arquivologia - gestão da informação e · pdf filearquivologia -...

ARQUIVOLOGIA -GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO

DE DOCUMENTOS

Prof. Antonio Victor Botão

GESTÃO DE INFORMAÇÃO• INFORMAÇÃO E DOCUMENTO – termos polissêmicos = vários

significados de acordo com a área que os utiliza.• INFORMAÇÃO – permeia toda estrutura social. É o conjunto de dados

que são organizados e comunicados.• O Valor da Informação:• A informação pertence a dois domínios: deve atender às

necessidades de uma pessoa ou grupo; organização – papel no processo decisório;

• DOCUMENTO – qualquer suporte que registre informações. São produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Documentos de arquivo - São criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional.

• Divisão de documentação por natureza: comercial; científica; oficial;

GESTÃO DE DOCUMENTOS• Gestão de documentos: é o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº 8.159/91, Art. 3º).

GESTÃO DE DOCUMENTOS• Fases: • Produção;

• Utilização;

• Avaliação;

• Destinação;

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006

GESTÃO DE DOCUMENTOS• ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

– Levantamento de dados;– Análise dos dados coletados;– Planejamento;– Implantação e acompanhamento;

GESTÃO DE DOCUMENTOS

• VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS– Valor Primário: funcional - administrativo; jurídico ou

legal; fiscal;– Valor Secundário: histórico – probatório; informativo;

QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006

GESTÃO DE DOCUMENTOS• DIAGNÓSTICO• É a análise dos aspectos relacionados aos

arquivos da instituição, de forma a identificar, falhas ou lacunas existentes: instalações físicas; condições ambientais; condições de armazenamento; estado de conservação do documento; espaço físico ocupado; volume documental; controle de empréstimos; recursos humanos; acesso à informação; gênero dos documentos; arranjo e classificação dos documentos; tipo de acondicionamento;

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

GESTÃO DE DOCUMENTOS

• INDEXAÇÃO– Acervo;

– Busca de informação;

– Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-chave que permitam a recuperação da informação;

GESTÃO DE DOCUMENTOS• OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

– Utilização otimizada dos documentos pelo usuário;– Precisão;– Inspeção;

• Classificação – determinação da entrada e das referências = interpretação dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes

• Codificação – símbolos para representar os documentos = facilita arquivamento e localização

• Ordenação – agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho• Guarda de Documentos – arquivamento pp dito

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

GESTÃO DE DOCUMENTOS

• PROTOCOLO– É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS

SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

• Rotinas de Recebimento e Classificação

• Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote ou Correios em mãos;

• Separação da correspondência oficial da particular; • Distribuição da correspondência particular; • Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de

caráter sigiloso; • Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus

destinatários; • Abertura da correspondência ostensiva;

GESTÃO DE DOCUMENTOS• Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do

assunto, verificando a existência de antecedentes; • Requisição dos antecedentes ao arquivo; • Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo

com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito;

• Elaboração do resumo do assunto tratado no documento; • Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e

movimentação;

QUESTOES DE PROVA – ANA 2006

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

GESTÃO DE DOCUMENTOS

• ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO

– ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS

• Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentação por ser de pouco uso à administração, aguarda sua destinação – envio para um arquivo permanente por conta da aquisição de valor secundário (recolhimento) ou sua eliminação. Tem ocorrência nessa fase, a etapa de Avaliação, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinação.

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS• TABELA DE TEMPORALIDADE• Instrumento de destinação• Criada pela Comissão Permanente de Avaliação

(CPA)• Determina prazos de permanência dos documentos

nas fases correntes e intermediária e é aplicada na avaliação (fase intermediária) e definirá a posterior destinação dos documentos, estabelece também critérios para microfilmagem e eliminação

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS• Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos do órgão• Permite eliminar documentos ainda na fase corrente• Elementos constituintes:

– Tipo e/ou assunto– Período– Quantificação– Prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário)– Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou

eliminação)– Campo de observações

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO• 3 – CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE

ARQUIVO• CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

– 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO– 020 – PESSOAL– 030 – MATERIAL– 040 – PATRIMÔNIO– 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS– 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO– 070 – COMUNICAÇÕES– 080 – (vaga)– 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À

ADMINISTRAÇÃO GERAL

T

E

R

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Eliminação = destruição ou expurgo– Lista de Eliminação = relação dos documentos a serem

eliminados em uma única operação. Precisa ser aprovada pela autoridade competente.

• Prazos são estabelecidos em função do conteúdo documental e não da espécie ou suporte.

• Documentos que esgotaram o prazo de vigência não devem ser descartados de imediato

• Formas de eliminação = fragmentação; maceração; alienação por venda ou doação; incineração (não recomendável)

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006

GABARITOS