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AVISO
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Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege,
versão 3.7.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e
processos de instituições de ensino.
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Sumário:
1. Conhecimentos Específicos .............................................................................................. 7
1.1 Lançamentos ........................................................................................................................................................ 7
1.2 Plano de Contas ............................................................................................................................................... 7
1.3 Contas Contábeis Comuns nas IE ...................................................................................................... 8
1.3.1 . Ativo ............................................................................................................................................................... 8
1.3.2 Passivo ......................................................................................................................................................... 8
1.3.3 Receitas ....................................................................................................................................................... 8
1.3.4 Despesas .................................................................................................................................................... 9
1.4 Balancete de Verificação ......................................................................................................................... 10
1.5 Funcionamento de Débitos e Créditos ......................................................................................... 10
2. APS – Módulo Contábil ................................................................................................. 11
3. Cadastros .......................................................................................................................... 11
3.1 Tipos de Histórico ........................................................................................................................................... 11
3.2 Tipo Plano Conta ........................................................................................................................................ 12
3.3 Históricos ........................................................................................................................................................... 13
3.4 Centros de Custos ....................................................................................................................................... 14
3.4.1 Departamentalização ...................................................................................................................... 14
3.4.2 Centro de Custo ................................................................................................................................ 14
3.5 Parâmetros da Contabilidade...............................................................................................................15
3.6 Grupos de Unidades .................................................................................................................................. 16
3.7 Máscara de Capa ......................................................................................................................................... 18
3.8 Sistema Origem ............................................................................................................................................ 18
3.9 Conta .................................................................................................................................................................... 19
3.9.1 Inclusão de Contas e Subcontas ............................................................................................. 19
3.9.2 Consulta de Contas Analíticas ................................................................................................ 20
3.10 Conta x Centro Custo ............................................................................................................................ 21
3.11 Capa ..................................................................................................................................................................... 22
3.12 Conta Caixa ................................................................................................................................................... 23
3.13 Períodos........................................................................................................................................................... 23
3.14 Índices/Cotações ....................................................................................................................................... 24
3.15 Idiomas ............................................................................................................................................................. 25
3.16 Itens do Relatório no Idioma ........................................................................................................... 25
3.17 Configuração de Contas para Soma na Dotação .............................................................. 26
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4. Lançamentos ................................................................................................................... 26
4.1 Lançamento Composto ............................................................................................................................ 27
4.2 Exemplos .......................................................................................................................................................... 29
5. Relatórios .......................................................................................................................... 33
5.1 Balancete Consolidado ............................................................................................................................. 33
5.2 Razão .................................................................................................................................................................. 35
5.3 Razão por Centro de Custos ............................................................................................................. 36
5.4 Diário Consolidado ...................................................................................................................................... 37
5.5 Relatório Demonstrativo de Resultado ...................................................................................... 38
5.6 Relatório Demonstrativo Despesa ................................................................................................. 40
5.7 Relatório Contas x Centro Custo ..................................................................................................... 40
5.8 Relatório Balanço Consolidado......................................................................................................... 42
5.9 Livro Caixa ....................................................................................................................................................... 43
5.10 Relatório Fechamento Conta .......................................................................................................... 45
5.11 Plano de contas Consolidado............................................................................................................ 45
5.12 Previsão Orçamentária ......................................................................................................................... 46
5.13 Comparativo Receitas Despesas ................................................................................................... 47
5.14 Relatório Contas com Saldo Incompatível ............................................................................. 47
5.15 Relatório Emissão de Lote ................................................................................................................48
5.16 Relação de Centros de Custo ..........................................................................................................48
5.17 Relatório Cadastral de Históricos .................................................................................................. 49
5.18 Geração Arquivo SINCO ..................................................................................................................... 50
5.19 Geração MANAD ..................................................................................................................................... 50
6. Encerramento Período Contabilidade .......................................................................... 52
7. Transferência de Lançamento por Capa ..................................................................... 52
8. Transferência de Lançamento por Conta ................................................................... 53
9. Verifica Conta .................................................................................................................. 53
10. Apuração Resultado ...................................................................................................... 54
11. Geração Conta - Centro de Custo .............................................................................. 55
12. Transferência de Lançamento ..................................................................................... 56
13. Transferência de Resultados ........................................................................................ 56
14. Demonstrativo ................................................................................................................ 57
15. Gerador de Demonstrativo .......................................................................................... 58
16. Replicar Plano de Contas ............................................................................................. 60
17. Replicar Históricos ......................................................................................................... 61
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18. Replicar Demonstrativos .............................................................................................. 61
19. Geração de Conta Rateio ............................................................................................. 62
20. Consulta Inconsistência no Centro de Custo ........................................................... 62
21. Integrações ..................................................................................................................... 63
21.1 Importações .................................................................................................................................................... 63
21.1.1 Importação do Financeiro ......................................................................................................... 63
21.1.2 Importação de Lançamentos Via Arquivo Texto ..................................................... 64
21.1.3 Importação Demonstrativo ...................................................................................................... 65
21.1.4 Importação Estoque ..................................................................................................................... 65
21.1.5 Importação Lançamento Patrimônio ............................................................................... 66
21.2 Exportações................................................................................................................................................... 66
21.2.1 Exporta Movimentos do Mês ................................................................................................ 66
21.2.2 Exporta Lançamento ................................................................................................................... 67
21.3 SPED .................................................................................................................................................................. 67
21.3.1 Plano de Contas Referencial ................................................................................................. 68
21.3.2 Cadastro Modelo Referencial ............................................................................................... 68
21.3.3 Relacionamento de Contas .................................................................................................... 69
21.3.4 Vínculo de Contas Referenciais ........................................................................................... 72
21.3.5 Vínculo de Centros de Custo-Conta Referencial .................................................... 73
21.3.6 Modelo Demonstração ............................................................................................................... 73
21.3.7 Escrituração Auxiliar ..................................................................................................................... 74
21.3.7.1 Inclusão de Lançamento ........................................................................................... 75
21.3.8 Inclusão de Lançamento com Centro de Custo ..................................................... 76
21.4 Geração Escrituração Contábil Digital (ECD) ........................................................................ 77
21.4.1 Criação do Livro Digital............................................................................................................... 77
21.4.2 Geração do Arquivo Digital ECD ........................................................................................ 81
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1. Conhecimentos Específicos
Para entender o sistema contábil da GVDASA, faz-se necessário compreender a
aplicação de alguns conceitos contábeis no sistema.
1.1 Lançamentos
São os registros dos fatos contábeis, ou seja, registram os acontecimentos que
alteram o Patrimônio Líquido da Empresa/Instituição. O conjunto destes registros
(Lançamentos) chama-se “Escrituração”.
Cada lançamento no sistema deve conter cinco informações básicas:
Capa e data
Conta devedora
Conta credora
Histórico
Valor
1.2 Plano de Contas
O Plano de Contas é um elenco de todas as contas previstas pelo setor contábil da
empresa que serão necessárias para os registros contábeis.
Cada empresa deve elaborar o seu Plano de Contas, sempre obedecendo aos seus
interesses e, principalmente, à legislação pertinente.
Facilita a leitura, interpretação e análise do Balanço Patrimonial da empresa que é
apresentado com as informações agrupadas por características semelhantes. Entre estas
características poderíamos citar: prazo, liquides, caixa e banco.
Seu principal objetivo é estabelecer normas de conduta para o registro das operações
da organização e, na sua montagem, devem ser levados em conta 3 objetivos fundamentais:
Atender às necessidades de informação da administração da empresa;
Observar formato compatível com os princípios da contabilidade e com a norma legal
de elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis (Lei nº
6.404/76);
Adaptar-se tanto quanto possível às exigências de agentes externos, principalmente
às da legislação do Imposto de Renda.
Dentro do Plano de Contas existem contas que são Credoras (C) e Contas que são
Devedoras (D).
Em linhas gerais poderíamos considerar como segue:
Ativo (D)
Passivo (C)
Receitas (C)
Despesas (D)
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1.3 Contas Contábeis Comuns nas IE
1.3.1 Ativo
Compõe-se de Bens e Direitos aplicados na entidade Contábil.
Alunos/Clientes: qualquer nota emitida para esta conta irá gerar um débito nesta
conta.
Caixa/Bancos: contabiliza a Entrada de Receitas na empresa.
Bancos: normalmente a conta banco tem contas individualizadas para cada banco
(uma conta sintética por banco).
Bco Caucionada
Bco Descontada
Bco Vinculada
Adiantamento de Fornecedor: por exemplo, o pagamento de fornecedor 50% a vista
e 30 + 60, ou seja, pagar o fornecedor antes de receber o produto ou serviço. Isto é comum
em imobiliárias, colégios, empresas e indústrias.
1.3.2 Passivo
Registram todas as entradas (origens) de recursos na empresa.
Fornecedor: qualquer produto ou serviço que deve ser pago será listado nesta conta.
Impostos a recolher: todos os impostos pagos devem ser listados nesta conta.
Normalmente cada imposto tem sua conta individualizada. Quando se emite a Folha de
pagamento, por exemplo, são feitos lançamentos nestas contas relativos aos impostos a
recolher dos colaboradores.
Adiantamento de Clientes: nesta conta estarão os lançamentos referentes a
pagamentos efetuados antes do recebimento de produtos ou serviços.
1.3.3 Receitas
Entende-se por “Receita” a entrada de elementos para o ativo, sob a forma de
dinheiro ou direitos a receber, geralmente referentes à venda de mercadorias, de produtos ou
de serviços. Uma “Receita” também pode derivar de juros, descontos e de outros ganhos
eventuais.
A obtenção de uma “Receita” resulta num aumento de Patrimônio Líquido.
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Exemplo de um plano de contas de Receitas:
3.01. RECEITAS DE CLIENTES
3.01.10 Vendas de Produtos
3.01.20 Vendas de Serviços
3.01.90 Diversos
3.03. RECEITAS FINANCEIRAS
3.03.10 Juros de Aplicações
3.03.20 Resgates
3.03.90 Outros
3.05. OPERAÇÕES FINANCEIRAS
3.05.10 Contrato de Mútuo
3.05.20 Desconto de Títulos
3.05.90 Outros
3.07. RECEITAS PATRIMONIAIS
3.07.10 Venda de Imobilizado
3.07.20 Aporte de Capital
3.07.90 Outros
3.09 RECEITAS DIVERSAS
3.09.10 Reembolsos Diversos
1.3.4 Despesas
Entende-se por “Despesa”, o consumo de bens ou serviços, que, direta ou
indiretamente, deverá produzir uma “Receita”. Diminuindo o Ativo ou aumentando o Passivo,
uma “Despesa” é realizada com a finalidade de se obter uma “Receita”. Se o seu valor for
superior à “Receita”, haverá uma diminuição no Patrimônio Líquido.
São todos os gastos que fazem parte do dia-a-dia da empresa, como transportes,
telefone, luz, aluguel, comunicações, salários e comissões, Impostos e taxas, Retirada Pró-
labore, Despesas Bancárias, Publicidade, Despesas Diversas, etc.
Observe exemplos de despesas mais comuns:
Folha
Mat Prima
Energia
Água
Combustível
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1.4 Balancete de Verificação
Ativo + Passivo + Receitas + Despesas = 0
Ou
Ativo + Receitas = Passivo + Despesas
Caso contrário, existe algum problema com os lançamentos realizados. Ou seja, o
“Balancete de Verificação” deve ser usado para conferência da exatidão dos dados apurados.
Pode ser emitido em qualquer período: diário, semanal, quinzenal, mensal, ou anual.
Porém, é aconselhável emiti-lo em períodos mais curtos para que, caso haja alguma
inconsistência, o problema seja resolvido de forma mais rápida e fácil.
Por convenção é possível adotar D ou (+) para contas devedoras e C ou (-) para
contas credoras.
1.5 Funcionamento de Débitos e Créditos
Antes de iniciar o estudo do sistema contábil da GVDASA faz-se necessário conhecer
o funcionamento e a interpretação dos débitos e créditos.
Esquematicamente, para fins de compreensão da regra e não da exceção, é possível
representar os efeitos sobre os saldos dos grupos de contas da seguinte forma:
As exceções são contas redutoras dos saldos de outras contas do mesmo grupo.
As exceções mais usuais são as “Duplicatas Descontadas”, “Provisão para Devedores
Duvidosos”, a “Depreciação/Amortização Acumulada”, “Capital a Integralizar”, ou seja, todas
as contas que são apresentadas como redutoras do saldo de outra conta.
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2. APS – Módulo Contábil
O Sistema de Contabilidade realiza todos os procedimentos inerentes às atividades
de controle contábil geral e gerencial. Pode ser integrado a sistemas financeiros, faturamento,
folha, caixa entre outros e, assim, suprimindo o trabalho de redigitação.
3. Cadastros
3.1 Tipos de Histórico CTB_CadTipoHistorico.dll
Permite que o usuário informe ao sistema os diversos tipos de históricos que podem
ser utilizados por outras unidades associadas à empresa. Observe alguns exemplos:
Histórico para Ensino Fundamental;
Histórico para Faculdades;
Histórico Mantenedora.
É possível utilizar um tipo de histórico para cada unidade ou um tipo para todas as
unidades. Esta escolha deve ser feita pela instituição de acordo com o que está considerar
melhor para sua realidade.
Os Tipos de Históricos servem para agrupar os históricos (descrição padrão para os
lançamentos contábeis).
Para a inclusão é necessário clicar sobre o botão “Incluir”, informar o código e a
descrição do tipo de histórico. Por fim, é preciso que seja clicado sobre o botão “Confirmar”.
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3.2 Tipo Plano Conta CTB_CadPlanoConta.dll
Permite o cadastro dos Tipos de Plano de Contas a serem empregados pela Unidade,
além de definir a estrutura a ser utilizada pelas contas pertencentes ao respectivo plano.
É possível, através das colunas “Grau(n)”, definir a codificação das contas que além
de agilizar naturalmente o trabalho de classificação dos documentos, é elemento indispensável
para efeito do processamento de dados. Abaixo, um exemplo de critério de graduação dos
códigos:
Graus Grau 1 Grau 2 Grau 3 Grau 4
4 1 2 3 3
É possível ter um plano único para toda rede ou um por unidade.
Para cadastrar um tipo de plano de contas, clique sobre o botão “Incluir” informe o
“Código”, a “Descrição”, a quantidade de “Graus” do código do plano de contas, a quantidade
de caracteres que cada grau do plano de contas possuirá “Grau (n)”.
“Intervalo entre novas contas do último nível”: nesse campo pode ser informado qual
será o intervalo que o sistema deverá atribuir entre novas contas.
“Máscara código reduzido”: pode ser informada uma máscara para a apresentação
do código reduzido. Essa máscara será utilizada no momento da inclusão de novas contas no
plano de contas.
“Permite alterar código conta mãe”: se marcada essa opção o sistema irá habilita o
campo “Conta mãe” no cadastro de contas, para edição. Dessa forma o usuário poderá alterar
o código da conta.
“Máscara código conta”: deve ser configurada com os caracteres “underline” e “ponto”
de acordo com a formatação do código das contas.
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3.3 Históricos CTB_CadHistorico.dll
Neste cadastro é feito o cadastramento dos históricos padrões que serão utilizados
nos lançamentos da Contabilidade. Caso seja necessário um complemento para o histórico a
ser digitado durante o lançamento, deve ser informado o caractere asterisco (*) na descrição
do histórico. Exemplo:
“Pagamento NF 123”. O cadastro do histórico poderia ser: “Pagamento NF *”. O
asterisco permitirá que o usuário digite o número das notas fiscais a cada lançamento.
O cadastro do histórico facilita o lançamento, pois dispensa a digitação manual a cada
lançamento, permitindo que o usuário informe apenas os dados diferentes de um lançamento
para o outro através do asterisco.
Os históricos são utilizados na tela de digitação de lançamentos e Transferência de
Resultado.
Para cadastrar um histórico, clique sobre o botão de “Incluir”, informe o “Código”, a
“Descrição” (que pode conter os asteriscos necessários) e o “Tipo” de conta ao qual o histórico
poderá ser associado, de acordo com as opções:
Ambos: contas credoras e devedoras poderão receber este histórico.
Débito: apenas contas devedoras poderão receber este histórico.
Crédito: este histórico será associado apenas a contas credoras.
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3.4 Centros de Custos Pad_CadCentroCusto.dll
Caso a instituição trabalhe com rateio por centro de custos, neste programa serão
cadastrados os centros de custo aos quais os lançamentos poderão ser atribuídos.
Para efetuar o cadastramento deve-se abrir a tela, clicar com o botão direito do
mouse e selecionar a opção “Novo Centro de Custo”. Nesta opção também é possível atribuir
percentuais para rateio entre os centros de custos disponíveis.
3.4.1 Departamentalização
Para a contabilidade de custos, departamentalização é o critério mais eficaz para
uma racional distribuição dos custos indiretos. Com isso, cada departamento pode ser dividido
em mais de um centro de custos.
Os departamentos são divididos em produção e serviços. Para a apropriação dos
custos indiretos dos produtos, é necessário que todos esses custos estejam nos departamentos
de produção. É necessário que todos os custos dos departamentos de serviços sejam rateados
de tal forma que recaiam sobre os de produção.
3.4.2 Centro de Custo
É a menor fração de atividade ou área de responsabilidade para a qual é feita a
acumulação de custos. Permite informar como deve ser feito o Rateio das Despesas entre os
diversos centros de custos.
Centros de custos podem coincidir com departamentos, mas em alguns casos um
departamento pode conter vários centros de custo. Por exemplo: um departamento de
beneficiamento pode ter apenas um supervisor, mas podem existir várias linhas de
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beneficiamento. Para cada linha é possível criar um centro de custo a parte e avaliá-lo
separadamente.
3.5 Parâmetros da Contabilidade CTB_CadParametro.dll
Deve ser usado para configurar o módulo Contabilidade de acordo com as
necessidades de cada empresa/instituição. É importante salientar que o módulo funcionará de
acordo com as informações configuradas nessa tela.
“Usa Conta X histórico”: caso essa opção esteja marcada, só será possível utilizar
históricos que estivem cadastrados a conta (ver item lançamento composto desse manual).
“Usa Unidade do desdobramento”: caso marcado permite fazer lançamento em
múltiplas unidades. Na tela de lançamentos habilitará o campo de unidade, para escolha. Senão
o lançamento é realizado somente na unidade logada.
“Usa Centro de Custo”: define se a Unidade utilizará centro de custos.
“Usa Conta x Centro de Custo”: permite indicar os centros de custos para as despesas
e receitas. Essa informação será cadastrada na rotina de Geração Conta – Centro de Custos.
Usa dotação: permite indicar se a instituição irá utilizar a rotina de dotação
orçamentária.
“Usa dotação por centro de custo”: caso utilize a rotina de dotação, deverá indicar se
a dotação será realizada por centro de custos
“Permite Lançamento Compostos em Aberto”: permite lançamentos sem fechar
débitos e credito, ou seja, débito pode ser diferente de credito nos lançamentos compostos.
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“Usa rateio de valores pelo centro de custo”: caso marcado, será rateado os valores
nos centro de custos de nível inferior ao lançado, conforme os percentuais definidos no
cadastro de centro de custos.
“Meses em Aberto”: são definidos os meses em aberto, ou seja, quantos meses,
anteriores ao atual, estarão disponíveis para alterações contábeis.
Último Encerramento: mostra qual o último período que foi fechado. Os meses em
aberto passam a contar a partir desta data.
Indicador de Credito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a
crédito. Ex.: C, sinal de menos (-), etc.
Indicador de Debito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a
débito. Ex.: D, sinal de mais (+), etc.
Indicador de Pagina: usado para informar a nomenclatura para página. Ex.: folha.
Plano de Contas: deverá ser informado qual o tipo de Plano de Contas que será
utilizado pela Unidade onde o usuário está logado. A partir do momento em que são efetuados
lançamentos, não será possível trocar o plano de contas, apenas incluir novas contas.
Tipo de Histórico: deverá ser informado qual o tipo de Histórico utilizado pela Unidade
em que o usuário está logado.
Tipo de Dotação: define como a unidade irá utilizar a orçamentação (mensal/anual).
Transfere os dados para outra base no encerramento do período: caso essa opção
esteja marcada os lançamentos serão transferido para outra base de dados.
Seleciona contas para excluir os lançamentos após o encerramento do período: similar
ao campo anterior, porém se essa opção estiver marcada é possível selecionar as contas para
excluir os lançamentos após o encerramento do período.
Nome do Servidor integração Patrimônio: usado para indicar o caminho de rede do
servidor caso a unidade possua o “módulo Financeiro – Patrimônio” integrado à Contabilidade.
3.6 Grupos de Unidades CTB_CadGrupoUnidade.dll
Permite realizar operações de consolidação de dados de forma automatizada. Ou
seja, não é necessário selecionar manualmente a unidade a ser consolidada. Ex. Colégios,
Comunidades, entre outros.
A fim de facilitar a emissão de relatório, é possível cadastrar grupos para agrupamento
de unidades. Nesse caso, basta selecionar o grupo e todas as unidades vinculadas estarão
sendo emitidas no relatório.
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Por exemplo: a empresa possui unidades de vários ramos de atividade (hospitais,
escolas, universidade, etc.). Neste caso ela poderá criar um grupo chamado “Escolas” onde
estarão todas as unidades escolares, um grupo “Faculdades” onde estarão todas as faculdades
e assim por diante.
Na emissão de alguns relatórios, ao invés de selecionar todas as unidades escolares
para emissão, será possível selecionar somente o grupo Escolas e o relatório conterá todos
os dados, consolidados, das unidades pertencentes a ele.
Para a inclusão de um grupo de unidades, clique sobre o botão “Incluir” (na parte
inferior da tela), informe a descrição do grupo, clique no botão “Incluir” (localizado abaixo da
descrição) e o sistema abrirá a tela de unidades.
Nessa tela, selecione as unidades que deverão estar vinculadas ao grupo cadastrado.
Caso as unidades não estejam vinculadas, ao utilizar esse grupo em outras telas, não irá trazer
nenhuma informação.
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3.7 Máscara de Capa CTB_CadMascaraCapa.dll
Permite configurar no sistema através de macros como será a máscara da capa dos
lotes. Exemplo: “{Ano}{Mes}{Dia}TEXTO”.
Para adicionar as macros ao campo, clique com o botão direito do mouse e escolha
quais as macros que deseja utilizar para montar máscara.
3.8 Sistema Origem CTB_CadSistemaOrigem.dll
Nessa tela deverão ser cadastrados os sistemas de origem, eles indicam de qual
sistema se originaram os lançamentos de operações de integração contábil.
Para a inclusão, clique no botão de “Incluir”, preencha o sistema de origem e informe
se os lançamentos, que estarão vinculados a esse sistema origem, poderão ser alterados ou
não.
Os lançamentos oriundos da contabilidade podem ser alterados na contabilidade.
Porém, os lançamentos de outros sistemas não podem ser alterados na contabilidade, pois
poderiam ocorrer alterações das informações originais tornando-as inconsistentes, já que a
fonte dos lançamentos também
deveria ser alterada.
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3.9 Conta CTB_CadConta.dll
Este programa é usado para cadastrar as contas pertencentes ao plano de contas
selecionado nos “Parâmetros da Contabilidade” da unidade em que o usuário logado. Também
são levados em conta os Graus configurados no cadastro do tipo de plano de contas.
Para cadastrar uma conta clique com o botão direito do mouse sobre uma conta
existente e selecione a opção “Nova conta” ou “Nova sub-conta”. A sub-conta será incluída
um nível abaixo em relação à conta selecionada pelo usuário.
O cadastro das contas será apresentado em forma de árvore e por isso o sistema
dispõe duas opções de inclusão.
3.9.1 Inclusão de Contas e Subcontas
Para cadastrar uma “Nova conta” ou uma “Nova subconta” informe, de acordo com
a necessidade, os seguintes campos:
Conta: informe neste campo o nome da conta que está sendo cadastrada.
Código alternativo: é um código definido pelo usuário para facilitar a memorização.
É possível informar este código alternativo nos lançamentos para encontrar a conta desejada
mais rapidamente, por exemplo.
Conta analítica ou sintética: este parâmetro deve ser usado para indicar se a conta
que está sendo cadastrada é do tipo sintética (pode ter subcontas) ou analítica (não terá
subcontas).
Natureza: utilize esta configuração para indicar se a conta cadastrada é “Credora”
(conta do tipo crédito), “Devedora” (conta do tipo débito), ou se a conta aceitará “Ambos” tipos
de natureza no lançamento, por exemplo.
Para cadastrar uma conta redutora, basta configurá-la com a natureza inversa às
demais contas.
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Conta mãe: este campo exibe o código da conta que está um nível acima da conta
que está sendo cadastrada. Esta informação é utilizada pelo sistema para atualizar o saldo da
conta mãe.
Patrimonial: este parâmetro deve ser selecionado caso a conta refira-se ao
patrimônio da empresa.
Exibir na WEB: caso este parâmetro seja selecionado, a conta estará disponível no
orçamento web.
Dotação: os campos referentes a esta área devem ser configurados caso a instituição
irá trabalhar com dotação (ver manual de dotação).
3.9.2 Consulta de Contas Analíticas
Se o usuário quiser pesquisar uma conta analítica existente, basta clicar com o botão
direito do mouse e selecionar a opção “Contas analíticas”. Será aberta uma tela em que ele
poderá informar os filtros necessários para realizar a pesquisa.
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Para a consulta das contas analíticas, o sistema apresenta uma tela para que sejam
informados os filtros da consulta.
Pesquisar por: selecione como será realizada a consulta das contas
(código reduzido, código da conta ou nome da conta).
Condição: informe a condição que deverá ser aplicada ao filtro anterior
(pesquisar por), para realizar a consulta.
Valor: informe os dados da conta a ser pesquisada, de acordo com o
tipo de pesquisa escolhido anteriormente.
Ordenar por: selecione como será realizada a ordenação da consulta
das contas (código reduzido, código da conta ou nome da conta).
Incluir conta: sistema abrirá a tela de inclusão de contas.
3.10 Conta x Centro Custo Ctb_CadContaCentroCusto.dll
Neste programa são armazenadas as informações relativas aos Lançamentos
Gerenciais.
Ele deve ser usado para informar a porcentagem que deve ser atribuída ao Centro
de Custo selecionado em relação à “Conta” indicada, quando esta receber um lançamento.
É possível informar o valor ou deixar o programa calcular os rateios. Em rateios a
soma deve ser igual ao valor lançado.
Para informar o “Percentual” que deve ser atribuído a um Centro de Custo em uma
Conta Contábil, selecione a “Conta” desejada, o “Centro de Custo” e clique com o botão direito
do mouse e selecione a opção “Editar percentual” e informe o percentual.
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3.11 Capa CTB_CadCapa.dll
Nesta opção é possível o cadastramento de capas de lote para agrupamento dos
lançamentos contábeis.
Para cadastrar uma capa, clique sobre o botão de incluir, informe o “Código”, a “Data”
a que ela se refere e a “Conta” que será a contrapartida padrão para esta capa. Marque a
opção “Diária” caso essa capa receberá lançamentos por dia. O campo “Total Informado”
corresponde ao valor total da capa.
Os campos “Total de Créditos” e “Total de Débitos” serão preenchidos
automaticamente de acordo com a soma dos valores dos lançamentos contidos na capa.
Também é possível informar uma “Observação” para a capa e indicar se o sistema deve
“Replicar esta Capa para as Outras Unidades”.
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3.12 Conta Caixa CTB_CadContaCaixa.dll
Este programa deve ser usado para indicar qual(is) conta(s) contábil(eis) poderá(ão)
imprimir o Relatório de Caixa.
Para isso, clique sobre o botão de incluir e selecione a conta, no respectivo campo.
Por fim, confirme a operação.
3.13 Períodos Ctb_CadPeriodo.dll
Neste programa é feito o cadastramento dos períodos contábeis, utilizado para
realizar os lançamentos contábeis. É importante destacar que é nessa tela que o usuário
deverá informar a situação de cada um dos períodos (aberto, fechado ou bloqueado).
Aberto: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que poderá
ser realizados lançamentos.
Fechado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que não
poderá ser realizados lançamentos. Caso haja necessidade de realizar lançamentos em um
período que esteja fechado, é necessário primeiro realizar a abertura dele.
Bloqueado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que não
poderá ser realizados lançamentos nem abrir novamente o período.
Para incluir um período, informe o “Ano” e o “Mês” a que ele pertence, e a “Situação”.
Caso seja necessário fechar ou bloquear um período, indique tais situações através do campo
“Situação”. Também há a possibilidade de “Replicar esse período para outras unidades”, essa
opção é um facilitador do sistema, e, se marcada, permite que esse período seja replicado
para as demais unidades da empresa logada.
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3.14 Índices/Cotações PAD_CadIndiceCotacao.dll
Quando são utilizados relatórios convertidos em outras moedas é necessário o
cadastro dos índices de cotação para conversão dos valores e critério de frequência (mensal
ou diária), tipo (valor ou percentual) e número de casas decimais para esta conversão.
Para cadastrar um índice ou cotação, informe a “Descrição” e o “Símbolo” do mesmo.
Indique se a “Frequência” de atualização desta cotação é “Diária” ou “Mensal”, e se
o tipo é “Valor” ou “Percentual”. Informe também quantas casas decimais estarão disponíveis
para digitação do valor ou percentual.
No campo de cotações será apresentada a frequência (diária ou mensal), com o tipo
escolhido no campo “Tipo” (valor ou percentual). Para a correção desses índices é preciso
informar o valor de acordo com a frequência.
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3.15 Idiomas CTB_CadIdioma.dll
Quando utilizado relatórios em outros idiomas, é necessário o cadastramento prévio
no sistema, preenchendo as informações correspondentes.
No campo “Índice de Conversão” são listadas todas as cotações cadastradas no
cadastro de “Índices/Cotações” que possuem frequência mensal.
Para a inclusão de um idioma, é necessário clicar sobre o botão de incluir, informar
a descrição do idioma e o índice de conversão. Ou seja, moeda pela qual os valores deverão
ser convertidos no momento da emissão do relatório.
3.16 Itens do Relatório no Idioma CTB_CadContaIdioma.dll
Caso tenha sido cadastrados idiomas no item anterior (Cadastro de idiomas), é preciso
que sejam vinculadas as contas ao idioma. Assim, ao emitir relatórios que necessitem de
conversão de idioma serão listados os itens que estiverem vinculados nessa tela.
Para vincular um idioma a uma conta contábil, clique no botão de incluir, selecione
um idioma e clique no botão “Carregar”. Nesse momento, serão exibidas as contas contábeis
da unidade. Para realizar o vínculo, informe no campo “descrição da conta” a descrição que
deverá ser exibida no relatório de idioma para a respectiva conta contábil.
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3.17 Configuração de Contas para Soma na Dotação CTB_CadContaSomaDotacao.dll
Utilizado para definir quando na dotação uma conta tem em seu total orçado várias
contas. Exemplo de utilização: numa conta de luz é possível considerar luz, água e telefone
na mesma conta.
Para o cadastro, no campo de “Conta” é preciso que seja informada a conta que
receberá os valores de dotação de outras contas. Após, clique sobre o botão de incluir para
informar as demais contas que estarão agregadas a anterior. É importante salientar que, para
as contas agregadas, deverá ser informado o tipo de apuração da dotação (débito ou crédito).
4. Lançamentos
Antes de inserir um lançamento é necessário selecionar uma Capa existente ou
cadastrar uma nova Capa a fim de agrupar os lançamentos. Para cadastrar uma Capa basta
clicar no botão “Editar Capas” e em seguida, clicar no botão “Incluir”.
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Existem dois tipos de lançamento. O lançamento simples é feito com apenas uma
partida e uma contrapartida, já o lançamento composto pode conter mais de uma partida
e/ou contrapartida. Observe abaixo os dois tipos de lançamentos.
4.1 Lançamento Composto CTB_Lancamento.dll
Após selecionar a capa clique na aba “Lançamentos” para informar os lançamentos
contábeis. Na sub-aba “Registro” são informadas as partidas e contrapartidas de débito e
crédito.
Para informar a partida de um lançamento selecione a conta através do “Código”,
número da “Conta” ou sua “Descrição”. Informe também o “Histórico” do lançamento e seu
“Valor” e clique no botão “Débito” ou “Crédito”, conforme a ocasião, para finalizar a operação.
O que diferencia o lançamento composto do lançamento simples no sistema é o fato
de que neste programa, é possível informar vários desdobramentos de crédito e/ou débito
em um só lançamento.
Este programa também pode realizar lançamentos simples (de acordo com a
parametrização do botão “Configurar Lançamentos”), mas caso a instituição queira utilizar um
programa específico para lançamentos simples, é possível cadastrar o programa
“CTB_LancamentoContabil.dll”. Nele será informada apenas uma partida e uma contrapartida
por operação de lançamento.
Após informar o(s) desdobramento(s) da partida, o usuário deve clicar no botão
“Conta-Partida” para selecionar a conta que receberá o(s) desdobramento(s) da contrapartida.
Ainda na sub aba “Lançamentos” é possível ir para o “Cadastro de Históricos” através
do botão , ir para o “Cadastro de Contas” através do botão , realizar “Procura
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Lançamentos” através do botão , e também, emitir o “Relatório Razão” através do botão
.
O botão “Configurar” deve ser usado para parametrizar algumas opções do
lançamento, conforme abaixo:
Selecione na área “Limpar” quais campos serão limpos quando o usuário clicar no
botão “Contrapartida”.
O parâmetro “Usar Sinal para Botões (Débito / Crédito)” pode ser selecionado para,
invés de utilizar os botões “Débito” e “Crédito” durante um lançamento, o usuário pode indicar
a operação através do sinal (-) ou (+).
“Lançamento Composto (se não, simples)” é um parâmetro usado para indicar se o
programa efetuará lançamentos compostos ou será utilizado apenas para lançamentos simples.
Na área “Mostrar nos Desdobramentos” devem ser selecionados os campos que
estarão disponíveis para visualização dos desdobramentos de débito/crédito na tela dos
lançamentos.
Também é possível configurar nesta tela a forma de “Acessar a Conta” ao efetuar
um lançamento. Que pode ser “Pelo código reduzido” ou “Pelo código estruturado”.
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4.2 Exemplos
Como dito anteriormente em relação aos lançamentos, eles podem ser Simples ou
Compostos. Sempre que lançamentos são feitos, eles são armazenados na tabela Saldos
Contas (CTB_SALDOCONTA). Se informações relativas a conta ainda não existem nesta
tabela, estes dados são inseridos, caso já exista algum registro referente a conta então os
dados serão atualizados.
Exemplo de lançamento Simples:
Serão realizados 3 lançamentos simples. Veremos o impacto nas tabelas do sistema.
Os dados inseridos ou alterados nas tabelas são apresentados realçados nas tabelas.
Lançamento Simples 1
O sistema possui uma rotina que atualiza internamente os saldos para as contas pai
ligados a esta conta, no caso: 1, 1.01 e 1.01.001.
Logo, como resultado dessa atualização, a tabela fica:
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Lançamento Simples 2
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Lançamento Simples 3
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Exemplo de lançamento Composto:
Serão realizados 1 lançamentos Composto. Veremos o impacto nas tabelas do
sistema.
Lançamento Composto 1
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Após execução atualização:
5. Relatórios
Nos próximos subtópicos, são apresentados os principais relatórios contábeis que
podem ser emitidos pelo módulo.
5.1 Balancete Consolidado CTB_RelBalanceteConsolidado.dll
Esse relatório emite uma relação de contas com os saldos extraídos dos registros
contábeis em uma determinada data e de acordo com as unidades selecionadas.
Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas
(Unidades ativas e Unidades inativas). A opção “Ordenar por” deve ser configurada de acordo
com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por “código” ou
por “nome”) selecionadas.
Após a seleção das unidades é necessário informar os seguintes campos:
Período: informe o mês e ano inicial e final para a pesquisa dos lançamentos que
deverão ser exibidos no relatório.
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Somente as analíticas: caso escolha essa opção, o relatório irá listar somente os
lançamentos que estão vinculados as contas analíticas.
Selecionar os graus: estando marcada, o usuário informará quais os graus de conta
que deverão constar no relatório. O sistema listará os lançamentos que estão vinculados as
contas dos graus selecionados.
Quebra de página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório será
emitido os lançamentos de uma determinada conta.
Sintéticas em negrito: caso esteja selecionada, para as contas sintéticas do relatório,
o sistema irá destacar o nome delas em negrito.
Contas: nesse campo é possível informar o código reduzido de um intervalo de contas
que será emitido no relatório.
Anexar ao diário: caso esteja marcado, esses lançamentos serão anexados ao livro
diário.
Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a
emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). Pode ser:
Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período informado.
Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no relatório será emitido os
saldos das contas antes da transferência de resultados.
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5.2 Razão CTB_RelRazao.dll
Esse relatório listará o extrato de contas por ordem cronológica, agrupado por conta
contábil. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros:
Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório.
Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e crédito estão
fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente serão
emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros.
Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório
para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não
serão emitidos os termos de abertura e encerramento.
Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de
abertura ou encerramento para os livros.
Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser emitido no relatório.
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Selecionar conta por: informe como será realizada a seleção das contas para o
relatório (código / descrição, código reduzido / descrição ou apenas descrição).
Configurar: o sistema dispõe de opções que podem ser configuradas para a emissão
do relatório razão. Para isso, na tela a seguir é preciso informar as opções.
Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a
configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro razão. Para isso, é
necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo.
5.3 Razão por Centro de Custos CTB_RelRazaoCentroCusto.dll
Nessa tela é possível emitir o relatório razão por centro de custos.
Para isso, é necessário que seja informado o período de lançamentos (inicial e final),
o tipo de seleção de contas (código/descrição, descrição e cód.red./descrição).
Também é possível escolher como qual o código do centro de custo que deverá ser
listado no relatório (estruturado ou reduzido).
Ao avançar, deverão ser selecionadas as contas e os centros de custos que serão
listados.
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5.4 Diário Consolidado CTB_RelDiarioConsolidado.dll
Este programa possibilita a emissão do diário contábil das unidades em que o usuário
logado possui permissão de acesso. Ou seja, nesse relatório os lançamentos contábeis serão
impressos por dia.
Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A opção
“Ordenar por” deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar
os lançamentos das unidades (por “código” ou por “nome”) selecionadas.
Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros:
Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório.
Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e crédito
estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente
serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros.
Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir
um relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa
opção não serão emitidos os termos de abertura e encerramento.
Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os
termos de abertura ou encerramento para os livros.
Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser
emitido no relatório.
Ordenar por: nesse campo, escolha como o relatório deverá ser
ordenador para (código estruturado, código reduzido ou digitação).
Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o
total de páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento.
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Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível
realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro diário. Para
isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo.
Modelo (A, B e C): selecione nesse campo qual o modelo de diário
consolidado que desejas emitir. É importante salientar que o relatório será o mesmo, porém
para cada modelo as informações serão dispostas na tela de forma diferenciada.
5.5 Relatório Demonstrativo de Resultado CTB_RelDemonstrativo.dll
Nessa rotina é possível emitir o relatório de demonstrativo de resultado, do período.
Para a emissão do relatório, é preciso que sejam informados alguns campos,
conforme descritos a seguir.
Demonstrativo: selecione qual o demonstrativo que desejará emitir. É
importante salientar que, nesse campo, serão listados os demonstrativos que foram
cadastrados n item 6.9, desse manual.
Período: nesse campo deverá ser informado o período inicial e final para a
emissão do relatório,
Imprime cabeçalho personalizado: caso essa opção esteja marcada, o sistema
irá emitir o cabeçalho do relatório, informado no item 6.9, desse manual.
Imprime rodapé personalizado: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá
emitir o rodapé do relatório, informado no item 6.9, desse manual.
Consolidar unidades: caso essa opção esteja selecionada, na emissão do
relatório, o sistema irá consolidar as informações de todas as unidades da empresa logada.
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Listar código da conta: caso essa opção esteja selecionada, no relatório, será
listado também o código das contas.
Tipo relatório: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o
relatório.
o Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e
crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão
do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e
encerramento dos livros.
o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de
emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade.
Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos
de abertura e encerramento.
o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir
os termos de abertura ou encerramento para os livros.
Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de
páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento.
Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para
a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). Pode ser:
o Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período
informado.
o Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no relatório
será emitido os saldos das contas antes da transferência de resultados.
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5.6 Relatório Demonstrativo Despesa CTB_RelDemonstrativoDespesa.dll
Nessa rotina será emitido o relatório de demonstrativo de despesas, que poderá ser
emitido por atividade ou por natureza e ainda pelo ano do exercício.
Após informar o detalhamento e o ano para a emissão dos dados no relatório, deverá
ser informada as unidades que deverão ser levadas em conta na emissão.
5.7 Relatório Contas x Centro Custo CTB_RelContasCentroCustos.dll
Lista o saldo das contas de um determinado período tendo como foco de análise a
conta contábil e o centro de custo que a compõem e/ou o centro de custo e as contas as
quais os valores estão alocados.
Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas e clicar
sobre o botão de “Avançar”.
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Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros:
Período de lançamentos: informe o período de lançamentos (inicial e final) a
ser emitido no relatório.
Grau centro de custo: informe o grau de centro de custos que deverão ser
emitidos no relatório.
Graus da conta: informe os graus das contas contábeis que deverão ser emitidas
no relatório.
Foco de análise: escolha o foco de análise para a emissão do relatório (período,
conta contábil, centro de custo ou conta x centro de custo). Ou seja, como o usuário deseja
visualizar os dados de acordo com a sua necessidade de interpretação.
Exibir: nesse campo deverá ser definido como o usuário deseja visualizar as
informações no relatório. Pode ser:
Apenas os valores: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os
valores das contas no período para os centros de custos vinculados.
Percentual A e B: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados os
percentuais A e B das contas no período para os centros de custos vinculados. É importante
salientar que ao selecionar essa opção o sistema automaticamente desmarca a opção “Calcular
valores em níveis superiores”.
Valor e Percentual A: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados
os valores e os percentuais A das contas no período para os centros de custos vinculados.
Valor e Percentual B: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados
os valores e os percentuais B das contas no período para os centros de custos vinculados.
Suprimir casas decimais: caso essa opção esteja marcada, no relatório, quando
no campo “Exibir” for escolhida uma opção que apresente valores, não serão apresentadas as
casas decimais (depois da vírgula).
Calcular valores níveis superiores: caso essa opção esteja marcada, no relatório,
serão calculados os valores de níveis superiores das contas contábeis.
Listar resumo Despesas – Receitas: nessa opção, será listado um resumo das
despesas e receitas de acordo com os grupos configurados no botão “Configurar”.
Configurar: nesse botão é possível configurar o grupo de contas de despesas e
receitas que serão listadas ao selecionar a opção “Listar resumo Despesas – Receitas”.
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5.8 Relatório Balanço Consolidado CTB_RelBalancoConsolidado.dll
A diferença entre o balanço e o balancete é que, ao contrário do balancete, o balanço
considera as contas de Ativo e Passivo.
Antes de emitir o Balanço as contas do grupo de Receitas e Despesas devem ter
seus saldos zerados e a diferença deve ser transferida para o Passivo para uma conta Lucro
ou Prejuízo. Para isto existe a rotina “Transferência de Resultados” (ver item transferência de
resultados desse manual).
Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A opção
“Ordenar por” deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer visualizar
os lançamentos das unidades (por “código” ou por “nome”) selecionadas.
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Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros:
Período: informe o período de lançamentos contábeis e o grau das contas a
ser emitido no relatório.
Selecionar: escolha a opção que mais atenda às necessidades de emissão do
relatório (somente as contas analíticas ou selecionar os graus das contas a serem emitidas).
Contas: informe o intervalo de contas que deverão ser emitidas no relatório.
Parâmetros impressão: selecione as opções de impressão que deverão ser
aplicadas a emissão do relatório, para agilizar a consulta.
Tipo: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório
(oficial ou apenas para conferência dos valores).
Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para
a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência).
5.9 Livro Caixa CTB_RelLivroCaixa.dll
Essa rotina emite o relatório das contas que estão vinculadas ao Caixa, ordenadas
cronologicamente no intervalo definido com termos de abertura e encerramento.
Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros:
Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório.
o Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e
crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão
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do oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e
encerramento dos livros.
o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade
de emitir um relatório de caixa para conferência de valores da
contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos
os termos de abertura e encerramento.
o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de
emitir os termos de abertura ou encerramento para os livros.
Período de Lançamentos: informe o período de lançamentos contábeis para a
emissão do relatório.
Totalizar por dia: caso essa opção esteja marcada o sistema irá emitir os
lançamentos do livro caixa totalizando a cada dia emitido e de acordo com o período de
lançamentos.
Quebrar página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório de
livro caixa será emitido os lançamentos de uma determinada conta.
Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de
páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de fechamento.
Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar
a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro diário. Para isso, é
necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo.
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5.10 Relatório Fechamento Conta CTB_RelFechamentoConta.dll
Nessa rotina, é emitido o relatório das contas que foram fechadas em um
determinado ano.
Para a emissão do relatório, é necessário que seja informado:
Ano do fechamento: informe o ano de fechamento das contas para a consulta.
Nome reduzido da unidade: caso essa opção esteja informada, o sistema listará
também, no relatório, o nome reduzido da unidade.
Nome da conta: caso essa opção esteja informada, o sistema listará também,
no relatório, o nome da conta.
5.11 Plano de Contas Consolidado CTB_RelPlanoContaConsolidado.dll
Nesse relatório é possível emitir o plano de contas da instituição consolidado pelas
unidades.
Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas
(Unidades ativas e Unidades inativas). A opção “Ordenar por” deve ser configurada de acordo
com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por “código” ou
por “nome”) selecionadas.
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Na tela seguinte, são apresentados alguns filtros que podem ser configurados de
acordo com a necessidade da instituição.
Modelo: deverá ser selecionado o modelo de plano de contas a ser emitido o relatório.
Selecionar: nesse campo, o usuário poderá escolher como desejará visualizar as
contas (somente contas analíticas ou selecionar graus).
Grau: caso tenha sido informada a opção “Selecionar graus”, no item anterior, nesse
campo deverá ser informado o grau das contas que deverão ser listadas.
Listar código reduzido: caso essa opção esteja marcada, no relatório, serão listados
também os código reduzidos das contas.
Quebra de página no primeiro grau: se essa opção estiver selecionada, no primeiro
grau da conta, o relatório irá quebrar uma página, pulando para a próxima folha.
Anexar ao diário: caso essa opção esteja marcada, os campos “N. do livro”, “Total de
Páginas”, “N. última página” e “Mês de fechamento”.
5.12 Previsão Orçamentária CTB_PrevisaoOrcamentaria.dll
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Nessa rotina é possível realizar a emissão da previsão orçamentária, por unidades.
Para a emissão do relatório, é possível escolher um grupo de unidades a serem
emitidas (Unidades ativas e Unidades inativas) e o tipo de ordenação que a instituição deseja.
5.13 Comparativo Receitas Despesas CTB_RelComparativoReceitaDespesa.dll
Nesse relatório é possível realizar a emissão do comparativo de receitas e despesas,
por um determinado período e ainda por unidade.
Para a emissão, é preciso que seja informado o ano, mês inicial e mês final, assim
como selecionar quais as unidades que deverão constar no relatório.
5.14 Relatório Contas com Saldo Incompatível CTB_RelContasSaldoIncompativel.dll
Nessa rotina, é emitido o relatório das contas contábeis que estão com saldo
incompatível. Esse relatório auxilia o usuário, pois permite que sejam identificadas as contas
para posteriormente realizar ajustes.
Para a emissão é preciso que o usuário informe apenas o período que deseja
consultar. Para efetivar a emissão do relatório, é preciso que clique sobre o botão “Avançar”.
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5.15 Relatório Emissão de Lote CTB_EmissaoLote.dll
Este programa permite a emissão das Capas de lotes por sistema de origem
informado nos lançamentos. Para emiti-lo selecione a “Capa” desejada, clique no botão
“Avançar”, e selecione o sistema de “Origem” desejado.
Na emissão é possível “Quebrar página por capa”, “Separar débito/crédito por coluna”,
“Listar lançamentos de centro de custo”, e “Utilizar linha separadora” e/ou “Fundo zebrado”.
5.16 Relação de Centros de Custo CTB_RelCentroCusto.dll
Nesse relatório é possível listar todos os centros de custos que estão vinculados às
contas da(s) unidade(s) selecionada(s).
Para a emissão da listagem, é preciso selecionar a unidade na lista no campo da
esquerda (Itens Disponíveis) e passá-las para o campo da direita (Itens Selecionados), através
das setas. Para efetuar a consulta é necessário clicar sobre o botão “Avançar”, onde serão
configuradas as informações referente a impressora.
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5.17 Relatório Cadastral de Históricos CTB_RelCadastralHistorico.dll
Nessa rotina é possível emitir o relatório dos históricos cadastrados no sistema.
Para a emissão do relatório é necessário que os filtros a seguir sejam preenchidos:
Separar por tipo: caso essa opção esteja informada, a emissão do relatório será
realizada de acordo com o tipo de histórico que ele foi cadastrado. Podendo ser: débito,
crédito ou ambos.
Lista: nesse campo, o usuário poderá escolher qual o tipo de histórico que
deseja listar (débito, crédito ou ambos).
Ordem: nesse campo, o usuário poderá escolher em qual ordem deseja emitir
o relatório (pelo código do histórico ou por ordem alfabética).
Anexar ao diário: caso esteja marcado, esses lançamentos serão anexados ao
livro diário.
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5.18 Geração Arquivo SINCO CTB_GeracaoArquivoReceitaFederal.dll
Nessa rotina é possível realizar a geração do SINCO (Sistema Integrado de Coleta).
É gerado arquivo texto no formato estabelecido pela receita federal.
Para a emissão é necessário que seja informada a qual empresa será realizada a
geração do arquivo, além de preencher os demais campos.
Arquivos: nesse campo deverá ser escolhido o que será gerado no arquivo.
Poderá ser: plano de contas, lançamentos e saldos mensais. É importante destacar que, ao
escolher a opção plano de contas, o sistema marcará também a opção de saldos mensais.
Porém o sistema não permite que seja gerado arquivo apenas com a opção de saldos mensais.
Além disso, é possível agregar ao arquivo os lançamentos da empresa no período informado.
Período: informe o período (inicial e final) para a geração do arquivo SINCO.
Destino: nesse campo o usuário informará o destino onde o sistema deverá
gravar o arquivo SINCO no computador.
5.19 Geração MANAD CTB_GeracaoArquivoNormativa.dll
Nessa rotina é gerado o arquivo texto no formato estabelecido pela receita federal /
INSS. O layout é gerado conforme INSRP 12/2006. O período de geração é estabelecido
pelo auditor fiscal, definindo se será quinzenal, mensal ou anual.
Para a geração do arquivo é preciso que seja informado o “Período Mês/Ano” (inicial
e final) e se deverá ser gerado arquivo somente com os saldos. Na tela seguinte deverão ser
selecionadas as unidades que deverão ser geradas no arquivo.
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Na tela seguinte é preciso informar qual a finalidade do arquivo de acordo com as
opções que o sistema disponibiliza e qual o indicador de centralização da escrituração.
Também é preciso informar os campos:
Ativo: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil referente
ao ativo da instituição.
Passivo: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil
referente ao passivo da instituição.
Patrimônio líquido: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta
contábil referente ao patrimônio líquido da instituição.
Receita: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil de
receitas da instituição.
Despesa: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil de
despesas da instituição. Para efetuar a geração do arquivo, na próxima tela é preciso que seja
informado qual o caminho no computador que deverá ser gerado o arquivo.
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6. Encerramento Período Contabilidade CTB_EncerramentoPeriodo.dll
Essa rotina permite encerrar um determinado período impedindo que os lançamentos
deste período sejam alterados ou que novos lançamentos sejam feitos neste período.
Após a execução dessa rotina, o período correspondente ao encerramento será
bloqueado (ver item cadastro de período desse manual).
7. Transferência de Lançamento por Capa CTB_TransferenciaLancamentoCapa.dll
Um dos motivos para utilização dessa rotina é a transferência de lançamentos entre
capas quando os mesmo foram efetuados em uma capa errada. Porém, é importante ressaltar
que antes da transferência, é necessário ter a capa destino cadastrada e vazia.
Ao transferir um lançamento composto, seus lançamentos de desdobramento
também serão considerados.
Para realizar esta operação, que também possibilita transferir lançamentos entre
capas de diferentes unidades, informe a “Capa de Origem” em que os lançamentos foram
realizados erroneamente e a “Capa de Destino” (que deverá receber os lançamentos).
Há também a possibilidade de escolher como será feira essa transferência.
“Todos os Lançamentos”: caso escolha essa opção, todos os que estiverem na cada
origem serão transferidos para a capa destino.
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“Apenas os Selecionados”: caso escolha essa opção, somente os lançamentos
selecionados serão transferidos para a capa destino.
É também possível informar se o sistema deverá “Manter lançamentos originais”.
Nesse caso, os lançamentos serão transferidos para a conta destino, mas continuarão na conta
de origem. Ou seja, será feita uma cópia dos lançamentos da capa origem para a capa destino
e em ambas as capas constarão os lançamentos.
Utilize a “tecla Ctrl + clique com o botão direito do mouse” para selecionar os
lançamentos desejados (no caso de selecionar a opção “Apenas os Selecionados”).
8. Transferência de Lançamento por Conta CTB_TransferenciaLancamentoConta.dll
Este programa possibilita a transferência de movimentações de uma conta para outra
dentro do período e unidade(s) indicadas pelo usuário. Essa rotina é utilizada quando houver
a necessidade de transferir movimentações que foram realizadas incorretamente em outras
contas.
Para realizar a transferência de lançamento por contas, é necessário informar em
qual conta o lançamento se encontra (origem) e para qual conta serão transferidos (destino).
Além de informar o período a ser transferido e de qual unidade.
Exemplo 1: período inicial – 23/12/2009 e período final - 23/12/2009.
Exemplo 2: período inicial - 01/01/2009 e período final - 31/12/2009.
Os lançamentos da conta de origem serão excluídos e incluídos na conta de destino.
9. Verifica Conta CTB_VerificaConta.dll
Essa é uma tela de consulta e possibilita que o usuário verifique se o código
(estruturado ou reduzido) já está cadastrado em outra(s) unidade(s) da empresa.
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Para executar essa rotina deverá ser informado o tipo de código que será verificado
(estruturado ou reduzido) e também é preciso que seja informado o código da conta de acordo
com o tipo escolhido.
Exemplo: se for escolhido o tipo de código estruturado, logo no campo de “Código”
deverá ser informado o código estruturado da conta que será verificada. Se for escolhido o
tipo de código reduzido, logo no campo de “Código” deverá ser informado o código reduzido
da conta que será verificada.
10. Apuração Resultado CTB_ApuracaoResultado.dll
Essa rotina possibilita que sejam apurados os resultados mensais de determinadas
unidades, contas (débito e crédito) e período.
Para realizar essa apuração, é necessário selecionar as unidades que deseja apurar,
bem como as contas de débito e crédito, grupo, período (ano e mês) de apuração e o histórico
que essas contas receberão.
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11. Geração Conta - Centro de Custo CTB_GeracaoContaCentroCusto.dll
Nessa rotina serão relacionadas as contas que estarão vinculadas a determinados
centros de custos. Assim, se na tela de “Parâmetros” estiver marcada a opção “Usa conta x
centro de custos”, nessa tela deverá ter vínculos informados.
Para o vínculo é necessário selecionar a(s) conta(s) que serão vinculadas a um centro
de custos X. Para a seleção, passe as contas para o campo da direita (Contas selecionadas).
Depois, clique sobre o botão “OK”.
Na próxima tela deverá ser selecionado o(s) centro(s) de custo que estarão vinculadas
as contas selecionadas anteriormente.
Para o vínculo é necessário selecionar o(s) centro(s) de custo que serão vinculadas a
conta. Para a seleção, passe os centros para o campo da direita (Centros selecionados). Depois,
clique sobre o botão “Concluir”.
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12. Transferência de Lançamento CTB_TransferenciaLancamento.dll
Similar a rotina de transferência de lançamentos por contas (ver item transferência
de lançamentos por conta, nesse manual), nessa tela permite que sejam realizadas
transferências entre as unidades da empresa logada.
Para efetuar a transferência é necessário que seja informada a capa dos lançamentos,
como será realizada a transferência (todas as unidades ou apenas as selecionadas), unidade
de origem e a unidade de destino.
13. Transferência de Resultados CTB_TransferenciaResultado.dll
Essa rotina compreende a transferência dos resultados de todas as contas para uma
conta específica de resultado. Nessa rotina as contas serão zeradas e a conta de resultado
receberá todos os lançamentos. Caso haja prejuízo em alguma conta, essa tela também
possibilita informar o valor, a conta e o histórico correspondente ao prejuízo.
Para realizar a transferência, é necessário que seja informada qual(is) a(s) conta(s)
que serão transferidas (ativo, passivo, receitas, despesas e apuração de resultado), qual período
a transferir e o histórico que os lançamentos deverão receber na contabilidade após a
transferência para a conta de resultados.
O sistema também disponibiliza o botão “Processar zeramento das contas”. Quando
clicado sobre ele, o sistema realiza a apuração do resultado contábil, informando se a conta
escolhida resultou em lucro ou prejuízo.
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No espaço de prejuízo, é possível informar o valor, a conta e o histórico
correspondente ao prejuízo que determinadas contas tiveram no período informado.
14. Demonstrativo CTB_CadDemonstrativo.dll
Utilize essa tela para informar a estrutura que deverá ser exibida no cabeçalho e
rodapé do relatório de demonstrativo de resultados.
Para configurar as informações que deverão ser apresentadas no relatório de
demonstrativo, clique no botão incluir e informe os dados que serão listados. Por fim, clique
em confirmar.
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15. Gerador de Demonstrativo CTB_Demonstrativo.dll
Nessa tela é possível cadastrar e visualizar a estrutura do relatório de “Demonstrativo
Resultado do Exercício”, de acordo com as contas.
Para a inclusão de uma nova estrutura é preciso clicar sobre o botão correspondente
a inclusão e preencher os demais dados da tela.
Antes de incluir uma estrutura é necessário que o Demonstrativo esteja cadastrado
(ver item 6.9, desse manual).
Ao realizar a inclusão de uma nova estrutura de demonstrativo o sistema abrirá uma
tela onde é possível informar os campos do relatório de acordo com as necessidades da
instituição. A seguir descrevemos as orientações para a inclusão.
O sistema irá criar a estrutura do relatório no formato de árvore.
- Incluir como um subnível acima: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá
incluir esse item como um subnível na árvore.
- Tipo: nesse campo o sistema disponibiliza opções que serão aplicadas ao item e
indicarão ao sistema como ele deverá ser apresentado no relatório.
Conta: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Conta”, contendo todas
as contas do plano, para que o usuário escolha qual queres informar na estrutura para o
relatório. Também disponibiliza o campo “Operação” onde o usuário deverá escolher entre
“Somar” ou “Subtrair”. Além disso, o sistema habilitará o campo “Considerar”, para que o
usuário escolha quais os lançamentos que deverão ser considerados em relação à conta
escolhida (créditos, débitos ou ambos).
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Referência: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que
seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também disponibiliza a o campo
“Operação” onde o usuário deverá escolher entre “Somar” ou “Subtrair”. Além disso, o sistema
também habilita o campo “Referência à”, onde o usuário poderá escolher um item da estrutura
que faça referência a esses lançamentos. Porém só serão listados nesse campo, itens que
forem do tipo “Valor”, “Total” ou “Subtotal”.
Texto: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que seja
preenchido um texto que corresponda a esse item. Também será disponibilizado o campo
“Fonte”, onde o usuário poderá informar o tamanho de fonte que deseja que esse item
apareça no relatório.
Total: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que seja
preenchido um texto que corresponda a esse item. Também habilita a opção “Acumular no
relatório mensal” que poderá ser marcada ou não. Caso seja marcada, esse total será
acumulado no relatório mensal do demonstrativo.
Valor: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que seja
preenchido um texto que corresponda a esse item. Disponibiliza o campo “Valor”, que
possibilita que o usuário informe um valor a esse item. Também habilita o campo “Operação”
onde o usuário deverá escolher entre “Somar” ou “Subtrair“.
Subtotal: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que
seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também habilita a opção “Acumular
no relatório mensal” que poderá ser marcada ou não. Caso seja marcada, esse total será
acumulado no relatório mensal do demonstrativo.
- Imprimir: caso essa opção esteja marcada, significará que esse item cadastrado será
impresso no relatório.
- Opções de impressão: nesse campo o usuário poderá informar como deseja que o
item seja apresentado no relatório para melhor visualização (grifar, fundo cinza, linha
separadora e gera gráfico).
Ao realizar a inclusão de um item na estrutura do relatório de demonstrativo de
resultados o sistema representará cada item com uma legenda (figura). Essa legenda será
definida de acordo com as informações selecionadas para cada item.
: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Conta” ou
“Referência” ou “Valor”. Além disso, no campo “Operação” também deverá ter sido escolhido
“Subtrair”.
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: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Conta” ou
“Referência” ou “Valor”. Além disso, no campo “Operação” também deverá ter sido escolhido
“Somar”.
: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Texto”. Além disso,
ele precisará ser o primeiro nível da árvore. Caso contrário, a figura será .
: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Total”.
: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Subtotal”.
16. Replicar Plano de Contas CTB_ReplicarPlanoConta.dll
Utilize essa rotina quando houver necessidade de replicar o plano de contas existente.
Para isso, é necessário informar qual o plano de contas a ser replicado (origem),
assim como o plano de contas que receberá as informações (destino). Também são
disponibilizadas algumas opções que possibilitam que o usuário substitua dígitos do plano de
contas.
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17. Replicar Históricos CTB_ReplicarHistorico.dll
Essa rotina possibilita que o usuário replique históricos entre unidades, no sistema.
Ela auxilia os usuários, pois permite reaproveitar históricos que já se encontram cadastrados,
sem a necessidade de cadastrá-los novamente.
Para efetivar essa rotina, é preciso informar o histórico que será replicado (origem)
para qual histórico deverá ser replicado (destino).
Antes de replicar históricos, é necessário que o histórico destino já esteja cadastrado
no sistema.
18. Replicar Demonstrativos CTB_ReplicarDemonstrativos.dll
Similar a rotina de replicar históricos (ver item replicar históricos desse manual), o
sistema possibilita que o usuário replique o relatório de demonstrativo de resultados entre
unidades, no sistema.
Para isso, é preciso que seja informada a unidade origem, selecionar qual o
demonstrativo que será replicado e qual a unidade de destino. É nessa unidade que o sistema
replicará o relatório demonstrativo.
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19. Geração de Conta Rateio CTB_GeracaoContaRateio.dll
Caso a instituição trabalhe com rateio por centro de custo, poderá ser executada essa
rotina para realizar o rateio dos centros de custos por unidade e período.
Para realizar a geração do rateio, é necessário selecionar a unidade e o período.
20. Consulta Inconsistência no Centro de Custo CTB_ConsInconsistenciaCentroCusto.dll
Essa tela auxilia o usuário a encontrar as inconsistências de lançamentos em centros
de custos que poderão dar diferença na contabilidade.
Para realizar essa verificação, é necessário que seja informado o período de
lançamentos a serem consultados (Dt Lancto Inicial e Dt Lancto Final), em que ordem deverão
ser apresentados os resultados (crescente ou decrescente) e ainda como deverá ser executada
a consulta de inconsistências.
Contas sem centros de custos: se essa opção for a escolhida, o sistema irá fazer a
verificação de inconsistências somente em contas que não tenham centros de custos
vinculados.
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Contas com valor diferente no centro de custo: se essa opção for a escolhida, o
sistema irá fazer a verificação de inconsistências somente em contas que tenham diferença
nos valores dos centros de custos com relação ao valor do lançamento.
21. Integrações
Todos os módulos do sistema podem ou não serem integrados com a contabilidade.
Para realizar a integração, é preciso executar uma rotina de importação dos lançamentos.
Essa rotina é executada por módulos, pois cada módulo importará os seus respectivos
lançamentos e o sistema de contabilidade receberá esses lançamentos e vinculará cada um
deles a sua origem. A seguir são apresentadas as rotinas de importações e exportações.
21.1 Importações
Como o sistema é integrado com os demais módulos, são disponibilizadas rotinas
que permitem importar os lançamentos para a contabilidade. Essas rotinas são apresentadas
a seguir.
21.1.1 Importação do Financeiro CTB_ImportacaoFinanceiro.dll
Nessa rotina são importados os lançamentos do módulo do Financeiro (Contas a
pagar) para a contabilidade. Nesse caso, toda a movimentação que foi realizada e que estava
configurada para contabilizar (ver capítulo de Cadastro, manual de Contas a Pagar) será
incluída no módulo contábil.
Antes de executar essa rotina é necessário que o serviço da contabilidade esteja
devidamente configurado (ver manual Serviço da Contabilidade).
Para realizar a integração dos lançamentos do financeiro para a contabilidade é
necessário que seja informado o período que será incluído (Mês / Ano, Do dia e Até dia).
Também é preciso informar o que será importado (Clientes ou Fornecedores).
Nessa rotina também são disponibilizadas algumas opções que podem ou não serem
marcadas.
Montar a Razão Social no histórico das contas (Somente Partida): se marcada essa
opção e o lançamento for uma partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionada
a razão social da empresa (cliente ou fornecedor).
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Criar capa separada para o Financeiro: quando marcada essa opção, ao fazer a
importação dos lançamentos, o sistema entenderá que será criada uma capa separada para
os lançamentos do Financeiro.
Incluir número documento no histórico (Contra Partida): se marcada essa opção e o
lançamento for uma contra partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionado o
número do documento.
Incluir número documento no histórico (Partida): se marcada essa opção e o
lançamento for uma partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionado o número
do documento.
21.1.2 Importação de Lançamentos Via Arquivo Texto CTB_ImportaLancamentoCaixa.dll
Realiza a inclusão de lançamentos na contabilidade, a partir da leitura de um arquivo
texto em determinado formato. Essa rotina será utilizada quando houver a necessidade de
importar lançamentos de outros sistemas, para o módulo contabilidade.
Para a importação é preciso localizar o arquivo (que deverá estar salvo em seu
computador) e clicar sobre o botão de “Importar”. Nessa tela também há a possibilidade de
visualizar os lançamentos que serão importados.
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21.1.3 Importação Demonstrativo CTB_ImportaDemonstrativo.dll
Nessa tela é possível importar ou exportar o modelo de relatório de demonstrativo
de resultados que foi criado.
Para executar essa rotina, é necessário escolher a opção que deseja efetuar (exportar
ou importar) e após localizar o arquivo com o modelo de demonstrativo.
21.1.4 Importação Estoque CTB_ImportacaoEstoque.dll
Nessa rotina são importados os lançamentos do módulo do Suprimentos (Estoque)
para a contabilidade. Nesse caso, toda a movimentação que foi realizada no estoque e que
estava configurada para contabilizar (ver capítulo de Cadastro, manual de Suprimento -
Estoque) será integrada ao módulo contábil.
Antes de executar essa rotina é necessário que o serviço da contabilidade esteja
devidamente configurado (ver manual Serviço da Contabilidade).
Para realizar a integração dos lançamentos do estoque para a contabilidade é
necessário que seja informado o período que será integrado (Mês / Ano, Do dia e Até dia).
Por fim, é preciso clicar sobre o botão “Iniciar”.
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21.1.5 Importação Lançamento Patrimônio CTB_ImportaLancamentoPatrimonio.dll
Importa os lançamentos do módulo do Patrimônio para a contabilidade. Nesse caso,
os lançamentos de depreciação, aquisição e baixas que foram realizados no patrimônio serão
integrados ao módulo contábil.
21.2 Exportações
O sistema possibilita que sejam realizadas exportações dos lançamentos da
contabilidade. Essas rotinas são apresentadas a seguir.
21.2.1 Exporta Movimentos do Mês CTB_ExportaMovimentoMes.dll
Essa rotina permite realizar a exportação de lançamentos da contabilidade de um
determinado período (mês) para um arquivo texto.
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21.2.2 Exporta Lançamento CTB_ExportaLancamento.dll
Nessa rotina é possível realizar a exportação de lançamentos da contabilidade para
um arquivo texto.
Para exportar lançamentos, é preciso que sejam informados os campos a seguir:
Mês/ano: usuário deverá informar o mês e o ano dos lançamentos a exportar.
Lançamentos: caso escolha essa opção, será gerado no arquivo apenas os
lançamentos do período informado.
Lançamentos e Centros de Custos: caso escolha essa opção, será gerado no arquivo
os lançamentos do período informado com os respectivos centros de custo.
Gerar código da conta: deverá escolher qual o código da conta que deverá ser gerado
no arquivo (reduzido ou alternativo).
Diretório destino do arquivo: informe nesse campo onde deverá ser salvo o arquivo
texto, contendo os lançamentos, no computador.
21.3 SPED
SPED é uma sistemática criada para o cumprimento das obrigações acessórias,
utilizando a tecnologia de certificação digital.
O processo de obrigações digitais tem como objetivos: facilitar o acesso à escrituração
das empresas pelo fisco, ampliar as possibilidades de seleção de contribuintes e quando são
realizadas auditorias, gerar otimização de tempo expressiva para análises das informações.
A seguir estão relacionadas as rotinas para o envio do SPED.
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21.3.1 Plano de Contas Referencial
Nessa tela é possível configurar o plano de contas referencial, definido pela receita
federal. Essa informação será utilizada quando a empresa vincular o seu plano de contas com
essas contas referenciais. Dessa forma, facilita o entendimento do governo com relação ao
plano de contas de cada declarante.
Para criar um plano de contas referencial é necessário realizar a importação do
arquivo da receita, através do campo “Selecione o arquivo a importar”.
O sistema somente irá aceitar a importação de arquivos que estiverem com as
extensões TXT e CSV.
Após a importação o sistema irá preencher automaticamente o campo “Entidade
mantenedora”, com o nome da entidade mantenedora do plano de contas referencial que foi
importado. No campo “Versão” o sistema preencherá com a versão que está definida no
arquivo importado.
O sistema somente permitirá excluir um plano referencial caso ele não tenha vínculos
com algum modelo de referência (ver item cadastro de modelo de referência, desse manual).
21.3.2 Cadastro Modelo Referencial
Para o correto funcionamento do SPED, nessa tela é preciso que seja cadastrado o
modelo de referência que a empresa utilizará. Nesse modelo será vinculado o plano de contas
da empresa com o plano referencial.
Descrição: informe a descrição para o modelo referencial que será cadastrado.
Plano de Contas: nesse campo serão disponibilizados os planos de contas que estão
cadastrados no sistema e o usuário poderá escolher qual irá utilizar.
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Plano de contas referencial: nessa tela serão disponibilizados os planos referenciais
cadastrados no item plano de contas referencial e o usuário poderá escolher qual irá utilizar.
Empresas: nesse campo deverá ser selecionada a empresa que estará vinculada ao
modelo referencial.
Ativo: esse campo indica se o plano referencial está ou não ativo.
21.3.3 Relacionamento de Contas
Nessa tela é preciso vincular o modelo de referência, cadastrado no item anterior, ao
plano de contas da instituição.
A seguir são apresentados os campos da tela:
- Modelo de referência: sistema apresentará o nome do modelo de referência
cadastrado anteriormente.
- Botão replicar: Utilize esse botão caso haja necessidade de replicar o modelo
referência já cadastrado, inclusive as contas que já foram relacionadas. Ao replicar o modelo
o sistema apresentará o nome do modelo atual adicionando à data e hora Esse botão somente
estará habilitado quando os registros não estejam em edição.
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- Botão Vincular: ao clicar nesse botão o sistema abrirá a tela para que o usuário
realize o relacionamento das contas da instituição com as contas do plano referencial,
conforme demonstrado a seguir.
- Plano de contas: serão relacionadas todas as contas que estão vinculadas ao plano
de contas do modelo de referência. Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta
uma cor de fundo para as contas de acordo com a legenda abaixo:
Cinza: Conta contábil sintética.
Vermelho: Conta contábil sem vínculo com plano referencial.
Branco: Conta contábil com vínculo com plano referencial.
- Centro de custos: serão apresentados os centros de custos que estão vinculados as
contas referenciais, do item anterior. Nesse caso, é possível que uma conta referencial tenha
mais de um centro de custos vinculado.
- Conta referencial: nesse campo será exibida a descrição da conta referencial (do
modelo referencial informado pelo governo). Assim, cada conta do plano de contas da
instituição estará relacionada com uma conta do plano de contas referencial (ver item cadastro
plano referencial, desse manual).
Ao clicar no botão “Vincular”, o sistema abrirá a tela abaixo.
- Modelo de referência: trará a descrição do modelo de referência cadastrado
anteriormente.
- Plano referencial: serão exibidas todas as contas do plano de contas referencial,
informado pelo governo (ver item plano referencial, desse manual). Cada conta do plano da
instituição deverá estar vincula as contas do plano referencial. Nesse campo, as contas
sintéticas aparecerão com a cor de fundo cinza, enquanto que as contas analíticas terão cor
de fundo transparente. Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta uma cor de
fundo para as contas de acordo com a legenda abaixo:
Cinza: Conta contábil sintética.
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Transparente: Conta contábil analítica.
Plano de contas: serão exibidas todas as contas do plano de contas da instituição.
Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta uma cor de fundo para as contas
de acordo com a legenda abaixo:
Cinza: Conta contábil sintética.
Transparente: Conta contábil analítica.
Exibir somente contas ativas: caso essa opção esteja marcada, serão exibidas somente
as contas do plano referencial que estão ativas.
Retirar da lista as vinculadas (plano referencial): caso essa opção esteja marcada, ao
realizar o vínculo de uma conta referencial com alguma conta do plano de contas, o sistema
não exibirá mais a conta referencial no campo.
Retirar da lista as vinculadas (plano de contas): quando marcada, ao realizar o vínculo
de uma conta contábil com alguma conta referencial, o sistema não exibirá mais a conta
referencial no campo.
Vincular CC: utilize esse botão quando houver necessidade de relacionar uma conta
do plano referencial ao plano de contas da instituição que possua centro de custos vinculados.
Ao clicar nesse botão o sistema abrirá uma tela para que seja vinculado um Centro de custos
ao relacionamento de contas realizado. Após o relacionamento, o sistema apresentará a conta
no campo correspondente a “Vínculo de contas”, com o respectivo centro de custos.
Vincular: utilize esse botão quando somente houver necessidade de relacionar uma
conta do plano referencial ao plano de contas da instituição. O diferencial desse botão em
relação ao anterior, é que esse só vincula as contas (referencial as contas contábeis) e não
vinculará centro de custos. Após o relacionamento, o sistema apresentará a conta no campo
correspondente a “Vínculo de contas”.
Quando, na tela anterior, for clicado sobre o botão “Vincular CC”, o sistema abrirá
uma tela conforme demonstrada a seguir. Nela, deverão ser selecionados os centros de custos
que estarão vinculados ao relacionamento de contas (referencial e contas contábeis).
Caso sejam selecionados centros de custos que já estejam vinculados as contas
relacionadas, o sistema apresentará uma mensagem avisando o usuário que os centros de
custos estão repetidos.
Para realizar o vínculo, é necessário selecionar os centros de custos no campo da
esquerda (Centros de custos disponíveis) e passá-los para o campo da direita (Centros de
custos selecionados). Para efetivar o vínculo, é preciso clicar sobre o botão “OK”.
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21.3.4 Vínculo de Contas Referenciais
A grade de informações da conta referencial é mestre da grade de informações dos
centros de custo, ou seja, cada vez que selecionar um item na grade de conta referencial são
preenchidos na grade de centros de custo, aqueles centros de custo vinculados a esta Conta
Referencial selecionada.
Para isto, os três botões incluir, editar e excluir permitem que o usuário possa manter
os dados dos vínculos realizados entre contas contábeis do plano de contas da
empresa/unidade, com seus centros de custo, quando os mesmos existirem, e com os dados
das Contas Referenciais do plano de contas da Receita Federal.
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Ao incluir ou editar um vínculo: abrirá a tela de contas referenciais para o
usuário escolher qual conta referencial estará vinculada com a conta contábil do plano de
contas da empresa/unidade.
Ao excluir um vínculo: selecionado, o mesmo será retirado da(s) grade(s) de
informações.
21.3.5 Vínculo de Centros de Custo-Conta Referencial
Na rotina de conta referencial permite-se que uma conta referencial do plano
de contas da Receita Federal seja vinculada com parte dos centros de custo de uma
conta contábil do plano de contas da empresa/unidade e outras contas referenciais do
plano de contas da Receita Federal sejam vinculadas com a outra parte dos centros
de custo da conta contábil do plano de contas da empresa/unidade.
21.3.6 Modelo Demonstração
Nessa tela, é possível cadastrar as demonstrações contábeis que serão utilizadas no
cadastro do livro digital (ver item cadastro do livro digital desse manual).
Para a inclusão é preciso que seja informada a descrição, o tipo de modelo que será
cadastrado (Balanço Patrimonial ou Demonstração de Resultado de Exercício) e o tipo de
plano de contas.
No campo “Tipo plano de contas”, serão relacionados todos os tipos cadastrados no
item “Tipo plano de contas” desse manual.
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Nessa tela também é possível incluir os itens que estarão vinculados ao modelo
cadastrado. Para isso, é preciso clicar sobre o botão correspondente a inclusão e preencher
as demais informações da tela.
Ao cadastrar um item ao modelo de demonstração, o sistema abrirá a tela abaixo.
Para efetivar o cadastrado do item, é preciso que seja informado o código de aglutinação, o
nível, a descrição e o tipo de valor. Também é possível relacionar as contas que farão parte
desse item.
21.3.7 Escrituração Auxiliar
Nessa rotina deverão ser informados os lançamentos contábeis que estarão
vinculados a escrituração auxiliar cadastrada.
Antes de cadastrar os lançamentos contábeis da escrituração, é preciso que na tela
de “Cadastro de livro digital”, aba “Escrituração Auxiliar”, seja cadastrada uma escrituração para
o ano correspondente.
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Nessa tela serão listadas as escriturações auxiliares cadastradas anteriormente, por
ano, para que o usuário realize os respectivos lançamentos contábeis.
Para a inclusão de um lançamento, é necessário clicar sobre o botão correspondente
a “Incluir” e o sistema abriá uma tela para que sejam preenchidos demais dados.
O botão somente estará habilitado quando houver lançamentos contábeis
vinculados a contas que exigem centro de custos. Nesse caso, é possível clicar sobre esse
botão e consultar as contas de centro de custos que o lançamento está relacionado.
21.3.7.1 Inclusão de Lançamento
Ao fazer a inclusão de um lançamento contábil, o sistema abrirá a tela abaixo. Nela
deverão ser preenchidos os campos para a inclusão do lançamento contábil. Abaixo estão
descritos os campos.
Capa: informe a capa contábil do lançamento a ser incluído.
Data: preencha esse campo com a data do lançamento.
Sistema origem: esse campo virá desabilitado para alteração do usuário. O sistema
trará automaticamente a informação “LctoAuxiliar”. É através dessa informação que o usuário
identificará quais os lançamentos auxiliares relizados, vinculado a respectiva capa contábil.
Código/Conta/Descrição: esses campos funcionam como um grupo, pois é possível
que o usuário preencha apenas um desses campos que o sistema automaticamene preencherá
os demais. Nesse caso, deverá ser informado os dados para a conta contábil referente ao
lançamento que está sendo cadastrado.
Valor: informa o valor correspondente ao lançamento contábil.
Débito/Crédito: escolha a opção que corresponda ao lançamento que está sendo
realizado (débito ou crédito).
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21.3.8 Inclusão de Lançamento com Centro de Custo
Ao incluir um lançamento contábil que tenha lançamentos de centros de custos, o
sistema abrirá a tela a seguir para que sejam vinculados os centros.
Para a inclusão é preciso clicar osbre o botão correspondente a “Incluir”, informar o
código do centro de custos e o valor. Ao informar o código, o sistema automaticamente
preencherá o nome do centro.
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21.4 Geração Escrituração Contábil Digital (ECD)
21.4.1 Criação do Livro Digital
Permite a criação do livro digital e suas configurações de acordo com cada empresa
que irá gerar o ECD.
Aba Unidades:
Permite selecionar as unidades da empresa que farão parte do arquivo digital ECD.
Aba Natureza:
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O vínculo de natureza é individual por empresa, onde é permitido relacionar os níveis
de contas contábeis do GVcontábil com o código de natureza contábil do SPED. O código da
natureza da conta/grupo de conta é uma tabela específica do ECD.
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Aba Demonstrações:
Permite a replicação de um ano para o outro, podendo ainda realizar alterações que
tiveram de um ano para o outro, não necessitando digitar toda a demonstração todo ano.
Os botões de controle (Novo, Editar, Excluir) permitem o ajuste dos valores de saldo,
inclusão ou exclusão de contas.
Replicar: exibe a onde deverão ser informados os campos “Ano origem” e “Ano
destino” para a replicação das demonstrações.
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Aba Instituição:
Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou sociedade empresária
que, legalmente, tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto Secretaria da Receita
Federal do Brasil e Secretaria de Estado da Fazenda que jurisdicionam o estabelecimento do
empresário/sociedade empresária.
A junta comercial é a instituição que terá este acesso no Rio Grande do Sul, para os
demais estados os clientes deverão verificar quem mais poderá ter acesso a declaração
entregue a RFB.
Aba Signatários:
Obrigatoriamente deve ser informado um contador responsável e um responsável
pela administração da empresa.
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Aba ECD Configurações:
Permite parametrizar os campos para busca de dados no GVcollege referente as
devoluções sobre os cancelamentos realizados no acadêmico.
Busca faturamento de anos anteriores até o ano de: se marcar esta opção ela
buscará os faturamentos dos anos anteriores, e no campo ao lado deve-se
informar o ano limite desejado para a busca destes dados.
Com diário auxiliar: marcar esta opção para que no momento da geração do ECD
(selecionando os livros R e A) o sistema pesquise apenas os dados das contas selecionadas
no painel "Contas abertas no diário", na aba ECD Configurações para a geração do livro Diário
Auxiliar.
Contas abertas no diário: com a opção “Com diário auxiliar” selecionada, permite
selecionar quais contas contábeis analíticas do plano de contas serão abertas na geração do
diário auxiliar.
21.4.2 Geração do Arquivo Digital ECD
Após o levantamento de dados realizado através do botão “Preparar SPED”, será
possível clicar no botão “ECD”, que abrirá a tela de geração. Os campos “Destino” e “Tipo de
escrituração” poderão ser alterados, os demais campos já foram configurados de acordo com
a parametrização realizada anteriormente.
O arquivo digital ECD é obrigatoriamente gerado de um ano inteiro, não podendo
ser gerado utilizando outros períodos.
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Destino: informar o caminho onde o arquivo a ser gerado será salvo.
Tipo de escrituração: selecionar o tipo de escrituração “Resumida”, para o sistema
buscar apenas os dados das contas contábeis selecionadas no campo “Contas selecionadas”.
Este campo fica localizado no painel Contas abertas no diário, na aba ECD Configurações.
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Requisitos para validação da geração do livro G
Livro G
Ter demonstrações cadastradas. – Verificar em: Cadastro de livros
digitais/Demonstrações.
Ter informado dois signatários, sendo um deles contador e outro
administrador - Verificar em: Cadastro de livros digitais/Signatários.
Ter naturezas cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros
digitais/Natureza.
Calcular os saldos das demonstrações - Verificar em: Cadastro de livros
digitais/Demonstrações.
Ter escriturações auxiliares cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros
digitais/Escrituração Auxiliar.
Ter lançamentos contábeis cadastrados a escrituração auxiliar – Cadastro
de Escrituração Auxiliar.
Requisitos para validação da geração dos livros R e A
Livro
R/A
Ter demonstrações cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros
digitais/Demonstrações
Ter informado dois signatários, sendo um deles contador e outro
administrador - Verificar em: Cadastro de livros digitais/Signatários.
Ter naturezas cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros
digitais/Natureza
Calcular os saldos das demonstrações - Verificar em: Cadastro de livros
digitais/Demonstrações
Ter escriturações auxiliares cadastradas – Verificar em: Cadastro de
livros digitais/Escrituração Auxiliar.
Ter lançamentos contábeis cadastrados a escrituração auxiliar – Verificar
em: Cadastro de Escrituração Auxiliar.