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UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ
CAMPUS PONTA GROSSA
COORDENAÇÃO DO CURSO
BACHARELADO EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO
JEAN MARCOS CHAGAZ VAZ, MATHEUS PEREIRA JÚNIOR
SISTEMA ERP: CONCEITOS E UM ESTUDO DE CASO
ARTIGO ORIGINAL
PONTA GROSSA
2011
JEAN MARCOS CHAGAZ VAZ, MATHEUS PEREIRA JÚNIOR
SISTEMA ERP: CONCEITOS E UM ESTUDO DE CASO
Artigo original que tem como objetivo uma explanação de um sistema ERP e apresentar informações teóricas utilizadas na prática da implementação de um software assim através de um estudo de caso.
Apresentado na UTFPR – Universidade Tecnológica Federal do Paraná - Campus Ponta Grossa ao
docente Flávio Madalosso Vieira.
PONTA GROSSA
2011
Resumo
Este artigo têm como objetivo o esclarecimento do que vem a ser um ERP, bem como conceitos relacionados a este. Discorre sobre seu surgimento a partir dos sistemas MRP e MRP II, utilizados previamente em empresas de manufatura. Aborda, alguns fatores importantes, de forma sucinta, numa implantação de um software deste modelo, visto que sua adoção traz consigo mudanças, sejam elas organizacionais ou administrativas. Logo após, há um breve estudo de caso em que uma empresa implanta um sistema ERP doutro fornecedor devido à alguns motivadores referentes a este e também à questões administrativas. Encerra com algumas conclusões de valia para os futuros clientes de um ERP, tendo como fundamento os argumentos aqui apontados.
Palavras-chave: MRP. MRP II. ERP. Integração de dados.
Introdução
No decorrer da evolução dos meios utilizados para gerenciamento, têm-se o
MRP – Manufacturing Requeriment Planning – Planejamento das Necessidades dos
materiais - e, posteriormente, o MRP II – Manufacturing Resource Planning –
Planejamento dos Recursos de Fabricação - que adiciona novas funções ao MRP.
Progredindo-se novamente através de novas mudanças, surgiu-se o ERP –
Enterprise Resource Planning. Esta ferramenta vem sido utilizada amplamente pelas
empresas devido aos seus benefícios. Muitas o adotam com a finalidade de
melhorar seus processos. Ao longo deste trabalho, será mostrado o que as
empresas esperam destes sistemas.
O tema a ser explorado neste trabalho acadêmico, suas características e
pontos importantes na sua implantação aqui explanados estão resumidos, não
entrando, portanto, em maiores detalhes. Assim, propõe-se que este trabalho seja
somente um guia introdutório ao tema que é de grande amplitude.
Histórico dos sistemas MRP
As empresas produtoras de peças e/ou máquinas, necessitavam de
informações precisas em relação aos materiais como quando deveria ter as
matérias-primas em qual quantidade para a produção correspondente. E, no mesmo
contexto, tinha-se o desenvolvimento dos computadores. Logo, uma combinação
desta necessidade e uma nova ferramenta disponível para uso resultou em uma
solução para as empresas. Com efeito, tem-se o MRP como resultante.
Segundo Nigel et al. (1999, p. 327) o “O MRP I permite que as empresas
calculem quantos materiais de determinado tipo são necessários e em que
momento.” Essa previsão torna-se essencial nas empresas manufatureiras porque,
desse modo, pode-se gerenciar com uma melhor eficácia a produção de seus
produtos.
Devido ao atendimento de clientes variados que precisam de materiais
diferentes, as empresas necessitavam realizar cálculos para fornecer o produto
numa ocasião determinada, sendo assim relevante uma previsão futura.
Ainda segundo Nigel et al., o “MRP 2 II permite que as empresas avaliem as
implicações da futura demanda da empresa nas áreas financeiras e de engenharia,
assim como analisem as implicações quanto à necessidade de materiais.” MRP 2 -
Manufacturing Resource Planning.
De acordo com Oliver (1982 apud NIGEL, 1999, p. 348), MRP II é
conceituado como:
“um plano global para o planejamento e monitoramento de todos os recursos de uma empresa de manufatura: manufatura, marketing, finanças e engenharia. Tecnicamente, ele envolve a utilização do sistema MRP de ciclo fechado para gerar números financeiros.”
De modo a distinguir a finalidade entre MRP I e MRP II, Corrêa (1998-1999,
p. 139) argumenta que “O MRP II diferencia-se do MRP pelo tipo de decisão de
planejamento que oferece; enquanto o MRP orienta as decisões de o que, quanto e
quando produzir e comprar, o MRP II engloba também as decisões referentes à
como produzir, ou seja, com que recursos, tal como ilustrado pela Figura 4.2”
Figura 4.2 – Abrangência do sistema MRP I e MRP II
Fonte: Corrêa (1998-1999, p. 140)
Com a incorporação de novas funcionalidades no MRP I, este passou por
incorporações em sua estrutura, tendo, por conseguinte novas funcionalidades mais
específicas Thais Cássia Cabral Padilha, Fernando Augusto Silva Martins (2005,
p.105).
Durante a década de 90, a competitividade aumentou notavelmente entre as
empresas, alcançando fronteiras internacionais ( colocar Poter ). Com o objetivo de
obter lucros, as corporações adotaram novas medidas para redução de custos,
melhoria na eficácia operacional e iniciou-se uma tendência de integrar os diversos
setores da empresa.
Ademais, o conhecimento passou a ser importante no nível organizacional,
pois é a partir dele que a empresa gera prospectivas do mercado, lançando produtos
apropriados aos consumidores.
Como resultado para um gerenciamento empresarial, teve-se o surgimento
do ERP – Enterprise Resource Planning. A partir daí ocorre à integração de todos os
dados e informações da empresa em um banco de dados que abrange todas as
partes da empresa (ATUL GUPTA, 2000).
Definição de ERP
De acordo com Cesar Alexandre Souza (2003, p.) o ERP é “O software
integrado é parte de uma tecnologia com recursos de informática que registra e
processa cada evento empresarial oriundo das funções empresariais básicas, por
um único input ou entrada para processamento.”
Tendo como base a definição pelo autor Cesar Alexandre Souza (2003, p.
64), pode ser definido por:
“Os sistemas ERP são sistemas de informação integrados adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa industrial (suprimentos, manufatura, manutenção, administração, financeira, contabilidade, recursos humanos etc.)”
Outra definição dada para ERP é dada por Esteves, & Pastor (2004 apud
John Douglas Thomson 2010) em que é conceituado como um software organizado
abrangente, utilizado para gerenciar e coordenar todos os recursos, informações e
funções de um negócio de um banco de dados compartilhado.
Em suma, pode-se conceituar como um sistema que, geralmente vendido
como um pacote de funções por empresas fornecedoras, manipula o fluxo de dados
e informações, abrangendo toda a empresa, englobando os mais variados setores
funcionais, almoxarifado, recursos humanos, vendas e etc., e organiza-os em uma
central de banco de dados.
Deste modo, através da organização, obtém-se uma melhor visão possível,
exata e real, das operações empresariais. Com efeito, a corporação pode tomar
decisões hábeis. Desta maneira, correndo o menor risco possível, devido ao fato de
a consulta aos dados e sua devida interpretação, gerar informações que venham a
ser úteis para a empresa.
Módulos de um ERP genérico e suas funcionalidades
Fonte: http://revolutionary-technologies.com/blog/wp-content/uploads/2011/02/erp1-1.jpg
Características referentes ao sistema
Conforme Cesar Alexandre Souza (2003, p. 65), os sistemas ERPs possuem
características que basicamente se resumem em:
são pacotes comerciais de software;
incorporam modelos de processos de negócios;
são sistemas de informação integrados e utilizam um banco de dados corporativo;
possuem grande abrangência funcional;
requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa.
Analogamente aos softwares proprietários, estes sistemas geralmente são
vendidos em pacotes por fornecedores destacados como, SAP, Oracle e Infor.
Entretanto, há disponíveis ERPs cujo como modelo de distribuição é open-source,
isto é, seus códigos fontes são livres e disponíveis para modificação, sendo de uso
gratuito. No sítio da web http://sourceforge.net/projects/comunion/ tem-se acessível
um sistema fundamentado neste modelo de oferta.
Aspecto relevante a se observar nesta ferramenta gerencial, é que ela é
desenvolvida com base em práticas do mercado, denominadas best pratics pelas
empresas produtoras. Os fornecedores do software adotam práticas comerciais
gerais. Assim, caso haja uma adoção coletiva de um mesmo ERP, o mercado tende
a uma homogeneização em sua estrutura gerencial, existindo divergências entre si
em alguns pontos relativos ás características específicas de cada organização.
Sob o ponto de vista de Thais Cássia Cabral Padilha, Fernando Augusto
Silva Martins (2005, p.108, 109) os ERP possuem pontos críticos, sendo alguns
destes: eles são pacotes comerciais desenvolvidos a partir de modelos padrões de
processos, possuem a capacidade de integrar todas as áreas das empresas, são
modificados através da parametrização e customização, apresentam custos
elevados, dificuldades no cumprimento de prazos estabelecidos para o cumprimento
da implantação.
A integração no ERP é um fator a se destacar dentre as suas peculiaridades,
pois a partir da unificação de dados em uma central, a empresa pode manipulá-los
de uma maneira mais rápida e eficiente. Como conseqüência, facilita-se a
elaboração de relatórios dos mais variados tipos num período de tempo proporcional
á complexidade desta atividade. Esse processo por um sistema gerencial é
importante para as corporações competitivas. A unificação contribui para uma melhor
organização empresarial, visto que, se os dados estiverem localizados em um
mesmo lugar, o acesso se dá mais rapidamente do que havendo softwares
específicos para cada setor, pois seria necessário ir até a sua central de dados para
uma busca determinada.
Divididos em módulos, o ERP através destes realiza cada operação em
específico. Assim, como havendo diferentes setores numa empresa haverá também
diferentes módulos responsável por cada atividade. Ressalva-se que o ERP, como
dito anteriormente, com base em sua padronização pode não oferecer todos os
módulos para todos os tipos de empresas.
Como apresentado anteriormente, estes softwares adotam modelos padrões
e, sendo assim, eles não possuem alta especificidade, que por sua vez ocasiona em
uma parametrização e/ou customização por parte do cliente. A primeira, através de
mudanças de preferências para atender de forma satisfatória cada cliente, tem como
foco atender ás necessidades empresariais que não são supridas pelos ERPs em
sua forma básica. Todavia, ocorrendo muitas alterações no código-fonte, o software
desvia-se de seu escopo característico que é a diferença de sistemas desenvolvidos
internamente.
Depois da parametrização, havendo necessidade de alterações no sistema,
as corporações recorrem à customização. Seu objetivo é modificar o ERP de sua
forma original para uma que atenda ao cliente, sendo vital a modificação do código
fonte para adição de novas funcionalidades. Por outro lado, essas customizações
podem gerar falta de compatibilidade nas possíveis atualizações futuras de
softwares lançadas pelo fornecedor.
Questões relevantes
Para uma implantação deste modelo de software, algumas questões dever
ser abordadas de modo a evitar transtornos e facilitar em sua adoção (Thais Cássia
Cabral Padilha, Fernando Augusto Silva Martins, 2005).
Primeiramente o custo, que abrange todo o processo de adoção de um
sistema ERP. Tem-se a aquisição da licença, treinamento de equipe para domínio do
sistema e outras demais variáveis imbuídas nesse processo. E, o alto valor da
licença para uso desta ferramenta gerencial, contribui aumenta ainda mais a quantia
gasta. Desse modo, há que se realizar um estudo prévio de gastos, para que se
consiga estimar gastos.
O treinamento de uma equipe é vital para a empresa. Com esta atividade os
funcionários adaptam-se ao novo sistema, descobrem suas funcionalidades,
compreendem sua organização, enfim, aprendem a lidar com o sistema. Em seguida
podem instruir os futuros usuários a lidarem com o ERP. Das variáveis neste
processo, necessita-se destacar duas, o custo e o tempo necessário. Estas devem
ser analisadas com o objetivo de se verificar como enquadram no processo de
mudança como um todo. Para a realização de treinamentos, geralmente recorrem-se
às empresas consultoras.
As mudanças administrativas incorrem na modificação do comportamento
funcional da empresa. Logo, se não estudadas e analisadas previamente, podem
resultar em diferentes disfunções nos processos administrativos.
Benefícios e desvantagens pertinentes a um sistema ERP
As vantagens que se acompanham o ERP podem ser diretas tanto como
indiretas. As diretas incluem uma melhora na eficiência, integração da informação
para uma melhor tomada de decisão enquanto as indiretas relacionam-se com a
imagem da empresa e melhora da satisfação do consumidor (Alexis Leon 2008 p.
54).
A redundância de dados é suprimida, uma vez que são inseridos no módulo
específico da operação. Acarreta-se, por conseguinte, uma melhor e mais eficaz
manipulação dos dados. Isso se torna de grande valia para empresas que
manipulam muitos dados, sejam elas pequenas, médias ou grandes. Outra
resultante é a facilidade ao lidar com os dados porque não se possui vários módulos
em que cada um possui seu banco de dados.
Ao se observar, a abrangência de um sistema gerencial é bem ampla. Inclui-
se, como exemplo setores como o almoxarifado, departamento financeiro, recursos
humanos e outros mais.
De conformidade com Alexis Leon (2008, p. 54) algumas das vantagens
apresentadas por um sistema ERP são: integração da informação, informações mais
acuradas e melhor capacidade de decisão, aperfeiçoamento da capacidade de
análise e planejamentos.
Percebe-se que essas vantagens advindas destes programas são concretas
para o cliente. Porém, o ERP também apresenta algumas inconveniências que são
descritas a seguir.
Apesar de algumas características essenciais para as empresas, vem-se
algumas desvantagens nesse sistema gerencial. As desvantagens resultantes
podem ser: não garantia de integração, custos da implantação, imposição de
padrões, grande repercussão de erros, elevado custo de erro, fornecedor único,
problemas sociais, desmotivação e customização. Davenport (1998) e Yoo, Palazzo,
Gozzi e Fedichina (2006 apud JULIANO, 2008, p. 19)
Ao se considerar o custo de implantação de um ERP, ele torna-se fator
importantíssimo, visto que possuem um valor alto, que engloba a licença, caso seja
privado e todo o processo de sua introdução. E, nem sempre pode se ter um retorno
esperado.
Sistemas ERP: análise das vantagens e desvantagens para a decisão de implementação
Fonte:
Como visto acima, os sistemas ERP apresentam benefícios tanto como
alguns problemas. Se por um lado tem-se a melhora na qualidade das informações,
por outro há uma dependência do fornecedor. E assim se sucede em alguns outros
prós e cons.
Métodos de implantação
A adoção pode ocorrer em várias vias diferentes. Aqui serão abordados
somente três métodos. A primeira dela consiste em colocar o ERP em
funcionamento em sua totalidade, ou seja, disponibilizá-lo para uso de uma só vez
(Cesar Alexandre de Souza, Ronaldo Zwicker, 2003, p. 6). Nesse meio todas as
operações passam a ser disponibilizadas de um momento para outro. Uma
resultante deste modelo é que não havendo total funcionalidade no sistema ou
faltando ser realizada alguma configuração importante, o sistema pode ficar offline –
não disponível.
Por conseguinte a esta se tem que toda a empresa pode estagnar suas
operações ocorrendo uma eventual falhar. Neste tipo de estratégia, não se necessita
da criação de interfaces para comunicação com os sistemas legados. Logo seu
período de implantação é menor se comparado ao de fases.
Num outro método, o processo de mudança é gradativo, isto é, os módulos
presentes no ERP são disponibilizados um por vez. Consequentemente a
paralisação das operações corporativas se dá em menor escala, afetando a
abrangência do módulo em suas funcionalidades. É importante que se considere o
tempo da viabilização do sistema adotado, uma vez que se realiza em partes,
demandando mais tempo que o meio anteriormente citado. Ademais, precisa-se da
configuração de interfaces e/ou sua criação para interação com outras atividades.
Terminada essa ação, esta vem a ser inutilizada pela empresa, resultando deste
modo em gastos e um prazo maior para total utilização do ERP.
Estudo de caso na Bunge Alimentos unidade Ponta Grossa
Explanados alguns conceitos sobre o ERP, seu funcionamento, algumas de
suas mais relevantes características e os principais objetivos por ele atendidos,
pretendem-se neste tópico abordá-los em uma implantação ocorrida na Bunge
alimentos. A Bunge é uma empresa de destaque no ramo alimentício e do
agronegócio no cenário brasileiro. Possui mais de 20.000 mil trabalhadores e cerca
de 150 unidades espalhadas em território brasileiro e estrangeiro.
Motivadores da mudança de ERP
No caso analisado, tem-se como um dos principais fatores de mudança a
dificuldade de manipulação das informações pelo sistema previamente utilizado. Por
ser uma empresa em que a geração de grande quantidade de dados e informações
é constante, o ERP não oferecia uma sólida manipulação destes. Por isso era
necessário o uso de ferramentas auxiliares. Resultou-se daí em demora para
execução das tarefas empresariais e atendimentos aos clientes. Consequentemente,
outras atividades da empresa acabaram sendo afetadas, direta ou indiretamente.
Outro fator contribuinte para a inviabilidade do mesmo era o seu alto custo
de manutenção, já que se tratava de um software que era utilizado em escala global.
Desse modo, acarreta-se em uma equipe grande responsável pelas atualizações do
banco de dados, tendo assim um grande custo para manter os analistas. Devido a
estas questões administrativas e para que os custos fossem diminuídos, foi
implantado na Bunge do Brasil a partir de 2008 o sistema de ERP da empresa SAP.
Na última questão apresentada anteriormente, vê-se que, como mostrado
anteriormente no artigo, um fator que foi considerado na adoção do ERP foi o custo.
A empresa estudada o aceitou como crucial para motivar ainda mais a troca de
fornecedor.
Implantação
Na empresa estudada, a implementação do sistema ERP da SAP abrangeu
não somente a matriz, mas sim todas as filiais brasileiras. Não foi citado qual o
método de implantação adotado, big bang, faseada ou small bang. Sabe-se, contudo
que a duração da migração dos sistema foi de um total de 2 anos.
O custo total foi de R$ 26.000,00 de dólares. Conforme mostrado
previamente, a quantia gasta foi elevada. No entanto, é justificada pelo retorno
esperado com utilização deste novo ERP que, segundo apresentado pela atendente
é de um aumento de 23% no lucro.
Entende-se que a contratação da IBM para uma consultoria de mercado com
a finalidade de estudar a abrangência do sistema que foi adotado, demonstra
precaução na implantação do ERP.
Conclusão
Procurou-se nesse artigo elucidar alguns conceitos relacionados aos
sistemas ERPs, bem como algumas de suas características entrelaçadas com suas
conveniências e inconveniências.
A partir dos termos aqui explanados, observando-se que o sistema ERP
evoluiu do MRP II através de incorporações de novas funções, esse modelo de
software traz consigo vantagens e problemáticas. É imprescindível um estudo
minucioso antes de sua implementação numa empresa genérica que englobem
quais processos administrativos serão afetados, quais mudanças serão realizadas
para adaptação do sistema à empresa, se atende às necessidades específicas da
empresa e outras questões pertinentes ao assunto. Assim, verifica-se em que a
empresa será afetada e é necessário que esteja apta ao lidar com essas alterações.
Conclui-se que um determinado sistema gerencial não é exatamente o
melhor para os clientes atuantes em diferentes ramos. Através de análises, constata-
se que a base da escolha de um ERP é sustentada pelo qual pode oferecer uma
melhor vantagem para o cliente com o mínimo possível de perdas.
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Glossário
SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. A análise SWOT é uma
ferramenta que se utiliza para examinar uma empresa e os fatores que afetam seu funcionamento.