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Administrando projetos com MS Project – Unidade II

Uma visão prática

Helene Kleinberger Salim

helene@inf.puc-rio.br

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Microsoft Project Professional 2010

• O Microsoft Project Professional 2010 fornece maneiras avançadas e visualmente aprimoradas de simplificar o planejamento, a colaboração e o gerenciamento de recursos para que você possa lidar com todos os tipos de projetos com êxito.

• Com o Project Professional 2010, as pessoas, equipes e a empresa podem usufruir dos resultados do gerenciamento unificado de projetos e portfólios com o Project Server 2010.

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http://technet.microsoft.com/pt-br/evalcenter/ee404758

• Registre-se para baixar e obter uma avaliação orientada.

• Registre-se para a avaliação. • Imprima a chave do produto (Product Key)

para referência futura.• Baixe e instale a versão completa do software para fazer uma avaliação de 60 dias.

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Instalar o Project 2010

• Para usar os Relatórios Visuais com o Office 2010, é necessário instalar o Office 2010, o Visio 2010 e o Microsoft SQL Server 2008 Analysis Services 10.0 OLE DB Provider.

• Para uso no curso basta Windows XP SP3 ao Windows 7

• Se não quiser ou puder usar a versão 2010, serve qq outra partir da 2003, os conceitos são os mesmos...

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Nosso projeto modelo• Instalar num laboratório, uma rede de

microcomputadores.• Mas sem nenhuma preocupação pela efetiva

adequação dessas tarefas com a realidade!!! • O objetivo é demonstrar o uso do MS Project,

como cliente - foco no trabalho dos Gerentes de Projeto;

• Não veremos as funções de administração, programação, instalação do produto ou comunicação corporativa.

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Tem que pensar em tudo!• Quantidades...• Mesas, cabos, conexões, equipamentos, SW

básico, produtividade, escritório, senhas ... E quem vai instalar tudo isso!

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Na sala temos Project 2010No Youtube há vários “cursos”

http://www.youtube.com/watch?v=YexOONfGn54http://www.youtube.com/watch?

v=DvJIZ7lCEDw&NR=1&feature=fvwphttp://www.beeahead.com.br/cursos/tutorial/curso-de-project-2010-essencial-81.html

http://www.youtube.com/watch?v=kcHaiEaQj24&feature=related (opção Excel)

http://www.youtube.com/watch?v=przuiHWROlk&feature=related (Graphical indicators)

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Programa do Curso do SENAC

• Configurar e reconhecer as interfaces do MS Project 2010, utilizando parâmetros básicos de acordo com cada projeto;• Planejar as tarefas conforme escopo previamente definido, por meio da análise e de técnicas de uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), para atender à solicitação do cliente;• Identificar, cadastrar e alocar os recursos necessários para a execução das tarefas com a finalidade de gerar um orçamento;• Acompanhar a execução do projeto, analisando o cronograma das atividades previstas e inserindo o percentual concluído, para tomar decisões quanto às etapas seguintes;• Emitir relatórios de status do projeto sobre o andamento das atividades, custos, atribuições e carga de trabalho dos recursos, utilizando os relatórios pré-definidos do MS Project 2010, visando reportar informações sobre seu andamento para os interessados.   

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Comece o seu exercício

• Abra seu MS Project, arquivo novo – em File / New

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Algumas funcionalidades

•

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Ajuda e instruções

Leia as instru-ções com calma.

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Quando abandonar a leitura das recomendações do Project...

• Nas linhas de nomes das tarefas coloque os quatro subprojetos da instalação da rede, a saber:

– Planejamento e Projeto da Rede

– Preparação da Instalação

– Instalação

– Pós-instalação• Não precisa informar Duração em cada atividade,

ela será calculada a partir do seu detalhamento.

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Primeiro, são determinadas as grandes tarefas: Planejamento, Preparação, Instalação e Pós-instalação da rede.

Vá para Project / Project Information

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Dar nome e gerente ao projeto

Estabeleça se o seu projeto tem data marcada para terminar ou diga quando começa e vamos calcular quando acaba...

Observe que você pode informar a “data de hoje” em data atual e a do “status” informado. Vejamos Project Info -

Vamos passando pelas abas...

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Os cálculos do MS Project • A partir das durações e sequenciação das tarefas,

apura as datas de início e fim de tarefas, distribui cargas horárias de pessoas alocadas e muitos outros cálculos, à medida que as informações são prestadas ou mediante comando específico para que esses valores sejam apurados.

• Verifique essas opções, para acompanhar o que é feito pelo produto e entender o que acontece – esses cálculos podem ser feitos automaticamente à medida em que as informações são fornecidas ou manualmente.

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Vamos fazer mais alguns ajustes em File / Options

• General - Date format• Display - Decimal digits = 0• Schedule - Decimal em lugar de Percentage

– Default Task Type: escolha um padrão,

entenderemos as diferenças quando “colocarmos gente para trabalhar”.

• Unidades fixas• Trabalho fixo – Fixed Work• Duração fixaNote que “apaga” New Tasks are Effort Driven

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Os calendários – marcar feriados

• País, município – estabelecer o que será padrão para todos os projetos – colocar pelo menos os feriados nacionais, de forma que os calendários decorrentes já os terão marcados;

• Empresa – estabelecer os horários em que as pessoas poderão “estar” na empresa para trabalhar – isto é importante porque se a empresa fechar aos domingos, nenhum projeto ou pessoa poderá ter atividades computadas nesses dias / horas.

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Os calendários – marcar feriados para o calendário Padrão em 2011

– ...– Independência – 7 set;– N S Aparecida – 12 ; Mestres 15 out;– Finados – 2 nov;– República – 14 e 15 nov;– Cons. Negra – 20 nov; – N S Conceição – 8 dez;– Natal – 25 dez;– Ano Novo – 31 dez;

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Project / Change Working Time

Para o meio período de Cinzas use Details para especificar

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Os calendários

• Projetos, pessoas, materiais e atividades podem ter calendários próprios – mas CUIDADO! O trabalho das pessoas será admitido, em princípio, na interseção dos seus horários úteis (a menos que especificamente indicado).

• Caso o projeto dependa dessas características, essas definições devem preceder o fim do seu planejamento, para que as datas de início e fim das tarefas sejam calculadas levando em conta aquelas informações.

• Espere um pouco para usar essas opções.

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Guarde esse arquivo, ainda vazio, só com suas configurações e calendário padrão.

• Quando for criar um projeto, inicie por

esse, “salve como” e prossiga.

• Esta dica garante que você estará usando

os mesmos feriados e se for o caso, os

calendários particulares de recursos

disponíveis na empresa de forma coerente,

evitando surpresas devido a incoerências

pouco visíveis.