a experiência da gestão documental em espanha. la experiencia de la gestión documental en españa
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Gestão Documental Desafios para a
Administração Pública
A Experiência da Gestão Documental em
Espanha
Lisboa, 10 de julio de 2015
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC
Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
1. Documento electrónico y
transformación digital
2. Un marco legal exhaustivo
relativo al documento-e
3. Dónde estamos
4. Qué hacer, 5 acciones claves
5. Retos y conclusiones
1. Documento-e
y transformación
digital
Documento-e y transformación digital
Proporción creciente
del soporte electrónico:
Documento electrónico
Expediente electrónico
Archivo electrónico
Registro electrónico
Factura electrónica
Receta electrónica
Contratación electrónica
Notificación electrónica
...
La gestión de los
documentos electrónicos
es clave para la
transformación digital de
la Administración (para la
tramitación interna por medios
electrónicos).
DTIC y transformación digital
Reglamento UE 910/2014 (eIDAS): artículo 46, efectos jurídicos de los documentos-e.
Mercado Único Digital (DSM): promoción del documento-e en la UE.
En la Unión Europea
http://ec.europa.eu/isa/actions/02-interoperability-architecture/2-15action_en.htm
Marco Europeo de Interoperabilidad Acción 2.15 del Programa ISA
Una oportunidad que había que aprovechar.
2. Un marco
legal exhaustivo
relativo al
documento-e
Gestión de la información
Servicios Públicos
Protección de datos
de carácter personal
Seguridad
Interoperabilidad
Accesibilidad
Transparencia
Reutilización de la
información
Gestión
documental
Ley 30/1992Ley 11/2007…
LO 15/1999RD 1720/2007…
RD 3/2010 ENS…
RD 4/2010 ENINormas técnicas de interoperabilidad
Ley 37/2007RD 1495/2011Norma técnica de Interoperabilidad
RD 1708/2011RD 4/2010 ENI…
RD 1494/2007
Ley 19/2013
(Fuente: Elaboración propia)
Principio de
seguridad jurídica
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos:
Incluye entre las piezas de la administración-e al
documento-e, expediente-e y archivo-e.
Y crea:
el Esquema Nacional de Interoperabilidad, regulado por el RD 4/2010.
el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el RD 3/2010.
Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas
por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, …
El documento-e en la administración-e
El Esquema Nacional de Interoperabilidad
Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con el fin de
garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los
documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.
Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los
archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos-e.
Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010).
Formatos de los documentos: se aplicarán según lo previsto en el ENI.
Digitalización de documentos en soporte papel, según la norma técnica de
interoperabilidad correspondiente.
+ Normas técnicas de interoperabilidad
ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e
Política de gestión de documentos electrónicos:Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.
Documento electrónico:Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio.Condiciones relativas al acceso al documento.
Expediente electrónico:Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para el intercambio de expedientes-e.
Digitalización de documentos:Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión: Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.
Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.
Fuente: Elaboración propia
Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretarconceptos y requisitos generales y de detalle.
Esfuerzo en materia de documento electrónico
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
Normas técnicasGuías de aplicaciónEsquemas Modelos Otros documentos
+ Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:
+ Guías de aplicación
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
El principio de seguridad jurídica ha presidido losdesarrollos de las normas relativas al documentoelectrónico.
Las normas técnicas de interoperabilidad:
son ‘resoluciones’ publicadas en el Boletín Oficial del Estado
de aplicación a todas las AA.PP.
Reflejan prácticas habituales para el tratamiento de cuestiones
técnicas en otros sectores como son, por ejemplo,
telecomunicaciones, edificación y obra civil.
son el resultado de un esfuerzo colectivo de
todas las AA.PP. multidisciplinar (expertos de tecnología,
administración, archivos, normativa...)
Seguridad jurídica y esfuerzo colectivo multidisciplinar
Punto focal de información de archivo-e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html
Refuerzo por el Real Decreto 1708/2011 de Archivos
ENI, RD 4/2010, art. 22:
Se aplicará lo previsto en el ENS
en cuanto a cumplimiento de:
Principios básicos y requisitos
mínimos.
Medidas de seguridad adecuadas a
los medios y soportes en los que se
almacenen los documentos.
Se aplicarán medidas con el fin
de garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad,
calidad, protección, accesibilidad y
conservación física y lógica de los
documentos-e, sus soportes y medios,
atendiendo a los riesgos a los que
puedan estar expuestos
y a los plazos durante los cuales
deben conservarse los documentos.
ENS, RD 3/2010
Art. 7. Prevención, reacción y recuperación...5. ..., el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico.…, a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital.
Art. 21. Protección de información
almacenada y en tránsito....2. Forman parte de la seguridad los procedimientos que asegurenla recuperación y conservación a largo
plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias....
+ Seguridad adecuada a riesgos y plazos
3. ¿Dónde estamos?
La gestión del documento-e: ¿dónde estamos?
El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo;
sin embargo…
Fuente: Comisión Europea
4. ¿Qué hacer?
5 acciones claves
Responsables
Expertos
en
archivos
Expertos
en TIC
Usuarios
[1] Implicar a los actores interesados
Tratamiento
horizontal y
multidisciplinar
[2] Elaborar y aprobar la política de
gestión de documentos-e
Guía de aplicación de la NTI de Política de gestión de documentos-e
Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_electronicos.html
Modelo de Política de gestión de documentos-e
Ej.: Política de gestión de documentos-e del MINHAP
Política Ponencias complementarias
[3] Aplicar los metadatos para la gestión del documento-e
Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de
algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.
Sirven para identificar, autenticar y contextualizar
documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los
crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Proporcionan información estructurada o semi-estructurada
que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.
Mínimos obligatorios y complementarios.
Se articulan en un ‘esquema de metadatos’.
Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico
(e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la
adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.
Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)
[4] Utilizar herramientas
adecuadas
Contemplar los aspectos de archivo
en la concepción de los sistemas de
información (junto con implicaciones relativas a
reutilización y transparencia).
Herramientas de soporte a la
gestión diaria de los documentos (control,
almacenamiento y gestión de la documentación de los
archivos de oficina). Ej.:
Herramientas orientadas a
proporcionar un repositorio seguro a
los documentos (conservación permanente).
[5] Formación
Marco legal
Política
Normas y procedimientos
operativos
Herramientas
De los distintos agentes implicados.Y también de los ciudadanos.
Para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico:
5. Retos y
conclusiones
Retos y conclusiones La transformación digital requiere abordar la gestión de los
documentos-e.
El soporte normativo, teórico y documental es muy completo y exhaustivo.
Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.
Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos complementarios, protocolos para intercambio de expedientes, bases de datos,…
Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.
Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.
[Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias entidades.
Muchas gracias
Portal de la Administración Electrónica:
http://administracionelectronica.gob.es