melhores práticas para reuniões altamente eficazes

Best Practices for High Effective Meetings

Dairton Bassi

• Comerciais• Negociações• Informativas• Planejamento/acompanhamento• Tomada de decisão• Colunas sociais• Indefinidas

• Sem estrutura

• Sem agenda

• Muito formal

• Muito Informal

• Falta de informação

• Início atrasado, fim atrasado

• Favoritismo

• Loop infinito

• “mas e se… ?”

• whatsapp em paralelo

Anti-padrões

Checklist 1: Planejamento

• Defina objetivos

• Defina a duração

• Participantes

• Materiais e preparativos

• Infraestrutura

Checklist 2: Condução

• Inicie na hora marcada; termine na hora marcada

• Comunique os objetivos

• Relembre a duração

• Contextualize rapidamente os assuntos

• Identifique as tarefas e responsáveis

• Resumo da reunião

Reuniões das equipes de software

• Standup meetings

• Planejamentos

• Retrospectivas

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• pessoas sentadas

• celulares

• interrupções

• distrações

• report para o gerente/PO

• atrasos para começar

• atrasos de alguns participantes

• conversas paralelas

• argumentações

• detalhamento excessivo

Anti-padrões em Standups

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Boas práticas para Standup Meetings

• defina um horário e um local

• não chame os participantes para a reunião

• informe o tempo a cada 5 minutos

• indique no quadro as histórias e tarefas que estão em pauta

• crie um token para indicar quem detém a palavra

• marque com bolinhas vermelhas atividades que não progrediram

Planejamentos

• Saiba o que é prioritario

• Verifique a granularidade

• Defina um timebox

• Quem é o responsável por essa reunião?

• Sprint i+1

• Saiba como medir

• Comprometimento real

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Retrospectivas

• defina as regras:

• duração

• timeframe

• celulares sobre a mesa

• entrada e saída de participantes

• Rodada de declarações

• defina um facilitador

• Identifique o principal objetivo da retrospectiva

• O facilitador faz as perguntas

• Identifique as ações e mudanças

#LIDERANÇA#GESTÃO

#RESULTADOS

Mais sobre o assunto:• 9 Secrets for Truly Productive Meetings: http://stproject.org/

tools-2/9-secrets-to-truly-productive-meetings/

• How To Run Your Meetings Like Apple and Google: http://99u.com/articles/7220/how-to-run-your-meetings-like-apple-and-google

• Effective Meetings: 20 Ways to Have a More Productive Business Meeting: http://hiring.monster.com/hr/hr-best-practices/workforce-management/hr-management-skills/effective-meetings.aspx

• Taking the bias out of meetings: http://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/taking-the-bias-out-of-meetings

• Fun Retrospectives: http://www.funretrospectives.com/

• Bônus: https://www.youtube.com/watch?v=BKorP55Aqvg