A Empresa

Modelo Organizacional

O modelo organizacional adotado pela Sete compreende a máxima

integração entre os setores que a compõem. A empresa é dividida em macro setores que

garantem a eficiência no atendimento aos clientes e permite que os projetos sejam

desenvolvidos sem burocracias desnecessárias para a conclusão de projetos com toda a

agilidade.

A Sete é formada por quatro sócios que estão divididos nas respectivas

áreas: Administrativo – Jackson Benjamim Ferreira, Operacional – Marlon Adriano

Ferreira, Comercial – Diego Henrique da Cunha Ferreira e Desenvolvimento – Marco

André de Oliveira da Silva.

Este formato permite que haja total integração na solução de problemas e

também maior comunicação entre os integrantes da sociedade que estão voltados não

exclusivamente para o seu setor e sim para o objetivo maior que é o crescimento da

empresa.

FIGURA 1 – MODELO ORGANIZACIONAL

Missão

Ingressar na área de transporte, de frota de veículos e equipamentos

motrizes. Oferecendo aos nossos clientes um software de baixo custo e eficiente, para

auxiliar na total manutenção de sua frota, como controle de abastecimento, manutenção

preventiva, corretiva e preditiva, facilitando ao cliente o gerenciamento da manutenção.

Metas

Moldar o software de acordo a necessidade do cliente mantendo sua

qualidade e a garantia da segurança de suas informações, proporcionando redução nos

gastos desnecessários com a manutenção de sua frota.

A Sete tem por objetivo inicial ingressar no mercado com o software Wi-

Truck visando sua comercialização, utilização e manutenção em toda a região sul do

Brasil dentro de um prazo de 24 meses.

Tendo em vista um retorno de investimento (ROI) positivo e as metas

inicias atingidas, através do reconhecimento e a solidificação da Sete, através do Wi-

Truck no mercado, buscaremos focar maior crescimento dos negócios da empresa com

técnicas de marketing, galgar um patamar mais elevado; A projeção do Wi-Truck a nível

nacional, o desenvolvimento de novos projetos e como meta maior nos tornarmos líder de

mercado através de idéias inovadoras e baixo custo para nossos clientes.

Para atingir os objetivos das metas usamos o Modelo Organizacional da

empresa Sete como gerenciador; Onde os setores irão contar com a participação de cada

funcionário para garantir os objetivos a serem alcançados, através de suas metas

internas.

Sistema de Processamento de Transações (SPT)

O SPT ou Sistema de Processamento de Transações, é o suporte

utilizado pelas áreas operacionais que registra a entrada de dados necessários para o

funcionamento da empresa. Através da entrada dos dados obteremos processamentos de

transações em tempo real garantindo atualizações no banco de dados e geração de

documentos, processamento de consultas de maneira mais eficaz, reduzindo assim

custos operacionais e movimentação desnecessária de pessoal dentro da empresa.

O SPT utilizado na Sete serve como suporte para toda a organização,

dentre suas funcionalidade citamos algumas abaixo:

Área Comercial - Marketing e vendas. • Acompanhamento de pedidos;

• Processamento de pedidos;

• Relação cliente fornecedor.

Área de Desenvolvimento. • Planejamento para desenvolvimento de projetos;

• Programação e controle de projetos.

Área Administrativa. • Registro de pessoal;

• Remuneração, benefícios;

• Histórico de funcionários;

• Contabilidade;

• Faturamento;

• Orçamento;

• Contas à pagar / receber;

• Tesouraria.

Área Operacional. • Pós- vendas;

• Implantação / manutenção de software em campo;

• Treinamentos.

Sistema de Informações Gerenciais (SIG)

O SIG ou Sistema de Informações Gerenciais é utilizado para auxiliar nas

tomadas de decisão a nível gerencial de uma empresa, onde os gerentes poderão ter

acesso as informações de entrada geradas pelo SPT. O SIG faz uma inter-relação com o

SPT e tem por finalidade processar essas informações e gerar relatórios que resultam no

melhor aproveitamento dos dados capturados e podem contribuir e muito com o

planejamento e estratégias a serem executadas conforme a situação apresentada.

A Sete mantem o foco na redução de custos, na melhoria contínua de

seus produtos, processos e serviços. Os sistemas gerenciais através de sua versatilidade

auxiliam na eficiência operacional, entre outras atividades a empresa visa alcançar em

objetivos e metas e garantem a seus clientes alta satisfação e confiabilidade nos serviços

prestados.

Enterprise Resource Planning (ERP)

É um conjunto de programas interconectados em um mesmo banco de

dados que através de sua integração favorece a comunicação entre diversos setores de

uma empresa. A arquitetura do ERP facilita o fluxo de informações de modo que se possa

detectar o status de um processo no momento em que o mesmo esteja sendo executado.

Exemplos: finanças, manufatura, custo contábil, pedidos, prazo de entrega, produção e

logística.

Na Sete o ERP tem por finalidade a padronização do sistema de

informação que garante um fluxo de dados em tempo real entre as diferentes interfaces

de negócios da empresa, fazendo com que a informação flua de maneira rápida e correta,

para a pessoa certa, no momento exato.

Com a integração de aplicativos e compartilhamento de mesma base de

dados evitamos a repetição de atividades, tal como: reentrada de dados de um aplicativo

para outro.

Com estes recursos o trabalho em um ERP ajuda a Sete na velocidades

das ações, onde o tempo é uma variável crítica para o sucesso da empresa.

O ERP dentro da Sete também é visto como facilitador para mudança de

cultura e atitude, por proporcionar a interação entre os setores e pessoas, nos ajudando a

visualizar o processo como um todo e entender a importância de cada um dentro da

empresa.

Cultura Organizacional

Inserir uma cultura organizacional dentro de uma empresa que está sendo

idealizada e projetada, visando obter um local onde os profissionais se identifiquem e

sintam-se parte de uma mesma família, faz da Sete uma empresa promissora e aberta a

desafios. A Sete busca auxiliar no desenvolvimento pessoal e direciona seu profissional

agregando satisfação e autoestima em um ótimo ambiente de trabalho.

Buscamos com isso criar uma cultura, denominada a cultura dos 2F's –

Forte e Flexível - que acreditamos proporcionar equilíbrio nos dias de hoje:

• Forte: Para diminuir a rotatividade e manter os talentos dentro da

empresa, fazendo com que confiem e acreditem naquilo que fazemos.

• Flexível: Visando as mudanças de mercado e adaptação da empresa

dentro de um cenário cada vez mais competitivo.

Como toda empresa que visa crescer no mercado, buscamos oferecer

aos nossos profissionais alguns diferenciais que poderão servir de apoio ou alicerce em

sua carreira dentro da Sete.

Transparência

Considerado como primordial na empresa para o desenvolvimento do

trabalho, focando no cliente, seja ele interno ou externo.

Responsabilidade

Estimular os funcionários a buscar inovações com responsabilidade e a

assumir os riscos nelas envolvidos.

Flexibilidade focada

Jornada de trabalho flexível, focada nas metas estipuladas pelo grupo.

Trabalho em equipe

O resultado do trabalho em equipe favorece na multiplicação de

conhecimento e aumenta o desempenho das atividades pelo grupo que a executa.

Participação nos Lucros

A igual divisão nos lucros alcançados pela empresa, indiferente de

posição hierárquica dentro do grupo.

Novos projetos

Premiação para a criação de novos projetos, idéias ou metodologias que

venham a reduzir custos ou até mesmo que possam tornar-se projetos de sucesso,

incentivando a criatividade dos funcionários e melhorando o desempenho da empresa.

Incentivos

Para funcionários que cumprem com os objetivos e metas estabelecidos

pela empresa, bolsas de estudos são disponibilizadas após o primeiro ano de registro,

benefício que começa com auxilio de 20% do valor da mensalidade podendo chegar até a

80% do valor conforme avaliação do desempenho do funcionário.

Comunicação e Marketing

Após vários estudos sobre a necessidade do mercado, meios de

comunicação, pontos de venda e vários outros fatores que influenciariam no

reconhecimento dos produtos e serviços da empresa, a SETE – Soluções Estratégicas

em Tecnologia resolveu apostar no ramo de desenvolvimento de softwares, inicialmente

atuando na região Sul e com planos de expansão futura para as demais regiões do Brasil.

Com o estudo em mãos foram traçados os passos a serem dados para a

apresentação desse projeto nas regiões de atuação da empresa, e para melhor

planejamento desse procedimento que chamamos “disseminação”, foram tomados como

base o forte conceito “marketing mix” e os 4 P's de Jerome McCarthy que podem ser

encontrados no livro: Marketing Essencial "Uma abordagem gerencial e global”

(McCARTHY, E Jerome; PERREAULT Jr, William D.). Através da execução dos 4 P's

onde são colocadas em análise as informações de Produto, Preço, Promoção e Ponto de

venda, observa-se o resultado das comparações desses estudos onde conseguimos

visualizar algo próximo do nosso possível público alvo para cada produto desenvolvido e

assim podemos escolher melhor as estratégias de comunicação e marketing a serem

adotadas. Como no exemplo abaixo:

FIGURA 2 – REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DOS 4 P'S

CRM – Gestão de relacionamento com o Cliente

CRM é uma sigla que nomeia o gerenciamento de relacionamento com o

cliente ou um sistema integrado de relacionamento cliente/empresa. Além de melhorar o

relacionamento da empresa com seu mercado alvo, um dos objetivos de se utilizar um

CRM é fidelizar clientes através de estudos e ações retirados de informações coletadas

nos banco de dados da empresa ou de estatísticas extraídas de estudos do mercado

visado pela empresa que utiliza essa ferramenta, mas essas ações vão muito além de dar

créditos a cartões e milhares de facilidades aos clientes, na SETE esse trabalho é feito

com intenção de antever possíveis necessidades do cliente, buscando a sua satisfação e

evitando ao máximo que ele tenha problemas.

A empresa SETE utiliza esse sistema de CRM com intenção de:

• Promover a fidelização dos clientes;

• Concentrar-se nos processos de negócios;

• Realizar a gestão dos dados do cliente de maneira apropriada;

• Definir metas corretas.

Como descrito no livro “CRM – Gestão de relacionamento com o cliente”

(Luiz Claudio Zenone Pg. 14 e 15), são mostrados alguns pontos para uma organização

ter foco no cliente, entre eles estão: processos organizacionais voltados para o mercado e

decisões em tempo real e estratégias direcionadas a públicos específicos. Neles, são

descritos que a empresa tem que estar disposta a ouvir seus clientes identificando suas

necessidades e criar estratégias rápidas para direcionar ações personalizadas para cada

um, esses são pontos base seguidos pela empresa SETE para estabelecer um

relacionamento mais próximo com seu cliente.

Para conseguir um tratamento diferenciado a SETE busca estudar o seu

cliente, buscando informações sobre o mercado de atuação, crescimento anual, cultura,

últimas aquisições desse cliente, entre outros estudos importantes para uma previsão das

necessidades do mesmo. Grande parte desses estudos é possível através dos dados

coletados através dos sistemas de informação utilizados, SPT, SIG, ERP utilizados na

SETE. Esse sistema de CRM que é formado por processos de análise, serve como uma

“integração” entre as áreas da empresa. Ele busca todas as informações sobres os

clientes, que vão desde o cadastro ao último contato dele, e após a mineração dessas

informações são gerados relatórios detalhados que auxiliam os gestores de cada área da

SETE nas tomadas de decisões, sejam elas, campanhas de marketing, melhoria no

atendimento, upgrade de funções do sistema e vários outros.

Um dos planos para aproximar o cliente é o canal de comunicação on-

line, através do site o cliente pode abrir chamados técnicos, fazer sugestões, críticas,

elogios e feedbacks, todo comunicado do cliente é tratado de forma exclusiva sem que

haja a generalização de problemas, não existem “passo a passo” para resolução de

problemas, e sim procedimentos de estudo para o entendimento e atendimento dessa não

conformidade. Outro projeto importante é chamado de “Multiplicador” que tem como base

mostrar todos os recursos e passar todo o conhecimento de operação e gerenciamento

que os sistemas SETE oferecem, com o pensamento na questão de que, se o cliente não

conhecer bem a ferramenta que adquiriu trará prejuízo para ambos os lados, para ele que

terá problemas por má utilização do software e para a SETE que investiu seus recursos

para desenvolver uma ferramenta que atendesse o máximo das necessidades do seu

cliente e como resultado teria parte de seu sistema não sendo utilizado.

No projeto multiplicador a SETE capacitará funcionários em pontos

estratégicos da empresa cliente procurando deixá-lo em um nível excelente de

conhecimento das funções do sistema, os treinamentos serão realizados em encontros

semanais iniciando no período de implantação, seguido de encontros mensais depois

dessa fase, por tempo indeterminado e tendo reuniões extras nas épocas de atualizações

e ajustes, esses funcionários terão a missão de repassar os conhecimentos adquiridos

para os demais. Esse colaborador servirá como “filtro” para resolução de problemas a

nível usuário diminuindo as ocorrências encaminhadas ao setor de suporte da SETE. Na

figura abaixo é apresentado o funcionamento do sistema de CRM da SETE – Soluções

Estratégicas em Tecnologia.

FIGURA 3 – RELACIONAMENTO COM O CLIENTE

Logotipo

Com base nos objetivos da empresa e a intenção de passar algo através

do logotipo, foi projetado o símbolo da empresa SETE, os elementos nele representados

são intencionalmente posicionados com o intuito de apresentar algumas idéias sobre a

SETE – Soluções Estratégicas em Tecnologia.

A seguir será explicado cada elemento que foi empregado no modelo

original apresentado.

FIGURA 4 – LOGOTIPO DA EMPRESA

O cubo foi escolhido, pois representa algo estratégico que requer

pensamento e habilidade para ser resolvido, mas a relação da empresa com o cubo vai

mais além da comparação com o cubo mágico. Um estudo feito sobre o uso das formas

geométricas como elementos de marketing, fez com que toda a idéia da logo fizesse mais

sentido. O uso de formas quadradas foi com o intuito de representar rigidez, firmeza,

organização e também devido a estar relacionada com a perfeição matemática e domínio

da racionalidade.

Para cada cor, foi estudado o seu significado segundo os estudos das

cores encontrados em vários livros e sítios. O azul é uma cor que acalma e traz clareza

mental, simboliza a lealdade, fidelidade, personalidade e confiança, simboliza também o

ideal e o sonho. O verde é uma cor que representa natureza, perseverança e equilíbrio,

foi empregada no logotipo fazendo menção à parte de responsabilidade socioambiental

da empresa SETE que colabora com o projeto Reciclaação (www.reciclaacao.net.br),

responsável pela conscientização de adultos e crianças sobre o adequado descarte de

materiais prejudiciais à natureza. O cinza que significa estabilidade, sucesso e qualidade,

está posicionado no centro do cubo, pois trata da base de toda a empresa, assim como o

cubo não funciona sem esse centro que trás toda sua movimentação e dinamismo, assim

é a SETE com relação a esses itens que são levados muito a sério dentro do sistema de

trabalho da empresa.

Produtos

Wi-Truck

O Wi-Truck foi criado com o intuito de facilitar o dia-a-dia das empresas

que necessitam controlar a manutenção de sua frota e com isso reduzir custos

desnecessários com a má gestão da mesma.

Com diversas funcionalidades, o Wi-Truck destaca-se por possuir

controles baseados em tecnologia RFID (Radio Frequency Identification) ou em Português

“Identificação por Radiofrequência”. Este sistema oferece segurança nos controles, pois

evita que haja interferência manual durante os apontamentos.

Veja abaixo algumas das funcionalidades do sistema:

• Controle de Manutenção Preventiva;

• Controle de Manutenção Corretiva;

• Controle de estoque;

• Controle do consumo de combustível;

• Movimentação visual de pneus;

• Ordens de Serviço;

• Cadastro de motoristas;

• Cadastro de documentação (IPVA, vistorias, multas, sinistros, seguros,

etc);

• Acertos de viagens;

• Histórico de pneus;

• Controle de agregados;

• Dashboard (painel de controle).

Controles que utilizam a tecnologia RFID :

• Controle de abastecimento - O controle de abastecimento da frota

pode ser executado através de liberação eletrônica da bomba de

combustível no momento em que o veículo aproxima-se da mesma.

Através da leitura do odômetro do veículo, capacidade do tanque e

média de consumo. Este processo evita que hajam abastecimentos

indevidos e também aumenta o nível de controle sobre o consumo e

estoque de combustíveis;

• Check-list de itens de segurança – Muitos transportadores

necessitam efetuar o controle de itens de segurança que acompanham

os seus veículos durante as viagens. Muitos desses itens são vitais

para evitar acidentes e sanções legais pela falta do mesmo. O sistema

oferece um formato ágil e preciso: cada condutor pode através de

leitores especiais de RFID efetuar a leitura em etiquetas postadas em

pontos estratégicos do veículo, fazendo com que o condutor seja

obrigado a percorrer todo o veículo para efetuar a leitura das

condições dos equipamentos;

• Controle de localização de pneus – Este sistema de controle

eletrônico de pneus evita a troca mal intencionada de pneus novos por

pneus velhos e desgastados. O custo de um pneu representa um valor

considerável dentro dos custos de transporte, então, este sistema

além de proporcionar um controle detalhado, também proporciona

uma redução significativa nas despesas com pneus.

Segurança

A tecnologia empregada em suas aplicações garante a segurança das

informações registradas, fazendo com que seus clientes fiquem tranquilos e tenham total

confiança em suas ações e resultados.

Qualidade em produtos e serviços

A SETE garante software com qualidade, interface agradável e facilidade

de manuseio, pensando exclusivamente no dia-a-dia de seus clientes.

Preocupa-se com o atendimento técnico para com seus clientes, sempre

aplicando a sua metodologia de pós-venda.

Logotipo

O logotipo do produto Wi-Truck foi elaborado de forma a demonstrar a

mobilidade e integração alcançada pelo software. Com controles automatizados,

diminuem-se os fatores de risco que levam as empresas a gastar milhares e até milhões

em equipamentos e peças.

FIGURA 5 – LOGOTIPO DO WI-TRUCK

Mudanças Organizacionais

O software Wi-Truck traz várias ferramentas que facilitam o processo de

controle de frota, inspeção e manutenção dos veículos.

Com a aquisição do sistema de controle de frotas da SETE, além da

automatização o Wi-Truck proporciona padrões de gestão dos recursos da empresa, com

isso, gera uma mudança nas rotinas dos colaboradores envolvidos nos processos ligados

ao sistema, comumente conhecida como mudança organizacional.

Algumas das mudanças proporcionadas pelo software são:

Antes Depois

- Check-lists preenchidos manualmente; - Preenchimento automático através de

leitura ótica;

- Controle de estoque e localização de

pneus; - Inventário automatizado através de RFID;

- Relatórios analíticos enormes para

visualização do desempenho da empresa;

- Dashboards (painel de controle) onde

podem ser visualizados dados em tempo

real;

- Diversos funcionários para efetuar o

controle dos veículos: Portaria, Auxiliar de

Oficina, Mecânico, Conferência de

equipamentos, Almoxarife, etc.

- Redução no número de funcionários

devido aos controles facilitados.

As inovações tecnológicas tem um papel predominante quando o assunto

é implantação ou troca de sofwares, pois, devido à implementação de novas rotinas,

facilidades e processos, as atividades ora realizadas por vários recursos que em uma

política de custos onera bastante o orçamento de uma empresa, seriam rapidamente

diluídos e gerariam uma considerável mudança organizacional.

Vantagens Competitivas

Oferecer um produto que tem em sua essência o controle de manutenção

de frotas é de certa forma uma ambiguidade em relação aos softwares existentes no

mercado. Pensando nisso, a SETE procurou desenvolver seu produto baseado nas

melhores práticas existentes no gerenciamento da frota e redução de custos.

Algumas das vantagens competitivas que podemos demonstrar estão

relacionadas ao controle de pneus, controle de documentação e controle de

abastecimentos:

• PNEUS - Segundo pesquisas, os pneus representam o segundo maior

custo das empresas de transporte, atrás apenas do combustível. O

software Wi-Truck possibilitará gerir o estoque e também a

localização física dos pneus nos veículos utilizando tecnologias

modernas já existentes no mercado e de fácil acesso à empresa que

adquirir o software. Com isto, a empresa terá em suas mãos o total

controle sobre os custos dos pneus, favorecendo assim uma melhor

competitividade em suas tabelas de fretes praticados.

• DOCUMENTAÇÕES – Em determinados segmentos do ramo de

transportes, o controle de documentações dos veículos e também dos

motoristas são levados muito a sério. Para evitar-se sanções legais e

até mesmo contribuir para o bom andamento do processo, todos os

dados constantes nos documentos devem estar sempre cadastrados

integralmente no sistema. Porém apenas os dados constantes no

sistema muitas vezes não são suficientes para que se haja um

controle eficiente das operações, isto é, digamos que em determinado

momento um veículo seja parado em uma autoestrada para

averiguação e o mesmo esteja com seu licenciamento atrasado. Isto

traria vários transtornos para a empresa para regularização do mesmo

e também arcaria-se com multas desnecessárias. Buscando eliminar

este problema, o Wi-Truck possibilita não só o cadastramento, como

também define se o veículo pode ou não deixar a garagem sem que

estes documentos estejam em ordem.

• ABASTECIMENTOS – Considerado o principal custo no setor de

transporte, o abastecimento de veículos é o grande vilão tratando-se

de gastos com a frota. Quando o abastecimento dos veículos é feito

nas dependências da empresa, pode-se dizer que o controle sobre o

consumo, a média gerada e o estoque de combustíveis estão longe de

qualquer perigo. Até o melhor dos gestores considera este, um engano

comum, já que desvios de combustível nada alteram o resultado final.

Para melhor representar isto, vamos considerar que a média por

quilômetro rodado de um caminhão aproxima-se de 2,5 km/l, como o

tanque de determinados caminhões possuem uma capacidade

superior a 1.000 (mil) litros, se alguém mal intencionado retirar por

viagem uma quantidade de 100 litros do tanque, a média pouco se

alterará e para alguém que não conheça muito sobre transporte

passará desapercebido. Este fato leva as empresas a investirem muito

em dispositivos para que não seja possível retirar o produto do tanque,

mas ainda não impede que isto ocorra. A SETE desenvolveu um

modelo de abastecimento que busca inibir ou até mesmo erradicar

esta prática. Este modelo consiste em utilizar a tecnologia RFID para

manipular o comportamente da bomba de combustível mediante a

aproximação do veículo. Através de TAG’s (etiquetas de rádio

frequência) acopladas nos veículos e também na bomba de

combustível, no momento do abastecimento o veículo entra em

contato com o raio de frequência emitido pela bomba, fazendo com

que o sistema receba informações importantes sobre o mesmo.

Através destas informações o Wi-Truck calcula a quantidade exata de

combustível que o veículo necessita para este abastecimento e após

atingida, desliga automaticamente a bomba. Este mecanismo evita

desvios e também possibilita um total controle dos abastecimentos da

frota com eficácia garantida.

Produtividade

O Wi-Truck foi desenvolvido para as empresas que necessitam reduzir

custos desnecessários, aprimorar a gestão de sua frota e principalmente obter resultados

rentáveis em sua frota. Através de sua interface amigável, o Wi-Truck proporciona ao

usuário o máximo em produtividade, seus relatórios automáticos e seu painel de controle

centralizado informam sobre anomalias e também sobre possíveis manutenções que não

foram detectadas e que ainda estão por vir.

• Gestão da oficina mais eficiente!!

Na gestão da oficina, o Wi-Truck oferece aos mecânicos, relatórios sobre

as Ordens de Serviços a serem executadas nos veículos de forma ágil e prática, onde os

mesmos podem apontar as horas trabalhadas e assim obter resultados sobre

produtividade e em consequência disso proporcionar um melhor controle sobre escalas e

até agendamento de paradas programadas.

• O controle do seu estoque jamais foi tão prático!!

Já imaginou efetuar um inventário de estoque em questão de minutos?

Sim é possível!! A tecnologia RFID permite que você contabilize seu estoque sem sair do

lugar, simplesmente através de um comando, o software efetua a varredura dos itens

armazenados em depósitos e totaliza-os instantaneamente gerando o relatório em

segundos.

• Frota controlada, o futuro das empresas!!

Saber a quantidade de veículos disponíveis, em viagem, retornando,

locais de parada, tempo de parada, velocidade média, enfim, este é o sonho de qualquer

controlador de frota. Atualmente no mercado, encontramos estas funcionalidades

dispersas em diversos softwares, mas na maioria das vezes a integração entre os

mesmos torna-se inviável. O Wi-Truck oferece a interface ideal para monitoramento e

gestão de viagens de sua frota. Através de um simples clique você poderá eliminar o

retrabalho de buscar em várias telas a localização e o itinerário de um determinado

veículo e visualizar de forma centralizada essas informações.Com esta centralização

obtém-se o máximo em produtividade de seus colaboradores garantindo assim a

efetividade e continuidade das operações.

Retorno de Investimento (ROI)

O retorno sobre o investimento conhecido também como taxa de retorno,

taxa de lucro ou simplesmente retorno é a relação entre o dinheiro ganho ou perdido

através de um investimento e o montante investido, falando de uma forma mais simples

nada mais é que o valor obtido após um investimento seja ele negativo ou positivo. Na

SETE o retorno foi calculado como mostrado na figura 6 – retorno de investimento. Para o

desenvolvimento do Sistema WI-TRUCK foram utilizados equipamentos próprios dos

idealizadores do sistema (computadores, impressoras e celulares), os gastos mais

relevantes foram com uma sala, que é utilizada como sede da empresa (R$500,00 mês)

uma recepcionista (R$800,00 mês), materiais de escritório em geral, gastos com água,

luz e telefone (de R$300,00 a R$500,00 mês). Com esses valores como base e após

estudos o valor da licença de uso do sistema ficou inicialmente em 6.000,00 a licença

mais as questões extracontratuais referentes à serviços, manutenções ou adaptações.

Contando que se 2 empresas comprassem a licença de uso no primeiro ano e mais uma

fosse vendida anualmente chegaríamos aos seguintes números: No primeiro ano de

atividade: R$12.000,00 (licenças) somando a mensalidade prevista conforme o contrato

(mínimo R$400,00), subtraindo todas as despesas operacionais e dividido pela receita

desse período ou seja por R$32.400,00 (3 licenças + 3x mensalidades em dois anos)

chegando ao ROI, e dentro de 24 meses já recuperaria o valor inicial investido, e o com

uma boa administração a SETE poderia chegar ao ponto de equilíbrio. Abaixo um

fluxograma mostrando as áreas envolvidas e o caminho para chegar ao valor do retorno.

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FIGURA 6 – RETORNO DO INVESTIMENTO

Elementos do Sistema Principal

Definição

Sistema de Informação : Um sistema de informação é um tipo

especializado de sistema, podendo ser definido como um conjunto de componentes

inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar

e distribuir a informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a

coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e organizações.

Os sistemas de informações contêm informações sobre pessoas,

lugares e coisas de interesse, no ambiente, ao redor e dentro da própria

organização.

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Seguindo a definição da teoria dos sistemas, um sistema de

informação também é composto de elementos que coletam (entrada), manipulam e

armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem o

mecanismo de feedback (realimentação). Basicamente, um sistema possui os

seguintes elementos :

• Entrada : envolve captação e reunião de elementos que

entram no sistema para serem processados.

• Processamento : envolve processos de transformação que

converte insumo (entrada) em produto.

• Saída : envolve a transferência de elementos produzidos por um

processo de transformação até o seu destino final.

Exemplos de Sistemas : Um sistema de produção recebe matérias-

primas como entrada e produz produtos acabados como saida.

Um sistema de informação também é um sistema que recebe

recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informação) como

saída.

O conceito de sistema se torna ainda útil pela inclusão de mais um

componente: feedback ou realimentação. A incorporação deste componente a um

sistema faz com que este se torne auto-monitorado ou auto-regulado.

Feedback ou Realimentação é uma saída usada para fazer ajustes

ou modificações nas atividades de entrada ou processamento. Assim, os erros ou

problemas podem fazer com que os dados de entrada sejam corrigidos ou que um

processo seja modificado.

Seguindo as definições, caracterizamos os elementos de nosso

sistema (Wi-Truck) da seguinte forma :

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FIGURA 7 – ELEMENTOS DO SISTEMA PRINCIPAL

Classificação do Sistema Principal

Definição

Os sistemas podem ser classificados como simples ou complexos,

abertos ou fechados, estáveis ou dinâmicos, adaptáveis ou não adaptáveis,

permanentes ou temporários.

• Simples ou Complexos: Um sistema simples é aquele que

possui poucos elementos ou componentes e a relação entre

componentes ou elementos não é complicada e direta. Já um

sistema complexo possui muitos elementos que são altamente

relacionados e interconectados. Na realidade a maioria dos

sistemas se situa em um estágio contínuo entre simples e

complexo.

• Aberto ou Fechado: Um sistema aberto interage com seu

ambiente. Em outras palavras, há um fluxo de entradas e saídas

por todos os limites do sistema. Um sistema fechado não há

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qualquer interação com o ambiente. Por isso é que existem

poucos sistemas deste tipo.

• Estável ou Dinâmico: Um sistema estável é aquele que produz

mudanças no ambiente que resultam em pouca ou nenhuma

mudança no sistema. Um sistema dinâmico é o que sofre

mudanças rápidas e constantes devido a mudança de seu

ambiente.

• Adaptáveis ou Não Adaptáveis: Os conceitos sobre adaptáveis

e não adaptáveis estão relacionados a estabilidade e dinâmica.

Um sistema adaptável é aquele que responde ao ambiente

mutável. Em outras palavras, é aquele que monitora o ambiente

e recebe modificações em resposta a mudança do ambiente. O

sistema não adaptável é aquele que não muda com o ambiente

mutável.

• Permanente ou Temporário: O sistema permanente é o que

existe ou existirá por um longo período de tempo, geralmente 10

anos ou mais. O sistema temporário é aquele que existirá por um

curto espaço de tempo.

Modelo do Sistema Principal

Definição

O mundo real é complexo e dinâmico. Por isso que usamos modelos

no lugar de sistemas reais. Um modelo é uma abstração da realidade ou uma

simulação do que é realidade. Há inúmeros tipos diferentes de modelos, e os

principais veremos a seguir:

• Modelo Narrativo : Um modelo narrativo, como o próprio nome

já diz, baseia-se em palavras. As descrições das realidades,

tanto verbais como escritas, são consideradas modelos

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narrativos. Em uma empresa, relatórios, documentos e conversas

referentes a um sistema, são todos narrativas importantes.

• Modelo Físico : Um modelo físico é uma representação tangível

da realidade. Muitos modelos físicos são contruídos por

computador.

• Modelo Esquemático : Um modelo esquemático é a

representação gráfica da realidade. Gráficos, mapas, figuras,

ilustrações e fotografia são tipos de modelos esquemáticos. Os

modelos esquemáticos são usados em grande parte no

desenvolvimento de programas e sistemas de computador.

Fluxogramas de programas mostram como os programas podem

ser desenvolvidos. Diagrama de fluxo de dados mostram como

os dados fluem dentro e através de uma organização.

• Modelo Matemático : Um modelo matemático é a representação

aritmética da realidade. Estes modelos são utilizados em todas

as áreas de negócios.

Tipos de Sistemas de Informação : Em termos conceituais , os

sistemas de informação (SI) classificam-se em diferentes tipos :

• Níveis Organizacionais também conhecido como Estrutura

Organizacional;

• Áreas Funcionais principais;

• Tipo de suporte que proporcionam.

Independentemente da maneira que são classificados, a estrutura

desses sistemas segue o mesmo formato : hardware, software, dados,

procedimentos e pessoas;

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Por níveis organizacionais

Sistemas de informações por departamento: são sistemas

tipicamente afinados com a estrutura organizacional;

Sistemas de informações empresariais: é quando temos um conjunto

de aplicativos departamentais combinados com outros aplicativos funcionais;

Sistemas interorganizacionais: são sistemas comuns entre parceiros

comerciais e usados extensivamente no comércio eletrônico, frequentemente via

extranet.

Por área funcional

Os sistemas de informação em nível departamental dão suporte às

áreas funcionais da empresa.

• Sistemas de informação contábil;

• Sistemas de informação financeira;

• Sistemas de informação industrial (operações/produção);

• Sistemas de informação de marketing;

• Sistemas de informação da gestão de Recursos Humanos.

Por tipo de suporte proporcionado

Um sistema de informação pode dar suporte ao pessoal

administrativo em praticamente qualquer área funcional.

• Sistema de processamento de transações (SIT): dá suporte a

atividades repetitivas vitais e ao pessoal administrativo.

• Sistema de informação gerencial (SIG): dá suporte a

atividades funcionais e aos administradores.

• Sistema de administração do conhecimento (KMS): dá

suporte a todos os tipos de necessidades de informações

corporativas dos funcionários.

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• Sistema de automação de escritório (SAE): dá suporte ao

pessoal administrativo.

• Sistema de apoio a decisões (SAD): dá suporte à tomada de

decisões pelos analistas e administradores.

• Sistema de informação empresarial (EIS): dá suporte a todos

os administradores de uma empresa.

• Sistema de apoio a grupos (GSS): dá suporte a pessoal

trabalhando em grupos.

• Sistema de suporte inteligente: dá suporte principalmente aos

profissionais do conhecimento, mas também apoia outros grupos

de funcionários, sendo os sistemas especialistas sua tecnologia

principal.

SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados)

Definição

Banco de Dados é uma coleção de dados organizados de modo a

satisfazer as necessidades dos usuários. Estes Bancos de Dados podem ser

acessados utilizando um software chamado Sistema de Gerenciamento de Banco de

Dados (SGBD). Um SGBD consiste em um grupo de programas que executa a

manipulação real do Banco de Dados e fornece uma interface entre o Banco de

Dados e o usuário ou entre o Banco de Dados e os programas aplicativos.

Sem os dados e a capacidade de processá-lo, uma organização não

teria condições de completar com sucesso a maioria de suas atividades

empresariais (pagar empregados, enviar faturas, fazer pedidos). Os dados

consistem em fatos brutos, como o número de empregados e cifras de vendas. Para

que os dados sejam transformados em informação útil, eles devem ser

primeiramente organizados de forma significativa. Os dados são geralmente

organizados em uma hierarquia, que começa com o menor dado usado pelos

computadores (um bit) e vai progredindo na hierarquia até o Banco de Dados.

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Vantagens da Abordagem de Banco de Dados

• Redundância de dados reduzida – Pode reduzir ou eliminar a

redundância dos dados, pois os dados vão estar armazenados

em apenas um local.

• Integridade dos dados aperfeiçoada – As modificações são

realizadas em um único arquivo.

• Modificação e atualização mais fáceis – Armazenados em um só

local.

• Padronização de acesso aos dados – Mesmos procedimentos

para recuperar os dados.

• Melhor acesso aos dados e à informação - Comandos simples

podem ser dados para obter informações importantes.

• Melhor proteção global dos dados – Os dados centralizados são

mais fáceis de serem monitorados e controlados.

• Fontes de dados e de informação compartilhadas – As

informações podem ser estendidas a um grande número de

aplicações e usuários.

Desvantagens da Abordagem de Banco de Dados

• Custo relativamente alto de compra e operação do SGBD em um

ambiente de operação de grande porte.

• Equipe Especializada – Algumas empresas implementam esta

abordagem sem pessoal adicional.

Organizando os dados em um Banco de Dados

• Um Banco de Dados deve ser projetado para armazenar todos os

dados relevantes para a empresa e fornecer acesso rápido e

modificações fáceis. Na construção de um Banco de Dados,

deve-se dar cuidadosa consideração a estas questões:

• Conteúdo: Que dados devem ser coletados e a que custo?

• Acesso: Que dados devem ser fornecidos a qual usuário quando

apropriado?

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• Estrutura Lógica: Como os dados devem ser arrumados de forma

que façam sentido para um determinado usuário?

• Organização Física: Onde os dados devem estar fisicamente

localizados?

Seguindo estas considerações a Sete elaborou seus softwares

baseando-se nas melhores práticas de estruturação de dados. Um exemplo prático

dá-se aos arquivos que contenham movimentos anuais muito grandes (ex.: notas

fiscais, contas à receber, movimento bancário, etc.).

Para melhorar o desempenho, os arquivos são divididos em meses

ou anos formando uma espécie de Data Mart (É um pequeno data warehouse,

abrangendo uma determinada área de assunto e oferecendo informações mais

detalhadas sobre o mercado (ou departamento) em questão). Este formato aliado a

um SGBD eficaz fazem com que as aplicações sejam ágeis e eficientes, trazendo

um retorno considerável para o cliente durante a sua utilização.

Pensando sempre em nossos clientes e sabendo que muitos não

possuem condições para adquirir SGBD’s proprietários, a Sete desenvolveu suas

aplicações voltadas para a utilização de SGBD’s opensource, entre os quais

podemos citar:

• PostgreSQL;

• MySQL;

• Firebird.

Workflow

Definição

Os softwares desenvolvidos pela Sete possuem processos

baseados em práticas de workflow (www.significados.com.br/workflow). Workflow

significa fluxo de trabalho, em português, e seu conceito é de uma sequência de

passos necessários para automatizar processos, de acordo com um conjunto de

regras definidas, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para

outra.

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Nessa automação, documentos, informações ou tarefas são

passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo

com um conjunto de regras de procedimentos. A automação do processo de negócio

identifica as várias atividades do processo, regras de procedimento e controle de

dados associados para gerenciar o workflow.

O workflow representa uma relação entre tecnologia e processos de

negócio, onde cada um induz uma relação com o outro. A tecnologia do workflow faz

a ligação entre a unidade de produção e o escritório, ou da tecnologia à cultura

organizacional, e acaba conectando pessoas a processos na organização.

A tecnologia do workflow também atua como canal de informação,

uma vez que o workflow lida diretamente com pessoas e a sua interação nas

organizações.

As melhores práticas passam a estar embutidas e suportadas no

sistema de informação, permitindo que os colaboradores possam focar na qualidade

e rapidez de execução. O workflow permite que após estabelecidas as melhores

práticas do negócio, os colaboradores não tenham de sistematicamente consultar

quais os procedimentos a executar e qual a informação a comunicar.

O workflow obtém, processa e encaminha automaticamente a

informação; permitindo eliminar a componente humana sempre que a informação já

existe de forma estruturada.

Benefícios

A oportunidade reside neste momento em aumentar a produtividade

de processos de trabalho mais complexos e menos estruturados. É neste campo

que as atenções se viram de forma crescente para sistemas de workflow ou CRM,

para que se possa alavancar o trabalho realizado por uma equipe.

As empresas atualmente começam a entrar num novo estado de

desenvolvimento depois das necessidades de sistemas de informação terem sido

satisfeitas por sistemas ERP que implementam os processos contabilísticos,

faturamento e de recursos humanos. A produtividade que estas ferramentas

trouxeram já não são uma vantagem competitiva e diferenciadora, uma vez que

estão largamente disseminadas junto dos próprios concorrentes. Por outro lado a

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padronização do software e a busca de redução dos custos de implementação

aproximou ainda mais os processos de trabalho das empresas em cada um dos

sectores, diminuindo mais uma vez os factores diferenciadores.

No contexto de uma crescente abertura das empresas com os seus

parceiros, mas com uma também crescente complexidade e heterogeneidade dos

sistemas desses parceiros, torna-se crucial ter sistemas que possam mapear de

forma sistemática as decisões que hoje em dia são tomadas por colaboradores. A

sua empresa ganha qualidade e velocidade na execução. O e-business começa

aqui, numa vertente menos mediática mas com bastante mais impacto no “bottom-

line” das empresas.

Casos de Aplicação

O workflow está presente em tudo o que envolva obtenção,

consolidação, processamento e decisão. Entre as áreas de maior aplicação de

Marketing, Gestão de Projetos, Qualidade e Sistemas de Informação, áreas que

apresentam precisamente uma elevada heterogeneidade de processos, com uma

comunicação muito forte em todos os departamentos da empresa e com um elevado

volume de informação.

Um ROI escondido

A aplicação do workflow é seguramente menos mediática do que o

desenvolvimento de um site Internet B2C mas tem impacto direto na redução dos

custos operacionais das empresas. Talvez por estes custos serem muitas vezes

custos escondidos e disseminados por vários departamentos e ao longo do tempo é

que esta área tem sido sistematicamente preterida face a outros tipos de sistemas.

Assim, a Sete elaborou os principais processos que vão desde a

abertura de requisições até as camadas que trabalham com rotinas financeiras,

fiscais, comerciais e de decisão, onde almejamos disponibilizar um software que

além de facilitar seu uso, que também possa trazer redução de tempo e custos para

seu cliente.