administração financeira no controle de estoque em vendas. · a administração financeira...
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
Administração Financeira no Controle de Estoque em Vendas.
Orientador Professor Nilson
Aluno Mauro da Silva Bernardino
Rio de Janeiro
2008
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
Administração Financeira no Controle de Estoque em Vendas.
OBJETIVO: Trata-se do processo de tomada de decisões da administração financeira nas informações de gestão de estoque que subsidiam informações úteis nos processos decisórios de curto e longo prazo, que possibilitam a identificação dos produtos mais significativos em vendas.
Curso: Finanças e Gestão Corporativa
Aluno: Mauro da Silva Bernardino
Matrícula: K205474
Turma: K084
Campus: Centro (K)
Rio de Janeiro
2008
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AGRADECIMENTOS
A Deus.
Ao corpo docente do Instituto “A Vez do Mestre”
e amiga Ana Cristina Moura, direta e
indiretamente, contribuíram para a confecção
desse trabalho acadêmico de conclusão de
curso.
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DEDICATÓRIA
Dedico esse trabalho a minha família que muito
auxiliou e estimulou-me em meus estudos e na
minha profissão.
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RESUMO
O controle de estoque é uma das partes do Planejamento e Controle
da Produção mais negligenciadas nas pequenas e médias empresas. Essa
monografia visa apresentar o resultado do trabalho de criação de um modelo
de gerenciamento de estoques para uma empresa voltada para vendas
externas. O desafio apresentado é criar um modelo fácil de manter e que
deixe nas mãos dos responsáveis pela manutenção algum poder de decisão,
pois um grande problema que assola diversas empresas dos mais variados
tamanhos é a má avaliação dos níveis de estocagem, que por fim, resulta em
perda de eficiência com agravantes em redução da competitividade e possíveis
problemas financeiros. A decisão dos níveis de estocagem deve ser
estratégica e não depender de apenas um fator casual. Os dois extremos são
ruins para organização, ou seja, com níveis de estocagem acima dos
considerados normais, a organização possui um custo de estocagem maior, e
com níveis menores podem ocorrer faltas de produtos para entrega aos
clientes, resultando assim em perda na participação de mercado. É
fundamental buscar desenhar alguns cenários para auxiliar na avaliação, e este
processo realmente não é fácil, pois depende da análise de muitas variáveis.
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METODOLOGIA
A metodologia utilizada destina-se a apoiar administradores, a
estabelecerem, os níveis de estoque e sua localização sendo, ou não, apenas
uma parte do problema de controle de estoque, mas concomitantemente deve
ser verificado, o índice de giro de estoque, para ser exeqüível angariar
possíveis benefícios com fornecedores, ou solicitando descontos para
pagamentos a vista, se houver disponibilidade financeira. Então tendo a
questão: como saber quais produtos possuem maior giro no meu estoque?.
Sendo esta, uma questão crítica em balancear os custos de manter e de pedir
estoque, porque esses custos têm comportamento conflitante. Através de um
planejamento teórico, utilizando, através de pesquisas bibliográficas, apoio,
conhecimentos e referências para a solução do problema através de
documentos, livros, revistas, etc. Esclarecendo, como absorver informações
do cotidiano empresarial na área de estoque, para um estudo científico,
aprofundamento acadêmico, motivar e trilhar melhor o aperfeiçoamento
profissional.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I – ADMINISTRAÇÃO 11
CAPÍTULO II – ESTOQUE 20
CAPÍTULO III - CAUSAS DA ACUMULAÇÃO DE ESTOQUES 32
CONCLUSÃO 46
BIBLIOGRAFIA 48
ANEXOS 50
ÍNDICE 51
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INTRODUÇÃO
Estoque é definido como sendo a quantificação de qualquer item ou
recurso usado em uma organização. Um sistema de estoque é o conjunto de
políticas e controles que monitora os níveis de produtos armazenados e
determina quais níveis deveriam ser mantidos, quando o estoque deveria ser
reposto e o tamanho dos pedidos (DAVIS, 2002).
A gestão de estoques no varejo brasileiro foi, durante muito tempo,
relegada a um segundo plano nas preocupações dos gestores das empresas
varejistas. Antes da época inflacionária, em virtude da quase inexistência de
grandes redes varejistas e, portanto, pouquíssima competição, a maioria das
lojas era gerenciada por seus proprietários e estes executavam a gestão de
seus negócios utilizando sua experiência prática. Faziam reposição de
mercadorias ou compra dos itens “da moda” quando visitados por
representantes dos fornecedores, definindo quantidades a comprar de maneira
empírica (SUCUPIRA, 2003).
Quando a economia brasileira era governada por inflações
altíssimas, a gestão eficiente de estoques era substituída pela máxima “quanto
mais melhor”, pois a manutenção do item armazenado era certeza de que o
dinheiro investido seria valorizado. Hoje, essa realidade está muito diferente,
e manter níveis de estoques desnecessários significa empatar capital que
poderia, e deveria, estar sendo investido em melhorias na empresa ou em
atividades que agregassem valor ao produto comercializado.
Atualmente poucas empresas de médio e pequeno porte possuem
uma política de planejamento e controle de armazenamento. Muitas ainda
funcionam empiricamente ou baseadas em experiências de empresas que
possuem outra realidade.
Esta monografia baseia-se em um modelo de gerenciamento de
estoques para vendas externas diretamente ao cliente consumidor. Trata-se
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de uma variação do modelo de Ponto de Pedido adequado a realidade do
consumidor.
Os estoques costumam manter uma participação significativa no total
dos investimentos ativos da maior parte das empresas industriais e comerciais.
Na realidade, por demandarem vultuosos volumes de recursos (imobilizados)
aplicados em itens de baixa liquidez, devem as empresas promover uma rápida
rotação em seus estoques como forma de elevar a sua rentabilidade e
contribuir para a manutenção de sua liquidez. No entanto, este objetivo requer
atenções mais amplas, principalmente ao se procurar evitar que se
estabeleçam volumes insuficientes para o atendimento das vendas. Não se
deve nunca desprezar a necessidade de manter volumes adicionais em
estoque (estoques de segurança), como forma de atender a certos imprevistos,
geralmente não controláveis, na curva da demanda.
Neste posicionamento da administração dos estoques, grande
ênfase deve ser atribuída à fixação de políticas de compras e critérios de
controles, e também a análise desses ativos como reflexo de uma decisão
financeira de investimento. Evidentemente, não vamos esmiuçar todos esses
aspectos de administração de estoque. Mas vamos deixá-los mais claros para
que se possa identificá-los e perceber que como administrar todos os controles
exigidos de forma muito mais simples.
Como demonstraremos, nos capítulos a seguir, a estratégia da
empresa para planos futuros baseados na administração financeira com o
objetivos de curto prazo e como dispor dos recursos monetários de forma
suficiente em ciclo único, proporcionando lucros em situações de escassez de
oferta no mercado, presentes no Capítulo I e no Capítulo II, encontraremos a
avaliação decorrente de uma administração de estoque em projeção
equilibrada na relação entre percentual, estoques existentes, escassez e
excessivos itens, para compreendermos uma composição de viabilidade de
venda, balanço, produção e manutenção de preços frente aos investimentos e
alterações monetárias da empresa.
Por seguinte, enfocaremos no Capítulo III, uma política de estoques
deliberadamente formulada, pela administração da empresa, em suas
exigências superiores as demandas imediatas, constantes, em relação as
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manutenções de custos de mão-de-obra, redução da produção, admissão de
novos elementos e nas oscilações do método de produção, para se obter níveis
de produção mensal constante e adequado aos atendimentos das
necessidades da empresa pelo resto do ano.
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CAPÍTULO I
ADMINISTRAÇÃO
1.1 Administração Financeira
A administração financeira compreende a função dupla de
planejamento e controle. Constitui importante instrumento do processo
de formulação das políticas operacionais da empresa. Na execução de
suas tarefas, o administrador financeiro utiliza como ponto de partida os
demonstrativos elaborados pelo contador ou contadores da firma. O
diagnóstico resultante da análise desses demonstrativos deverá procurar
revelar as razões, favoráveis ou não, do desempenho passado da
empresa. Enquanto o balanço fornece uma visão dos recursos (ativos)
e compromissos (passivos) da firma, os demonstrativos de lucros e
perdas indicam a rentabilidade das operações de exercícios passados.
Á análise do desempenho passado da firma segue-se a
interpretação de sua situação atual. A principal questão, neste caso, é
a seguinte: qual a situação atual da companhia e como se compara com
as demais empresas de tamanho equivalente, na mesma indústria e
operando no mesmo mercado? Esta interpretação é, simultaneamente,
absoluta e relativa. É absoluta no sentido de procurar determinar a
solidez, ou não, da atual posição financeira da firma. A interpretação
destina-se também a mostrar sob que aspectos a firma pode ser
comparada, em termos favoráveis ou desfavoráveis, a suas
concorrentes, bem como em que medida isto ocorre. O principal
aspecto da administração financeira é a formulação da estratégia da
empresa, determinando-se o uso mais adequado dos fundos à
disposição da empresa no momento e procedendo-se à escolha da fonte
mais apropriada de recursos adicionais de que o empreendimento
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necessitará no futuro. A análise e a interpretação dos demonstrativos
financeiros constituem as bases da formulação dos planos futuros da
empresa. Ao preparar a estimativa das necessidades financeiras da
firma para os meses ou anos seguintes, o administrador financeiro
deverá trabalhar em contato direto com os diferentes chefes de
departamentos, tanto em termos individuais como coletivos. Este
processo deverá compreender um “feedback” administrativo. Em
primeiro lugar, é necessário colocar em termos monetários o volume de
atividade previsto para cada departamento. Pela comparação das
entradas mensais de caixa projetadas com as previstas para cada mês
— valendo-se da projeção do movimento de caixa — o administrador
poderá estimar o provável excesso ou escassez de fundos em qualquer
mês em que se considere. Em seguida, deverá avaliar as várias
alternativas para eliminar a defasagem entre entradas e saídas de
fundos. Um conjunto de alternativas poderá ser apresentado, graças a
uma combinação de qualquer dos seguintes elementos: volume de
estoques, prazos de créditos concedidos por fornecedores e dos
concedidos a clientes ou o volume do saldo mínimo de caixa da firma.
Outra alternativa consiste em obter empréstimo de uma instituição
financeira.
Ocasionalmente, uma firma poderá considerar a necessidade
de aumentar suas instalações físicas de operação, ou seja, edifícios,
máquinas e equipamentos. No caso de máquinas e equipamentos, o
administrador financeiro trabalhará com projetos de investimento cuja
vida útil estimada é de três a dez ou mais anos. São investimentos que
envolvem financiamento a médio prazo. Os edifícios apresentam
perspectivas de vida útil bem mais prolongada, até mesmo de várias
décadas. Tais investimentos são financiados por títulos a longo prazo:
ações, “bonds” ou debêntures. Esses instrumentos de crédito são
algumas vezes utilizados também no processo de obtenção de fundos a
médio prazo.
A aprovação final, modificação ou rejeição definitiva do plano
ou dos planos apresentados pelo administrador financeiro cabem ao
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presidente da empresa. É da competência dêste a decisão final, que é
tomada com ou sem a aprovação da diretoria. A tomada de decisões
com ou sem a aprovação da diretoria depende do alcance das propostas
e da autoridade atribuída pela própria diretoria ao presidente. Em
qualquer caso, para que sua ação seja eficaz, a alta administração deve
ser competente em assuntos financeiros.
A análise efetuada pelo administrador financeiro serve ainda
como valiosíssimo meio de comunicação entre os vários departamentos.
Proporciona um denominador comum (moeda) e um padrão uniforme de
medida (custo dos fundos e rendimento). Além disso, a análise
financeira fornece à alta administração um instrumento de avaliação de
desempenhos passados e dos planos futuros.
1.2. Objetivos do Administrador Financeiro
O objetivo da empresa é a maximização da riqueza nela
aplicada pelos seus proprietários. Na maioria dos casos, esta meta
pode ser alcançada pela adoção de uma política de maximização de
lucros. Entretanto, as decisões alternativas referentes à produção,
volume e preços desta, podem envolver resultados potenciais com riscos
variáveis. A alternativa que prometer lucros máximos poderá não
conduzir à maximização da riqueza, se os resultados não
corresponderem às expectativas. Como uma das funções do
administrador financeiro compreende o planejamento da alocação de
fundos, cabe-lhe avaliar não apenas a taxa de lucro previsto,
correspondente aos usos alternativos de recursos nas diferentes
divisões operacionais da firma, mas, também, estimar as probabilidades
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relativas de detenção do lucro previsto. Este problema será analisado
mais detalhadamente em capítulos posteriores.
Outro objetivo básico, particularmente relacionado às
operações a curto prazo da firma, diz respeito à manutenção de
adequado grau de liquidez. A empresa precisa dispor de recursos
monetários suficientes para pagar salários e honorários, cumprir suas
obrigações para com, fornecedores de bens e serviços, de conformidade
com os termos da compra, e pagar, nas épocas determinadas, os
impostos devidos. A firma pode possuir ativos de valor bastante
superior a esses passivos. Mas, se os ativos consistirem em prédios,
máquinas e equipamentos, a firma será “solvente”, ou seja, disporá de
ativos que excedem, em valor, o total de seus compromissos em relação
aos credores — mas “não liquida”, visto não ter possibilidades de pagar
suas dívidas a curto prazo na ocasião apropriada.
1.2.1. Maximização do Lucro
Um dos enfoques fundamentais baseia-se no conceito de ciclo
único. Segundo esta abordagem, a política da firma referente a lucros e
preços é analisada apenas em relação ao ciclo de vendas mais imediato,
ou seja, estudam-se as condições da empresa no ciclo ou período
presente de vendas. Neste caso, a alta administração procura obter um
lucro máximo, em função das condições correntes de mercado, sendo
mínima, senão nula, a preocupação com o período subseqüente. Tal
situação predomina, por exemplo, no caso dos produtores de artigos
baratos de vestuário, como roupas de baixo e no dos atacadistas de
frutas e legumes frescos.
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A segunda abordagem poderia ser denominada política de
lucros e preços decrescentes. O produto analisado é inicialmente
vendido a um preço máximo em mercado limitado. A seguir, o preço vai
sendo reduzido, com o objetivo de englobar progressivamente um
segmento maior do mercado. Um exemplo evidente desta técnica é a
indústria cinematográfica. Um filme que espera conseguir sucesso será
apresentado inicialmente em pequeno número de casas de espetáculo,
cobrando-se entrada relativamente alta. Após essa exibição especial
por vários meses, o filme será liberado para os cinemas de primeira
classe a preços ainda elevados. Finalmente, um ou dois anos depois
de sua estréia, estará sendo apresentado a preços normais em todos os
cinemas. A publicação de obras de escritores renomados é inicialmente
feita em edições encadernadas, sendo em seguida apresentada em
brochuras a preços bastante inferiores ao original.
A terceira abordagem exige penetração máxima no mercado a
preços que proporcionem uma taxa uniforme e prefixada de lucro, 10%
por exemplo. Ao fixar essa taxa de lucro, a alta administração deseja
conseguir para a firma uma participação no mercado que se estenda por
toda uma série de ciclos de vendas e não apenas para o período
analisado.
A firma é constituída para proporcionar lucros aos seus
acionistas — mais exatamente aos portadores de suas: ações ordinárias.
Assim sendo, o melhor objetivo de rentabilidade que pode ser escolhido
pela direção da empresa é a maximização, a longo prazo, dos lucros dos
portadores de suas ações ordinárias. A política de maximização dos
lucros a curto prazo pode provocar nos clientes uma reação capaz de
prejudicar a existência da empresa a longo prazo. A busca de preços
em situações de escassez de oferta, por exemplo, deverá ser mais
indicada para conseguir mantos clientes até que esse período termine.
Uma política visando o máximo preço possível no mercado poderá
proporcionar lucros vultosos a curto prazo, mas provocar, ao final, uma
redução do volume de vendas.
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1.2.2. Custo Explícito e Implícito de Fundos
Sendo um recurso escasso, o capital empregado na empresa
possui um valor econômico. No mercado, esse valor é expresso pelo
pagamento de juros. No caso de fundos obtidos por empréstimo, a taxa
de juros estabelecida representa o custo explícito do capital. A prática
contábil leva em conta tal custo, reconhecido pela legislação fiscal como
despesa passível de dedução no cálculo do rendimento (lucro) tributável
da empresa.
Mas, que dizer do custo do capital investido pelos proprietários
da firma ou acionistas? As autoridades fiscais não permitem a dedução
desse montante do rendimento total da firma. Portanto, segundo as
normas fixadas pelo “Internal Revenue Service”, o contador não deduz o
custo do capital dos proprietários da empresa (capital próprio).
Do ponto de vista da firma, como contribuinte, esse
procedimento é lógico. Suponhamos, por exemplo, que a empresa
obtenha uma receita total de $500.000, sendo suas despesas totais, com
exclusão do custo do capital próprio, de $350.000. Seu lucro é, portanto,
de $150.000. Admitamos ainda que os proprietários tenham investido
$500.000, que poderiam ter rendido 6% num investimento de risco
relativamente pequeno. Se o contador lançasse os 6% ou $30. 000
como despesa, o lucro total da empresa seria tão-somente de $120.000.
Entretanto, o rendimento tributável da firma seria de $120.000 (lucro) +
$30.000 = $150.000. As autoridades fiscais não fazem distinção alguma
entre “lucro” e “juros”, para efeito de pagamento de imposto, pois êste é
tributo lançado sobre rendimentos e não sobre o lucro econômico.
O administrador financeiro interessa-se pelo lucro da firma.
Além dos custos explícitos, leva em conta todos os custos implícitos em
que a firma incorre ao aplicar os fatores de produção. Os custos
implícitos incluem, por exemplo, o valor de mercado dos serviços
prestados pelo proprietário de uma firma individual ou pelos sócios, no
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caso de uma sociedade de pessoas, o valor correspondente ao aluguel
dos prédios ou equipamentos pertencentes aos proprietários ou sócios
da empresa e os juros que poderiam ser obtidos sobre os recursos
monetários aplicados na empresa por seus proprietários.
A importância dos custos implícitos evidencia-se
imediatamente ao se considerar a venda de uma empresa.
Suponhamos que duas firmas do mesmo ramo apresentem cada uma, no
encerramento do exercício, um volume de vendas igual a $1.000.000.
O lucro da firma A antes do pagamento de impostos é de $60.000, ao
passo que o da firma B é de $90.000. A firma A é uma sociedade
anônima, aluga suas instalações por $20.000 anuais e o seu presidente
recebe honorários no total de $15.000 por ano. Os dois itens
mencionados, aluguel e honorários, são despesas dedutíveis para efeito
de imposto lançadas pelo contador, portanto, como custos explícitos. A
nossa hipótese seguinte é a de que a empresa B é uma firma individual.
Seu proprietário retira $15.000 como remuneração; pertence-lhe o
imóvel em que a firma opera e as respectivas instalações têm um valor
locativo de $20.000. Neste caso, o contador lançará somente a
depreciação da propriedade, os impostos municipais, custos de
manutenção, seguros, e se a propriedade estiver hipotecada, as
prestações de juros. Suponhamos que todos esses itens totalizem
$10.000. Nesta hipótese, o lucro de $90.000 da firma B omite custos
implícitos de $15.000, retirados por seu proprietário a titulo de
remuneração e $20.000, valor locativo líquido da propriedade. Se
esses dois itens forem subtrai dos do lucro contábil de $90.000, ficará
comprovado que a firma B obteve lucros inferiores aos da firma A, sendo
a diferença de $5.000.
Afora a circunstância especial de venda ou fusão, a
determinação do lucro da empresa como elemento distinto de seu
rendimento, desempenha importante papel em questões administrativas
relacionadas com: a rentabilidade da empresa comparada com a de
concorrentes de proporção aproximadamente iguais, a rentabilidade
relativa dos vários produtos fabricados ou distribuídos, a conveniência
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ou não do acréscimo de um novo produto ou da descontinuidade da
fabricação de produtos já existentes.
1.2.3 Liquidez versus Rentabilidade
O administrador financeiro deve estar sempre preparado para
assegurar a liquidez da firma. Literalmente falando, qualquer empresa
é um devedor constante. Compra a prazo de seus fornecedores.
Obtém empréstimos de instituições financeiras. Suas instalações
operacionais podem ser alugadas e parte de seu equipamento arrendado
de outras empresas. Na medida em que uma firma vai operando, cria-se
uma obrigação fiscal para com as autoridades federais, estaduais e
municipais. Se fábrica ou distribui produtos sob licença ou concessão,
incorre em débito representado por royalties. Qualquer que seja a
natureza de tais débitos, devem ser pagos nas datas predeterminadas.
Se o pagamento correspondente não for feito na data estabelecida de
vencimento, a firma passa a ser “inadimplente”. Na melhor das
hipóteses, a reputação da firma fica comprometida e, na pior, o credor
poderá levar a firma a encerrar suas atividades.
Em essência, a liquidez é representada pelos fundos não
utilizados nas operações da firma. Na realidade, o administrador
financeiro “troca” rentabilidade por liquidez. Se dá ênfase excessiva à
liquidez, a empresa deixa de aproveitar oportunidades que poderiam
elevar sua rentabilidade. Dando destaque demasiado à obtenção de
lucro, o administrador financeiro põe em perigo a capacidade da firma
para pagar suas contas e títulos dentro dos prazos de vencimento. A
relação entre moeda, quase-moeda e o exigível a curto prazo reflete a
capacidade do administrador financeiro para manter um equilíbrio efetivo
entre liquidez e rentabilidade.
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A “administração” dos assuntos financeiros da firma deve ser
efetuada de forma a proporcionar uma disponibilidade de fundos não
apenas para atendimento de necessidade interna — salários, honorários
e comissões — mas, também, para saldar compromissos externos. Se o
administrador financeiro for bem sucedido nessa tarefa, a firma poderá
ser considerada em posição favorável de liquidez. É capaz de
satisfazer seus compromissos para com terceiros. O não-pagamento de
contas dentro do prazo tem efeitos desfavoráveis sobre a posição de
crédito da firma. A reincidência na impontualidade pode levar a
procedimentos visando a decretação da falência da empresa.
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CAPÍTULO II
ESTOQUE
2.1 Definição de Estoque
Os estoques de maneira geral são classificados em quatro tipos:
Mercadorias e Produtos Acabados; Produtos em Elaboração; Matérias-primas
e Embalagens; e Materiais de Consumo.
O estoque de Mercadorias e Produtos Acabados refere-se a todos os
itens adquiridos de terceiros (mercadorias) ou fabricados pela própria empresa
(produtos acabados) em condições de serem, respectivamente, revendidos e
vendidos.
O montante de estoques é influenciado, principalmente, pelo
comportamento e volume previsto da atividade da empresa (vendas) e pelo
nível de investimentos exigidos. Por exemplo, se as necessidades por
determinado produto forem altas, espera-se normalmente que o volume
estocado seja também elevado. Na realidade, o nível dos estoques devem
acompanhar a projeção das necessidades para atendimento das vendas
realizadas.
É interessante sempre evitar quantidades excessivas de estoques,
as quais, em função de imprimirem maior lentidão ao giro dos ativos, reduzem
a rentabilidade da empresa. De forma idêntica, baixos níveis de estoques
podem trazer sérios riscos de prejuízo à empresa, como o de não poder
atender a demanda das vendas e perder participação de mercado para os
concorrentes.
Em geral, as empresas costumam manter determinado volume
estocado, acima de suas necessidades normais, denominado de estoque de
segurança, como forma de atender a certos imprevistos, tais como aumentos
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inesperados de demanda, surgimento de problemas técnicos mais prolongados
no processo produtivo, etc.
Em suma, podem ser numerados três fatores que influenciam mais
diretamente os investimentos em estoque de mercadorias e produtos
acabados: Demanda, Natureza e Investimento necessário.
2.2. Administração Financeira de Estoques
Dentre os ativos correntes, os estoques situam-se acima ou
logo abaixo dos valores a receber, em termos de magnitude. Apenas
esse fato bastaria para justificar a necessidade de dedicar maior
atenção aos aspectos financeiros do volume dos estoques e da
concorrência. Existem, no entanto, características próprias deste item
do ativo, que aumentam a complexidade do problema e elevam o risco
financeiro de falhas em seu planejamento, sua administração e seu
controle.
Os prejuízos potenciais de uma firma, em decorrência de uma
administração deficiente dos estoques, freqüentemente superam os
prejuízos que podem resultar de dívidas incobráveis. Por exemplo, em
um período de expansão, uma firma pode sofrer prejuízos provocados
por dívidas incobráveis de, no máximo, um ou dois por cento de seus
valores a receber. Este índice poderá dobrar, ou mesmo triplicar, em
um período de recessão. Por outro lado, não é raro uma firma sofrer
prejuízos de dez por cento ou mais do valor de seus estoques, mesmo
em épocas favoráveis, e uma percentagem ainda mais elevada em uma
recessão, em virtude de mau planejamento e deficiente administração,
de estoques.
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2.3. Avaliação e Avaliação dos Estoques
O volume dos estoques mantidos por uma firma é função de
seu volume de vendas projetado. Esta projeção poderá alcançar um
mês, um trimestre, ou mesmo um período de tempo mais longo,
dependendo da imediata disponibilidade dos itens componentes dos
estoques, da duração do ciclo de produção e dos hábitos de compra dos
clientes da firma. Os fabricantes de cigarros deverão comprar sua
matéria-prima por ocasião da safra de fumo. As destilarias poderão
manter estoques por vários anos, até que o produto atinja sua “idade”
mais adequada. Por outro lado, uma grande panificadora poderá
precisar de um estoque de farinha e de vários ingredientes, necessários
à produção de apenas uma semana. O departamento de alimentos, em
uma loja de departamentos, poderá operar eficientemente com um
estoque equivalente ao volume de vendas de uma semana, enquanto a
seção de joalheria da mesma loja talvez requeira um estoque igual ao
volume de vendas de um semestre.
Os estoques, sejam de matérias-primas ou bens finais,
representam imobilização de fundos até o momento em que os produtos
são vendidos e transformam-se em valores a receber. Além de seu
custo (preço de compra), os estoques poderão exigir um certo
processamento, o que implica despesas adicionais correspondentes a
salários, materiais auxiliares etc. Também existem alguns custos de
armazenagem, despesas de seguros e possíveis perdas resultantes de
deterioração. Estes custos tomam-se cada vez mais elevados, quanto
mais longo for o período entre o momento da compra de matérias-primas
e a venda do produto final. A Tab. 6.1 (em anexo), apresenta a relação
percentual entre os estoques e o total dos ativos de uma série de
indústrias selecionadas. Essas percentagens variam de um mínimo de
11,33%, para os fabricantes de cerveja, até um máximo de 57,74%
(drogarias).
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A firma espera poder vender seus estoques e conseguir um
preço que cubra todos seus custos e ainda lhe proporcione lucro. Esta
expectativa envolve, entretanto, um elemento de incerteza ou risco. O
administrador financeiro é responsável pela determinação da magnitude
financeira deste risco, bem como pela escolha da linha de ação capaz
de minimizar os custos daí decorrentes. O desempenho dessas duas
funções, o administrador financeiro deverá, primeiramente, analisar os
estoques mantidos pela firma. Este processo de análise destina-se a
responder questões tais como as seguintes: Quanto e quando a firma
espera gerar entradas de caixa, pela venda de seus estoques? É
provável que essa venda proporcione lucros? Possui a firma estoques
excessivos de alguns itens, em relação às suas necessidades imediatas,
ou seja, para um ou dois ciclos de vendas? Deverá a companhia
vender parte de seus estoques a preço de compra ou mesmo com
prejuízo, ao invés de conservar os itens estocados até a temporada
seguinte, cujo início pode estar distante vários meses?
Quais os custos reais diretos do processo de estocagem, e
quais os custos de oportunidade dos fundos imobilizados em estoques
durante esse mesmo período?
Além de seu interesse pelos estoques existentes, o
administrador financeiro deverá calcular o custo do financiamento de um
estoque programado, isto é, o custo de compras planejadas para o
futuro. Do ponto de vista financeiro, será mais desejável comprar
pequenas quantidades mensalmente, pagando um preço unitário mais
alto, ou fazer encomendas maiores para atender às necessidades
previstas para os próximos três meses, conseguindo apreciável desconto
sobre o preço da lista?
O problema de análise do estoque disponível da firma será
discutido nesta seção. Trataremos, posteriormente, dos aspectos
financeiros do planejamento de estoques.
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2.3.1. Heterogeneidade na Composição dos Estoques
O balanço de uma firma manufatureira comumente apresenta
um único item para “estoques”, não indicando, porém, a sua
composição. Em tais empresas, esse ativo normalmente compreende
três categorias distintas: 1) matérias-primas, 2) bens em processamento;
e 3) bens finais.
Essas distinções desempenham papel importantíssimo no caso
de a firma repentinamente julgar necessário dispor de parte de seus
estoques. Os bens finais acham-se prontos para venda. Se preciso, a
firma poderá desfazer-se desses bens, reduzindo moderadamente o
preço. As matérias-primas, antes de mais nada, devem ser
processadas envolvendo gastos com mão-de-obra e outros itens, além
do tempo dispendido. E perfeitamente concebível que a firma decida
ser o volume de vendas previsto, para os meses seguintes, muito
pequeno em relação ao fornecimento de matérias-primas programado
para fins de transformação em bens finais. Neste caso, surge o
problema da viabilidade da venda do excedente de matérias-primas. A
solução deste problema depende, em grande parte, da adequação
dessas matérias-primas, ou componentes, às atividades de outros
fabricantes. Por exemplo, peças e componentes de tamanho
padronizado normalmente poderão ser vendidos a outros fabricantes,
com pequena redução de preço. Por outro lado, componentes de
tamanho especial, ou já com marca da firma, não apresentam utilidade
alguma para outros produtores e, se não forem mais necessários à
empresa, deverão ser literalmente “jogados no lixo”.
Os estoques de comerciantes atacadistas ou varejistas
encontram-se freqüentemente nessa situação. Embora um distribuidor
não processe as mercadorias mantidas em estoque, estas podem ser
representadas por produtos de consumo corrente, artigos de primeira
necessidade, enquanto outras podem estar sujeitas a variações da
moda, influências sazonais, ou serem perecíveis. Os estoques ainda
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podem incluir itens de consumo comum, de tamanho ou formato
especial, cuja procura seja esporádica, e não permanente.
Seja qual for a composição dos estoques, o administrador
financeiro deverá preocupar-se com o seu grau de liquidez. Qual é o
índice de rotação dos estoques e quanto poderão proporcionar em
termos de receita?
2.3.2. Avaliação de Estoques
Os processos contábeis tradicionais exigem a avaliação dos
estoques de acordo com o seu preço de compra (custo) ou com o preço
(corrente) do mercado, qualquer que seja o mais baixo. Suponhamos
que uma empresa tenha comprado, em janeiro, uma certa quantidade de
tecido ao preço de $3 a jarda, e que ainda o possua em estoque no fim
do exercício fiscal. Admitamos que, nesse momento, o preço de lista do
fornecedor seja $2,50. O contador avaliaria o tecido em $2,50 a jarda.
Por outro lado, se o preço corrente de lista for superior a $3 a jarda, o
contador usará o preço de compra de $3 como valor-base.
Este método de avaliação de estoques baseia-se, claramente,
na idéia de que é preferível uma cautela excessiva a ser otimista. Se o
preço de mercado estiver acima do custo, a hipótese é a de que o preço
de venda da firma baseou-se no custo real dos estoques. Por outro
lado, se o preço de mercado for inferior ao custo, espera-se que a
concorrência force a firma a reduzir seu preço de venda, considerando a
diminuição do preço dos estoques, a serem adquiridos. Ambas as
hipóteses são arbitrárias e, como já afirmamos, refletem uma avaliação
de estoque muito conservadora.
Do ponto de vista da firma, êste método de avaliação de
estoques não é consentâneo com a realidade, em períodos de contínuas
elevações de preços de custo e de venda — ou seja, em “espiral
26
inflacionária” — bem como em um período de sucessivas reduções de
preço. Não há dúvida de que a tendência geral do nível de preço, nas
três últimas décadas, tem sido ascendente. Em pequeno número de
indústrias, verificou-se o inverso, em conseqüência de melhoramentos
tecnológicos que permitiram redução dos custos totais. Por exemplo os
preços de aparelhos de televisão e de diversas utilidades domésticas,
(whit goods) têm apresentado tendência a se reduzir, nos últimos anos.
2.3.3. Enfoque do Administrador Financeiro
A avaliação de estoques realizada pelo contador refere-se a
uma data particular, ou seja, a data de encerramento do exercício fiscal.
Por outro lado, o administrador financeiro parte do ponto em que o
contador concluir sua tarefa. Em outras palavras, a principal
preocupação do administrador financeiro diz respeito ao efeito dos
estoques sobre a posição de caixa da firma, durante um período futuro.
Para o administrador financeiro, os problemas fundamentais são: quanto
custará para a firma a manutenção de um dado volume de estoques, no
próximo ciclo de produção e vendas? Quais os riscos decorrentes
desses estoques? Será possível reduzir o nível de estoques sem afetar
desfavoravelmente a continuidade das atividades de produção e venda?
Estas questões referem-se aos estoques existentes. Em certo
sentido, envolvem o mesmo ativo avaliado pelo contador, ao elaborar o
balanço e o demonstrativo de lucros e perdas. Ao administrador
financeiro caberá, também, analisar a futura política de estoques de sua
empresa. Tal acarreta, dentre outras, as seguintes questões: quais as
economias proporcionadas por estoques relativamente vultosos, em
termos de preço unitário mais baixo, descontos especiais e atendimento
rápido dos clientes? Por outro lado, poderíamos mencionar as
“deseconomias” decorrentes de um estoque relativamente grande.
Quanto custará para a firma a manutenção do nível de estoques
27
proposto em termos de juros sobre os recursos obtidos por empréstimos,
custos de armazenagem e prêmios de seguro? Além disso, quais serão
os custos de oportunidade resultantes da aplicação em estoques de uma
certa soma de recursos financeiros, ao invés de utilizá-los em
propaganda ou pesquisa de mercado, ou mesmo em outras alternativas
desejadas pela companhia, mas impossíveis de serem realizados por
terem sido os recursos canalizados para a manutenção do estoque
previsto.
2.3.4. Desequilíbrio Funcional
Para um fabricante, a situação ideal relativa a matérias-primas
e materiais auxiliares é aquela em que os níveis de estoques de todos
os itens são proporcionais às quantidades consumidas no processo de
produção do bem final. Se o produto final exigir, por exemplo, 10
unidades de A, 15 de B, 40 de C etc., a firma deverá, teoricamente,
fazer encomendas dos diversos itens utilizados nas proporções exigidas.
Tal situação, porém, dificilmente poderá ser encontrada na prática.
Para o administrador financeiro, um estoque desequilibrado
constitui sério problema, quando a tendência do volume de venda do
produto final fôr de queda, abaixo do nível previsto. Enquanto as
vendas permanecerem acima ou ao nível fixado como meta a atingir, a
firma não precisará se preocupar com o fato de possuir um estoque de
C, D e F, por exemplo, superior ao necessário para a produção de um
dado mês. O excedente será transferido para o mês posterior,
reduzindo-se à medida em que novas encomendas forem recebidas.
Via de regra estes estoques em “desequilíbrio” temporário, podem ser
previstos, visto o programa de compras basear-se nó volume de vendas
projetado para uma série de meses, e os pedidos relacionarem-se com
as necessidades mensais da firma.
28
Entretanto, quando as vendas alcançam níveis inferiores aos
esperados durante vários meses consecutivos, um desequilíbrio de
estoques constitui sério problema financeiro. Itens que possuam
estoques superiores às exigências do processo de produção
transformam-se, pelo menos durante esse período, em investimento
“congelado”. Recursos financeiros serão imobilizados durante período
mais longo do que o previsto. Ao mesmo tempo, o menor volume de
vendas diminui a taxa prevista de rotação dos estoques dos itens que
pareciam estar em equilíbrio. Em conseqüência, será pressionada a
capacidade da firma de pagar suas dívidas correntes. O fluxo de caixa
se retardará, visto as receitas serem inferiores às saídas de caixa
previstas. Parte dos fundos da empresa perderam as características de
ativos considerados de elevada rotação e liquidez, transformando-se em
itens de baixa rotação e liquidez.
Coloca-se, pois, a seguinte questão: Devem os estoques ser
mantidos por mais tempo, ou liquidados? Se quantidades excessivas
forem mantidas em estoque, não poderão gerar o fluxo de caixa previsto,
no momento desejado. Se forem imediatamente vendidas a qualquer
preço no mercado, a companhia receberá um volume de caixa inferior ao
previsto. O administrador financeiro deverá, nesse momento, avaliar a
posição do caixa da firma, bem como o sacrifício representado por uma
entrada maior de caixa, em decorrência da liquidação de estoques
excessivos.
Estoques superiores aos níveis necessários imobilizam
recursos monetários que poderiam ser utilizados, com proveito, em
outras divisões da firma. Neste caso, os estoques darão origem a
“custos de oportunidade”, que deverão ser acrescentados aos seus
custos monetários. Se a firma não dispuzer de imediato emprego
alternativo para esses recursos, poderá reduzir seu custo de
levantamento de fundos — se os estoques tiverem sido financiados por
empréstimo a curto prazo — ou, não conseguindo financiamento
externo, poderá auferir os juros de investimento a curto prazo (fazendo
depósitos a prazo fixo, aplicações em títulos comerciais etc.). Além
29
desses custos de oportunidade, um estoque excessivo provoca diversas
despesas de armazenagem, seguros e deterioração.
Assim sendo, o administrador financeiro precisa avaliar: 1) a
posição corrente de caixa da firma e suas necessidades de recursos
monetários, 2) os custos de oportunidade resultantes da manutenção de
estoques até que possam ser vendidos pelo preço inicialmente previsto,
3) outras despesas diretas. Supondo-se que a firma possa financiar o
estoque excedente até sua venda ao preço previsto, recorrendo a fontes
internas ou externas, poderemos quantificar o problema da seguinte
maneira:
A diferença entre a venda futura ao preço de lista (PL) e o
preço corrente de liquidação forçada (PLF) será superior ou inferior aos
custos de oportunidade (CO) somados a outras despesas diretas (DD),
tais como juros de empréstimos, por exemplo.
Se PL — PLF ≥ CO + DD, será vantajosa para a firma a
manutenção dos estoques. Será melhor liquidá-los quando PL — PLF =
CO DD.
Entretanto, se a firma encontrar dificuldade no financiamento
dos estoques — ou seja, se estiver sofrendo pressões de seus
fornecedores e/ou instituições financeiras no sentido de saldar
imediatamente suas contas e/ou promissórias — o problema da decisão
entre “manter e liquidar” os estoques será automaticamente solucionado.
A empresa não conta com outra alternativa além da venda dos estoques
excedentes, ao preço que puder conseguir no mercado.
A decisão entre a manutenção e a liquidação de estoques
assume especial relevância no comércio varejista; apesar disso, o
princípio básico aqui enunciado aplica-se também a um fabricante cuja
linha de produtos está sujeito a variações estacionais (por exemplo,
artigos de vestuário, sapatos, móveis, material esportivo etc.).
À medida em que se aproxima o término do período sazonal, o
problema que se coloca é o de liquidar os estoques com substancial
redução de preços, ou conservar essa linha de produtos até o ano
30
seguinte, quando poderão ser vendidos pelo preço “normal” admitida a
hipótese de não ter havido obsoletismo decorrente de alterações de
moda ou estilo. Na prática, a administração não hesitará em vender os
estoques sazonais a um preço bastante inferior ao de lista, por não se
considerar vantajosa a sua estocagem até o ano seguinte. Mas, qual
poderá ser essa redução de preço? Qual será o preço mínimo, ou de
“equilíbrio”, isto é, o ponto em que o custo de oportunidade mais os
gastos de armazenagem e seguros serão iguais à redução de preço
necessária à liquidação total do estoque de mercadorias?
De imediato, ocorrerão ao leitor diversos casos em que firmas
varejistas poderão efetuar drásticas reduções de preço de gêneros de
consumo corrente, embora sazonal, no final da temporada; seria, por
exemplo, o caso de bicicletas, patins, raquetas de tênis, piscinas no final
do verão e equipamentos para esportes de inverno em fevereiro ou
março. Outros itens tradicionalmente vendidos em liquidações de fim
de estação são: móveis e artigos de vestuário.
2.3.5. Alterações Iminentes de Modelos
Se o fabricante ou distribuidor de um produto tiver programado
a exibição e oferta do modelo do ano seguinte, antes de ter tido a
oportunidade de vender todo o estoque do modelo atual, pelo seu preço
corrente, surgirá o seguinte problema: Qual a redução de preço que
deverá ser feita, e quando? A resposta inicial será dada pelo gerente
de vendas. Envolve, fundamentalmente, uma estimativa da elasticidade
de preço da procura em um dado período, ou seja, até que o novo
modelo seja colocado à venda. Por exemplo, o gerente de vendas
poderá recomendar, no presente, uma redução de 10%, um mês antes
da venda do novo modelo, estimando um aumento de 25% do número de
31
unidades vendidas; duas semanas mais tarde, porém, poderá ser
necessária nova redução de 25% para estimular um aumento de 15%
das vendas. Em ambos os casos, a elevação do número de unidades
vendidas será medida a partir do nível previsto, baseado no preço
corrente.
Algumas empresas adotam uma política de modesta redução
de preço — por exemplo, de 10 ou 15% — 2 ou 3 meses antes do final
do período para o qual foi lançado o modelo. Outras preferem esperar
até o último mês antes do lançamento do novo modelo, realizando nessa
época ofertas a preços bem mais reduzidos.
32
CAPÍTULO III
CAUSAS DA ACUMULAÇÃO DE ESTOQUES
Os valores a receber resultam de vendas da empresa. Os
estoques representam o volume previsto de vendas. Portanto, os
fundos imobilizados em estoques apresentam duas espécies de riscos:
Em primeiro lugar, o nível previsto de vendas pode não ser atingido. E,
em segundo lugar, essas vendas podem não se realizar ao preço
unitário fixado para o volume de unidades projetado. Os riscos de
menor volume de vendas e/ou de preços inferiores ao previsto são
inerentes a todas as projeções das futuras condições da procura, em
qualquer mercado. Todo estoque excedente resultante de redução das
vendas é por definição, inesperado e, portanto, não planejado. As
alternativas para a solução desses problemas foram analisadas na
seção anterior. Trataremos agora de casos em que uma política de
estoques deliberadamente formulada pela administração da empresa,
resultando em volume superior às suas exigências imediatas. As
causas de uma política deliberada de estoques “excessivos” classificam-
se em cinco categorias: 1) internas-tecnológicas; 2) internas-financeiras;
3) externas-fornecedoras; 4) externas-cíclicas; e 5) outras causas.
3.1. Causas Internas: Tecnológicas
3.1.1. Produção em Nível Constante.
De acordo com este método, a produção mensal é fixada em
75.000 unidades, não importando o volume real de vendas e o envio de
33
mercadorias efetuado em um mês qualquer. A força de trabalho exigida
é utilizada integral e regularmente. Como, por definição, a força de
trabalho disponível é suficiente para produzir 75.000 unidades por mês,
não haverá custos de trabalho extra compreendendo o pagamento do
equivalente a uma hora e meia de trabalho normal, para cada hora
extraordinária. Além disso, como a força de trabalho é mantida em um
mesmo nível, não haverá despesas relativas a períodos de inatividade —
no caso de redução da produção e conservação de todos os
empregados na folha de pagamento — ou admissão de novos
elementos, sempre que a produção elevar-se subitamente e for
necessário ampliar a força de trabalho.
Esta preocupação do gerente de produção com um nível
constante de emprego é reforçada pela recente evolução das
negociações com os sindicatos, em que são reivindicados a garantia de
um salário anual, o pagamento de indenizações baseada no tempo de
serviço, e, também, a manutenção da tradicional regra de antiguidade
tanto para promoções, quanto demissões.
Entretanto, embora os custos de mão-de-obra sejam mantidos
em um nível constante e os estoques de matérias-primas em níveis
muito próximos ao seu mínimo, admitida a hipótese de que as compras
também sejam programadas a níveis mensais constantes, o estoque de
bens finais oscilará bastante. Toda vez que as vendas sazonais caírem
abaixo de 75.000 unidades por mês, o estoque de bens finais começará
a se acumular, até que as vendas e as entregas ultrapassem novamente
75.000 unidades. Este excesso de estoques imobiliza recursos
financeiros que poderiam ser gastos com mão-de-obra e matérias-
primas. Além disso, a firma incorre em custos mais elevados de
armazenagem e seguros.
Evidencia-se, pois, a necessidade de compensar as reduções
de custos de mão-de-obra com os acréscimos de despesas, incluindo o
custo de financiamento do estoque excedente.
34
3.1.2. Produção ao Nível da Projeção de Vendas.
No outro extremo, temos a política de programação mensal da
produção em função das vendas projetadas para o período. Se, por
exemplo, as vendas de um certo mês forem inferiores ao volume
previsto, a quota de produção para o mês seguinte deverá ser ajustada
para incluir o transporte do saldo anterior. Inversamente, se as vendas
superarem o volume projetado, a produção será intensificada ou a
entrega das mercadorias será suspensa temporariamente. A alternativa
escolhida dependerá da reação dos clientes; interessa indagar se
exigem entrega imediata dos produtos ou não se importam em esperar
mais uma ou duas semanas.
Entretanto, ao mesmo tempo em que os custos de estoques
são mantidos em um valor mínimo, o custo de mão-de-obra tende a
oscilar violentamente. Se a firma adotar a política de manutenção de
uma força de trabalho mínima, será obrigada a pagar horas extras no
caso de a produção ser intensificada, ou incorrer em despesas relativas
à admissão de novos operários. Tomando-se o exercício fiscal como
um todo, o custo unitário de mão-de-obra será mais elevado, segundo
este último método de produção. A política de quotas mensais variáveis
freqüentemente também acarreta substanciais acréscimos de
investimento de capital nas instalações de fabricação, em épocas de
maior volume de vendas. Por outro lado, como afirmamos acima, os
custos relacionados com a manutenção de estoques tendem a se
reduzir.
Tendo em vista a redução e, se possível, a eliminação de
custos desnecessários para manutenção de estoques excessivos, deve-
se coordenar as decisões de produção e compra. Este procedimento
permitirá minimizar o custo de vendas. Na prática, a decisão de ajustar
a produção e as compras freqüentemente envolve a combinação de dois
objetivos conflitantes: preço unitário de compra mais baixo e custo de
financiamento. Por exemplo, o gerente de compras está ansioso por
35
conseguir o mais baixo preço unitário dos fornecedores. Desejará
aproveitar a oferta de preços especiais fora de estação ou, durante a
mesma, procurará conseguir descontos apreciáveis sobre quantidades.
Do ponto de vista desse individuo, uma transação dessa natureza será
vantajosa para a firma e reflete-se favoravelmente em sua habilidade em
conseguir preços de compra mais baixos do que o normal. Entretanto,
as quantidades poderão exceder às necessidades programadas pelo
gerente de produção para os meses seguintes. Em conseqüência, o
excesso resultante provocará automaticamente imobilização dos
recursos financeiros da firma ou gerará despesas de juros,
armazenagem e seguros. A tarefa da alta administração da empresa
consiste em comparar tais custos com as economias conseguidas
graças a um preço de compra mais baixo.
3.1.3. Programação por Ciclos de Produção.
Este método é uma variante da programação da produção a
um nível mensal constante. Suas linhas gerais são as seguintes:
Suponhamos que a linha de produtos da firma compreenda seis itens
diferentes. Segundo o sistema de um nível constante de atividade, o
gerente de produção iria programar, para cada mês, a fabricação de uma
décima-segunda parte da quota anual relativa a cada um dos produtos.
Se, ao contrário, utilizar o sistema de ciclos, programará, por exemplo, o
item 6 para a última semana de janeiro, quando não mais necessitar
mão-de-obra e equipamentos para a fabricação dos outros itens, tendo
em vista o atendimento das exigências de entregas aos clientes em
fevereiro. Assim sendo, a produção do item 6 poderá alcançar um nível
adequado ao atendimento das necessidades da firma pelo resto do ano.
Em fevereiro, outro item poderá ser escalado para produção por duas
semanas completas, obtendo-se um estoque suficiente para atender os
requisitos estabelecidos para vários meses; e assim por diante. O
36
princípio inerente ao processo de programação por ciclos é o da
minimização da substituição dos equipamentos utilizados para a
fabricação de um dado produto, por outros necessários à produção de
outro item, do tempo de ajustamento das máquinas para a fabricação de
um novo produto, e da perda de horas de trabalho em conseqüência da
reaplicação da força de trabalho em outros serviços. Mormente, a
programação por ciclos apresenta como vantagem a possibilidade de
utilização integral da força de trabalho e do conjunto de equipamentos.
A produção, segundo esse método, também pode ser realizada quando
as vendas de um certo produto caem abaixo do nível previsto. Ao invés
de se reduzir a produção, o gerente da fábrica eleva a quota de outros
produtos, que se espera alcançarem o volume de vendas projetado.
Suponhamos que em março, a produção do item 4 seja igual às vendas
previstas para o período de abril a maio, e que as vendas desse produto,
nesse período, fiquem muito aquém dos níveis esperados estando as
vendas do item 5 acima de suas quotas. Caberia ao gerente da fábrica
remover o item 4 para o mês de maio substituindo-o pelo item 5.
Em essência, portanto, a programação da produção por ciclos
objetiva proporcionar maior economia do emprego de mão-de-obra do
que a obtida pelo método do nível mensal constante de produção. O
presente método provocará, entretanto, uma elevação do estoque médio
de bens finais, especialmente se a sua aplicação fôr feita em caso de
ampla diversificação de produtos.
3.1.4. Lucro ou Liquidez?
Ao preparar a programação da produção e escolher o método
a ser empregado, o gerente de produção tem como objetivo minimizar os
itens de custo sob seu controle imediato. Neste caso, trata-se de
gastos em mão-de-obra, matérias-primas utilizadas no processo de
fabricação, instalações, materiais auxiliares e possível emprego de
37
subprodutos. O gerente de produção considerará sua tarefa como bem
desempenhada se conseguir reduzir os custos sobre os quais tem direto
controle e autoridade.
Até certo ponto, o administrador financeiro também participa
da sua preocupação com a minimização do custo unitário de produção.
Deixa de acompanhar o gerente de produção quando a política de
minimização do custo de produção começa a ameaçar a liquidez da
empresa. Em outras palavras, mesmo que a despesa de manutenção
de um estoque excessivamente grande seja inferior às economias
proporcionadas, por exemplo, pelo método de programação da produção
em ciclos, poderá o administrador financeiro apresentar motivos válidos
ao fazer objeções a essa política de produção. É perfeitamente
concebível que o levantamento dos fundos necessários possa agir de
forma adversa sobre o acesso da firma às fontes externas. Poderá ser
forçado a ir até o limite máximo de sua capacidade de obtenção de
empréstimos para conseguir o volume de recursos necessário. Neste
caso, a empresa correrá o risco de um comportamento desfavorável
imprevisto das vendas criar-lhe encargos muito pesados em relação à
manutenção de um nível razoável de liquidez.
3.2. Causas Externas: Fornecedores
Ao programar as necessidades de matérias-primas, peças e
materiais auxiliares do departamento de produção, seu gerente poderá
encontrar-se diante de um dilema. Poderá necessitar de X unidades de
um certo item (por exemplo, rodas dentadas, engrenagens, prensas,
armários etc.) de tamanho não padronizado, e portanto não mantido em
estoque pelos fornecedores. Será, pois, necessário que sejam
produzidos especificamente para atender às exigências da firma.
Entretanto, o volume do produto X poderá ser muito pequeno para que
um fornecedor o inclua em seu processo regular de produção. O preço
38
de lista do fornecedor baseia-se em uma encomenda equivalente, por
exemplo, ao dobro das necessidades da empresa para os seis meses
seguintes.
Se a firma solicitar apenas X unidades, será obrigada a pagar
um preço unitário de, digamos, 50 cents, comparados com 35 cents se a
encomenda fosse duas vezes maior. Isto se deve ao fato de, em grande
parte; os custos de fabricação desse item pelo fornecedor dependerem
mais do tempo gasto para ajustamento das máquinas e dos
equipamentos às especificações dos clientes, e do tempo necessário
para posteriormente desfazer esta ajustagem especial, do que do
número total de horas de uso efetivo das máquinas neste serviço
particular.
Em casos desta natureza é normalmente mais rentável fazer-
se uma encomenda maior, por um preço unitário substancialmente
inferior. Em conseqüência, verifica-se um significativo aumento dos
estoques do item em questão. Em termos de recursos totais
imobilizados em estoques, esta encomenda poderá ou não assumir
alguma importância. Antes de mais nada, dependerá muito do número
de itens sujeitos das diferenciais muito grandes de preço, em face das
exigências mensais relativamente pequenas da empresa; em segundo
lugar, dependerá também do valor monetário dessas compras em
comparação com o volume total de compras do departamento de
produção.
3.3. Causas Externas: Cíclicas
A situação dos estoques de uma firma está sujeita à fortes
influências do ciclo econômico. Isto é válido tanto para a fase de
expansão, quanto a do declínio das atividades econômicas. Entretanto,
essas duas fases envolvem comportamentos e efeitos distintos.
39
3.3.1. Expansão.
Nas fases de recuperação e prosperidade do ciclo econômico,
os estoques tendem a crescer mais rapidamente do que o volume de
vendas. Este fato é denominado princípio de aceleração. Seu
funcionamento será exemplificado, a seguir, para o caso de uma firma
varejista.
Esta firma havia adotado uma política de manutenção de
estoques em níveis equivalentes às vendas de dois meses. Sua
previsão de vendas mensais para março, abril e maio foi de $75.000. No
fim de março, observou-se que as vendas haviam alcançado $80.000,
refletindo um movimento cíclico ascensional. Para simplificar nossa
análise, admitamos a inexistência de qualquer influência sazonal. O
volume de vendas do mês de março reduziu os estoques de abril para
$70.000 (estoque de $150.000, no início de março, menos as vendas de
$80.000). No começo de abril, a firma deveria encomendar, portanto,
$10.000 de mercadorias adicionais, para elevar os estoques de abril a
$80.000, além de igual montante de mercadorias para o mês de maio
visto esperar-se que as vendas desse mês também alcancem o volume
do mês de março. Assim, o total de encomendas, no início de abril,
seria de $90.000, em lugar de $75.000, quantidade a ser solicitada
nesse mês, se não tivesse havido uma expansão em março.
Assim sendo, o efeito líquido dessa expansão consiste, em
aumentar 20% as compras para a constituição de estoques em abril —
$90.000 ao invés de $75.000 — enquanto se espera que as vendas
desse mês sejam 6 e 3/4% superiores à estimativa de $75.000,
originalmente feita. Se as vendas do mês de abril também
ultrapassarem a nova estimativa de $80.000, as encomendas feitas no
início de maio deverão englobar: a) o volume mais alto de vendas de
abril, mais b) o excedente das vendas de abril em relação à estimativa
(modificada) para o período. À medida, em que, as vendas crescerem,
as novas encomendas tenderão a aumentar ainda mais rapidamente.
40
A expansão das vendas também apresenta efeitos
secundários. Em resposta às perspectivas mais favoráveis do mercado,
o varejista tenderá a ampliar sua linha de mercadorias em uma ou mais
das seguintes direções. Poderá lançar produtos, estabelecendo nova
linha de preços. Em outras palavras, substituirá sua atual linha de
produtos na expectativa de aumentar a procura de produtos mais caros.
Poderá, além disso, expandir os estoques dos produtos das diversas
linhas de preço, objetivando oferecer aos seus clientes maior variedade
de modelos, materiais, cores, ou quaisquer outras características
especiais de suas mercadorias.
Os comerciantes atacadistas e os fabricantes tendem a
apresentar uma política de estoques semelhante à do comerciante
varejista deste exemplo. Também nesses casos o volume de estoques
tende a crescer mais rapidamente do que as vendas.
3.3.2. Contração.
Uma política oposta é a adotada pelas empresas em período
de redução das vendas, em decorrência de declínios cíclicos. Os
estoques se reduzem, não apenas porque seu nível ao fim de um mês
ou trimestre é superior ao originalmente planejado, mas, também porque
a firma prevê uma redução adicional nas vendas. Além disso a
empresa tende a diminuir o sortimento de produtos oferecidos e a
variedade de linhas de preços.
O efeito conseguido apresenta, portanto, dois aspectos. As
reduções de encomendas para estoque são feitas mais rapidamente que
o decréscimo das vendas. Além disso, a firma tende a reduzir seus
estoques pela fixação de preços mais baixos. Na economia, como um
todo, esta tendência reflete-se em uma liquidação generalizada de
estoques. Trata-se de uma recessão induzida por estoques. Em
41
outras palavras, a acumulação acelerada de estoques na fase de
prosperidade, passou a ser demasiada ao voltarem às vendas ao nível
normal. Nesse momento, novas encomendas foram rapidamente
diminuídas pelos varejistas, que procuravam liquidar seus estoques
mediante reduções de preço. A queda do volume de novas
encomendas pelos varejistas provocou uma reação em cadeia, que
afetou os atacadistas, os produtores de bens finais e materiais auxiliares
e ainda os de matérias-primas.
3.4. Outras Causas
Como os estoques são acumulados e novamente
encomendados na previsão de vendas futuras, seu volume é
significativamente influenciado pelo período entre compras e vendas,
denominado “lead time”. Em alguns casos pouco comuns, a firma
consegue solicitar as mercadorias de que necessita e recebê-las em um
ou dois dias. Nestas circunstâncias, não é necessário manter mais do
que um estoque mínimo para atender às exigências imediatas de venda.
3.4.1. “Lead Time”.
Normalmente, porém, a firma não consegue repor diariamente
os estoques vendidos no dia anterior. Em primeiro lugar, porque não
dispõe dos registros das operações ao fim de cada dia. Em segundo
lugar, o próprio processo de preenchimento de formulários para
encomendas consome algum tempo. Em terceiro lugar, a compra de
quantidades relativamente pequenas, ditadas pelas necessidades diárias
de produção, normalmente implicam um preço unitário mais elevado e
custos de entrega desproporcionalmente altos. Por fim, o fornecedor
pode insistir em: a) encomendas de tamanho mínimo e b) uma
antecedência de alguns dias para poder atender o pedido de seu cliente.
42
A combinação desses diversos fatores dá origem ao que se chama “lead
time” no processo de reposição de estoques. Esse período é
determinado por: 1) o prazo mínimo exigido pelo fornecedor e 2) a
política de renovação de pedidos da empresa compradora.
Em certas ocasiões, os fornecedores podem ter um volume tão
grande de encomendas, que se tornam impossibilitados de aceitar novos
pedidos para entrega dentro do prazo habitual. A firma que deseja
dispor de um certo volume de mercadorias em dado momento deve,
portanto, fazer seu pedido antes da época normal. Ao mesmo tempo,
também é provável que a firma deseje aumentar o volume de suas
encomendas. Desta maneira, espera evitar o risco de os novos pedidos
serem satisfeitos com atraso, em virtude do acúmulo de encomendas a
serem atendidas pelos fornecedores. Por exemplo, um fabricante
normalmente pode manter matérias-primas em quantidade suficiente
para a produção de um mês. Se tiver razões para supor que seus
fornecedores não consigam a continuidade desse fluxo, pelo motivo
acima citado, deverá fazer uma encomenda proporcional ao volume de
produção de dois ou três meses. Normalmente, um varejista pode fazer
encomendas para atender metade de suas necessidades estacionais
previstas. Suponhamos que julgue estar o fabricante totalmente ocupado
até o início da temporada. É provável, então, que faça uma encomenda
superior ao nível correspondente à metade da sua previsão de vendas.
3.4.2. Iminência de Greves
O temor de uma greve na fábrica de um fornecedor poderá
conduzir uma firma a acumular estoques superiores ao normal. O efeito
imediato desta medida é a constituição de um estoque que, para uma
pessoa estranha à empresa, poderá parecer exageradamente grande em
relação ao volume de vendas. Mesmo que este aumento de estoques
envolva grande drenagem de recursos financeiros da firma, além de
despesas apreciáveis com armazenagem temporária, esses custos
43
especiais representam, basicamente, uma forma de prêmio de seguros.
É o preço que a firma deverá pagar para garantir um satisfatório
fornecimento de matérias-primas.
3.4.3. Aumentos de Preço
A acumulação de estoques além do nível normal é um recurso
comum de uma firma que prevê substancial elevação dos preços de lista
de seu fornecedor, em um futuro próximo. Neste caso, o efeito sobre os
lucros difere bastante do resultante de ameaça de greve. No caso
anterior, o preço de venda da empresa pode não se alterar, mesmo que
a fábrica de seu fornecedor deixe de funcionar em virtude de uma greve.
Os custos adicionais decorrentes da acumulação excessiva de estoques
acabarão reduzindo os lucros obtidos pelas vendas.
Por outro lado, a acumulação de estoques decorrente da
previsão de um aumento dos preços cobrados pelos fornecedores visa
proporcionar maior lucro. A empresa espera fixar preços mais altos no
futuro, baseada na elevação dos preços das matérias-primas e dos
custos de mão-de-obra. Entretanto, como seus estoques foram
adquiridos aos preços correntes, que são inferiores, seus lucros futuros
serão ainda maiores, visto serem acrescidos da diferença entre o preço
das matérias-primas e o custo de manutenção dos estoques durante
esse período de tempo.
3.4.4. Um Modelo de Custo-Rendimento.
Ao estimar as economias e os custos prováveis,
respectivamente, resultantes de diferentes políticas alternativas de
estoques, o administrador financeiro estabelece, em primeiro lugar, os
custos do estoque mínimo exigido pela firma (EM = estoque mínimo).
44
Suponhamos que uma firma industrial necessite de um estoque
de matérias-primas e produtos finais correspondentes a, pelo menos, um
mês de vendas, para garantir o processo de produção e as entregas aos
clientes. Todo estoque acima desse nível mínimo poderá, pois, ser
considerado como estoque excedente (EE). O EE gera custos
adicionais de financiamento, armazenagem, controle, seguros e
impostos. Por outro lado, poderá criar oportunidades para a obtenção
de um preço unitário de compra mais reduzido, produção mais eficiente,
proteção contra ameaça de greve na fábrica de um fornecedor,
aumentos de preços dos fornecedores, e assim por diante. Cada um
desses motivos para a manutenção de estoque excedente envolve um
elemento de custo e, também, de rendimento acima do EM.
A Tab. 6.2 apresenta uma escala hipotética de custos e
rendimentos parciais, relativa a três políticas alternativas de manutenção
de estoques de matérias-primas. Estas alternativas, representando três
possíveis escalas de compras, baseiam-se nas seguintes hipóteses:
1. Estoques necessários para os próximos seis meses:
300.000 unidades; de acordo com a escala do EM, na primeira coluna.
2. Preço corrente de lista do fornecedor: $1 por unidade.
3. Desconto por quantidade comprada, oferecido pelos
fornecedores:
Menos de 50.000 unidades: 0%
De 50.000 a 74.999 unidades: 2%
De 75.000 a 99.999 unidades: 3%
Acima de 100.000 unidades: 4%
4. Despesas (armazenagem, seguros, juros de empréstimos):
3% ao mês.
5. Está programado para o quarto mês um aumento de 5%
sobre o preço fixado pelo fornecedor; as encomendas recebidas para
entrega no início do terceiro mês ainda serão cotadas ao preço corrente.
45
Como se observa na Tab. 6.2, uma programação de compras
em um nível mensal constante de 50.000 unidades deverá elevar os
custos dos estoques de $150 (rendimento líquido = $150), montante este
superior ao obtido na programação baseada na previsão do volume de
vendas. Este valor negativo de $150 poderá ou não ser mais do que
contrabalançado pelo aumento da produtividade da mão-de-obra e/ou
das máquinas, em decorrência do método de programação da produção
a um nível mensal constante. Do mesmo modo, uma política de
compras de 200.000 unidades no terceiro mês, tendo como objetivo
evitar os problemas provocados pelo aumento iminente de preço no
quarto mês, proporcionará poupanças no valor de $5.750 (ou seja, o
desconto sobre o preço de lista), mais $7.750 (correspondentes ao
diferencial do preço de compra). Estas poupanças totais de $13.500
serão, em parte, anuladas pelos custos de manutenção dos estoques, ou
seja, $9.450, o que nos deixa um saldo líquido de $4.050. A este valor
deverá ser acrescentado o ganho líquido resultante dos descontos
obtidos nos dois primeiros meses, deduzindo-se os custos dos estoques,
quer dizer, $650. Portanto, o ganho total líquido será de $4.700.
46
CONCLUSÃO
Verificamos no presente trabalho que administrador financeiro
deve esforçar-se no sentido de manter um equilíbrio entre a procura de
bens vendidos a crédito e os recursos financeiros da empresa em um
nível de vendas capaz de possibilitar a maximização dos lucros e
minimização dos riscos assumidos em seus estoques. O administrador
financeiro deverá, em primeiro lugar, analisar a procura de bens
vendidos a prazo, de maior procura. E o nível de atividade financeira
deverá ser examinado não deixando de lado possíveis variações
estacionais. As condições de crédito dos concorrentes também deverão
ser analisadas, por constituírem elementos importantes da procura dos
produtos da empresa.
Assim, os estoques e os valores a receber representam um
ativo de enorme importância para o administrador financeiro. Os riscos
financeiros de inadequados planejamento, administração e controle de
estoques podem levar a prejuízos financeiros ainda maiores do que os
resultantes de dívidas incobráveis. Um planejamento deficiente de
estoques poderá, facilmente, acarretar prejuízos de 10% ou mais, em
parte de seus estoques, mesmo em épocas favoráveis. O volume de
estoques é função das vendas previstas. Assim sendo, o
estabelecimento de adequados níveis de estoques baseia-se,
freqüentemente, na precisão das previsões de vendas. Outros fatores,
inclusive o dilema entre liquidez e rentabilidade, exercem influências
sobre os níveis de estoques.
Para que se proceda a uma análise realmente significativa, é
necessário classificar os “estoques” em função de seus componentes, ou
seja, matérias-primas, bens de processamento e produtos acabados. O
conhecimento do método contábil de avaliação dos estoques é
necessário ao administrador financeiro.
Os fundos imobilizados em estoques apresentam o risco duplo de
impossibilidade de realização das vendas previstas ou de obtenção do preço
47
de venda, anteriormente calculado. Portanto, o administrador financeiro
deverá planejar cuidadosamente a política de estocagem de sua empresa.
Uma política que estabeleça a manutenção de níveis de estoques superiores
às necessidades futuras mais imediatas poderá ser conveniente por vários
motivos, tais como, por exemplo, níveis mais econômicos de produção, receio
de faltas de estoques, previsão de aumentos dos preços de. matérias-primas,
“lead time”, ou iminência de greves. Diversas técnicas quantitativas podem
auxiliar o administrador financeiro no planejamento dos níveis de estoques.
Outros métodos de controle de estoques, como a análise das políticas relativas
à armazenagem e transporte, poderão contribuir para a redução dos níveis de
estoque da empresa. Tendo o administrador financeiro, esforçar-se para
reduzir o volume de valores a receber, sem contudo, diminuir o potencial
de vendas da empresa e a produção da rotação de estoque. Deverão
ser exploradas algumas alternativas referentes à modificação do
desconto oferecido, à prorrogação do prazo de validade do desconto, e à
alteração da política de compras da firma. Analisando as taxas efetivas
de juros e outras despesas, as possibilidades de obtenção do
empréstimo, o montante disponível e a reputação da fonte fornecedora
de recursos. Por fim, também poderão ser aplicadas na execução
dessas tarefas, as técnicas de análise marginal dos custos, utilizados
pelos economistas frente as outras empresas do mercado
48
BIBLIOGRAFIA
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materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.
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2ª Edição. São Paulo.
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estratégias para a redução de custos e melhoria dos serviços. São Paulo:
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cliente. São Paulo: Saraiva, 2000.
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programação e controle da produção. Atlas. 4ª Edição. São Paulo.
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Fundamentos da Administração da Produção. Bookman. 3ª Edição. Porto
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FLEURY, Paulo Fernando; WANKE, Peter; FIGUEIREDO, Kleber Fossati.
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49
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Porto Alegre: Bookman, 2001.
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decisões. CAMPUS, 3° Edição. Rio de Janeiro.
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Dimensões. IMAM. 1ª Edição. São Paulo.
SLACK, NIGEL & CHAMBERS, STUART & JOHNSTON, ROBERT.(2002) –
Administração da Produção. Atlas. 2ª Edição. São Paulo.
SUCUPIRA, C. A. C. (2003) - Gestão de Estoque e Compras no Varejo.
Disponível em: www.cezarsucupira.com.br/artigos11.htm. Acesso em:
07/12/2007.
TUBINO, D.F (2000) – Manual de Planejamento e Controle da Produção. Atlas.
2ª Edição. São Paulo.
50
ANEXO
TABELA 6.1
ESTOQUES COMO PERCENTAGEM DO TOTAL DOS ATIVOS DE ALGUMAS INDUSTRIAS SELECIONADAS
Manufaturas:
Artigos femininos de vestuário 36,53%
Bebidas alcoólicas 11,33
Caixões e materiais funerários 30,36
Drogas e remédios 29,45
Carnes congeladas 24,20
Jóias 40,69
Máquinas e implementos agrícolas 42,15
Latas 31,23
Livros 25,87
Concreto e cimento 16,44
Comércio Atacadista:
Aparelhos elétricos 41,24
Flores 24,53
Alimentos congelados 37,93
Móveis 35,99
Ferragens 49,44
Comércio Varejista:
Aviões (novos e usados) 40,23
Livros e artigos de papelaria 43,89
Materiais de construção 28,72
Lojas de departamentos 35,53
Drogarias 57,74
Fonte: Robert Morris Associates, Annual Statement Studies,1996.
51
ÍNDICE
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I – ADMINISTRAÇÃO 11
1.1. Administração Financeira 11
1.2. Objetivos do Administrador Financeiro 13
1.2.1. Maximização do Lucro. 14
1.2.2. Custo Explícito e Implícito de Fundos. 16
1.2.3. Liquidez versus Rentabilidade. 18
CAPÍTULO II – ESTOQUE 20
2.1. Definição de Estoque 20
2.2. Administração Financeira de Estoques 21
2.3. Análise e Avaliação dos Estoques 22
2.3.1. Heterogeneidade na Composição dos Estoques 24
2.3.2. Avaliação de Estoques 25
2.3.3. Enfoque do Administrador Financeiro 26
2.3.4. Desequilíbrio Funcional 27
2.3.5. Alterações Iminentes de Modelos 30
CAPÍTULO III - CAUSAS DA ACUMULAÇÃO DE ESTOQUES 32
3.1. Causas Internas: Tecnológicas 32
3.1.1. Produção em Nível Constante. 32
3.1.2. Produção ao Nível da Projeção de Vendas. 34
3.1.3. Programação por Ciclos de Produção. 35
3.1.4. Lucro ou Liquidez? 36
3.2. Causas Externas: Fornecedores 37
3.3. Causas Externas: Cíclicas 38
3.3.1. Expansão. 39
3.3.2. Contração. 40
3.4. Outras Causas 41
52
3.4.1. “Lead Time”. 41
3.4.2. Iminência de Greves 42
3.4.3. Aumentos de Preço. 43
3.4.4. Um Modelo de Custo-Rendimento 43
CONCLUSÃO 46
BIBLIOGRAFIA 48
ANEXOS 50
ÍNDICE 51