3ª. AULA3ª. AULA

Programa:Programa:

Exercícios previstos para a 3ª aula:

1) Entregrar o mapa conceitual do artigo de CORTE, Adelaide Ramos e; ALMEIDA, Ieda Muniz de; PELLEGRINI, Ana Emília et al. Automação de bibliotecas e centros de documentação: o processo de avaliação e seleção de software. Ci. Inf. V.28, n.3, p.241-256, dez. 1999.

2) Entregar o mapa conceitual de portal sobre “Sistemas e Redes de Bibliotecas nacionais e internacionais”.

3) Criar um mapa conceitual do conceito de sistemas. (1 PONTO – p.1)

4) Entregar o Mapa conceitual de ameaças e oportunidades para uma Biblioteca de Instituição de ensino particular.

Exercícios previstos para a 3ª aula:

5) Exercício 5 – Os grupos irão discutir sobre a biblioteca visitada (ou onde trabalha),

a) Identificar na Biblioteca:

• áreas passíveis de automação da biblioteca,• serviços passiveis de automação,• quantidade de material do acervo bibliográfico,• contextualização da biblioteca,• sugestões para automação.

b) Apresentação oral.c) Apresentar um relatório técnico.

Exercício 1:

Exercício 3:

Exercício 4:

O desenvolvimento de projetos de sistemas de informação para bibliotecas e projetos de automação de bibliotecas

O que é projeto:

É um conjunto de atividades não repetitivas com objetivos comuns, recursos limitados, prazos definidos.

Características do projeto:

• Todo projeto tem que ter um ou alguns objetivos e metas: enquanto os objetivos são genéricos, as metas especificam valores. Por exemplo, um objetivo pode ser evitar a perda, furtos e estravio de obras de uma biblioteca. A meta respectiva pode ser diminuir as perdas de cerca de 80 livros anuais para menos que 10 livros anuais (note o uso de valores numéricos, que caracteriza a meta).

• Trabalho de projeto é trabalho não repetitivo: um caixa de supermercado trabalha todo dia da mesma maneira, por este motivo não se caracteriza um trabalho de projeto. Já se você não é organizador de festas profissional, caso tenha que organizar uma festa ocasionalmente, então, trata-se de um trabalho de projeto.

Características do projeto:.

• Projetos têm uma duração finita: um projeto de mudança de endereço de uma biblioteca envolve a alocação de recursos (mão de obra, dinheiro, veículos, tempo etc).

• Projetos envolvem planejamento: é preciso dimensionar os recursos de um projeto.

• Projetos podem necessitar o uso de controles: se um projeto é pequeno, por exemplo, construir uma pipa para o filho, não é necessário muito controle, porém no do projeto de um sistema de informação, por exemplo, de uma biblioteca virtual pela internet, que envolverá vários servidores, contratação de programadores de computador, técnicos, muito dinheiro etc é preciso ter controles de prazos, custos, salários, riscos, comunicações, integração do projeto etc.

Dê exemplos de projeto:

- Projeto de lançamento de livro. (data?, duração?, haverá salgados?, bebidas?, em qual quantidade?, haverá garçons?, quem convidar?, local?, quem pagará a conta?, por onde entrar?, por onde sair?, venderá livros?, onde serão feitos os autógrafos?..

Outros exemplos:

• Projeto de escrever um TCC.• Projeto de biblioteca mudança física

de uma biblioteca. • Projeto de criação de uma revista

científica.• Projeto de reforma do quarto.

FASES DE UM PROJETO GENÉRICO:

São etapas que normalmente são seguidas na realização de um projeto.

OBS.: Lembrando que as fases nem sempre são tão rígidas, e que num projeto moderno, existem feedbacks, e muitas vezes é necessário se voltar às etapas anteriores para acertar o que estava errado ou faltante na etapa anterior.

FASES

1ª fase - Seleção

Intenção de informatizar toda a área ou parte dela.

2ª Fase – Estudo de viabilidade

Meios de realizar o projeto definindo os custos e benefícios de cada alternativa.

Atividades: visita aos pares; definição das necessidades; análise dos softwares; definição de valores

Fundamentação principal: custo x benefícios

Mensuráveis intangíveis

PERGUNTA:

Podem todos os benefícios ser expressos em termos quantificáveis?

a) SIM b) NÃO

PERGUNTA:

A justificação principal para o novo sistema de informação para gestão é a

redução de custo?

a) SIM b) NÃO

PERGUNTA:

Quando o novo sistema substituir o antigo, apenas os custos iniciais de

investimento constituem preocupação?

a) SIM b) NÃO

PERGUNTA:

Para o novo sistema, o treino é considerado um custo inicial de

investimento?

a) SIM b) NÃO

PERGUNTA:

Para o novo sistema, o treino é considerado um custo inicial de

investimento?

a) SIM b) NÃO

Custos tangíveisDespesas bem conhecidas e que podem ser estimadas

de um modo bastante precisoEx.: custo de um upgrade de computador, vencimento

de um funcionário, custo adicional de utilização de espaço, custo de frete, Custo de correio.

Custos intangíveisPerdas que não podem ser calculadas com precisão

(normalmente avaliadas por estimativa)Ex.: valor de um cliente perdido, perda de tempo de um funcionário criativo, preço de um conhecimento.

Benefícios tangíveisValores quantificáveis Ex.: redução de despesas, redução de taxas de erros, aumento da capacidade de produção.

Benefícios intangíveisVantagens que não são facilmente quantificáveis.Ex.: melhor gestão da informação, melhor serviço aos clientes, melhor tempo de resposta a pedidos de

encomendas.

3ª Fase – Definição

Após os estudos anteriores partimos para as tomadas de decisão, elaborando nossos objetivos em estrito trabalho com os parceiros. Todas as “políticas” são aqui sistematizadas e discutidas.

4ª Fase – Projeto

Apresentação formal e estrutrurada de todos os passos anteriores.Isto é a totalidade do sistema precisa estar definido. O que vamos trabalhar (toda a biblioteca ou parte); o “melhor” software e os PQS (Padrões de Qualidade de Software).Cronograma; metas e fluxos; recursos humanos; recursos financeiros; recursos técnicos.

Não esquecer de enfatizar o custo x benefício.

5ª Fase – Implantação

Após aprovação é “por a mão na massa” aplicando as definições e decisões do projeto.

6ª Fase – Avaliação

Após a fase de implantação faremos sempre a avaliação técnica(interna)/operacional e a de resultados(interna e usuários).

Exercício: coloque as fases de um projeto genérico numa circunferência com setas indicando a seqüência.

Sob muitos aspectos um projeto pode se confundir com um planejamento para se realizar alguma coisa.

Mas também um projeto é um sistema, e não o contrário. Projeto é sistema, pois possui um conjunto de componentes interagentes e interdependentes com objetivos comuns, que é a definição de sistemas, porém projeto também é um tipo particular de sistema.

A grande questão do projeto é que ele permite a previsibilidade, pelo menos em parte, de questões como é o caso de:

1) Quanto tempo vai levar para se construir um sistema em particular?2) Quanto dinheiro será necessário para construir o projeto?3) Quantas pessoas serão necessárias, em quais funções e com que

conhecimento?4) Quanto material e de que tipo será necessário para realizar o

projeto?5) Como se pode garantir a qualidade do projeto?6) Como será realizada a integração das partes do projeto?7) Como serão realizadas as comunicações a respeito do projeto?

Essas são algumas das principais perguntas que devem ser respondidas, num documento escrito denominado projeto.

Existe uma organização internacional denominada Project Management Institute – PMI, que criou uma certificação para projetos que é muito cobiçada pelos profissionais e que se denomina de PMBOK 2000 (que correspondem às iniciais de Project Management Body of Knowledge).

Gerenciamento de projetos

• Ocorre que em projetos pequenos, como é o caso do projeto de uma pequena festa de aniversário, não é necessário muito controle, pois a festa é temporária e relativamente simples.

• Já no caso de projetos grandiosos como é o caso do projeto de “Aeroportos”, projeto de “Metrôs”, projeto de “Bibliotecas Virtuais”, há a necessidade da participação de vários profissionais. Nestes casos, a massa salarial a ser controlada é grande, o cumprimento dos trabalhos e prazos, bem como as medidas corretivas para os casos nos quais não se conseguem cumprir as metas, tudo deve ser controlado e, logicamente, é necessário um maior controle do projeto.

Gerenciar um projeto é controlar os itens elencados anteriormente e também

no PMBOK, por meio de ferramentas como é o caso de cronogramas para o

controle do tempo, de índices financeiros para controlar gastos e fluxo

de caixa do projeto, controles relacionados com o trabalho e

cumprimento dos horários e metas estabelecidas etc.

•O Guia PMBOK é o guia que identifica um subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que seria amplamente reconhecido como boa prática na maioria dos projetos na maior parte do tempo, sendo em razão disso utilizado como base pelo Project Management Institute (PMI). Uma boa prática não significa que o conhecimento e as práticas devem ser aplicadas uniformemente a todos os projetos sem considerar se são ou não apropriados.

•O Guia PMBOK também fornece e promove um vocabulário comum para se discutir, escrever e aplicar o gerenciamento de projetos possibilitando o intercâmbio eficiente de informações entre os profissionais de gerência de projetos.

•O guia é baseado em processos. Os processos descritos se relacionam e interagem durante a condução do trabalho, a descrição de cada um deles é feita em termos de:

•Entradas (documentos, planos, desenhos etc.);

•Ferramentas e técnicas (que se aplicam as entradas);

•Saídas (documentos, produtos etc.).

Descrição dos cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos:

•Iniciação •Planejamento •Execução •Monitoramento e controle •Encerramento

Nos projetos ligados às informação, documentação, biblioteconomia, ciência da informação, é bastante natural se pensar em bibliotecários como sendo os gerentes destes projetos. Em virtude desta possibilidade, é preciso que o profissional da informação possua as noções do gerenciamento de projetos.

Exercício 9 – Faça um mapa conceitual para o projeto de uma festa ?Exercício 10 – Faça um mapa conceitual para o projeto de uma Biblioteca, a partir do zero ? (1 PONTO)Exercício 11 – Faça um mapa conceitual para o projeto de um TCC ?Exercício 12 – Faça um mapa conceitual para um projeto genérico (evolução daquele mapa conceitual criado no início deste capítulo) ?