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Liderança

Administração do Tempo

Baseado nos livros Administração do Tempo, Renato Bernhoeft Ed. Nobel

Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen Covey, Ed. Best Seller

As coisas mais importantes jamais devem estar à mercê das coisas menos importantes. Johann Goethe

Considerações

• Você não administra o Tempo

• Você administra sua vida

Organize sua vida Atinja suas

metas

Tempo de vida

• 85 anos

• 1.020 meses

• 30.600 dias

• 734.400 horas

O que você vai fazer com o

tempo da sua vida?

Considerações

• O tempo é distribuído igual para todos

• Ele é inelástico (não temos como ampliá-lo)

• Ele é irreversível (não podemos estocá-lo e nem tê-lo de volta)

O que você vê?

Depende do ponto de vista do

observador

O que você vê?

A forma como você vê, interfere

nos seus resultados

O que você vê?

Depende do ponto de vista do

observador

O que você vê?

Consigo ver o “bem”?

Mudança de Paradigma

• Ineficaz: Eu priorizo o que é urgente

• Eficaz: eu priorizo o que é importante.

• A eficácia requer a integridade de agir de acordo com suas prioridades. FranklinCovey

Matriz de Gerenciamento de Tempo

Necessidades • Crises • Problemas urgentes • Projetos, reuniões e relatórios

com prazos finais

Eficazes e proativos • Preparação • Prevenção • Planejamento • Construção de relacionamentos • Recriação • Esclarecimento de valores

Decepção • Interrupções desnecessárias • Relatórios desnecessários • Reuniões, telefonemas, emails e

correspondências sem importância

• Problemas de terceiros sem grande relevância

Desperdícios e excessos • Coisas triviais • Telefonemas, correspondências e

e-mails • Atividades que desperdiçam

tempo • Atividades de fuga • Utilização excessiva de TV,

Internet e muitas pausas no trabalho

Onde você gasta seu tempo?

Matriz de Gerenciamento de Tempo

Necessidades • Crises • Problemas urgentes • Projetos, reuniões e relatórios

com prazos finais

Eficazes e proativos • Preparação • Prevenção • Planejamento • Construção de relacionamentos • Recriação • Esclarecimento de valores

Decepção • Interrupções desnecessárias • Relatórios desnecessários • Reuniões, telefonemas, emails e

correspondências sem importância

• Problemas de terceiros sem grande relevância

Desperdícios e excessos • Coisas triviais • Telefonemas, correspondências e

e-mails • Atividades que desperdiçam

tempo • Atividades de fuga • Utilização excessiva de TV,

Internet e muitas pausas no trabalho

URGENTE NÃO URGENTE

NÃ

O IM

PO

RTA

NTE

IM

PO

RTA

NTE

Mudança de Paradigma

Resultado

• Mais organização e produtividade

• Menos crises

• Reconhecimento como realizador

• Uma vida mais equilibrada e paz de espírito

Comportamento

• Foque nas maiores prioridades

• Elimine o que não é importante

• Planeje semanalmente

• Planeje diariamente

Foco nas Prioridades

Relógio Você gerencia o tempo Eficácia Cronogramas Coisas urgentes

Bússula Missão, direção e valores Eficácia Relacionamentos Coisas importantes

Planejamento Pessoal

• Diário

• Semanal

• Mensal

• Anual

• Anos futuros

Sentido da Vida

Logoterapia – focado no sentido da existência,

sentido da vida, futuro. Viktor Frankl

Quais são seus papéis?

• Exemplo:

– Pai-Esposa

– Conjugue

– Gerente

– Membro da família

– Amigo

– Voluntário

– Outros

Escreva o que deseja atingir em

cada papel

O que você quer atingir a longo prazo?

• Monte a sua linha do tempo 85 anos

65 anos

55 anos

45 anos

35 anos

25 anos

18 anos

Defina as metas por fases da sua vida

Planejamento Semanal

• Dicas – Quando? Antes do início da semana.

– Onde? Em algum lugar silencioso

– Quanto tempo? 20 a 30 minutos

Segunda Terça Quarta Quinta Sexta

Manhã

Tarde

Planejamento Semanal

• Qual a coisa mais importantes que posso fazer nesta semana neste papel? (Defina para cada tipo de papel)

– Origem das pedras grandes

• Consciência, missão, metas e projetos-chaves

• Podem ser: tarefas, compromissos, áreas nas quais você deve focar

Planejamento Diário

• Verifique os compromissos do dia

• Faça uma lista realista

• Priorize as atividades

• Tenha ele o tempo todo com você

• Adapte-o às suas necessidades

• Integrado (liste as tarefas, compromissos, anotações e contatos)

• Ao longo do dia, reveja as atividades que conseguiu realizar

Dicas

• Não temos como gastar o tempo que não temos.

• Seja realista, considere os tempos de pausa e deslocamento

Dicas

• Mantenha apenas um local para anotar todos os seus compromissos

• Mantenha sua “agenda” sempre com você, tenha as informações na sua mão

• Evite anotar em papéis soltos – isso é desperdício de tempo

• Veja se cumpriu todas as atividades do dia anterior, caso contrário revalide-as

• Veja o que pode ser delegado

Desperdiçadores do Tempo

1. Interrupções por telefone 2. Desrespeito aos horários 3. Falta de hábito para fixação de prioridades 4. Incapacidade para dizer não 5. Uso inadequado das secretárias 6. Solicitações da hierarquia 7. Solicitações dos subordinados 8. Qualidade x quantidade reuniões 9. Envolvimento operacional 10. Falta de consciência sobre a importância do tempo

como recurso

Quais são os seus maiores

desperdiçadores do tempo?

Economizadores de Tempo

• Evite compor o processo decisório com muitas pessoas

• Responda nos próprios ofícios ou e-mails • Estabeleça prioridades • Faça a secretária responder e-mails e ofícios • Reuniões objetivas • Elabore e-mails curtos • Treine os subordinados • Evite acumular papéis • Controle as informações: saiba o que você precisa

pedir O que você

aproveitar?

Economizadores de Tempo

• Planeje o uso do seu tempo • Aprenda a dizer não • Delegue a leitura • Realize conferências por telefone • Certifique-se que foi entendido • Use e “abuse” da agenda • Defina um horário para terminar o trabalho • Delegue para baixo e para cima • Filtre os atendimentos • Fixe horários • Fixe tempo para ficar sozinho

O que você aproveitar?

Economizadores de Tempo

• Discipline o uso do telefone

• Evite atendimentos cruzados

• Mantenha organizada a mesa de trabalho

• Cuidado com o perfeccionismo

• Analise o problema com maior especificidade

• Simplifique

O que você aproveitar?

Economizadores de Tempo

• Encurte a interrupção – Receba o visitante em pé

– Receba-o na ante sala

– Sente na ponta da mesa

– Tenha um relógio visível

– Use o despertador do celular para definir o uso do tempo

– Não ofereça cafezinho

– Defina claramente o objetivo do contato

O que você aproveitar?

Contato

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