a experiência do cedric na gestão documental do ctcl

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A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont São Paulo (SP), 22 de julho de 2015

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Page 1: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO

Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont

São Paulo (SP), 22 de julho de 2015

Page 2: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Repositório de informação sobre a atividade carbonífera e meio ambiente, contando com acervo bibliográfico, cartográfico, iconográfico, multimídia e arquivístico.

CEDRIC Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão

Page 3: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

SATC Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina

Criciúma/SC

Page 4: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

CEDRIC

Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de

Santa Catarina

SATC

Sindicato da Indústria de Extração do Carvão de Santa

Catarina

SIECESC

REDE CARVÃO

Fundação de Apoio a Pesquisa Científica e

Tecnologia do Estado de Santa Catarina

FAPESC

Page 5: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

2004

2010

2013

2007

Page 6: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Conduz pesquisas e apoia o setor carbonífero, promovendo odesenvolvimento tecnológico e a inovação científica.

Integra o Parque Tecnológico da SATC.

CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo

Page 7: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Núcleo de Pesquisa

- Meio Ambiente

- Geologia e Mineração

- Conversão

- Segurança

CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo

Page 8: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Problemas

Extravio de documentos;

Inúmeras cópias do mesmo material;

Várias pastas de arquivo com o mesmo assunto;

Falta de agilidade na localização dos documentos;

Desconhecimento de retiradas.

Page 9: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
Page 10: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Objetivos

Estabelecer uma padronização arquivistica;

Ordenar o fluxo de documentos;

Determinar métodos de acondicionamento arquivístico;

Definir acessibilidade na recuperação dos documentos.

Page 11: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Requisitos para padronização

arquivística segundo o CONARQ

(Conselho Nacional de Arquivos)

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

Page 12: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

CLASSE

Subclasse

Função

Subfunção

Função

Subclasse Subclasse

INSTITUCIONAL

ATIVIDADES

Page 13: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

000 Administração Geral 100 SATCEDU200 SATCTEC300 (vago)400 (vago)500 (vago)600 (vago)700 (vago)800 (vago)900 Assuntos Diversos

CLASSES PRINCIPAIS

Page 14: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

000 Administração Geral 100 SATCEDU

200 SATCTEC

....900 Assuntos Diversos

SUBCLASSES110 EDUTEC120 FACULDADE130 EXTENSÃO

210 CTCL220 INCUBADORA230 LCSATC

SUBCLASSES

Page 15: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA214 CONVERSÃO215 SEGURANÇA

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

200 SATCTEC

FUNÇÕES

210 CTCL

Page 16: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE

213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA214 CONVERSÃO215 SEGURANÇA

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

200 SATCTEC

SUBFUNÇÕES

210 CTCL

212.01 PROJETOS212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS212.03 MONITORAMENTO DE SOLO213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BIÓTICO213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS

Page 17: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

ISAD (Norma Internacional de Descrição

Arquivística)

NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição

Arquivística)

Page 18: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

1 Área de identificação

2 Área de contextualização

3 Área de conteúdo e estrutura

4 Área de condições de acesso e uso

5 Área de fontes relacionadas

6 Área de Notas

7 Área de controle da descrição

8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos

Áreas de descrição NOBRADE

Page 19: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

Áreas de Descrição Elementos e Campos de Descrição

1. Área de identificação 1.1 Código de Referência

1.2 Título

1.3 Data(s)

1.4 Nível de Descrição

1.5 Dimensão e suporte

Page 20: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

1.1 Código de referência1.2 Título1.3 Data1.4 Nível de descrição1.5 Dimensão e suporte2.1 Nome dos produtores 4.1 Condições de acesso

Elementos obrigatórios

Page 21: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

A NOBRADE não preceitua formatos de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais.

Page 22: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

NOBRADE X MARC 21

Page 23: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
Page 24: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
Page 25: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
Page 26: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
Page 27: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

Em processo.

Comissão Permanente de Avaliação de Coleções (CPAC).

Page 28: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Fluxo de documentos

RegistroPré-

ClassificaçãoProcessamento

técnico Acondicionamento

Empréstimo e ConsultaEntrada

Documentos

Recebidos

Documentos

Enviados

SETOR DE PROTOCOLO(SECRETARIA)

SETOR DE ARQUIVO(CEDRIC)

Page 29: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Protocolo (Secretaria)

• Receber os documentos;

• Cadastrar dados no sistema de protocolo: Numero progressivo, data de recebimento, código do assunto, Remetente (Procedência), Destinatário, Tipologia documental, Assunto Breve (caso necessário)

• Encaminhar as correspondências aos destinatários (interno e externo) Se for externo retirar cópia do material para arquivamento

• Encaminhar ao setor de arquivo com o protocolo de entrega de documentação dando baixa no sistema de protocolo.

Arquivo

(CEDRIC)

• Receber os documentos pelo setor de Protocolo;

• Avaliar os documentos a serem arquivados;

• Separar documentos para análise da CPAC;

• Realizar a catalogação e indexação dos documentos;

• Higienizar e acondicionar os documentos;

• Auxiliar na recuperação da informação, empréstimo e consulta.

Fase Corrente Fase Intermediária e Permanente.

Page 30: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Acondicionamento

Page 31: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Recuperação da informação

Page 32: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
Page 33: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

Agilidade na localização dos documentos;

Controle de usuários;

Segurança quanto a permanência do documento;

Serviço de consultoria na área de arquivos.

Conclusões

Page 34: A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

OBRIGADA PELA ATENÇÃ[email protected]

www.cedric.com.br

(48) 3431-7519