UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIA, CONTABILIDADE E

SECRETARIADO

CURSO DE GRADUAÇÃO EM SECRETARIADO

ANDRÉA RABELO GOMES

PARCERIA ENTRE O EXECUTIVO E O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO. MITO OU REALIDADE?

FORTALEZA 2007

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ANDRÉA RABELO GOMES

PARCERIA ENTRE O EXECUTIVO E O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO.

MITO OU REALIDADE?

Monografia apresentada à Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Secretariado Executivo.

Orientador: Prof. Laudemiro Rabelo de Souza e Moraes, Ms.

FORTALEZA 2007

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G573p Gomes, Andréa Rabelo Parceria entre o executivo e o profissional de secretariado. Mito ou Realidade?, Fortaleza, Ceará / Andréa Rabelo Gomes – 2007.

Departamento de Administração, f:76:il. Digitado (fotocópia). Monografia (graduação) – Universidade Federal do Ceará, Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado Executivo. “Orientação: Prof. Laudemiro Rabelo de Souza e Moraes”. 1. Novo perfil do profissional de secretariado. 2. Perfil do Executivo frente ao novo cenário das organizações. 3. Abordagem da relação do Executivo com o Profissional de Secretariado. I. Título. II. Parceria entre o executivo e o profissional de secretariado. Mito ou Realidade?. III. MORAES, Laudemiro Rabelo de Souza e. CDD 694.22

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ANDRÉA RABELO GOMES

PARCERIA ENTRE O EXECUTIVO E O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO.

MITO OU REALIDADE?

Esta monografia foi submetida à Coordenação do Curso de Secretariado Executivo,

como parte dos requisitos necessários à obtenção do título de Bacharel em Secretariado

Executivo, outorgado pela Universidade Federal do Ceará – UFC e encontra-se à disposição

dos interessados na Biblioteca da referida Universidade.

A citação de qualquer trecho desta monografia é permitida, desde que feita de acordo

com as normas de ética científica.

Data da aprovação 17/01/2007.

___________________________________

Prof. Laudemiro Rabelo de Souza e Moraes Prof. Orientador

__________________________________

Profª. Natália da Silva Duarte Membro da Banca Examinadora

__________________________________

Prof. Zorandy Lopes Oliveira Membro da Banca Examinadora

Nota

--------

Nota

--------

Nota

--------

4

Ao meu esposo, Jaciel, pelo apoio e

incentivo na realização deste trabalho.

5

AGRADECIMENTOS

A DEUS, que me deu vida e inteligência, e que me dá força para continuar a

caminhada em busca dos meus objetivos.

Aos meus pais e irmãos, José, Nadi, Isabel, Eduardo e Sílvio, em especial a minha mãe

e meu esposo Jaciel, pelo que me ensinaram, principalmente a não temer desafios e a superar

os obstáculos com humildade.

Às minhas tias Rita Gomes, Maria Gorete e Maria Bernadete pelos incentivos no

início de minha vida universitária.

Ao professor e orientador Laudemiro Rabelo pela dedicação e pelos ensinamentos

acadêmicos na realização deste trabalho, que sem sua importante ajuda não teria sido

concretizado.

Aos professores Natália Duarte e Zorandy Lopes por fazerem parte da banca

examinadora.

Às minhas amigas Lili, Renata, Ivonilce, Valdelice, Gilvânia, Joana Sheila e Graziela

pelo apoio e incentivo para a apresentação deste trabalho.

A todos os colegas de sala pelo incentivo e apoio durante a realização deste trabalho e

no período de quatro anos em que vivenciamos muitos momentos de descontração, mas

principalmente, de muito aprendizado.

Aos integrantes dos grupos virtuais Recrutrh, Secretariado Brasil e Secretarias.Net1

pela participação e sugestões dadas para a realização desta monografia.

E a todos aqueles, que direta ou indiretamente, contribuíram para que este trabalho

tornasse uma realidade.

6

“De tudo, ficaram três coisas: a

certeza de que ele estava sempre

começando, a certeza de que era

preciso continuar e a certeza de que

seria interrompido antes de terminar.

Fazer da interrupção um caminho

novo. Fazer da queda um passo de

dança, do medo uma escada, do sono

uma ponte, da procura um encontro”.

Fernando Sabino “O encontro

marcado”.

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RESUMO

O presente trabalho mostra se a parceria entre o executivo e o profissional de secretariado é uma realidade ou um mito, a partir de abordagens administrativas e com a demonstração dos perfis assumidos por esses profissionais tendo em vista suas habilidades e competências técnicas indispensáveis ao exercício de suas funções junto às empresas, organizações ou órgãos em que atuem. Ademais, serão mostradas as mudanças ocorridas nas organizações, juntamente com as dificuldades e facilidades contidas nessa relação em muitos momentos de parceria, outros de dependência e outros, ainda, de burocracia e estresse. Para isso, foi realizada uma pesquisa de campo com os dois profissionais (executivo e profissional de secretariado), como forma de avaliar suas opiniões acerca do assunto. Além disso, será mostrado como essa relação pode ser de parceria quando ambos se autoavaliam, percebendo com isso que sempre antes do profissional, existe o ser humano sempre passível de erros e acertos, demonstrando que nada pode mudar isso, nem mesmo as exigências de um mercado competitivo.

Palavras-chaves: relação, perfil, parceria, profissional de secretariado, executivo, mudanças, ser humano.

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ABSTRACT

The present work shows if the partnership between the executive and the professional of secretaryship is a reality or a myth, from administrative boardings and with the demonstration of the profiles assumed by these professionals in view of its abilities and indispensable technical to the exercise of its functions at the companies, organizations or agencies where skills. Beside, it will be shown the changes occured in the organizations, together with the difficulties and facilities contained in this relation at many moments of partnership, others of dependence and others, still, of bureaucracy and stress. For this, a research of field with the two professionals was carried through (executive and professional of secretaryship), as form to evaluate its opinions concerning the subject. Moreover, it will be shown as this relation can be of partnership when both, perceiving with this, that always before the professional, it always exists evaluate theirself the human being susceptible of errors and hits, demonstrating that nothing it can change this, not even the requirements of a competitive market. Word-keys: relation, profile, partnership, professional of secretaryship, executive, changes, human being.

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LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1 – Como o executivo se atualiza................................................................................35 Gráfico 2 – Divisão da população amostral por sexo...............................................................45 Gráfico 3 – Faixa etária do profissional de secretariado. .........................................................45 Gráfico 4 – Escolaridade do profissional de secretariado. .......................................................46 Gráfico 5 – Conhecimento do perfil e das atribuições exigidas pelas empresas ao profissional de secretariado. .........................................................................................................................46 Gráfico 6 – Tipo de empresa em que trabalha..........................................................................47 Gráfico 7 – Grau de conhecimento da empresa em que trabalha, o tipo de negócio e a missão empresarial. ..............................................................................................................................48 Gráfico 8 – Poder de decisão....................................................................................................48 Gráfico 9 – Capacidade para influenciar o poder decisório nas organizações. ........................49 Gráfico 10 – Capacidade para enfrentar os novos desafios da profissão de secretariado. .......50 Gráfico 11 – Tempo em que trabalha com o mesmo executivo. ..............................................50 Gráfico 12 – Como deve ser o relacionamento do profissional de secretariado com o executivo que assessora. ...........................................................................................................51 Gráfico 13 – Como o profissional de secretariado avalia o seu relacionamento com o executivo...................................................................................................................................52 Gráfico 14 – Realização de treinamento juntos........................................................................53 Gráfico 15 – Divisão da população amostral por sexo - Executivo. ........................................54 Gráfico 16 – Faixa etária da população amostral. ....................................................................54 Gráfico 17 – Escolaridade da população amostral. ..................................................................55 Gráfico 18 – Tipo de empresa em que trabalha........................................................................55 Gráfico 19 – A concessão de poder para tomada de decisões ao profissional de secretariado.56 Gráfico 20 – Em que situações são concedidas o poder para a tomada de decisões por parte do profissional de secretariado. .....................................................................................................57 Gráfico 21 – Avaliação do seu relacionamento com o profissional de secretariado................58

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LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Vários tipos de mudanças organizacionais nas empresas. ......................................30 Figura 2 – Quatro tipos de mudança organizacional. ...............................................................31 Figura 3 – Relacionamentos .....................................................................................................40

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LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Distribuição das atribuições inerentes na visão do profissional de secretariado. ...47 Tabela 2 – Distribuição de como deveria ser a relação entre o profissional de secretariado e o executivo...................................................................................................................................52 Tabela 3 – Distribuição das atribuições em grau de importância que o executivo delega ao profissional de secretariado. .....................................................................................................56 Tabela 4 – Distribuição das características indispensáveis ao profissional de secretariado. ...58 Tabela 5 – Distribuição dos itens escolhidos, quanto o que o executivo espera do profissional de secretariado. .........................................................................................................................59

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LISTA DE SIGLAS

CBO – Classificação Brasileira de Ocupações.

RS – Rio Grande do Sul.

PUCRS - Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul.

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SUMÁRIO

LISTA DE GRÁFICOS ...........................................................................................................9

LISTA DE FIGURAS.............................................................................................................10

LISTA DE TABELAS............................................................................................................11

LISTA DE SIGLAS................................................................................................................12

1. INTRODUÇÃO ..............................................................................................................14

2. NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO.................................16 2.1. A GLOBALIZAÇÃO COMO FATOR PRINCIPAL NA MUDANÇA DO PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO.................................................................................................................................................. 19 2.2. CARACTERÍSTICAS DO NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO. ........................................ 23 2.3. ATRIBUIÇÕES ...................................................................................................................................... 25

3. PERFIL DO EXECUTIVO FRENTE AO NOVO CENÁRIO DAS ORGANIZAÇÕES. ................................................................................................................29

4. ABORDAGEM DA RELAÇÃO DO EXECUTIVO COM O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO..................................................................................................................37

5. ANÁLISE DE DADOS DA PESQUISA DE CAMPO REALIZADA COM EXECUTIVOS E PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO. ...........................................44

5.1. ANÁLISE DOS RESULTADOS DA PESQUISA COM OS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO......................... 44 5.2. ANÁLISE DOS RESULTADOS DA PESQUISA COM OS EXECUTIVOS .......................................................... 53

6. CONCLUSÃO.................................................................................................................60

REFERÊNCIAS .....................................................................................................................62

APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO 1 – PESQUISA DE CAMPO – PROFISSIONAL DE SECRETARIADO..................................................................................................................65

APÊNDICE B – QUESTIONÁRIO 2 – PESQUISA DE CAMPO - EXECUTIVO.........67

ANEXOS .................................................................................................................................69 ANEXO A – CLASSIFICAÇÃO BRASILEIRA DE OCUPAÇÕES – CBO/2002 ......................................................... 70 ANEXO B – CÓDIGO DE ÉTICA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO ............................................................ 73 ANEXO C – REPORTAGEM – JORNAL DO COMÉRCIO – RIO GRANDE DO SUL .................................................. 76

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1. INTRODUÇÃO

Este trabalho apresenta a importância da relação que envolve o time – Executivo e o

Profissional de Secretariado dentro do ambiente organizacional. A escolha por este tema

nasceu ao perceber-se a insatisfação com que muitos profissionais de secretariado têm com

relação ao executivo ao qual assessoram, muitos se sentem desvalorizados, sem espaço para

mostrar sua real capacidade e poder para influenciar as decisões dentro do ambiente

organizacional. Desse modo sentiu-se a necessidade de avaliar o perfil de ambos para

fazermos uma comparação, observando as dificuldades e facilidades existentes nessa relação,

mostrando se esta parceria é uma realidade ou um mito.

O objetivo principal desta monografia é mostrar exatamente o quão é importante uma

maior parceria entre o executivo e o profissional de secretariado. Para isso avaliou-se o perfil

exigido pelo mercado para ambos, quais exigências estão sendo impostas para que essa

relação seja de resultados positivos dentro da organização.

Além disso, a relevância do assunto para o curso de Secretariado Executivo mostra o

grau de importância ao avaliar as mudanças ocorridas no perfil deste profissional, suas

atribuições diárias caracterizadas nos anos 80 como mecânicas e que a partir dos anos 90

começam a mudar, principalmente no que diz respeito à sua relação com o executivo que

assessora.

A metodologia utilizada após a decisão do tema foi a pesquisa bibliográfica nas

bibliotecas da UFC, bem como de outras universidades, determinando assim o que mais se

adequava ao assunto abordado, além disso, utilizou-se de artigos e teses de sites conceituados

específicos da área. Em seguida aplicou-se a pesquisa de campo através de dois questionários,

sendo um voltado ao profissional de secretariado e outro voltado ao executivo, como forma de

avaliar a opinião de ambos dentro deste contexto de relação.

A proposta do capítulo 2 é apresentar o novo perfil do profissional de secretariado, a

globalização como principal fator na mudança do perfil do profissional de secretariado,

características e atribuições que este profissional deve possuir para ser incluso no mercado de

trabalho e nas organizações, bem como suas habilidades e novas competências dentro desse

ambiente organizacional em constantes mudanças e exigências.

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No capítulo 3 aborda as mudanças ocorridas nas organizações, uma prévia sobre o

perfil do executivo, características, habilidades e competências exigidas a este profissional.

No capítulo 4 é avaliado como deve ser a relação profissional do executivo com o

profissional de secretariado dentro do ambiente organizacional, o que o profissional de

secretariado espera de seu executivo e o que este, por sua vez, exige do profissional que o

assessora.

Finalmente no capítulo 5 é apresentada a pesquisa de campo realizada com ambos os

profissionais (secretário (a) e executivo), como forma de avaliar a opinião que ambos

demonstram nessa relação, bem como as dificuldades e as facilidades da mesma, após

avaliação dos dados da pesquisa aplicada.

Feito isso, será apresentada a conclusão com uma análise dos resultados finais como

forma de sintetizar todo assunto abordado.

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2. NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Ao longo do tempo, o perfil exigido pelo mercado para o profissional de secretariado

vem mudando de forma a atender às novas exigências.

Este profissional tem adquirido cada vez mais conhecimento, suas competências se

ampliaram, exigindo destes: formação acadêmica, conhecimentos em línguas, informática,

administração, planejamento, comunicação, liderança, marketing, finanças, psicologia e

técnicas secretariais e, principalmente conhecimentos para uma assessoria direta ao executivo,

deixando de lado o estereótipo de secretário servente.

Com esse estereótipo de profissional servente, este profissional percebeu que não seria

possível obter um desenvolvimento à sua altura e nem no seu ambiente de trabalho. Tendo

que enfrentar constantes mudanças em sua área de atuação, os quais exigiram desse

profissional cada vez mais um conhecimento à altura das exigências do mercado atual.

As principais mudanças no perfil do profissional de secretariado ocorreram na década

de 80, época em que foram observadas significativas mudanças em seu comportamento e

atividades exercidas.

Tais mudanças foram relatadas por Natalense (1998, p. 9), entre elas a regulamentação

da profissão, o fortalecimento do movimento de classe e o surgimento dos primeiros

sindicatos desta categoria.

Essas transformações na época também ocorreram no perfil gerencial brasileiro, e

conseqüentemente, no perfil do profissional de secretariado, tendo como respaldo os modelos

gerenciais, promovidos, sobretudo pela administração participativa, a reengenharia, a

qualidade e a informática.

Apesar das mudanças significativas, relata-se que somente na década de 90, o

profissional de secretariado começou a mudar seu perfil profissional, afastando-se do

estereótipo de secretário servente. A partir desse momento o profissional assume vida própria

dentro das organizações, mostrando qualidades, que até então eram desconhecidas, o

profissional passa a ser empreendedor, ou seja, cria condições para a empresa produzir

resultados, ampliando sua área de atuação.

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Além disso, utilizou-se de novas ferramentas de trabalho, como por exemplo, os

softwares (editores de textos, planilhas, banco de dados etc.), além de visões com relação à

valorização do cliente e a busca pela qualidade total.

Desde então, o profissional de secretariado teve de rever e renovar seu modo de

executar as atribuições inerentes à profissão, remodelando-se a cada nova situação, a nova

tecnologia que lhe era apresentada.

Ademais, o avanço da tecnologia fez com que esse profissional buscasse

conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim,

mais tempo para desenvolver outras atividades, desse modo deixou de ser somente fonte de

apoio, e passou a introduzir novas metodologias e a exercer funções criativas.

Devido a esse avanço tecnológico e com a automação dos escritórios, os profissionais

de secretariado passaram a executar menos e a gerenciar mais.

Observa-se essa ressalva, quando Maerker (2000 apud CARVALHO e GRISSON,

2002, p. 32) afirma que:

Hoje a profissão Secretária Executiva vem merecendo a atenção da área empresarial por se tratar de uma profissão facilitadora, que segue os princípios da administração empresarial: tomar decisões, solucionar conflitos e trabalhar em equipe, além de separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los, levando em conta as conseqüências das ações escolhidas. Desenvolver habilidade de comunicação, como saber ouvir e perguntar, expressar-se de forma oral e escrita corretamente, além de traduzir textos em vários idiomas e falar com o “mundo” corporativo também em vários idiomas.

Percebe-se que este profissional utilizou-se de sua sensibilidade para diagnosticar

situações e sua capacidade de organização, além disso, mostrou sua habilidade em lidar com

modelos de gestões inovadoras, bem como atuar em áreas concernentes à profissão, tanto na

organização, no planejamento, na administração, no assessoramento, na consultoria e nos

vários níveis de empresas públicas e privadas.

De acordo com D’Elia e Shinyashiki em seu artigo – Ser Secretária Cres “Ser” ou Ser

útil (2002) – “falar do perfil desse profissional é tirar uma fotografia do movimento cotidiano

da empresa, onde tudo e todos se conectam sem fronteiras, com velocidade e muito

intercâmbio, pessoal e profissional”.

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A essa altura, pode-se formular uma nova imagem para o profissional de secretariado,

ou seja, ligado diretamente a lidar com a informação e com o emocional como um todo.

Observa-se que este profissional busca o conhecimento e contribui para a evolução do

capital intelectual das organizações, já que esse capital diz respeito à soma dos conhecimentos

de todos os que fazem parte dela lhe proporcionando vantagem competitiva.

Segundo Medeiros e Hernandes (1999, p. 57):

Em geral, as empresas esperam de suas secretárias: consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para bem desempenharem tarefas, que sejam dignas de confiança, que saibam delegar tarefas quando necessário, que saibam resolver conflitos entre colegas de trabalho, que sejam capazes de trabalhar em grupo.

Além disso, o profissional de secretariado está se envolvendo mais com os negócios da

empresa e seu superior está delegando atividades de maior responsabilidade, exigindo deste

profissional mais do que cumprimento de tarefas operacionais.

As organizações modernas estão exigindo novos valores, novos parâmetros e novas práticas administrativas. Na base dessas organizações estão as pessoas: o maior ativo e maior passivo das organizações. Em um mundo novo e diferente onde os tradicionais fatores de produção - natureza, capital e trabalho - já exauriram quase todas as possibilidades devido às tecnologias e aos modernos processos de trabalho, o segredo do sucesso organizacional está nas pessoas sem as quais não existem organizações. (CHIAVENATO, 2002, p. 6).

Em paralelo, Maerker na reportagem – Secretária virou gestora do ambiente de

negócios – ao Jornal do Comércio – RS – 2006, “se há 15 anos as secretárias eram

executadoras, hoje são engrenagens importantes no ambiente de negócios corporativos. A

secretária é uma profissional com visão de negócios, preparada para ajudar o executivo na

tomada de decisões”.

Esta reportagem aponta o estudo realizado pelo Núcleo de Pesquisas da Faculdade de

Administração, Contabilidade e Economia (FACE) da Pontifícia Católica do Rio Grande do

Sul (PUCRS) – 2003, em que foram entrevistados 102 profissionais de recursos humanos e

executivos e 204 secretárias executivas atuantes em empresas de Porto Alegre e região (vide

Anexo C).

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Segundo esse levantamento, apontam-se muitos desafios para a profissão, como por

exemplo, a importância de possuir conhecimentos de gestão, marketing, finanças, recursos

humanos, línguas e informática.

Esse estudo revelou, ainda, um mercado promissor, que apresenta crescimento de

vagas e estabilidade (impulsionada principalmente pelo compartilhamento de informações

sigilosas). Um outro ponto importante abordado prova que para esse profissional garantir sua

colocação em sua área é necessária a graduação, 63,7% dos profissionais de secretariado

entrevistados eram formados em Secretariado Executivo, seguidos dos cursos de Letras (9%)

e Administração de Empresas (5,5%).

Segundo a coordenadora do curso de Secretariado Executivo da PUCRS, Neusa

Mendel, a mudança de perfil é decorrência do desenvolvimento das relações de negócios e do

crescente aprimoramento da tecnologia.

Ainda de acordo com a coordenadora, “o próprio gestor assume funções diretamente

no computador, deixando-a com mais tempo livre para realizar serviços de interpretação de

relatórios e coordenação de eventos”.

Além de toda essa mudança em seu perfil, o profissional de secretariado neste novo

milênio passou a trabalhar com maior poder de decisão. Assim sua evolução profissional

tornou-se dinamizada, o ápice neste ponto foi que este profissional entendesse que secretariar

é uma profissão e não somente uma função.

2.1. A globalização como fator principal na mudança do perfil do profissional de secretariado.

A globalização define uma nova era da história humana. De acordo com Carvalho e

Grisson (1998, p.462), “a globalização não é um fenômeno – e nem é recente. Já no ano 200

a.C., já se discutia a globalização – as pessoas sempre desafiaram os limites e fronteiras –

terrestre, aérea e marítima...”.

A globalização trouxe consigo a formação de um mercado mundial, onde as diversas

nações, povos e indivíduos encontram-se conectados em um processo de interdependência

surpreendente, fazendo desses países uma aldeia global.

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Segundo Alonso (2002, p. 34), define-se globalização como:

Um conjunto de transformações na ordem política e econômica mundial que vem ocorrendo nas últimas décadas. O ponto central dessa mudança é a integração dos mercados numa grande aldeia global. Esse fenômeno transformou noções de tempo e espaço, fazendo com que a comunicação e o relacionamento ficassem mais rápidos e ágeis.

Em paralelo, Rossi (2001, p. 29) define como globalização, “o processo de integração

mundial que está ocorrendo nos setores de comunicações, economia, finanças e nos

negócios”.

Desse modo, como conseqüência desse processo, observa-se que a abertura de novos

mercados ao comércio internacional, favoreceu a migração de capitais, a uniformização e a

expansão tecnológica, tudo isso dominado pela expansão dos meios de comunicação, como

forças incontroláveis capazes de mudar costumes, hábitos e conceitos, procedimentos e até

mesmo instituições.

Em meio a essas transformações o mundo tornou-se menor, ou pelo menos, mais

próximo, ou ainda, segundo Maerker, diretora da SEC Talentos Humanos em seu artigo – O

sucesso profissional está hoje diretamente ligado ao gerenciamento de sua carreira aliado a

um bom networking (2002) - “o mundo ficou mais rápido, mais interconectado e mais

exigente”.

O atual processo de globalização, nesta era da informação, acelerado pela internet,

tornou os mercados extremamente acirrados, com competitividade extremas, priorizando a

rapidez, a eficiência, a eficácia, a qualidade e o menor custo com uma margem de

lucratividade bem menor.

Segundo Chiavenato (2003, p. 87):

Para produzir produtos e serviços com qualidade e preços competitivos, a empresa deve estar em total sintonia com as informações do mercado, conhecer as necessidades dos clientes, monitorar os concorrentes, rever constantemente os processos do negócio, atualizar as tecnologias utilizadas e, sobretudo, repensar constantemente a missão da empresa.

A competição situa-se hoje em nível planetário, com essas exigências as empresas

enfrentam uma concorrência diariamente, principalmente levando em consideração que os

21

clientes tornaram-se cada vez mais exigentes em suas escolhas, em busca por diferenciais,

tendo o valor agregado como principal aliado no momento de decisão de uma compra,

garantido assim a fidelidade à determinada empresa.

Para isso as empresas precisaram atualizar-se, adquirindo mais qualidade em seus

produtos, serviços e atendimento ao cliente.

Em um mundo em crescente mudança e transformação, repleto de contingências, coações, ameaças e oportunidades, em que a competitividade é a mola mestra dos negócios, em que todos têm acesso imediato à informação, o sucesso é das empresas ágeis e capazes de transformar a informação em oportunidades de produtos/serviços no mais curto prazo. (CHIAVENATO, 2003, p. 109).

Essa evolução das necessidades dos clientes tem a ver com mudança, esta por sua vez,

tem a ver com a evolução de tecnologias para satisfazer as necessidades dos clientes, bem

como com a evolução de práticas administrativas.

Segundo Minarelli (1996 apud ALMEIDA e TEIXEIRA, 2001, p. 11):

A economia global mudou, as empresas mudaram e o emprego também. As formas de trabalho adquirem novas afeições, o emprego passa por redefinições profundas e as relações de trabalho já não são duradouras como antigamente. Os períodos de permanência nas empresas ficam cada vez mais curtos, enquanto aumentam as exigências em termos de profissionalismo. Os trabalhadores precisam reciclar-se periodicamente para manter seus conhecimentos atualizados e desenvolver outras habilidades.

O mercado de trabalho sofreu inúmeras transformações não apenas quantitativamente,

mas qualitativamente, ou seja, novos tipos de trabalhos surgiram, como por exemplo, meio-

período, temporário, trabalho em casa, terceirizados, part-time etc.

Tudo isso ocorreu devido às novas formas adotadas pelas empresas de trabalhar

seguindo os avanços tecnológicos, que conseqüentemente, vem substituindo o homem em

muitas áreas de produção e serviços (como por exemplo, a metalúrgica e os bancos), ou seja,

hoje há menos gente produzindo.

Para sintetizar essa passagem pode-se utilizar das palavras de Gil (2001, p. 39):

O capital humano passa a ser entendido como estratégia fundamental para enfrentar as transformações radicais. Não são apenas as máquinas e equipamentos que se tornam obsoletos; os conhecimentos e as habilidades também. A capacidade de gerar novos conhecimentos e agregá-los ao processo produtivo é que se torna a grande vantagem competitiva.

22

Pode-se citar, ainda, como uma forte conseqüência da globalização e dessa mudança

no mercado de trabalho, o desemprego, essa realidade afetou em muito a vida das pessoas e

das organizações, e conseqüentemente, a do profissional de secretariado.

No entanto, pode-se observar que a maior dificuldade existente com relação ao

desemprego é a falta de especialização.

Para aqueles que não se adaptam às mudanças e deixam de desenvolver o perfil

exigido pelo mercado, infelizmente, o futuro será o desemprego.

Diante disto, o profissional de secretariado teve que investir em sua formação a fim de

atender à demanda desse mercado de trabalho cada vez mais exigente, em constante mudança

e muito competitivo.

Além disso, o mundo corporativo busca por profissionais que agreguem valor, tragam

diferenciais e saibam dar uma contribuição única, e neste caso faz-se a inclusão do

profissional de secretariado.

As reações para estes profissionais não foram muito diferentes, pois os mesmos

tiveram que se auto-avaliar e ter a percepção de que para sobreviver dentro de suas

organizações teriam que também diversificar seus objetivos, adquirir novas formas de

administrar pessoas, para isso tiveram que desenvolver parcerias (que não envolvesse custos)

como saídas para se manter no mercado de trabalho.

Essas modificações e tendências são representadas, segundo Carvalho e Grisson

(1998, p. 452), como:

• Gestão voltada para o sistema como um todo e não em divisões; • Foco em microgestão, ou seja, perceber que a somatória das mudanças diárias fazem em divisões; • Medir sua eficiência, tendo como referencial o tempo e não o custo; • Manter as cadeias de valor e não em torno das funções; • Ter prontidão em vez de decisões adiadas; • Ter como foco a cooperação e não a competitividade interna.

Para isso o profissional de secretariado passou a conhecer-se, melhorando assim, suas

qualificações profissionais e pessoais, adquirindo uma maior capacitação para assumir novos

desafios e funções dentro da empresa, ampliando suas habilidades em informática e seus

conhecimentos geográficos, econômicos e sociais, e conseqüentemente, passando a dominar

outros idiomas.

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Percebe-se que apesar de todas as dificuldades enfrentadas, a profissão tem crescido

muito em todos os setores e em todos os países, devendo-se, principalmente, à reestruturação

na quais as empresas passaram, e que resultaram em deveres e responsabilidades adicionais a

este profissional, que até então eram de responsabilidade de outros profissionais.

Pode-se citar que trabalhos anteriormente desempenhados por gerências médias,

como: compra de materiais, treinamento e seleção de pessoal e supervisão, passaram a serem

executadas por profissionais de secretariado.

Este profissional como participante ativo desse processo de globalização, desenvolveu

e aprimorou diariamente seus conhecimentos e habilidades de comunicação, além do telefone,

fax, e-mail, internet, dentre outros, utilizando-os como fortes aliados em seu cotidiano.

Pode-se dizer que o profissional de secretariado é o navegador das informações,

freqüentemente, interpretando e traduzindo a multidiversidade de culturas e linguagens, sendo

o elo entre a tecnologia e a realidade.

Para o desenvolvimento dessas habilidades utiliza-se de uma educação contínua,

percebendo cada desafio como uma oportunidade para demonstrar suas aptidões face a uma

economia global. Independente de fusões e reengenharias, o profissional de secretariado

continua ampliando seus conhecimentos do mercado de trabalho em nível global, continuando

a contribuir para a realização dos objetivos de sua empresa.

2.2. Características do novo perfil do profissional de secretariado.

Para acompanhar as transformações do mercado de trabalho é imprescindível saber

qual é o estágio ou degrau da profissão em sua profissão, para isso o profissional de

secretariado deve possuir características inerentes a sua função.

Sua função exige competências técnicas e sociais, tais como: conhecimentos de administração, planejamento, psicologia, comunicação, liderança, marketing, finanças, informática, idiomas; além de competências técnicas, como: capacidade de auto motivar-se; de liderar; de relacionar-se; motivar as pessoas; resolver conflitos; de autoconhecimento; de assumir responsabilidade; de aprender continuamente; de ler os ruídos verbais e não verbais; aptidão para o multiculturalismo; para relacionamentos; empatia; cooperativismo; pontualidade e outros. (CARVALHO e GRISSON, 1998, p. 17).

Ademais, Natalense (1998, p. 48) acrescenta mais algumas características relevantes

para esse profissional, tais como: negociadora, autônoma, acessível, empreendedora,

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realizadora de previsões objetiva; líder e agente do marketing organizacional e do

endomarketing1.

Contudo, além das já mencionadas pelos autores, ainda acrescentaria algumas

características essenciais, tais como: capacidade de intervir e propor soluções para os

problemas que surgem em seu ambiente de trabalho, analisar dados e informações, trabalhar

em equipe e exercer uma influência mais efetiva nas decisões da empresa.

Percebe-se que além das características já apresentadas, existem também habilidades

que se deve observar. De acordo, com Leila Navarro, palestrante e vencedora do 8º Prêmio

Top of Mind/2005 – Fornecedores de RH na categoria “Palestrante do Ano”, em seu artigo 20

Habilidades imprescindíveis a qualquer profissional – 2005, pode-se relacionar habilidades

imprescindíveis para qualquer profissional, inclui-se aqui o profissional de secretariado, a

saber:

• Integridade e Coerência: revela a capacidade que o profissional tem de se relacionar. Faz com que outras pessoas se comprometam e cooperem com ele; • Flexibilidade: é a atitude de lidar com os imprevistos e contornar os momentos de crise; • Autoconfiança e Autoconhecimento: essas habilidades são importantes para assumir riscos e ter segurança, são ótimas para o espírito empresarial, visando ser um líder e empreendedor; • Intuição: deixar guiar-se pela sua intuição pode ajudar a livrar-se de um problema rapidamente, quando há escassez de tempo, e ajudar a melhorar a capacidade de criação; • Capacidade crítica: habilidade para analisar criticamente toda tarefa que lhe é delegada, como se todo projeto ou trabalho fosse realizado com todos os prós e contras; • Iniciativa: serve para colocar as idéias boas em prática. É agir com velocidade e inovação; • Compreensão: refere-se à compreensão e domínio da cultura da organização, otimizando o relacionamento de todos aqueles que trabalham, para ter um bom relacionamento com os colegas, clientes e fornecedores; • Competitividade: ter metas claras, não deter-se em chegar ao objetivo comum, ir além dos objetivos determinados por seus superiores, ter tendência a inovar e desfrutar coisas que antes não conseguia; • Visão no cliente: descobrir os desejos ocultos do outro, investir sobre as necessidades das outras pessoas e clientes; • Compreensão interpessoal e empatia: ter sensibilidade para lidar com todos, satisfazer aos demais, tornar-se o líder do grupo graças a sua empatia; • Capacidade de liderança: é a capacidade natural dos outros seguirem ao líder; • Persuasão: influenciar e persuadir os demais para alcançar os objetivos propostos é uma habilidade muito poderosa; • Relacionamentos pessoais: manter relações de longo prazo com os colegas de trabalho fora do ambiente de trabalho; dominar as habilidades interpessoais, como escutar os outros e trabalhar orientando-se nas pessoas e não nas tarefas;

1 Endomarketing é o conjunto de ações de marketing para o público interno – funcionários da empresa.

25

• Coaching: capazes de observar o trabalho em equipe e identificar quais os indivíduos são mais adequados para executar determinada tarefa; • Trabalho em equipe: se sentir bem em estar colaborando com todas as pessoas e preferir trabalhar em conjunto para alcançar um objetivo comum a trabalhar sozinho para almejar por metas individuais; • Visão do negócio: Para aqueles que se preocupam em estar sempre atualizados; têm a própria opinião sobre em qual lugar está sua organização e para onde ela irá caminhar e é capaz de prever as conseqüências das suas decisões antes que elas virem um problema; • Autocontrole das emoções: Controlar as situações difíceis e ter capacidade para suportar com naturalidade as situações de máximo estresse; • Comunicação e Negociação: Aqueles que têm a capacidade para iniciar conversas com todos os tipos de pessoas e que, quando explicam assuntos complexos aos demais, conseguem fazer com que eles captem a mensagem; • Agilidade para tomar decisões: Não deixe que uma análise excessiva dos fatos faça com que você não tome decisões, te paralise; • Aprendizado e Desenvolvimento Pessoal: Aqueles que estão dispostos a iniciar novas tarefas e buscar novos enfoques ou novos modos de fazer as coisas; sentem-se mais motivados com o desenvolvimento pessoal do que com as recompensas materiais que possam vir a ter.

Para sintetizá-las, pode-se utilizar do que Chopra diz (1996 apud D’ELIA e

SHINYASHIKI 2002), “a missão de todo ser humano está na postura permanente de colocar a

serviço da humanidade, os seus talentos e habilidades, com a busca constante de ser útil”.

2.3. Atribuições

Garcia (2001, p. 74) menciona em seu artigo – Um estudo sobre a profissional

secretária a partir da análise do discurso in Revista Unicsul nº 8, 2001 – onde mostra um

trecho do capítulo I do livro O manual da secretária particular:

“O que é o trabalho de uma secretária?

Se você trabalhasse como secretária e lhe pedissem uma definição que descrevesse perfeitamente o seu trabalho, a resposta, provavelmente, não a satisfaria de todo. Dar uma definição que possa abranger campos e montanhas em imagens de uma só palavra. Poucos elementos são comuns a todos os cargos, e até a relativa importância dos pontos comuns varia imensamente. A primeira coisa, talvez, que uma pessoa interessada neste campo deve compreender é que esta vocação exige um trabalho árduo – e considerável. Conseqüentemente, a profissão só deverá atrair trabalhadores decididos”.

A autora discorre que embora ter sido escrita em 1948, constata-se que até o momento

ainda não temos uma definição satisfatória para o trabalho da secretária.

26

Em contrapartida, a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO-2002), faz uma

descrição sumária do cargo do profissional de secretariado (vide Anexo A):

Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenam e controlam equipes (pessoas que prestam serviços à secretária: auxiliares de secretária, office-boys, copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e correspondências. Atendem clientes externos e internos; organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas estrangeiros. Podem cuidar da agenda pessoal dos executivos.

Segundo Gomes em seu artigo Ser Secretária (2006) in Revista eletrônica Ativa &

Moderna, a autora aponta que, “cada secretária sabe definir bem o que é ser secretária.

Portanto, não importa se você é ou está secretária. O essencial é que seja, antes de mais nada,

você mesma e se respeite acima de tudo”.

Podemos observar esses aspectos nas atribuições diárias relatadas por Medeiros e

Hernandes (1999, p. 152), tais como:

• Realizar serviços gerais de escritório; • Classificar e dar solução aos mais variados assuntos; • Redigir cartas, memorandos, bilhetes, documentos de toda espécie; • Dar solução a assuntos pendentes; • Atender ao executivo; • Receber, classificar e distribuir correspondências; • Preparar e secretariar reuniões; • Preparar e providenciar roteiros de viagens, passagens e reservas de hotéis.

Além das já citadas pelos autores, a CBO (2002) aponta mais algumas atribuições

inerentes ao cargo de secretário executivo (vide Anexo A).

No entanto, esse profissional só será capaz de realizar todas essas atividades e outras

mais, se forem flexível e manifestar interesse por realizar diferentes tarefas.

Muitas vezes, o profissional de secretariado funciona como uma ponte entre aqueles

que tomam decisões gerenciais e os que executarão estas decisões. Ele próprio, tomando

decisões, executa tarefas relevantes para a organização.

No entanto, esse elo não consiste somente entre a alta administração e o pessoal de

linha, mas também em ser suporte para o executivo. Pode-se observar que uma das principais

atribuições desse profissional é o seu poder de comunicar-se.

27

Este poder está relacionado com uma competência social e profissional que Fleury e

Fleury (2001, p. 22) definem como, “compreender, processar, transmitir informações e

conhecimentos, assegurando o entendimento da mensagem pelos outros”.

A comunicação nos dias de hoje é uma exigência do mercado atual, a saber:

Possuir uma boa comunicação, aliada ao interesse constante de estar sempre aberto para receber novas informações, transformando-as em conhecimento produtivo, é uma exigência do mercado profissional. A comunicação é um novo e importante ingrediente para o sucesso das pessoas e das empresas, o ser humano se torna cada vez mais participativo, questionador e consciente dos seus direitos e deveres. (ALONSO, 2002, p. 36).

Segundo Pinheiro (2005, p. 77), “uma comunicação eficaz só ocorre quando há uma

administração de informações recebidas durante a realização de tarefas”.

A maneira como o profissional de secretariado lida com informações e dados

importantes, e em sua maioria, assuntos sigilosos, sua ética pode ser apontada como uma de

suas primordiais atribuições. Apesar de nem tudo exigir sigilo, é fundamental que este

profissional trate de uma forma reservada todo e qualquer tipo de informação que lhe for

imposta.

Neste caso em especial, faz-se necessário observar com atenção o código de ética do

profissional de secretariado executivo (publicado no Diário Oficial da União – D.O.U de 7 de

julho de 1989 – vide Anexo B).

Além disso, observa-se que o cotidiano dos escritórios mudou muito nos últimos

tempos, principalmente com a automatização, com isso o profissional de secretariado teve que

se adaptar a enfrentar problemas que até então eram desconhecidos para este profissional.

Contudo, é ilusório pensar que um escritório automatizado é um paraíso para este

profissional, facilitou em muito seu trabalho, no entanto, cada vez mais, o profissional de

secretariado teve de manter uma postura pró-ativa, executando ações eficientes e em tempo

real.

Com o aumento de informações que lhe são confiadas diariamente, estes profissionais

não podem relatar assuntos com mais ninguém dentro da empresa, mesmo que cheguem ao

seu conhecimento notícias de toda empresa, inclusive de outros departamentos que não sejam

o seu.

28

Além disso, o profissional de secretariado deve evitar conversar sobre assuntos

particulares, sobretudo os relativos ao seu executivo ou de seu departamento. Mesmo

funcionando como um elo dentro da organização, este profissional deve agir com ética,

garantindo assim a confiança de todos na empresa.

Além das já citadas, aponta-se também como uma atribuição ao profissional de

secretariado, a responsabilidade pela recepção da empresa, seja na rotina do dia-a-dia ou

mesmo em situações especiais (como, por exemplo, a visita do presidente da empresa).

É na recepção que o visitante mantém o primeiro contato com a empresa, e nem

sempre as recepcionistas fornecem a impressão inicial desejada, com isso cabe ao profissional

de secretariado muitas vezes orientar essas profissionais, e em determinadas situações até

mesmo assumir esta recepção junto ao visitante.

Atuar como um profissional de secretariado não é apenas uma questão de opção, mas

um desafio que somente profissionais aptos e capacitados são capazes de exercer com

eficiência e eficácia.

Em síntese, para o atual profissional de secretariado executivo é fundamental que haja

uma determinação para uma constante aprendizagem como forma de acompanhar este

mercado de transição com suas respectivas exigências.

29

3. PERFIL DO EXECUTIVO FRENTE AO NOVO CENÁRIO DAS ORGANIZAÇÕES.

Vive-se atualmente em mundo em constantes mudanças. Ficar parado, hoje, significa

simplesmente andar para trás.

Segundo Chiavenato (2003, p. 24), pode-se conceituar mudança, como: “A passagem

de um estado para outro. É a transição de uma situação para outra situação diferente. Mudança

representa transformação, perturbação, interrupção, fratura”.

Mudança acontece em toda parte. Dentro desse cenário abordaram-se as mudanças

ocorridas nas organizações atualmente, principalmente a qualidade de seus serviços, os tipos

de profissionais que as organizações procuram e suas características.

Nas organizações, as mudanças estão ocorrendo a todo instante. Do lado externo, os

clientes modificam seus hábitos de compra, os fornecedores mudam características e preços

da matéria-prima. Do lado interno, observa-se que os processos de trabalhos precisam sempre

ser modificados ou alterados, as máquinas e equipamentos também precisam ser trocados

como forma de melhorar os padrões de qualidade e as pessoas precisam de novos

conhecimentos e habilidades para seguirem essas mudanças constantes.

Neste contexto, pode-se apontar que o deslocamento e a inversão da pirâmide

organizacional caminham para a horizontalização, ou seja, todos trabalhando interligados

intensamente, tanto os grupos de pessoas como seus departamentos em geral.

Segundo Chiavenato (2003, p. 34), “o modelo organizacional passou a ser orgânico,

flexível, maleável, com ênfase em atividades grupais, unidades de negócios autônomas e

redes internas”. Existem vários e diferentes agentes que provocam a mudança nas

organizações, pode ser uma pessoa, um grupo, uma organização ou a própria sociedade. Estes,

por sua vez, podem causar vários tipos de mudanças organizacionais, como mostra a Figura 1.

30

Figura 1 – Vários tipos de mudanças organizacionais nas empresas. Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Os novos paradigmas: como estão mexendo com as empresas. São Paulo: Atlas, 2003. p. 29.

Qualquer mudança rompe a rotina e impõe uma separação com relação ao passado.

Toda mudança traz consigo uma crise para a organização ao se modificar o certo pelo incerto,

o adequado pelo ultrapassado e o atual pelo desatualizado.

Segundo Levy (1993 apud CHIAVENATO 2003, p. 103 e 104), o mesmo salienta que,

“a experiência tem demonstrado que a crise parece ter maior impacto nas empresas que estão

preparadas para o futuro e onde não se discute para onde se pretende ir nem para onde se está

indo”.

Ademais, Chiavenato (2003) aponta quatro tipos de mudança dentro das organizações,

a saber:

• Mudanças estruturais: afetam a estrutura organizacional, os órgãos (como divisões ou departamentos, que são fundidos, criados, eliminados ou terceirizados através de novos parceiros), redes de informações internas e externas, os níveis hierárquicos (que geralmente são reduzidos, no sentido de horizontalizar as comunicações etc.); • Mudanças na tecnologia: que afetam máquinas, equipamentos, instalações, processos empresariais etc.; • Mudanças nos produtos e serviços: que afetam os resultados ou saídas da organização; • Mudanças culturais: isto é, mudanças nas pessoas, em seus comportamentos, atitudes, expectativas, aspirações e necessidades.

Mudanças no

ambiente

Mudanças na

estrutura

Mudanças na

tecnologia

Mudanças nas

pessoas

Redesenho do fluxo de trabalho

Novos equipamentos

Novos conhecimentos, habilidades, atitudes,

expectativas, percepções.

Redesenho estrutural Descentralização

Novo fluxo de trabalho

Novos objetivos, estratégias, planos e ações, produtos e

serviços.

Desem-

penho

organi-

zacional

melho-

rado

Agente

de

mudança

31

O autor menciona, ainda que essas mudanças não ocorrem isoladamente, ao contrário,

elas ocorrem sistematicamente, umas afetando as outras, conforme se pode observar na Figura

2.

Figura 2 – Quatro tipos de mudança organizacional. Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Os novos paradigmas: como estão mexendo com as empresas. São Paulo: Atlas, 2003. p. 113.

A organização apresenta-se muitas vezes dinâmica ao acompanhar as mudanças, sejam

elas causadas pela globalização, descentralização ou mesmo pela evolução tecnológica, dentre

outros fenômenos, assim tem imposto novos papéis e missões ao executivo.

Com o avanço tecnológico, muitos cargos foram extintos e com isso os profissionais

tiveram que se auto-avaliar e se modelar ao novo perfil exigido pelas organizações, bem como

aconteceu o surgimento de novos postos de trabalho, que a princípio ficaram ociosos por não

ter ainda disponível no mercado, profissionais capacitados para assumir tais cargos.

Diante disto, as organizações apresentam-se com um novo ambiente em que seus

executivos irão trafegar marcados pela competitividade, pela velocidade das informações e

pela busca de novos modelos de gestão mais flexíveis e capazes de reagir rapidamente às

mudanças.

Neste caso, pode-se utilizar das palavras de Mariotti (1996 apud LIMA 2002 p. 3),

“fomos educados num clima de competição, estimulados a lutar uns contra os outros, sendo

que a competição seria própria da natureza humana, e, portanto, representaria a chave para

todas as portas”.

Essa competição onde as pessoas disputam umas com as outras, pode-se transformar

em competência, onde estas, por sua vez, unirão esforços, trabalhando em conjunto, visando

Estrutura

Tecnologia

Cultura/ Pessoas

Produtos/ Serviços

32

desse modo, novos conhecimentos, habilidades e novas formas de administrar uma

organização.

Desse modo, pode-se constatar que as empresas tiveram que adaptarem-se aos

métodos, técnicas de intervenção e mudanças organizacionais, como por exemplo, melhoria

contínua (Kaisen) e qualidade total, dentre outros para sobreviver ao mercado.

Especificamente estes métodos (kaisen e qualidade total) têm como foco principal as

atividades em grupo de pessoas, visando basicamente, à qualidade dos produtos e serviços

dentro de um programa a longo prazo, mas com uma melhoria gradativa por intermédio de

uma intensa participação e colaboração das pessoas.

De nada adianta pretender realizar mudanças organizacionais ou mudanças culturais

sem antes preparar as pessoas para isso, ou seja, prepará-las para que as mudanças aconteçam

e permitir que essas pessoas sintam-se envolvidas e tenham o prazer em participar e contribuir

com a organização.

Antes mesmo de discorrer-se sobre o perfil do executivo dentro deste cenário de

mudanças, faz-se necessário apontar o seguinte diálogo que Macedo aponta em seu artigo –

Fundamentos da carreira de um executivo excepcional (2004).

Zhunansun Shi, em diálogo com Confúcio, filósofo político chinês, fez-lhe, certa vez, uma indagação: “Como alguém se qualifica para o exercício da liderança?” Confúcio, informado sobre suas aspirações profissionais a um cargo público, disse-lhe: “A quem quer que ambicione conquistar uma posição de liderança sobre outros indivíduos e suas instituições, é imprescindível que cultive cinco virtudes e evite quatro pecados mortais”. Zhunansun Shi, ávido por sabedoria, perguntou-lhe, mais uma vez: “E quais são essas cinco virtudes ou tesouros da liderança?”. O Mestre, prontamente, respondeu: “Primeiro, o líder é generoso sem ter de gastar; segundo, ele faz as pessoas trabalharem sem as fazer padecer; terceiro, ele tem ambição, mas não rapacidade; quarto, ele tem autoridade, mas não arrogância; e, por último, ele é rigoroso, mas não violento”. Mas “como é possível ser generoso sem ter de gastar”, pergunta-lhe, mais uma vez, Zhuansun Shi. À nova indagação, respondeu Confúcio: “Se deixares o povo procurar o que lhe é benéfico, não estarás sendo generoso sem ter de gastar? Se fizeres o povo trabalhar apenas em tarefas razoáveis, quem padecerá? Se tua ambição é a humanidade e se realizas a humanidade, que lugar pode haver para a rapacidade? Um líder trata com igualdade os muitos e os poucos, os humildes e os grandes, ele dá a mesma atenção a todos: não tem ele autoridade de arrogância? Um líder se veste corretamente, seu olhar é reto, o povo olha-o com admiração: não é rigoroso sem ser violento?” Zhunansun Shi, atento ao que ouvia e ansioso para ampliar as lições aprendidas, inquiriu, mais uma vez: “E quais são os quatro pecados mortais de um líder?” Confúcio, então, redagüiu: “Primeiro, o terror, que se apóia na ignorância; segundo, a tirania, que exige resultados sem aconselhar adequadamente; terceiro, a extorsão, que é conduzida por meio de ordens contraditórias; e, por último, a burocracia, que recusa ao povo aquilo a que tem direito”.

33

Com essa visão, pode-se observar que qualquer profissional, seja ele de baixo, médio

ou alto escalão e que ambicione uma carreira excepcional não pode furtar-se a essa discussão,

ou seja, para ser um líder e um bom gestor faz-se necessário desenvolver as habilidades de

seus funcionários através da motivação e da clareza na comunicação, além é claro da

humildade.

Ao longo do tempo, muito tem se discutido e debatido sobre os alicerces da carreira de

um executivo diferenciado: formação acadêmica, fluência em vários idiomas, visão global,

habilidade política, espírito empreendedor, coragem para correr riscos, flexibilidade,

capacidade de reaprender, dentre tantas outras habilidades e competências imprescindíveis

que já descrevemos no capítulo anterior.

Todas essas habilidades são de extrema importância a qualquer profissional como

define Maximiano (1997, p. 76), “as habilidades são competências para o desempenho de

tarefas”.

Maximiano (1995, p. 74) divide essas habilidades em duas categorias: as habilidades

conceituais, onde está a capacidade de definir estratégias e de analisar problemas; as

habilidades interpessoais, estão todas as habilidades que dizem respeito ao relacionamento

com as pessoas.

Enquanto que Fleury e Fleury (2001, p. 21), definem por competência, “um saber agir

responsável e reconhecido, que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos,

recursos, habilidades que agreguem valor econômico à organização e valor social ao

indivíduo”.

Mencionar o perfil ideal do executivo dentro deste cenário em constante modificação e

transição não será uma tarefa fácil, mas pode-se utilizar das palavras iniciais de Crosby

(1991):

O executivo calcula o risco, determina o que deve ser feito, delega os serviços necessários para que se atinja o resultado desejado. O executivo estabelece as exigências. Ele também consegue a maior parte do dinheiro e conduz a empresa de forma que essa possa acumular riqueza.

Dessa maneira, faz-se necessário ter alguém o qual deve saber quando é hora de fazer

algo de que ninguém mais se deu conta, sempre bem informado, confiante, possuidor de

habilidades interpessoais, mas não necessariamente um “super-homem”, capaz de resolver

34

qualquer coisa a qualquer instante, ou mesmo com “super poderes” para reverter qualquer tipo

de situação dentro da organização ao qual chama de executivo.

Apesar de todas essas características, não há nada que impeça este executivo de

sempre aprender, ou mesmo reaprender o que já sabe, afinal existe um constante e

interminável fluxo de informações e conseqüentemente, uma modificação de idéias ao longo

de seu dia e com isso está sempre reaprendendo novos métodos para administrar sua

organização.

Neste caso se compreendermos a globalização como um processo social genuinamente

transnacional, isso exigirá uma reformulação do perfil do executivo, ou seja, nova maneira de

pensar e liderar, nova postura estando o mesmo apto a sustentar vantagens competitivas em

um cenário em constante transformação.

Com essa visão faz-se necessário que o executivo adquira competências e habilidades

essenciais à sua boa gestão, a saber:

• Visão sistêmica e estratégica da empresa;

• Capacidade de delegação e decisão;

• Possuir bom relacionamento interpessoal;

• Ter domínio técnico, administrativo e de outros idiomas;

• Ser hábil como um líder;

• Possuir autogerenciamento;

• Saber viabilizar/implementar idéias;

• Ser autêntico, criativo, otimista, participativo e organizado;

• Ter postura;

• Ética;

• Capacidade de liderança.

Além dessas já apresentadas, Carvalho e Grisson (2002, p. 108 e 109) apontam alguns

diferenciais essenciais a esse executivo:

• Aprender a repensar seu papel – saber o que pode agregar de valor ao seu

trabalho, como está contribuindo para a organização, se está ultrapassado e,

principalmente, qual foi a última sugestão ou contribuição para o todo da

organização;

35

• Reciclagem – esta deve ser constante, subestimar o conhecimento renovado é

talvez o maior exterminador de carreiras que se conhece. Dá-se a oportunidade

de rever e avaliar questões à exaustão;

• Vivência interempresas – sair para conhecer e agregar novos conhecimentos

em empresas que fazem o mesmo trabalho, ou mesmo as que são bem

diferentes da sua, é uma fórmula rápida e concreta de fazer e aprender.

Interessar-se, ler, pesquisar e buscar uma troca saudável de experiências;

• Apto às mudanças – o novo executivo deverá estar preparado para as

mudanças que a profissão lhe for impondo no dia-a-dia. Apto que dizer estar:

sensibilizado, convencido, conscientizado e em condições de mobilizar;

• Desafiando o novo – desafiar e provocar o novo. Romper estruturas arcaicas.

Antecipar-se a qualquer modelo que venha a ser introduzido. Aprofundar-se

nas questões pouco claras, ou complexas que venham pouco esclarecer ou até

ajudá-lo, mas tendo a boa vontade de acreditar que não haverá desafio que o

executivo não possa ultrapassar;

Administrar a carreira profissional é um compromisso que dura a vida inteira, de

acordo com pesquisa realizada pela internet através de Thomas A. Case, Ph.D e Joaquim

Maria Botelho com 3.658 profissionais em que abordou o seguinte tema – Como o Executivo

se atualiza (2000) – descobriu-se os seguintes percentuais, conforme Gráfico 1.

0%5%

10%15%20%25%30%35%40%45%

Percentuais

1 2 3 4 5 6

O que é mais importante desenvolver

COMO O EXECUTIVO SE ATUALIZA

Habilidades técnicasrelativas ao trabalho atual

Habilidades técnicasvisando a um futurotrabalho Habilidades em idiomas

Informática (para usuário)

Gráfico 1 – Como o executivo se atualiza.

Fonte: Adaptação de: Case, Thomas A, Ph.D e Botelho, Joaquim Maria. Como o executivo se atualiza. Pesquisa Catho On line – 2000.

36

Após avaliação, os autores da pesquisa constataram a preferência acentuada para as

habilidades técnicas, voltado tanto ao trabalho atual quanto a um futuro trabalho (71,18%).

No entanto, ao que tange a informática e a habilidade em idiomas não se atingiu os

níveis desejados. Na área de informática, os autores constataram que a maioria dos

respondentes já se considera suficientemente competente nesta área. Diferentemente, da

informática, os respondentes ainda preferiram as habilidades técnicas às habilidades de

idiomas, considerando as habilidades técnicas mais importantes para manter ou trocar de

emprego.

Com essa avaliação pode-se observar que o perfil do executivo é bastante amplo, as

mudanças constantes no cenário das organizações fazem com que estes, assim como o

profissional de secretariado repense sempre seu modelo de gestão, suas atitudes ou mesmo

seus pensamentos como forma de se manter ativo dentro do ambiente organizacional.

37

4. ABORDAGEM DA RELAÇÃO DO EXECUTIVO COM O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO.

Falar dessa relação ou mesmo parceria do executivo com o profissional de secretariado

é mencionar como uma equipe de dois, como relatado por Natalense (1998, p. 10), “a

secretária e o gerente formam uma equipe de dois, o passo fundamental para a administração

participativa”.

Na verdade, os executivos querem pessoas que saibam pensar globalmente e agir

localmente, com atitudes que as tornem valorizadas, independente de sua localização no

planeta.

O convívio no ambiente de trabalho torna-se um dos mais difíceis, pois nesse local

geralmente, depara-se com personalidades das mais diferentes, no qual se convive a maior

parte do dia.

Desse modo, pode-se apontar que segundo Medeiros e Hernandes (1999, p. 91), “um

bom relacionamento humano com o executivo é, evidentemente, indispensável para o bom

desempenho profissional. O primeiro passo para isso é compreender que o executivo é uma

pessoa, é um indivíduo”.

Atualmente, com as organizações pensando na concorrência que precisam enfrentar

para sobreviver, o executivo em seu papel principal – o de gestor espera um profissional de

secretariado multiprofissional, ou seja, que se inteira de tudo que está acontecendo dentro, ao

redor e fora da organização, atuando como elemento participante para alcançar os objetivos da

organização.

Uma secretária executiva altamente qualificada multiplica o tempo dos executivos. Essa profissional, antes relegada a um segundo plano, no que se refere à formação, passou a constituir ponto-chave para um bom desempenho organizacional, auxiliando o superior em seu dia-a-dia de trabalho. (RIBEIRO, 1990, s/p).

Nessa relação, o profissional de secretariado deve se tornar peça indispensável, sempre

procurando fazer mais do que lhe é requisitado. Mas para que essa atitude seja tomada é

necessário que este profissional não apenas faça o trabalho de que goste, mas que goste do

trabalho que está fazendo.

Segundo Carvalho e Grisson (1998, p. 455), “está sempre se aprimorando e se

superando, faz com que seu executivo tenha satisfação com relação ao seu trabalho, e acredite

38

em seu potencial. Assim, ambos estarão construindo uma parceria baseada em algo

fundamental: a confiança recíproca”.

Para que essa confiança torne-se recíproca faz-se necessário que o profissional de

secretariado preste atenção às necessidades de seu executivo, ele deve ser bom naquilo que

seu executivo não faz, mas sem querer tomar o lugar deste.

Segundo Guimarães (2001, p. 37), “a secretária do novo milênio está se envolvendo

mais no negócio da empresa. O executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo

mais da secretária, não se satisfazendo só com seu trabalho operacional”.

Essa relação do executivo com o profissional de secretariado merece sem dúvida uma

atenção especial de ambas as partes envolvidas. Desse modo, faz-se necessário que este

profissional compreenda que o cargo de chefia, não exclui o ser humano que o exerce.

Segundo Ribeiro (1990, p. 52 e 53), existem vários tipos de chefe:

• Chefe que assusta – parece estar “de mal com o mundo”, seu mau humor não se dirige a alguém especial, nem mesmo a seus funcionários, razão pela qual não devem ser alimentados ressentimentos; • Chefe acessível – que usa a franqueza e a confiança como bases do relacionamento, que se torna fácil e entusiasma ao trabalho; • Chefe indiferente – provoca no funcionário o sentimento de inutilidade, quando ele não vê seus esforços reconhecidos e, em conseqüência, sente-se desestimulada para o trabalho;

Matos (2004, p. 15), afirma que “conhecer seus superiores, ou seja, seus objetivos,

planos, ações e preocupações é uma das propriedades básicas para o profissional de

secretariado que quer trabalhar em estreita colaboração com a chefia, em uma relação de

confidencialidade”.

Além disso, a autora discorre (2004, p. 17 e 18) sobre algumas recomendações que

poderão ser úteis para o relacionamento entre os executivos e o profissional de secretariado,

tais como:

• O secretário deve tornar-se indispensável: procure fazer mais do que lhe é requisitado; • Ser pró-ativo, agindo antes que os problemas inesperados ocorram. “Faça”, mesmo

que com dúvidas, sem medo de errar. Aprendemos melhor quando arriscamos; • Saber lidar com os famosos “pepinos”. Tente filtrar o maior número de assuntos

possíveis para que só as coisas importantes cheguem ao executivo; • Prestar atenção nas necessidades dele. Seja bom naquilo que ele não faz e formem um

time; • Manter-se atualizado sobre a empresa: seu ramo, seu mercado, quem trabalha em que

área, quais os clientes principais. Conhecendo melhor seu ambiente, você estará

39

mais apta a desenvolver um trabalho mais eficaz e ter uma melhor participação na equipe;

• Ser multiprofissional – saiba fazer de tudo um pouco. Isto não desmerece sua função, mas, ao contrário, o torna um melhor profissional;

• Ser um secretário metacompetente, faça sempre, não somente o que esperam de você, mas sempre o inesperado e surpreenda sempre com o algo mais.

Neste cenário de parceria e constante mudança, a comunicação será de extrema

importância. Ambos devem atuar com clareza e objetividade, o secretário buscando sempre

esclarecer suas dúvidas e o executivo procurando sempre delegar as tarefas de maneira

objetiva e coesa.

Pinheiro (2005, p. 78) afirma que a comunicação é um atributo essencial da atividade

humana:

O êxito da empresa, do executivo, da secretária executiva depende muito da habilidade dos indivíduos se comunicarem. Portanto, podemos afirmar que a comunicação é um componente essencial do trabalho da secretária executiva, pois ela toca profundamente o cotidiano das atividades e do trabalho, além de ser uma competência profissional e coletiva.

Para que essa comunicação seja eficaz, a regra principal deve ser a de agir, ter

iniciativa. Não se deve paralisar sua ação quando uma dúvida ou algo não estiver clara e de

fácil entendimento.

O profissional de secretariado deve sempre questionar, perguntar ao seu executivo

caso não esteja entendendo algo que lhe foi imposto. Afinal este profissional é a pessoa mais

próxima, naturalmente desenvolve um conhecimento ímpar do seu trabalho, além de estar

sempre atento às diferenças de personalidade pelas quais convive seu superior.

40

© Boog & Associados Figura 3 – Relacionamentos Fonte: BOOG, Gustavo & BOOG, Magdalena. Relacionamentos. São Paulo: M. Books do Brasil, 2004.

Um ponto importante a ser abordado é o que Junqueira aponta em seu artigo –

Executivo e Secretária: por que juntos? – publicado na Folha de São Paulo em 04 de julho de

1999, “boa parte dos executivos já compreendeu que é fundamental uma melhor

instrumentação gerencial do profissional de secretariado, que detém uma grande dose de

poder informal na organização”.

Neste caso, faz-se necessário que aconteça um treinamento, no qual englobasse o

executivo e o profissional de secretariado, afim de se trazer resultados para ambos e,

conseqüentemente para a empresa.

Junqueira (1999) menciona, ainda, algumas dessas condições, a saber:

• Que haja uma disposição clara da organização em fortalecer a função do profissional de secretariado, inclusive com aumento do nível de delegação, enriquecimento de tarefas e mudança de status; • Que o assunto objeto de treinamento fosse algo que fizesse parte do dia-a-dia do executivo e no qual o profissional de secretariado pudesse ajudar ou influenciar (administração do tempo, por exemplo). O processo de identificação dos assuntos/temas deve envolver, obrigatoriamente, a dupla; • Que a metodologia do programa seja orientada para o fornecimento de informações e instrumentos para o profissional de secretariado relativo aos temas selecionados, de modo que quaisquer sugestões possam, de imediato, ser propostas à chefia; • Que executivo e secretária estejam lado a lado apenas durante o período em que se estabelecem as “regras do jogo” para o trabalho da dupla. Em alguns casos, pode-se passar um filme curto ou comentar o processo de feedback; • Que o responsável pela execução do programa tenha credibilidade para fazê-lo, tanto junto ao executivo como perante a secretária (que ambos aceitem que isto não é fácil); • Que o “convencimento” relativo à presença do executivo na parte final do treinamento seja desenvolvido especialmente pelas secretárias, ficando a unidade de treinamento apenas com a função de apoio e acompanhamento;

41

• Que o treinamento não seja abordar um só assunto e uma única vez. É importante que haja uma seqüência de temas, com objetivos claros e que as datas estejam previamente definidas ao longo do ano (afinal a dupla é muito ocupada); • Que não se misture na mesma turma, profissionais de secretariado de muitos níveis hierárquicos;

Junqueira (1999), salienta que uma boa estratégia seria reservar o período final do

treinamento para um contato a dois, com privacidade, onde o profissional de secretariado

apresentaria sugestões para definir um programa de trabalho de comum acordo entre as partes.

As empresas de grande porte em países como Estados Unidos e Inglaterra já realizam

esse tipo de treinamento conjunto de executivo e o profissional de secretariado, fazendo parte

integrante dos planos de desenvolvimento gerencial destas empresas.

Guimarães (2001, p. 29 e 30) aponta que no Brasil o estágio atual com relação a esta

tendência, ainda não é uma realidade, mas bastante animador no que se refere à sua

implantação em algumas empresas, principalmente diante dos seguintes fatos:

• Em algumas empresas, a oferta de treinamento só para gerentes atingiu um nível de exaustão; torna-se necessária a introdução de novas metodologias que convençam esses gerentes que treinamento pode trazer mudanças objetivas; • A função do profissional de secretariado vem cada vez mais enobrecendo e necessitando de treinamento nas áreas de trabalho comum com o executivo; • A motivação dos profissionais de secretariado para participar de programas de treinamento e buscar efetivamente a mudança – especialmente em assuntos mais nobres – é bastante superior à dos executivos; • O profissional de secretariado, como pessoa mais próxima, naturalmente desenvolve um conhecimento ímpar do trabalho do executivo, facilitando enormemente a delegação e a implantação de quaisquer novas idéias; • No processo de mudança, uma das fases mais importantes é a de follow-up (acompanhamento); nesse aspecto, a maior disciplina do profissional de secretariado é fundamental para o executivo; • A era da administração participativa vem diminuindo a distância entre executivo e o profissional de secretariado, facilitando a execução de atividades que envolvam a dupla simultaneamente; • Boa parte dos executivos já compreendeu que é fundamental uma melhor instrumentação gerencial daquela figura que detém grande dose de poder informal na organização; • Os próprios profissionais de secretariado já não se satisfazem mais em participar de programas de treinamento que enfatizam boas maneiras, redação, postura etc.; eles clamam pelo enriquecimento do seu cargo; • A unidade de treinamento só tem a ganhar, do ponto de vista de visibilidade, programando essas atividades.

Mas para que essa díade aconteça faz-se necessário que o profissional de secretariado

tenha um conceito nobre e produtivo do seu papel como profissional. Somente um

42

profissional de secretariado bem informado e treinado dará respostas coerentes e funcionará

como braço direito de seu executivo.

Pode-se dizer que não há relacionamento sem conflito, e o do executivo com o

profissional de secretariado não é diferente, a questão está em se ter competência para

enfrentá-lo produtivamente e sem maiores conseqüências, já que esta relação é singular e

única.

Nesta conjuntura, um dos aspectos que mais irrita o profissional de secretariado é a

negligência de seu executivo. Uris (1989, p. 176 e 177) aponta três motivos para essa

negligência que cabe bem no cenário atual:

• Falta de consideração: sofrendo as múltiplas pressões da vida executiva, é fácil esquecer as gentilezas. Muitos executivos podem chegar a considerar o profissional de secretariado, uma máquina de trabalhar, pronta para produzir serviço e não para recebê-lo; • Falta de sentimentos: exasperados ou cínicos, alguns homens adotam a posição de que “o profissional de secretariado ganha para trabalhar. Eles que trabalhem e se não gostam de trabalhar aqui, que trabalhem onde quiserem. De mim é que não esperem agrados e bajulações”. Isso reflete bem o cenário de algumas organizações, sabe-se que esse tipo de atitude é raro, mas que infelizmente ainda acontece, o profissional sente-se ferido por falta de atenção e consideração. • Falta de comunicação: alguns, ou porque não dizer a maioria, enfrenta essa perda diariamente em seu cotidiano. A perda de contato com seu executivo, muitas vezes essa perda acontece pela falta de capacidade, de desejo, por parte do executivo, de comunicar-se.

Observa-se bem isso nesse relato de um assessor que o autor menciona em seu livro:

Meu chefe simplesmente se recusa a informar-me sobre os seus planos, confessou o extenuado assistente de seu executivo imobiliário da Costa Leste dos Estados Unidos. E a coisa chega a tal ponto que eu nunca sei se no dia seguinte ele estará ou não no escritório às duas da tarde. Ele poderá encontrar-se a mil quilômetros de distância, visitando um cliente. Que é que eu posso fazer? Não é de admirar que no fim do dia eu me sinta fatigado. (URIS, 1989, p. 177)

Com este relato, observa-se que este fato faz-se bem presente no dia-a-dia do

profissional de secretariado, quantos profissionais não se deparam com essa situação a todo o

momento ou mesmo diariamente. A remoção desses obstáculos compreende a todos os

elementos necessários a um bom relacionamento no trabalho.

No entanto, o profissional de secretariado deve procurar afastar-se de receios,

expectativas, idéias pré-concebidas e comparações na percepção com quem trabalha. Todo

43

executivo vive suas próprias limitações e possibilidades, tem um temperamento e traz consigo

uma bagagem de experiência bastante ampla, a qual constitui toda a sua história de vida e

trabalho.

Desse modo, Ribeiro (1990, p. 82) acredita que tudo isso pode ser aperfeiçoado a

partir de:

• Identificação dos principais traços de personalidade do chefe; • Adaptação aos seus critérios e valores, bem como ao seu sistema de trabalho; • Aceitação de que é utópica a idéia da possibilidade de mudar a personalidade do chefe; • Compreensão de que, no processo de interdependência profissional, o profissional de secretariado pode sugerir e ver acatadas suas propostas para alterações nos métodos de trabalho.

Com isso é importante o conhecimento da situação real do profissional de secretariado

dentro da empresa, este profissional deve estar atento ao que acontece ao seu redor e a busca

de informações sobre mudanças de objetivos e prioridades.

Em síntese pode-se utilizar das palavras Carvalho e Grisson (2002, p. 454)

A função de Secretária Executiva exige postura aberta para mudanças, uma atitude empreendedora, apta para prestar suporte técnico científico às diversas camadas hierárquicas administrativas e operacionais, e, ainda, prestar assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções. Esta profissional é reconhecida como participante do processo de transformação das organizações.

44

5. ANÁLISE DE DADOS DA PESQUISA DE CAMPO REALIZADA COM EXECUTIVOS E PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO.

A análise da parceria executivo e profissional de secretariado foi realizada a partir da

aplicação de dois questionários: o primeiro voltado ao profissional de secretariado executivo

avaliando sua posição quanto ao assunto abordado; o segundo voltado ao executivo para que

este também demonstrasse sua opinião acerca da sua relação com o profissional que o

assessora.

A pesquisa foi aplicada aleatoriamente com ambos os questionários, por meio de

correio eletrônico (e-mail) em todo Brasil, mas focando aquele profissional que já trabalha

como Secretário (a) Executivo (a). Estes profissionais participaram prontamente e

consideraram um assunto de muita relevância para a profissão, por ser um tema pouco

abordado em monografias, já que se trata de uma relação ímpar e muitas vezes repleta de

tabus.

O método utilizado para o segundo questionário foi o mesmo descrito anteriormente,

tendo como elo os profissionais de secretariado, dessa forma, foi possível que alguns

executivos, também de todo o Brasil, aos quais estes profissionais de secretariado assessoram,

respondessem às questões voltadas ao executivo para que fosse possível avaliar também sua

opinião acerca desta relação.

Será apresentada a seguir a análise dos resultados separadamente de ambos os

questionários para que não haja distorções de informações e opiniões.

5.1. Análise dos resultados da pesquisa com os profissionais de secretariado

Para o questionário aplicado aos profissionais de secretariado, contou-se com a

participação de 25 (vinte e cinco) profissionais que trabalham na função, os quais

responderam a 15 (quinze) questões, de acordo com seus próprios princípios e conhecimentos.

45

Questão 1

100%

0%

Feminino Masculino

Gráfico 2 – Divisão da população amostral por sexo.

Na questão 1, a qual trata da divisão da população amostral por sexo, observa-se que

foi unânime a predominância do gênero feminino, comprovando uma característica marcante

dos profissionais de secretariado.

Questão 2

16%

52%

32%

18 a 25 anos 26 a 40 anos acima de 40 anos

Gráfico 3 – Faixa etária do profissional de secretariado.

Na questão 2, que refere-se à faixa etária (gráfico 2), verificou-se que a maioria dos

profissionais estão enquadrados entre 26 e 40 anos, representando 52% da população

amostral, o que faz pensar que as empresas estejam com o seu quadro de profissionais de

secretariado mais voltados a esse perfil.

46

Questão 3

8% 4%

46%

42%

Nível Médio Técnico em SecretariadoSuperior em Secretariado Superior - Outros

Gráfico 4 – Escolaridade do profissional de secretariado.

Na questão 3, um outro ponto considerado relevante e que foi abordado foi a

escolaridade dos respondentes. Achou-se importante avaliar este ponto, pois compreende o

perfil exigido pelas organizações, observou-se que os ocupantes do cargo de secretário

possuem nível superior em Secretariado Executivo (46%), no entanto verificou-se que 42%

dos profissionais ocupantes desse cargo são formados em outros cursos superiores como

Administração de empresas, Letras, Turismo, Comércio Exterior dentre outros.

Questão 4

92%

8%

Sim Não

Gráfico 5 – Conhecimento do perfil e das atribuições exigidas pelas empresas ao profissional de secretariado.

Na questão 4, indaga-se ao profissional de secretariado, se ele como profissional tem

conhecimento do perfil exigido pela empresas atualmente e de suas atribuições, após a

avaliação das respostas observa-se que 92% dos respondentes disseram que têm conhecimento

47

sobre tal, o qual prova que o profissional de secretariado está cada vez mais ciente de seu

papel e do que o executivo e, conseqüentemente, o mercado exige desse profissional.

Tabela 1 – Distribuição das atribuições inerentes na visão do profissional de secretariado. Atribuições Freqüência

Absoluta

Freqüência

%

Coordenação de agendas e compromissos 11 44

Organização de eventos e viagens 10 40

Preparação de relatórios financeiros e

administrativos

6 24

Preparação e coordenação de reuniões 4 16

Trabalhar sobre pressão 2 0,08

Após, averiguar se os profissionais de secretariado conheciam o perfil e as atribuições

exigidas pelas empresas a estes, foi indagado na questão 5 se o respondente poderia

exemplificar algumas dessas atribuições, foram mencionadas as principais atribuições listadas

acima, o que prova que a grande maioria dos profissionais tem como organização de agendas

e compromissos (44%) e organização de eventos e viagens, como duas de suas principais

atribuições em seu dia-a-dia.

Questão 6

56%

12%

28%

4%

Privada Pública Multinacional Outros - Economia Mista

Gráfico 6 – Tipo de empresa em que trabalha.

48

Na questão 6 foi indagado em que tipo de empresa os respondentes trabalhavam, 56%

responderam em empresa privada, apontando que o quadro desses profissionais está mais

centrado em empresas particulares, tendo em vista também, que um percentual considerável

de 26% encontram-se alocados em multinacionais.

Questão 7

0%

64%4%

32%0%

Insuficiente Bom Regular Excelente Não possui conhecimento

Gráfico 7 – Grau de conhecimento da empresa em que trabalha, o tipo de negócio e a missão empresarial.

Na questão 7, abordou-se o conhecimento que o profissional de secretariado possui da

empresa em que trabalha, como o tipo de negócio e a missão empresarial. Com essa avaliação

foi possível observar que maioria (64%) considera o seu conhecimento bom, enquanto 32% o

consideram excelente, já que esse é um dos pontos exigidos pelos executivos, ou seja, que o

profissional de secretariado possua uma visão global da empresa, interna e externamente.

Questão 8

52%

48%

Sim Não

Gráfico 8 – Poder de decisão.

49

Na questão 8, foi indagado se o executivo concede ao profissional de secretariado que

o assessora o poder de decidir algo, observa-se que diferentemente do que acontecia há alguns

anos atrás, atualmente é concedido a esse profissional o poder para tomar decisões em

determinadas situações dentro do ambiente organizacional. Isso mostra que a visão do

executivo está mudando, o mesmo começa a perceber que este tipo de atitude o aproxima

cada vez mais de uma parceria de resultados com o profissional de secretariado.

Questão 9

88%

12%

Sim Não

Gráfico 9 – Capacidade para influenciar o poder decisório nas organizações.

Na questão 9, foi quase que geral (88%) a concordância de que o profissional de

secretariado pode influenciar no poder decisório nas organizações, a grande maioria dos

respondentes posicionou-se de que, devido a um maior contato com os outros funcionários da

empresa e por escutar a opinião destes, poderia sim influenciar em decisões que são tomadas

pelo grande escalão. Outro ponto foi que como o profissional de secretariado tem essa

facilidade de ver os dois lados da moeda, o que proporciona uma maior visão do que

realmente acontece dentro da organização, mas com a ressalva de que tudo isso dependerá do

seu relacionamento com os seus executivos, e se estes não forem tão centralizadores em suas

decisões.

50

Questão 10

88%

12%

Sim Não

Gráfico 10 – Capacidade para enfrentar os novos desafios da profissão de secretariado.

Na questão 10 ao perguntar se estes profissionais se acham capacitados a enfrentar os

novos desafios da profissão, destes, 88% informaram que sim, a maioria dos respondentes

disse que sempre procuram atualizar-se e aprimorar-se, ou seja, nunca param sempre estão

buscando novos conhecimentos, independente de sua posição dentro da empresa. Prova-se

com isso, o quanto o profissional de secretariado adapta-se às mudanças ocorridas

periodicamente dentro do ambiente organizacional, mas principalmente pela bagagem que

carregam consigo, pela experiência adquirida ao longo do tempo, ademais, por estarem

sempre dispostos a enfrentar novos desafios que a profissão lhes oferece.

Questão 11

76%

12%8% 4% 0%

1 a 5 anos 6 a 10 anos 11 a 15 anos

16 a 20 anos Mais de 20 anos

Gráfico 11 – Tempo em que trabalha com o mesmo executivo.

51

Na questão 11, abordou-se o tempo que o respondente trabalha com o mesmo

executivo, 76% destes estão com o mesmo executivo no período entre 1 e 5 anos, o que

mostra que muitos profissionais não permanecem tanto tempo assim com o mesmo executivo,

estão sempre procurando novas experiências e desafios.

Questão 12

72%

4%

4%

20%

Participativo Compreensivo Burocrático Aberto às sugestões

Gráfico 12 – Como deve ser o relacionamento do profissional de secretariado com o executivo que assessora.

Na questão 12 foi abordado como o profissional de secretariado acha que deve ser o

seu relacionamento com o executivo que assessora, em sua maioria (72%) acham que esse

relacionamento deve ser mais participativo, outra parcela (20%) que o mesmo deveria ser

aberto a sugestões. Com isso, é fácil perceber que a maioria dos respondentes ainda acredita

que o relacionamento com o seu executivo possui barreiras difíceis de derrubar, por esse

motivo optam por um relacionamento mais participativo, de maior interação.

52

Questão 13

64%20%

4%8% 4%

De parceria De dependência Negligente Burocrático Estressante

Gráfico 13 – Como o profissional de secretariado avalia o seu relacionamento com o executivo.

Na questão 13 foi indagado como o profissional de secretariado avalia o seu

relacionamento com o executivo, observa-se que 64% apontam que esse relacionamento é de

parceria, ou seja, de uma troca mútua de informações em que um pode confiar no que o outro

diz, mas ainda constata-se que 20% vêem nesse relacionamento muita dependência por parte

do executivo, ou seja, os executivos se sentem muitas vezes muito dependentes de seus

secretários (as), não conseguem se ver sem seu assessor em nenhum momento do dia de

trabalho ou mesmo ausente da empresa.

Tabela 2 – Distribuição de como deveria ser a relação entre o profissional de secretariado e o

executivo.

Atribuições Freqüência

Absoluta

Freqüência

%

Parceria 18 72

Confiança e respeito mútuo 4 16

Troca de idéias e aberto à sugestões 3 12

Total 25 100

Ao se indagar na questão 14 ao profissional de secretariado como deveria ser a sua

relação com o executivo, em sua maioria, os mesmos responderam que essa relação deveria

ser de parceria (72%). Muitos profissionais ao se exporem foram bem claros nesse ponto, que

esta relação poderia ser de uma forte parceria com muitos resultados para a empresa e para

53

ambos, sempre baseada na confiança e no respeito mútuo, sem que um interferisse no

crescimento do outro.

Questão 15

28%

72%

Sim Não

Gráfico 14 – Realização de treinamento juntos.

Na última questão abordou-se se ambos já haviam realizado algum treinamento juntos

como forma de trazer resultados tanto para eles como para a empresa, em sua maioria (72%)

nunca realizaram qualquer tipo de treinamento em parceria com o executivo, isso mostra o

quanto Guimarães (2001) está certo em afirmar que este processo ainda está em fase de

aprendizado aqui no Brasil.

5.2. Análise dos resultados da pesquisa com os executivos

Com relação ao questionário aplicado aos executivos para avaliar o profissional de

secretariado que o assessora, obedeceu-se aos critérios anteriores, no entanto os respondentes

deste questionário totalizaram 10 (dez) executivos em nível nacional, os quais responderam a

10 (dez) questões objetivas e subjetivas, conforme se pode observar abaixo.

54

Questão 1

40%

60%

Feminino Masculino

Gráfico 15 – Divisão da população amostral por sexo - Executivo.

Na questão 1, observa-se a predominância do sexo masculino (60%), no entanto,

observa-se, também, que existem 40% do sexo feminino em cargos de alto escalão, mostrando

que as organizações já estão ofertando a possibilidade para que mulheres ocupem cargos de

confiança dentro da empresa.

Questão 2

0%

50%50%

18 a 25 anos 26 a 40 anos acima de 40 anos

Gráfico 16 – Faixa etária da população amostral.

Na questão 2, verificou-se que houve um empate no que se refere à faixa etária, os

cargos de executivos são ocupados segundo a pesquisa por pessoas a partir de 26 anos até

acima de 40 anos, o que comprova que a experiência e a maturidade para assumir o cargo de

executivo são exigências fundamentais no âmbito organizacional.

55

Questão 3

20%

40%0%

40%

Superior Pós-graduação Mestrado Doutorado

Gráfico 17 – Escolaridade da população amostral.

Na questão 3 foi abordada, assim como para o profissional de secretariado, a

escolaridade do executivo, que titulação acadêmica possui para ocupar um cargo de alto

escalão dentro de uma organização, o que se observou foi que a maioria (40%) são doutores –

PhD’s localizados no Nordeste brasileiro e em instituições públicas, ou seja, a preocupação

com a formação acadêmica também faz parte da rotina dos executivos neste âmbito

organizacional.

Questão 4

30%

50%

20% 0%

Privada Pública Multinacional Outros

Gráfico 18 – Tipo de empresa em que trabalha.

Na questão 4, foi abordado em que tipo de empresa a nível nacional, os respondentes

trabalham, a maioria (50%) concentra-se em empresas públicas, o que se pode considerar uma

surpresa para essa pesquisa, mas também se pode considerado como fator de estabilidade, o

que foge à regra, já que a maioria dos executivos concentra-se em empresas privadas e

56

multinacionais. No entanto, esse fato não é tão alarmante, afinal foi observada a incidência de

20% dos executivos em multinacionais e 30% em empresas privadas.

Tabela 3 – Distribuição das atribuições em grau de importância que o executivo delega ao profissional de secretariado.

Atribuições Ordem de importância (ordem crescente)

Agendamento de reuniões 1º Planejamento de viagens e roteiros de viagens 2º Tarefas bancárias 3º Relatório financeiro e administrativo 4º Liderança de equipes 5º Redação própria nos documentos oficiais da empresa 6º Tomada de decisões 7º Realização de tarefas particulares 8º

Na questão 5, foi solicitado ao executivo que enumerasse em grau de importância, as

atribuições que costumava delegar ao profissional de secretariado. Observou-se que a

delegação de tarefas operacionais como planejamento de viagens, agendamento de reuniões,

dentre os citados, ainda continua presente na rotina de trabalho do profissional de

secretariado. Uma ressalva faz-se necessário, referente a posição do executivo com relação ao

seu assessor, o mesmo deixou de recorrer ao profissional para a realização de trabalhos

particulares, colocando essa atribuição na oitava posição, ou seja, a menos exigida pelos

superiores.

Questão 6

0%

100%

0%

Sim, totalmente

Sim, parcialmente

Não, nunca concedo esse poder

Gráfico 19 – A concessão de poder para tomada de decisões ao profissional de secretariado.

57

Na questão 6, todos os executivos foram unânimes em dizer que concedem somente

parcialmente ao seu secretário (a) o poder para tomar decisões dentro da empresa, mesmo

parcialmente, observa-se com isso, que o executivo já está concedendo essa nova

oportunidade ao profissional de secretariado, como forma para que este demonstre outra de

suas características que poucos executivos e empresas conhecem, a sua capacidade de

gerenciamento.

Questão 7

50%30%

10%10% 0%

AusenteReuniõesSituações dificeisNo gerenciamento de subordinados do secretário (a)Em nenhum momento

Gráfico 20 – Em que situações são concedidas o poder para a tomada de decisões por parte do

profissional de secretariado.

Na questão 7, avaliando as respostas dos executivos, percebe-se, ainda, que o

executivo só concede poder de decisão ao profissional de secretariado quando o mesmo

encontra-se ausente (50%) e em algumas vezes em reuniões (30%), havendo um empate

(10%) quando o profissional de secretariado gerencia subordinados e em situações em que o

executivo não quer se comprometer, deixando assim, toda a responsabilidade da decisão nas

mãos do profissional de secretariado, o que na maioria das vezes faz com esse profissional

enfrentem um risco elevado.

58

Questão 8

100%

0%0%0%0%

De parceria Negligente Estressante De dependência Burocrático

Gráfico 21 – Avaliação do seu relacionamento com o profissional de secretariado.

Na questão 8, também foi unânime a resposta dos executivos ao se referirem ao seu

relacionamento profissional com seu secretário (a), isso mostra que o executivo tem em seu

assessor um parceiro ímpar, em que ele pode confiar e contar a qualquer momento e situação,

tendo o profissional de secretariado como seu aliado dentro da organização.

Tabela 4 – Distribuição das características indispensáveis ao profissional de secretariado.

Características Freqüência

Absoluta

Freqüência

%

Possuir controle de informações 2 20

Autonomia e iniciativa 4 40

Atenciosa e discreta 1 10

Ético 3 30

Total 10 100

Ao se responder na questão 9, quais as características essenciais para compor o perfil o

executivo apontou os quatro itens descritos na tabela acima, sendo considerado a principal

característica a autonomia e iniciativa para resolver problemas e conflitos existentes em seu

ambiente de trabalho, comprovando o quanto é fundamental a pró-atividade em sua profissão.

Além disso, os executivos apontaram que é fundamental, o profissional de secretariado

possuir controle de informações.

59

Tabela 5 – Distribuição dos itens escolhidos, quanto o que o executivo espera do profissional de secretariado.

O que se espera Freqüência

Absoluta

Freqüência

%

Discrição 9 90

Capacidade de liderança 4 40

Gerenciamento de informações 8 80

Visão geral da empresa 7 70

Ética 9 90

Conhecimentos de informática e idiomas 7 70

Senso crítico 7 70

Sugestões em determinadas situações, como

reuniões

5 50

Outros 1 10

Na última questão apresentada ao executivo, onde foi essencial mencionar o que o

mesmo espera do profissional de secretariado que o assessora, conforme descrito acima, todos

apontam a discrição e a ética (90%) como pontos essenciais, provando com isso que neles

estão à essência de ser e tornar-se um profissional de secretariado.

60

6. CONCLUSÃO

A mutabilidade e a inconstância no mundo do trabalho altamente globalizado fizeram

com que as empresas buscassem, cada vez mais, por profissionais altamente capacitados e

dispostos a enfrentar as diversidades e desafios mercadológicos, capazes de agregar

conhecimentos e a trabalhar em equipe trazendo, com isso, êxito da organização como um

todo.

No entanto, foi possível confirmar com a análise do perfil do profissional de

secretariado o quanto este profissional teve que se autoavaliar para conseguir o seu lugar nas

organizações, adaptando-se rapidamente às profundas mudanças ali existentes, mostrando o

quão se fazia necessário sua figura dentro das empresas com a chegada da informatização.

Sempre firme e determinado a vencer qualquer obstáculo à frente, independente de qualquer

coisa.

A avaliação dos perfis do executivo e do profissional de secretariado demonstrou que

tanto o primeiro quanto o segundo devem estar em constante aprendizado, ajudando-se

mutuamente em seu dia-a-dia.

Analisando os dados apresentados com a pesquisa mostrou-se que o profissional de

secretariado representa uma ponte de ligação entre os que tomam as decisões e os que as

executam. Assumindo nessa interação um papel fundamental de avaliação de diferentes

personalidades dos indivíduos envolvidos, principalmente, suas posições com relação às

decisões tomadas pela diretoria e alto escalão da organização.

Ademais, é imprescindível que o executivo, em seu papel de gestor, reconheça no

profissional de secretariado um parceiro ímpar, capaz de lhe assessorar sempre com um

potencial a mais que qualquer um outro profissional, principalmente pela bagagem que

adquire a cada empresa que trabalha.

Na tentativa de mostrar se a parceria entre o executivo e o profissional de secretariado

é um mito ou uma realidade, chegou-se à conclusão de que sob a ótica dos executivos, ainda é

um mito, principalmente, no que se refere à delegação de tarefas operacionais ao profissional

de secretariado e na restrição deste quanto a participar mais ativamente dentro das

organizações como se observou na pesquisa de campo aplicada.

61

Portanto, conclui-se que o profissional de secretariado continua no ambiente

organizacional, uma luta diária por um espaço para mostrar que está capacitado para

influenciar na tomada de decisões e participar ativamente em reuniões, conselhos, enfim,

preparado para formar definitivamente uma parceria de resultados com o executivo.

A presente obra não tem a finalidade de finalizar o debate desse assunto sobre a

parceria entre o executivo e o profissional de secretariado. O maior objetivo é o de sempre

manter essa discussão para que mais interessados no assunto se disponham debatê-lo em sua

essência, mostrando o quanto o profissional de secretariado é uma peça fundamental na

organização.

“O profissional competente, não é aquele que faz tudo direitinho, mas aquele que se permite errar e arriscar, que joga munido de conhecimentos e boa dose de intuição”. Roberto Shinyashiki.

62

REFERÊNCIAS

• ALMEIDA, Ivanilda Bitencourt de; TEIXEIRA, Kelly Cristina. Impacto do processo de globalização no perfil do secretário executivo e nas relações interpessoais no trabalho. Monografia (Bacharelado em Secretariado Executivo). Paraíba, 2001. Disponível em: http://www.univap.br/biblioteca/secretariado2001/tgs/Impacto.pdf. Acesso em: 14 nov. 2006.

• ALONSO, Maria Ester Cambrea. A arte de assessorar executivos. São Paulo: Pulsar,

2002.

• BOOG, Gustavo; BOOG, Madalena. Relacionamentos. São Paulo: Makron Books do Brasil, 2004.

• CARVALHO, Antonio Pires da Silva; GRISSON, Diller. Manual do secretariado

executivo. 2ª ed. revisada. São Paulo: D’Livros, 1998.

• ______. Manual do secretariado executivo. 5. ed. rev. e atual. São Paulo: D’Livros, 2002.

• CASE, Thomas A.; BOTELHO, Joaquim Maria. Como o executivo se atualiza, 2000.

Disponível em: http://www.catho.com.br/novo_centro/montapesq.phtml?pg=pe4. Acesso em: 14 nov. 2006.

• CBO, Classificação Brasileira de Ocupações. 2002. Disponível em:

http://www.mtecbo.gov.br/busca/descricao.asp?codigo=2523 . Acesso em: 25 de nov. 2006.

• CHIAVENATO, Idalberto. Construção de talentos. Rio de Janeiro: Campus, 2002.

• CHIAVENATO, Idalberto. Os novos paradigmas: como estão mexendo com as

empresas. São Paulo: Atlas, 2003

• CROSBY, Philip B. Liderança: a arte de torna-se um executivo. São Paulo: Makron Books, 1991.

• D’ELIA, Maria Elizabete; SHINYASHIKI, Roberto. Ser secretária cres “ser” ou ser

útil. 2002. Disponível em: http://www.sinsesc.com.br/Html/Artigos_3.htm. Acesso em: 26 out. 2006.

• FLEURY, Afonso; FLEURY, Maria Tereza Leme. Estratégias empresariais e

formação de competências – um quebra cabeça caleidoscópio da indústria brasileira. São Paulo: Atlas, 2001.

• GARCIA, Elisabeth Virag. Um estudo sobre a profissional secretária a partir da

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63

• GIL, Antonio Carlos. Gestão de pessoas: enfoque nos papéis profissionais. São Paulo: Atlas, 2001.

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• GUIMARÃES, Márcio Eustáquio. O livro azul da secretária moderna. São Paulo:

Érica, 2001.

• JUNQUEIRA, Luiz Augusto Costacurta. Executivo e secretária: por que juntos?. 1999. Disponível em: http://www.fenassec.com.br/artigos/art99.htm. Acesso em: 18 agos. 2006.

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• MACEDO, Gutemberg B. de. Fundamentos da carreira de um executivo

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• MAERKER, Stefi. O sucesso profissional está hoje diretamente ligado ao

gerenciamento de sua carreira aliado a um bom networking. 2002. Disponível: http://www.centerrh.com.br/artigos_empregabilidade_04.asp. Acesso em 24 de out. de 2006.

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• MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à administração. 4. ed. rev. e

ampl. São Paulo: Atlas, 1995.

• MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Teoria geral da administração: da escola científica a competitividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas 1997.

• MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da secretária. 7. ed. São

Paulo: Atlas, 1999.

• NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.

• NAVARRO, Leila. 20 Habilidades imprescindíveis a qualquer profissional. 2005. Disponível em: http://www.administradores.com.br/conteudo.jsp?pagina=colunistas_artigo_corpo&idColuna=614&idColunista=3440. Acesso em 24 de out. de 2006.

64

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• RIBEIRO, Marly Wild Mendes. Profissão: secretária. Porto Alegre: Tchê, 1990.

• ROSSI, Eduardo. Globalização de negócios. São Paulo: Cultura, 2001.

• URIS, Auren. O livro de mesa do executivo. 3. ed. São Paulo: Pioneira, 1989.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

• BRUNO, Ivone Maria. O poder de influência do profissional de secretariado no processo decisório das organizações. 2006. 137 p. Dissertação (Mestrado em Administração). Pontifícia Universidade Católica de São Paulo.

• CASE, Thomas A.; CASE, Silvana; FRANCIATTO, Claudir. Empregabilidade: de

executivo a consultor bem sucedido. São Paulo: Makron Books, 1997.

• DRUCKER, Peter. Administrando em tempos de grandes mudanças. São Paulo: Pioneira, 1999.

• MOREIRA, Evaneide Benício. A evolução do profissional de secretariado. 2004.

69p. Monografia (Bacharelado em Secretariado Executivo). Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado, Universidade Federal do Ceará.

• MOURA, Fernanda Vidal Ribeiro Moura. Relacionamento secretária (o) e

executivo. 2003. 30p. Monografia (Bacharelado em Secretariado Executivo). Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado, Universidade Federal do Ceará.

• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. O executivo estadista: uma abordagem

evolutiva para o executivo estrategista e empreendedor. São Paulo: Atlas, 1991.

• TOFFLER, Alvin. A terceira onda. 22. ed. Rio de Janeiro: Record, 1997.

65

APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO 1 – PESQUISA DE CAMPO – PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Universidade Federal do Ceará – UFC

Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado Curso de Graduação em Secretariado Executivo

1. Sexo: ( ) F ou ( ) M

3. Qual a sua faixa etária ( ) 18 à 25 ( ) 26 à 40 ( ) acima de 40

3. Qual o seu grau de instrução? ( ) Nível médio ( ) Técnico em Secretariado – nível médio ( )Superior em Secretariado Executivo ( ) Superior. Outros_____________. 4. Você como profissional de secretariado conhece o perfil e as atribuições exigidas a

este profissional pelas empresas? ( ) Sim ( ) Não.

5. Em resposta positiva, poderia exemplificar algumas dessas atribuições? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. Qual o tipo de empresa em que você trabalha? ( ) Privada ( ) Multinacional ( ) Pública ( ) Outros. ____________________________________

7. Qual o seu grau de conhecimento da empresa em que trabalha, o tipo de negócio e a

missão empresarial? ( ) Insuficiente ( ) Regular ( ) Bom ( ) Excelente ( ) Não possui nenhum conhecimento. 8. Você tem poder de decisão na empresa em que trabalha? ( ) Sim ( ) Não

TÍTULO DA MONOGRAFIA: Parceria entre o executivo e o profissional de secretariado. Mito ou

Realidade?

66

9. Em sua opinião, o profissional de secretariado tem poder para influenciar o poder decisório nas organizações? Justifique.

( ) Sim ( ) Não ________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10. Você se acha capacitado para enfrentar os novos desafios da profissão de

secretariado? ( ) Sim ( ) Não

Por quê? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. Há quanto tempo trabalha com o mesmo executivo? ( ) 1 a 5 anos. ( ) 11 a 15 anos. ( ) Mais de 20 anos. ( ) 6 a 10 anos. ( ) 16 a 20 anos. 12. Em sua opinião, como deve ser o relacionamento do profissional de secretariado com

o executivo que assessora: ( ) Participativo ( ) Burocrático ( ) Compreensivo ( ) Aberto às sugestões 13. Como você avalia o relacionamento profissional com seu executivo? ( ) de parceria. ( ) Negligente. ( ) Estressante. ( ) de dependência. ( ) Burocrático. 14. Como você acha que deveria ser a relação entre o profissional de secretariado e o

Executivo? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. Você e seu executivo já realizaram algum treinamento juntos que trouxesse resultados

para ambos? ( ) Sim ( ) Não

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APÊNDICE B – QUESTIONÁRIO 2 – PESQUISA DE CAMPO - EXECUTIVO

Universidade Federal do Ceará – UFC

Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Secretariado Curso de Graduação em Secretariado Executivo

1. Sexo: ( ) F ou ( ) M.

2. Qual a sua faixa etária ( ) 18 à 25 ( ) 26 à 40 ( ) acima de 40

3. Qual o seu grau de instrução? ( ) Superior ( ) Pós-Graduação ( ) Mestrado ( ) Doutorado. 4. Qual o tipo de empresa em que o senhor gerencia? ( ) Privada ( ) Multinacional ( ) Pública ( ) Outros. __________________________________

5. Enumere por ordem crescente em grau de importância, quais dessas atribuições o

senhor costuma delegar a sua secretária executiva. ( ) Agendamento de reuniões. ( ) Tarefas bancárias. ( ) Planejamento de viagens e roteiros de viagens. ( ) Relatório Financeiro e Administrativos. ( ) Realização de tarefas particulares após o expediente. ( ) Redação própria dos documentos oficiais da empresa. ( ) Liderança de equipes. ( ) Tomada de decisões em assuntos importantes ou em reuniões. ( ) Outros. Quais? __________________________________

6. O senhor concede à sua secretária o poder para tomar decisões? ( ) Sim, totalmente ( ) Sim, parcialmente ( ) Não, nunca concedo esse poder. 7. Em resposta positiva, poderia nos informar em que situações o senhor delega a sua

secretária executiva autoridade para tomar decisões? ( ) Somente quando encontra-se ausente da empresa; ( ) Em reuniões da empresa; ( ) Em situações difíceis em que não queira se comprometer; ( ) Em nenhum momento. 8. Como o senhor avalia o relacionamento profissional com sua secretária? ( ) de parceria. ( ) negligente. ( ) estressante. ( ) de dependência. ( ) burocrático.

TÍTULO DA MONOGRAFIA: Parceria entre o executivo e o profissional de secretariado. Mito ou Realidade?

68

9. Quais características o senhor apontaria para compor o perfil de um profissional de

secretariado executivo? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10. O que o senhor como executivo espera de sua secretária.

( ) Discrição. ( ) Capacidade de liderança. ( ) Gerenciamento de informações. ( ) Visão geral da empresa. ( ) Ética. ( ) Conhecimentos de informática e idiomas. ( ) Senso-crítico. ( ) Sugestões em determinadas situações, como reuniões. ( ) Outros. Quais? ____________________________________________

69

ANEXOS

70

ANEXO A

Classificação Brasileira de Ocupações – CBO/2002

Relatório das Atividades 2523 – Secretárias executivas e bilíngües. Títulos 2523 - 05 Secretária executiva - Assessor de diretoria, Assessor de presidência, Assistente de diretoria, Assistente de presidência, Auxiliar administrativo de diretoria, Auxiliar administrativo de presidência, Secretário de diretoria, Secretário de gabinete, Secretário de presidência, Secretário pleno, Secretário sênior. 2523 - 10 Secretário bilíngüe - Assessor bilíngüe, Assistente bilíngüe, Auxiliar administrativo bilíngüe, Secretário bilíngüe de diretoria, Secretário bilíngüe de gabinete, Secretário bilíngüe de presidência, Secretário pleno bilíngüe, Secretário senior bilíngüe. 2523 - 15 Secretária trilíngüe - Assessor trilíngüe, Assistente trilíngüe, Auxiliar administrativo trilíngüe, Secretário pleno trilíngüe , Secretário sênior trilíngüe , Secretário trilíngüe de diretoria, Secretário trilíngüe de gabinete, Secretário trilíngüe de presidência. Descrição sumária Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenam e controlam equipes (pessoas que prestam serviços a secretária: auxiliares de secretária, office-boys, copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e correspondências. Atendem clientes externos e internos; organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas estrangeiros. Podem cuidar da agenda pessoal dos executivos. Formação e experiência O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado e áreas afins. Para as secretárias bilíngüe e trilíngüe é fundamental fluência em dois ou três idiomas estrangeiros. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência. Condições gerais de exercício Trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira. Esta família não compreende 3515-Técnicos em secretariado, taquígrafos e estenotipistas Código internacional CIUO 88: 2419 - Especialistas en organización y administración de empresas y afines, no clasificados bajo otros epígrafes. 3439 - Profesionales de nivel medio de servicios de administración, no clasificados bajo otros epígrafes.

2523 A - ASSESSORAR EXECUTIVO/ÁREA

• Administrar agenda pessoal do executivo

• Despachar com o executivo • Colher assinatura • Priorizar compromissos • Definir horários • Marcar compromissos • Cancelar compromissos • Definir ligações telefônicas • Administrar pendências • Definir encaminhamento de

documentos • Assistir ao executivo em reuniões • Secretariar reuniões • Tomar ditados • Tomar notas taquigráficas

B - ATENDER PESSOAS (CLIENTE EXTERNO E INTERNO)

• Recepcionar pessoas • Fornecer informações • Atender pedidos e solicitações • Atender chamadas telefônicas • Filtrar ligações • Anotar recados • Transmitir recados • Encaminhar chamadas telefônicas • Fazer chamadas telefônicas • Orientar pessoas • Encaminhar pessoas • Prestar atendimento especial a

autoridades e • Clientes diferenciados

C - GERENCIAR INFORMAÇÕES

• Ler documentos (cartas, manuais, relatórios, e-mails, jornais)

• Levantar informações • Consultar outros departamentos • Criar bancos de dados • Cobrar ações • Cobrar respostas • Cobrar relatórios • Controlar cronogramas • Controlar prazos • Direcionar informações • Manter atualizado o banco de dados • Acompanhar processos • Reproduzir documentos (escâner,

fotocopiadora)

• Confeccionar clippings D - ELABORAR DOCUMENTOS

• Redigir ofícios • Redigir memorandos • Redigir cartas • Redigir convocações • Redigir atas • Pesquisar bibliografia • Anotar informações • Elaborar relatórios • Digitar documentos • Datilografar documentos • Formatar documentos • Elaborar convites e convocações • Elaborar planilhas e gráficos • Preparar apresentações • Transcrever textos

E - CONTROLAR CORRESPONDÊNCIA • Receber correspondência • Controlar correspondência eletrônica

(e-mail) • Protocolar correspondência • Triar correspondência • Destinar correspondência • Registrar correspondência • Receber fax • Transmitir fax • Controlar malote

F - PRESTAR SERVIÇOS EM IDIOMA ESTRANGEIRO

• Prestar serviço de intérprete • Ciceronear visitas • Escrever documentos em idioma

estrangeiro • Sintetizar textos em idioma estrangeiro • Traduzir documentos • Verter documentos • Legendar vídeos

G - ORGANIZAR EVENTOS E VIAGENS

• Estruturar o evento • Fazer check-list • Pesquisar local • Solicitar verbas • Reservar sala • Preparar sala • Contratar expositores e palestrantes

72

• Enviar convite e convocação • Confirmar presença • Providenciar material e serviços de

apoio • Providenciar equipamento de apoio • Escolher cardápio • Contratar serviços e profissionais de

apoio • Providenciar transporte local • Dar suporte durante o evento • Providenciar numerário para viagens • Providenciar hospedagem • Providenciar passagens • Providenciar documentação legal do

executivo • (passaporte, vistos)

H - SUPERVISIONAR EQUIPES DE TRABALHO

• Estabelecer cronograma • Estabelecer atribuições da equipe • Programar as atividades da equipe • Monitorar o trabalho da equipe • Monitorar horários de entrada e saída • Avaliar a equipe • Selecionar pessoal • Contratar pessoal • Treinar equipe

I - SISTEMATIZAR ATIVIDADES E SUPRIMENTOS

• Cuidar do ambiente de trabalho • Levantar necessidades de material • Requisitar material • Conferir material • Cotar preços • Formular pedidos de compra • Adaptar espaço para armazenagem • Comprar material, equipamento e

mobiliário J - ARQUIVAR DOCUMENTOS

• Identificar o assunto • Identificar a natureza do documento • Determinar a forma de arquivo

(disquete, microfilmagem) • Classificar documentos • Ordenar documentos • Ordenar arquivos eletrônicos • Cadastrar documentos • Catalogar documentos • Abrir pastas

• Arquivar correspondência • Administrar arquivos • Atualizar arquivos

Z - DEMONSTRAR COMPETÊNCIAS PESSOAIS

• Manter postura profissional • Adaptar-se a mudanças • Demonstrar senso de organização • Ouvir atentamente (saber ouvir) • Demonstrar bom humor • Cultivar autocontrole • Demonstrar dinamismo • Demonstrar bom senso • Trabalhar com ética profissional • Demonstrar iniciativa • Cultivar espírito de liderança • Trajar-se apropriadamente • Manter-se atualizado • Inspirar confiança • Administrar estresse • Demonstrar polidez • Comunicar-se com fluência (ser

comunicativo) • Contornar situações adversas • Demonstrar discrição • Demonstrar sensibilidade • Dominar técnicas de redação • Dominar língua estrangeira • Sugerir melhorias de procedimentos e • métodos de trabalho • Manusear equipamentos (data show,

retroprojetor) • Usar internet • Observar normas de cerimonial • Dominar informática

ANEXO B

Código de Ética do Profissional de Secretariado

Publicado no Diário Oficial da União – D.O.U de 07 de julho de 1989

Capítulo I Dos Princípios Fundamentais

Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade. Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.

Capítulo II Dos Direitos

Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.

Capítulo III Dos Deveres Fundamentais

Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações.

74

Capítulo IV Do Sigilo Profissional

Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados. Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.

Capítulo V Das Relações entre Profissionais Secretários

Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência. Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética.

Capítulo VI Das Relações com a Empresa

Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação. Art.11º. - É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.

Capítulo VII Das Relações com as Entidades da Categoria

Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais. Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe. Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.

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Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.

Capítulo VIII Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética

Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário. Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código. Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários. Art.20º. - Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.

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ANEXO C

Reportagem – Jornal do Comércio – Rio Grande do Sul