7 formas de trabalhar de maneira mais...
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7 Formas de Trabalhar de Maneira Mais Eficiente
Uma colaboração e comunicação eficientes são componentes vitais
do sucesso de qualquer empresa. Felizmente, com o Office 365 é
cada vez mais fácil trabalhar de forma mais inteligente, mas não mais
árdua, e dar o seu melhor. Com aplicações do Office 365 como o
Word, o Excel, o PowerPoint e o Outlook, bem como outras
aplicações de produtividade, poderá redefinir a forma como
comunica e colabora. Funcionalidades como a cocriação em tempo
real, mensagens instantâneas (IM), o vídeo e a comunicação por voz
fazem com que seja mais fácil criar, partilhar e trabalhar em conjunto
nos seus dispositivos favoritos.
Neste ebook, vai aprender sete maneiras de utilizar o Office 365 que
o irão ajudar a melhorar as comunicações e o trabalho em equipa,
para que a sua empresa seja mais eficaz, colaborativa e bem-
sucedida.
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Aumente a Produtividade Trabalhando em Conjunto na Cloud
As empresas de todas as dimensões estão a tirar partido da convergência
da cloud e das tecnologias móveis para melhorar a colaboração e a
produtividade, enquadrar estilos de trabalho diferentes e reduzir custos.
Hoje, muitas empresas autorizam os colaboradores a trabalhar a partir de
qualquer lugar e disponibilizam ferramentas de produtividade baseadas na
cloud, para que esses colaboradores possam comunicar e colaborar de
forma mais eficaz, encorajando-os a utilizar os seus próprios dispositivos
para executar o trabalho.
Num inquérito realizado pela Dimensional Research em março de 2014
junto de 300 profissionais de tecnologias de informação de PMEs, 97%
afirmaram que o acesso a dados e a aplicações em qualquer altura e em
qualquer lugar permite que os colaboradores sejam mais eficazes.3
Permitir que os colaboradores trabalhem onde, como e nos dispositivos
que
preferem pode promover uma maior produtividade e melhor colaboração,
especialmente quando os colaboradores estão capacitados para trabalhar em
conjunto utilizando o Office 2016.
Com as novas aplicações do Office 2016, tanto você como os seus
colaboradores podem utilizar uma combinação de dispositivos da empresa e
pessoais para aceder a aplicações empresariais fiáveis, e beneficiar de uma
experiência homogénea a partir de qualquer um dos seus computadores de
secretária, portáteis, smartphones e tablets favoritos que utilizem os
sistemas operativos iOS, Android e Windows. O Office 2016 dá-lhe a
flexibilidade de aceder a, e editar, com segurança documentos em tempo
real em todos os dispositivos, para que a sua equipa esteja sempre a
trabalhar na versão mais recente, com as alterações de todos guardadas. A
sua empresa vai beneficiar do incentivo à colaboração que advém de
partilhar facilmente documentos e de organizar reuniões produtivas a partir
de vários locais.
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2 “Os nossos colaboradores podem instalar programas do Office num
máximo de cinco dispositivos, o que realmente os ajuda a manterem-se produtivos quando estão a utilizar dispositivos móveis” – Rick Owens, McClone Construction
Adote a Mobilidade
O mundo alcançou um novo marco em 2014, quando, pela primeira vez, o
número de dispositivos móveis começou a ultrapassar o número de pessoas.
As tecnologias móveis estão atualmente a multiplicar-se cinco vezes mais
depressa do que a população global, a uma taxa de cerca de 10 dispositivos
novos por segundo.4 Além disso, mais de 260 milhões de pessoas que
trabalham em pequenas empresas trabalham agora remotamente ou utilizam
serviços baseados na cloud.
Entretanto, a geração global mais jovem é móvel por natureza. Com as
tecnologias móveis a continuarem a redefinir a forma como e os locais onde
as pessoas comunicam e colaboram umas com as outras, as empresas têm a
oportunidade de aproveitar este mercado em desenvolvimento e de tirar
partido desta força de trabalho móvel em constante evolução, à medida que o
seu negócio vai crescendo. O Office 2016 coloca à sua disposição, e da sua
equipa, a visualização e edição, com total fidelidade, de documentos do Office
em dispositivos Windows, Android e Apple. Isto significa que pode,
juntamente com a sua equipa, rever, editar, analisar e apresentar documentos,
com uma experiência de utilizador homogénea e familiar otimizada para os
seus dispositivos favoritos. Também pode mudar facilmente de um dispositivo
para outro, sem o mínimo sobressalto. Com a integração das aplicações
do Office no Microsoft OneDrive para Empresas, pode aceder a documentos
em qualquer sítio, recomeçar onde ficou no último dispositivo onde esteve a
trabalhar, e até cocriar em colaboração com terceiros, quando se encontra em
trânsito.
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Sincronize a Sua Empresa
É raro encontrar hoje uma empresa que tenha um horário rigoroso de
funcionamento das 9 às 5. As empresas de maior sucesso tornaram-se muito
mais flexíveis, utilizando a cloud e as tecnologias móveis para alargar o seu
alcance e competir no mercado. Estas empresas necessitam frequentemente
de comunicar e partilhar informações com clientes, parceiros e fornecedores
que se encontram em fusos horários ou em países diferentes.
O armazenamento na cloud sincroniza as informações que se encontram nos
diferentes dispositivos, para que você e os seus colegas estejam sempre a ver
a versão mais recente de um ficheiro, onde quer que estejam a trabalhar, ou
seja qual for o dispositivo que estejam a utilizar. Quando utilizamos
ferramentas de produtividade e colaboração baseadas na cloud, podemos
estar na mesma página que parceiros que estão distantes e colaboradores
que estão a trabalhar fora das instalações da empresa, permitindo-lhes ver o
conteúdo mais atual. A cloud também disponibiliza segurança e privacidade
de alto nível, sem deixar de assegurar o controlo de acesso de que necessita.
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Trabalhe Fazendo-se Ouvir
Um número cada vez maior de empresas inovadoras está a impulsionar a colaboração
para um novo nível, adotando os blocos de notas partilhados do Microsoft OneNote para criar um
local centralizado. O local onde pode partilhar todas as informações de um projeto, incluindo
fotos, vídeos, desenhos, notas impressas ou manuscritas, recortes de ecrãs e páginas Web.
Quando os elementos de uma equipa estão todos a trabalhar ao mesmo tempo no mesmo
bloco de notas, o OneNote sincroniza as alterações que cada um vai fazendo no espaço de
segundos. Utilizando pesquisas e controlos de versão poderosos, todos poderão rapidamente
encontrar exatamente o que procuram.
Além disso, a adoção de tecnologias sociais como o Yammer, uma rede social de nível empresarial,
permite ligar colaboradores que estejam a trabalhar remotamente, e melhorar a respetiva
colaboração.
As organizações que utilizam tecnologias sociais registam uma melhoria de 37% ao
nível da colaboração em projetos,5 e cerca de 70% dos utilizadores estão de acordo
quanto ao facto de as tecnologias sociais melhorarem a colaboração entre localizações
remotas.6 Com o conjunto correto de tecnologias sociais a apoiar a comunicação
aberta e a colaboração ininterrupta (onde quer que as pessoas estejam a trabalhar), as
empresas podem responder com mais rapidez à volatilidade das condições de
mercado.
Estas ferramentas de colaboração em tempo real podem ajudar os seus colaboradores a
trabalhar melhor não só internamente, mas também com todos os que se encontram fora
da sua empresa. O Yammer e os ficheiros criados em blocos de notas do OneNote no
Office 2016 podem ser partilhados com
parceiros externos, fornecedores e clientes. De acordo com um inquérito levado a cabo pela Yammer
em 2013, as empresas que utilizam este tipo de tecnologias apresentam uma melhoria de 20% ao
nível da satisfação dos fornecedores e dos parceiros.7
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Reuniões Simplificadas.
As reuniões são importantes para o negócio, proporcionando oportunidades
preciosas para as pessoas debaterem ideias, colaborarem, gizarem estratégias
e partilharem informações. De acordo com informações compiladas pela
Atlassian, a maioria dos colaboradores assiste a 62 reuniões por mês,
contando com as 31 horas que gastam em reuniões não produtivas. Estas
reuniões desnecessárias saem caras, custando às empresas dos EUA 37
milhares de milhões de dólares todos os anos.⁸
Novas ferramentas de comunicação e colaboração, como o Skype para
Empresas, fazem com que seja fácil realizar reuniões modernas mais
eficientes e produtivas disponibilizando funcionalidades familiares e de fácil
utilização, associadas a segurança, conformidade e controlos de nível
empresarial.
Pode ser difícil para uma empresa em crescimento reunir toda a gente na
mesma sala. Utilizando as chamadas de vídeo HD, a cocriação,
a partilha de aplicações e as apresentações do Skype para Empresas, os
elementos da sua equipa que necessitam de participar ativamente podem
fazê-lo onde quer que estejam. Organize ou participe numa reunião a partir
de qualquer um dos seus dispositivos favoritos (independentemente de
utilizar iOS, Android ou Windows) e apresente, partilhe e colabore facilmente
em documentos ou num quadro virtual durante a reunião.
Precisa de contactar alguém para fazer uma pergunta rápida? Utilize as IM do
Skype para Empresas e adicione voz, vídeo e partilha de ecrã, à medida que a
conversa vai avançando. Basta um clique ou dois para iniciar uma
conversação de IM, partilhar documentos ou organizar uma reunião online na
qual elementos da equipa que se encontrem em locais diferentes podem
reunir cara a cara e ver as mesmas informações, sem perder tempo ou
dinheiro a viajar para se encontrarem pessoalmente.
“Ser capaz de fazer reuniões online vai ser cada vez mais importante
à medida que nos formos expandindo geograficamente. Podemos fazer
reuniões eficazes sem que os nossos gestores tenham de perder
tempo a ir de um lado para o outro.” – Ted Vu, Tastea
6 Transforme os Seus Dados em Conhecimento de Valor
Um número cada vez maior de empresas está a utilizar soluções de Business Intelligence
(BI) para detetar tendências, identificar riscos e encontrar novas oportunidades. A
Previsão com um clique do Office 2016 ajuda as PMEs a transformar rapidamente séries
de dados históricos numa análise de tendências futuras. Os novos gráficos Treemap e de
cascata do Office 2016 fazem com que seja mais fácil visualizar dados complexos, e
podem ser publicados diretamente no Power BI da Microsoft a partir do Excel.
Utilize estas novas ferramentas para ligar, ver e dar forma a dados de diferentes origens,
incluindo tabelas de Web sites, fontes não estruturadas, como o Hadoop, e serviços
como o Salesforce. As funcionalidades melhoradas do Power Pivot podem ajudá-lo a
mapear facilmente conjuntos de dados diferentes utilizando a funcionalidade de arrastar
e largar, e a calcular centenas de milhões de linhas de dados com a nova funcionalidade
de análise.
Utilizando ferramentas de Business Intelligence, a sua empresa pode transformar dados
de negócio densos em conhecimento facilmente assimilável e, deste modo, tomar
decisões informadas que o irão ajudar a manter uma vantagem competitiva. De acordo
com um estudo realizado pela IBM e pela MIT Sloan Management Review, as
organizações que conseguem ter uma vantagem competitiva utilizando a análise de
dados e a business intelligence têm 2,2 vezes mais probabilidades de ter um
desempenho substancialmente superior ao dos seus pares da indústria.9
7 “Penso que precisamos do Office para passar ao nível seguinte, porque é
realmente imperativo que comuniquemos todos e estejamos todos
em sintonia.”
– Julie Gaines, Fishs Eddy
Cocriar Documentos em Tempo Real
Os mercados competitivos movem-se depressa, e as empresas que sobem
para o topo da lista também. Para acompanharem o ritmo, os colaboradores
necessitam muitas vezes de trabalhar em conjunto nos mesmos documentos,
por exemplo, folhas de cálculo de relatórios de vendas e planos de
marketing. Uma funcionalidade importante, em termos de colaboração, das
ferramentas de produtividade como o Office 2016 e o Online é a cocriação
em tempo real, que faz com que seja possível a si e à sua equipa editar e
contribuir para documentos ao mesmo
tempo. Estas funcionalidades baseadas na cloud vão guardando os
documentos automaticamente à medida que se vai avançando.
Quando estiver a trabalhar em conjunto num documento de Word, verá as
edições e formatações de todos os participantes no preciso momento em que
forem feitas. Utilize o histórico de versões para consultar instantâneos de
versões anteriores do documento ao longo do processo de edição. Como o
Office 365 suporta mobilidade e estilos de trabalho flexíveis, é irrelevante se os
elementos da sua equipa estão todos a trabalhar na Web, num computador de
secretária, num portátil ou num dispositivo móvel. Todas as alterações serão
sincronizadas no documento, guardadas automaticamente na cloud e ficarão
visíveis para a equipa.
Citações 1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, setembro de 2012 2 The Science of Teams and Teamwork, Lifetime Reliability Solutions, 2014 3 Business Applications and Tablet Adoption: A Survey of IT Professionals at Small and Mid-Sized Organizations, Dimensional Research, março de 2014 4 There are now more gadgets on Earth than people, CNET, 6 de outubro de 2014 5 Inside Communication, 2012 6 Business Trends Customer Survey, Yammer, 2013 7 Ibid. 8 You Waste a Lot of Time at Work, Atlassian 9 The New Intelligent Enterprise, MIT Sloan Management Review e IBM Institute of Business Value, 2011
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Para obter mais informações sobre a forma como as soluções
na cloud, tecnologias móveis e tecnologias sociais
podem tornar a sua empresa mais colaborativa,
visite office.com/business.