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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE

Curso: ADMINISTRAÇÃO

Disciplina: ORGANIZAÇÃO, PROCESSOS E SISTEMAS

Professora: MATILDE MEDEIROS DE ARAÚJO

Texto 01 - A FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO

(texto introdutório)

I – OBJETIVOS DO TEXTO: Ao final da leitura e das exposições em sala de aula, você deverá

estar preparado para:

Explicar os princípios e as etapas do processo de organizar;

Definir responsabilidade e autoridade e suas implicações – especialização, hierarquia,

amplitude de controle, centralização e descentralização;

Descrever um organograma e seus componentes.

2 – O PROCESSO DE ORGANIZAR

“Organizar é o processo de dispor qualquer coleção de recursos em uma estrutura,

classificação ou ordem. Como em todas as funções da administração, organizar é um processo

de tomar decisões. As decisões de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades a pessoas e

estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação”.

As principais etapas do processo de organizar são:

1. Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados;

2. Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a realização dos

objetivos;

3. Definir as responsabilidades pela realização do trabalho;

4. Definir os níveis de autoridade;

5. Desenhar a estrutura organizacional.

3 – DIVISÃO DO TRABALHO

Divisão do trabalho é o processo por meio do qual uma tarefa é dividida em partes, cada

uma das quais é atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas. A divisão do trabalho permite às

organizações realizar objetivos complexos, como montar equipamentos de grande porte,

fabricar produtos em grande quantidade e atender a diferentes tipos de clientes, em diferentes

localidades.

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Em todas as organizações existe divisão de trabalho. Uma barraca na feira, ou uma

pizzaria, permite observar que os funcionários se especializam em tarefas distintas, como

prestar o serviço, atender aos clientes nas mesas, cuidar do suprimento de mercadorias e

cuidar do caixa. Nas grandes organizações, como as cadeias de pizzarias, bancos ou

companhias aéreas, há grande quantidade de pessoas especializadas em realizar essas e

muitas outras tarefas.

O trabalho a ser realizado é dividido em unidades ou blocos, de acordo com os critérios

que sejam mais apropriados para a realização dos objetivos. Os blocos de trabalho podem ser

chamados de departamentos, seções, setores, etc. Cada unidade de trabalho realiza uma parte

do trabalho total, que é necessária para a realização dos objetivos. É importante ressaltar que

todas as unidades de trabalho devem ser coordenadas, de forma a conseguir resultados

harmônicos em função dos objetivos propostos. Vejam o exemplo abaixo:

4 – DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES

Depois de definidas as unidades de trabalho, as responsabilidades são definidas.

Responsabilidades são as obrigações ou deveres das pessoas pela realização de tarefas ou

atividades. O conjunto das tarefas pelas quais uma pessoa é responsável, chama-se cargo.

Normalmente, um departamento é um agregado de cargos. No entanto, como acontece em

organizações de pequeno porte, um departamento pode corresponder a um único cargo. Os

cargos têm títulos que identificam a tarefa principal (ou profissão) do ocupante: secretária,

professor, diretor, etc. O conteúdo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades

(também chamadas de funções do cargo) que o ocupante deve desempenhar.

Veja como ficou a definição de responsabilidades do exemplo relativo à organização do

evento (o exemplo apresentado é meramente ilustrativo para facilitar a compreensão).

OBJETIVO: Organização de um evento comemorativo

do turismo local

Grupo 1 – Equipe executiva e de

informática

Grupo 2 – Divulgação do evento e venda de

inscrições

Grupo 3 – Equipe encarregada da parte

social

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Coordenador geral

Do evento

Secretária Aux. De secretaria

Programador

Publicitária Agentes de mercado

Colunista

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5 – AUTORIDADE

Depois de dividir o trabalho, é preciso atribuir autoridade a pessoas ou a unidades de

trabalho. Autoridade (a rigor, autoridade formal) é o direito legal que os chefes ou gerentes

têm de dirigir ou comandar o comportamento dos integrantes de suas equipes, chamados

subordinados, colaboradores ou funcionários, dependendo do tipo de organização.

(Subordinado é uma palavra que está caindo em desuso, por ter conotação negativa). A

autoridade significa também o poder de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. A

autoridade é a contrapartida da responsabilidade. Como os gerentes têm responsabilidade pelo

desempenho de outras pessoas, as organizações dão-lhes autoridade sobre essas mesmas

pessoas.

A atribuição de autoridade implica dois conceitos fundamentais do processo de

organização: hierarquia e amplitude de controle. Veja a figura abaixo:

HIERARQUIA

AMPLITUDE DE CONTROLE

– HIERARQUIA

A autoridade divide-se verticalmente, em níveis. As pessoas que estão em determinado

nível têm autoridade sobre as que estão no nível inferior. Inversamente, em qualquer nível, as

pessoas têm responsabilidade e prestam contas para as que estão acima (ou reportam-se para

as que estão acima). Essa disposição da autoridade em níveis chama-se hierarquia ou cadeia

de comando. A quantidade de níveis chama-se número de escalões hierárquicos.

Coordenador geral

Do evento

Secretária Aux. De secretaria

Programador

Publicitária Agentes de mercado

Colunista

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– AMPLITUDE DE CONTROLE

Em qualquer nível, cada gerente tem determinado número de pessoas que se reportam a

ele, pessoas que podem estar agrupadas em conjuntos de cargos ou outros departamentos. O

número de pessoas subordinadas a um gerente define a amplitude de controle, ou amplitude

de comando, desse gerente. A amplitude de controle, normalmente, não é padronizada. Em

muitas organizações, o número de pessoas que trabalham para cada gerente é muito variado.

Outra decisão importante do processo de organizar é a definição da amplitude ideal de controle

– a quantidade de pessoas que um chefe consegue administrar eficazmente.

6 – CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO

Outra importante decisão que precisa ser tomada, no processo de organização, é o grau

de centralização ou descentralização de autoridade. Uma organização em que a autoridade está

concentrada em uma pessoa, ou em poucas pessoas, é uma organização centralizada. Uma

organização na situação oposta, em que o poder de decisão está distribuído, é descentralizada.

A autoridade é descentralizada por meio do processo de delegação.

Por meio da delegação, os ocupantes de determinados cargos transferem parte de suas

atribuições e sua autoridade para os ocupantes de outros cargos. A delegação pode alcançar

apenas tarefas específicas ou um conjunto de tarefas. Tanto a centralização quanto a

descentralização apresentam vantagens e desvantagens. A centralização produz uniformidade e

controle. A descentralização estimula a autonomia e possibilita melhor aproveitamento do

potencial das pessoas.

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7 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ORGANOGRAMA

A estrutura organizacional mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas,

como indivíduos e como integrantes de grupos. Além disso, a estrutura organizacional mostra a

comunicação entre as pessoas e os grupos. A estrutura organizacional é um conceito,

representado pelo gráfico ORGANOGRAMA. Veja o exemplo a seguir:

Linhas de comunicação

No exemplo acima, podemos visualizar as seguintes informações:

Divisão do trabalho e definição de responsabilidades – Os retângulos representam

como foi feita a divisão do trabalho. Cada retângulo representa um bloco (ou unidade de

trabalho) e, ao mesmo tempo, as responsabilidades de cada pessoa ou grupo de

pessoas pela execução de atividades. Em alguns organogramas, são desenhados apenas

os cargos: em outros, os departamentos e os cargos.

Autoridade e hierarquia – No organograma, o número de níveis em que os retângulos

estão distribuídos mostra como a autoridade está graduada, do gerente que tem mais

autoridade, no topo da estrutura, até o que tem menos autoridade, na base da

estrutura. Hierarquia é sinônimo de cadeia de comando – o poder de dirigir desce de

cada nível para o imediatamente inferior, que tem a obrigação de obedecer.

Auto

ridade

e

hie

rarq

uia

-

cadeia

de c

om

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Unidades de trabalho – Cargos e departamentos, setores, etc.

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Comunicação – as linhas que ligam os retângulos mostram também sua

interdependência. O sistema de comunicações de uma estrutura organizacional fornece

a interligação das unidades ou blocos de trabalho e possibilita sua ação coordenada.

7.1 – ORGANOGRAMA EM LINHA E ASSESSORIA

A figura apresentada acima, é um modelo básico, que representa a organização de

linha. O ponto mais forte da organização em linha é a unidade de comando, onde não há

interferência entre os vários níveis hierárquicos.

Na organização de linha e assessoria (ver figura abaixo), há unidades de trabalho

situadas ao lado da linha. Essas unidades de assessoria prestam serviços às unidades de linha,

em particular ao nível hierárquico imediatamente superior. Uma unidade de trabalho que em

muitas organizações têm papel de assessoria é a comunicação social. Essa assessoria realiza

atividades, como: auxilia os gerentes da organização nas atividades de comunicação com o

público externo (por exemplo, orientando-os quando precisam dar entrevistas) e fornecer

informações para os órgãos de comunicação social. A área jurídica também é uma unidade de

trabalho que em muitas organizações desempenha um papel de assessoria.

7.2 – ALGUNS CUIDADOS NA ELABORAÇÃO DO ORGANOGRAMA

A literatura orienta sobre alguns cuidados que devem ser tomados na elaboração do

organograma. São eles:

1. Os órgãos devem ser representados por retângulos, sendo recomendável que a maior

dimensão seja dada ao órgão máximo da empresa, decrescendo progressivamente até

os órgãos de base.

2. O título da organização deve ser mencionado no alto do organograma; devem-se

mencionar também o nome de quem elaborou, a unidade a que pertence e a data da

elaboração; a legenda deve explicar todas as convenções usadas.

3. Como as linhas representam as vias de comunicação formal, tem-se que:

Órgão de assessoria

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a. As ligações hierárquicas devem ser apresentadas através de linhas cheias, no

sentido vertical ou horizontal, conforme a disposição do gráfico;

b. As ligações funcionais ou técnicas devem ser feitas utilizando-se as linhas

interrompidas tracejadas, no sentido vertical ou horizontal, levando-se em

consideração o posicionamento do gráfico.

4. Devem ser evitadas abreviações e siglas. O leitor descobrirá o uso correto no momento

da elaboração do organograma. Não é aconselhável a utilização de folha separada para

detalhamento das expressões utilizadas no gráfico, pelo simples fato de se prejudicar o

processo de leitura e interpretação.

5. A linha de coordenação (horizontal) não deve ligar uma unidade à outra pelo meio do

retângulo. A figura abaixo (incorreta) pode permitir conclusões de subordinação da

unidade C à unidade B e desta à unidade A.

E, sim, com a linha horizontal passando por cima e estabelecendo a ligação vertical,

dando a idéia de coordenação, conforme figura abaixo:

6. O uso de nomes no interior dos retângulos pode ajudar a identificar as pessoas da

organização, mas obrigará uma permanente atenção com relação a troca de nomes em

virtude de promoção, transferência, demissão, rotatividade de pessoal, etc.

7. No processo de elaboração, é provável que o profissional defronte-se com uma

organização que não corresponda àquela que ele conheceu ou que lhe disseram existir.

Trata-se da organização informal. Esta nada mais é do que as relações e canais de

contato entre pessoas, mas que não estão previstos na formulação inicial. Por exemplo,

o assessor não tem poder hierárquico, mas sua habilidade, saber e poder pessoal fazem

com que todos ou muitos aceitem suas sugestões, mesmo seu superior. Dessa forma,

temos uma linha hierárquica apontada pelo organograma sendo ligeiramente deturpada

teoricamente.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2001. MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 2004. ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e métodos: uma abordagem prática. São Paulo: Atlas, 1985).

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