A EXPERIÊNCIA DA UNESP NA GESTÃO DOCUMENTAL: HISTÓRICO E AÇÕES EM CURSO

Solange de SouzaHistoriógrafa do CEDEMCentro de Documentação e Memória da UNESP

03 de outubro de 2007

A UNESPA UNESP - Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho" foi criada em 1976, a partir de institutos isolados de ensino superior que existiam em várias regiões do Estado de São Paulo. Atualmente conta com 32 faculdades e institutos, que oferecem 119 cursos de graduação em 64 profissões de nível superior, formam, por ano, 5,1 mil novos profissionais e são responsáveis por 106 programas de pós-graduação. Mantida pelo Governo do Estado de São Paulo, é uma das três universidades públicas de ensino gratuito. Há, no entanto, uma peculiaridade que a distingue das demais: é a única universidade presente em praticamente todo o território paulista. Sua estrutura multicampi está presente em 23 cidades do Estado de São Paulo, sendo 21 no Interior; um na Capital do Estado, São Paulo, e um em São Vicente - o primeiro de uma universidade pública no Litoral Paulista.

O CEDEM Constituído em 1987 por iniciativa de um grupo de

professores da área de Humanidades para preservar o patrimônio documental da UNESP.

Desenvolvendo dois programas - História Oral e Sistematização dos Documentos e Arquivos.

Em 1994 por meio da assinatura de convênios recebe acervos históricos de instituições ligadas ao movimento social e popular.

Atualmente ocupa três andares do edifício na praça da Sé, com mobiliário e equipamentos adequados às suas atividades. Sua equipe é formada por 1 coordenadora, 3 historiógrafos, 1 historiadora, 2 técnicos de apoio acadêmico (com formação em Ciências Sociais), 2 administrativos.

Institucionalizado por meio da Resolução UNESP 96, de 10/09/2003 como uma Coordenadoria vinculada à Vice Reitoria.

Eixos ProgramáticosI. Memória da Universidade Objetivando a criação e a conservação de fontes

documentais que promovam a preservação da memória e seu uso como informação retrospectiva à gestão universitária e à pesquisa científica.

II. Memória Social Constituindo-se como um centro aglutinador de

acervos documentais (arquivos e coleções de valor histórico), de informações, de referências e de estudos e pesquisas sobre a história política contemporânea. Sua linha de acervo privilegia os movimentos sociais.

É o único caso da história de uma universidade brasileira estar sendo estudada há 20 anos.

Já foram editadas várias publicações sobre as Unidades Universitárias e o livro dos 30 anos da UNESP.

Memória da Universidade:Objetivos Contribuir para um conhecimento mais amplo da

história da UNESP no contexto da História do Ensino Superior do Estado de São Paulo.

Organizar um acervo a respeito da Universidade constante de Arquivo de História Oral e de documentos particulares informativos sobre a Universidade.

Como órgão centralizador e normalizador, o CEDEM atua nas atividades de gestão, racionalização e conservação dos documentos e informações que preservem a memória da Universidade.

Memória da Universidade:Programa de História Oral Primeira Fase - História e Memória dos

Institutos Isolados de Ensino Superior do Estado de São Paulo.

Segunda Fase - História da Criação da UNESP. Terceira Fase - A UNESP na década de 80. O acervo é composto de entrevistas orais e

transcritas; material de imprensa; material resultante de pesquisas efetuadas em outros acervos, particularmente na Assembléia Legislativa; material bibliográfico; legislação e fotografias.

Os Arquivos das Universidades Qual o papel que representam os

arquivos das universidades no acesso ao conhecimento e à informação social produzida pela universidade?

Qual é a importância atribuída aos arquivos universitários?

Conceito de memória técnica e científica

Conceito tradicional (artigos, livros, dissertações e teses).

Conceito arquivístico.

Nos arquivos das instituições universitárias é possível encontrar todo o contexto da produção do conhecimento: as relações intra e inter institucionais, as demandas sociais, as diversas fases percorridas, as implicações políticas, locais ou não, as limitações de recursos, os comportamentos institucionais predominantes, as informações particularizadas sobre o perfil de alunos, professores e das comunidades em que se circunscrevem, as tendências de ensino e pesquisa ao longo do desenvolvimento institucional, enfim, todos os registros que informam, com caráter retrospectivo inclusive, o processo integral de construção do conhecimento.

Por isso, conjuntos documentais como atas, termos de convênio e acordos de cooperação, parcerias, correspondências, registros de eventos, relatórios de atividades, relatórios científicos parciais, projetos de pesquisa (aprovados ou não), propostas de trabalho, estudos institucionais, planos de aula e tantos outros são parte integrante do conhecimento gerado por uma instituição universitária.

Um sistema de arquivos organizados visa articular o aspecto de gestão de documentos com as áreas de memória, administração e informação. Definindo políticas e práticas institucionais que permitam amplo uso social de suas informações, tanto pelos próprios grupos que integram as instituições (uso interno), como pelas comunidades e pela sociedade em nome das quais prestam seus serviços (uso externo).

A implantação de um programa geral de organização de arquivos baseia-se no entendimento que dois são os aspectos que orientam a reflexão sobre o lugar destes nas instituições. O primeiro diz respeito ao uso da documentação e sua utilidade no cotidiano da administração. Se bem organizados, os arquivos transformam-se em espaços de fácil localização e recuperação de informações necessárias para o desenvolvimento de todas as atividades.

Se os arquivos da Universidade estão dispostos em uma rede estruturada tornam possível a articulação da área administrativa com a da informação finalística da instituição e, conseqüentemente, com a da memória institucional.

Surge daí o segundo e fundamental aspecto: refere-se ao valor que a documentação possui como testemunho da vida da Universidade, como repositório de seus conhecimentos e experiências, indispensáveis à continuidade de suas ações presentes e futuras e como retorno social.

Pesquisa social nos arquivos universitários Abordar a história das universidades. Analisar a formação e desenvolvimento da

comunidade científica no Brasil. Trabalhar com a história do “fazer” acadêmico,

abordando a materialidade, no dia a dia, do trabalho da docência, pesquisa e extensão universitária.

Analisar conflitos ideológicos, pedagógicos, metodológicos, as opções e caminhos escolhidos em diversos momentos e lugares.

Abordar a administração da ciência, sua história, suas particularidades e suas soluções.

Primeira etapaProjeto desenvolvido em 1990 -1992 com serviços

contratados da FUNDAP.1ª Fase Instalação de Equipe Central de Avaliação e de

Equipes Setoriais em todas as Unidades da Universidade.

Capacitação das equipes. Elaboração das Tabelas de Temporalidades.2ª Fase Definição do Sistema de Arquivos da UNESP. -

Não implantado somente projeto piloto em Franca.

PORTARIA UNESP Nº 89, DE 28 DE ABRIL DE 1998.

Processos de adiantamento. Processos de aquisição de material de

consumo.

Segunda etapa

RETOMADA DO PROJETO

Diagnóstico realizado em 10 campus, no ano de 2002.

Procedimento adotado

Entrevistas com os diretores da Unidades Universitárias.

Visitas às Seções de Comunicações. Visitas aos “Arquivos Mortos”. Visitas às Bibliotecas.

Conclusões Afastamento dos arquivos das unidades

produtoras. Divórcio entre as áreas administrativas

e técnico-acadêmicas. Documentação técnico-científica

dispersa nas DTAs, Departamentos, Bibliotecas, Direções.

Inexistência de políticas de organização e compreensão da informação, dos documentos e arquivos.

Terceira etapa1. Programa de capacitação com os

supervisores das Seções de Comunicações. INFORMAÇÃO E MEMÓRIA (Reflexão

sobre as práticas de trabalho e sobre o papel dos arquivos na preservação da Memória da Universidade).

NOÇÕES BÁSICAS DE ARQUIVO, DOCUMENTAÇÃO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO.

AVALIAÇÃO DOCUMENTAL (Teorias, Conceitos e Práticas).

2. Diagnóstico das Seções de Comunicações Perfil dos funcionários Atribuições e atividades Organização do trabalho Procedimentos de trabalho Informatização Uso de normas processuais Acesso e disseminação da informação na

unidade Avaliação de documentos Acervos e arquivamento

Resultados Permitiu que houvesse integração efetiva entre os

servidores, integração que se efetivou em torno da reflexão sobre: as razões e as formas de desenvolvimento de suas atividades fundamentais; o papel que deve ser desempenhado pelos seus respectivos setores na organização e na divulgação da informação institucional, seja no âmbito interno, seja no âmbito mais amplo das comunidades locais e da sociedade em geral.

Essa integração possibilitou que os profissionais envolvidos tivessem discernimento e domínio sobre seus problemas, desafios e perspectivas comuns e, ao mesmo tempo, identificassem, admitissem e administrassem adequadamente as particularidades existentes em suas instituições, seja de caráter técnico ou administrativo.

Foi possível ao grupo perceber a importância de participar de um trabalho que objetiva construir uma política de informação para a universidade, baseada na avaliação e organização de seus arquivos, de modo a responder às novas demandas por informação, geradas pelas transformações sociais que vivemos.

O grupo percebeu que as funções exercidas por eles e seus colegas de setor levam ao cumprimento de um papel social cuja importância não tinham consciência. Portanto, além de se sentirem valorizados enquanto profissionais, ficaram estimulados pela possibilidade de atuar diretamente na democratização do conhecimento e das informações produzidas pela comunidade universitária, como agentes sociais de mudança no universo das sociedades locais em que atuam.

Quarta etapa

Adequação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio.

Decreto 48.897, de 27 de agosto de 2004 Decreto 48.898, de 27 de agosto de 2004

Iniciativas em curso Comissão da PRAD para a adequação da

Tabela de Temporalidade à UNESP em julho de 2005.

Atividade para a avaliação e descarte de documentos quando da mudança da sede da Reitoria em maio de 2006.

Continuidade da capacitação dos servidores por meio de vários encontros e cursos.

Iniciativas em curso Constituição de um Grupo de Trabalho sobre

Normas Processuais, instituído por Portaria em outubro de 2006.

Elaboração de um Manual de Normas Processuais para toda a Universidade, estabelecendo conceitos e procedimentos.

Elaboração de uma relação de Tipos de Processos para toda a Universidade para normalizar e padronizar as nomeações visando facilitar as buscar e aplicar a temporalidade.

Resultados esperados Adequar a Tabela de Temporalidade do

Governo do Estado.

Elaborar a Tabela de Temporalidade das Atividades-Fim.

Padronizar procedimentos.

Iniciativas para médio prazo Projeto Memória Técnica e Científica.

Documentos e Sistemas Eletrônicos.

Política de Informação com a implantação de um sistema de arquivo para a UNESP.