a experiência do cedric na gestão documental do ctcl
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A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO
Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont
São Paulo (SP), 22 de julho de 2015
Repositório de informação sobre a atividade carbonífera e meio ambiente, contando com acervo bibliográfico, cartográfico, iconográfico, multimídia e arquivístico.
CEDRIC Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão
SATC Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina
Criciúma/SC
CEDRIC
Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de
Santa Catarina
SATC
Sindicato da Indústria de Extração do Carvão de Santa
Catarina
SIECESC
REDE CARVÃO
Fundação de Apoio a Pesquisa Científica e
Tecnologia do Estado de Santa Catarina
FAPESC
2004
2010
2013
2007
Conduz pesquisas e apoia o setor carbonífero, promovendo odesenvolvimento tecnológico e a inovação científica.
Integra o Parque Tecnológico da SATC.
CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo
Núcleo de Pesquisa
- Meio Ambiente
- Geologia e Mineração
- Conversão
- Segurança
CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo
Problemas
Extravio de documentos;
Inúmeras cópias do mesmo material;
Várias pastas de arquivo com o mesmo assunto;
Falta de agilidade na localização dos documentos;
Desconhecimento de retiradas.
Objetivos
Estabelecer uma padronização arquivistica;
Ordenar o fluxo de documentos;
Determinar métodos de acondicionamento arquivístico;
Definir acessibilidade na recuperação dos documentos.
Requisitos para padronização
arquivística segundo o CONARQ
(Conselho Nacional de Arquivos)
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
CLASSE
Subclasse
Função
Subfunção
Função
Subclasse Subclasse
INSTITUCIONAL
ATIVIDADES
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
000 Administração Geral 100 SATCEDU200 SATCTEC300 (vago)400 (vago)500 (vago)600 (vago)700 (vago)800 (vago)900 Assuntos Diversos
CLASSES PRINCIPAIS
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
000 Administração Geral 100 SATCEDU
200 SATCTEC
....900 Assuntos Diversos
SUBCLASSES110 EDUTEC120 FACULDADE130 EXTENSÃO
210 CTCL220 INCUBADORA230 LCSATC
SUBCLASSES
211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA214 CONVERSÃO215 SEGURANÇA
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
200 SATCTEC
FUNÇÕES
210 CTCL
211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE
213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA214 CONVERSÃO215 SEGURANÇA
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
200 SATCTEC
SUBFUNÇÕES
210 CTCL
212.01 PROJETOS212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS212.03 MONITORAMENTO DE SOLO213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BIÓTICO213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
ISAD (Norma Internacional de Descrição
Arquivística)
NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição
Arquivística)
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
1 Área de identificação
2 Área de contextualização
3 Área de conteúdo e estrutura
4 Área de condições de acesso e uso
5 Área de fontes relacionadas
6 Área de Notas
7 Área de controle da descrição
8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos
Áreas de descrição NOBRADE
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
Áreas de Descrição Elementos e Campos de Descrição
1. Área de identificação 1.1 Código de Referência
1.2 Título
1.3 Data(s)
1.4 Nível de Descrição
1.5 Dimensão e suporte
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
1.1 Código de referência1.2 Título1.3 Data1.4 Nível de descrição1.5 Dimensão e suporte2.1 Nome dos produtores 4.1 Condições de acesso
Elementos obrigatórios
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
A NOBRADE não preceitua formatos de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais.
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
NOBRADE X MARC 21
Padronização Arquivística
Plano de Classificação
Norma de Descrição
Arquivística
Tabela de Temporalidade
Em processo.
Comissão Permanente de Avaliação de Coleções (CPAC).
Fluxo de documentos
RegistroPré-
ClassificaçãoProcessamento
técnico Acondicionamento
Empréstimo e ConsultaEntrada
Documentos
Recebidos
Documentos
Enviados
SETOR DE PROTOCOLO(SECRETARIA)
SETOR DE ARQUIVO(CEDRIC)
Protocolo (Secretaria)
• Receber os documentos;
• Cadastrar dados no sistema de protocolo: Numero progressivo, data de recebimento, código do assunto, Remetente (Procedência), Destinatário, Tipologia documental, Assunto Breve (caso necessário)
• Encaminhar as correspondências aos destinatários (interno e externo) Se for externo retirar cópia do material para arquivamento
• Encaminhar ao setor de arquivo com o protocolo de entrega de documentação dando baixa no sistema de protocolo.
Arquivo
(CEDRIC)
• Receber os documentos pelo setor de Protocolo;
• Avaliar os documentos a serem arquivados;
• Separar documentos para análise da CPAC;
• Realizar a catalogação e indexação dos documentos;
• Higienizar e acondicionar os documentos;
• Auxiliar na recuperação da informação, empréstimo e consulta.
Fase Corrente Fase Intermediária e Permanente.
Acondicionamento
Recuperação da informação
Agilidade na localização dos documentos;
Controle de usuários;
Segurança quanto a permanência do documento;
Serviço de consultoria na área de arquivos.
Conclusões
