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Administrando projetos com MS Project – Unidade VII

Uma visão prática

Helene Kleinberger Salim

helene@inf.puc-rio.br

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Interferências

• Mas um projeto não costuma ser o único em andamento na área...

• E pode ser executado em outro setor, criando dependências externas, onde o gerente tem pouca influência ou depende de rituais alheios.

• Só resta acompanhar para administrar.

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A Aquisição de equipamentos, é tarefa do Depto de Compras

• Vamos preparar o cronograma do processo de atendimento a requisições daquele setor da empresa e ver qual o prazo que nos dão.

• Quando terminar, Inserir esse planejamento no cronograma do gerente do projeto da rede – não adianta supor 10 dias para as aquisições, se a rotina de Compras levar 30 ou se a entrega for imediata, do estoque!

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Atividades do Depto de Compras– Estudar as especificações técnicas

– Pesquisar preços

– Buscar informações sobre os fornecedores

– Elaborar as cartas-convite

– Buscar recursos / financiamento

– Contratar despachante alfândega

– Analisar as propostas

– Negociar preços e condições

– Elaborar as encomendas

– Receber os equipamentos comprados

– Encaminhar aos solicitantes

– Providenciar o pagamento

Criar tarefas inicial e final, como marcos e uma data dependência da entrega

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O cronograma de Compras deve feito a partir daquele arquivo guardado com suas configurações, padrão da empresa.

Iniciando em 1/04...

Entregaria a partir de 16/05

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Compras leva pelo menos 31 dias para efetuar a tarefa de Aquisição

No cronograma do projeto só havia dez dias... Replanejar!

A tarefa Aquisição dos Equipamentos, estava programada para iniciar dia 01/04 quando o pedido entrou na burocracia do Depto de Compras...

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Replanejar...• Como fazer “caber” uma tarefa de 31 dias

num cronograma que só reservara 10?

• Para acompanhar o andamento do projeto de compras, vamos Inserir como subprojeto o cronograma deles no nosso exercício e vincular nossa tarefa de Prototipação à entrega das máquinas...

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Replanejar...

•

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Inserir / Subprojeto / Compras, como era de se esperar, gera conflito

Será necessário reprogramar ou comprar fora... Pode esperar até 09/09?

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As tarefas do projeto entram como se fossem da Instalação do laboratório original

• Note que trocamos a cor da fonte e das barras, para distinguir a origem das tarefas

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Vincular as tarefas

Encaminhar aos solicitantes de Compras

e a Prototipação do sistema

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Vincular tarefas entre os projetos

Note as tarefas de Aquisição ficaram em paralelo, pois ambas se subordinam à Preparação da Instalação

As tarefas são tratadas como se pertencessem a este projeto – conforme a especificação de vinculação na operação de inserção, mudanças em Compras afetarão ou não nosso planejamento.

Vincular, usando Ctrl, as tarefas Encaminhar aos solicitantes de Compras e Prototipação do laboratório.

Vincular as tarefas

Encaminhar aos solicitantes de Compras

e a Prototipação do sistema

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Vincular tarefas entre os projetos

Aba Project, Links between projects

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Note que a tarefa dependente da rede do laboratório também aparece no cronograma de Compras

Como os arquivos estão vinculados, sempre que “salvar” um, pode atualizar o outro também.

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Veja o deslocamento do planejamento em relação à linha de base

Visualize Tracking Gantt e colapse as tarefas subordinadas dos grupos que não estão em evidência

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Conclua suas negociações para o planejamento da rede com o cliente...

• Adiante o prazo em 1 mês...

• E quando terminar o planejamento, salve o

arquivo COM linha de base, retratando o

novo “contrato” publicado.

• Prepare-se para administrar o progresso

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Mudando Meu Prazo conforme combinado

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Estabelecer nova linha de base antes de começar a executar o projeto.

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Visualize o Tracking Gantt

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Porque pode aparecer uma quantidade de dias fracionária?

Note que o Programador pode ter disponibilidade para trabalhar uma hora num dia da tarefa, então não são mais dias inteiros...