55o Congresso ABMPainel sobre Gestão Tecnológica

27 de Julho de 2.000

Gerenciamento de Projetos Tecnológicos:

Implantação de uma Estrutura MatricialAlamar Kasan Duarte

Gerente de Projetos Especiais

Gerenciamento de Projetos

xGerenciamento Convencional

Um projeto tem um objetivo limitado e focaliza o curto prazo, ao contrário do

gerenciamento de uma organização, que visa o sucesso e sobrevivência da

organização, ou seja, o longo prazo.

O que distingue o gerenciamento de projetos...

• Projetos são temporários.• Objetivos do projeto são específicos e

mensuráveis.• Projetos estão sujeitos diretamente a restrições de

performance, tempo e orçamento.• Projetos precisam ser gerenciados de tal forma que

os resultados imediatos são alcançados sem afetar a viabilidade de longo prazo da organização.

Definição de um Projeto...

Um projeto pode ser considerado como uma série de atividades e trabalhos que:

• tem um objetivo a ser cumprido dentro de especificações definidas

• tem data de início e fim definidos• tem limitação de fundos• consome recursos ( dinheiro, pessoal, equipamentos,

etc.)

Estruturas Organizacionais usadas no Gerenciamento de Projetos...

• Funcional

• Por Projeto

• Matricial

• Matricial com Variações

Estrutura Funcional

Vantagens• Maior especialização

• Maior capacitação técnica da Instituição

• Melhor qualidade técnica dos trabalhos

• Melhor utilização de recursos humanos e materiais

Desvantagens• Maior dificuldade na realização de

atividades entre as diversas áreas funcionais

• Ninguém é total ou diretamente responsável pelo projeto

• Perda de tempo na tomada de decisões

• Em projetos grandes e complexos

Diretor

GF DGF CGF BGF A

Estrutura por Projeto

Vantagens• Existência de um principal

responsável pelo projeto

• Melhor integração entre as áreas técnicas do projeto

• Melhor cumprimento de prazos e custos

• Projetos grandes e complexos

Desvantagens• Menor especialização

• Menor desenvolvimento na capacitação da Instituição

• Menor qualidade técnica dos trabalhos

• Menor eficiência na utilização de recursos humanos e materiais

Diretor

GP DGP CGP BGP A

Estrutura Matricial

Vantagens• Reúne as vantagens da estrutura

funcional e da por projetos

• Co-responsabilidade do GP e GFs pelo sucesso do projeto

Desvantagens• Possibilidade de conflitos devido à

múltipla subordinação dos colaboradores

• Aplicável a poucos projetos da empresa

Diretor

GF DGF CGF BGF A

GP B

GP A

GP C

Equipes Multifuncionais(“Self-directed work teams”)

• Reestruturação das empresas / eliminação de níveis gerenciais intermediários;

• Equipes Multifuncionais em Projetos Administrativos– grupos de funcionários reunidos para um determinado projeto com

mínima interferência gerencial

– são dados os objetivos, prazos e orçamento ao grupo

– a liderança é compartilhada

– o papel dos consultores e do “patrocinador”

– não é adequado para tarefas rotineiras

– desafio para o grupo e oportunidade de crescimento profissional

– o grupo gera recomendações

O Gerente de Projetos Matriciais...

• A importância da seleção de projetos;• Um projeto suficientemente grande pode requerer

tempo integral do GP;• Projetos menores (em tempo e/ou custo) podem

requerer tempo parcial do GP;• Vários projetos podem ser tocados pelo mesmo

GP em determinadas situações;• Atribuições / Responsabilidades do Gerente de

Projetos Matriciais e do Gerente Funcional.

A seleção dos projetos a serem tocados matricialmente ...

Produtos / Tecnologia

Existentes na empresa

Novos àempresa

Mer

cado

s Novo à empresa

Existentesna empresa

Esforço:

baixo

médio

alto

Mais avaliação dos projetos a serem escolhidos...D

ific

uld

ad

e T

écn

ica

Baixa

Alta

Retorno para a EmpresaAltoBaixo

PérolasPão e manteiga

Elefantes branco Ostras

baixo

médio

alto

Esforço:

Mais avaliação dos projetos a serem escolhidos...P

osiç

ão C

ompe

titiv

a

Dominante

Forte

Favorável

Desfavorável

Impacto Competitivo

TecnologiasBásicas

TecnologiasChaves

Tecnologiasde Ponta

Esforço:

baixo

médio

alto

Mais avaliação dos projetos a serem escolhidos...

Alto

Baixo

Baixa Alta

Quantidade de pessoas / áreas envolvidas

Nú

mer

o d

e at

ivid

ades

Esforço:

baixo

médio

alto

A resistência ao Gerenciamento de Projetos Matriciais se origina em

receios, como...

• Ter compromisso com resultados;• Ser transparente a todas as áreas da empresa;• Possuir controle reforçado;• Restringir a criatividade;• Poder limitar as decisões do gerente tradicional e

restringir o seu campo de influência.

A função do Gerente Funcional em um projeto matricial ...

O Gerente funcional tem a responsabilidade de atender com recursos às necessidades impostas pelo projeto (Quem vai realizar o serviço)

O Gerente funcional tem a responsabilidade de definir como a atividade deve ser executada e onde será realizada (Critérios técnicos).

Atribuições / Responsabilidades do Gerente de Projetos Matriciais

• Organizar : definindo o grupo de trabalho, recursos, responsabilidades e atribuições ;

• Planejar : atividades, eventos, prazos, junto com as áreas funcionais.

• Coordenar : dirigir, visando cumprimento das metas estabelecidas, interferindo e apoiando para que elas sejam alcançadas.

• Controlar : o andamento do projeto

O Gerente de Projetos Matriciais deve ter os seguintes atributos...

• Maturidade como gerente;

• Experiência em administração de projetos;

• Habilidade de planejamento;

• Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto;

• Capacidade de negociação e articulação;

• Habilidade para definir responsabilidades;

• Capacidade de coordenar reuniões objetivamente;

• Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo;

• Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;

Divisão de autoridade e atividades

entre o GP, GF e Diretoria Atividades GP GF D

1 - Prazo das etapas do projeto x

2 - Qualidade do trabalho x

3 - Compra até valor y x

4 - Compras acima do valor y x

5 - Alocação dos colaboradores x

6 - Busca de novos recursos X

7 - Treinamento dos colaboradores

8 - Contato com o cliente do projeto

9 - Controle orçamentário

10- Manutenção dos equipamentos

11-Integração do projeto dentro de uma área técnica

12-Integração do projeto entre áreas técnicas

13-Elaboração de relatórios referentes às atividadesda área para o projeto

14-Elaboração de relatórios gerais sobre o projeto

15-Controle do tempo dos colaboradores

16-Alocação dos equipamentos aos projetos x

X = toma decisão = é consultado = executa�

Organização do Projeto...

• Formar grupos de trabalho

• Definir participantes dos grupos

• Estruturar o projeto: definir atividades, correlações e tempos de execução

• Organizar base de apoio

• Esquematizar reuniões: locais e horários

• Padronizar documentação de acompanhamento: cronograma, custo

• Treinar participantes: trabalho em equipe, responsabilidade do grupo, organização e disciplina

Planejamento do Projeto ...

Premissas doProjeto

Análise Estrutural

Metas

Planejamento da Execução

PlanejamentoOperativo

Estrutura do Produto e do Projeto

Cronograma / CustosRecursos

Detalhamentodas Atividades

Coordenação / Direção do Projeto...

• Dirigir / Coordenar os trabalhos necessários para se cumprir as metas

• Elaborar e implantar sistema de decisões• Fixar metas para os participantes do projeto• Apoiar na solução de opiniões divergentes• Prever / evitar / minimizar problemas potenciais

através do acompanhamento permanente da evolução do projeto

Controle do Projeto ...

• Supervisionar as atividades de projeto quanto a sua concordância com as intenções e premissas da política empresarial

• Medir “previsto / real” das metas imaginadas• Verificar motivos para diferenças significativas,

definir e executar medidas para correção• Corrigir procedimentos inadequados e evoluir

O que se espera do Gerente do Projeto

Pela Empresa

• Resultados

• Relatórios e Informações

• Apresentação de recomendações e não só alternativas

• Que evite atritos organizacionais

• Que resolva problemas de relacionamento humano

Pelos Participantes do Grupo

• Indique o caminho

• Apoie na solução de problemas

• Incentive um bom clima de trabalho

• Integre os participantes do grupo para a “causa” comum

• Represente o grupo para fora e para cima

Premissa para o Sucesso

• O Sucesso do Gerenciamento de Projetos é diretamente proporcional a qualidade dos indivíduos e líderes que gerenciam as atividades chave.

• Gerenciamento de Projetos não é uma operação de um só homem; ele requer um grupo de indivíduos dedicados a alcançar uma meta específica.

Recomendações às empresas que pretendam implantar uma estrutura matricial no gerenciamento

de projetos tecnológicos:

• O Gerente de Projetos deve ser uma pessoa com muita experiência e prestígio dentro da organização;

• A Alta Direção da Empresa deve dar total apoio na implantação da função;• A mudança deve ser “vendida” a todos os gerentes funcionais e todas as

pessoas que estarão diretamente envolvidas com os projetos; o comprometimento das áreas funcionais é vital para o êxito do projeto;

• O Gerente de Projetos Matriciais deve atuar mais como coordenador do que como executivo, de forma a minimizar conflitos com as áreas funcionais;

• A seleção dos projetos a serem tocados matricialmente é fundamental para o sucesso do programa;

• O projeto e a equipe devem ter um patrocinador, alto executivo da organização.