a importância do profissional de secretariado executivo dentro das organizações no brasil e no...

7/25/2019 A Importncia Do Profissional de Secretariado Executivo Dentro das Organizaes No Brasil e No Mundo

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Universidade Municipal de So Caetano do Sul - USCS

Ps-Graduao Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva

Luciana Medina Pereira

A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo Dentro

das Organizaes no Brasil e no Mundo

Professora Ms. Maria Benedita de Faria

So Caetano do Sul

2015


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Universidade Municipal de So Caetano do Sul - USCS

Ps-Graduao Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva

Luciana Medina Pereira

A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo Dentro

das Organizaes no Brasil e no Mundo

Trabalho de Concluso apresentado ao curso

de Ps-Graduao lato sensu MBA em

Assessoria Executiva, oferecido pela

Universidade de So Caetano do Sul - USCS,

como requisito parcial para obteno do grau de

especialista sob a orientao da Professora Ms.

Maria Benedita de Faria.

So Caetano do Sul

2015


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Termo de Aprovao

Aluno: Luciana Medina Pereira

Ttulo: A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo

Dentro das Organizaes no Brasil e no Mundo

Trabalho de Concluso apresentado ao cursode Ps-Graduao lato sensu MBA emAssessoria Executiva, oferecido pelaUniversidade de So Caetano do Sul - USCS,como requisito parcial para obteno do grau deespecialista sob a orientao da Professora Ms.Maria Benedita de Faria.

So Caetano do Sul, 16 de Maio de 2015.

Banca examinadora:

_________________________________________Professor (a) orientador (a)

_________________________________________Professor (a) convidado (a)

_________________________________________Professor (a) convidado (a)


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Dedicatria

Dedico este trabalho a todos aqueles queacreditam na importncia do profissionalde secretariado executivo e aos executivose gestores que reconhecem que suasfunes no poderiam ser desenvolvidasde forma eficiente e otimizada sem osuporte deste profissional. O dedicotambm aos secretrios e secretrias quese orgulham da profisso escolhida e

entendem que so peas fundamentaisdentro das organizaes ao redor domundo.


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Epgrafe

...e Gewn Ives, sua secretria, agira como o

mais tranquilo dos tenentes. Era uma moa

de 20 e muitos anos, cujo rosto, de uma

harmonia discreta e impenetrvel, era como

equipamento de escritrio de qualidade. Era

uma de suas funcionrias mais competentes.

A maneira como ela executava suas tarefas

indicava uma espcie de asseio racional que

consideraria o menor indcio de emoo no

trabalho uma imoralidade imperdovel."(Ayn Rand)


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A Importncia do Profissional de Secretariado Executivo Dentrodas Organizaes no Brasil e no Mundo

Luciana Medina Pereira1

Acadmico do Programa de Ps-graduao lato sensu MBA emAssessoria Executiva da Universidade Municipal de So Caetano doSul USCS.

Resumo

O objetivo desta pesquisa foi o de identificar a importncia do profissional desecretariado executivo dentro das organizaes no Brasil e no mundo para com osdiversos nveis de executivos e gestores. A preocupao com este tema surgiu a partirde algumas entrevistas de emprego realizadas com executivos e gestores de vriosramos da indstria brasileira no ano de 2014 onde, entre estes, a opinio de um foi ade que o profissional de secretariado executivo seria extinto em breve. De acordo comeste executivo, com a evoluo da tecnologia tudo est cada vez mais fcil de seradministrado, podendo desta forma os executivos e gestores, desempenharem suasfunes sozinhos. De acordo com este profissional, seria apenas uma questo de

tempo e adaptao para que eles se adaptassem aos seus trabalhos sem o apoio deuma secretria. O presente trabalho apresenta-se com uma pesquisa exploratria ebibliogrfica e se desenvolveu atravs de questionrios (portugus e ingls) enviadosposteriormente a secretrias no Brasil e no exterior atravs de grupos online a fim deobter um resultado abrangente e finalmente chegar a uma concluso sobre aimportncia deste profissional e sua possvel extino. Esta pesquisa aliada aoreferencial terico, possibilita uma anlise mais profunda em relao a esteprofissional e como ele se renovou para atuar diante de um mercado mais exigente,buscando trabalhar sempre com eficincia, aliando a gesto do tempo s atividadesexercidas no seu dia-a-dia.

Palavras-chave: Eficincia. Gesto do Tempo. Novo Perfil. Secretariado Executivo.

Abstract

The main role of this research was to identify how important is the executive secretarialprofessional in the organizations in Brazil and around the world to the various levels ofexecutives. The concern about this topic arose after some job interviews withexecutives of the Brazilian industry in 2014. Among the executives, the opinion of oneof those was that the executive secretarial professional would be extinct soon because

with the evolution of the technology everything would be easier to administrate, in a


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way that the executives, could do the entire job by themselves. Accordingly to hisopinion, it would be just a matter of time for the executives to adapt their activities andstart working without the support of a secretary. This final work presents an exploratoryand bibliographic research and it was developed with the distribution of forms

(Portuguese and English) to many online secretaries groups in Brazil and from othercountries in a way to get a comprehensive result and finally get a conclusion about theimportance of this professional and the possibility of the job extinction. This researchcorrelated to the theoretical framework, allows a deeper analysis about thisprofessional that is renewing his/her profile, seeking to work efficiently, combining timemanagement to the activities performed in the day by day.

Keywords: Efficiency. Executive Secretarial. New Profile. Time Management.


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Sumrio

1. Introduo ........................................................................................................... 101.1 Objetivos ...................................................................................................... 122. Fundamentao terica ...................................................................................... 132.1 O novo perfil do profissional de secretariado executivo ............................... 132.2 A importncia da gesto do tempo ............................................................... 152.3 Atuando com eficincia ................................................................................ 183. Metodologia ........................................................................................................ 203.1 Coleta de dados ........................................................................................... 213.2 Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais no Brasil ....................... 213.3 Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais no exterior .................... 25

4. Anlise e interpretao dos dados ...................................................................... 284.1 Pesquisa exploratria voltada aos profissionais de secretariado executivo . 284.2 Pesquisa exploratria voltada a executivos e gestores ................................ 405. Consideraes finais........................................................................................... 436. Referncias bibliogrficas ................................................................................... 44Anexo A - Termo de Autorizao de Publicao ....................................................... 46


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Lista de tabelas

Tabela 1- Pas de Origem: Grfico Mundo. ............................................................... 28Tabela 2- Grau de Escolaridade. ............................................................................... 29Tabela 3- Tempo de Experincia. ............................................................................. 30Tabela 4- Nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no incio dacarreira. ..................................................................................................................... 30Tabela 5- Nomenclatura atual. .................................................................................. 31Tabela 6- Chefe de maior peso no incio da carreira. ................................................ 32Tabela 7- Chefe de maior peso atualmente. ............................................................. 32Tabela 8- Quantidade de idiomas. ............................................................................ 33Tabela 9- Idiomas falados. ........................................................................................ 34Tabela 10- Departamentos com os quais mantm comunicao. ............................. 35Tabela 11- Quantidade de profissionais de secretariado na empresa em que atuam. .................................................................................................................................. 35Tabela 12- Quantidade de profissionais que j atendeu ao longo da carreira .......... 36Tabela 13- O quo essencial os profissionais de secretariado executivo seconsideram para as organizaes. ............................................................................ 37Tabela 14- Acredita ser possvel que o chefe exera suas funes sem umprofissional de secretariado. Justifique. .................................................................... 38Tabela 15- Necessita de substituto durante as frias. ............................................... 39Tabela 16- Acredita ou no no fim do profissional de secretariado. Justifique. ......... 40


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Lista de ilustraes

Figura 1- Formulrio de pesquisa cientfica a profissionais no Brasil. ....................... 22Figura 2- Formulrio de pesquisa cientfica direcionado a profissionais no exterior. 25


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1. Introduo

fato que a tecnologia avana a cada segundo, modificando as exigncias do

mercado de trabalho e forando os profissionais a se atualizarem continuamente,

numa busca desenfreada pela capacitao profissional para no perderem espao no

mercado de trabalho. A escolha do curso de MBA em Assessoria Executiva se deu

por conta dessas exigncias do mercado e tambm por querer afirmar, atravs de um

ttulo de especialista, ser uma profissional de secretariado executivo.

A tecnologia modificou muitas atividades, deixando-as mais geis, fceis e

menos complexas. A datilografia no mais considerada um requisito bsico nos

currculos, foi substituda pela digitao. O fax praticamente no mais utilizado, foi

substitudo por documentos encaminhados via e-mail. Os bips no so mais vistos

circulando por a na cintura de executivos, foram substitudos por smartphones. Ou

seja, houveram substituies por tecnologias melhores do que as anteriores. Dizer

que as mesmas foram extintas seria injusto depois de tudo que representaram dentro

do ambiente corporativo para o qual colaboraram durante anos. Houve sim uma

evoluo da tecnologia onde muitos produtos foram transformados em outros,melhorados e mais eficazes.

Da mesma forma, possvel verificar profisses sendo aperfeioadas,

principalmente no caso daquelas que necessitam de contato humano, e a maioria tem.

Veja o caso dos atendentes de telemarketing. Existe uma tentativa de trocar este

profissional por atendimento eletrnico personalizado, porm esta tecnologia faz com

que os consumidores fiquem mais insatisfeitos com o atendimento pois h uma

necessidade de falar com um profissional real, um ser humano, que oua, queresponda, e que apresente uma soluo ou ao menos empatia pelo problema ocorrido

com o consumidor. Isso faz com que a tecnologia avanada neste caso se torne

invivel e que o treinamento daqueles que iro atender se torne primordial.

O ser humano tem um potencial incrvel para resolver problemas e este

potencial aumenta quando existe o trabalho em equipe, quando existe uma ajuda

mtua. No toa que empresas gastam dinheiro com treinamentos para melhorar

o trabalho em equipe. Dessa mesma forma, o profissional de secretariado executivo


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buscou uma renovao de seu perfil a fim de suprir as necessidades do mercado

atual.

Hoje este profissional tem um peso importante dentro das organizaes e

deixou de ser visto como anotador de recados para carregar o peso de ser um agente

facilitador. Ele atua como gestor do tempo para que os executivos e gestores possam

exercer suas funes de forma eficaz, sem perder tempo com atividades que

comprometam outras de maior importncia. papel do profissional de secretariado

executivo no deixar que informaes relevantes para as organizaes passem

despercebidas bem como, bloquear informaes desnecessrias que possam atrasar

o andamento das atividades.

A gesto do tempo tem um alto valor principalmente quando se trata degerenciar o tempo de executivos e gestores, os quais tem problemas de grande peso

a resolverem nas organizaes. Falar com clientes, pagar contas, enviar um e-mail,

agendar uma reunio, pedir um almoo, no so tarefas difceis, mas tem grande

impacto no tempo. Quanto tempo um executivo economiza ao ter um profissional que

faa isso para ele? Muito. possvel economizar horas de um tempo precioso,

necessrio para resolver problemas de alto nvel e questes relevantes dentro das

organizaes. E para que o tempo desses executivos e gestores seja poupado, oprofissional de secretariado executivo passou a se envolver muito mais nas tarefas de

seus chefes, tornando-se um parceiro e facilitador.

Alm de fazer todas as atividades que j fazia conforme citado acima, hoje ele

tambm responsvel por administrar ou gerir o tempo dos executivos e gestores,

elaborando relatrios preliminares das reas financeira, administrativa, marketing,

etc.; ajudando na contratao de novos profissionais visto que sua opinio para a

contratao tem importncia; administrando servios de copa, recepo e fazendocompras de materiais para escritrio; elaborando projetos de melhoria interna; bem

como responsvel pela vida pessoal daqueles que assessora, agendando consultas

mdicas, programando frias, elaborando roteiros de viagem com suas famlias,

fazendo compras de supermercado, e por que no, flores para as esposas ou

familiares. Por exemplo, pense no tempo gasto para comprar um buqu de flores

online para a esposa de um executivo desde o tempo de acesso ao site, at a escolha

do produto, o cadastro do usurio, a mensagem do carto, e finalmente o fechamento

do pedido e aprovao do pagamento. E enquanto isso o executivo se preocupa em


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concluir seus relatrios, suas reunies e telefonemas para clientes e fornecedores,

etc.

Vale ressaltar que a gesto do tempo no nada sem a eficincia. O tempo

somente bem administrado quando o profissional o administra de forma eficiente

fazendo mais do que se espera dele e no apenas o necessrio. Desta forma, esta

pesquisa busca relevncia para o novo perfil do profissional de secretariado executivo,

mostrando sua importncia como gestor do tempo ao desempenhar tarefas

diretamente ligadas aos executivos, gestores e para com as organizaes, de maneira

eficiente.

1.1 Objetivos

O objetivo geral desta pesquisa foi o de identificar a importncia do profissional

de secretariado executivo dentro das organizaes no Brasil e no mundo para com os

diversos nveis de executivos e gestores. Alm disso, a pesquisa tambm buscou

identificar outros objetivos especficos a fim de alcanar a resposta para o objetivo

principal:

I. Identificar o quo essencial estes profissionais se consideram para o

bom andamento das atividades dentro das organizaes;

II. Identificar quo dependentes os executivos e gestores so em relao

ao profissional de secretariado executivo, sendo necessrio um

substituto durante suas frias ou sua ausncia;

III. Concluir se a profisso de secretariado executivo est sob ameaa,

podendo ser extinta em breve;

IV. Confrontar estas concluses com profissionais de outros pases, a fim

de obter um parmetro mais abrangente sobre o assunto.


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2. Fundamentao terica

2.1 O novo perfil do profissional de secretariado executivo

Muitos autores mencionam a grande mudana que houve no perfil do

profissional de secretariado executivo por conta da modernizao e do surgimento de

tecnologias avanadas, a fim de no perder espao no mercado de trabalho.

O profissional de secretariado executivo deixou de ser meramente um servidor

operacional para agir diretamente nas decises, deixando de ser o brao direito dos

executivos e gestores para atuar diretamente na gesto. A gesto no envolve apenas

a organizao da agenda dos executivos e gestores ou agendamento de viagens, mas

uma gesto mais abrangente, envolvendo a gesto do tempo, da carreira, dos

processos dentro das organizaes, dos recursos a sua volta, dos departamentos e

tambm faz a gesto da informao que chega at o profissional de secretariado

executivo. Para fazer um gerenciamento efetivo o profissional de secretariado

executivo necessita ter controle do que faz e ter mente aberta, ter pensamento gil

para produzir, criar e encontrar solues que transformam este profissional em um

facilitador e pea chave diante daqueles que assessora (MAZULO e LIENDO, 2010,

224 p.).

As novas tendncias para este profissional tambm so citadas por AZEVEDO

e DA COSTA (2006, 188 p.) descrevendo-o como profissional multifunes. Dizem

que o profissional de secretariado executivo deve ter conhecimentos e habilidades

para trabalhar em vrias reas dentro das organizaes como administrao,economia, contabilidade, finanas, marketing, matemtica financeira, idiomas,

informtica, cultura geral etc.

J a autora RODRIGUES (2015) diz que ser multitarefa um mito e que de

acordo uma pesquisa realizada pela Universidade de Utah, Estados Unidos, apenas

2,5% das pessoas so capazes de fazer mais de uma atividade ao mesmo tempo.

Estas pessoas so chamadas de Supertaskers.E ressalta que apesar das empresas

quererem este tipo de profissional diante de um mercado financeiro em dificuldades e


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equipes mais enxutas, impossvel que o ser humano consiga dar ateno a mais de

uma tarefa ao mesmo tempo sem falhar.

AZEVEDO e DA COSTA (2006, 188 p.) ressaltam que o mercado atual busca

profissionais com capacidade de deciso, alm de conhecer as funes gerenciais e

ter capacidade reflexiva e criativa, promovendo inovaes. Ressalta que no so mais

exigidos profissionais que apenas seguem ordens, ou atendem o telefone e digitam

documentos ditados por seus superiores.

LINKEMER (1999, p. 16) afirma que assumir a responsabilidade pelo trabalho

desenvolvido essencial para este novo perfil do profissional de secretariado

executivo, pois ele deve atuar como parceiro dentro das organizaes a fim de

alcanar resultados favorveis junto aos demais integrantes e reas, sem medo derepreslias.

Este profissional deixa um esteretipo que remetia as tarefas caseiras, voltadas

a mulheres sensveis e frgeis dos anos 60. Passa-se a ter uma imagem de

profissional eficiente, o qual toma decises e administra seu tempo e daqueles que

assessora. GARCIA (2000, p. 13-16) defende que a valorizao do profissional de

secretariado executivo cabe somente a ele e depende de sua postura bem como,

capacidade de se enquadrar ao perfil dos executivos e gestores que assessora, [...]sem perder sua identidade(grifo nosso)[...], dividindo responsabilidades com seus

superiores e aliviando-os das sobrecargas.

Atualmente so mais de 2 milhes de profissionais de secretariado executivo

somente no Brasil. Esta profisso est se tornando cada vez mais reconhecida no

mercado de trabalho e est entre as profisses mais prsperas, classificada como

proficiente. NEVES (2007, p. 32-33) diz:

Nos EUA, na Organizao das Naes Unidas, o livro intitulado O trabalhodas Naes cita o profissional Secretrio como uma das prsperasprofisses e o classifica entre o seletssimo grupo de trabalhadoresdenominados analtico-simblicos, definindo a profisso como uma dasmais proficientes uma vez que engloba multiplicidade e diversidade detarefas, exigindo do profissional criatividade, iniciativa e sensibilidade, tendoem vista seu papel atual de executivo adjunto.

Alm disso, a aparncia no mais um sinnimo de eficincia e nem mais o

carro chefe para uma contratao. As exigncias feitas a estes profissionais

continuam mudando e hoje necessrio ter, [...] qualificao profissional, curso de

graduao, idiomas, MBA [...] no mnimo (NEVES, 2007, p. 32-33).


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De acordo com GARCIA (2000, p. 13-16) mesmo com a modernizao, o

professional de secretariado executivo sempre estar presente nas mais diversas

organizaes e que sempre haver a necessidade deste profissional, e chama de A

Arte de Secretariar. O autor ressalta, Cabe, ento, secretria mostrar desde que o

mundo mundo, sempre houve a necessidade de algum secretariar algum.

Lembra que na antiguidade, no tempo das civilizaes egpcia, mesopotmica, sria,

judaica e crist j existia a arte de secretariar onde o escriba fazia contas, dominava

a escrita, arquivava, redigia, recebia e cumpria ordens. Os tempos so outros, mas a

necessidade de ter um facilitador, um assessor, algum que gerencia o tempo para

os executivos e gestores com eficincia essencial.

2.2 A importncia da gesto do tempo

BHERING (2012, p. 6) descreve gesto como:

[...] administrar, gerir uma instituio, empresa, trabalho, ou simplesmenteuma situao com o objetivo de aperfeioar o funcionamento das

organizaes atravs da tomada de deciso, contribuindo para odesenvolvimento e satisfao dos interesses de funcionrios e proprietrios.

E diz que administrar o tempo uma forma eficaz de realizar as metas

profissionais, utilizando menos energia fsica e mental.

A gesto do tempo se torna arma essencial para o profissional de secretariado

executivo e pea chave para os executivos e gestores. BERNHOEFT (1989, p. 19),

desenvolveu uma pesquisa durante 13 anos, com o intuito de saber quais so os

desperdiadores de tempo e como administr-los de forma a desenvolver as

atividades do incio at o fim. Para esta pesquisa, ele entrevistou em torno de 9.680

executivos de alta e mdias gerncias e 3.840 secretrias.

Em um dos testes aplicados BERHNOEFT (1989, p. 23-31) disponibiliza em

torno de 35 opes para os entrevistados marcarem aquelas que fazem parte de suas

rotinas como: gasta muito tempo supervisionando subordinados, realiza trabalhos

rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa, conta com excesso de

interrupes por telefone, conta com pessoal mal treinado, lida com uma variedade

excessiva de coisas ao mesmo tempo, deixa campo livre para interrupes de trabalho

que exigem concentrao. Muitas das alternativas em seu teste demonstram aes


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que desperdiam o valioso tempo dos executivos e gestores, tempo este que poderia

ser melhor administrado quando por exemplo, passa-se a delegar tarefas a um

subordinado.

A falta ou excesso de delegao por parte dos superiores geralmente o fator

que gera este aglomerado de tarefas que no chegam ao fim, diz BERNHOEFT (1989,

p. 38). Querer continuar fazendo tarefas de quando se ocupava um cargo mais baixo,

um mal de muitos executivos e gestores. Deve-se desapegar e distribuir tarefas que

possam ser desempenhadas pelos seus subordinados para aproveitar mais o tempo

que tem e desenvolver as atividades que dependem realmente do seu nvel dentro da

organizao. O autor diz que todos temos 24 horas por dia, mas necessrio fazer o

gerenciamento do mesmo para que esse tempo seja suficiente para concluir todas astarefas que temos.

MOURA (2014) em um artigo para a Revista Economiase BHERING (2012,

p.13-16) tambm citam alguns desperdiadores de tempo, os quais so bem

parecidos aos citados por BERNHOEFT (1989, p. 23-31). Entre estes

desperdiadores de tempo esto: fazer e receber ligaes; surfar na internet;

socializar; fazer reunies; ter m comunicao; treinar pessoal; fazer vrias tarefas ao

mesmo tempo; falta de objetivos, prazos e prioridades; desorganizao; falta depontualidade; falta de concentrao; no evitar sobrecargas; no delegar; no definir

as prioridades. Muitos desses desperdiadores podem ser evitados quando se delega

mais trabalho aos subordinados. E fato que quando estes subordinados agem com

eficincia, evitando erros, otimizam o tempo de seus superiores.

CRABBE (2014, p. 6) cita que h uma necessidade atual de se mostrar uma

superocupao. A sociedade vive em um mundo de exageros onde o ato de se

mostrar ocupado o tempo todo faz parte das pessoas, como se fosse uma forma depreencher um vazio por dentro, um vazio que se tenta preencher com mais ocupao.

Um vazio que surge pelo fato de estar sempre superocupado, deixando de fazer aquilo

que realmente tem valor, e o que tem valor no est ligado apenas ao trabalho. Ele

descreve superocupao como o ato de mergulhar em diversas tarefas ao mesmo

tempo, de forma frentica, mantendo as pessoas em constante alerta e arrastando-as

a uma vida sobrecarregada.

CRABBE (2014, p. 9) diz que a superocupao se deve por falta de controle,

falta de escolha, de limites, de foco, de significado, de confiana e de momentum. E

ressalta que a preguia de pensar em alternativas para a gesto do tempo leva as


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pessoas cada dia a mais a uma superocupao completamente prejudicial a ns

mesmos e as organizaes. Ressalta que a superocupao prejudicial sade, aos

relacionamentos, felicidade, carreira, e aos negcios. Ao invs de surgirem

resultados positivos, o que surge so resultados negativos para si mesmo, para a

carreira no qual tanto se empenha, e para os negcios empresariais to essenciais

para manter as organizaes.

Se ocupar demais com tarefas que geram uma inquietude constante leva uma

doena chama estresse e o autor passa alguns dados alarmantes:

[...] em nosso frenesi, o estresse persistente aumenta a cada dia, no mundointeiro, com 75% dos chineses dizendo que seu nvel de estresse cresceunos ltimos tempos. Ao redor do mundo, quase metade dos trabalhadoresnotaram um aumento do estresse no ltimo ano. No Mxico, na Rssia, e noBrasil, cerca de 70% das mulheres dizem estar estressadas grande parte dotempo.

E at mesmo uma palavra, karoshi,foi criada no Japo para descrever a morte

por excesso de trabalho, consequncia da superocupao que toma conta dos dias

atuais (CRABBE, 2014, p. 9-13, grifo do autor).

Desta forma, tem-se duas escolhas: ficar doente por se ocupar demais ou pr

em prtica a gesto do tempo. O autor lembra tambm que medida em que o

computador e a internet se tornam mais rpidos e eficientes, mais rpida tambm setorna a produo de informao. CRABBE (2014, p. 10) diz:

No tempo que voc gastou para ler os primeiros pargrafos deste livro,duzentos milhes de e-mails foram enviados. No ltimo minuto, foi includono YouTube um contedo de vdeos que preencheria trs dias inteiros. Noltimo segundo, 10 pessoas tiveram contato com a internet e os e-mails pelaprimeira vez, e so novos viciados rede. Vivemos numa era em que o poderdo computador e a velocidade de conexo internet crescemexponencialmente, junto com a quantidade de informao e entretenimento.

E ainda diz, [...] se todos podemos fazer mais coisas, criamos mais trabalho

para os demais, que por sua vez tambm fazem mais coisas, o que significa que todossomos atingidos por cada vez mais demandas. Ou seja, quanto mais a tecnologia

for aprimorada, mais informao haver para ser administrada e no o contrrio. O

tempo livre apenas ser possvel com uma administrao do tempo eficiente e no

com aparelhagens e tecnologia avanada (CRABBE, 2014, p. 10).

CRABBE (2014, p. 13) luta pessoalmente contra a superocupao a fim de

conseguir administrar melhor o seu tempo. Diz que administrar o tempo simples,

mas isso no quer dizer que seja fcil. Para se administrar o tempo com eficincia necessrio focar no que realmente interessa, estar presente no momento certo com


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as pessoas que realmente importam, sem alterar sua autenticidade. Ressalta que

necessrio lutar contra o imediatismo, ato de pensar que tudo que aparece ao longo

do dia importante e que merece ateno. Administrar bem o tempo saber separar

o que importante do que no , focando no que deve ser concludo realmente e no

que deve ser descartado. Isso estratgia!

2.3 Atuando com eficincia

De acordo com o Dicionrio Aurlio online (2015), eficincia I. A qualidade

de ser eficiente; II. Capacidade de produzir realmente um efeito; III. A qualidade de

algo ou algum que produz com o mnimo de erros ou meios. E o The Free

Dictionary.com (2011, traduo nossa) descreve como:

I. A qualidade ou estado de ser eficiente; competncia; eficcia. II. (FsicaGeral) a relao entre o trabalho til feita por uma mquina, do motor, dodispositivo, etc., para a energia fornecida para isso, muitas vezes expressacomo uma percentagem.

Para LINKEMER (1999, p. 43) agir com eficincia primordial para o

profissional de secretariado executivo pois ele sempre estar na linha de frente deexecutivos e gestores, profissionais que detm cargos de alto nvel dentro das

organizaes. E agir com eficincia depende do desenvolvimento das habilidades de

comunicao como escutar, falar, escrever, usar o telefone e o computador, dominar

a comunicao no-verbal e planejar reunies. Deve-se tambm, praticar a auto

avaliao, parando e pensando no que foi feito de forma correta e tambm no que no

deu certo, corrigindo-os, sempre em busca da eficincia.

LINKEMER (1999, p. 19-26) afirma que a habilidade de ouvir com eficincia

deve ser a primeira a ser explorada e desenvolvida para alcanar eficincia naquilo

que se faz. Aquele que sabe ouvir, sabe compreender e estar pronto para partir para

a prxima habilidade que a de falar. Falar de forma a ser compreendido por aqueles

que o escutam. Falar parece ser fcil, mas na realidade uma das habilidades de

comunicao mais complexas e por isso, para desenvolv-la preciso primeiro saber

ouvir.

Ao alcanar a habilidade de falar com eficincia, tambm se aprende a fazer

perguntas inteligentes pois atravs de perguntas chega-se as pessoas, demonstra-se

preocupao com um assunto, acumula-se conhecimento, d-se oportunidade aos


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outros de falarem e no apenas ouvirem. Ressalta que as perguntas so fundamentais

pois atravs delas possvel infundir ideias na cabea das pessoas, convencer os

outros de algo que se quer, alm de vrios outros benefcios citados pelo autor: as

perguntas reduzem a ansiedade, esclarecem situaes confusas, resolvem

problemas, superam objees, diminuem erros, e abrem caminhos de comunicao

entre pessoas e departamentos. Perguntar uma ferramenta de comunicao

fundamental e habilidade que deve ser aprimorada para se ter eficincia naquilo que

se faz. Mas o autor ressalta, que deve ser aprimorada a habilidade de fazer perguntas

inteligentes. Perguntas erradas, na hora errada e para a pessoa errada podem gerar

10 efeitos contrrios daqueles citados, gerando estresse e no compreenso, gerando

conflitos desnecessrios, etc. Perguntas erradas podem passar a impresso dehostilidade, ameaa ou at deixar quem o fez com cara de bobo (LINKEMER, 1999,

p. 27-31).

BHERING (2012, p. 6-7) relembra em seu livro que existem 4 etapas da gesto

que devem ser levadas em considerao para que se tenha eficincia: Planejar,

Organizar, Direcionar e Controlar. E o mesmo descreve a etapa direcionar como o ato

de [...] guiar esforos das pessoas no sentido de assegurar elevados nveis de

desempenho. O autor lembra que a arrogncia tambm pode ser um problema para aqueles

que buscam uma gesto com eficincia pois um profissional arrogante pensa que

conhecer apenas uma rea profissional muito bem seja suficiente e no busca

aprimorar seus conhecimentos profissionais. BHERING (2012, p. 8) diz:

A arrogncia faz com que muitos profissionais se tornem descartveis poracreditarem que saber muito de apenas uma rea o suficiente, nonecessitando ampliar seus conhecimentos. Um exemplo simples quealguns engenheiros tendem a se orgulhar de saberem trabalhar muito bem

com nmeros e no conhecer muito sobre pessoas, por sustentarem a ideiade que o ser humano muito complexo. Isso tambm ocorre na direocontrria, quando o gestor de pessoas acredita que a ignorncia emcontabilidade no far diferena em sua vida. Em resumo, o que se observa,em casos assim que nenhum desses profissionais completo e quequalquer deficincia pode prejudicar sua carreira.


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3. Metodologia

A pesquisa desenvolvida para este trabalho do tipo exploratria/bibliogrfica.

De acordo com DE MACEDO (1995, p. 12) a pesquisa bibliogrfica a primeira

etapa de uma pesquisa cientfica a fim de acumular contedo para as questes

inerentes ao trabalho atravs de livros, verbetes de enciclopdias, artigos de revistas,

trabalhos de congressos, teses, etc. e tem como objetivo provocar [...] inquirio

mental no estudante[...]. GRESSLER (2003, p. 21) ressalta que no h rea do

conhecimento humano no qual no exista pesquisa cientfica disponvel.

A pesquisa exploratria busca tornar explcito o problema em questo de uma

forma ampla, apresentando coleta de dados atravs de um formulrio ou entrevista.

DOS SANTOS e CANDELORO (2006, p. 74)

A tcnica de pesquisa, no mbito da metodologia, um dispositivo auxiliar nainvestigao, em especial na de natureza emprica, ou seja, nas pesquisasonde o acadmico precisa coletar dados de teor quantitativo e/ou qualitativode uma amostra. A coleta de dados sempre uma atividade subseqente escolha do mtodo de abordagem e de procedimento de um tema depesquisa a ser investigado, mas que requer tambm rigor e sistematicidadena concepo dos instrumentos e sobretudo no tratamento do material que

foi coletado.E a forma de abordagem utilizada nos formulrios de entrevista do tipo

quantitativa e qualitativa.

A pesquisa quantitativa busca seguir um rigor com questes fechadas e

direcionadas com base em hipteses, garantindo a preciso dos resultados, evitando

distores de anlise e interpretao. A realidade constituda de fatos que podem

ser observados. Na pesquisa qualitativa utilizam-se questo abertas, no

direcionadas, buscando a realidade como ela , sem a utilizao de ferramentas quegerem dados estatsticos. Este tipo de pesquisa aplicado quando busca-se

demonstrar uma situao complexa, a qual no cabe uma resposta atravs de grficos

e dados numricos (GRESSLER, 2003, p. 43).


23/48

3.1 Coleta de dados

Para obter opinies de profissionais da rea em questo foram distribudos 2

questionrios, um em portugus para profissionais que atuam no mercado de trabalho

brasileiro e outro em ingls para profissionais que atuam em outros pases. Os

formulrios contm 3 perguntas do tipo qualitativas e 16 perguntas do tipo

quantitativas. O formulrio em portugus foi distribudo em vrios grupos online

disponveis em redes sociais como Linkedin, Yahoo Grupos e Facebook. O formulrio

em ingls foi distribudo para 3 grupos do Linkedin e o mesmocontm uma questo a

mais, justamente para saber em qual pas o entrevistado se encontra.

Aps a distribuio, houve um retorno de 55 formulrios preenchidos por

profissionais de secretariado executivo no Brasil e 41 formulrios preenchidos por

profissionais que atuam em outros pases.

Aps a coleta dos dados, as questes quantitativas foram contabilizadas e

transformadas atravs de regra de 3 em porcentagem, gerando grficos que

proporcionam uma melhor visualizao do resultado para cada questo.

Alm da pesquisa com profissionais de secretariado executivo, tambm foraenviado uma pergunta a alguns executivos e gestores, a maioria do setor jurdico,

para que se pudesse obter a opinio deles em relao ao papel deste profissional

como assessor. As perguntas, na ntegra, constaro ao final dos grficos

apresentados na primeira parte da pesquisa exploratria.

3.2 Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais no Brasil

Abaixo est o formulrio produzido e distribudo aos profissionais de

secretariado executivo atuantes no mercado brasileiro. Este formulrio poder ser

acessado atravs do link .


24/48

1 .


25/48


26/48


27/48

3.3 Questionrio de pesquisa cientfica a profissionais noexterior

Abaixo est o formulrio produzido e distribudo aos profissionais atuantes no

mercado internacional. O formulrio poder ser acessado atravs do link

.

2 .


28/48


29/48


30/48

4. Anlise e interpretao dos dados

4.1 Pesquisa exploratria voltada aos profissionais de

secretariado executivo

Seguem abaixo os dados coletados representados em grficos para melhor

visualizao. Esta anlise e interpretao de dados far a comparao dos resultados

obtidos atravs dos profissionais atuantes no mercado de trabalho brasileiro e dosprofissionais atuantes no mercado de trabalho internacional. Nota-se que o resultado

de maior porcentagem estar visvel na cor azul.

O primeiro grfico o de pas de origem etem como objetivo mostrar os pases

onde os 41 profissionais de secretariado executivo do mercado internacional atuam

no momento. Nota-se que 37% dos entrevistados so dos Estados Unidos e 10% do

Reino Unido. Ressalta-se que 5% so de origem brasileira, porm, considera-se que

atuem em ambiente internacional uma vez que responderam atravs do formulrio

distribudo a grupos internacionais do Linkedin.

1 : .

37%

10%

5%5%5%

5%

5%

5%

2%

2%2%

2% 2%

2% 2%2% 2%

2%

EA

B

F

B

C

E


31/48

O segundo grfico de grau de escolaridade. Verifica-se que 38% dos

profissionais no Brasil tem ensino superior completo ou ps-graduao completa e

apenas 2% tem ensino mdio completo. No mercado internacional, 54% dos

profissionais tem curso de bacharelado, o qual corresponde ao ensino superior

completo no Brasil. Veja que existe uma diferena nas nomenclaturas de um grfico

para o outro pois em pases como Estados Unidos, por exemplo, a faculdade dividida

entre tecnolgica (Associates degree) e se trata dos 2 anos iniciais para ingresso na

Universidade, a qual se abrange os anos seguintes para adquirir o diploma de

bacharelado. Dentre as opes abaixo, tambm constava a opo outras no

formulrio, caso houvesse alguma opo no informada, porm no houve nenhuma

outra graduao diferente das j informadas no formulrio.

2 .

O terceiro grfico refere-se ao tempo de experinciana rea de secretariado.

Em relao aos entrevistados no Brasil, 31% tem de 6 a 10 anos e 22% tem de 2 a 5

anos de experincia no mercado. No mercado internacional, 29% dos entrevistados

tem mais de 20 anos de experincia na rea de secretariado executivo e 24% tem

entre 16 e 19 anos de experincia.

38%

38%

13%

9%

2%

B E

E

E

54%

17%

15%

7%7%

B

E

G


32/48

3 .

O quarto grfico refere-se nomenclatura dos profissionais de secretariadoexecutivo no incio da carreira. Foi possvel verificar que existem muitas

nomenclaturas para a rea de secretariado executivo. Ao todo foram citadas 14

nomenclaturas diferentes pelos entrevistados no Brasil e 13 citadas pelos

entrevistados no mbito internacional. Visto que algumas eram muito prximas, foi

feita uma juno chegando aos resultados abaixo. Dos entrevistados no mercado

brasileiro, 29% eram secretrias jnior e 24% eram estagirias. Ressalta-se, que as

nomenclaturas esto no feminino pois 1 (2%) dos entrevistados deixou claro ser dosexo masculino. Em relao aos profissionais em outros pases, 34% eram

secretrias/assistentes jnior e 15% eram assistentes de secretria.

4 .

31%

22%22%

14%

9%

2%

B6 10

2 5

20

11 15

16 20

A 1

29%

24%17%

15%

10% 5%

20

16 19

6 10

2 5

11 15

A 1

29%

24%14%

11%

9%

5%

2%

2%2%

2%

B /AE

A/A

A

34%

15%12%10%

10%

5%5%

3%

2%2% 2%

/A

A A

/

A B

/A G


33/48

O quinto grfico refere-se as nomenclaturas dos profissionais de secretariado

executivo atualmente. Novamente as nomenclaturas so muitas. Foram citadas 21

nomenclaturas citadas pelos entrevistados brasileiros e 32 pelos entrevistados em

outros pases. Foi feita uma juno daquelas que tinham nomes muito prximos. No

Brasil, 49% so secretrias ou assistentes executivas e no mercado internacional 29%

so denominadas secretrias ou assistente executivas. Ressalta-se que 2% dos

entrevistados em mbito internacional optou por dizer ser me/pai e 2% denominou-

se secretria paroquial. Nota-se que apenas 2% dos entrevistados no Brasil

denominam-se como secretrias bilngue jnior, o que demonstra a mudana ocorrida

ao longo da carreira.

5 .

O sexto grfico refere-se ao Chefe de maior peso no incio da carreira. No

Brasil, 40% atendiam diretores e 35% gerentes e no mercado internacional 37%

atendiam diretores e 33% atendiam gerentes.

49%

16%

11%

11%

1%

2%

2%

2% 2%2%

2%

B

/A

/A

/A

A

C

G

29%

12%

10%10%

10%

7%

5%

3%

3%

3% 2%

2% 2%

2%

/A

A CE

A

G

/

A

C

C

A

/

A

G


34/48

6 .

O stimo grfico refere-se ao Chefe de maior peso atualmente. No Brasil, 46%

atendem o CEO, o Presidente ou Chairman e 29% atendem Diretores. No mercado

internacional, 32% atendem diretores e 29% atendem o CEO ou Presidente. Nota-se

que no incio da carreira apenas 14% dos entrevistados do mercado brasileiro

atendiam CEOs e 12% dos entrevistados do mercado internacional atendiam CEOs

ou Presidentes.

7 .

O oitavo grfico tem o objetivo de mostrar quantos idiomasestes profissionais

falam. O resultado Brasil aponta que 45% dos entrevistados falam 1 idioma e 36%

falam 2 idiomas. No grfico Mundo, verifica-se que 34% dos entrevistados falam 3

40%

35%

14%

5%

2%2%

2%

B D

G

CE

C

A

C

37%

33%

12%

5%5%

2% 3% 3%

D

G

CE/

C

E

D

A

46%

29%

7%

5%

5%

2% 2% 2%

2%

B CE//CD

G

C

C

C

32%

29%

12%

5%

5%

5% 3%

3% 2%

2%

2%

D

CE/

G

C

C

CF

G

C

D

A


35/48

idiomas e 32 % falam 1 idioma. Apenas 4% e 5%, conforme grficos Brasil e Mundo

respectivamente, falam 4 ou mais idiomas.

8 .

O nono grfico tem o objetivo de mostrar quais idiomas os profissionais

entrevistados falam. Ressalta-se que no grfico com dados do Brasil possvel

visualizar as lnguas faladas alm do portugus. Verifica-se que no Brasil 36% dos

entrevistados falam pelo menos ingls como segunda lngua e 25% falam ingls e

espanhol. Nota-se que 2% falam a lngua hebraica, sendo um diferencial. Em relaoaos profissionais em outros pases, 41% falam ao menos ingls e 13% no so

bilngues. Nota-se que os resultados so bem diferenciados, identificando idiomas que

no foram mencionados pelos entrevistados do mercado brasileiro como, russo, hndi,

holands, lngua de sinais americana, rabe, polons, alm de dialetos nativos.

45%

36%

15%

4%

B

1

2

3

4

34%

32%

29%

5%

3

1

2

4


36/48

9 .

No dcimo grfico possvel verificar com quais departamentos os

entrevistados mantm comunicao. Nota-se que o objetivo do grfico demonstrar

os dados de maior relevncia para a pesquisa. No grfico Brasil verifica-se que 47%

dos profissionais mantm contato ao menos com a administrao e 24% mantm

contato com ao menos 3 departamentos das organizaes. No grfico Mundo pode-

se verificar que 71% dos entrevistados mantm ao menos contato com a

administrao e 61% com pelo menos 3 departamentos. 2% dos entrevistados no

entenderam a pergunta e 2% informaram que depende do problema.

36%

25%

16%

9%

4%

2%

2% 2% 2%

2%

B

E +

E

F +

A +

+

+

, ,

41%

13%9%

9%

6%

5%

3%

2%

2%

2%

2%

1%

1% 1% 1%

1%

D +

F +

E

A +

+

+

+

+

+

A

+

+

+


37/48

10 .

No dcimo primeiro grfico possvel verificar a quantidade de profissionais de

secretariado executivo nas organizaes em que os entrevistados atuam. No grfico

Brasil, nota-se que, 35% dizem ter de 2 a 6 profissionais de secretariado executivo

nas organizaes em que atuam e no grfico Mundo 32% dizem ter a mesma

quantidade de profissionais. No grfico Brasil 27% dos entrevistados dizem ter apenas

1 profissional desta rea nas organizaes em que atuam e no grfico Mundo 20%

tambm dizem ter apenas 1 profissional de secretariado executivo.

11 .

O dcimo segundo grfico tem o objetivo de apresentar a quantidade de

profissionais que os entrevistados j atenderam ao longo de sua carreirana rea desecretariado executivo. 35% dos entrevistados do mercado brasileiro informam que

71%

61%

39%

7%

2%2%

3

4

D

47%

24%

17%

12%

B

3

4

35%

27%

13%

13%

7%

5%

B

2 6

A 1

A 30

7 11

12 20

20 30

32%

20%17%

17%

7%7%

2 6

A 1

A 30

7 11

12 20

20 30


38/48

atenderam de 2 6 e 27% atenderam de 6 10. No mercado internacional 34%

informam que atenderam de 2 5 enquanto 29% atenderam de 6 10. Nota-se uma

errata nos formulrios Brasil x Mundo onde existe uma divergncia nos valores

aplicados. Por exemplo no formulrio Brasil havia a opo de 2 6 e no formulrio

mundo a opo era de 2 5, alterando um pouco suas propores na contagem.

12

Duas questes qualitativas estavam disponveis nos formulrios distribudos.

Elas tinham o objetivo de identificar as principais atividades que os entrevistadosexerciam no incio da carreira e as principais atividades que exercem atualmente a fim

de analisar se houve alguma mudana. Foram dadas 6 opes em ambos os

formulrios: atender ao telefone, agendar reunies, reservar passagens, tirar cpias,

enviar fax e documentos em PDF e a opo outras. Notou-se que no h uma grande

mudana nos dados sendo que a maioria dos entrevistados fazem todas atividades

mencionadas na pesquisa e sempre mais algumas tambm relacionadas rotina dos

executivos e gestores e administrao atuando como gestores do tempo eotimizando as atividades dentro das organizaes. No foi possvel notar nenhuma

atividade em especfico que os profissionais exerciam ou exeram de forma a ficar

destacado nos grficos.

A partir desta fase da pesquisa comea a ficar mais evidente as respostas para

os questionamentos e objetivos citados no incio do trabalho.

O dcimo terceiro grfico mostra o quo essencial os profissionais de

secretariado executivo se consideram para as organizaes. No grfico Brasil, 38%se consideram extremamente essenciais e 36% muito essenciais enquanto apenas

6% se consideram pouco essenciais. No grfico Mundo, 42% se consideram

34%

29%

12%

12%

8%

5%

2 5

6 10

11 15

20

16 20

A 1

35%

27%

13%

13%

7%

5%

B

2 6

A 1

A 30

7 11

12 20

20 30


39/48

extremamente essenciais e 41% muito essenciais enquanto 2% se consideram pouco

essenciais.

13 .

O dcimo quarto grfico busca mostrar se os entrevistados acreditam ser

possvel que seus chefes trabalhem sem o apoio de um profissional de secretariado

executivo. 91% dos entrevistados no mercado brasileiro dizem que no possvel

enquanto 80% dos entrevistados no mercado internacional tambm dizem no serpossvel.

Muitos profissionais justificaram que os chefes no poderiam exercer suas

funes sem a assistncia de um profissional de secretariado executivo pois as

atividades que exercem ficariam comprometidas visto que existe uma grande

demanda de atividades rotineiras, que dizem respeito administrao de agenda,

viagens, pagamentos, etc. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, Fao a

assessoria poupando o tempo do executivo para que ele exera atividades

estratgicas. Um profissional da frica do Sul diz, Eu torno o tempo dele livre para

que possa se concentrar em atividades de alto nvel, com decises e projetos de alto

grau, enquanto eu tomo conta dos problemas do dia a dia. E outro profissional dos

Estados Unidos diz, O meu chefe no escreve cartas, no marca reunies, no

mantm controle das horas que trabalhou, no compra suprimentos e no atende o

telefone. Ele atende a reunies, mantm contatos e toma decises. Ele precisa de

algum quem faa todo o resto para manter a sua programao de trabalho.

Por outro lado, 9% dos entrevistados no Brasil e 20% dos entrevistados no

mercado internacional acreditam ser possvel que o chefe trabalhe sem o apoio de um

38%

36%

20%

6%

B

E

E

42%

41%

15%

2%

E

E


40/48

profissional de secretariado. Justificam que isso pode ocorrer pois so independentes,

autossuficientes, ou por uma mudana nos tipos de executivos e gestores atuais. Um

dos entrevistados de Portugal diz, Possivelmente, mas com baixa qualidade. A razo

de ter um assistente a de retirar a maior parte das atividades administrativas, ento

ele o executivo pode focar nos problemas estratgicos que dizem respeito empresa.

Um dos entrevistados no mercado brasileiro diz, As empresas esto tendenciando

a deixar os executivos mais independentes, e acredito que o que justifica nossa

presena ainda o custo da hora para tarefas mais simples, e outro tambm diz,

Sim, acredito que qualquer pessoa tenha essa possibilidade. A questo que o

executivo levaria muito mais tempo para descobrir os caminhos (no possui know-

how). E esse tempo seria "desperdiado", pois a funo dele de se dedicar estratgia da rea, e no com o suporte, cuja funo nossa.

14 . .

O dcimo terceiro grfico mostra a porcentagem de profissionais de

secretariado executivo que necessitam de substituto durante suas frias. Nota-se que

os resultados so bastante divergentes entre os entrevistados do mercado brasileiroe do mercado internacional. No Brasil, 31% dizem ser muito necessrio enquanto que

no mercado internacional 36% dizem o contrrio, pouco necessrio.

91%

9%

B

80%

20%


41/48

15 .

O ltimo grfico mostra a porcentagem de entrevistados que acreditam ou no

no fim do profissional de secretariado executivo. Nota-se que 90% dos profissionais

no mercado brasileiro no acreditam no fim da profisso e 80% dos entrevistados em

outros pases tambm no acreditam. Apenas 10% dos profissionais no mercado

brasileiro e 20% dos entrevistados no mercado internacional, ou seja, 29 entrevistados

de um total de 96, acreditam na sua extino.

Os motivos dos entrevistados que acreditam na extino da profisso esto em

sua maioria relacionados tecnologia. Muitos dizem que a tecnologia facilitou o

trabalho dos executivos e gestores, tornando tudo mais rpido e prtico. Eu creio sim,

pois esta profisso est morrendo. Por mais que leiamos que a empresa precisa e

que as assistentes faam e desfaam, com a globalizao e aparelhagens smart

(Iphone, tablets, etc.) e a gama de facilidades de se organizar pela internet, creio que

estamos fadadas ao extermnio, diz um dos entrevistados no Brasil. Um outro

entrevistado da ndia diz, Tudo est disponvel online ao estalar dos dedos. O

gerenciamento se faz bem sem assistncia. A questo do custo tambm foi citada.

Um dos entrevistados no Brasil diz, Os executivos extremamente dependentes estoem extino, pelo alto custo em que oneram as empresas, pois a profisso de

secretria como conhecemos ficar obsoleta. Acredito que as profissionais mais

antenadas assumiro outras funes como gerenciamento do escritrio, sem deixar

de lado os afazeres de uma secretria tambm.

Os entrevistados que no acreditam no fim da profisso justificam que os

executivos e gestores necessitam de secretrios para fazer a gesto do tempo para

eles, otimizando tarefas rotineiras e burocrticas que demandam muito tempo ou atmesmo filtrando aquilo que realmente importante do que no .

31%

29%

27%

13%

B

E

36%

27%

22%

15%

E


42/48

Abaixo seguem algumas das respostas da pesquisa qualitativa dadas por estes

profissionais. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, O profissional de

secretariado soube se adaptar s mudanas do tempo e do cargo, soube acompanhar

e desenvolver atividades para oferecer cada vez mais um suporte altura que o

executivo necessita. A secretria que exerce de fato o cargo em sua plenitude, o

brao direito do executivo. Um dos entrevistados dos Estados Unidos disse,

Comunicao excelente essencial. Intuio, extinto so tambm importantes. Um

rob no pode fornecer o melhor julgamento. Entre os entrevistados brasileiros, um

citou a questo do status dizendo, A rotina da secretria complexa por se tratar de

afazeres que ningum quer fazer: resolver problemas, lidar com burocracias e atender

a caprichos, entre muitas outras coisas. E para muitos executivos e gestores, ter umasecretria, mesmo que eles no gostem necessariamente do trabalho delas, entona

status. confortvel ter algum que pense por voc, que brigue por voc, que leia,

escreva e negocie por voc. Um outro entrevistado do Paquisto ressalta, No,

certamente no. Porque secretrias so muito convenientes nas rotinas dirias das

empresas. So o lubrificante para o funcionamento do escritrio. E se voc uma

secretria empresarial, ento a sua funo extremamente importante.

16 . .

4.2 Pesquisa exploratria voltada a executivos e gestores

fim de obter tambm a opinio de profissionais que trabalham diretamente

com o suporte de assistentes e secretrios (as) executivos (as), foram encaminhadas

90%

10%

B

80%

20%


43/48

as seguintes perguntas a alguns executivos e gestores: Voc, em seu cargo de

executivo ou gestor, consideraria a possibilidade de trabalhar sem o apoio de um (a)

secretrio (a) ou assistente executivo (a)? Seria vivel? Justifique?

Foram obtidas as respostas abaixo sendo que nenhuma delas fora alterada e,

portanto, consta nesta pesquisa em sua verso original.

FAGUNDES, Fabiana. Advogada e Scia no Escritrio Barbosa, Mssnich &

Arago Advogados. Publicao on-line [mensagem pessoal].Mensagem recebida por

[email protected] em 13 mai 2015:

No seria vivel, dado que o tempo consumido com as atividades-fim docargo ocupado dependem fundamentalmente do apoio de um assistente quepossa organizar as tarefas das atividades-meio. Se tivesse de executarsozinha ambas as atividades, fatalmente uma boa parte do tempo hojeempregado na definio de assuntos estratgicos, para os quais o executivo contratado, seria dedicado a atividades de suporte, o que traz umaineficincia e alto custo para a organizao.

MESQUITA, Fernanda Mattar. Advogada e Scia no Escritrio Lembi Mesquita

Advogados. Publicao on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por


Recentemente montei um escritrio de advocacia em conjunto com outrascia e trabalhamos durante seis meses sem o apoio de secretrias ouassistente. Entendo que seja vivel sim, e principalmente em casos em quea demanda de trabalho ainda irregular, como o incio de uma operao,pode representar uma economia de custos importante. A desvantagem fazer com que o gestor acabe tendo que dividir o seu tempo com atividadesque no deveriam ser o seu foco. Agora estamos com uma secretria, e bemfelizes. Estamos conseguindo focar mais nas nossas atividades, com atranquilidade que a parte administrativa est sendo bem cuidada.

MAZAR, Lcia Helena. Advogada e Scia no Escritrio PKM Advogados &

Consultores. Publicao on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por


No consideraria essa possibilidade. Hoje em dia como as informaeschegam com uma velocidade muito rpida, a exigncia de retorno e respostasaos clientes tambm imensa, o tempo do profissional, no caso o meu, ficamuito restrito a resolver questes ligadas diretamente ao cliente, no entanto,outros assuntos acessrios e to importantes e relevantes como o trabalhoque desenvolvo precisam de apoio e precisam ser executados, com a mesmaagilidade, controle e principalmente organizao. Assim fundamental dividiressas atividades e ter o apoio de uma secretria ou assistente executivo, semisso fica invivel prestar um bom atendimento ao cliente. Tenho para mim,que hoje a secretria ou assistente executivo, exercem atividades que voalm de simplesmente agendamentos e telefonemas, como era antigamente,hoje uma secretria ou assistente executivo, tem que se antecipar aosassuntos, tem que saber bem de informtica e por vezes de outras reas


44/48

como financeira e administrativa para poder de fato auxiliar o gestor no dia adia.

SOARES, Daniela. Advogada e Scia Escritrio Barbosa, Mssnich & Arago

Advogados. Publicao on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida [email protected] em 18 mai 2015:

No consideraria. Acho imprescindvel ter uma assistente executiva para darconta do dia a dia corrido. Ela faz uma interface importante com as pessoasinternas, os processos, etc. Cuida de coisas da vida pessoal tambm, quepossibilita que sobre tempo para o trabalho.


45/48

5. Consideraes finais

Os resultados mostrados atravs da pesquisa cientfica concluem por si s aimportncia dos profissionais de secretariado executivo dentro das organizaes no

Brasil e no mundo. Como por exemplo, 38% dos entrevistados no mercado brasileiro

disseram se considerar extremamente essenciais e 42% dos entrevistados de outros

pases disseram o mesmo. Ou quando 91% dos entrevistados no Brasil e 80% dos

entrevistados no exterior disseram no ser possvel que seus chefes trabalhem sem

a assessoria executiva exercida por eles.

Mas a questo que tanto poderia trazer alvio como preocupao aosprofissionais desta rea, foi o pice da pesquisa. Verificar que 90% dos entrevistados

no Brasil e 80% dos entrevistados no exterior no acreditam no fim desta profisso

que existe h tantas dcadas, se tornando uma pea chave para as organizaes e

para os executivos e gestores, totalmente satisfatrio.

E por isso no se pode ter certeza ao dizer que a extino do profissional de

secretariado executivo est prxima. Executivos e gestores sempre faro parte das

diversas organizaes espalhadas pelo Brasil e pelo mundo e eles necessitam deassessoria para desempenharem suas funes de forma otimizada, focando nas

atividades estratgicas para as quais foram contratados.

Novas tecnologias podem surgir e o mercado pode exigir cada vez mais

qualificao, mas este profissional continuar sendo necessrio como tantas outras

profisses. O profissional de secretariado executivo to necessrio quanto as

empregadas domsticas que limpam as casas, to necessrio quanto pedreiros que

levantam paredes, to necessrios quanto os enfermeiros que do apoio em hospitais,

ou os professores que se dedicam ensinando as novas geraes, os advogados que

fazem valer as leis, e os mdicos que auxiliam na cura. O fato que cada um tem a

sua importncia e extinguir uma profisso no to simples e nem sempre benfico

ao mundo corporativo.


46/48

6. Referncias bibliogrficas

AZEVEDO, Ivanize e DA COSTA, Silvia Ignacio. Secretria: um guia prtico. SoPaulo, SP: Editora SENAC, 2006. 188 p.

BERNHOEFT, Renato. Desperdiadores de Tempo: quais so e comoadministr-los. So Paulo, SP: Editora Nobel, 1989. p.19-38.

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Anexo A - Termo de Autorizao de Publicao

Termo de Autorizao para Publicao Eletrnica em Biblioteca Digital

Na qualidade de titular dos direitos de autor da publicao, autorizo a Universidade Municipalde So Caetano do Sul USCS, a disponibilizar gratuitamente, sem ressarcimento dosdireitos autorais, conforme permisses assinadas do documento, em meio eletrnico, naRede Mundial de Computadores, no formato especificado, para fins de leitura, impressoe/ou download pela Internet, a ttulo de divulgao da produo cientfica gerada pelaUniversidade, a partir desta data.

Identificao do material bibliogrfico: [ ] Tese [ ] Dissertao [ ] Monografia [X] TCC(artigo)

Identificao do documento/autor: Ttulo do Trabalho:

Palavra-chave: Eficincia. Gesto do Tempo. Secretariado Executivo.Autor: Luciana Medina PereiraRG: 40.485.718-8 CPF: 229.967.448-96E-mail: [email protected]: Professora Dra. Maria Benedita de FariaN de pginas: 42Data de entrega do arquivo: 16/05/2015 Informaes de acesso ao documento:

Liberao para publicao ( X ) Total ( ) ParcialEm caso de publicao parcial, especifique o(s) arquivo(s) restrito(s):Arquivo(s) Captulo(s). Explique:

So Caetano do Sul, 16 de maio de 2015.

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a importância do profissional de secretariado executivo dentro das organizações no brasil e no...

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