livro - directrices para la identificación de fondo documental

2012

CLAN/NT-001

Serie

Programa de Normalizacin

Directrices y Normas Tcnicaspara la Gestin de Archivos

1DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIN DE FONDO DOCUMENTAL

Archivo Nacional de Chile

Ministerio de EducacinHarald Beyer B.

Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAMMagdalena Krebs K.

Archivo Nacional de ChileOsvaldo Villaseca R.

Comit Editorial Osvaldo Villaseca R. Eliana Gonzlez G. Emilia Beniscelli T.

Gisela Gaviln S. M.

Archivo Nacional de Chile, 2012Miraflores 50. Santiago de Chile

www.archivonacional.cl

ISBN 978-956-244-261-9

Diseo y EdicinJonathan Segovia Q.

VILLASECA REYES, Osvaldo. Directrices para la identificacin de fondo documental. Santiago de Chile: Archivo Nacional de Chile, 2012. 14p. Serie Directrices y Normas Tcnicas para la Gestin de Archivos; N2.

ISBN 978-956-244-261-9

1. Fondo Documental. 2. Documentos de Archivo. I. Ttulo. II. Autor. III. Materia

PRESENTACIN........................................................

INTRODUCCIN......................................................

DISPOSICIONES GENERALES.....................................

Alcance y Campo de Aplicacin.......................

Objetivo.........................................................

Definiciones....................................................

1. DIRECTRICES........................................................

2. MODELO DE NIVELES DE ORGANIZACIN DE UN FONDO.........................

3. EJEMPLOS.............................................................

BIBLIOGRAFA...........................................................

NDICE

DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIN DE FONDO DOCUMENTAL - 3

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PRESENTACIN

El Archivo Nacional de Chile en su calidad de organismorector de la disciplina archivstica del pas ha formulado y diseado un Programa de Normalizacin, que contempla la publicacin de documentos tcnicos dirigidos a la comunidad especializada en el rea.

Estas publicaciones, constituyen una serie de guas metodolgicas, a travs de las cuales se espera generar un marco regulatorio tcnico que sirva de base para la gestin documental en los archivos.

Las series desarrolladas en una primera etapa son: Directrices y Normas Tcnicas para la Gestin de Archivos, identificada con el cdigo CLAN/NT y Protocolos de Trabajo y Mejores Prcticas para la Gestin de Archivos, identificada con el cdigo CLAN/PT, cada una de ellas, abordar diferentes reas temticas tales como identificacin de fondos documentales, organizacin de archivos, transferencias documentales, descripcin documental, conservacin y preservacin, entre otras de inters para las instituciones pblicas y privadas del pas que cuentan con archivos.

4 - DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACIN DE FONDO DOCUMENTAL

INTRODUCCIN

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) - organismo no gubernamental asociado a UNESCO - impulsor del desarrollo archivstico internacional, ha promovido la normalizacin de los procesos descriptivos. Con tal objeto, constituy una comisin de especialistas, que elabor la segunda edicin de la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) en el mes de septiembre del ao 1999, la que luego de ser sometida a consulta a la comunidad internacional de archivistas, ha sido aceptada como un documento gua para el desarrollo de normas nacionales.

Esta norma en su concepto multinivel, considera que un Fondo es la unidad ms amplia y corresponde al primer nivel de descripcin. La comisin redactora decidi no instrumentar regulaciones internacionales para su definicin, por cuanto los pases difieren en los criterios para ello. Por este motivo, recomend como primer paso para la normalizacin de la descripcin archivstica de cada pas, elaborar directrices para la definicin del nivel de fondo.

Acogiendo esta recomendacin, el Archivo Nacional de Chile ha elaborado la siguiente regulacin para la identificacin de un Fondo.


DISPOSICIONES GENERALES

Directrices de aplicacin nacional para instituciones pblicas. Tambin recomendada para el desarrollo de archivos privados.

Objetivo

Identificar a nivel nacional los organismos productores de fondos archivsticos y, a travs de ellos, definir las agrupaciones formadas por documentos oficiales que tienen este carcter.

Alcance y Campo de Aplicacin

Definiciones

Directriz: conjunto de instrucciones o normas generales para la ejecucin de algo.

Documentos Oficiales: son los asimilados a la nocin de instrumento pblico o autntico. Es decir, los autorizados con las solemnidades legales por el competente funcionario. Por ejemplo: decretos, resoluciones, oficios, entre otros.

Fondo: conjunto de documentos, de cualquier formato osoporte, producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor. La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentacin producida y recibida por la institucin que lo produce y a una limitacin cronolgica que depende de su existencia.

La terminologa tcnica presentada a continuacin, fueobtenida de fuentes oficiales y literatura tcnica detallada en la Bibliografa.


Organizacin Documental: procedimiento intelectual y fsico, consistente en analizar, identificar y disponer los documentos teniendo como eje central el principio de procedencia y las actividades de clasificacin y ordenacin.

Principio de Procedencia: es aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen.

Sub-Fondo: es una subdivisin del fondo, identificada con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo. El Sub-Fondo o Seccin de Fondo es, pues, el conjunto de documentos generados en razn de la actividad de esa subdivisin orgnica o funcional.

Serie Documental: son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un rgano o en virtud de una funcin. Las series representan continuidad en el tiempo y repeticin en los tipos o en la informacin.

Unidad Documental Compuesta o Expediente: unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto.El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie.

Unidad Documental Simple: informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Es la unidad archivstica ms pequea intelectualmente indivisible, por ejemplo: una carta, un informe, una fotografa, una grabacin sonora.


1. DIRECTRICES

a) Poseer un nombre y una existencia jurdica propia, establecida por un acto de ley, decreto con fuerza de ley o escritura pblica.

b) Poseer atribuciones precisas, estables, definidas por un texto legal o reglamentario.

c) Tener su posicin dentro de la jerarqua administrativa definida con precisin por el acto que le dio origen; sobre todo, su subordinacin a otro organismo de nivel ms elevado debe estar claramente establecida.

d) Te n e r u n j e f e responsable con poder de decisin en su nivel jerrquico, para tratar los asuntos de su competencia.

e) La organizacin interna debe se conocida y estar plasmada en un organigrama.

Para producir un Fondo de Archivo en el sentido que la archivstica da a este trmino - es decir, conjunto indivisible de documentos -, un organismo pblico o privado debe:

La organizacin documental es el punto de partida para lograr la eficacia en la funcin de servicio de los archivos. La aplicacin del principio de procedencia y de la clasificacin, da origen a agrupaciones documentales jerarquizadas (fondo, subfondo, serie, sub-serie) de las que el fondo constituye la primera y ms amplia, y la que proporciona el primer punto de acceso a los documentos y a la informacin generada por la institucin.


Cualquier organismo que posea una existencia jurdica y un nivel de competencia propio puede producir un fondo de archivo, pese a que est subordinado a otro de nivel ms alto.

La aplicacin de estas directrices da lugar a las siguientes consecuencias:

Las divisiones o secciones internas de un organismo no renen las condiciones requeridas para la produccin de un fondo de archivo.

NOTA:Las colecciones documentales son agrupaciones que con cierta frecuencia se encuentran en los archivos, producto de donacin o compra. Estas, a diferencia de los fondos documentales, carecen de unidad de procedencia, su origen, como conjunto, no responde a una gestin institucional o personal. En general, las colecciones se encuentran constituidas por documentos de procedencia heterognea, cuya relacin se encuentra determinada por un tema, asunto o autor. Para los efectos de su descripcin, a estos conjuntos documentales se les otorgar tratamiento de fondo.

Los rganos locales dependientes de un organismo central, producen fondos de archivo que les son propios.

Se generar unaJerarqua de Fondos,que corresponde a ladependencia, de losorganismos productores,lo cual implica subordinar ciertos fondos con relacin a otros.

La definicin de Fondo debe hacerse en relacin directa con la procedencia institucional o institucin generadora de los documentos, evitando constituir estructuras documentales complejas, sino que por el contrario, haciendo que stas sean lo ms simples posibles, de manera que faciliten el trabajo de organizacin y descripcin, y permita al usuario el acceso directo a los documentos y a su informacin.

Los documentos de personas o de familias, producidos en el ejercicio de sus actividades, tambin constituyen fondos de archivo.


2. MODELO DE NIVELES DE ORGANIZACIN DE UN FONDO

FONDO

S - FONDO

SERIE SERIE SERIE

S - FONDOS - FONDO

UNIDADDOCUMENTALCOMPUESTA




UNIDADDOCUMENTALSIMPLE

UNIDADDOCUMENTALSIMPLE

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2da. Versin adoptada por el Comit de Normas de Descripcin (Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999). Versin espaola. Madrid: CIA, 2000. p.51.

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MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL (F)

- Subsecretara del Trabajo (F)- Subsecretara de Previsin Social (F)- Direccin del Trabajo (F)- Direccin General del Crdito Prendario (F) - Instituto de Previsin Social (F)- Instituto de Seguridad Laboral (F)- Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo (F)- Superintendencia de Pensiones (F)- Superintendencia de Seguridad Social (F)

DIRECCIN DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y MUSEOS (F)

- Subdireccin de Administracin y Finanzas (SF)- Subdireccin de Museos (SF)- Subdireccin de Bibliotecas Pblicas (SF)- Subdireccin de Archivos (SF)- Subdireccin Biblioteca Nacional (SF)- Subdireccin de Planificacin y Presupuesto (SF)

DIRECCIN GENERAL DE RELACIONES ECONMICAS INTERNACIONALES (F)

- Gabinete(SF)- Departamento Jurdico (SF)

3. EJEMPLOS


A) CONJUNTOS DE FONDOS DEL MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

B) FONDO DE LA DIBAM Y SUBFONDOS QUE LO CONSTITUYEN

C) FONDO DE LA DIRECCIN GENERAL DE RELACIONES ECONMICAS INTERNACIONALES, SECCIONES Y SUBSECCIONES QUE LO CONSTITUYEN

Subdepartamento Actos Administrativos y Contratos (SSF) Subdepartamento de Asuntos Internacionales e Implementacin Legal de Acuerdos (SSF)- Direccin de Promocin de Exportaciones, ProChile (SF) Departamento Subdireccin Internacional (SSF) Departamento Subdireccin Nacional (SSF) Departamento Subdireccin de Desarrollo (SSF) Departamento Subdireccin de Informacin y Marketing (SSF) Departamento Subdireccin de Marcas Sectoriales (SSF)- Direccin de Asuntos Econmicos Bilaterales (SF) Departamento de Acceso a Mercados (SSF) Departamento Amrica del Norte y CARICOM (SSF) Departamento Asia y Oceana (SSF) Departamento Sud y Centro Amrica (SSF) Departamento Defensa Comercial (SSF)- Direccin de Asuntos Econmicos Multilaterales (SF)

Departamento OMC (SSF) Departamento APEC (SSF) Departamento OCDE (SSF) Departamento Comercio y Desarrollo Sustentable (SSF)

Abreviaturas usadas: F= Fondo. SF= Sub-Fondo. SSF= Seccin de Sub-Fondo.


COMUNIDAD DE MADRID. Direccin General de Cultura. Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales. Madrid: Consejera de Cultura, Departamento y Turismo, 1984. 107p.

CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. 103p.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2da. Versin Adoptada por el Comit de Normas de Descripcin (Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999). Versin espaola. Madrid: CIA, 2000. 125p.

DUCHEIN, Michel. El respeto de los fondos en archivstica: principios tericos y problemas prcticos. En: WALNE, Peter (recop.). La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el prontuario RAMP. Pars: Unesco, 1985. pp. 69-92.

GOBIERNO DE CHILE. Ministerio Secretara General de la Presidencia. Comisin de Probidad y Transparencia. Gestin documental, ley N 20.285: orientaciones para la organizacin de archivos [en lnea]. Santiago: Comisin de Probidad y Transparencia. [citado el 12 de junio de 2012]. Disponible en: http://www.probidadytransparencia.gob.c l /asse t s/ f i l e s/documentos/mate r ia l_ t raba jo/PresentacionGestionDocumental.pdf

GODOY DE LOZANO, Julia, HERNNDEZ MORALES, Guillermo y LPEZ VILA, Mara Imelda. Organizacin de documentos de archivos. Bogot: Archivo General de la Nacin, 1995. 29p. Serie Mini Manual.

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general: teora y prctica. 5a. ed. Sevilla: Diputacin Provincial, 1991. 512p.

BIBLIOGRAFA


HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de organizacin de fondos corporaciones locales: el Archivo de la Diputacin Provincial de Sevilla. Madrid: Direccin General del Patrimonio Artstico, Archivos y Museos, 1980. 108p.

INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIN Y PROTECCIN DE DATOS, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Produccin e integracin de la informacin archivstica: manejo de la correspondencia y desempeo del control de gestin. Mxico D.F.: IFAI, 2011. 54p. Coleccin Cuadernos Metodolgicos, N 2.

RAE. Diccionario de la lengua espaola [en lnea]. 22a. ed. Madrid: Real Academia de la Lengua Espaola, 2012. [citado el 12 de junio de 2012]. Disponible en:


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