentários

Notificações via RSS ou email

Gestão de directorias e páginas

Gestão de documentos e ficheiros

Diferentes formatos suportados

Adicionar anexos

Pesquisa

Pesquisa em:

• Páginas

• Directorias

• Anexos

• Conteúdo de páginas

• Conteúdo de anexos

Facilidade de utilização

Editar páginas

Criar índices

Inserir plugins multimédia

Fácil de navegar e aceder

Templates customizáveis

Outras vantagens

• Versão gratuita

• Ausência de custos de manutenção

• Suporte técnico

• Independência do departamento de TI

Obrigada!

Gabriela Hands de Azevedo Selma Vedor Fernandes

http://elearning.ina.pt