planejamento de materiais exercício 2009 setembro/2008 setembro/2008

Planejamento de MateriaisPlanejamento de Materiais Exercício 2009Exercício 2009

setembro/2008setembro/2008

GESTÃO DE MATERIAISGESTÃO DE MATERIAIS

Seção de Armazenamento e DistribuiçãoSeção de Armazenamento e Distribuição

Serviço de Administração de MateriaisServiço de Administração de Materiais

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRADDIRAD

Missão :Missão :

Desenvolver, disponibilizar e implementar Desenvolver, disponibilizar e implementar soluções e práticas de gestão administrativa soluções e práticas de gestão administrativa para o alcance da missão da Fiocruz.para o alcance da missão da Fiocruz.

Visão :Visão :

Ser a Unidade de Gestão Administrativa Ser a Unidade de Gestão Administrativa reconhecida institucionalmente como padrão de reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação.excelência e inovação.

SEÇÃO DE ARMAZENAMENTO E SEÇÃO DE ARMAZENAMENTO E

DISTRIBUIÇÃO – SARDDISTRIBUIÇÃO – SARD

Responsável pelo fluxo de materiais das Unidades Responsável pelo fluxo de materiais das Unidades Centralizadas atendidas pela DIRAD.Centralizadas atendidas pela DIRAD.

Ressuprimento, recebimento, armazenagem e Ressuprimento, recebimento, armazenagem e distribuição de materiais de expediente, informática, distribuição de materiais de expediente, informática, químicos, laboratoriais, hospitalares, nitrogênio químicos, laboratoriais, hospitalares, nitrogênio líquido, gelo seco e água mineral. Atualmente a líquido, gelo seco e água mineral. Atualmente a SARD, através do Subprograma Almoxarifado com SARD, através do Subprograma Almoxarifado com Ênfase na Qualidade e Satisfação do Cliente, fornece Ênfase na Qualidade e Satisfação do Cliente, fornece apoio logístico ao Instituto Fernandes Figueira, apoio logístico ao Instituto Fernandes Figueira, Instituto de Pesquisa Evandro Chagas e Instituto Instituto de Pesquisa Evandro Chagas e Instituto Oswaldo Cruz. Oswaldo Cruz.

ProcessosProcessos

RESSUPRIMENTORESSUPRIMENTOSuprimento: Coisa que serve para satisfação de necessidadesSuprimento: Coisa que serve para satisfação de necessidades

Ação de suprirAção de suprir

Suprir: Completar o que faltaSuprir: Completar o que falta Abastecer-se do necessárioAbastecer-se do necessário

RECEBIMENTO / ACEITAÇÃORECEBIMENTO / ACEITAÇÃO

ARMAZENAGEMARMAZENAGEM

DISTRIBUIÇÃODISTRIBUIÇÃO

INVENTÁRIOINVENTÁRIO

RESSUPRIMENTORESSUPRIMENTO

Processo que abrange o conjunto de atividades de Processo que abrange o conjunto de atividades de controle e análise da movimentação de materiais, controle e análise da movimentação de materiais, visando a determinação de quantidades a serem visando a determinação de quantidades a serem adquiridas e o período adequado para as compras, adquiridas e o período adequado para as compras, a fim de permitir a continuidade operacional da a fim de permitir a continuidade operacional da Instituição, em conformidade com os objetivos e Instituição, em conformidade com os objetivos e diretrizes determinadas para a Gestão de Estoques. diretrizes determinadas para a Gestão de Estoques. Este processo deve ser planejado para que não Este processo deve ser planejado para que não haja faltas que paralisem suas atividades, nem haja faltas que paralisem suas atividades, nem excessos que aumentem seus custosexcessos que aumentem seus custos. A gestão de . A gestão de materiais tem a responsabilidade de ter os materiais tem a responsabilidade de ter os materiais necessários na quantidade certa, no local materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo adequado à disposição dos seus certo e no tempo adequado à disposição dos seus usuários/clientes. usuários/clientes.

Planejamento e execuçãoPlanejamento e execução Levantamento dos itens e quantidades, com base no consumo Levantamento dos itens e quantidades, com base no consumo

dos últimos 12 meses, para solicitação de compras através de dos últimos 12 meses, para solicitação de compras através de processo de Registro de Preço.processo de Registro de Preço.

Identificar a necessidade de aquisição de material através do Identificar a necessidade de aquisição de material através do Ponto de Ressuprimento definido na fase de planejamento.Ponto de Ressuprimento definido na fase de planejamento.

Levantamento e análise da quantidade necessária p/ Levantamento e análise da quantidade necessária p/ reabastecimento do estoque com base no consumo médio reabastecimento do estoque com base no consumo médio mensal dos últimos 12 meses.mensal dos últimos 12 meses.

Emitir ordem de fornecimento do material/fornecedor para Emitir ordem de fornecimento do material/fornecedor para empenhamento pela Seção de Orçamento.empenhamento pela Seção de Orçamento.

Enviar empenho e ordem de fornecimento ao fornecedor.Enviar empenho e ordem de fornecimento ao fornecedor.

Agendar entrega junto ao fornecedor.Agendar entrega junto ao fornecedor.

Acompanhar o processo até o momento da entrega.Acompanhar o processo até o momento da entrega.

Método Utilizado (Registro de Preços)Método Utilizado (Registro de Preços)

Identificar os materiais com saldo em estoque inferior Identificar os materiais com saldo em estoque inferior a 60 dias de cobertura através do Relatório de a 60 dias de cobertura através do Relatório de Ressuprimento SGA Almoxarifado.Ressuprimento SGA Almoxarifado.

No mesmo relatório, extrair o consumo médio mensal.No mesmo relatório, extrair o consumo médio mensal.

De acordo com o consumo médio, completar o saldo De acordo com o consumo médio, completar o saldo atual com a quantidade necessária para cobertura de atual com a quantidade necessária para cobertura de estoque para 90 dias.estoque para 90 dias.

SGA Almoxarifado RessuprimentoSGA Almoxarifado RessuprimentoLOGIN

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

RELATÓRIOS DE ESTOQUE

RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

PARÂMETROS PARA RESSUPRIMENTO

1. Unidade Fiocruz a ser ressuprida.

2. Seleção de período para cálculo de consumo médio.

3. Seleção do período para cálculo do ressuprimento.

4. Consultar dados anteriormente calculados.

5. Calcular e imprimir.

12

3

4

5

RELATÓRIO DE RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

Planejamento do RessuprimentoPlanejamento do Ressuprimento

Identificar material com saldo inferior a 60 dias. Identificar material com saldo inferior a 60 dias.

Exemplo:Exemplo:

Copo plástico descartável para água 200 ml. Copo plástico descartável para água 200 ml.

Saldo atual : 3.000 pctsSaldo atual : 3.000 pcts

CMM : 2.000 pctsCMM : 2.000 pcts

Saldo em dias : 45 diasSaldo em dias : 45 dias

Necessidade: 3.000 pcts = ( ( Necessidade: 3.000 pcts = ( ( CMM x 3CMM x 3) – ) – Saldo atualSaldo atual ) )

PRAZO DE RESSUPRIMENTO PRAZO DE RESSUPRIMENTO EM DIAS ÚTEISEM DIAS ÚTEIS

Prazo para solicitação/envio : 2 diasPrazo para solicitação/envio : 2 dias Prazo para autorização : 2 diasPrazo para autorização : 2 dias Prazo para empenhamento/envio : 3 diasPrazo para empenhamento/envio : 3 dias Prazo para envio do empenho/OF ao fornecedor e Prazo para envio do empenho/OF ao fornecedor e

agendamento de entrega : 1 diaagendamento de entrega : 1 dia Prazo para entrega : até 10 diasPrazo para entrega : até 10 dias Prazo para recebimento/aceitação : 2 diasPrazo para recebimento/aceitação : 2 dias Prazo para registro no sistema : 1 diaPrazo para registro no sistema : 1 dia Prazo para armazenamento : 1 diaPrazo para armazenamento : 1 dia Total em dias úteis : 22 dias ( 30 dias corridos )Total em dias úteis : 22 dias ( 30 dias corridos ) Estoque abastecido em 30 dias corridos.Estoque abastecido em 30 dias corridos.

Saldo em estoque no dia do reabastecimento: Saldo em estoque no dia do reabastecimento: 1.000 pcts ( saldo p/ 15 dias ) 1.000 pcts ( saldo p/ 15 dias )

++ Qtde empenhada e recebida : 3.000 pcts (45 dias)Qtde empenhada e recebida : 3.000 pcts (45 dias) == Saldo atual : 4.000 pcts ( 60 dias de cobertura de Saldo atual : 4.000 pcts ( 60 dias de cobertura de

estoque )estoque )

Neste momento existe a necessidade de uma Neste momento existe a necessidade de uma nova solicitação para ressuprimento, aumentando nova solicitação para ressuprimento, aumentando o giro de estoque, com a adoção de solicitações o giro de estoque, com a adoção de solicitações mensais de empenhamento.mensais de empenhamento.

BENEFÍCIOSBENEFÍCIOS

Aumento do giro de estoque;Aumento do giro de estoque;

Diminuição do volume armazenado;Diminuição do volume armazenado;

Redução do risco de materiais com validade vencida Redução do risco de materiais com validade vencida em estoque;em estoque;

Redução da possibilidade de estocagem de itens Redução da possibilidade de estocagem de itens obsoletos ou em desuso;obsoletos ou em desuso;

Utilização do orçamento em parcelas mensais;Utilização do orçamento em parcelas mensais;

Planejamento com prazos definidos para cada etapa, Planejamento com prazos definidos para cada etapa, facilita a implantação de indicadores de desempenho.facilita a implantação de indicadores de desempenho.

Procedimento utilizado em 2008 Procedimento utilizado em 2008 para ressuprimento de para ressuprimento de

materiaismateriais

Sistema desenvolvido em Access;Sistema desenvolvido em Access; Levantamento por Unidade e Setor do Levantamento por Unidade e Setor do

consumo de materiais estocáveis nos consumo de materiais estocáveis nos últimos 12 meses;últimos 12 meses;

Consumo valorizado;Consumo valorizado; Confirmação ou alteração das Confirmação ou alteração das

quantidades informadas;quantidades informadas; Possibilidade de inclusão de novos Possibilidade de inclusão de novos

itens;itens; Relatório final de consumo estimado, Relatório final de consumo estimado,

por Unidade.por Unidade.

Situações EspeciaisSituações Especiais

Eventos : informar com mínimo de 45 dias Eventos : informar com mínimo de 45 dias de antecedência para aquisição das de antecedência para aquisição das quantidades necessárias;quantidades necessárias;

Mudança de equipamento/procedimento : Mudança de equipamento/procedimento : informar o Almoxarifado para interrupção do informar o Almoxarifado para interrupção do abastecimento ou aquisição de novos abastecimento ou aquisição de novos materiais. Ex: toner e cartucho de tinta para materiais. Ex: toner e cartucho de tinta para impressoras.impressoras.

Procedimento utilizado no Procedimento utilizado no planejamento para o exercício 2009planejamento para o exercício 2009

Materiais de informática: consulta Materiais de informática: consulta direta aos usuários com a utilização do direta aos usuários com a utilização do sistema adotado em 2008;sistema adotado em 2008;

Demais materiais: consumo médio Demais materiais: consumo médio mensal x 12 + margem de segurança.mensal x 12 + margem de segurança.

E-mail:E-mail: adrianororiz@fiocruz.bradrianororiz@fiocruz.br

Tel: (21) 3836 2040 Fax: (21) 3836 2250Tel: (21) 3836 2040 Fax: (21) 3836 2250

Seção de Armazenamento e DistribuiçãoSeção de Armazenamento e Distribuição

Serviço de Administração de MateriaisServiço de Administração de Materiais

Departamento de Operações ComerciaisDepartamento de Operações Comerciais

Diretoria de AdministraçãoDiretoria de Administração