comunicação interna

COMUNICAÇÃO INTERNA

CONCEITOS, POLITICAS E MIDIAS VERSUS COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA

Bernardo Junnior, Professor Universitário e diretor da GRIFE Comunicação. Contato: bernardo@grifecomunicacao.com.br

Bernardo Junnior é Professor Universitário, especialista em

Comunicação Empresarial, MBA em Marketing e diretor executivo

da GRIFE Comunicação

ORGANIZAÇÕES

Estudar órgãos (empresas, instituições e empreendimentos humanos);

Torná-los mais eficazes e eficientes;

Aspectos ambientais, éticos espirituais do problema;

Empreendimentos humanos são constituídos por homens e existem pelos e para os homens.

Hoje denota as mais diversas modalidades de agrupamentos de pessoas que se associam intencionalmente.

Trabalhar,

Desempenhar funções, Atingir objetivos comuns,

Com vistas a satisfazer alguma necessidade da sociedade.

ORGANIZAÇÕES

É o processo pelo qual os membros emitem, coletam e recebem informações sobre a organização e suas mudanças;

A comunicação possibilita gerar e compartilhar informações que permitem ao indivíduo compreender, interpretar e prever fenômenos organizacionais;

A informação, oportuna e relevante, permite reduzir a incerteza inerente às mudanças.

COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Muitas vezes, as informações chegam à cúpula administrativa gradativamente dosadas, através da imprensa ou através de redes informais de comunicação;

Os fluxos de informação interna iniciam de forma restrita e censurada, limitada pelo medo, pelos sentimentos de impotência e pela insegurança.

COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Intrapessoal;

Quatro Interpessoal;

níveis Organizacional;

Tecnológico.

NIVEIS DE ANÁLISE DA COMUNICAÇÃO

REDE INFORMAL = RELAÇÕES SOCIAIS ENTRE AS PESSOAS

Formação de lideranças e comissões de trabalhadores, fora da estrutura formal

REDE FORMAL = NORMAS, OBJETIVOS, ESTRATÉGIAS E RESPONSABILIDADES

REDES INFORMAL E FORMAL

MODELOS DE REDES DE COMUNICAÇÃO

Velocidade ; Precisão com que a informação é transmitida; Grau de saturação: Alto a informação é uniforme no grupo; Baixo membros possuem mais informações do que os outros.

Satisfação dos membros com os processos de comunicação e com o grupo em geral.

VANTAGENS DAS REDES DESCENTRALZADAS

FLUXOS COMUNICATIVOS

Descendente ou vertical: filosofia, normas e diretrizes;

Ascendente: caixas de sugestões, reuniões, consultas, pesquisas de clima organizacional e satisfação;

Horizontal ou lateral: entre departamentos, seções, unidades etc;

Transversal e circular: tendência das organizações flexíveis e orgânicas.

Excesso de informação: papéis administrativos e institucionais, reuniões desnecessárias e novos meios;

Comunicações incompletas: informações parciais, distorcidas ou sujeitas a dúvidas, informações sonegadas, etc.

BARREIRAS NA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Barreiras pessoais: personalidade, estado de espírito, emoções, valores e comportamento num dado contexto;

Barreiras administrativas/burocráticas: distância física, especialização das funções-tarefas, relações de poder, autoridade e status e a posse de informações.

Barreiras podem impedir que as mensagens sejam recebidas à primeira

tentativa de envio.

SUPERANDO AS BARREIRAS

Incluem sobrecarga de informações e o desejo do receptor de não ouvir ou ver a informação;

Mensagem importante deve ser repetida um ou dois dias após o envio;

Se a mensagem é mandada em papel ou digital, é preciso pouca redundância na comunicação;

Em mensagem complexa, pode ser útil repetir pontos-chave de várias formas diferentes.

COMUNICAÇÃO INTERNA: CONCEITOS

“ É uma ferrramenta estratégica para a compatilização dos interesses dos empregados e da empresa, através do estímulo ao diálogo, à troca de informações e de experiências e à participação de todos os níveis.”

RHODIA (1985)

“Comunicação voltada para o público interno (funcionários e familiares). Muitos funcionários trabalharam anos e anos numa empresa, mas nunca souberam o que ela produzia, jamais se interessaram pelos resultados operacionais da empresa, nem pelo que ela fazia no campo social.

O cliente/consumidor, o acionista e o funcionário hoje têm uma coisa em comum: A CONSCIÊNCIA DE QUE SÃO CIDADÃOS. ”

NEVES (2000)

“Setor planejado, com objetivos bem definidos, para viabilizar toda a interação possível entre a organização e seus empregados, usando ferramentas de comunicação institucional e até da comunicação mercadológica.”

KUNSCH (2003)

COMUNICAÇÃO INTERNA: FUNÇÕES

■ Reforça a instrução profissional;

■ Auxilia a performance da área de RH;

■ Serve como ferramenta de endomarketing;

■ Desenvolve talentos e;

■ Fortalece o vínculo do empregado com a empresa.

Estimula boas relações entre os funcionários;

Estabelece e cristaliza o diálogo entre empresa e empregados;

Fortalece o relacionamento entre a direção e o corpo funcional;

COMUNICAÇÃO INTERNA: FUNÇÕES

PROVÁVEL CAUSA DAS DIFICULDADES DAS ORGANIZAÇÕES

FALTA DE COMUNICAÇÃO

“As falhas escondem, na maioria das vezes, sérios problemas de relacionamento e de

desajuste de foco” (FILIAGE, 2008).

DESAFIOS DA COMUNICAÇÃO INTERNA

Organização é única = Ser Humano;Indicadores para Análise Organizacional

História;

Cultura;

Valores;

Missão.

O problema de comunicação sequer é lembrado;

A “amnésia” conflitos internos= sabotagem de decisões, ações e metas;

Investimentos equivocados;

Prioridade não para a causa e sim para o seu efeito.

A comunicação é um mundo submarino;

Se as Relações Interpessoais não são claras, prolifera a falta de comunicação de

maneira invisível = saboteador.

Impactos nos Relacionamentos Internos

1. Conflitos Pessoal desconhece porque está trabalhando;

2. Crê-se que está na empresa para ganhar dinheiro e sobreviver;

3. A organização é uma “arena”;

Impactos nos Relacionamentos Internos

4. Pessoas buscam preservar seu espaço;

5. Manter seus poderes;

6. Crêem que reter informação mantém cargo;

7. Controlam a sua comunicação.

Programa de Comunicação + Pessoas + Missão =

BOAS RELAÇÕES INTERNAS

Orais diretos: conversa, entrevistas, reuniões, palestras, encontros com presidente;

Orais indiretos: telefone, intercomunicadores, rádios, alto-falantes;

Escritos: instruções e ordens, cartas, circulares, quadro de avisos, panfletos, boletins, manuais, relatórios, jornais e revistas.

MEIOS DE COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Pictográficos: mapas, diagramas, pinturas, fotografias, desenhos, ideografias.

Escrito-pictográficos: cartazes, gráficos, diplomas e filmes com legendas.

Simbólicos: insígnias, bandeiras, luzes, sirenes, flâmulas, sinos e outros sinais visuais ou auditivos.

Audiovisuais: vídeos, televisão corporativa, clipes, documentários, filmes etc.

Telemáticos: intranet, correio eletrônico, terminais de computadores, telões, celulares.

MEIOS DE COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Comunicação interna continua sendo a prima pobre da comunicação corporativa;

Discurso: “os funcionários se constituem no parceiro fundamental para o alcance dos objetivos e estratégias do negócio”;

Na prática: ações isoladas de comunicação interna e poucas iniciativas estratégicas e eficazes de comunicação para o público interno;

COMUNICAÇÃO INTERNA: CENÁRIO

Poucos se engajam no processo de legitimação da Comunicação Interna;

Os esforços e investimentos são incipientes e não modificam as atitudes dos funcionários;

A comunicação interna necessita de suporte ativo e contínuo das lideranças organizacionais;

Quadros murais, house organs e intranets com capacidade estratégica de promover o entendimento e o envolvimento dos funcionários com a estratégia corporativa de longo prazo.

Inexistência de uma cultura de comunicação;

Pressupõe que a democratização da informação empresarial deixa as corporações vulneráveis para competir no mercado;

Modelos de gestão comunicativa ultrapassados.

COMUNICAÇÃO INTERNA NÃO COMO CENÁRIO UTÓPICO

Necessidades Imediatas:

1. Sugerir estratégias de comunicação próximas da realidade das empresas;

2. Manter o foco que “patrões” e “empregados” podem ter objetivos divergentes.

ESTRATÉGIAS PARA COMUNICAÇÃO INTERNA

Criar programas de comunicação desde que os empregados sejam respeitados nos seus direitos de cidadãos e considerados público prioritário;

Empregado percebendo a empresa como um agrupamento intencionalmente constituído para alcançar objetivos que podem ser comuns.

Investir em comunicação externa e interna;

A comunicação interna precisa ir além da retórica;

Ir além de Comunicação fria, verticalizada e representada no house organ.

O público interno é um público multiplicador;

A comunicação interna deve contribuir para o exercício da cidadania e valorização do ser humano;

Se o empregado é um porta-voz da organização, que seja positivamente.

A comunicação interna deve envolver os empregados nos assuntos da organização

e nos fatos que estão correndo no país e no mundo.

ADEQUAR CONTEÚDO E LINGUAGUEM:

O profissional encarregado pela comunicação deve estar atento não só para o que ocorre internamente, mas também para os acontecimentos políticos, econômicos e sociais externos à empresa;

QUALIDADE

Passa pela disposição da organização em ser

transparente até a rapidez em comunicar utilizando

os meios mais eficientes;

USO DAS NOVAS MÍDIAS

Incorporar as novas mídias na comunicação

interna.

- Definição da responsabilidade pela atualização;

- Área para identificação rápida da novidade;

- Informações distribuídas sem critério de “noticiabilidade”.

QUADRO DE AVISOS

JORNAL MURAL

“Notícia do dia”Área “quente” do Mural em que as notícias atualizadas,

novidades ou avisos urgentes devem ser

colocados. Na ausência, capa dos jornais da região

ou o cardápio do restaurante.

JORNAL MURAL

Novidades

Hoje no RestauranteFarofaPernilSobremesa: pudim

TR SERÁ DE R$ 18,00

A partir de 5 de julho, o TR..... .........

Grêmio RH

CIPACLASSIFICADOS

TORNEIO DE FUTSALInscrições

SEGURANÇA

LIMPEZA

AFASTAMENTO POR DOENÇA

JORNAL MURAL

- Adequação da linguagem

- Deve mostrar utilidade

- Fazer referência a assuntos externos da empresa

- Eficiência diante da comunicação sindical

JORNAL MURAL

Uso de imagens (charges, ilustrações) para facilitar a comunicação

Notas e recados: notícias rápidas Brasil e do mundo

SERVIÇO: Inscrições do

ProUni

INTRANET

Leitura depende da utilidade, mesmo que seja a página inicial de todos os computadores.

Deve seguir os princípios da comunicação digital:

Agilidade na atualização de conteúdos e adequação do layout

Pacote de informações multimídia

Uso do hipertexto

INTRANET

ANTES DEPOIS

Área do RH

Área de serviços

Manchete ou notícia

do dia

Notícias e clipping

Material de apoio

ao trabalho

INTRANET

NOVAS TECNOLOGIAS

- Preconceito do “administrativo” com os quadros de aviso

- Posto de trabalho transformado num quarto de adolescente

- Necessidade de comunicados rápidos

OUTROS PRODUTOS

House-organs;

Newsletters;

Folders institucionais;

Folhetos;

Manuais;

“Circuito interno de TV" com noticiários sobre a empresa, funcionários, eventos e decisões com tomadas no âmbito da diretoria;

OUTROS PRODUTOS

Treinamento de equipe de jornalismo interno para TV;

Jornal mensal ou semanal editados pelos próprios funcionários;

Pesquisa de clima organizacional.

FACE-A-FACE É A FORMA DE COMUNICAÇÃO PREFERIDA

Identificar o perfil do público interno;

Construir uma rede de canais que garantam a eficiência da comunicação;

Definir mensagens-chave e posicionamentos da empresa;

Formalizar mecanismos e práticas de feedback;

PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO INTERNA

Usar canais múltiplos;

Usar comunicação bidirecional;

Ser sensível às diferenças culturais e de

gênero.

A FORMA DEVE DESPERTAR O DESEJO DE EXPERIMENTAR O CONTEÚDO,

SEM PRECISAR DE RECOMENDAÇÕES

Abordagem Assertiva

Membro da equipe: Precisamos urgente de um novo PC em nosso departamento. O trabalho está prejudicado, devido a lentidão do aparelho. Estou abrindo requisição de compra para aquisição de um novo computador.

Gerente: Seu pedido procede. Verei agora mesmo os recursos disponíveis no orçamento.

Frase Passiva

Membro da equipe: Por acaso existem ainda

alguns recursos no orçamento? Se existirem, eu gostaria de saber.

Gerente: Eu terei de investigar.

Lembre-me disso em breve.

METÁFORA NA COMUNICAÇÃO INTERNA

Pensar a Organização Como

“Espaços e conhecimentos emergentes, abertos, continuados, em fluxo não lineares, organizando-se segundo os objetivos e os contextos e no qual cada um ocupa uma posição singular e evolutiva”

(LÉVY).

Cada ator do processo participa racionalmente para modelar o grande hipertexto;

Processos comunicacionais orientados por uma finalidade inteligência distribuída;

A possibilidade de uma inteligência coletiva é um grande diferencial da modernidade;

A comunicação organizacional se reveste de desterritorialização redimensionando-se em termos de tempo e de espaço;

A comunicação dinamiza a informação rumo à construção de coletivos inteligentes;

COMUNICAÇÃO COMO COMPETÊNCIA DE LIDER

O modo como uma pessoa ou empresa se comunica com seus interlocutores interfere diretamente no desempenho e nos resultados;

A comunicação reflete no processo de gestão;

O líder fazer com que as informações se transformem em conhecimento e isso gere comprometimento e resultados para a organização;

CAUSAS PARA A QUEIXA DO LÍDER

Colaboradores não se comprometem nem se engajam com a empresa

Falta de comunicação;Escassez de informações;Nenhum funcionário se compromete

com o que não conhece;Com algo que não compreende;Com algo que não tenha razão para

acreditar.

OS “NÃOS” EM UM LÍDER

Manter sua equipe informada;

Partilhar o conhecimento do que acontece na organização;

Esclarecer sobre os objetivos e metas a serem atingidos;

Administrar o feedback do que foi realizado;

Preocupar-se em alinhar os interesses da sua equipe com os interesses organizacionais.

Líderes falam “para” ao invés de “ter uma conversa”;

Praticam comunicação unilateral;

- Sem o direito de resposta ao

interlocutor;

- Sem que haja feedback;

- Sem checar se houve entendimento.

COMUNICAÇÃO ORAL NA LIDERANÇA

Alguns falam muito e ouvem pouco;

7% da comunicação está no que a pessoa diz;

38% está no tom de sua voz;

55% está no comportamento do indivíduo, no seu exemplo e na sua conduta como líder e gestor de pessoas.

COMUNICAÇÃO ORAL NA LIDERANÇA

Tempo escasso e tecnologia dominam o mundo dos negócios e dificultam a comunicação face a face entre:

- Os líderes e seus subordinados; - Os líderes e suas equipes de trabalho. Hoje, as lideranças passam mais tempo

despachando e-mails, enclausurados em suas salas, do que conversando com as pessoas;

As decisões sobre os problemas da empresa são resolvidas virtualmente;

Decisões sem tempo para reflexão crítica sobre suas causas e conseqüências.

COMO O LÍDER SE COMUNICA

A ORALIDADE PARA O LÍDER

A comunicação não flui porque exige simplicidade, coerência, começo, meio

e fim e as empresas não têm dado muito valor a isso (ELOI ZANETTI).

Funcionários valorizam:O sentimento de pertencer a uma organização de

boa história e à imagem atual;Esse estado tem que estar presente também no

face a face;

1. Saber falar face a face;

2. Preparar-se para o que dirá;

3. Analisar o tipo de mensagem;

4. Fazer síntese, ser criativo e ter boa memória;

5. Possuir bom vocabulário;

6. Cuidar da expressão corporal;

7. Sincronizar as mensagens verbais com as não-verbais.

RECOMENDAÇÕES PARA O LÍDER

Prazo é prazo !

RECOMENDAÇÕES GERAIS

Não estabeleça prazos audaciosos demais

Nem toda apresentação será

um sucesso

A estrutura hierárquica

tradicional só atrapalha

Preste atenção aos sinais do

mercado

Escolha atributos

significativos

Qual é o meu?

O que serve para um, pode não servir para o próximo

Nada pode parar a automação

IDADE DA PEDRA IDADE DO BRONZE IDADE DO FERRO

IDADE MÉDIA IDADE MODERNA IDADE DA INFORMÁTICA

Busque soluções eficientes

JÁ TOMEI BANH

MM...FOI

RÁPIDO.

Seja inovador;aproveite as

oportunidades

Escolha a ferramenta mais

adequada para cada situação

Atrasado

Bêbado

Soluções técnicas nem sempre podem ser implantadas

Mas eu continuo não entendendo

as mulheres.

Ajuda on-line pode ser útil ...

Enfermeira, acesse a internet, vá até www.cirurgia.com e clique no ícone “O que fazer

quando você está totalmente perdido”.

Mas não acredite em tudo que vem pela

Internet

O bom da Internet é que ninguém sabe que você é um cachorro...

Experiência em simulações pode ser de serventia

Alguém aqui sabe jogar o Flight Simulator da Microsoft?

Previsão e realização nem sempre saem como planejado

Come on! It can‘t go

wrong every time...

Vamos lá, não podemos errar todas...

O uso de soluções tecnológicas é

inevitável...

Mas as dificuldades das pessoas devem ser consideradas...

Droga, o Windows travou de novo

O que vocês estão esperando?

Vão ajudá-lo a dar Ctrl Alt Del

E não esqueça dotreinamento dos usuários Accesso

negado

OK ... agora você vai fazer exatamente o que

estou te mandando, senão !

Acostume-se a trabalhar sob pressão

Acredite em você mesmo. Tenha

confiança.

Vá até o fim

CONTATO:BERNARDO JUNNIORFones (11) 3104-1362 / 8026-3041 / 849355823bernardo@grifecomunicacao.com.br

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