66ªª Jornada de Gestão em Tecnologias da Jornada de Gestão em Tecnologias da InformaInformaçção em Saão em Saúúdede

““Armazenamento e DistribuiArmazenamento e Distribuiçção de ão de Materiais e Medicamentos em Ambientes Materiais e Medicamentos em Ambientes

HospitalaresHospitalares””

PautaPauta

•• ApresentaApresentaçção da Associaão da Associaççãoão

•• Projeto de AutomaProjeto de Automaçção na Farmão na Farmáácia Hospital Santa Catarinacia Hospital Santa Catarina

•• Projeto de Gestão de ConsignadosProjeto de Gestão de Consignados

•• ConsideraConsideraçções Finaisões Finais

OBRA SOCIALOBRA SOCIAL

• Creche Sagrada Família / SP

• Creche Santa Catarina / SP

• Centro de Convivência Madre Regina / CE

• Lar Madre Regina / SP

• Várias outras Obras Auxiliadas no País

OBRA EDUCACIONALOBRA EDUCACIONAL

• Colégio e Creche Santa Catarina / RJ

• Colégio Santa Catarina / GO

• Escola Santa Catarina / ES

• Colégio Santa Catarina / SP

• Colégio Santa Catarina / MG

OBRA PASTORALOBRA PASTORAL

• Casa do Pequeno Trabalhador / SP

• Convento Madre Regina

PSFPSF

• 14 Unidades de Atendimento / SP

OBRA ADMINISTRATIVAOBRA ADMINISTRATIVA

• Residencial Santa Catarina / SP

ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA CATARINA

OBRA HOSPITALAROBRA HOSPITALAR

• Hospital Santa Catarina / SP

• Casa de Saúde São José / RJ

• Hospital Santa Teresa / RJ

• Hospital São José / RJ

• Hospital N. Sra da Conceição / RJ

• Hospital São Luiz / MT

• Hospital Madre Regina Protmann / ES

ASSOCIAÇÃO CONGREGAÇÃO DE SANTA CATARINA

ORG. SOCIAL SAÚDEORG. SOCIAL SAÚDE

• Hospital Geral de Itapevi / SP

• Hospital Geral de Pedreira / SP

• Ambulatório Jardim dos Prados / SP

• Centro de Referência do Idoso / SP

Início do Processo de RastreabilidadeConferência no ato da entrega do pedido x NF x produtos.Inclusão da Nota Fiscal no Sistema:* Produto* Lote* Validade

Fracionamento / Unitarização* Emissão da etiqueta com código de barra * Etiquetagem

RASTREABILIDADE: ETIQUETA CODE 128

Lote Interno

DescriçãoDescrição ComplementarValidadeLote

Resp. Técnico HospitalCRF

Sequência

• Consultar dados do produtoEscanear o código de barras

SUELI A. B. SOUZA

O Projeto PALM nasceu da necessidade de reestruturação da Farmácia com o intuito de aprimorar seu atendimento e controlar de forma eficaz seu nível de estoque proporcionando aos usuários segurança e agilidade.

O PROJETO PALM:

• Não atendimento das solicitações nos horários;• Excesso de solicitações na urgência;• Excesso de devoluções (retrabalho);• Troca de materiais entre pacientes;• Falhas no processo de cobrança;• Acúmulo de trabalho em um período na Farmácia;• Não confiabilidade nos níveis de estoques na Farmácia;• Consumo excessivo de papel e tonner.

PREMISSA BÁSICA: PRESCRIÇÃO PARA 24 HORAS

PROBLEMAS ANTES AO PROJETO:

• Dispensar materiais / medicamentos a cada 2 horas;• Atender as solicitações de materiais e medicamentos

nos horários e quantidades corretos;• Evitar acúmulo de produtos nas unidades;• Atender as mudanças de prescrição de forma

imediata;• Melhorar o fluxo de trabalho na Farmácia;• Eliminar gastos com a impressão das requisições.

OBJETIVO:

• Controlar a movimentação de materiais e medicamentos da Farmácia de forma eficaz;

• Evitar perdas;• Reduzir devoluções;• Reduzir solicitações de urgência;• Retirar estoques nas Unidades;• Eliminar empréstimos de produtos de outros pacientes;• Otimizar o tempo de trabalho na Farmácia.

VANTAGENS:

• Investimento em tecnologia (Palm´s);• Rigoroso treinamento da equipe de enfermagem, do

profissional encarregado da digitação da prescrição e dos funcionários da Farmácia;

• Acompanhamento da implantação e da etapa inicial do processo para que não haja retrocessos;

• Controlar as solicitações feitas como “urgente” ou “se necessário”, para que não haja desvio de finalidade.

NECESSIDADES:

FLUXO DE DADOS:

Unidade

Digitar

Prescrição

Dados Palm

Farmácia

FLUXO DE DADOS

FLUXO DE DADOS

FLUXO DE DADOS

FLUXO DE DADOS

FLUXO DE DADOS

FLUXO DE DADOS

FATOR DECISIVO

O SUCESSO DO SERVIÇO:

Contribuição dos colaboradores:• Enfermagem.• Auxiliares de contas.• Informática.• Equipe da farmácia.

Atuação de forma positiva em todas as etapas do projeto, o que o tornou uma conquista de todos, mas principalmente uma

conquista para a Instituição.

GARANTIA DO SUCESSO

• Conscientização da Equipe;• Planejamento das ações;• Desenvolvimento de projetos (participação da equipe

valorizando as idéias de cada um);• Adaptação as mudanças;• Divulgação do novo trabalho (marketing);• Execução do novo projeto;• Acompanhamento do desenvolvimento do trabalho;• Ouvir a equipe.

AGENDA CIRÚRGICA + MATERIAIS CONSIGNADOS

AGENDAMENTOAGENDAMENTO

REVISÃO DE AGENDAS COM REVISÃO DE AGENDAS COM MATERIAIS ESPECIAISMATERIAIS ESPECIAIS

AUTORIZAAUTORIZAÇÇÕESÕES CENTRAL DE MATERIAISCENTRAL DE MATERIAIS

ENTRADA DE MATERIAIS ENTRADA DE MATERIAIS CONSIGNADOSCONSIGNADOS

ASSOCIA MATERIAL A ASSOCIA MATERIAL A FOLHA CIRFOLHA CIRÚÚRGICARGICA

CONFIRMA ITENS CONFIRMA ITENS UTILIZADOSUTILIZADOS

Solicitar:

• Informação sobre materiais especiais;

• Nome do fornecedor (só serão aceitos fornecedores homologados);

• Descritivo dos materiais.

• As agendas com materiais consignados e ainda não revisadas são disponibilizadas para a enfermeira;

• A enfermeira deverá revisar, corrigir, aditar e liberar para próxima etapa.

• O sistema libera automaticamente as agendas revisadas pela enfermeira para o setor de Autorizações;

• Encaminha e-mail para cotação pelo fornecedor;

• Envia cotação ao convênio para liberação;

• O Setor de Autorizações deverá informar no sistema a autorização ou não dos materiais.

• O sistema libera automaticamente as agendas revisadas pela enfermeira para a Central de Materiais;

• CM faz as anotações complementares e envia automaticamente e-mail ao fornecedor solicitando o material caso não tenha em estoque.

ENTRADA DE NOTAS FISCAIS - CONSIGNADOS

ENTRADA DE NOTAS FISCAIS ENTRADA DE NOTAS FISCAIS DE CONSIGNADOSDE CONSIGNADOS

TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS CONSIGNADOS PARA OS SUBCONSIGNADOS PARA OS SUB--

ESTOQUESESTOQUES

UTILIZAUTILIZAÇÇÃO DO PRODUTO ÃO DO PRODUTO NO PACIENTENO PACIENTE

ENTRADA DA NOTA ENTRADA DA NOTA FISCAL DE VENDAFISCAL DE VENDA

BACKBACK

• Permite somente a entrada de produtos homologados pelo Setor de Suprimentos;

• Permite somente a entrada de Notas de fornecedores homologados;

• Gera estoque de consignados no Estocador;

• Utiliza o código de barras do produto para entrada da NF.

• O sistema movimenta os estoques transferindo o saldo do setor solicitado para o centro solicitante;

• O Estocador tem a visão do estoque total, ou seja, onde e quanto possui de cada produto.

• Ler o código de barras do paciente;• Ler o código de barras do produto;

• O sistema automaticamente baixa o estoque de consignados;

• Realiza a cobrança na conta do paciente;

• Gera solicitação de faturamento via e-mail para o fornecedor, informando: data, procedimento, paciente, profissional, produto (código do fornecedor) e quantidade;

• Fica aguardando entrada real do estoque para gerar movimentação de saída contábil.

• Informar no sistema: Nome do paciente a que se refere a NF;Nome do fornecedor (serão aceitos somente

fornecedores homologados);Número da NF;

• Somente serão aceitos produtos que estiverem na conta do paciente;

Digitar o preço constante da NF (só serão aceitos preços que estiverem de acordo com o contratado);

O sistema gerará automaticamente a entrada contábil de estoque e o Contas a Pagar.

• Ao receber a informação de entrada no estoque real de consignados o sistema realizará a baixa real do estoque contábil.

Todos os setores terão a informação on-line de materiais autorizados ou

não pelo convênio.

No ato da internação se houver pendência o paciente/responsável

será informado pelo Setor de Internação.

Obrigado!

Antônio Edson FerrariCoordenador de Informática

Hospital Santa Catarinae-mail: edsonferrari@hsc.org.br

Walmir Batista de MoraesDiretor de Logística

Associação Congregação de Santa Catarina