1 gestão em unidades de informação: introdução

1

CONTEÚDO 1MATERIAL ELABORADO PELAS PROFAS. ROSANE BEATRIZ A. BORGES E LETÍCIA STREHL

Disciplina Gestão de Recursos em Sistemas de Informação – Profa. Letícia Strehl

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Sumário

Apresentação da disciplina e de seus conteúdos

Conceitos introdutórios de administração e de seus processos

Concepções e conceitos de gestão de recursos humanos

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Apresentação da disciplina e de seus conteúdos

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Disciplinas de gestão - Biblioteconomia

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TGA – diferentes formas de conceber esses processos

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Processos de administração

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Funções em unidades de informação

Maciel, A. C.; Mendonça, M. A. R. Bibliotecas como organizações. Rio de Janeiro: Interciência, 2000

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Ênfase da nossa disciplina (BIB03017): administração dos RECURSOS

9

Esquema de relacionamento entre funções unidades e sistemas de informação, processos gerenciais e recursos

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Problema!

Vocês conhecem os processos, técnicas e

atividades relacionadas com essas funções?

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Dilema!

Falar de recursos sem saber das funções em unidades e sistemas de informação

Falar das funções sem saber de recursos

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Só nós enfrentamos esse problema?

Todos (ou quase todos) os administradores são formados sem saber exatamente o que irão gerenciar

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Plano de ensino: sumula e objetivos

Sumula: administração de recursos humanos, financeiros e materiais

em sistemas de informação Objetivos:

proporcionar conhecimentos básicos sobre processos de administração para gestão dos recursos existentes nas diferentes organizações;

introduzir os alunos no estudo da Administração de recursos, mostrando a aplicação e suas funções básicas às Ciências da Informação;

apresentar as novas tendências gerenciais e perfis dos profissionais;

desenvolver nos alunos suficiente juízo crítico para permitir melhores opções futuras quanto à abordagem mais adequada ao tratamento de problemas administrativos.

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Plano de ensino: competências

Compreensão do processos de administração aplicados à gestão de recursos em sistemas de informação;

Capacidade de elaborar, discutir e propor questões sobre os conteúdos tratados na disciplina.

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Plano de ensino:enumeração dos conteúdos

Conteúdo 1 – Apresentação da disciplina e de seus conteúdos; conceitos introdutórios de administração e de seus processos; concepções e conceitos de gestão de pessoas.

Conteúdo 2 – Processo de planejar: revisão de aspectos fundamentais.

Conteúdo 3 – Processo de organizar: estrutura organizacional; projeto de trabalho; administração de recursos financeiros e materiais.

Conteúdo 4 – Processo de dirigir: motivação; liderança; comunicação.

 Conteúdo 5 – Processo de controlar

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Plano de ensino: mapa dos conteúdos

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18

Plano de ensino: cronograma

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Plano de ensino: experiências de aprendizagem

Compreender os assuntos tratados em aula por intermédio de leituras, discussões, exercícios e elaboração de trabalhos.

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Plano de ensino : Procedimentos de avaliação: participação nos trabalhos e em aula Participação em aula e entrega das

atividades solicitadas em relação às leituras Análise dos conceitos tratados aplicados à

realidade de unidades de informação Proposta de questões para discussão

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- Organizem-se em grupos de até quatro pessoas- Escolham uma unidade de informação que será objeto do trabalho. O trabalho se constituíra nas seguintes

partes:

1 Identificação da unidade da informação1.1 Missão da organização1.2 Objetivos1.3 Setor de atuação e características gerais da comunidade atendida1.4 Produtos e serviços que a unidade de informação oferece para realizar a missão2 Projeto organizacional

2.1 Enumeração das atividades desenvolvidasObservação: elaborar um fluxograma para uma das atividades2.2 Combinação das tarefas por setor (departamentalização)Observação: elaborar um organograma funcional2.3 Descrição dos mecanismos de coordenação de atividades realizadas em diferentes setores2.4 Identificação dos mecanismos de monitoração de desempenho3 Projeto de trabalhoEscolha um funcionário e descreva todas as suas atividades no setor, bem como seu perfil em termos de

habilidades e qualificações. Posteriormente, caracterize as atividades realizadas por este mesmo funcionário

4 Instrumentos de avaliação de desempenho

Descreva possíveis instrumentos de que possam ser utilizados para avaliar o desempenho da unidade de informação

Plano de ensino : Procedimentos de avaliação: trabalho final (orientações no Moodle)

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Pontos fundamentais da disciplina

Solução: convergência Problema: divergência

Perguntas para a análise dos recursos existentes

Quais são os recursos necessários para o funcionamento de uma determinada unidade/sistema de informação?

OU A quantidade de recursos existentes é

compatível com o volume de atividades realizadas pela organização?

A qualidade dos recursos disponíveis possibilita que os produtos e serviços satisfaçam as necessidades da comunidade a ser atendida ?

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A luz e a sombra das organizações

Aspectos analisados

mais exaustivament

e durante o semestre

Aspectos que os alunos

desenvolveram no trabalho

final

MOSCOVICI, F. Renascença organizacional. Rio de Janeiro: J. Olympio, 1995.

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Conceitos introdutórios de administração e de seus processos

CONTEÚDO 1

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Organizações

O que é uma Organização? Coordenação racional das atividades de

algumas pessoas que procuram chegar a algum objetivo comum e explícito

Ações organizacionais idealmente orientadas para a solução de problemas

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Definições de Administração

“É o ato de trabalhar com e através das pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus membros” (MONTANA, 1999)

“Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz”. (CHIAVENATO, 1999)

“A administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos organizacionais previamente estabelecidos” (STONER, 1994)

Ênfase nos aspectos humanos

Ênfase na competênci

a e desempenh

oÊnfase

integrada nos

resultados e recursos como um todo (não somente

humanos)

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Definição holística de administração para a disciplina

“A administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos previamente estabelecidos, tanto da organização quanto de seus membros, de maneira eficiente e eficaz” (STONER, 1994; MONTANA, 1999; CHIAVENATO, 1999)

29

Conceitos inerentes à competência e desempenho da administração

Mesmo prefixo mas significados bem distintos

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Eficiência e Eficácia: definições

Virtude de produzir determinado efeito

Segurança de um bom resultado

Fazer a coisa certa Relaciona-se com os

resultados: um sistema de informação é eficaz quando fornece aos usuários a informação de que necessitam, com a rapidez e precisão desejadas FIM

Característica de quem ou do que cumpre as suas obrigações e funções quanto a normas e padrões

Os resultados obtidos estão à altura dos recursos disponíveis

Fazer certo as coisas Relaciona-se ao processo: um

sistema de informação é eficiente quando seus procedimentos são corretos MEIOS

Eficácia Eficiência

STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

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Eficiência e Eficácia: comparação

Fazer as coisas necessárias; Preocupar-se com os fins; Enfatizar objetivos e

resultados; Atingir alvos e objetivos; Saber e conhecer; Ganhar a partida de

futebol; Ganhar a guerra; Agregar valor e riqueza à

organização.

Fazer corretamente e bem as coisas;

Preocupar-se com os meios;

Enfatizar métodos e procedimentos;

Cumprir os regulamentos internos;

Treinar e aprender; Saber batalhar; Ser pontual no trabalho.

EFICÁCIA EFICIÊNCIA

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Reflexão sobre competência e desempenho da administração

Reavalie seus métodos. Descubra um jeito melhor de fazer as

coisas. Isto poderá gerar economia de tempo,

material, equipamento e poderá traduzir-se em um diferencial em sua carreira ou empresa.

Faça certo e da maneira certa. Não fique preso somente ao fazer, mas fazer da melhor maneira possível.

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O Administrador

Responsável pelo desempenho de uma ou mais pessoas.

Obtém resultados através de sua organização e das pessoas com quem trabalha.

Pessoas: funcionários, trabalhadores, colaboradores, parceiros, empreendedores internos.

Responsabilidade básica: ajudar a organização a atingir elevado desempenho através das pessoas e da utilização dos recursos organizacionais.

Dá a direção e rumo da organização.

34

35

Perfil do Administrador

Formação humanística e visão global que o habilite a compreender os meios social, econômico, político e cultural onde está inserido e a tomar decisão em um mundo diversificado e interdependente.

Formação técnica e científica para atuar na administração das organizações, além de desenvolver atividades específicas da prática profissional.

Internalização de valores e de responsabilidade social, justiça e ética profissional.

Competência para empreender ações, analisando criticamente as organizações, antecipando e promovendo suas transformações.

Compreensão da necessidade do contínuo aperfeiçoamento profissional e do desenvolvimento da autoconfiança.

Atuação de forma interdisciplinar.

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Administradores e trabalhadores: Ontem X Hoje

PASSADO   DO TERCEIRO MILÊNIO  

Aprendiam quando alguém lhes ensinava  

Procuram deliberadamente aprender  

Achavam que o aprendizado ocorria principalmente na sala de aula  

Reconhecem o poder do aprendizado decorrente da experiência de trabalho  

Responsabilizavam o chefe pela carreira

Sentem-se responsáveis pela sua própria carreira  

Não eram considerados responsáveis pelo próprio desenvolvimento  

Assumem a responsabilidade pelo seu próprio desenvolvimento  

Acreditavam que sua educação estava completa ou só precisava de pequenas reciclagens  

Encaram a educação como uma atividade permanente para a vida toda  

Não percebiam a ligação entre o que aprendiam e os resultados profissionais  

Percebem como o aprendizado afeta os negócios  

Deixavam o aprendizado a cargo da instituição  

Decidem intencionalmente o que aprender  

Fonte: Wick & León (1997)

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Papéis do administrador de Mintzberg

Papel: padrão de comportamento que se espera de alguém dentro de uma unidade funcional (ou setor da organização). Assim, os papéis são inerentes às funções

Os papéis são divididos em três categorias: Interpessoal Informacional decisório.

STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

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Papéis do administrador de Mintzberg (cont.)

Papel Descrição

Interpessoais Representam as relações com outras pessoas e estão relacionados com habilidades humanas. Interação do administrador com as pessoas e a influência em relação aos subordinados.

Informacionais Descrevem as atividades para manter e desenvolver uma rede de informações. Mostra como o administrador processa e troca a informação.

Decisórios Envolvem todos os eventos e situações em que o administrador deve fazer uma escolha ou opção. Requer tanto habilidades humanas quanto conceituais. Mostra que o administrador utiliza a informação para tomar decisões.

CHIAVENATO

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O profissional da informação como administrador

“(...) o processo de administração de uma biblioteca no contexto mutuante e economicamente instável exige do bibliotecário conhecimentos e habilidades diversas.” (p. 41)

“(...) a nenhum profissional bibliotecário, atuando em qualquer nível da organização, é permitido ignorar as questões e os problemas de ordem gerencial.” (p. 42)

MACIEL, A. C.; MENDONÇA, M. A. R. Bibliotecas como organizações. Rio de Janeiro: Interciência, 2000.

40Processos de administração

41

Processos de administração

42

Revendo nossa definição holística de administração para a disciplina

“A administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos previamente estabelecidos, tanto da organização quanto de seus membros, de maneira eficiente e eficaz” (STONER, 1994; MONTANA, 1999; CHIAVENATO, 1999)

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Processos de administração 1 : Planejar

"(...) significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites. São os planos que dão à organização seus objetivos e que definem o melhor procedimento para alcançá-los."

Os planos dão as linhas mestras pelas quais: a organização obtém e aplica os recursos necessários ao

alcance de seus objetivos; os membros da organização realizam atividades

consistentes com os objetivos e procedimentos escolhidos;

o resultado e o desempenho é monitorado e medido, de modo que possam ser feitos os devidos ajustes para o alcance dos objetivos pretendidos.

STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

(1)Planejar

(2)Organiza

r

(4)Controla

r

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Processos de administração 2 : Organizar

É o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização de modo que eles possam alcançar os objetivos da mesma.

Os administradores devem adequar a estrutura da organização aos seus objetivos e recursos, um processo chamado de projeto organizacional.

Organizar uma linha de produção de roupas é diferente de organizar uma equipe de desenvolvimento de software. A organização do trabalho deverá corresponder às peculiaridades específicas dos objetivos e das características de trabalho.

A organização pode ser entendida como uma correlação de deveres ou funções para a consecução de objetivos específicos.

(2)Organiza

r

STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.LUPORINI, Carlos Eduardo M. Sistemas Administrativos: uma moderna abordagem de O&M. São Paulo: Atlas, 1985.

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Processos de administração 3: Dirigir

Processo de guiar as atividades dos membros da organização em função dos rumos desejados

Interpretar os planos organizacionais para as pessoas e proporcionar a orientação necessária sobre executá-los e garantir o alcance dos objetivos

CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.

(3)Dirigir

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Processos de administração 4:Controlar (ou Avaliar)

Significa que o administrador deve se certificar de que os atos dos membros da organização levam-na de fato em direção aos objetivos estabelecidos.

(4)Controla

r

STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

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Processos de administração 4:Controlar (cont.)

O processos de controle é constituído dos seguintes elementos: estabelecer padrões de desempenho; medir o desempenho atual; comparar esse desempenho com os padrões

estabelecidos caso sejam detectados desvios, executar ações

corretivas. O controle possibilita os meios para que o

administrar se mantenha no caminho escolhido.

(4)Controla

r

STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

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A integração dos processos de administração às atividades UI

Os processos de administração devem estar presentes no desenvolvimento de TODAS as atividades de uma unidade de informação!

Todavia, muitos profissionais, envolvidos nas tarefas de rotina, executam procedimentos de forma desordenada, com base naquilo que consideram as necessidades mais prementes, e os processos de administração parecem constituir uma simples peça teórica na formação dos profissionais de informação.

49

Diagnóstico dos processos BÁSICOS de administração de uma UI As atividades e os recursos da UI se

desenvolvem de modo planejado? As atividades são realizadas de forma

organizada de acordo com políticas e planos claramente definidos?

A equipe de trabalho realiza suas atividades de forma compatível com as competências identificadas e claramente definidas pela administração da UI?

O desempenho da UI é acompanhado e medido pelo administrador e equipe de trabalho?

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Concepções e conceitos de gestão de recursos humanos

Diferentes denominações e suas conotações

Administração de Recursos Humanos (ARH) Administração Estratégica de Recursos Humanos (AERH) Gestão de Pessoas (GP)

Fases evolutivas da gestão de pessoal - características das fases, segundo Tosen

CONTÁBIL (antes de 1930)

Trabalhadores eram vistos como vendedores da sua força de trabalho.

LEGAL (de 1930 a 1950)

Surge a CLT e trabalhadores possuem lei própria.

TECNICISTA (de 1950 a 1965)

RH passa a ter Status de gerência, operacionalizando serviços como: treinamento e seleção, cargos e salários, higiene e segurança do trabalho, benefícios, outros.

ADMINISTRATIVA(de 1965 a 1985)

Cargo passa a ser RECURSOS HUMANOS (fase sindicalista)

ESTRATÉGICA(1985 à atual)

Introdução dos primeiros programas de planejamento estratégico de RH, atrelados ao planejamento estratégico das organizações. Passa ao nível de diretoria.

53Administração de Recursos Humanos (ARH)

Administração de Recursos Humanos

As pessoas dependem do seu trabalho para a sua realização pessoal e profissional e a organização depende direta e irremediavelmente das pessoas para poder operar, produzir seus bens e serviços e atender seus clientes.

Relação de MÚTUA dependência

Estilos de administração e concepção de homem: tradicional (1) Paradigma burocrático-mecanicista: ênfase

nas tarefas e na estrutura. Organização percebida como “máquina”. Administração rígida e autocrática. As pessoas são preguiçosas por natureza e

são motivadas exclusivamente por recompensas materiais.

As pessoas não querem responsabilidades e preferem ser dirigidas e dependentes.

Estilos de administração e concepção de homem: tradicional (2) Por sua natureza intrínseca, o ser

humano é resistente à mudança. As atividades devem ser padronizadas e

as pessoas devem ser persuadidas, controladas, recompensadas e coagidas para cumprir seu papel.

Estilos de administração e concepção de homem: flexível (1)

A preocupação desloca-se da estrutura para os processos, bem como para as dinâmicas organizacionais.

Estilo aberto, flexível e participativo, que dá oportunidades de crescimento individual.

Descentralização e participação nas decisões Delegação de responsabilidades. Enriquecimento do cargo, substituindo a

especialização estrita pela ampliação de tarefas e responsabilidades.

Estilos de administração e concepção de homem: flexível (2)

O trabalho pode ser um fonte de prazer para o ser humano

O homem tem motivação, potencial de desenvolvimento e capacidade de assumir responsabilidades;

As experiências negativas podem causar falta de ambição, fuga à responsabilidade e preocupação excessiva com segurança

Estilos de administração e concepção de homem: flexível (3)

A criatividade é uma fonte de solução para os problemas organizacionais

As pessoas podem atingir objetivos pessoais ao mesmo tempo que perseguem os objetivos organizacionais.

60

Principal vantagem competitiva das organizações

Por muito tempo pensou-se que o maior obstáculo ao desenvolvimento fosse o capital e não a força de trabalho.

São as pessoas que:

Produzem Vendem Servem ao cliente Tomam decisões Lideram Motivam Comunicam Supervisionam Gerenciam Geram e fortalecem a inovação

62Administração Estratégica de Recursos Humanos

Administração Estratégica de Recursos Humanos (AERH)

Entende-se AERH a gestão que privilegia como objetivo fundamental a: otimização dos resultados finais da

empresa qualidade dos talentos que a compõem.

Motivos da transformação de ARH para AERH (1)

Globalização dos mercados Internacionalização da economia Competitividade das empresas

multinacionais A revolução da Qualidade Total Forma de vida virtual no século XXI Maior velocidade e quantidade de

informações

Pessoas: recursos ou parceiros?

Pessoas como recursos Pessoas como parceirosEmpregados isolados nos cargos Colaboradores agrupados em equipes

Horário rigidamente estabelecido Metas negociadas e compartilhadas

Preocupação com normas, regras Preocupação com resultados

Subordinação ao chefe Atendimento e satisfação do cliente

Fidelidade à organização Vinculação à missão e à visão

Dependência da chefia Interdependência entre colegas, equipes

Alienação em relação à organização Participação e comprometimento

Ênfase na especialização Ênfase na ética e na responsabilidade

Executores de tarefas Fornecedores de atividades

Ênfase nas destrezas manuais Ênfase no conhecimento

Mão-de-obra Inteligência e talento

66 Gestão de Pessoas

Gestão de Pessoas

Organizações são conjuntos de pessoas e para as pessoas

3 aspectos fundamentais para a Gestão de Pessoas

As pessoas são vistas como: seres humanos, possuem personalidade própria,

são diferentes entre si, têm histórias de vida e habilidades diferentes.

elementos impulsionadores da organização, capazes de dotá-la de inteligência. São elas que fazem com que a empresa mude, concorra, dinamize sua estrutura e contexto.

parceiros da organização: investem seus esforços, talentos, dedicação, responsabilidade e comprometimento na expectativa de receber retorno (profissional, financeiro e pessoal).

Ter atenção

com

•Problemas•Preocupações•Necessidades

dos colaboradores

Atividades Principais:

• ouvir• responder• encontrar maneiras de dotar os colaboradores

com os recursos que atendam a suas demandas variáveis

• ajudar a manter o contrato psicológico entre os colaboradores e a empresa

Administração da contribuição dos trabalhadores

70

Paradoxos inerentes aos múltiplos papéis do gestor de pessoas

Parceiro estratégico versus defensor dos Funcionários

Novas práticas em recursos humanos

Qualidade de vida no trabalho Educação corporativa Responsabilidade sócio-ambiental Espiritualidade nas organizações Diversidade Remuneração por competências e

habilidades Organizações que aprendem

Referências

CHIAVENATO, I. Recursos Humanos. São Paulo: Atlas, 1994. ______. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos

humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1999. COSTA, S. Tendências em Recursos Humanos. Disponível em:

www.fadepe.com.br/restrito/conteudo_pos/8_gestaopessoas_tendencias_recursos_humanos.ppt. Acesso em: abr. 2008.

RIBEIRO, A. L. Gestão de Pessoas. São Paulo: Saraiva, 2006. VASCONCELOS, O. Recursos Humanos. Disponível em:

www.sobral.ce.gov.br/sec/d_eco/telecentro/downloads/rh.ppt. Acesso em: abr. 2008.

VIEIRA, E. Recursos Humanos: uma abordagem interativa. SãoPaulo: CEDAS, 1994.