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O PMO e a aferição de benefícios e valor dos projetos
Alonso Mazini Soler, D.Eng, PMPamsol@j2da.com.br
www.j2da.com.br
1
Motivação:
Manifestar uma inquietação acerca do reconhecimento comum sobre as fronteiras
de abrangência do gerenciamento de projetos limitadas pelas entregas
2
Projetos são propulsores das
mudanças
Condicionantes do ambiente interno
Cadeia de valor, Regulamentação
Condições sócio,
políticas, econômicas
… e como tal, estão “umbilicalmente” atrelados aos benefícios proporcionados por suas entregas3
a história começa pelo fim ...
Projeto
Realização do Retorno
RecursosGastos
Tempo
Produto doProjeto
NO GO
GO
DataTérmino
Decisãode
Autorização
Concepção doProjeto
Benefícios
4Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como transformar projetos em negócios de sucesso
Administrar o negócioMudar o negócio
“O valor para os stakeholders talvez não envolva lucro, mas implica necessariamente
na produção de resultados que, de algum modo, recuperem o custo explícito ou
implícito do capital consumido pelo projeto”
5
Fonte: Cohen & Graham. Gestão de Projetos – MBA Executivo. Como transformar projetos em negócios de sucesso
Projeto
Realização do Retorno
Recursos
Tempo
Produto doProjeto
NO GO
GO
DataTérmino
Decisãode
Autorização
Concepção doProjeto
Benefícios
Eficácia
6
EficiênciaProduzir entregas do melhor modo possível
ESTRATÉGIAS
OBJETIVOS INDICADORES METAS
INICIATIVAS: PROJETOS / PROGRAMAS
RESULTADOS - BENEFÍCIOS & VALOR
Financeira
Clientes / Beneficiários
Processos Internos
Aprendizado e Crescimento
Mapa estratégico BSC: cadeia de relações de
causa-e-efeito
Quais iniciativas devem ser selecionadas ?
O que esperar de cada iniciativa selecionada?
O sucesso individual/coletivo das iniciativas selecionadas garante o alcance das metas?
Entregas de projetos
Resultado percebido
Benefícios
7
OBJETIVOS INDICADORES METAS INICIATIVAS
ESTRATÉGIA: Garantir a eficácia da operação
FOCO DE AÇÃO (Benefícios Esperados): Aumentar a retenção de alunos e, consequentemente, reduzir a evasão
Percentual de evasão de alunos
Reduzir para menos de 10% a evasão de alunos em 2014
1. Implantar sistema eletrônico de acesso de alunos em todas as unidades de ensino
2. Implantar política regional de relacionamento com empresas visando a colocação de formandos no mercado de trabalho
3. Implantar crédito educativo4. ...
8
Capital Humano
Capital da Informação
Capital Organizacional
Cultura Liderança Alinhamento Trabalho em Equipe
Processos de gestão operacional Processos de gestão de clientes Processos de inovação Processos regulatórios e sociais
• Abastecimento• Produção• Distribuição• Gerenciamento de riscos
• Seleção• Conquista• Retenção• Crescimento
• Identificação de oportunidades• Portfolio de P&D• Projeto/Desenvolvimento• Lançamento
• Meio ambiente• Segurança e saúde• Emprego• Comunidade
Proposição de valor para o cliente
Preço
Atributos do produto/serviço Relacionamento Imagem
Qualidade Disponibilidade Seleção Funcionalidade Serviços Parcerias Marca
Valor a longo prazo para acionistas
Melhorar a estrutura de custos
Aumentar a utilização de ativos
Expandir as oportunidades de receita
Aumentar o valor para os clientes
Estratégia de produtividade Estratégia de crescimento
PerspectivaFinanceira
Perspectivado cliente
Perspectivainterna
Perspectivade Aprendizado e crescimento
Funções estratégicas
Portfólio estratégico de
TI
Agenda de mudança
organizacional
9Fonte: Kaplan & Norton. Mapas estratégicos – Balanced Scorecard
Qualidade dos serviços
internos
Satisfação dos
Funcionários
Percepção de Valor aos
Clientes
Satisfação dos Clientes
Lealdade dos Clientes
Receita
Lucro
Retenção de Funcionários
Produtividade de
Funcionários
Inve
stim
ento
s(I
nici
ativ
as)
10
Árvore de desafios(árvore de problemas)
Árvore de desafios(árvore de objetivos)
Fonte: May H. Campos da Paz. Cadernos Bunge de Cidadania: Elaboração de Projetos Sociais11
12
Aprimoramento da formação de Professores
Aumento do profissionalismo dos
professores
Aumento da motivação dos professores
Melhor aprendizado pelos alunos
Melhoria das aulas
Melhor pagamento aos professores
Aumento da retenção dos professores
Promoção de carreira para professoresMais professores
Menor evasão de alunos
A Árvore dos Objetivos serve, também, para definir as alternativas
de intervenção no projeto. As causas são, então, transformadas em meios e os efeitos em fins.
Benefícios - Impactos positivos e mensuráveis provocado por uma mudança de desempenho na organização que contribui para o alcance de um ou mais objetivos estratégicos
P.Ex: Economia de dinheiro, melhoria da satisfação do cliente, aumento da receita, redução do risco, etc
Gerenciamento de Benefícios – Identificação, definição, acompanhamento, realização e otimização dos benefícios
• Benefícios são resultados mensuráveis
• Benefícios contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos
• O Gerenciamento de Benefícios diz respeito ao respaldo às decisões de investimento e à otimização de sua realização
13Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits
VALOR
Satisfação das necessidades (BENEFÍCIOS)
(Retornos Monetários e não monetários)
Uso de Recursos (Gastos)(dinheiro, pessoas, tempo, energia e
materiais)
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O ROI é avaliado no contexto da CADEIA DE IMPACTO que ocorre com os participantes (agentes e clientes) que atendem a um programa (projeto), aprendem o modo novo de fazer as coisas, aplicam adequadamente o que aprenderam e, como consequência, geram benefícios para a empresa.
O “dinheiro” é revelado através da conversão dos benefícios observados do programa em valor monetário e de sua comparação com os custos do programa (projeto).
1. Reação
2. Aprendizado
3. Implementação e Aplicação
4. Benefícios
5. Valor (ROI)
Isolar os efeitos do programa
15
16Fonte: Jack Phillips – Show Me The Money
1. Definir e desenvolver a lógica dos benefícios
Definir a relação dos principais benefícios esperados do projeto e organizá-los numa estrutura lógica de causa-e-efeito.
Estabelecer a lógica entre benefício e valor
2. Desenvolver o plano de benefícios e valor
Estabelecer métricas (indicadores e metas) para cada benefício e determinar “quando” e “como” o alcance dos benefício serão avaliados
3. Monitorar os benefícios durante a implantação do projeto
Monitorar regularmente o progresso do projeto associado à entrega dos benefícios esperados. Modificar o Plano de Benefícios, caso se faça necessário, quando houver mudanças no plano do projeto
4. Encerrar o projeto e revisar a situação do alcance dos benefícios
Ao final do projeto, atualizar o Plano de Benefícios de modo a rever os prazos, formas e responsablidades pela avaliação dos benefícios que ainda não foram alcançados
5. Monitorar o alcance dos benefícios
Monitorar regularmente o alcance dos benefícios através do painel de benefícios. Estabelecer um sistema de comunicação que relate o alcance dos benefícios e do valor
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1. O período de tempo (geralmente longo) entre a decisão de autorização (investimento) de um projeto e a realização do benefício
Principais dificuldades da realização dos benefícios:
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2. O desejo (otimista) do executivo autorizador de iniciar o projeto, à revelia de analises que apontam o contrário
3. A exposição pessoal do executivo autorizador diante da evidência de uma decisão errada
4. A dificuldade do estabelecimento de uma lógica de causa-e-efeito que vincule as entregas do projetos aos benefícios desejados
5. Os resultados alcançados não são, necessariamente, atribuíveis à execução do projeto (confundimento das causas)
6. A perda de aprendizado e comprometimento devido aos movimentos organizacionais das pessoas envolvidas com o projeto
7. A relação subjetiva entre a contabilização do benefício e do valor (intangibilidade)
Papéis Principais e Responsabilidades:
1. Diretor do Programa2. Gerente do Programa3. Gerente de Mudanças4. Responsável pelo Benefício
Fonte: Steve Jenner. APMG – Managing Benefits
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Entidade que se ocupa da organização do portfólio de
iniciativas, da potencialização do desempenho de cada uma
delas e do alcance dos objetivos estratégicos
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Ampliação da abrangência do suporte à gestão do projeto
para além da fronteira das entregas - realização de
benefícios e de valor
Alonso Mazini Soler, D.Eng, PMPamsol@j2da.com.br
www.j2da.com.br
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