13 passos para escolher melhor seu erp

13 Passos para Escolher MELHOR seu ERP

e-book

Como Escolher Melhor seu ERP

O CAMINHO

A CAMINHADA

A CHEGADA

\\13 Passos para Escolher MELHOR seu ERP

Siga os passos e ao final ter mais conhecimento para escolher um ERP

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O processo de ESCOLHA de um ERP to importante quanto o processo de IMPLANTAO e NUNCA ningum te disse isso, no mesmo !!!!!!

importante escolher bem ?\\13 Passos para Escolher MELHOR seu ERP

Ento escolha!

Este e-book foi desenvolvido com o objetivo de ajud-lo a MELHOR escolher um ERP, escrito de forma clara e didtica, baseado nas melhores prticas de experientes profissionais e contedo TESTADO e APROVADO por inmeros processos de SELEO de ERP.

Se to importante ESCOLHER bem um ERP


O CAMINHO

DECIDIR estrategicamente

DEFINIR objetivos

CALCULAR oramento

1 2 3


4 5DESENHAR processos

BUSCAR fornecedores

6

ANALISAR aderncia

7

11ENTENDER a conta

10VISITAR cliente referncia

9MAPEAR Personalizaes

8ASSISTIR apresentao tcnica

AVALIAR fornecedores

1213COMPARAR Propostas

DECIDIR estrategicamente


PASSO 1

Decidir estrategicamente Ruptura

A empresa necessita alterar o modelo atual de gesto, seja para crescer, se tornar mais competitiva, organizar seus processos e romper com o velho.

Governana A empresa busca maior controle e

organizao, com base em melhores prticas de mercado, visando auditorias, abertura de capital ou apenas mais segurana para os proprietrios

No comeo do processo de seleo de um sistema de gesto empresarial. ! muito importante que a empresa tenha claro quais os motivos que a levaram a tomar a deciso pela implantao ou substituio de um ERP.


Principais motivos


Definir os objetivos a serem alcanados com a implantao do ERP de forma clara e simples. !Importante mensurar financeiramente qual ser o ganho com o sistema de gesto, este clculo ser muito til para o c l c u l o d o R O I ( Re t o r n o s o b r e Investimento) que a empresa ter investindo no sistema.


Definir objetivos PASSO 2 *Benefcios alcanados pelas empresas aps sucesso na implantao do ERP ! Reduo de estoques 32%

Reduo de Pessoal 27%

Aumento de Produtividade 26%

Reduo no tempo de ciclo de Ordens 20%

Reduo de tempo de ciclo de fechamento

contbil 19%

Reduo de Custos de TI 14%

Melhoria em processos de suprimentos 12%

Melhorias na gesto de caixas 11%

Aumento em receitas / Lucros 11%

Melhoria em Transportes / Logstica 9%

Melhorias em processos de manuteno 7%

Entrega no Prazo 6%*Colangelo Filho (2001, p.53)


ROI (Return on Investment)

O oramento dever atender tambm os investimentos que podero ser necessrios para suportar a infra-estrutura para a utilizao do ERP, recomendvel tambm separar verba para a aquisio de licenas de outros aplicativos, como por exemplo, sistema operacional, banco de dados entre outros. !Com o oramento definido, temos a base para as diretrizes do processo de aquisio de software, sobre a complexidade, abrangncia e tamanho do projeto.


Calcular oramentoPASSO 3

Ganho mensurado com a aplicao do sistema na operao da empresa

Investimento com o projeto de aquisio, implantao e manuteno do ERP

Para definir o oramento pode-se utilizar alguns meios, como por exemplo:

% percentual do faturamento da empresa como verba destinada ao depto. de TI

Calcular estimativa de ROI sobre os ganhos com o ERP e definir o oramento


Desenhar processosPriorizaoDefinir quais sero as reas ou processos que sero implantadas. O entendimento de cadeia d e v a l o r, s u p o r t a n o momento de definio de p r o c e s s o s , o s m a i s importantes e relevantes a serem priorizados.

Levantamento

Na implantao do sistema de gesto empresarial, tem sido uma boa prtica pelas empresas, assumirem o desenho do processo na forma como est concebido no ERP e adequ-lo ao seu dia-a-dia, assim utiliza-se de uma boa prtica de gesto empresarial e a implantao flui melhor.


PASSO 4

A empresa deve ter a clareza d a m a t u r i d a d e q u e s e encontra em relao a seus p r o c e s s o s e r e g ra s d e negcio, pois o sistema de g e s t o e m p r e s a r i a l , automatiza processos, desde que estes estejam adequados e desenhados de forma funcional.

Mapeamento i m p o r t a n t e n o levantamento, ter em mente que algumas reas esto integradas. Caso a comunicao entre os processos no esteja clara, o reflexo ser na possibilidade de re-trabalho futuro.


CONTRATAR

Aps as definies referente as decises internas que motivaram a aquisio do sistema de gesto, agora necessrio iniciar o processo de seleo de fornecedores de ERP e servios de implantao.


Consultoria especializadaNa busca de um sistema de gesto empresarial, muitas empresas c o n t r a t a m c o n s u l t o r e s independentes que faro a anlise completa e apresentar a melhor soluo, com base num custo benefcio atraente para a empresa.

Gerente de TICaso a empresa ainda no tenha um gerente de TI e dentro do escopo de decises internas, esteja como premissa sua contratao, ser a sua primeira misso no cargo, selecionar um sistema de gesto empresarial.

Pesquise outras fontes tambmAssociaes de classe, indicaes de outros empresrios do mesmo segmento, entidades de pesquisa e estudo, tais como Gartner, IDC entre outras e revistas e sites especializados (como por exemplo www.portalerp.com)

Buscar fornecedores

PASSO 5


Conhecer o executivo de vendas

Na maioria dos casos, as empresas de ERP nomeiam um executivo de contas (tambm conhecido como gerente de contas) que ser responsvel pelo atendimento comerc ia l da empresa adqui rente (tambm se referem a empresa como conta, "prospect"). Este profissional far, em muitos casos, o elo entre a empresa e as demais reas do fornecedor de ERP.

Avaliar fornecedoresA avaliao do fornecedor de software ERP muito importante nesta fase do processo. Aps a busca de fornecedores que entregam servios e sistemas no s e g m e n t o d e m e r c a d o e especificamente no sub-segmento de atuao, necessrio avaliar alguns pontos relevantes e intimamente ligados ao sucesso de aquisio do ERP.

Visita sede do fornecedor de ERP reas tais como; Desenvolvimento de software, Suporte aos

clientes, Treinamento e Atendimento comercial, so departamentos importantes a serem visitados.

Quando adquire-se um ERP ou servio, trata-se de uma venda intangvel, neste caso, tudo que for tangvel nesta compra deve ser impecvel.


PASSO 6


Analisar aderncia uma ferramenta usada para organizar os itens relevantes, contidos nos processos crticos (processos primrios) da empresa, a serem atendidos pelo ERP. uma solicitao, disparada por meio de um processo de licitao ou concorrncia, por rgo ou empresa interessada na aquisio de um produto, servio ou bem valioso. s o l i c i t a o f e i t a a o s p o t e n c i a i s fornecedores para apresentao de propostas de negcios, atendendo o escopo dos itens da RFP. a estrutura da RFP , deve conter metodologia para orientar a deciso de aquisio e destina-se a permitir que os riscos e benefcios possam ser identificado claramente.

Este passo um dos mais importantes no processo de aquisio de software ERP. !A a n l i s e d e a d e r n c i a o comparativo do mapeamento de processos da empresa adquirente vs. os processos contidos no sistema ERP. !Esta comparao ter maior chance de sucesso, se for feita com base numa RFP (Request for Proposal) enviada aos fornecedores de ERP.


RFP o que ?

PASSO 7


Mapear personalizaesAdequao do processo: avaliar se, o processo apresentado pelo sistema atende a necessidade da empresa, lembrando que o ERP adota as melhores prticas de mercado. Adequao do ERP : se de fato, for necessrio adequar o sistema, vale a investigao se esta necessidade inerente a empresa ou ao setor, se for ao setor, negocie com o fornecedor uma parceria na personalizao, argumentando que algo relevante ao segmento.

No momento de identificao de itens da RFP que no aderem ao processo da empresa, de suma importncia que uma deciso seja tomada. !Aps a tomada desta deciso elaborado o mapeamento das personalizaes do sistema, visando atender o processo original da empresa. !O mapeamento dever conter as horas necessrias para sua execuo e qual ser o valor adicional de suporte e manuteno aps a entrega do projeto.


Qual deciso a tomar ?

PASSO 8

P e r s o n a l i z a r : To r n a r p e s s o a l , individualizar, Designar pelo nome, dar carter original a um objeto fabricado em s r i e , A d a p t a r a s p r e f e r n c i a s e necessidades do usurio.


Para aquisio do ERP ser um sucesso, um dos componentes relevantes a apresentao tcnica do sistema, com foco no segmento e sub-segmento da empresa adquirente. A prtica dos fornecedores de ERP no momento da apresentao tcnica, preparar-se anteriormente com uma anlise prvia do planejamento do escopo com base na RFP e apresentar novas funcionalidades que agregaro valor ao processo.


Assistir apresentao tcnica

PASSO 9

! Diretores, Proprietrios e Acionistas: Focar a

apresentao na gesto da empresa, com base em relatrios e indicadores.

Supervisores e Gerentes de TI: Focar nas informaes sobre tecnologia, personalizaes, segurana da informao, infra-estrutura fsica e lgica, atualizaes de novas verses, suporte e treinamento.

Usurios-Chave (Key User): Focar em como o sistema ajudar o macro-processo no dia-a-dia, num departamento ou processo especfico, muita vezes crticos.

Usurios-Finais (End User): Simular no ERP processos operacionais executados atualmente, com enfoque na usabilidade, ambiente intuitivo e ter a cincia que trabalhar diretamente com o ERP. Geralmente so convocados os usurios-finais que cuidam de operaes essenciais.

Profissionais envolvidos na apresentao tcnica


PASSO 10 Visitar clientes referncia

O momento da visita uma empresa do mesmo segmento e sub-segmento que o da empresa adquirente do ERP de criar relacionamentos profissionais ticos, pois uma excelente oportunidade de conhecer novas formas de trabalhar e compartilhar experincias. Concorrncia e informaes estratgicas devem ser colocadas com cuidado aos envolv idos na v isita, para no gerar desconforto entre as empresas e o fornecedor de ERP.

Para que tenha-se mais segurana na aquisio do ERP, importante visitar um cliente-referncia do fornecedor de ERP, do mesmo segmento e sub-segmento da empresa adquirente. Por exemplo: Atua-se no segmento de Varejo e o sub-segmento Drogarias, as necessidades de uma drogaria so diferentes de um supermercado por exemplo, apesar de ambas serem do segmento varejista, por isso o sub-segmento importante.


!A Visita


$$$

Neste passo a empresa em busca de um ERP recebe uma proposta com o valores de investimento; iniciais que sero no momento da entrega do projeto e mensais referente a manuteno, assinatura (em caso de Saas), hospedagem e suporte


Proposta Comercial Contm o detalhamento referente a preos, valores, reajustes, formas de pagamento e demais condies comerciais. Descreve quais produtos esto negociados, quantidade de licenas e clusulas jurdicas, multas e termos de acordo formalizando a negociao.

Proposta TcnicaContm o escopo do projeto a ser entregue. O que ser implantando, quais processos e mdulos sero atendidos, p e r s o n a l i z a e s e n v o l v i d a s , treinamentos, dados sobre infra-estrutura necessria, entre outras especificaes da entrega do servio.

Saiba tambm demais valores contido na contaTaxa de evoluo tecnolgica do ERP, traslado dos consultores at a sua empresa, despesas de viagens, horas em gesto de projetos, taxa de instalao do sistema, escopo do atendimento de suporte, personalizao e processo de apontamento de ordens de servios dos consultores tcnicos.

ENTENDER a conta

PASSO 11


Orientadores

Comparativo de algo intangvel, como no caso de software, algo que por si s no simples, ainda mais quando voc tem outras variveis, tais como; Servio de implantao, infra-estrutura, tecnologia mais avanada, entre outras. Por conta disso devemos buscar alguns orientadores para tomar a deciso


Anlise Estratgica

Atender decises estratgicas da empresa adqui rente, ta i s como tecno log ia empregada, credibilidade do fornecedor, atendimento em outros pases, governana corporativa, relacionamento entre outros pontos.

Anlise TcnicaE n v o l v e m d e t a l h e s s i s t m i c o s e metodolgicos sobre itens atendidos. Q u a l i d a d e d a e q u i p e d e e n t r e g a , investimento em personalizao, prazo de entrega, metodologia de implantao, gesto de projeto e facilidade de utilizao entre outras anlises.Regra de Ouro

A aquisio de software para gesto de uma empresa, o item PREO deve ser uma parte da avaliao, independente do porte da empresa adquirente, mas no o nico item. O relacionamento com o fornecedor do ERP poder ser de longo prazo e os orientadores estratgicos e tcnicos devem conter pesos relevantes na deciso final.

COMPARAR propostas

PASSO 12


PASSO 13

Decidir estrategicamenteSeguindo todos os passos deste e-book, certamente ser escolhido MELHOR o ERP para sua empresa. !Com uma escolha mais adequada do sistema, os benefcios para a competitividade so claros, com ganhos reais de produtividade.


Principais benefcios

Qualitativo Aumento na produtividade das empresas; Incremento nos nveis de competitividade

empresarial; Ampliar a maturidade de gesto da classe

empreendedora; *Quantitativo

11% Aumento em receitas / Lucros 11% Melhorias na gesto de caixas 32% Reduo nveis de estoque

*Colangelo Filho (2001, p.53)


O Portal ERP uma plataforma de contedo e servios na rea de Tecnologia da Informao, com enfoque em sistemas de gesto empresarial, tambm conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning).

Visa ser um instrumento de consolidao do mercado, apoiando as empresas a utilizarem melhor seus sistemas, gerando mais produtividade e competitividade, retornando em benefcios a sociedade.

Para conferir notcias e artigos acompanhe o portal (www.portalerp.com)


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13 passos para escolher melhor seu erp

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