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UNIVERSIDADE TUIUTI DO PARANÁ
MIGUEL JUNIOR PRESTES DA SILVA
A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA AS
ORGANIZAÇÕES
CURITIBA
2014
MIGUEL JUNIOR PRESTES DA SILVA
A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA AS
ORGANIZAÇÕES
Monografia apresentada em cumprimento parcial aos requisitos exigidos para obtenção do título de pós-graduação em Administração, Gerência e Segurança de Redes de Computadores, da Universidade Tuiuti do Paraná.
Professor: Roberto Amaral
CURITIBA
2014
Dedico este trabalho a Deus, meus pais, professores e a todos que, direta ou indiretamente, contribuíram para sua efetivação.
AGRADECIMENTOS
Agradeço principalmente a Deus por me acompanhar em todos os
momentos me dando força, disposição e sabedoria para a realização deste trabalho.
Agradeço também, a minha querida esposa por sua paciência e cuidado nos
dias em que me comprometi para a efetivação deste trabalho.
Por fim de maneira geral agradeço a todos que direta ou indiretamente
contribuíram para a conclusão deste trabalho.
De modo que nem o que planta é alguma coisa, nem o que rega, mas Deus,
que dá o crescimento.
(1 Coríntios 3:7)
RESUMO
Este trabalho propõe uma análise da organização e suas influencias para os
sistemas de informação, sistemas estes de softwares e hardwares que
desempenham grande importância na administração dos negócios. Devido a
crescente evolução das tecnologias ligadas a área de informática, empresas buscam
cada vez mais ferramentas tecnológicas, sendo que, estas ferramentas por sua vez
contribuem principalmente para à tomada de decisões e por outro lado afetam o
cotidiano do negócio. Para tanto, este trabalho identifica a maturidade das
organizações frente aos sistemas de informações, observando que quanto menores
e mais novas elas estão, menores são seus interesses nesse assunto e ao contrário,
quando maiores e mais imersas no mercado, maiores são seus envolvimentos.
Também, demonstra através de dois panoramas, as organizações como rivais dos
sistemas de informação e as organizações como parceiras do sistemas de
informação, descrevendo seus principais benefícios e seus principais problemas,
mostrando assim diferentes aspectos sobre o mesmo assunto, a rivalidade e a
parceria destas duas frentes.
Palavras chaves: Organizações, sistemas de informação, rivalidade, parceria.
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 –
FIGURA 2 –
VISÃO SISTÊMICA DA ORGANIZAÇÃO.............................
ESTRUTURA CONCEITUAL DO FUNCIONAMENTO DOS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO............................................
09
12
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO......................................................................................... 09
2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E SUA ATUAÇÃO NA
ORGANIZAÇÃO......................................................................................
12
2.1 FUNDAMENTAÇÃO DA METODOLOGIA............................................... 12
2.2 O QUE SÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO........................................... 12
2.3 ORIGEM DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO........................................ 15
2.4 EVOLUÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.................................. 18
2.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO CONTEXTO ADMINISTRATIVO..... 20
2.5.1 Níveis de maturidade das organizações em relação aos sistemas de
informação................................................................................................
22
2.5.2 Papel dos sistemas de informações nas organizações............................ 24
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO VERSUS ORGANIZAÇÕES................. 27
3.1 IMPACTOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS
ORGANIZAÇÕES.....................................................................................
27
3.1.1 Nível operacional...................................................................................... 28
3.1.2 Nível gerencial.......................................................................................... 30
3.1.3 Nível estratégico....................................................................................... 31
3.1.4 Nas relações humanas............................................................................. 33
3.1.5 Na internet e intranet................................................................................ 35
3.2 INVESTIMENTOS EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO........................... 36
3.2.1 Capacidade física..................................................................................... 37
3.2.2 Capacidade intelectual............................................................................. 39
3.2.3 Capacidade móvel.................................................................................... 40
4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E ORGANIZAÇÕES.............................. 41
4.1 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E SEU AUXÍLIO COMO FERRAMENTA
PARA A TOMADA DE DECISÃO...................................
41
4.2 GANHOS PROVENIENTES DO USO DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO.........................................................................................
42
4.2.1 Benefícios internos................................................................................... 43
4.2.2 Benefícios externos.................................................................................. 44
4.3 PARCERIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO COM O NEGÓCIO..... 44
4.4 RESULTADOS......................................................................................... 45
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS..................................................................... 50
9 1 INTRODUÇÃO
Para as organizações, os sistemas de informação têm alcançado grande
importância por meio da evolução tecnológica e por meio dos benefícios a negócios
que conseguem alinhar suas estratégias empresarias à estratégias em sistemas
para informação.
Com os sistemas, a informação é ressaltada e também melhor
compreendida através da otimização de processos, sendo eles manuais ou
tecnológicos. Essa ferramenta é de grande valia nos dias atuais, pois cada vez mais
está se caminhando para a diminuição de esforços através da evolução tecnológica
e administrativa.
Este trabalho tem por objetivo demonstrar de que maneira os sistemas de
informação começaram a fazer parte do ambiente empresarial, seus benefícios e
responder a problemática do por que eles são importantes para as organizações.
Como objetivos específicos, citam-se os níveis de maturidade das
organizações diante dos sistemas de informação. O impacto causado por essa nova
ferramenta aos ambientes organizacionais, sua contribuição para a gestão
administrativa na tomada de decisão e por fim, mas não menos importante, seus
ganhos e benefícios ao negócio.
A pesquisa irá se desenvolver em três capítulos, onde cada capítulo está
dividido em tópicos e subtópicos da seguinte forma:
O capítulo 1 será de apresentação, no qual contará com os objetivos da
pesquisa, subdivididos em geral e secundários, justificando assim a importância para
o estudo da administração. Possuirá ainda a conceituação de sistemas de
informação e tecnologia da informação, com uma rápida explicação sobre a
diferença entre eles.
No decorrer do capítulo a pesquisa terá a origem dos sistemas de
informação e sua evolução no ambiente social e empresarial. Logo, focando para as
organizações, aspectos de como estes sistemas estão se inserindo nas práticas
organizacionais, destacando o aspecto da maturidade das organizações em relação
à implantação de sistemas.
Empresas que logo iniciam sua caminhada empresarial não estão de modo
mais envolvente interessadas em se utilizar da tecnologia para aprimorar seus
processos, mas no decorrer do tempo veem que a necessidade e o ganho que irão
10 adquirir através de sistemas integrados de comunicação, verificação e controle das
atividades vão fazer delas aptas a não somente se manter no mercado, mas se
destacarem nele.
Pra concluir o capítulo 1 será realizada uma demonstração da importância
do papel dos sistemas de informação para os negócios, agindo na busca para obter
a maior eficácia para as empresas.
O capítulo 2 por sua vez, é a confrontação dos sistemas de informação com
a organização e a demonstração dos principais impactos causados pelos sistemas
em âmbito operacional, gerencial, estratégico, nas relações humanas e para a
internet/intranet.
Ainda no capítulo 2, serão apresentadas questões relacionadas ao uso de
tecnologias dentro das organizações, dificuldades encontradas no fato de haver falta
de pessoas qualificadas no mercado, seu elevado custo no treinamento e no
aprimoramento dos funcionários e ainda os paradigmas culturais a serem quebrados
para que, o processo possa contar com a participação de todos.
O capítulo 2 mostra também uma breve pesquisa sobre a internet e intranet.
Meios estes que com os sistemas de informação ganham ainda mais valor para que
todos, sociedade e empresas, obtenham vantagens, seja para a empresa expandir
mais sua imagem, vender mais e para as pessoas obterem facilidade de acesso a
diversos produtos em um único lugar, com confiabilidade.
Por fim o capítulo 2 contará com os investimentos em sistemas de
informação, definidos em investimentos tangíveis (hardwares), intangíveis
(softwares/processos intelectuais) e atualmente em dispositivos móveis.
O capítulo 3 demonstra uma parceria entre os sistemas de informação e as
organizações. Diferentemente do capítulo 2, aqui ambos andam juntos, obtendo
benefícios, seja para a tomada de decisões, seja para os processos.
O capítulo 3 apontará, ainda, ganhos internos e externos advindos do uso
dos sistemas de informação pelas organizações, ressaltando a parceria obrigatória
das estratégias do negócio com os sistemas de informação.
Para concluir, este trabalho faz uma apresentação do resultado da referente
pesquisa com o objetivo de demonstrar como os sistemas de informação interferem
em práticas administrativas atuais, onde são vistos como estratégias de
competitividade, buscando um diferencial competitivo em todas as fases pelas quais
o negócio passa, não deixando de alinhar a gestão, as pessoas e a tecnologia.
11
Esta pesquisa se justifica pela crescente inovação organizacional, onde as
empresas estão perdendo mercado, clientes e consequentemente lucros devido ao
não aperfeiçoamento de suas informações de forma eficaz, através principalmente
de ferramentas como os sistemas de informação no desenvolvimento de seus
negócios.
Essa ferramenta é a chave dos negócios. Sua contribuição é decorrente do
seu conceito, apresentado a seguir.
12 2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E SUA ATUAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
2.1 FUNDAMENTAÇÃO DA METODOLOGIA
Para que de fato este trabalho tenha conotação científica, será embasado
em pesquisas com preocupação instrumental, onde o enquadramento das pesquisas
será no caminho proposto aos métodos abordados.
O presente trabalho valer-se-á somente do método de pesquisa bibliográfico.
Essencialmente será constituído de materiais já publicados, como livros e artigos,
utilizando materiais também disponibilizados na internet.
Para Marconi e Lakatos (2010), a pesquisa bibliográfica objetiva a busca de
dados em revistas, livros, monografias, jornais, eventos, debates e também por
meios de comunicação como vídeos, televisão, etc.
Segundo Silva e Menezes (2001, p.38), a revisão de literatura/pesquisa
bibliográfica contribuirá para:
a) Obter informações sobre a situação atual do tema ou problema
pesquisado;
b) Conhecer publicações existentes sobre o tema e os aspectos que já
foram abordados;
c) Verificar as opiniões similares e diferentes a respeito do tema ou de
aspectos relacionados ao tema ou ao problema de pesquisa.
Sobre o tema, sua aplicação esta sendo mais evidenciada em tempos
atuais, proporcionando uma gama de publicações e estudos relacionados aos
aspectos presentes neste trabalho. Este fato vem beneficiar o tipo de pesquisa
proposto, expondo diversos autores que realizaram atividades com o mesmo
objetivo ou objetivos similares.
Concluindo Marconi e Lakatos (2010, p.166), expõem que: “[...] pesquisa
bibliográfica não é mera repetição do que já foi dito ou escrito sobre certo assunto,
mas propicia o exame de um tema sob novo enfoque ou abordagem, chegando a
conclusões inovadoras.”
2.2 O QUE SÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
13
Para uma melhor compreensão é necessário diferenciar e verificar antes de
tudo o que são sistemas de informação e o que são tecnologias da informação, pois
cada um possui suas particularidades.
“O termo ‘tecnologia da informação’ para Beal (2001, p. 2) serve para
designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e
uso da informação”. Já os sistemas de informação para O’Brien (2006, p. 6) “é um
conjunto organizado de pessoas, dispositivos físicos (hardwares), procedimentos de
processamento de informação (softwares), canais de comunicações (redes) e
recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações.”
Para distinguir um do outro, Braga (2000) relaciona sistemas de informação
com a administração, às necessidades de informação e aplicação no negócio. Já a
tecnologia da informação com tecnologias e o processamento dessa informação.
Braga (200) também expõem que os dois meios são extremamente
relacionados, pois a partir dos sistemas de informação as organizações têm
mudanças estratégias e organizacionais que a levam a novos desafios, exigindo a
inovação na área de tecnologia da informação. Conforme Souza (2008, p. 6) “tanto a
tecnologia da informação, como os sistemas de informação, estão intimamente
ligados, sendo facilitadores para a geração e disseminação da informação,
especialmente no contexto empresarial.”
Levando em consideração que os sistemas de informação e tecnologias da
informação são intimamente relacionados e que devem caminhar em uma única
direção, mas que por sua vez, não são a mesma coisa, é objetivo enfocar-se mais
aos sistemas de informação.
Em um primeiro momento, em relação a sistemas, O’Brien (2006), o define
como “um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham rumo a uma
meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo
organizado de transformação.”
No segundo momento, em relação à informação, é um dos principais valores
de uma organização. É por meio dela determinamos a permanência no mercado e
também a não permanência, ou seja, a sessão das atividades de um negócio. Para
Oliveira (2002, p. 37), “Informação é todo o dado trabalhado ou tratado, é o resultado
da análise sobre os dados.”
Os sistemas de informação atuam para que os dados sejam mais bem
tratados, obtendo informações mais relevantes ao negócio. Com os sistemas de
14 informação, as informações pertinentes à organização ficam mais claras, mais
organizadas e classificadas. Não é apenas como alocar materiais em um grande
local, mas deixá-los prontos e visíveis para que seu verdadeiro valor seja realmente
identificado.
Gonçalves (2006), caracteriza um sistema de informação como sendo toda
ferramenta que manipula dados transformando-os em informações, utilizando ou não
meios tecnológicos para isso. Para Gonçalves (2006), a entrada será geralmente
manual. É no decorrer do processo que se verifica o tratamento desses dados, onde
são processados por meio de tecnologias sendo elas hardwares e softwares.
A figura 1 demonstra a estrutura básica conceitual do funcionamento de
sistemas de informação baseados em computação:
FIGURA 1: Visão Sistêmica da organização.
Fonte: Ferreira, Venâncio, Abrantes (2009, p. 336).
O’Brien (2006) deixa a estrutura conceitual dos sistemas de informação mais
complexa. Os sistemas de informação dependem de recursos humanos (usuários e
desenvolvedores), hardwares (máquinas e equipamentos), softwares (programas),
dados (banco de armazenamento) e redes (meios de comunicação) executando as
entradas do sistema e transformando os dados e recursos em produtos de
informação, como mostra a Figura 2.
15
FIGURA 2: Estrutura conceitual do funcionamento de sistemas de informação.
Fonte: O’Brien (2006, p. 10).
Em todo esse processo de manipulação das informações participam
pessoas, tecnologias, materiais, equipamentos, dinheiro e, principalmente, não
deixando de citar a qualidade desta informação. Sua precisão, confiabilidade e
segurança são características obrigatórias e rigorosas para que essa informação se
torne uma ferramenta importantíssima para o negócio, pois, caso contrário, uma
informação errada, falha, custará um alto preço para a organização. (GONÇALVES,
2006).
2.3 ORIGEM DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Para quem pensa que sistemas de informação são tão atuais a ponto de não
ter nenhuma origem no passado, está completamente enganado. Sua origem vem
de muito antes da informática, onde o ser humano já buscava qualificar e classificar
suas informações de forma mais eficaz.
16
Antes de 1940, conforme Araújo M. J. B. E (2010), não se percebia muito o
uso de máquinas para o tratamento das informações, pois as máquinas não tinham
a mobilidade que tem hoje, ocupando até mesmo salas inteiras. Nessa época, as
informações para Mello, Marinho e Cardoso (2008) recebiam um tratamento
basicamente de serem colocadas em lugares, os chamados arquivos, para depois
serem observadas ou até mesmo avaliadas, necessitando de uma pessoa específica
chamada de “arquivador” para realização desse processo.
Sem o auxílio de ferramentas específicas para o trabalho na época, segundo
Costa (2007), o “arquivador” como era chamado, não dava conta de registrar todas
as informações por ele guardadas, havendo perda no processo e uma grande falta
de mobilidade, pois as informações não eram atualizadas e não havia a
possibilidade de cruzamento ou comparação destas informações para uma
compreensão mais detalhada sobre o que verdadeiramente era importante guardar.
Em meados dos anos de 1950 o biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy
verificou em seus vários estudos que os valores de uma empresa não ficavam
apenas na busca pelo lucro, e sim que essa era um organismo vivo, com valores
distintos, iniciando assim estudos da empresa como um sistema. (GOLÇALVES,
2006).
Nesse período, a informação foi passando a ser vista como algo que tomava
forma dentro das organizações e nas relações sociais, sendo considerada um
aspecto acima do social, tecnológico uma expressão filosófica onde seu valor é
indispensável para caracterizar expressões como: “sociedade da informação,
explosão da informação, era da informação, indústria da informação, revolução da
informação” entre outros nomes utilizados na época. (ARAÚJO V. M. R. H., 1995, p.
3).
A ênfase na informação é o principal beneficio proporcionado pelo uso de
sistemas. Bio (1996) expõem que talvez as ideias em relação ao campo de sistemas
de informação se relacionaram com a organização da seguinte forma:
a) Manualização: no principio a preocupação das organizações era de
documentar os procedimentos administrativos, colocá-los por escrito;
b) Racionalização: partindo do ponto em que as organizações iam
crescendo, a preocupação muda para o aspecto da racionalização
através de formulários, arquivos e procedimentos. Diferente de apenas
17
documentar era necessário agora verificar se a execução estava sendo
feita de forma racional;
c) Mecanização: na década de 40 e 50 com a introdução de computadores
eletrônicos, surgem as tendências de mecanização e automatização dos
sistemas. Essa ideia de implantação veio da forte tendência de
racionalização, onde se achava que com as máquinas de processamento
de dados os dados seriam processados de maneira mais rápida, com
custos menores e substituiriam a mão de obra. Essa tendência ocasionou
uma utilização indiscriminada e uma divisão no uso do computador;
d) Sistemas de informação: aqui sim é a mecanização pura e simples dos
processamentos dos sistemas existentes, nota-se que era uma
abordagem pobre e com resultados abaixo do esperado. Os estudos
começam em relação ao potencial informativo dos sistemas para fins
gerenciais, onde cada vez mais o valor da informação é ressaltado
admitindo até mesmo custo maior em um novo sistema em face da
melhoria significativa por ele gerada. A racionalização ainda se mantém e
em meados da década de 60 cresce o interesse por sistema com maior
grau de interação, com aproveitamento dos recursos de processamento
aumentando tanto os aspectos da racionalização quanto o poderio
informativo das organizações.
Segundo Mello, Marinho e Cardoso (2008, p. 1) “O início dos sistemas de
informação foi marcado pela simplicidade dos dados, informações, métodos e
técnicas, também pela limitação do sistema e ineficiência.”
Os sistemas de informação para Mello, Marinho e Cardoso (2008) apud
Cardoso (2006), pegaram carona na onda da evolução tecnológica e conquistaram
seu lugar no ambiente dos negócios. Primeiramente em áreas específicas, para
auxiliar em uma determinada rotina, como, por exemplo, atuando como uma
ferramenta para o departamento específico de folha de pagamento, logo se tornando
o elo entre os departamentos.
A partir de 1970, Szafir-Goldstein e Souza (2001), afirmam que com a
redução dos custos e o aumento da velocidade de processamento, a “era dos
sistemas de informação” se estabelece com os computadores.
No ano de 1980 os sistemas de informação tiveram um reconhecimento
como estratégicos, impactando o desenvolvimento e competitividade das
18 organizações. Destaca-se nesse período o caso SABRE – sistema de reserva de
passagens desenvolvido pela empresa americana American Airlines, o qual permitiu
uma grande vantagem competitiva para a empresa. (SZAFIR-GOLDSTEIN, SOUZA,
2001).
A partir daí, nos anos de 1990 até os dias atuais, a tecnologia da informação
veio evoluindo e trouxe consigo os sistemas de informação, estabelecendo de fato
sua importância nas empresas. Ainda Szafir-Goldstein e Souza (2001), expõem uma
nova era na computação empresarial, levando principalmente em consideração o
reforço da internet no final do século e atualmente a computação móvel, presentes
nos celulares e palmtops¹1.
2.4 EVOLUÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Segundo Mello, Marinho e Cardoso (2008, p. 2) apud Cardoso (2006), “os
sistemas de informação evoluíram paralelamente às tecnologias de informática e
telecomunicações.”
É notável que a evolução dos sistemas de informação esteja totalmente
relacionada com a evolução da computação e das telecomunicações. Mais ou
menos por volta de 1940, havia o interesse por máquinas computadorizadas, que
eram gigantescas e enormes; sem mobilidade nenhuma, mas que já auxiliavam na
contagem naquele tempo. (ARAÚJO M. J. B. E., 2010)
Quando as primeiras máquinas de computação surgiram no mercado,
conforme Gugik (2009), elas possuíam válvulas chamadas de válvulas eletrônicas,
que eram enormes emaranhados de fios e tinham o problema de esquentarem
muito, aumentando o risco de estragarem.
Araújo M. J. B. E. (2010, p. 2) relata que:
À medida que os anos foram se passando e com o aparecimento dos transitores nos anos 50 (que foram lentamente substituindo as válvulas dos computadores mais antigos) e dos circuitos integrados (meados dos anos 60), os computadores iam ficando menores, mais baratos (quer em custo de aquisição, quer em manutenção, apesar de continuarem a serem muito caros) e mais rápidos. Nos anos 50 – o primeiro computador comercial surgiu em 1951 – e 60 o seu uso diversificou-se e começaram a aparecer novas aplicações para estas máquinas, tais como contabilidade e inventariado. O aparecimento de linguagens de programação mais “generalistas” como o COBOL e o BASIC ajudou nesta diversificação.
1 Palmtops: Personal digital assistants (PDAs ou Handhelds), ou Assistente Pessoal Digital. É um computador com dimensões reduzidas, dotado de grande capacidade computacional.
19
Paralelamente a esta evolução, estava a evolução das redes de
telecomunicações, que primeiramente teve seu desenvolvimento a partir da Arpanet,
uma rede de telecomunicações militar que precedeu à Internet, a tecnologia Ethernet
(utilizada nas LANs – redes locais internas) e o protocolo TCP/IP. (ARAÚJO M. J. B.
E., 2010).
Quando Szafir-Goldstein e Souza (2001) verificam esses dois fatores
importantes na evolução dos sistemas de informação, a tecnologia computacional e
as telecomunicações, percebem que sem eles os sistemas de informação não teriam
tanta importância e significado para as organizações. A contribuição da tecnologia e
das telecomunicações fez com que os sistemas de informação tratassem todas as
informações relevantes para um negócio de forma mais eficiente e com uma
facilidade muito maior.
Porém, grandes dificuldades foram encontradas devido ao custo da
estrutura, que era bastante elevado e as empresas não podiam suportar. Com isso
surgem os Centros de Processamento de Dados (CPDs). Os centros de
processamento de dados funcionavam como mecanismo de processamento, suporte
e análise dos sistemas de informação presentes na organização, em alguns casos
também disponibilizando pessoas para suporte técnico. (ARAÚJO M. J. B. E., 2010).
Ainda segundo Araújo M. J. B. E. (2010), para diminuir cada vez mais os
custos a informática evoluiu mais uma vez. Através da descentralização da
computação os centros de processamento de dados não eram mais tão necessários,
inclusive o gasto com suporte. As empresas deixaram de ter uma única e grande
máquina para terem vários computadores espalhados na organização. Assim, cada
usuário tinha seu computador onde deveria melhorar seus conhecimentos em
linguagens DOS2, bios3 e scripts4 (linguagens utilizadas) para melhorar seu
desempenho no uso das ferramentas.
Concluindo, Araújo M. J. B. E. (2010) comenta que à medida que o tempo foi
passando os usuários das máquinas foram obtendo uma intimidade e conhecimento
2 DOS – (Disk Operating System ou sistema operacional em disco), linguagem pela qual os comandos dos usuários são dados exclusivamente pelo teclado; 3 Bios – (Basic Input/Output System ou Sistema Básico de Entrada e Saída), linguagem que é responsável pelas atividades básicas ou corriqueiras do computador. É um programa que executa várias tarefas no momento em que o computador é ligado; 4 Scripts – conhecidos também como linguagens de extensão, servem para estender a funcionalidade de um programa. Linguagens de programação utilizadas para designar uma sequência de comandos e tarefas a serem executadas.
20 no que estavam fazendo, utilizando as ferramentas com maior versatilidade e ganho,
deixando os sistemas de informação da maneira e interesse do negócio.
2.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Para Albertin (2005), no ambiente empresarial atual a informação aliada à
tecnologia tem ganhado estimado valor no contexto administrativo, tanto das
organizações brasileiras como mundiais. Estes negócios para conseguirem sucesso
diante de seus concorrentes utilizam esta ferramenta de forma bem ampla e intensa,
tanto em nível estratégico como operacional.
Esta utilização passa a ter como foco principal não apenas a infraestrutura
tecnológica necessária para a realização dos processos e decisões estratégicas,
mas a efetiva utilização da informação e todo o seu poder de transformação nas
práticas organizacionais. (Braga, 2000).
Com esse grande avanço do tratamento da informação nas empresas, os
empresários, segundo Albertin (2005), estão cada vez mais preocupados com
aspectos mercadológicos. Os sistemas de informação deixaram de ser assunto de
especialistas e passaram a integrar o dia-a-dia de uma organização.
Essa ferramenta utilizada pela empresa segundo sua necessidade ou
objetivo, tende a ajudar de forma poderosa aspectos como competitividade,
estratégias, controles, redução de custos, ganhos provenientes de métodos de
trabalho mais ágeis e com respaldo em informações confiáveis. Enfim, em diferentes
outros fatores determinados como essências para o desenvolvimento estratégico,
organizacional e técnico de um negócio. (BRAGA, 2000).
Através dos sistemas de informação é possível que todos os processos
sejam muito mais conhecidos e bem mais estruturados. ARAÚJO A. C. M. (2008, p.
6) afirma que “bom desempenho organizacional depende da clara identificação feita
pelos gerentes do papel que a informação irá desempenhar na estratégia
competitiva de sua empresa”.
José Cezar Urban em entrevista ao jornal Gazeta do Povo (CAMPOS, p.1,
2010), em 30 de março de 2010, comentou que utilizava o computador de forma
limitada, redigindo textos, mandando e-mails, etc. A partir do ano de 1995 percebeu
que poderia ter muito mais ganhos com sua máquina, adquirindo softwares que
21 cruzam dados, aumentam a eficiência operacional direcionando a empresa e ainda
indicando pontos de investimentos internacionais.
Campos (2010) apud Urban (2010, p. 1) explica que “A ideia surgiu em 1988
para organizar congressos e convenções. Chegamos a ter 30 funcionários e
atualmente contamos com cinco. Mesmo assim, a produtividade por pessoa é maior
hoje, por causa do investimento em tecnologia”.
Os programas coletam os dados do dia-a-dia da organização, processam e
transformam em informações relevantes para cada área do negócio; informações
estas que também dão respaldo para que a empresa saiba como estão indo as
coisas para assim se posicionar diante dos concorrentes e dos seus potenciais
clientes. “Com esses softwares você consegue ter acesso a um conjunto de dados
que ajudarão na tomada de decisões. Dados que de outra forma seria muito difícil
recuperar no momento certo” (CAMPOS, 2010, p. 2 apud CLEMENTI, 2010).
O objetivo da administração é caminhar de maneira conjunta com os
sistemas de informação, isso segundo Mello, Marinho e Cardoso (2008) é que
definirá se sucesso poderá ser alcançado. Logo, seu objetivo se projeta em
pesquisar qual ferramenta se enquadrará da melhor maneira em seu negócio, para
que os dois andem de maneira coordenada, em busca de um único objetivo.
O primeiro passo para Ricosti (2008), é identificar a real necessidade da
organização, subdividida em necessidades operacionais, funcionais e de mercado.
Em segundo seria a escolha e compra do software-programa, já em terceiro a
escolha e a aquisição dos equipamentos e máquinas, logo em quarto a adequação
empresa - informatização e por fim a evolução da informática junto com o negócio.
A prioridade aqui é verificar a segunda necessidade estipulada por Ricosti
(2008): a escolha e compra do programa mais adequado a organização. De maneira
distinta classifica-se em cincos tipos:
a) Softwares de gestão empresarial – ERP (Enterprise Resource Planning):
caracterizados por interligarem a organização, integrar os departamentos
com o objetivo de atender aos interesses da organização e o mercado
(clientes e fornecedores);
b) Softwares de gerenciamento de clientes - CRM (Customer Relationship
Management): caracterizado por seu objetivo de atender às
necessidades totais dos clientes, acompanhando todo o processo da
22
organização, desde a compra do fornecedor até o pós-venda, primando
pela fidelização do cliente e sua satisfação com o produto ou serviço;
c) Softwares básicos – genéricos: são aqueles padrões, que seguem uma
linguagem pela qual se entende que toda organização tem processos
padrões, como estoque, financeiro, compras, fiscal e faturamento.
Havendo os abertos que permitem algumas alterações, tais como
mudanças simples em relatórios, acrescentando algo e os fechados, que
não permitem alterações em suas telas, vendidos de forma única, sem
opções de mudanças;
d) Softwares básicos – especializados: são aqueles que atendem
determinados ramos de atividade, como exemplo, farmácias,
panificadoras, etc. São sistemas preparados para a atividade
empresarial;
e) Softwares básicos – específicos: sistemas feitos sob medida para os
processos e critérios de uma única organização, buscam atender 100%
das suas necessidades de controle e gestão. São programas geralmente
com em custo mais elevado, mas que para algumas organizações trará
mais vantagens.
Definida esta questão de grande importância, observa-se outro ponto na
integração dos sistemas de informação com a organização.
2.5.1 Níveis de maturidade das organizações em relação aos sistemas de informação
A tecnologia da informação nas organizações está muitas vezes relacionada
ao seu grau de maturidade, ou seja, quanto mais nova é essa organização menos
valor ela dará a essa área. (FAGUNDES, 2010)
Seguindo uma mesma linha de pensamento, os sistemas de informação, ou
somente SI, através de uma maior maturidade adquirida pela empresa, vem também
se tornando cada vez mais utilizado e tendo um nível maior de importância. As
novas empresas logo quando iniciam suas atividades não dão o devido valor para
essa área, vamos dizer, tecnológica. “O uso da tecnologia da informação é voltado
para aplicações de redução de custo, através da automação de atividades funcionais
23 de baixo nível. Os usuários têm uma postura reativa à tecnologia, com baixo
envolvimento.” (MARQUES, 2004, p. 29).
Seguindo Marques (2004) apud Norlan (1979), já em um nível de maturidade
mais elevado, o que pode-se chamar de segundo nível, as organizações começam a
se utilizar dos SI em relação aos seus custos e também no controle dos processos
internos. Nesse nível as empresas começam a se dedicar mais em seus processos
internos, deixando um pouco de lado projetos considerados globais de TI e também
observam que os SI podem ser um grande aliado na estruturação e conhecimento
dos seus custos.
Visto isto, a organização observa que a tecnologia é de grande valia para
que suas estratégias e seus custos possam ser reestruturados e de uma maneira
melhor planejados através dos SI. Chega-se então ao chamado terceiro nível de
maturidade, onde Fagundes (2010) expõem que as organizações entendem a
importância dos SI para seus negócios, mas que por sua vez ainda não estão sendo
o principal processo para investimento. Acabam os negócios por sua vez, levando
mais atenção do que o próprio processo de informatização das informações.
“A ênfase é ver os negócios como uma série de processos que podem e
devem ser, fundamentalmente, redesenhados e simplificados com as novas
aplicações da TI.” (MARQUES, 2004, p. 32).
Para LUPPI (2008), quando as organizações começam a buscar aliar a
tecnologia aos seus negócios, alcançando um grande diferencial em relação aos
seus concorrentes, fornecedores e clientes, começaram a tratar os SI como uma
relação de parceria. Sua dependência perante o mercado por maior tecnologia a
levou para ambientes de negócios em que suas capacidades e processos deveriam
ser mais ágeis e com possibilidades menores de erros, para que seus potenciais
clientes e fornecedores pudessem ter uma confiabilidade e uma imagem
diferenciada da organização e de seus métodos.
Com isso chega-se ao quarto nível de maturidade descrito pó Fagundes
(2010) e chamada de quarta era por Marques (2004). Onde as organizações
conseguem ou procuram através dos SI uma aliança com seus clientes,
fornecedores e em suas relações internas. Aliança essa que ajuda a organização no
desenvolvimento de novos negócios e no melhoramento dos seus processos atuais.
Depois do quarto nível, o negócio e os sistemas de informação andam juntos
para atingir os benefícios esperados, levando a organização para o último nível de
24 maturidade. Marques (2004) e também Fagundes (2010), comentam que nesse nível
a empresa começa a tratar os SI e TI como um diferencial competitivo. Aí sim
entramos no ponto em que hoje as organizações do século XXI estão vivendo.
Esse diferencial junto com as boas ferramentas de TI e à estratégia
organizacional da empresa faz com que não apenas sua capacidade de tomada de
decisão seja alicerçada em informações corretas ou em métodos com o mínimo de
erros, mas também, faz com que suas propostas e estratégias venham de encontro
com o mercado atual, destacando a competitivamente. “[...] As oportunidades da TI e
a dinâmica dos negócios levarão as empresas a um elevado grau de conectividade,
viabilizando novas formas de relacionamento entre as organizações, e aumentando,
desta forma, a produtividade dos grupos.” (MARQUES, 2004, p. 32).
Fazendo uma comparação com os cinco níveis de maturidade enfrentados
pela empresa, Britto (2008), para concluir, expõe que não bastando a influência
social e mercadológica para que as organizações comecem a se envolver mais na
implementação e uso de tecnologias, órgãos federais, estaduais e até municipais
estão também entrando nesse processo de reorganização de suas informações.
Isso ocorre para que seus objetivos, como principalmente arrecadação
tributária, sejam mais eficazes e com menores chances de fraudes. Isso faz da
maturidade organizacional em relação os SI pular do primeiro nível, onde há pouco
investimento e importância, para o quarto nível, que é quando a empresa busca
fechar uma parceria entre TI, SI e seu negócio para poder atuar, não perder
mercado e melhorar suas atividades. (BRITTO, 2008).
2.5.2 Papel dos sistemas de informações nas organizações
Nas organizações, a importância dos sistemas de informação não deve estar
totalmente relacionada a somente hardwares e softwares, mas ao alinhamento das
estratégias de informatização com as estratégias do negócio. Segundo Laurindo (et
al., 2001), a exploração de ferramentas como os sistemas de informação deve
ocorrer de forma contínua obtento o máximo de ganho em todos os processos,
mudando a face da organização, pois nenhuma ferramenta por mais sofisticada que
seja é capaz de manter uma vantagem competitiva para o negócio.
Levando em consideração a integração dos sistemas de informação com o
a organização, Tait (2006), define três níveis: o planejamento de negócios, o
25 planejamento de sistemas de informação e o planejamento de tecnologia de
informação.
Tait (2006) expõem ainda que é no planejamento de negócios é onde ficam
os clientes, os concorrentes e o potencial humano da organização. No planejamento
de sistemas de informação, a responsabilidade de assumir o papel predominante
nas empresas deve ser evidente, sua transformação vai desde o tempo de respostas
dos processos até o tempo de execução dos mesmos. Já o planejamento de
tecnologia vem para agregar valor e auxiliar a organização a conquistar uma
qualidade maior com um baixo custo. Conforme Tait (2006, p. 25):
A integração dos três elementos, negócios, sistemas e tecnologia de informação, deve ser alvo de uma arquitetura de sistemas de informação, entendida como o conjunto de elementos componentes de um sistema, que inclui planejamento, hardware, software, banco de dados, entre outros.
Por sua vez o desempenho operacional das organizações depende cada dia
mais de softwares e sua estratégia de integração. A integração dos sistemas não
apenas ao objetivo da empresa, mas principalmente atuando dentro de um negócio,
possibilita que apenas um único local lógico seja utilizado, onde cada sistema coloca
e recebe seus dados. Para Sordi e Júnior (2004), é através desta central que a
possibilidade de integração fica mais clara. A partir do armazenamento dos dados
em um único local dentro da organização o processamento destes será mais
completo, fazendo da informação gerada mais completa, pois está baseada em
todos os processos desempenhados na organização.
Sistemas com uma visão do todo da organização, conduzirá o negócio a
melhorar a visualização das necessidades em todos os ambientes. Segundo Flores
(2010), um sistema completo que verifica os subsistemas e suas ligações pode atuar
em diferentes focos, enaltecendo determinadas áreas e comparando-as,
dependendo do segmento econômico e da organização.
A informação quanto mais completa ela seja, mais desempenho trará para o
negócio, diminuindo a possibilidade de ocorrer erros. Não deixando de citar que por
ser completa essa informação, ela não poderá ser complexa demais e nem simples
demais, pois informações complexas não geram o entendimento correto e simples
demais teoricamente não serão suficientes. (SOUZA, 2008).
A verdadeira vantagem ou ganho de uma organização para Pionório (2009),
é identificar o verdadeiro papel dos sistemas de informação, onde não estão
26 voltados apenas em relação aos investimentos em TI ou no deslumbramento de
utilizar novas tecnologias em seus processos, mas de alinhar suas estratégias
empresarias e organizacionais em sistemas que trarão benefícios tanto internamente
quanto externamente.
Para concluir Souza (2008) apud Bill Gates, afirma que “automatizar uma
operação eficiente aumentará sua eficiência, porém, automatizar uma operação
ineficiente aumentará sua ineficiência”.
27 3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO VERSUS ORGANIZAÇÕES
3.1 IMPACTOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES
Os sistemas de informação podem afetar diversas áreas dentro e fora das
organizações, abrindo um leque de variedades para que o negócio tenha um
desenvolvimento e se aventure em novos mercados. Seu impacto vai desde os
processos internos até seus processos de melhoria, alcançando o público externo.
Isso ocorre pelo fato dos sistemas de informação fornecerem incentivos e benefícios
diretos aos clientes ou usuários. (FILHO, 1994).
Segundo Mello Marinho e Cardoso (2008, p. 2) apud Andrade (2007),
expõem que “com o avanço e disseminação dos sistemas de informação, a
organização passa a entrar em uma era digital, onde o trabalho colaborativo e em
equipe passa a se sobressair devido à facilidade de comunicação e troca de
informações.”
Segundo Filho (1994), esse impacto pode ser negativo também,
apresentando novos riscos ao desenvolvimento. Em âmbito externo observa
aspectos negativos como vulnerabilidade e o uso estratégico dos sistemas de
informação pelos concorrentes. E em âmbito interno características como reação a
mudanças e mau entendimento dos usos e limitações dos sistemas.
Os sistemas de informação, sendo eles usados para auxiliar as atividades do
dia-a-dia ou no processo de desenvolvimento organizacional, dependem de
variáveis que vão muito além de apenas implantar tecnologias ou mudanças. O
verdadeiro objetivo para impactar é entender que a diferença principal entre os
esforços bem ou malsucedidos para impor o uso de sistemas informatizados através
de microcomputadores nas atividades empresariais, residem em se eles vão ou não
ser incorporados às práticas de trabalho na organização. É assim que o impacto terá
sentido e possivelmente trará os objetivos para ele esperados. (FILHO, 1994)
Diante das colocações pode-se afirmar que os sistemas de informação
causam grandes impactos nas organizações. Sua atuação vem de encontro com
culturas próprias que residem nas instituições, causando diversas mudanças em
função de sua implantação, fazendo com que rotinas e processos sejam alterados
para que haja o resultado esperado. (MELLO; MARINHO; CARDOSO, 2008).
28
Mello, Marinho e Cardoso (2008, p. 3) apud Modesto (2007) colocam
algumas das transformações sofridas pela organização com a automatização dos
sistemas de informação:
a) Achatamento, que é o processo em que os colaboradores das empresas
são muitas vezes dispensados por não haver mais a necessidade de
seus serviços;
b) Descentralização, que consiste em disponibilizar em diversos locais ou
departamentos, serviços e tarefas que antes eram feitas em apenas um
local;
c) Flexibilidade, onde a organização não fica presa ou engessada em
atividades que serão sempre as mesmas, podendo atuar em diversos
mercados, modelos e meios para obter ainda mais ganhos;
d) Independência de localização, que faz da empresa um órgão livre, que
pode atuar em várias regiões e por sua vez manter contato com todas as
suas unidades;
e) Baixos custos de transação e coordenação, facilitando sua comunicação
com clientes, fornecedores e principais interessados, com meios ágeis,
rápidos e sem um elevado custo;
f) Trabalho colaborativo e em equipe, onde as organizações estão cada vez
mais buscando essa interação entre seus colaboradores para que não
sejam concorrentes uma do outro, mas sim colegas com um mesmo
objetivo;
g) Já em relação à empowerment Mello, Marinho e Cardoso (2008) fazem
apenas alusão ao termo. Mendonça (2010), entretanto, afirma que
consiste na delegação de poderes a funcionários, para que estes não
precisem recorrer a superiores para tomar decisões importantes.
Outras transformações em esferas agora mais abrangentes também
acontecem, segue o detalhamento em determinados níveis os impactos que os
sistemas de informação podem causar.
3.1.1 Nível operacional
Moresi (2000, p. 16) define o nível operacional de uma empresa como sendo
“o nível no qual as tarefas são executadas e as operações realizadas: envolve o
29 trabalho básico relacionado diretamente com a produção dos produtos ou serviços
da organização.”
Os sistemas de informação de nível operacional são caracterizados pelo
grande número de entradas e saídas no sistema, se utilizando em grandes
quantidades o banco de dados. São na sua maioria necessidades de curto prazo
que não requerem deliberação da direção da empresa. (FURLAN, 2009).
Ainda segundo Furlan (2009), estes sistemas são utilizados por pessoas que
não precisam ter uma qualificação ou entendimento mais elevado para realizar os
processos de alimentação do sistema. São pessoas com atribuição de
responsabilidades pequena, deve apenas cumprir seu papel de forma eficiente. E
por que eficiente? Seguindo uma mesma linha de raciocínio, dize-se que suas
atividades ao serem eficientes, fazem o estabelecido no que tange para o nível onde
estão e nada a mais.
Os sistemas de informação de nível operacional não perdem seu valor
devido a isso. São sistemas ainda completos que, para auxiliarem a organização em
situações específicas ou no desempenho de alguns casos onde a informação
precisa ser tratada e observada com mais calma, por meio de pessoas que
realmente saberão que tipo de informação mais servirá. Essas informações ficam um
pouco de lado, mas são informações críticas, que sem elas os resultados nos
demais níveis não existirão, causando danos ao negócio. (LUPPI, 2008).
São sistemas que trazem informações do tipo quantas peças foram
produzidas, quantas estão no estoque, o salário do funcionário X foi pago, tem
matéria-prima suficiente. Para Rosângela e Junia (2005), informações assim dão
apoio à gerência operacional no acompanhamento de atividades rotineiras e
necessitam ser de fácil acesso.
Para Furlan (2009) ainda, as principais características dos sistemas de
informação de nível operacional são:
a) Grande quantidade de dados, entradas e saídas;
b) Necessidade de processamento do sistema deve ser eficiente;
c) Desempenho rápido nas entradas e saídas;
d) Simples conhecimento em computação;
e) Utilização em grande quantidade do banco de dados;
f) Segurança e atualização constantes dos arquivos;
g) Responsabilidade para a organização, em caso de falha ou pane;
30
O grande impacto causado pelo uso dessas novas tecnologias em nível
operacional segundo Neto (1999), esta mais relacionada às mudanças nas tarefas,
onde são diminuídas e até mesmo cessadas. Onde o perfil da mão de obra exige
novas qualificações, especificações e habilidades.
Para concluir, Furlan (2009) coloca que os sistemas de informação de nível
operacional são os sistemas mais complexos, pois contém todos os requisitos
básicos presentes nos negócios. É através deles que outros sistemas são
estruturados.
3.1.2 Nível gerencial
Para Moresi (2000, p. 2) o nível gerencial “gerencia particularmente as
atividades do nível operacional, mediando as fronteiras ambientais e administrando
as tarefas técnicas que devem ser desempenhadas, escala de operações etc.;”
Os sistemas de informação gerenciais trabalham com as informações
provenientes do nível operacional, preparando essas informações para receberem
tratamento de decisões a níveis departamentais. Com esses sistemas as
organizações conseguem analisar suas metas, verificar suas operações regulares já
acrescentando uma eficácia à eficiência que ocorre no nível operacional. (FURLAN,
2009).
Para Furlan (2009) estes sistemas são importantíssimos para o feedback
das operações empresariais. O retorno é bastante necessário para rever processos
rotineiros, mudar metas, arrumar as coisas antes que cheguem aos níveis
estratégicos. Enquanto os sistemas de informação de nível operacional dão suporte
à eficácia da organização ou [sic] os sistemas de informação de nível gerencial dão
suporte à eficácia gerencial.
Segundo Luppi (2008) o objetivo destes sistemas é no auxílio à tomada de
decisões para os gerentes médios, através de relatórios, acessos on-line, modelos
em gráficos, relatórios setoriais, dando uma primeira pincelada nas informações
ainda não alteradas vindas do nível operacional.
Sua capacidade de processamento é diária. São sistemas chamados
também por sistemas de apoio à decisão, pois além de se utilizarem de informações
internas se utilizam também de informações externas à empresa, como o preço dos
produtos ofertados por seus concorrentes. (LUPPI, 2008).
31
Não é possível mensurar ao certo a verdadeira vantagem do uso dos
sistemas de informações gerenciais dentro e fora da organização. Porém algumas
hipóteses são levantadas e, assim, faz com que os administradores tenham uma
pequena noção, mesmo que genérica, do impacto causado por esse tipo de sistema
em seu negócio. Stuart (2009, p. 2, 3) aponta as seguintes hipóteses:
a) Redução dos custos das operações;
b) Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos
e rápidos, com menor esforço;
c) Melhoria de produtividade, tanto setorial quanto global;
d) Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
e) Melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de
informações mais rápidas e precisas;
f) Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
g) Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos
não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
h) Otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
i) Melhor interação com seus fornecedores;
j) Aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas.
Verificados os benefícios dos sistemas de informação em nível gerencial,
percebe-se também que esse tipo de sistema tem suas desvantagens. Furlan (2009,
p. 2) indica os seguintes: “problemas de coordenação, dificuldade de organizar os
sistemas de informação, dados inconsistentes nos relatórios provenientes do
sistema de nível operacional e não haver conhecimento técnico.”
Assim conclui-se que estes sistemas para atingirem o seu objetivo, precisam
se adequar às características presentes na própria organização, assim como
apresentar envolvimento tanto da média administração como da alta. Também uma
atenção para o fator humano, competência por parte dos membros do nível
gerencial, um conhecimento no sistema “diferente do nível operacional” e uma
confiança na implantação do sistema. (STUART, 2009).
3.1.3 Nível estratégico
Diferentemente dos sistemas de informação de nível gerencial, os sistemas
de informação de nível estratégico segundo Luppi (2008), atendem à gerência sênior
32 da organização, coletando pontos internos ou externos segundo uma ética e
atentando principalmente para características empresarias.
Em nível estratégico a organização trabalha com processos de altos níveis,
objetivando resultados de longo prazo. É nesse nível que a organização planeja sua
atuação no mercado e define aonde quer chegar. Informações que chegam a esse
nível devem de fato auxiliar o gerente sênior a decidir que caminho será mais
vantajoso e que seus riscos serão mais bem controlados. (ROSANGELA, JUNIA,
2005).
A imagem dos sistemas de informação estratégicos para Colletti (2006, p.1),
é “estabelecer objetivos estratégicos específicos que possam melhorar a posição da
companhia, em oposição a objetivos genéricos, como o aumento de lucro ou
redução de custos.”
A preocupação ou cuidado da organização nesse nível é de conciliar as
informações externas com a capacidade da empresa. Realizando perguntas do tipo,
como estaremos daqui cinco anos? Como serão nossos produtos daqui cinco anos?
Quais são as expectativas para o setor em longo prazo e, nossa empresa se
encaixará neles? (ROSANGELA; JUNIA, 2005).
O desenvolvimento de novos produtos, a verificação de novas instalações, a
identificação de mercados em potencial, o descobrimento de habilidades e
escolaridade nos tipos de cargos, são atribuições dos sistemas estratégicos no que
tange obter o máximo de ganho possível. (FURLAN, 2009).
Esses sistemas procuram através de comparações entre setores ou do
mercado, fornecer informações úteis que muitas vezes não implicam
necessariamente em usar softwares sofisticados. Continuando Furlan (2009), explica
que eles atuam com práticas e padrões de monitoramento, atuando tanto em
ambientes internos como externos. Logo, todas essas informações são migradas
para uma base mais informatizada, na qual através de indicadores são fornecidas as
informações necessárias para que as pessoas mais qualificadas da empresa
possam tomar as decisões segundo a estratégia da organização.
Santiago e Souza (2000), concluindo enfatizam o grande valor desse
impacto para a organização, que é sua capacidade de contemplar os dois
ambientes, interno e externo. Santiago e Souza (2000, p.3) citado por Henderson e
Mitchell (1997), determinam que “tanto a organização (fatores internos) quanto a
33 competição (fatores externos) são claramente importantes na determinação da
estratégia e da performance.”
3.1.4 Nas relações humanas
Segundo Borges (2006, p.3) falando sobre os sistemas de informação e os
recursos humanos expõe que “os recursos humanos são os profissionais que
constroem, atuam e utilizam sistemas de informação.”
Os recursos humanos das organizações irão garantir ou não os sucessos de
não apenas sistemas de informação, mas de qualquer processo implementado na
empresa. Seu valor no processo tem o mesmo peso de identificar se os recursos
tecnológicos e materiais estarão disponíveis para o projeto. (BORGES, 2006).
Ainda segundo Borges (2006) apud Cornachione (1999) levantou que o
gerenciamento de recursos humanos no contexto de sistemas de informação
classifica os profissionais nas seguintes áreas:
a) Usuários da informação: são aqueles os quais participaram efetivamente
do emprego destas ferramentas no seu trabalho, colaboradores,
gerentes;
b) Desenvolvedores da solução conceitual: são aqueles que desenvolvem
os sistemas, desenhando-os de acordo com as necessidades e objetivos
de que a empresa necessita;
c) Desenvolvedores da solução aplicada: programadores que fazem de
linguagens de programação um sistema tangível, e
d) Mantenedores e provedores da solução: são aqueles que fazem com que
o sistema se prolongue. São os responsáveis pela garantia de que tanto
em condições técnicas, humanas, relacionamento, etc. se manterão em
constante equilíbrio. Os mantendedores, por sua vez, são mais
relacionados à parte técnica dos sistemas, fazendo manutenções,
adequações em parametrizações, retificações, etc.
Dando maior importância aos usuários da informação, Borges (2006, p.4)
apud O’Brien (2001, p.363) define que “o principal aspecto do gerenciamento de um
sistema de informação é o envolvimento da administração do sistema e do usuário
final, [...].”
Quando na organização os métodos e a cultura de trabalho são alterados,
deixando de serem métodos manuais e se tornando métodos eletrônicos e
34 informatizados, provocam um impacto nos colaboradores no tocante as suas
relações comportamentais, criando resistências e medos. Suas habilidades também
sentem dependendo da área de atuação da organização. Esses impactos podem
variar de maiores para menores, mas que não deixam de existir. (NETO, 1999).
Ainda Neto (1999) apud Rodrigues (1998), destaca os dois principais efeitos
da TI sobre o trabalho e o trabalhador, são eles:
a) A informatização dos processos altera drasticamente as relações entre
trabalhador e trabalho. A mudança principal é na natureza da tarefa, feita
antes de forma manual (tangibilidade) e agora de forma eletrônica
(abstrata), através dos sistemas de informação, e
b) Com a nova tecnologia pode-se gerar stress e desconforto em relação a
empregos, exigindo novas habilidades ao trabalhador. No nível gerencial
aplica-se um maior controle de seu desempenho.
Para que ocorra o sucesso na implantação dos sistemas de informação na
organização é necessária essa reestruturação nos processos. Todo departamento
de recursos humanos deverá minimizar as questões impactantes para atingir as
palavras-chaves do momento: cooperação, integração, flexibilidade e participação.
Que serão bem mais fáceis de alcançar quando a utilização dos sistemas de
informação nos processos. (VALLE, 1996).
Outro ponto importante de resaltar para Mesquita e Gonsalves (2005), é a
qualificação desses usuários, que quando possuem uma boa escolaridade tendem a
se enquadrarem de forma melhor na utilização dos sistemas. Mas quando é ao
contrário manifestam uma maior dificuldade na identificação das potencialidades dos
sistemas.
De forma contrária a toda essa negatividade do impacto dos sistemas de
informação nos recursos humanos organizacionais, tem-se as vantagens
decorrentes desses novos métodos.
Para Valle (1996), os trabalhadores estão sendo moldados em novos estilos
de atuação, que agora se comportam como aqueles que sabem lidar com
interpretação e processamento de dados, conceitos, mecanismos e entender o
processo produtivo como um todo, o que realmente o difere do trabalhador sem
sistemas de informação, no qual ficava preso às amarras do pensamento
mecanicista, que apenas executa.
35
“Acresce ainda o facto [sic] da formação dos recursos humanos ser uma
prioridade e de existirem estímulos à partilha do conhecimento.” (MESQUITA,
GONÇALVES et al., 2010, p.9).
A vantagem competitiva de qualquer organização começa com as pessoas, sua disciplina, motivação, qualificação e participação. Assim, antes da compra de equipamentos intensivos em tecnologia avançada, deve-se investir no potencial criativo e inovador das pessoas, desenvolvendo nelas novas habilidades e integrando-as plenamente ao processo de trabalho, com treinamento e educação geral. A capacidade criativa do trabalhador é um ativo valioso, parte integral da tecnologia da empresa. (VALLE, 1996 p.5).
3.1.5 Na internet e intranet
Desde seu início em épocas de guerra, a internet contribuiu e vem
contribuindo para que as organizações possam em tempos atuais transmitir dados e
informações de forma mais eficaz, rápida e segura. Da mesma forma a intranet,
sistema pelo qual as empresas centralizam suas informações e métodos de
comunicação para reduzir seus custos, tem tomado significativo papel em ambiente
organizacional. (MÜLLER, 2008).
Esses dois meios são muitos parecidos em suas aplicabilidades, para Müller
(2008), o que os diferencia é que a intranet é direcionada a um público determinado
e a internet para um público mais geral.
Ainda segundo Müller (2008) a internet tem grande importância, pois com ela
é possível transmitir dados, fotos, vídeos, textos e fazer ligações por voz ou por
vídeos com pessoas em qualquer parte do mundo, indicando sua importância
considerável para as organizações. A Intranet possibilita tudo o que a internet dispõe
com a grande diferença de disponibilizar para os verdadeiros interessados na
empresa, como por exemplo seus colaboradores, conseguindo com isso uma ótima
interação das informações para quem verdadeiramente se importa com elas.
Silva S. L. (2004, p.148) apud (Maurer, 1998) diz que “Os recursos da
intranet/internet facilitam o acesso aos diferentes conhecimentos explícitos
acumulados na corporação, podendo mesmo personalizar seu uso de acordo com
as preferências e necessidades de cada pessoa.”
Todo sistema de informação implantado na organização gera impactos como
se observa e fica cada vez mais difícil de alcançar os objetivos previstos sem que
uma ferramenta atue no auxílio ao treinamento e aproximação dos ambientes
informatizados. Para Silva S. L. (2004), as ferramentas de internet e intranet tem
36 ganhado cada vez mais espaço atuando como esse tipo de auxílio, pois são meios
com custos mais baixos, rapidez e que permite a conexão de várias pessoas em
pontos remotos ou diferentes fábricas da corporação.
Outros mecanismos utilizados pelas organizações com o auxílio
principalmente da internet e intranet é o e-bussines, que consiste em um conjunto de
soluções que permitem fazer negócios on-line em qualquer parte do planeta. E o e-
commerce, que é chamado de comércio eletrônico, onde o cliente faz compras
diretamente no ambiente disponibilizado pela empresa. (GONSALEZ, 2010).
Por fim, mas não menos importante, Gonsalez (2010) cita sobre o principal
ponto negativo e que se deve ter um cuidado maior em relação ao uso da internet e
intranet, a sua segurança. A partir do momento em que as organizações abrem suas
portas através destas ferramentas para públicos gerais ou para públicos
determinados deve-se atentar para que a segurança dos dados e informações
disponibilizadas tanto na transmissão de dados quanto no armazenamento destes
na organização sejam eficazes a ponto de garantir que os riscos sejam minimizados
ou que não existam, caso contrário o uso destas ferramentas não é viável.
3.2 INVESTIMENTOS EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Os investimentos em sistemas de informação para Fernandes, Costa e
Câmara (2007), demonstram um ganho de capital para a empresa. Geralmente as
organizações que investem nesse tipo de ferramenta, configurados como
inovadores, podem aumentar o valor de mercado da empresa, isso vem do fato das
organizações que realizam investimentos inovadores impulsionarem o seu
desempenho a nível superior, obtendo vantagens diante de seus concorrentes,
claro, se conseguir alcançar posições favoráveis no mercado.
“Segundo Fernandes, Costa e Câmara (2007, p. 30) apud Marques (2004), o
valor de mercado (VM) de uma organização, grosso modo, é o resultado da cotação
de sua ação no mercado (P) pelo número total de títulos em circulação (N): VM = P x
N.”
Com a queda no valor dos produtos eletrônicos relacionados à informática,
as organizações optam nesse tipo de investimento com o objetivo de tornarem-se
mais competitivas no mercado, porém sem o conhecimento verdadeiro de que antes
disso deveriam estruturar-se internamente os seus processos e o recurso humano
37 que ira utilizar essa tecnologia. Acabando assim investindo de maneira errada, pois
não estão ainda preparadas. (SOUZA, 2008).
Ainda Souza (2008) apud Rezende e Abreu (2003), informa que as
organizações precisam verificar aspectos como os custos benefícios mensuráveis e
os não mensuráveis e ainda o resultado do investimento realizado, onde deve
também atentar para aspectos socioculturais que serão afetados. A ótica da
realidade financeira que a empresa esta passando e todas as opções disponíveis no
mercado, a fim de adquirir sistemas com confiabilidade e custo razoável.
Outros pontos colocados por (2008) também são importantes:
a) Respeitar leis, não utilizando softwares ou equipamentos que não sejam
originais;
b) Fazer um plano de acompanhamento para cobrir eventuais erros e
deficiências de funcionamento;
c) Ter como prioridade o conhecimento e a inteligência organizacional,
dando um pouco menos atenção às próprias tecnologias;
d) Fazer um plano administrativo de gerenciamento para as mudanças
decorrentes da implantação de novas tecnologias;
O que deve ficar claro para a organização é que as tecnologias da
informação e seus investimentos não estão diretamente ligados aos investimentos
em sistemas de informação. Ou seja, não se deve avaliar as novas tecnologias, mas
o seu uso. (SOUZA, 2008 apud GRAEML, 2003).
Os investimentos na tecnologia da informação não deixam de ser vitais para
o desenvolvimento de qualquer empresa seja ela de grande ou pequeno porte,
vejamos agora os dois aspectos principais do investimento na organização:
3.2.1 Capacidade física
Nas organizações a capacidade física mostrará todos os equipamentos,
máquinas, tecnologias tangíveis dentro e fora do ambiente empresarial, mas o que
seria essa capacidade física? Segundo Souza at al. (2007), ela é subdividida
principalmente em hardwares e seus dispositivos periféricos e ainda os meios de
comunicações.
Os investimentos em tecnologia da informação estão cada vez mais altos e
constantes devido a crescente vantagem que eles proporcionam. As organizações
estão adquirindo equipamentos e recursos computacionais cada vez mais potentes,
38 com funcionalidades diversificadas além de novas tecnologias como assistentes
digitais, sistemas sem fio, notebooks, etc. (FERREIRA; RAMOS, 2005).
As vantagens conseguidas através de investimentos na tecnologia da
informação física das organizações segundo Ferreira e Ramos (2005), são
inúmeras. O investimento será bastante utilizado e trará ganhos significativos como:
o enxugamento de funcionários, diminuindo os custos com recurso humano,
permitirá o uso mais completo das ferramentas abstratas como os softwares,
aumentará o valor da organização permitindo a mudança nas formas de executar
tarefas e a natureza das ligações entre elas, etc.
Ainda Ferreira e Ramos (2005, p. 72, 73) colocam que “[...] quanto mais se
investir em tecnologia da informação, maiores serão a rentabilidade, o desempenho
no mercado e a satisfação dos clientes.”
Uma reestruturação no ambiente físico da organização também é
importante, as máquinas adquiridas a 3 – 4 anos atrás já estão ultrapassadas, ou
seja, são obsoletas, pois a evolução tecnológica caminha a passos largos e sem
uma reestruturação pode limitar os processos do negócio. (BRITO; ANTONIALLI;
SANTOS, 1997).
A outra subdivisão para Freitas e Rech (2003), são as telecomunicações que
interligam os hardwares presentes na empresa, permitindo o trabalho simultâneo
entre diversas pessoas em um mesmo ambiente ou ainda estando distantes
fisicamente.
Segundo Cantú (2003), as redes entre computadores permite uma interação
muito maior de dados e informações podendo ela ser rede LAN (local), que seria a
conexão entre computadores conectados diretamente através de um meio físico em
um mesmo ambiente ou a rede WAN (alcance global), onde os computadores não
precisam estar necessariamente conectados de maneira direta, atuando em
ambientes externos.
Uma das grandes vantagens das telecomunicações é o encurtamento de
distancias para a transação das informações, facilitando o acesso a elas entre locais
geograficamente distantes. O sistema de telecomunicação traz também vantagens
para a empresa a repeito de como empregar a tecnologia com mais agilidade,
segurança e qualidade, sendo ideal para organizações que possuem múltiplas
localizações geográficas. (SOUZA, 2008).
39
Souza (2008, p. 5) apud Graeml (2003, p. 21, 22), conclui que “As
telecomunicações e a informática isoladamente têm contribuído para grandes
transformações em nossa sociedade.”
3.2.2 Capacidade intelectual
O Investimento no potencial humano das organizações é hoje
importantíssimo para que a empresa tenha valores intangíveis que muitas vezes
podem não serem percebidos mais que estão atribuindo valores como lealdade dos
clientes e desenvolvendo das competências dos funcionários. (SILVA S. L., 2004).
Essa dificuldade em mensurar o tamanho do capital intelectual de que a
organização se dispõe para Pires et al. (2003), vem do fato desse ativo ser
intangível. Diferentemente dos ativos tangíeis como matérias e financeiros, por
exemplo, onde a contabilidade os mensura, esses ativos são ainda considerados
atividades incertas, onde não possui um padrão aceito pelo fato de cada
organização ter suas peculiaridades.
As informações geradas pela Avaliação do Capital Intelectual são úteis para os gestores, já que lhes possibilitam: sistematização das informações; identificação e mensuração de indicadores financeiros e não financeiros; detalhamento da competência dos profissionais, geradores de receitas da organização; proporciona subsídios para tomada de decisões sobre pessoal, investimentos e clientes. (KRAEMER, 2004, p. 5).
Os sistemas de informação junto com a tecnologia da informação veem a
auxiliar à capacidade intelectual das organizações, atuando como aliados
estratégicos no descobrimento de novas oportunidades e no provimento de
infraestrutura tecnológica na iniciação e compartilhamento do conhecimento
organizacional. (PIRES et al., 2003).
Ainda Pires et al. (2003), expõem que a influencia dos sistemas de
informação no capital intelectual pode ser vista na mudança dos processos que
antes eram rotineiros e com a informatização passaram a ficar mais
intelectualizados, alterando o nível de escolaridade, a rotatividade e a satisfação no
trabalho, por exemplo.
Concluindo Pires et al. (2003), comenta que o maior investimento em capital
intelectual na organização vem do aumento da necessidade de treinamentos, não
apenas por caracterizar monetariamente ser maior, mas por atingir maiores
mudanças em conhecimentos relacionados a sistemas de informação e tecnologia
da informação.
40
3.2.3 Capacidade móvel
Desde 1990 os dispositivos móveis segundo Araújo E. C. J. et al. (2009),
vêm tomando seu lugar no mercado, os investimentos e novas aplicações para
aparelhos assim estão crescendo a passos largos.
Esses dispositivos têm a grande vantagem de poderem processar
informações enquanto se movem, permitindo uma flexibilidade e um acesso a vários
serviços. Outra possibilidade que eles proporcionam é de poder acessar sistemas de
informação de qualquer lugar e tomar decisões empresarias a partir deles. (ARAÚJO
E. C. J. et al., 2009).
Ainda Araújo E. C. J. et al. (2009, p. 2), afirma que “Mesmo com limitações
em tamanho e processamento, são muitos os usuários que buscam o dispositivo
para efetuar funções que antes faziam apenas em seu desktop. Isso pela facilidade
do dispositivo poder ser carregado na bolsa para qualquer lugar.”
Uma infinidade de áreas tem a possibilidade de usar e investir nessa
ferramenta como, por exemplo, a área de logística, da pesquisa, segurança,
utilidade pública, bares e lanchonetes, entre outras. O que proporcionou isso foi
além das suas vantagens foi também que os custos de desenvolvimento dessas
novas tecnologias ficaram mais acessíveis e a expectativa é que para o futuro venha
a cair ainda mais, fora às novas funcionalidades que estão sendo esperadas.
(GUERREIRO, 2008).
As usabilidades dos sistemas móveis primeiramente serão pouco aceitas
pelos usuários. Para Araújo E. C. J. et al. (2009), isso decorre da quebra de
paradigmas pelo motivo destas ferramentas possuírem tamanho bastante reduzido e
geralmente quem irá se utilizar destes mecanismos, irão esperar que estes
funcionem da mesma maneira que seus desktops, acessando a internet e esperando
que ele acesse seus favoritos com a mesma facilidade de seu computador normal.
Para concluir Araújo E. C. J. et al. (2009), identificou em sua pesquisa que
os dispositivos móveis estão surgindo fortes no mercado, mas que ainda precisam
ser um pouco mais simples, beneficiando a aceitação e o ganho provenientes tanto
para as pessoas quanto para as organizações, lembrando que seus investimentos
terão de serem altos, devido à necessidade de se investir em equipamentos e
também em treinamento dos usuários para uso destas ferramentas.
41 4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E OGANIZAÇÕES
4.1 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E SEU AUXÍLIO COMO FERRAMENTA PARA A
TOMADA DE DECISÃO
É de conhecimento de todos que a informação é o principal ativo das
organizações, atuando como meio de dinamismo e diferencial competitivo. Sua
aplicação em questões sobre o mercado, economia, comportamento, moda entre
outros, são fatores determinantes para mudanças e adaptações no produto ou
serviço para um mercado altamente competitivo. (FERREIRA, 2006).
Ainda segundo Ferreira (2006) a decisão é uma escolha que deve ser feita
entre várias alternativas obedecendo a critérios anteriormente estabelecidos. Para
melhor identificar as escolhas corretas, os gerentes ou empresários buscam tratar a
informação como um diferencial, pois a informação e o conhecimento é o que fará a
organização se destacar diante de seus concorrentes.
É possível afirmar que a informação é um recurso primordial para a tomada de decisão e que, quanto mais estruturado for este processo, como no caso dos modelos racional e de processo, mais indicado se faz o uso de sistemas de informação que possam responder às demandas e necessidades informacionais do decisor. (GUIMARÃES; ÉVORA, 2004, p.74).
Os sistemas de informação adequados para auxiliarem na tomada de
decisões segundo Guimarães e Évora (2004), são geralmente sistemas que coletam
dados internamente e externamente. Processando estes dados em informações
através de relatórios, gráficos, tabelas, modelos matemáticos e ainda softwares mais
modernos integram os dados com os resultados refletindo em maior rapidez na sua
análise.
Para a correta tomada de decisão, ou a tomada de decisão com maior
confiabilidade e respaldada em alicerces seguros, a visão da organização deve ser
sistêmica, ou seja, uma visão do todo, obsevando todos os processos desde o inicio
com o operacional, passando pelo gerencial em nível departamental, logo as
influências externas e por fim as metas e estratégias do negócio. (TENORIO et al.,
2004).
Ainda segundo Tenorio et al. (2004) apud Silva (1994, p. 12), compartilha
deste ponto de vista ao afirmar que:
“[...] pode-se perceber que o sistema de informação é o centro nervoso de qualquer organização, pois é ele que dá as condições necessárias para que os outros sistemas funcionem na empresa. É através dele que se mantém
42
um fluxo constante de informação para a fabricação, tomada de decisão e controle, etc.”
Para o sucesso, continuidade e motivação dos responsáveis pela tomada de
decisões que utilizam os sistemas de informação como auxílio para desempenhar
suas tarefas de escolhas, Falsarella e Chaves (2004) colocam alguns fatores
importantes:
a) O sistema de informação que a organização ira utilizar para a tomada de
decisão deve ser estruturando para atender as necessidades do todo e
não de um usuário em específico;
b) Possíveis mudanças no sistema devem ser efetuadas pelo responsável
no mais rápido possível, para que as novas necessidades de
informações sejam atendidas;
c) Os resustados das decisões tomadas devem ficar salvos para que outras
decisões possam ser tomadas em novos processos;
d) A aparência do sistema deve ser na medida possível a mais fácil e
amigável;
e) As informações que o sistema deve coletar, tanto internamente quanto
externamente devem ser de forma imediata, sem demora alguma;
f) As vantagens e benefícios alcançados com decisões corretas devem ser
disseminados a todos da organização, através de cursos, palestras, etc.;
Para a completa utilização dos sistemas na tomada de decisão, Falsarella e
Chaves (2004), concluindo informam que as organizações devem estar preparadas
para atender o ambiente de apoio a essa decisão, que são hardwares, softwares,
pessoas e processos, pois sem esse apoio os sistemas não atenderão os objetivos
para eles designados.
O respaldo necessário lembrando vem das informações e subsídios fornecidos ao
longo de todo o processo organizacional, no qual o sistema irá fazer comparações
com as informações para obter resultados mais completos e eficazes.
(FALSARELLA; CHAVES, 2004).
4.2 GANHOS PROVENIENTES DO USO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
A mensuração das vantagens dos sistemas de informação é dividida na
teoria em duas categorias, em ganhos mensuráveis e não mensuráveis. O primeiro
deles é o responsável pelo acréscimo de algo de melhor na organização, onde o
43 principal exemplo é o lucro decorrente de sua implantação, ou seja, se o
investimento em sistemas para informatizar as informações for menor que o lucro
alcançado os sistemas se tornam vantajosos, caso contrário não. O segundo deles e
também os mais comuns são os ganhos não mensuráveis que são particularmente
surpreendentes, pois avaliá-los é um dilema decorrente de se tratarem de benefícios
como precisão, oportunidades, atualizações, entre outros. (MORESI, 2000).
Para Gouveia (1997), outros exemplos são; ganhos tangíveis: redução de
despesas, redução de taxas de erros e aumento da capacidade de produção;
ganhos intangíveis: melhor gestão da informação, melhor serviço aos clientes e
melhor tempo de resposta a pedidos de encomendas.
Em relação aos ativos não mensuráveis ou ganhos intangíveis Silva (2005),
afirma que são fontes de benefícios futuros para a organização, geram inovação que
no decorrer do tempo fará da organização competitiva.
A maneira de identificar o real valor dos sistemas de informação para as
organizações é fazer com que os ganhos mensuráveis e os ganhos não
mensuráveis sejam visíveis para o negócio. É fazer dos benefícios intangíveis serem
traduzidos em termos quantitativos e para que isso acorra o valor dos sistemas de
informação dependerá muito da forma como se inserem no contexto organizacional,
sendo em ambiente interno ou externo e ainda em termos estratégicos ou
competitivos. (SILVA, 2005).
4.2.1 Benefícios internos
É clara a vantagem tanto da tecnologia quanto da informatização das
informações no interior das organizações. Os sistemas de informação conseguem
alcançar objetivos como agilidades nos processos quando partilham as informações
instanteneamentes e também criando à ponte entre as tecnologias e as metas da
organização a estrutura evolui, as competências dos colaboradores recebem
mudanças e sua importância para o negócio cresce e continuará crescendo no
futuro. (ARAÚJO M. J. B. E., 2010).
“Os clientes internos (funcionários) necessitam de informações rápidas e
precisas para o desenvolvimento de suas tarefas e tomada de decisões [...].”
(SOUZA, 2008, p. 4).
Ainda Souza (2008) parafraseando Laudon & Laudon (1999), dispõem que os
sistemas de informações são importantes porque monitoram as atividades e também
44 as pessoas dentro da organização, fornecendo ajuda na fabricação de mercadorias,
no desenvolvimento dos serviços, controlando peças, estoques, etc. Com isso os
processos ficam menos burocráticos com eliminação de resistências e diminuição de
pensamentos negativos, permitindo um uso melhor do tempo em benefício para que
a empresa se torne uma organização de fato.
4.2.2 Benefícios externos
A vantagem competitiva almejada pela organização vem demonstrar a
necessidade da satisfação principalmente de seus clientes, fornecedores e um
destaque diante dos seus concorrentes. Com esse enfoque na competitividade os
sistemas de informação possibilitam as empresas que o utilizem-no como estratégia
competitiva, ganhando principalmente em eficiência comparativa e poder de
barganha no ambiente externo. (PIRES, 1994).
Os sistemas de informação quando bem estruturados ajudam a organização
em ambiente externo por um lado a detectar novas oportunidades e por outro a
auxiliam a se defender das ameaças provenientes da concorrência. (BRAGA, 2000)
Seguindo Braga (2000), coloca que da mesma maneira em que para os
sistemas de informação auxiliar a organização em meio interno precisam fazer uma
ponte entre as tecnologias aplicadas e os objetivos ou metas da organização, os
sistemas de informação para atuarem em ambientes externos também devem fazer
uma ligação entre suas estratégias e o ambiente onde esta inserida, realizando uma
completa análise da estratégia global da organização. (BRAGA, 2000).
Correia (2001, p. 6) parafraseando Nicholas (1996), compartilha que “A
realização de estudos às necessidades de informação, irá permitir o
desenvolvimento de sistemas de informação que forneçam aos utilizadores as
informações que eles realmente necessitam para a realização do seu trabalho.”
Assim temos que os benefícios ou ganhos dos sistemas de informação
tanto internos quanto externos serão de fato obtidos se antes sofrerem uma
adaptação ao objetivo da organização e ao ambiente em que está inserida,
apontando as vantagens que desejáveis e o caminho a traçar.
4.3 PARCERIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO COM O NEGÓCIO
A parceria entre os sistemas de informação e o negócio vem do alinhamento
das estratégias de tecnologia de informação, que seriam os sistemas objetivos e
45 estratégicos, com as estratégias organizacionais do negócio, que seriam a missão,
objetivos e estratégias da organização. (GONÇALVES, et al,. 2010).
Ainda Bruno et al. (2010, p. 20) parafraseando Maçada & Becker (1998) reforçaram que é vital o envolvimento de todos os executivos (de TI a negócios), e que essa é a maneira de assegurar que as estratégias de TI estejam alinhadas às estratégias de negócios e que os investimentos estejam direcionados de forma a atender às necessidades das organizações.
Os sistemas de informação são os meios que interligam as pessoas, as
estruturas da organização como circuitos de informação documentos e as
tecnologias de informação e de comunicação ao negócio. Essa interação deve ser
intensa e dinâmica, a ponto de beneficiar o negocio na disponibilização no tempo
desejado das informações que ele precisará para o momento atual ou para seu
desenvolvimento em longo prazo. (MANÃS, 2000).
Tanto a organização quanto os sistemas de informação possuem influencias
comuns. O que acontece, no entanto é que as empresas por sua vez possuem cada
uma as suas culturas organizacionais próprias que afetam seu ambiente interno e
podem também afetar seu ambiente externo, como por exemplo, em acordos com
outras companhias. Essa cultura no que diz respeito a novas tecnologias é uma
ameaça, pois podem ser totalmente opostas às estratégias dos sistemas de
informação e assim gerarem uma obrigatoriedade na implantação de tecnologias
para poder sobreviver à nova visão do mercado, é como se a organização fosse
obrigada a se adequar com a tecnologia para se manter no mercado. (LUPPI, 2008).
Para concluir Luppi (2008), expõem que esse resultado é negativo, pois, as
organizações não devem se adequar as tecnologias por meio de uma
obrigatoriedade, mas sim por meio do processo continuo de adaptação, onde tanto
os sistemas de informação quanto às estratégias do negócio caminharam de
maneira coordenada na busca do objetivo comum aos dois, que é de juntos se
destacarem e assim melhorarem o desempenho da organização.
4.4 RESULTADOS
A ideia central para o pensamento entre sistemas de informação e a
tecnologia da informação, esta relacionado aos computadores e não tem como não
relacionar. Cada um possui suas particularidades e são aprimorados pelo uso de
tecnologias computacionais.
46
Os computadores e toda sua influência não apenas para as organizações,
mas também para a sociedade em geral, trouxe mudanças culturais. Grande parte
da evolução esta relacionada a novas tecnologias, e isso dificilmente ira mudar.
Os sistemas de informação por sua vez ganharam força e significado através
do uso de máquinas no dia-a-dia de empresas e na vida das pessoas. Eles
demonstram como é possível facilitar processos, melhorar desempenhos, reduzir
custos, obter informações no tempo certo de forma eficaz e diversas outras
vantagens. Para as pessoas, possibilitou uma interatividade maior com tecnologias,
ambientes mundiais, compras, etc.
Enfatizando mais nas organizações, eles trazem mudanças significativas.
Uma implantação é como uma pessoa nova começando a trabalhar com você, mas
com a grande diferença que ela não vai aprender com você, que já esta na empresa
e sim você terá de aprender com ela. Trará novos pensamentos, processos
diferentes que se você não conseguir entender pode perder seu lugar.
A maneira de dar certo é estar interessado em aprender mais dessa pessoa,
saber suas diferenças, novidades e fechar uma parceria com ela, pois ela não veio
para prejudicar, e sim para te ajudar diminuindo seu esforço.
Para a organização perceber o verdadeiro valor dos sistemas de informação,
o principal objetivo é relaciona-los ao seu negócio. É comparada a compra de algo
novo, no começo você não sabe mexer direito, achando que não foi um bom
negócio. Logo quando você “pega o jeito” vai entendendo a maravilha e todas as
vantagens que o produto fornece.
Pode-se caracterizar a importância dos sistemas para a organização à
medida que o negócio necessita dela para se destacar. Subdividindo as fases do
negócio coloca-se sua maturidade, ou seja, no inicio das atividades menos madura,
com certo tempo atuando no mercado, mais madura.
Geralmente a preocupação das organizações menos maduras, esta na
liquidação de seus investimentos iniciais, o mais rápido possível. Seus esforços são
grandes em relação ao trabalho, buscando adquirir ganhos monetários.
Com isso elas deixam parcialmente de lado os sistemas de informação,
achando estes desnecessários no momento onde estão. Salvo casos específicos de
atividades que dependem já no seu início de sistemas para que o negócio venha a
começar. São empresas que dependem de outros órgãos, geralmente fiscalizadores
que obrigam a adequação em sistemas para a empresa atuar.
47
Esse fator não se pode generalizar, os empreendedores e administradores
estão mudando, decorrente do ambiente. São profissionais que pensam sim na
importância e nas vantagens de sistemas já no início de seus negócios, os
estruturado em seus custos iniciais. É o pensamento da compra de algo novo, que
não sei mexer agora, mas sei que depois que eu souber vou obter vantagem com
ele.
Seguindo uma linha de raciocínio de que, a maioria das micro e pequenas
empresas têm dificuldades no levantamento de capital, optando em atuar no
mercado antes de se envolver com tecnologias e na parametrização de suas
atividades. São organizações que à medida que vão amadurecendo, cresce a
necessidade de começar a utilizar novas ferramentas.
Existem diversas variações, ficando difícil mensurar ao certo em que faze de
maturidade se encontra uma empresa. Isso é definido por meio do ambiente onde
ela está inserida e da visão administrativa da organização. Quando ela percebe que
seus clientes estão mais exigentes e que esta perdendo mercado para seus
concorrentes, vem o alerta para mudar. É a hora de usar ferramentas tecnológicas,
inovar e valorizar a importância dos sistemas de informação para o seu negócio.
Ao avaliar organizações maduras, verifica-se que elas não funcionam mais
sem sistemas em seus processos. Para essas empresas, os sistemas de informação
são absolutamente essências, estão alocados e moldados em métodos
tecnológicos, buscando melhorar as relações com seus objetivos, a fim de captarem
com maior eficácia os benefícios de utilizarem sistemas em suas relações internas e
externas.
Como já citado, o ambiente esta em constante mudança, deixando os
sistemas de informação cada vez mais importantes para as empresas. Sua atuação
nas organizações se faz necessária devido às exigibilidades por parte dos
interessados no negócio.
Os sistemas de informação têm seu destaque na informação, fazendo um
paralelo, já em tempo de guerras quem obtinha mais informações, obtinha também
mais vantagens de conseguir vencer. No mercado isso é igual, empresas com
poucas informações ficam perdidas, tomando decisões de maneira limitada, sem
respaldo confiáveis em cima muitas vezes de conhecimentos empíricos.
A tomada de decisão move o negócio. Para que ela seja da maneira mais
correta, com a possibilidade de menor erro possível, ocorrendo no momento exato
48 de suas necessidades, é indispensável o uso de tecnologia para isso. Com sistemas
de informações casados com o negócio, estes proporcionam a empresa integrar
seus departamentos e relacionar informações internas com externas, processando
em um único local para a geração de indicadores e gráficos completos para que a
organização tome o caminho mais correto a seguir.
É meio lógico, as ferramentas classificam as informações para a empresa,
ressaltando seu real valor. Elas classificadas e ordenadas à organização, seleciona
o que para ela é importante observar, por exemplo, o que necessita de melhoria,
qual é seu ponto forte e a atuação de seus concorrentes.
O número maior de informações dispostas com os sistemas para a empresa
demonstra que ela esta preparada a atender de maneira ágil, responsável seus
principais desafios, desenhando também o seu futuro.
Com esse pensamento, investimentos em sistemas de informação tornam-se
necessários, mesmo não podendo mensurar ao certo os verdadeiros ganhos
provenientes dos gastos, pois são ferramentas intangíveis que aparentemente e
geralmente em curto prazo não demonstraram vantagens, são essências para o
desenvolvimento organizacional, podendo em longo prazo demonstrar que são
rentáveis.
A confusão de relacionar investimentos em sistemas de informação com
investimentos em tecnologias da informação são comuns. Sua relação é bem
próxima, pois os sistemas de informação sem equipamentos no mínimo razoáveis
podem causar problemas ao negócio. Por exemplo, uma pessoa que esta com sua
máquina sobrecarregada e chegando um sistema novo, continuará a utilizar a
mesma máquina problemática dará menos valor e interesse ao sistema em si,
podendo até mesmo subestimar as qualidades do programa, devido sua falta de
conhecimento na distinção.
Por isso os investimentos devem ser proporcionais, equipamentos de
hardwares e softwares trabalham juntos e um é dependente do outro.
Para os hardwares fica mais fácil à mensuração do ganho, são visíveis
(tangíveis), alteram motivações. Já os softwares não são visíveis, porém, por sua
vez podem oferecer mais benefícios do que os hardwares.
As situações em que as organizações estão enfrentando, decorrentes do
início do século, demonstram que a viabilidade de se investir em sistema é grande.
49 São mudanças em diversas esferas que conduzem a inovação, é como se preparar
para não ser deixada de lado no mercado.
Outro tipo de investimento decorrente é o investimento no capital intelectual.
As pessoas têm evoluído e para que essa evolução seja aprimorada buscam-se
treinamentos, cursos, demonstrações, seguindo o mesmo papel das organizações,
sendo obrigadas a investirem em si mesmas para não perderem lugar no mercado
de trabalho.
Todo esse ambiente vem dos sistemas de informação e da tecnologia da
informação. Sua importância se caracteriza em todos os meios, impactando de
métodos, processos, negócios de maneira positiva e também de maneira negativa.
50 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
É fato a importância dos sistemas de informações para as organizações.
Sua atuação quando alinhada ao negócio, em busca de um objetivo comum, propicia
a eficácia no tratamento das informações relevantes ao negócio, levando a empresa
a se destacar diante de seus concorrentes e satisfazer com o máximo de
aproveitamento as expectativas de seus clientes.
Quando se observa em que nível se encontra o negócio, se ainda é imaturo
a ponto de supor que gastos em tecnologias ou em ferramentas como os sistemas
de informação para o negócio são irrelevantes, percebe-se que isso é um problema.
Á negócios que entendem o valor dos sistemas para suas transações, sejam
elas internas ou externas, procuram minimizar os impactos essencialmente nas
relações humanas, integrar as estratégias dos sistemas com suas estratégias
empresariais, afim de, confiarem nas informações geradas para posicionar-se da
maneira mais correta.
Isso é visto na tomada de decisões realizadas pelas organizações. Há uma
grande diferença entre negócios que tomam decisões respaldadas em sistemas
confiáveis, onde geram informações importantes de maneira rápida e negócios que
tomam suas decisões, por vezes, respaldadas em fundamentos empíricos.
Frisando no potencial de uma informação para o negócio, os sistemas de
informação ajudam a empresa desde níveis operacionais, passando para gerenciais
e chegando a níveis estratégicos, deixando a organização não apenas apta
internamente, mas também externamente.
De outro ponto de vista, com inovações tecnológicas, como o caso de
dispositivos móveis, internet, intranet e novos sistemas públicos de informatização.
Cada vez mais os administradores devem atentar ao fato de que sem sistemas de
informação é impossível se manter no atuando.
Ramos de atividade estão sofrendo obrigações impostas a eles para se
enquadrar a sistemas criados por lei, organizações que não detêm de imagem
disponibilizada em ambiente global, perde valor em relação aos concorrentes que se
utilizam disso e negócios que requerem agilidade em processamento e diversidade
de localizações, sem dispositivos móveis não alcançaram objetivos significativos.
Não generalizando, os sistemas de informação como citado no capítulo 2
deste trabalho, tem seus pontos negativos. Para eles começarem a trabalhar junto
51 com o negócio, devem passar por diversas áreas consideradas críticas,
principalmente sua parceria com o recurso humano existente.
Impactos culturais, sociais são os impasses encontrados por essas novas
ferramentas, da mesma maneira que a organização precisa entender que os
sistemas não são gastos e sim investimentos, o recurso humano precisa entender
que os sistemas de informação vieram para ajudar a inovação e não para tirá-las do
caminho.
Com isso, de um lado os sistemas de informação atuam como adversários
da organização e por outro autuam como aliados da organização.
A ideia é que os gestores de negócios consigam minimizar a relação de
contrariedade entre os métodos tecnológicos advindos dos sistemas de informação
e procurem alcançar o alinhamento das estratégias em relação a informatização da
tecnologia com seus principais objetivos empresariais, sociais, culturais, ambientais,
etc.
A verdadeira importância dos sistemas de informação para as organizações
só será identificada a partir do momento em que os administradores entenderem o
custo benefício existente entre os impactos gerados (meios negativos) e os
benefícios gerados (meios positivos).
52
REFERÊNCIAS
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