abastecimento de materiais compras

Sistemas de ProduSistemas de Produççãoão

AdministraAdministraçção de ão de ComprasCompras

JosJoséé Roberto de Barros FilhoRoberto de Barros Filho

Planejamento da Produção nos 3 níveis

Programação da ProduçãoAdministração dos EstoquesSeqüenciamentoEmissão e Liberação de Ordens

Fabricação e Montagem

Departamentode Compras

Fornecedores Estoques

Departamentode Marketing

Planejamento Estratégicoda Produção

Planejamento-Mestreda Produção

Aco

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Pro

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o

Clientes

Previsão de Vendas

Pedidos em Carteira

Plano de Produção

Plano-Mestre de Produção

Ordens de

Montagem

Ordens de

Fabricação

Ordens de

Compras

Pedido de Compras

Ava

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Des

empe

nho

Tubino, 1997

Compras e o Planejamento e Controle da Produção

Compras

“A Gestão de Materiais tem uma de suas bases no Controle do Abastecimento. Sem

recursos adequados, o sistema produtivo da empresa não pode se desenvolver conforme

planejado”.

COMPRAS - Introdução

• A função de compras não consta como parte da

logística, mas é considerada um componente

central no Supply Chain Management, onde a

logística e um outro componente importante.

• Assim a ligação entre logística e compras ocorre

dentro do conceito de Supply Chain Management,

conceito que vem cada vez mais incorporando o

conceito de logística integrada.

COMPRAS - Introdução

• Na medida que as empresas exploram novas maneiras de reduzir custos, lead times, tempo de desenvolvimento de novos produtos, cresce a reavaliação da estrutura organizacional na área de compras.

• Surgimento de novas questões:

=> Área de compras deve ser centralizada, descentralizada ou possuir estrutura híbrida?

=> Quais as mudanças do ambiente externo são mais relevantes ao departamento de compras?

COMPRAS - Introdução• Visando tornar-se cada vez mais competitiva, a

empresa tende a se concentrar em suas competências essenciais e externalizar o restante. Nos últimos anos, as empresas têm usado o recurso de "outsourcing" de uma forma mais ampliada e na maioria dos casos têm obtido ótimos resultados.

• Enquanto no passado os contratos "terceirizados" eram restritos às atividades de restaurante, informática e segurança patrimonial, hoje, vemos um mercado de serviços suficientemente maduro para atender as funções de "procurement", contabilidade, almoxarifado, projetos "turn-key", manutenção e administração de recursos humanos.

Terceirização: Comprar ou Fabricar

• Decidir comprar ou fabricar tem sido uma das maiores preocupações da empresa moderna. A análise deve englobar enfoques financeiros e estratégicos, porque nem sempre o preço é o fator fundamental para se optar por uma ou por outra.

• Não há dúvida de que a principal corrente atual é a favor da aquisição de itens de terceiros (terceirização), de itens que eram fabricados internamente, mas para essa decisão uma análise mais profunda deve ser realizada.

Comprar ou Fabricar? Fatores importantes...• Valor estratégico da tecnologia de fabricação do

item a ser comprado (core competence);• Qualidade do produto (condição básica);• Confiabilidade no cumprimento de prazos (outra

condição básica);• Possibilidade de liberação de recursos produtivos

(usar os recursos na core competence);• Indisponibilidade de recursos (alternativa para

escassez de recursos ou priorização na core competence);

• Novos produtos com volume de produção inicial baixo (alternativa econômica);

• Custo.

Comprar ou Fabricar? Fator custo...

Nem sempre o custo de aquisição é menor do que o de fabricação, porém:• recursos podem ser dirigidos para a produção de itens de maior lucratividade;• custos fixos transformam-se em custos variáveis;• a qualidade do componente é maior, reduzindo custos de difícil contabilização (MOD, retrabalhos, refugos, etc.);• elimina necessidade de inspeção durante a produção (foco na inspeção do recebimento);• fornecedores com qualidade assegurada (menores custos com recebimento e inspeções;

Comprar ou Fabricar? Cuidado!!!

• Ganhos no custo de aquisição podem ser facilmente

anulados por problemas adicionais como:

– Custo de estoque para prevenir problemas de

entrega;

– Incapacidade de recebimento para um grande

número de fornecedores;

– Perda de vendas por atrasos de entrega do

produto final em virtude de atrasos de

fornecedores

OBJETIVOS E FUNÇÕES DE COMPRAS

• A atividade de compras é tradicionalmente atribuída aos setores financeiros das empresas, porque envolvem considerações de ordem estritamente financeira.

• Entretanto algumas das atividades terão influência direta na produção e devem ser executadas em constante conjunto com outras áreas.

OBJETIVOS E FUNÇÕES DE COMPRAS

• Segundo DIAS, os principais objetivos de compras

são:

=> Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim

de atender aos programas de produção;

=> Coordenar esse fluxo de maneira que seja

aplicado um mínimo de investimento que afete a

operacionalidade da empresa;

OBJETIVOS E FUNÇÕES DE COMPRAS

=> Compras materiais e insumos aos menores

preços, obedecendo a padrões de quantidade e

qualidade definidos;

=> Procurar sempre dentro de uma organização

justa e honesta as melhores condições para

empresa, principalmente em condições de

pagamento;

CLASSIFICAÇÃO DAS COMPRAS• Recursos materiais

=> São os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operações do dia-a-dia, na elaboração do seu produto final ou na consecução do seu objeto social. Como tais são adquiridos regularmente, constituindo os estoques da empresa. Eles podem ser classificados em materiais auxiliares, matéria-prima, produtos em processo e produtos acabados.

• Recursos patrimoniais=> São as instalações, utilizadas nas operações do dia-a-dia da empresa, mas que são adquiridas esporadicamente. Prédios, equipamentos e veículos da empresa podem ser classificados como recursos patrimoniais.

CLASSIFICAÇÃO DAS COMPRAS

• Compra normal

=> Procedimento adotado quando o prazo for

compatível para obter as melhores condições

comerciais técnicas na aquisição de materiais.

• Compra em emergência

=> Acontece quando a empresa falha na elaboração

do planejamento ou no atendimento de necessidade

oriunda de problemas operacionais.

Tipos de Compras

• Classificação da empresa quanto ao mercado

consumidor:

– Produtos de venda corrente;

– Produtos com preços fixados correntemente;

– Fornecimento sob encomenda (preços fixados

pelo fornecedor);

– Fornecimento em regime de escassez.

Tipos de Compras

• Classificação das compras quanto à freqüência da

necessidade de suprimento:

– Compras constantes e habituais;

– Compras programadas;

– Compras de investimentos;

– Compras de emergência;

– Compras sofisticadas.

Processo Compras

Controle de Estoque

Armazenagem

Recebimento

Compra

Cadastro de Fornecedores

Cotação 1

Cotação 2

Cotação 3

Cotação n

Material

NotaFiscal Decisão

Pedido de Cotação

Requisição de Compra

Fornecedor

Pedidode Compra

Fornecedores

Cot

açõe

s

Etapas importantes do Processo Compras

• Cadastro de Fornecedores;

– Fornecedores Habituais e

– Fornecedores Potenciais.

• Requisição de Compra e Resumo da Concorrência;

• Ficha do Produto;

• Cotação de Preços;

• Pedido ou Ordem de Compra.

Cuidados em Compras

• Inversão da posição comercial;

• Número ideal de fornecedores;

• Cuidados ao rejeitar uma proposta (clareza);

• Prazos de entrega;

• Tentação da especulação;

• Processo da embalagem.

ESTRATÉGIA EFETIVA DE SUPRIMENTOS

A visão de concentrar as Compras em poucos fornecedores, buscando sua otimização em termos de preço e serviço, deve ser expandida para a concepção de efetiva estratégia de suprimentos como importante alavanca para a competitividade da empresa.

Fornecedor e Cliente devem buscar mais do que somente boas negociações econômicas para ambos.

OS FORNECEDORES

• Podem trazer para seu cliente reais vantagens e diferenciação, como: – A flexibilização da produção – Entregas "just-in-time" – Oportunidades de controle e gestão de estoques – Modalidade de fornecimento por consignação

dos insumos – A redução do tempo de desenvolvimento de

produtos – A exclusividade no fornecimento de certos

produtos

DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS

Pode-se observar as distorções ou disfunções que as Compras ainda sofrem, devido aos seu posicionamento estratégico inadequado em algumas empresas, infelizmente não poucas. As mais freqüentes são: • Visão da função Compras orientada para ganhos de preço, em detrimento das outras dimensões de custo e de serviço.• Responsabilidade pelas compras muito dispersa pela empresa.• Confusão entre Compras e Aprovisionamento.

DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS• Visão da função Compras orientada para ganhos de preço, em detrimento das outras dimensões de custo e de serviço.

– Exemplificando, não é suficiente ter obtido um ótimo contrato de aluguel de tanques de um terminal marítimo, se a tributação naquele local é mais alta, ou a produtividade daquela área portuária é baixa. A reflexão sobre as Compras deve levar em conta a cadeia de valor como um todo: no caso das matérias-primas, o transporte, a estocagem, o comportamento no processo de fabricação e os controles de qualidade são importantíssimos para todo o negócio comercial da empresa.

DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS• Responsabilidade pelas compras muito dispersa pela empresa,

– ...levando a uma perda do efeito volume, o que limita a eficácia das negociações, além de promover uma diversidade técnica e de qualidade dos processos produtivos, dentro da mesma empresa. É, por exemplo, o caso de plantas industriais e centros de distribuição de um mesmo grupo, que compram separadamente os materiais e serviços. Os departamentos de Compras acham-se reduzidos ao nível de regularizadores dos pedidos passados pelos outros departamentos da empresa, sem possibilidade de contribuir para um verdadeiro valor acrescido.

DISTORÇÕES NA FUNÇÃO COMPRAS• Confusão entre Compras e Aprovisionamento.

– Entende-se pela Compra, o processo que busca condições de custo (e não somente de preço) e de serviço de uma despesa, quer se trate de um gasto ou de um investimento. Quanto ao Aprovisionamento, trata-se do processo pelo qual um dado bem ou serviço é encaminhado fisicamente para a empresa, em geral sob condições de um contrato ou de um acordo pré-existente.

– Ao confundir estes dois processos, corre-se o risco de se perder escala junto aos provedores, visto que se aumenta o número de compras em pequenas quantidades realizadas sem maior visão de negócio, geradas devido a necessidades pontuais e sem busca por uma otimização global.

PRINCIPAIS MUDANÇAS FUNÇÃO COMPRAS

• Centralização no processo decisório, seja na compra de MP, peças de reposição e material de escritório;

• Aumento substancial no % de diretores de compras que respondem diretamente ao presidente da empresa;

• Aumento do alcance de controle no departamento de compras, que passa agrupar o transporte de suprimentos, controle de estoques, armazenagem e a recepção de peças e partes;

PRINCIPAIS FATORES QUE IMPULSIONARAM...

• Participação da diretoria de compras no

planejamento estratégico corporativo;

• Reestruturações dramáticas nas cadeias de

suprimentos, como fusões, aquisições e formação

de parcerias;

• Encurtamento dos ciclos de vidas de produtos e

processos;

• Maior qualificação do quadro funcional de

compras;

GERENCIAMENTO DE COMPRAS

• A introdução de novas ferramentas e a participação de gerenciadores cada vez mais eficientes fazem com que se torne mais prático e menos burocrático a forma de que como serão controlados os gastos da empresa na hora de se concretizar uma compra;

• Os sistemas de informação como o B2B, são projetados para atender às necessidades de sues operadores, como também coletar dados necessários à produção de informações de apoio |à decisão gerencial;

NOVAS FORMAS DE COMPRAR

• De acordo com MARTINS (2000), as formas mais tradicionais de se comprar são:– EDI (electronic data interchange)

• É uma das formas de compras que mais crescem atualmente, tecnologia para transmissão de dados eletrônicos.

– Internet• Torna-se cada vez mais difundido entre nós a

utilização do e-mail como um veículo de transação comercial ou e-commerce

– Cartões de crédito• Está se tornando prática usual entre as empresas a

compra de mercadorias (cartão-empresa ou cartão empresarial).

PRINCIPAIS VANTAGENS• EDI (electronic data interchange)

=> rapidez, segurança e precisão do fluxo de informações;=> redução significativa dos custos;=> facilidade da colocação de pedidos;=> sedimenta o conceito de parcerias entre cliente e fornecedor.

• Internet=> investimento inicial em tecnologia é bem mais baixo;=> atinge praticamente a todos na cadeia de suprimentos;=> pode ser operada praticamente em tempo real;=> permite tanto a transação máquina-máquina como também homem-máquina;=> maior flexibilidade nos tipos de transações.

• Cartões de crédito=> acesso à movimentação do cartão on-line;=> relatórios gerenciais sobre compra efetuadas;=> parcelamento do gasto total.

DESENVOLVIMENTO DE NOVOS ITENS...

• Relação comprador/fornecedor, principalmente nas compras internacionais, vem sofrendo grandes modificações e, em muitos casos, é possível encontrar uma relação verdadeira de parceria;

• Empresas compradoras de grande quantidade de matéria-prima importada não podem se acomodar a situações em que determinados fornecedores mantêm a exclusividade no fornecimento de materiais e de serviços;

• Realizar busca permanente por novos mercados (não importando o país exportador, mas sim o custo internado), materiais novos e alternativos, como maneira de também contribuir para a modificação do leque de fornecedores;

DESENVOLVIMENTO DE NOVOS ITENS...

• Pode-se presenciar e participar de várias dessas pesquisas, que são chamadas de global sourcing;

• Segundo Merli (1998), inúmeras vantagens podem ser auferidas por quem compra, quando há número suficiente de fornecedores para os itens necessários, tais como:

– maior segurança na sua reposição;

– maior poder de negociação para o comprador;

– enormes possibilidades de redução no preço do produto comprado;

– quebra de monopólios ou de cartéis.

CASE E-PROCUREMENT “NESTLÉ”• Objetivo do projeto

– simplificar e otimizar o processo de aquisição de materiais não produtivos e reduzir 60% dos custos transacionais de compras

• Números do projeto– 98 mil itens de compras– 2 unidades do projeto piloto: sede e fábrica de Araras– 9 consultores hp– 45 usuários Nestlé– 6 meses de duração– desenvolvido para atender mais de 1.000 colaboradores

Nestlé• Fases

– entendimento das necessidades do negócio– mapeamento dos processos atuais– redesenho dos processos– desenvolvimento do projeto piloto– implantação do projeto piloto

CASE E-PROCUREMENT “NESTLÉ”• Principais soluções

– redesenho do processo de compras– implantação de solução Ariba Buyer– gerenciamento do processo de mudança

(change management)– desenvolvimento de catálogos conforme padrão

internacional da ONU• Principais benefícios

– redução do número de transações de compras– redução do ciclo de compras de 15 para 5 dias– seleção criteriosa do número de fornecedores– descentralização do processo de compras– economia de escala pela compra integrada– mudança do perfil dos profissionais de compras

(comprador passa a exercer a função de negociador