planejamento, execução e controle de projetos: aula 5

Planejamento, Execução e

Controle de Projetos

Alessandro Almeida

www.alessandroalmeida.com 11/11/2014

MBA EM GESTÃO DE

PROJETOS

PLANEJAMENTO

Se preparando para que tudo dê certo...

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

6. Criar o Plano de Riscos

• Primeiro, vamos entender a definição de risco...

6. Criar o Plano de Riscos

• Definição do PMBOK, 5ª edição:

– Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,

provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto

6. Criar o Plano de Riscos

• O risco envolve...

– Incerteza

– Impacto

– Probabilidade

– Oportunidades

– Ameaças

O risco é uma constante no dia a dia...

O risco é uma constante no dia a dia...

• Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:

• http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/

Com os projetos não é diferente...

• Risco...

– de atraso

– de não atender o escopo

– de não cumprir o orçamento

– de não ser homologado

– de algum membro da equipe sair da empresa

Com os projetos não é diferente...

• Risco...

– de entregar antes do prazo

– de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais

– de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades

Premissas, Restrições e Riscos

• Premissa – São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

– Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

• Restrição – Limitação ou imposição de limite

– Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

Premissas, Restrições e Riscos

• Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo...

• A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

• O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

• Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido...

• O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

• O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

Premissas, Restrições e Riscos

• Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados...

– A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

• Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?

• O que faremos se ela sair?

– O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

• Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?

• O que faremos se o projeto atrasar?

IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS DO

PROJETO

Algumas técnicas para identificação dos

riscos do projeto

• Benchmarking

• Entrevistas

• Check-lists

• Opinião especializada

– Consultoria

• Brainstorming

• Lições aprendidas

Algumas técnicas para identificação dos

riscos do projeto

• Benchmarking

• Entrevistas

• Check-lists

• Opinião especializada

– Consultoria

• Brainstorming

• Lições aprendidas

Brainstorming

• Tempestade de idéias ou “toró de parpite”

• Diferenças de pensamentos e experiências geram novas ideias

• Compartilhar as ideias, sem filtros

• Julgamento pode “bloquear” o processo

– A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming

Brainstorming

Brainstorming

Lições Aprendidas

• Base histórica de riscos em outros projetos

• Reuniões entre equipes

– Aprendizado Inter-projetos (http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html)

Identificação dos Riscos

# Descrição Fonte

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

Identificação dos Riscos

# Descrição FONTE

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

Importante: Uma única fonte pode

gerar diversos riscos

ANÁLISE DOS RISCOS

Análise dos Riscos

• Vários riscos serão identificados

• A análise permite priorizar o foco no tratamento dos riscos!

– Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?

– Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra?

– Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco

Análise dos Riscos

# Descrição Prob. Imp. Criticidade

001 Entrega fora do prazo 4 5 20

002 Escopo não atendido 3 4 12

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

2 3 6

TRATAMENTO DOS RISCOS

Estratégia de Resposta e Plano de Ação

Opções para o Tratamento dos Riscos

• Quando for um risco negativo...

– Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)

– Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)

– Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade

– Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer

Opções para o Tratamento dos Riscos

• Quando for um risco positivo... – Explorar: Direciono recursos para garantir que a

oportunidade se concretize

– Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)

– Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade

– Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize

Plano de Ação

• O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores

Plano de Ação

• O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada

6. Criar o Plano de Riscos

# Descrição Criticidade

Estratégia de Resposta ao Risco

Plano de Ação

001 Entrega fora do prazo 20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido?

002 Escopo não atendido 12 Mitigar

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

6 Aceitar

Para saber mais...

Para saber mais...

Para saber mais...

Para saber mais...

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

7. Validar e divulgar os planos do projeto

• Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila...

– Bom... O fato é que não depende somente de você...

• Sponsor

• Estrutura Organizacional

• Mapa do poder

• Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução

CONCLUSÕES SOBRE O

PLANEJAMENTO

Conclusões sobre o Planejamento

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Conclusões sobre o Planejamento

• Etapa crítica do projeto... – A forma como é realizada tem influência direta no

sucesso ou fracasso

• Deve ser objetiva... – Foco nos documentos e ferramentas que realmente

agregam

• O Gerente de Projeto direciona... – Mas não faz tudo sozinho

EXECUÇÃO

Realizando tudo que foi planejado!

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Execução

1. Executar o projeto conforme o planejado

1. Executar o projeto conforme o planejado

• Fazer acontecer tudo que foi planejado!

– Sozinho, o Gerente de Projetos não consegue fazer acontecer!

– Não se esqueça do sponsor, da equipe, dos fornecedores e dos demais stakeholders...

1. Executar o projeto conforme o planejado

• CUIDADO!

– A loucura do dia a dia pode fazer com que você se esqueça de tudo (ou boa parte) que foi planejado

VAMOS PENSAR UM POUCO?

Seu projeto de TI pode ter mais riscos do que o esperado...

Seu projeto de TI pode ter mais riscos do

que o esperado...

• Após a leitura do artigo e, considerando o conteúdo apresentado durante a aula, discutam os seguintes tópicos: – Como o gerente de projeto pode (tentar) garantir que os

(principais) riscos do projeto foram identificados e que serão gerenciados durante a execução?

– Como sensibilizar o sponsor e os principais stakeholders sobre a importância do bom mapeamento e gestão dos riscos?

– Quais são os riscos do projeto descrito no estudo de caso da DevOne?

DÚVIDAS?

MUITO OBRIGADO!

alessandro.almeida@uol.com.br

www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm

www.slideshare.net/alessandroalmeida