planejamento, execução e controle de projetos: aula 2

Planejamento, Execução e

Controle de Projetos

Alessandro Almeida

www.alessandroalmeida.com 21/10/2014

MBA EM GESTÃO DE

PROJETOS

PROJETO PRÁTICO FINAL

Projeto Prático Final

Realizar o planejamento,

execução e controle de um

projeto (fictício ou não)

Projeto Prático Final

Templates no endereço

www.alessandroalmeida.com/

metodologia.htm

Acompanhamento semanal: A partir da próxima aula

PROCESSO (OU MÉTODO) PARA

GESTÃO DE PROJETOS

Planejamento, Execução e Controle de Projetos na prática!

Importante!

• As “melhores práticas”, frameworks e modelos de referência sugerem vários passos, templates e controles para a gestão de um projeto

Importante!

• Não é o objetivo da disciplina (e nem temos tempo para) detalhar as melhores práticas ou navegar em todas as opções de templates e controles para a gestão de um projeto

Importante!

• Vamos provocar reflexões e apresentar os conceitos para que vocês possam aplicá-los e trazer suas dúvidas para as aulas

Importante!

• O método que será apresentado é fictício e não foi criado com a intenção de ter aderência aos frameworks, modelos, etc., mas tem como objetivo destacar alguns pontos críticos dentro da gestão de um projeto

Relembrando o Ciclo de Vida do

Projeto

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

INICIAÇÃO

Onde tudo começa!

Iniciação

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Iniciação

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Iniciação

• Como o próprio nome diz, é uma etapa para iniciar o projeto – Ou seja, não tem que ser demorada!

• Suas atividades podem ser contempladas pela fase de Planejamento

• Algumas entregas que podem ocorrer na Iniciação... – Termo de Abertura do Projeto

– Kick-off do projeto

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

1. Preencher o Termo de Abertura do

Projeto

• Termo de Abertura do Projeto

– Também conhecido como Project Charter

– Documento que formaliza a existência do projeto, o seu escopo e outras definições iniciais

1. Preencher o Termo de Abertura do

Projeto

• Termo de Abertura do Projeto

– Também conhecido como Project Charter

– Documento que formaliza a existência do projeto, o seu escopo e outras definições iniciais

O que é escopo?

Escopo

• “gama ou limite de operações”

– Fonte: Dicionário Houaiss

• Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto

– Fonte: PMBOK, 5ª Edição

Escopo do Projeto

• O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas

– Fonte: PMBOK, 5ª Edição

• Não basta definir o que faz parte do escopo, mas, principalmente, o que está fora do escopo

Reflexão...

Como definir e, principalmente,

alinhar com o cliente as entregas

que não fazem parte do escopo?

Escopo

Precisamos separar o escopo do produto do escopo do

projeto!

Qual é a diferença entre o escopo do

produto e o escopo do projeto?

• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado

– Fonte: PMBOK, 5ª edição

• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas

– Fonte: PMBOK, 5ª edição

Qual é a diferença entre o escopo do

produto e o escopo do projeto?

• Escopo do projeto:

Documentação Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Projeto

Qual é a diferença entre o escopo do

produto e o escopo do projeto?

• Escopo do projeto:

• Escopo do produto:

Documentação Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Projeto

Sistema

Cadastro Relatórios Controle

de Acesso Banco de

Dados Parametriz

ações

Qual é a diferença entre o escopo do

produto e o escopo do projeto?

• Escopo do projeto:

• Escopo do produto:

Documentação Gestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Projeto

Sistema

Cadastro Relatórios Controle

de Acesso Banco de

Dados Parametriz

ações

Esta separação será muito útil caso surja alguma restrição que

impacte no escopo!

Qual é a diferença entre o escopo do

produto e o escopo do projeto?

• O escopo do produto é muito importante, mas não deve ser considerado isoladamente, pois ele faz parte do escopo do projeto

O foco no produto pode fazer com que

itens críticos do escopo sejam

“esquecidos”

1. Preencher o Termo de Abertura do

Projeto

• O Termo de Abertura (ou, Project Charter) apresenta informações básicas sobre o projeto...

1. Preencher o Termo de Abertura do

Projeto

• Informações básicas: – Justificativa

– Objetivo do projeto

– Gerente do projeto

– Papéis e responsabilidades

– Stakeholders

– Cronograma macro

– Premissas e restrições

– Escopo e principais entregas

Sobre a JUSTIFICATIVA do Projeto...

Por que precisamos pensar nesse negócio?

Reflexão...

Por que é importante pensar

na JUSTIFICATIVA do projeto?

O que é a justificativa do projeto?

• A justificativa deve responder a seguinte pergunta: Qual problema precisamos resolver?

O que é a justificativa do projeto?

• Por que é importante pensar na justificativa?

– Precisamos entender o problema, antes de propor (ou detalhar) a solução!

• Será que estamos trabalhando na melhor solução?

“People don’t want to buy a quarter-inch drill. They want a quarter-inch hole!” Theodore Levitt

CUIDADO!

A “criatividade” do cliente, da equipe ou até

mesmo do Gerente do Projeto pode fazer com

que a justificativa seja esquecida durante o

projeto, tornando a solução mais complexa do

que o necessário.

Por que complicar o que

pode ser simples?

1. Preencher o Termo de Abertura do

Projeto

• Situação que devemos evitar...

1. Preencher o Termo de Abertura do

Projeto

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Atividades da Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Iniciação

2. Criar versão inicial da EAP

• EAP...

– Estrutura Analítica do Projeto

– Também conhecida como WBS: Work Breakdown Structure

• Decomposição hierárquica das entregas (escopo) que compõem o projeto

2. Criar versão inicial da EAP

• Como seria a estrutura analítica de uma bicicleta?

2. Criar versão inicial da EAP

Fonte: www.hubnride.blogspot.com.br/2010/06/basic-knowledge-about-our-bike-anatomy.html

2. Criar versão inicial da EAP

Bicicleta

Estrutura

Quadro

Controle da Direção

Guidão

Luvas

Garfo dianteiro

Freio

Alavanca de freio

Cabo de aço

Pastilhas

Itens de Segurança

Lanterna

Farol

Controle de Tração

Corrente

Pedal

Coroa

Pedivela

2. Criar versão inicial da EAP

• Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto!

• Também facilita a estruturação do cronograma

É muito mais fácil gerenciar as partes menores!

(especialmente em grandes projetos)

2. Criar versão inicial da EAP

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

3. Criar versão inicial do Cronograma

• Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades do projeto, considerando suas durações e as dependências entre elas

3. Criar versão inicial do Cronograma

• Apresenta as atividades para realizar cada entrega prevista na EAP

– É desta forma que os dois documentos se complementam...

3. Criar versão inicial do Cronograma

IMPORTANTE: Entregas => EAP

Atividades => Cronograma

3. Criar versão inicial do Cronograma

SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO

Plano de Testes

Criar plano de testes

Validar com Gerente

Realizar testes

Diagrama de Caso de Uso

Levantar requisitos

Criar diagrama de Caso de Uso

Validar com o cliente

SISTEMA

Cadastro de Pedreiros

Codificar módulo

Realizar testes unitários

Encaminhar módulo para a célula de testes

EAP e Cronograma na Iniciação...

Por que começar a EAP e o

Cronograma na iniciação do

projeto?

EAP e Cronograma na Iniciação...

As versões iniciais da EAP e do Cronograma ajudam a organizar os próximos passos e

identificar os pontos de atenção que requerem atuação imediata...

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

Atividades da Iniciação

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP

3. Criar versão inicial

do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto

4. Realizar Kick-off do Projeto

• “Cerimônia” para formalizar o início do projeto

– Reunião ou evento

• Todos os stakeholders podem participar

– Talvez seja necessário um kick-off específico para cada público

• Exemplos...

VAMOS PENSAR UM POUCO?

Por que mesmo os bons projetos falham?

Por que mesmo os bons projetos falham?

• Após a leitura do artigo, discutam os seguintes tópicos:

– Em quais tipos de projetos, o modelo de “resultados rápidos” pode ser aplicado? Em quais situações a gestão tradicional é a forma mais adequada?

– Qual é o modelo de gestão de projetos aplicado em suas empresas? Vocês entendem que é o mais adequado?

– Façam uma relação do modelo de “resultados rápidos” com os cases discutidos na aula anterior (Natura e Allianz).

Por que mesmo os bons projetos falham?

• Após a leitura do artigo, discutam os seguintes tópicos:

– Em quais tipos de projetos, o modelo de “resultados rápidos” pode ser aplicado? Em quais situações a gestão tradicional é a forma mais adequada?

– Qual é o modelo de gestão de projetos aplicado em suas empresas? Vocês entendem que é o mais adequado?

– Façam uma relação do modelo de “resultados rápidos” com os cases discutidos na aula anterior (Natura e Allianz).

QUAIS FORAM AS SUAS CONCLUSÕES?

DÚVIDAS?

MUITO OBRIGADO!

alessandro.almeida@uol.com.br

www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm

www.slideshare.net/alessandroalmeida