Análise de ConteúdoDocumental

Introdução numa perspectiva de recuperação da informação

Pedro de Abreu Peixoto

©Pedro de Abreu PeixotoOut. 2007

OUTUBRO 2007

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AC e o Processo de Comunicação

Primeiro estádio da comunicação humana

Sistema de linguagem gestual e oral

MEI

Am

plia espaço e tempo

usa MEIO

Am

plia espaço e tempo

Alheio a receptor e emissor

Condição básica de emitir omesmo conteúdo que recebe

Geram-se códigos que estabilizam osconteúdos entre emissor/receptor

•Limitações de memória•Limitações de transporte

usa

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AC e as Funções da Documentação

• Selecção de documentos

• Identificação dos documentos

• Análise documental

Fun

ções

da

Doc

umen

taçã

o

Maior ligação com a AC porque extrai

pontos de informação do

documento para • Análise documental

• Armazenamento de documentos

• Difusão dos documentos

Fun

ções

da

Doc

umen

taçã

o

documento para melhor recuperar a

informação

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AC e os Sistemas Recuperação Informação - 1

•Elementos do Sistema de Recuperação da Informação

• Documento primário• É o suporte imediato

• Análise Documental• Descrição documental

•sobre o documento• Indexação ou análise interna

•sobre o conteúdo

• Perfil do documento• Consequência da indexação

• Veículo de dados• Em linguagem documental

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AC e os Sistemas Recuperação Informação - 2

• Memória passiva• conjunto físico dos documentos

• Memória activa• documentos secundários – catálogos,índices, etc.

• Solicitação da informação• Pelo usuário em linguagem natural

• Perfil de busca• Perfil de busca• O técnico vai da linguagem natural à documental

• Recuperação da informação:• Linguagem do sistema• Critério Similitude e Relevância (resposta do sistema)

A Análise Documental incide mais directamente sobre a AC nafase de indexação elaborando perfil de busca que facilita a recuperação

da informação

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AC e os Documentos Científicos consequentes

São documentos secundários que proporcionam informação sobre os documentos primários e que reúnem os resultados do processamento analítico−sintético da informação científica recolhida nos documentos primários.

• Enciclopédias• Enciclopédias

• Vocabulários de termos

• Dicionários

• Catálogos

• Bibliografias

• Reportórios

• Resumos

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AC na Cadeia Documental

A Análise de Conteúdo tem lugar em três etapas da Cadeia Documental:

• Produção do documento primário, como ocorre no caso do resumo de autor e na indexação do mesmo quando exigido pelo editor.pelo editor.

• Antes do armazenamento da informação, quer dizer, a metade da cadeia.

• No momento da busca da informação e do aproveitamento das respostas ou seja, no fim da cadeia.

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AC - Objectivos

• Informar sobre o conteúdo dos documentos de forma a informar os usuários.

• Proceder a selecções que permitam conservar o rejeitar um documento, determinar a forma e o nível de tratamento posterior documento, determinar a forma e o nível de tratamento posterior e estabelecer as categorias de ordenação do documento.

• Armazenar para recuperar, ou seja manter sistemas de recuperação (índices, catálogos, bases de dados, etc...) actualizados e devidamente ordenados.

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AC – Síntese dos objectivos - 1

Os objectivos sintetizam-se em:

• Precisar a área do documento.

• Clarificar e classificar os diversos temas de trata.

• Expressá-los em termos precisos e sem ambiguidades.

• Traduzir os referidos termos para expressões mais apropriadas da linguagem documental caso necessário.

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AC – Síntese dos objectivos - 2

A AC é necessária porque:

• Um documento original ou primário é demasiado volumoso para ser utilizado como tal.

• O autor e o usuário não dão ao vocabulário o mesmo sentido.• O autor e o usuário não dão ao vocabulário o mesmo sentido.

• A coincidência entre a formulação das perguntas dos usuários e a representação do conteúdo dos documentos é indispensável para que um Sistema Documental funcione correctamente.

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AC – Decomposição do Processo

1. Determinação dos objectivos (onde se quer chegar o que ser produzir e como).

2. Exame do documento e estudo sumário, graças às características que mostra de forma imediata: título, data, autor, forma, natureza, etc...

3. Caracterização identificando de que documento se trata.4. Determinação do modo e nível de tratamento de acordo com o valor do

documento e as regras estabelecidas.documento e as regras estabelecidas.5. Extracção de termos significativos.6. Verificação da pertinência dos termos extraídos assegurando que uma

vez fora do seu contexto expressam bem o conteúdo real do documento.7. Tradução dos termos extraídos para os termos da linguagem

documental.8. Verificação da pertinência dos termos descritivos eleitos assegurando

que os novos termos representam bem o conteúdo real do documento.9. Formalização da descrição aplicando as regras de apresentação e de

escrita para a redacção da descrição.

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AC – Factores influência processo de descrição

• O tipo de documento primário que se descreve influi na rapidez e facilidade com que se efectuam as operações.

• A materialidade do documento já que, por exemplo, a percepção das imagens é mais ambígua que a de uma frase escrita.

• A natureza do conteúdo, já que um documento de divulgação será mais acessível que um texto técnico.

• A estrutura do conteúdo já que documentos que apresentam quase sempre os mesmos elementos (estatísticas, por ex.) e outros não (artigos, ensaios, etc.).

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Qualidades do processo descrição conteúdo

• PERTINÊNCIA da descrição que deve representar o documento da melhor forma possível, tanto materialmente como em função das necessidades dos usuários.

• PRECISÃO já que há que ser preciso ou no mínimo o menos ambíguo possível.

• COERÊNCIA tentando unificar a pluralidade de interesses dos autores e dos usuários fazendo com que as noções e os objectos se expressem sempre da mesma maneira pelas pessoas que inetervêm na descrição.

• OBJECTIVIDADE já que a descrição deve ser neutra, não introduzindo elementos que não figurem no documento original mas ao mesmo tempo é necessário emitir um juízo crítico pessoal que reconheça a validade das informações dadas.

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AC – Diferença de níveis

AnáliseConteúdo

Maior profundidade

Menor profundidade

Necessidadeusuário

1º nível - Indexação

2º nível - Resumo

Responde à necessidade de identificar o conteúdo do documento para poder localizá-lo rapidamente.

Responde aos objectivos da indexação e representa de forma abreviada o documento original.

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AC - Fases principais

1. Leitura do documento• Leitura rápida para retirar as suas características fundamentais (tipologia,

classe…). O resultado deve ser a identificação e compreensão da macro estrutura geral do documento.

• Leitura cuidadosa com atenção especial às distintas partes que constituem o documento.

2. Análise do documento2. Análise do documento• Com os dados retirados das diferentes leituras podemos aprofundar a análise do

documento. Nesta fase devemos estar em condições de conhecer exactamente os contributos do documento em estudo e proceder à Indexação e ao Resumo.

3. Síntese• Fase em que devemos conseguir elaborar a composição da informação

resultante da análise.

4. Representação documental

• Criação do Documento Secundário

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Tem três fases (separadas ou simultâneas)• Exame do documento e

determinação do conteúdo• Identificação e selecção dos

conceitos principais conteúdo• Selecção dos termos de indexação

Indexação vs Resumo

IndexaçãoFeita a partir de:

•Título•Resumo na fonte•Texto completo

Tem duas fases:• Análise• Síntese

Não existem normas rígidas mas joga-se a capacidadecriadora e a regra do conhecimento do assunto

Resumo

Feito a partir de:•Texto completo

A Indexação

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Indexação – Diferença entre sistemas

Sistemas de Indexação são os meios pelos quais uma linguagem de indexação pode ser usada para elaborar um índice ou qualquer outro

instrumento de busca documental.

INDEXAÇÃO POR ASSUNTOS realiza a tarefa com base em listas de encabeçamentos de assuntos o que permite uma caracterização muito geral.

INDEXAÇÃO POR PALAVRAS (ou unitermos) consiste na consideração por palavras o que permite um baixo nível de precisão na recuperação.

INDEXAÇÃO POR CONCEITOS (ou descritores) realiza-se por descritores ou seja termos usados para representar um determinado conceito.

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Indexação – Principais etapas

• Exame do documento e determinação do seu conteúdo.

• Identificação e selecção dos conceitos principais do conteúdo.

• Selecção dos termos de indexação.

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Indexação – Como identificar os conceitos?

1. Depois de examinar o documento o indexador deve identificar as noções que são elementos essenciais na descrição do conteúdo (perguntas).

2. O indexador não tem necessariamente que utilizar como termos de indexação todos os conceitos identificados durante o exame do documento. A selecção ou rejeição de conceitos vai depender da finalidade para a qual se vão utilizar os termos de indexação.

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Indexação – Regras para a selecção de termos

Quando os conceitos se traduzem em termos de indexação o indexador deve observar as seguintes regras:

• Os conceitos já presentes na linguagem de indexação devem ser retidos como descritores.indexação devem ser retidos como descritores.

• Os termos que representam novos conceitos devem ser controlados quanto à sua exactidão e aceitação com ajuda de obras de referência (dicionários, tesauros…).

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Descritor vs não Descritor

• DESCRITOR e um termo utilizado sempre na indexação para representar um conceito, conhecido também como “TERMO PREFERENTE”.

• NÃO DESCRITOR é um sinónimo de um descritor que pode servir como ponto de entrada de um índice dirigindo o usuário para a utilização do descritor e também chamado “TERMO NÃO PREFERENTE”

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Indexação – Controlo da qualidade

1 - Qualidade e coerência dependem de factores como:

• Competência do indexador• Qualidade dos instrumentos de indexação

2 - Imparcialidade total do indexador como factor necessário.2 - Imparcialidade total do indexador como factor necessário.

3 - O indexador deve conhecer o campo do documento que indexa.

4 - Maior contacto possível com os usuários.

5 - Capacidade de actualização da linguagem de indexação.

O Resumo

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O Resumo – Usos fundamentais

1 – Determinar a pertinência já que um resumo bem elaborado capacita os usuários para identificar de forma rápida e precisa o conteúdo de um documento a fim de determinar o seu interesse e decidir se necessita de ler o documento na totalidade ou não.

2 – Evitar a leitura do texto completo de documentos marginais.2 – Evitar a leitura do texto completo de documentos marginais.

3 – Utilidade para a pesquisa automatizada.

4 – Utilização em documentos primários específicos.

5 – Utilização em publicações e serviços secundários.

6 – Utilização em fichas bibliográficas.

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O Resumo - Tipos de resumos

Os critérios para estabelecer as diversas categorias de resumo são muito variados e em função dos factores que se tenham em conta sendo que normalmente nenhum se encaixa apenas numa categoria que é dada segundo:

• Forma ou propósito informativo• Forma ou propósito informativo• Origem• Propósito externo• Modo de difusão• Forma de apresentação

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O Resumo – Classificação segundo a Forma

• INDICATIVO - assinala de forma breve os temas abordados no documento.

Segundo a forma o resumo pode ser:

• INFORMATIVO - com descrição completa do conteúdo do documento.

• CRÍTICO - comporta as conclusões pessoais de quem resume.

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O Resumo – Classificação segundo a origem

Segundo a sua origem o resumo pode ser:

• RESUMO DE AUTOR – redigido pelo próprio autor do documento original tem a vantagem de ser eleaborado pela pessoa que melhor conhece o tema a priori gerando por vezes falta de objectividade e profissionalismo técnico-documental.objectividade e profissionalismo técnico-documental.

• RESUMO DE ESPECIALISTAS – feito por especialistas na área temática do documento, conhecedores dos assuntos embora não da técnica de resumir.

• RESUMO PROFISSIONAL – feito por documentalistas profissionais optimizando o resultado final.

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O Resumo - Classificação segundo o propósito externo

• ORIENTADOS PARA A DISCIPLINA - são aqueles que são dirigidos para uma área específica do conhecimento.

Segundo a sua origem os resumos podem ser:

• ORIENTADOS PARA A MISSÃO - são concebidos para apoiar actividades operativas concretas.

• RESUMOS PARCIAIS - dirigidos aos interesses de uma audiência concreta destacando uma parte do conteúdo.

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O Resumo – Classificação segundo o modo de difusão

• DIFUSÃO SIMULTÂNEA se publicados ao mesmo tempo que a fonte original (por exemplo os resumos de autor).

• REVISTAS DE RESUMOS formadas pelo conjunto de resumos

Segundo o seu modo de difusão o resumo pode ser:

• REVISTAS DE RESUMOS formadas pelo conjunto de resumos dos documentos analisados preferentemente artigos de revista científica servem para manter os especialistas em contacto com os avanços significativos nos seus respectibos campos.

• BASE DE DADOS que permitem localizar a informação de forma mais rápida.

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O Resumo – Classificação segundo a forma de apresentação

• TELEGRÁFICOS – apresentam a informação de forma concisa e esquemática.

Segundo a sua forma de apresentação os resumos podem ser:

• DISCURSIVOS – a informação substancial significativa é apresentada de forma literária (parágrafos).

• TABULARES - apresentam-se de forma gráfica (tabelas, esquemas...).

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Resumo – O Estilo de redacção

1. Entropia ou incerteza incluída na sua justa medida.

2. Precisão, empregando a terminologia adequada.

3. Que omita as expressões vagas/ambíguas.

4. Que use a 3ª pessoa.4. Que use a 3ª pessoa.

5. Que use o tempo presente e formas activas do verbo.

6. Que empregue conectores de oração.

7. Que elimine a redundância.

A Classificação

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Definição de Classificação

Classificar consiste em agrupar hierarquicamente os documentos de um Fundo mediante grupos ou classes, desde os mais gerais aos mais específicos de acordo com o princípio da procedência e princípio da ordem original.

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Definição de série documental – unidade vital

A série documental é um conjunto de documentos produzidos por um sujeito no desenvolvimento de uma mesma actividade administrativa e regulado pela mesma norma jurídica e/ou de procedimento.

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POSSIBILIDADES DE FORMAÇÃO DE SERIES DOCUMENTAIS

Actividade Adm. A

A Série documental - constituição

FUNÇÃO

Actividade Adm. B Actividade Adm. C

Sem suporte Com suporte

Norma / Procedimento preestabelecido

Tipo Documental Tipo Documental Tipo Documental Tipo Documental

Série Série Série

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• Os conjuntos documentais são oriundos dos seus criadores, as pessoas, serviços e unidades orgânicas que os tramitam no desempenho das suas funções e nesse sentido a classificação está implícita na sua origem.

Desenvolvimento da Classificação: duas premissas

• É necessário estabelecer um sistema de classificação válido para todos os documentos de um Fundo, sejam quais forem as estruturas, funções e procedimentos da instituição que os criou e que evolui no tempo.

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Critérios de Classificação

• São três os critérios a considerar na classificação:– Funções

• Toda a organização é criada com um fim para o qual se dota de competências ou funções suficientes.

– Estrutura orgânica– Estrutura orgânica

• Qualquer organização precisa de distribuir as competências por unidades orgânicas devidamente hierarquizadas.

– Assuntos

• Não deriva directamente da organização mas da percepção que se tem dos assuntos que necessita abordar para atingir os seus fins.

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• Classificação funcional

– As funções da organização são os elementos tomados em consideração para classificar os documentos.

• Classificação orgânica

– As séries documentais agrupam-se de acordo com as

Sistemas de classificação

– As séries documentais agrupam-se de acordo com as diferentes unidades orgânicas espelhando o organograma.

• Classificação por assuntos

– Resultado da análise do conteúdo dos documentos.

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• A escolha do sistema de classificação depende vários aspectos ou exigências do trabalho arquivístico:

– Estabilidade (perdure no tempo).

Escolha do sistema de classificação

– Objectividade (não dependa tanto da percepção de quem classifica mas mais dos aspectos inequívocos).

– Naturalidade (deve emanar da própria natureza dos documentos, do processo administrativo do qual são resultado).

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Escolha do sistema de classificação - esquema

Estabilidade Objectividade Naturalidade

Funcional SIM SIM SIM

A classificação funcional garante à partida um resultado globalmente mais consistente, se bem que requer especial cuidado na

diferenciação entre ORGÃOS e FUNÇÕES.

Orgânica NÃO SIM SIM

Assuntos NÃO NÃO SIM

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Quadro de classificação - definição

• O Quadro de Classificação é a expressão escrita de uma estrutura hierárquica e lógica que reflecte as funções e as actividades de uma organizaçã que geram a criação ou recepção de documentos.

• Trata-se da expressão de um sistema que organiza • Trata-se da expressão de um sistema que organiza intelectualmente a informação e permite situar os documentos nas suas relações uns com os outros e que deve obrigatoriamente ser completado por um índice.

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Quadro de classificação - princípios

• Delimitação– Considera apenas os documentos de um fundo previamente

delimitado.• Unicidade

– Concebido para classificar toda a documentação de um fundo independentemente da sua idade.

• Estabilidade• Estabilidade– Deve basear-se nas funções da organização que perduram no

tempo e evitar as pontuais.• Simplificação

– Imperativo da sua universalidade e da sua flexibilidade não admite divisões desnecessárias.

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Quadro de classificação - características

• Aberto a novas inclusões, seja na estrutura dos níveis, no sistema de codificação ou na forma de dispor as séries.

• Deve ter poucas subdivisões, já que um excesso na hierarquização do fundo aumenta a possibilidade de erro e de recusa na sua aplicação por parte dos utilizadores.

• Excluir a rubrica de VÁRIA, já que a sua inclusão num Quadro de Classificação não significa mais que uma incapacidade de compreender os documentos. Nos arquivos correntes o seu emprego compreender os documentos. Nos arquivos correntes o seu emprego vem tradicionalmente unido à aplicação de critérios de classificação por assuntos. Com a aplicação de um critério funcional este problema elimina-se.

• Deve ser desenhado para que não se tenham que introduzir grandes alterações.

• Deve estar sempre codificado.

• Deve incluir os documentos de apoio à gestão, que geralmente em forma de fotocópias se recebem de outros serviços da instituição.

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Quadro de classificação - estrutura

ESQUEMA DE NÍVEIS DE CLASSIFICÇÃO DE UM FUNDO

FUNDO

SUBFUNDO

SECÇÃO SECÇÃO SECÇÃOSECÇÃO SECÇÃO SECÇÃO

SUBSECÇÃOO SUBSECÇÃO

SÉRIE SÉRIE SÉRIE SÉRIE

TIPODOCUMENTAL

TIPODOCUMENTAL

Adaptado de ICA. ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique. Deuxiéme édition. Ottawa, 2000

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Quadro de classificação – hierarquia das partes

• Quanto à hierarquia, independentemente de qual seja a ordem dada às secções e subsecções, devem-se respeitar os seguintes princípios:

• As secções e subsecções cujo conteúdo seja mais genérico, devem preceder aquelas cujo conteúdo seja mais específico.

• Devem aparecer em primeiro lugar aquelas que contenham a máxima informação sobre a hierarquia, as funções e as actividades do criador do fundo.

• As secções e subsecções relativas à política e às decisões devem preceder as que se referem à sua implementação e aplicação prática.

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Quadro de classificação – regras de intitulação das partes

• O título escolhido para cada secção ou subsecção deve responder às seguintes características:

– Ser representativo do sistema de classificação aplicado aos documentos.

– Reflectir o conteúdo dos documentos reagrupados.

– Estar formado por palavras que possuam um carácter – Estar formado por palavras que possuam um carácter informativo.

– Ser breve.

– Ser exclusivo, ou seja, evitar que um mesmo título possa servir a duas secções ou subsecções diferentes de um mesmo fundo.

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Quadro de classificação – ordenação interna das séries

• Para proceder à ordenação das séries no Quadro de Classificação, existem dois sistemas:

– Ordenação Alfabética

– Ordenação Cronológica

• A utilização de uma ou de outra é fruto do seu conteúdo e contexto, devendo ter-se em atenção os princípios de elaboração do quadro de classificação.

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Quadro de classificação - codificação

Os Quadros de Classificação para que sejam um instrumento útil de localização de documentos devem ser codificados em toda a sua estrutura.

A classificação escolhida deve ser simples e ter o número suficiente de caracteres para responder às exigências da estrutura de classificação.caracteres para responder às exigências da estrutura de classificação.

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Quadro de classificação – tipos de códigos

• Existem três tipos de códigos:

– Alfabéticos

– Numéricos

– Alfanuméricos

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Quadro de classificação – código alfabético

• A codificação alfabética, como o seu nome indica consiste em anexar ao Quadro de Classificação uma letra do alfabeto ou uma combinação de letras.

• Considerando que o número de letras tem uma limitação óbvia e que a prática desaconselha a utilização de códigos alfabéticos com mais a prática desaconselha a utilização de códigos alfabéticos com mais de duas letras este tipo de código é desajustado para ser aplicado a uma estrutura hierárquica de um Quadro de Classificação de toda uma instituição.

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Quadro de classificação – código numérico

• Neste tipo de código, anexamos a cada divisão do Quadro de classificação, um algarismo ou um conjunto de algarismos.

• É um tipo de código com uma enorme flexibilidade, devido ao grande número de possibilidades existentes para a formulação de códigos.

– No entanto, esta enorme flexibilidade está igualmente ligada – No entanto, esta enorme flexibilidade está igualmente ligada ao perigo de fazer um grande número de subdivisões no quadro, o que complica a sua utilização, principalmente enquanto instrumento de recuperação da informação.

– Existem dois tipos mais utilizados de códigos numéricos:

• Código Numérico Consecutivo

• Código Numérico Significativo

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Quadro de classificação – Código numérico consecutivo

• No Código Numérico Consecutivo, atribuímos um número sequencial a cada série documental, ou seja:

• 41. Processos individuais• 42. Listas mensais de presenças• 43. Mapas enviados à ADSE

• Neste caso, os números não obedecem a uma hierarquização lógica, ou seja, por • Neste caso, os números não obedecem a uma hierarquização lógica, ou seja, por si só os números não significam nada. É por esta razão que este sistema de codificação, está sempre associado à utilização de recursos informáticos, que permite a recuperação da informação.

• Normalmente, os códigos numéricos consecutivos não ultrapassam quatro caracteres, sendo esse o número máximo aconselhável para um Quadro de Classificação.

• Note-se que, a utilização do código numérico consecutivo, ao não reproduzir a estrutura do fundo, uma vez que os números por si só nada dizem, induz uma perda de informação muito acentuada.

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Quadro de classificação – código numérico significativo

• No Código Numérico Significativo, os códigos numéricos utilizados, correspondem à estrutura hierárquica da classificação. Neste caso, oferecem mais informação, sendo a sua aplicação muito menos “fria”. A divisão deste tipo de codificação é feita por:

– Código Numérico Significativo Decimal

– Código Numérico Significativo por Blocos

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Quadro de classificação – código numérico significativo decimal

• No Código Numérico Significativo Decimal, utilizamos agrupamentos decimais aos quais se dá um significado, dentro da estrutura hierárquica do quadro. Num quadro de classificação orgânico de uma grande instituição, podiam-se utilizar os milhares, as centenas e as dezenas:

– 70 000. Área de Urbanismo– 71 000. Serviço de Planeamento– 71 100. Secção de Obras– 71 140. Processos de Licenciamento– 71 141. Processos de Licenciamento de Habitação Unifamiliar

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Quadro de classificação – código numérico significativo por blocos

• O Código Numérico Significativo por Blocos, assemelha-se com o código numérico significativo decimal, só que atribuímos aos números uma significação especial, relacionada com as funções e actividades de uma instituição:

• Urbanismo – 007

• Orçamento – 008

• Memorandos internos – 345

– 345-007. Memorandos internos relativos ao urbanismo

– 345-008. Memorandos internos relativos ao orçamento

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Quadro de classificação – código alfanumérico

• Como diz o seu nome, o Código Alfanumérico é uma junção dos dois tipos de códigos anteriores. Dos vários tipos de códigos alfanuméricos, interessa destacar:

– Código Alfanumérico Simples

– Código Alfanumérico Significativo.

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Quadro de classificação – código alfanumérico simples

• O Código Alfanumérico Simples emprega para as Secções do Quadro de Classificação um código alfabético, e um código numérico para as Subseccções:

– A. Urbanismo– A. Urbanismo

• A1000 Planeamento

• A1100 Obras de conservação

59

Quadro de classificação – código alfanumérico significativo

• O Código Alfanumérico Significativo é semelhante ao

simples, só que os códigos alfabéticos que utiliza,

remetem para a intitulação das Secções:

– U. Urbanismo

• U1000 Planeamento• U1000 Planeamento

• U1100 Obras de conservação

A Ordenação documental

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Ordenação - definição

A ordenação é a operação de unir os elementos ou

unidades de um conjunto, relacionando-os uns com os

outros, de acordo com uma ordem preestabelecida. outros, de acordo com uma ordem preestabelecida.

62

Ordenação – tipos (1)

Ordenação de 1º nível

Ordenação seguindo a ordem natural de criação (ordenação cronológica) ou seguindo a primeira letra ou palavra destacada que leva o documento (ordenação alfabética).

Ordenação de 2º nível

alfabética).

Ordenação seguindo elementos que se encontram no conteúdo informativo do documento (data, assunto, lugar, etc.), ou um elemento externo que se lhes anexa como por exemplo um número.

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Ordenação – tipos (2)

Ordenação de 1º nível• Ordem cronológica• Ordem alfabética

Ordenação de 2º nível

• Ordem numérica• Ordem numérica - cronológica• Ordem alfanumérica• Ordem por conceitos ou assuntos.

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Ordenação - premissas

• Na ordenação das séries podemos utilizar ao mesmo tempo mais do que um tipo de ordenação. Por exemplo, podemos ordenar a correspondência por assuntos ou por remetente, mas dentro destes grupos os documentos terão que ter outra ordem, como por exemplo a cronológica.

• Em cada serviço, o sistema de ordenação escolhido, tem que estar relacionado com o sistema de recuperação.

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Ordenação – ordem cronológica

• A unidade eleita para a ordenação é a data dos documentos. Os documentos administrativos têm, normalmente, duas datas:

– Data do momento da sua criação.– Data do registo geral de entrada ou de saída.

• A data que se deve considerar para a ordenação é a data do Registo porque:

– É a mais próxima da realidade.– Tem valor legal.– Tem valor legal.

• Os documentos ordenam-se primeiro por anos, depois por meses e finalmente por dias.

• Numa pasta de arquivo, os documentos que encontramos em primeiro lugar, devem ser os mais antigos. Note-se que a tradição administrativa aponta para o contrário, no entanto, a prática demonstra duas realidades importantes:

– Ao arquivar o documento leva-se o mesmo tempo.– A recuperação é mais rápida se colocar o mais antigo em

primeiro lugar.• Quanto à ordenação cronológica dos processos, ela deve ser feita pela data

de início dos processos e não de finalização do expediente ou da tramitação do mesmo.

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Ordenação – ordem alfabética

• Os documentos ordenam-se segundo as letras do alfabeto. É um sistema que se aplica principalmente a documentos que se referem a pessoas, lugares ou entidades.

• É apenas recomendável para serviços com volumes documentais baixos e com poucas possibilidades de crescimento, já que apresenta alguns problemas:

• Que letras vão crescer mais?

• A alfabetação é feita sempre da mesma forma? (exige normas claras).

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Ordenação – ordem numérica

• Os documentos são ordenados seguindo a série de algarismos do número 1 em diante.

• Num serviço o número pode ser atribuído por um Livro de Registo (manual ou automatizado) elaborado pelo serviço para controlo dos documentos.

• O principal problema que apresenta é a tendência para utilizar a ordem numérica de entrada independentemente da sua tipologia documental e sem relacionar os documentos uns com os outros, sem criar processos nem respeitar as séries documentais.nem respeitar as séries documentais.

• A ordenação numérica pura não é para a ordenação de documentos com a excepção de processos de pessoal aos quais se atribuem os números mecanográficos do funcionário.

• A utilização de um número sem o relacionar com outros elementos informativos como a data, o título do processo, o nome da série ou outro, limita as possibilidades de recuperação da informação.

• Note-se ainda que, trabalhar com números excessivamente altos motiva que se cometam erros de escrita e de arquivo dos documentos.

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Ordenação – ordem numérica - cronológica

• A ordenação é feita por anos e dentro desta por um número sequencial.

• É um dos sistemas mais utilizados na ordenação de documentos administrativos. Exige que se coloque o sistema de ordenação em relação com um Livro de Registo anual, onde se anote que documento se refere a cada número.

• Este sistema aplica-se a séries muito volumosas.

• O número do ano serve de referência no momento da tramitação, facilitando muito o trabalho e facilitando igualmente o trabalho de instalação.

• Convém notar que como sistema de ajuda para a recuperação de informação é inoperante se não for acompanhado de um instrumento ágil que possibilite a busca rápida por algum dos dados contidos no processo.

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Ordenação – ordem alfanumérica

• Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do alfabeto e anexar a cada letra um numero.

– Pode utilizar-se a primeira letra pela qual começa o assunto do processo, como por exemplo:

– Processo de Obras nº 34 – 34/O

– Ou dar a cada letra um significado:

– A – Processos de habitação unifamiliar

– B – Processos de loteamento industrial

• Este sistema é aconselhado para volumes documentais pequenos, sendo no entanto muito utilizado, por exemplo nas Câmaras Municipais, porque se substitui aos instrumentos de recuperação.

• Dentro de uma mesma série é preferível utilizar uma ordenação numérica cronológica e elaborar um índice para recuperar a informação pelo conteúdo do processo.

70

Ordenação – ordem temática

• Dentro de uma mesma série os documentos ordenam-se de acordo com um índice previamente elaborado.

• É um sistema aconselhável quando existe grande volume de documentos.

• Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem cronológica.

• Na elaboração do índice os conceitos podem-se colocar por ordem • Na elaboração do índice os conceitos podem-se colocar por ordem alfabética ou hierárquica.

• É um sistema indicado para a correspondência, veja-se por exemplo:

– Correspondência da Direcção• Com associações Desportivas• Com Associações Profissionais• Com Associações Religiosas• Com Escolas