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Administrando projetos com MS Project – Unidade III
Uma visão prática
Helene Kleinberger Salim
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Voltando ao exercício, detalhe os subprojetos em atividades
Planejamento e Projeto da RedeInício do projeto
Definição dos requisitos técnicos
Projeto funcional
Descrição dos aspectos técnicos
Revisão e aprovação do Projeto
Projeto Contratado
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Estime a duração das atividades
1. Planejamento e Projeto da Rede 1d?
2. Início do projeto 1d
3. Definição dos requisitos técnicos 5d
4. Projeto funcional 10d
5. Descrição dos aspectos técnicos 5d
6. Revisão e aprovação do Projeto 5d
7. Projeto Contratado 0d
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Estime a duração das atividades
1,5,10,5,5,0 – não estime a atividade 1, será calculada depois
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Duração 0 significa um “marco” ou dependência externa
Preparação da Instalação
Aquisição dos equipamentos
Prototipação do sistema
Pré-configuração e teste
Preparação do local da rede
Pronto para instalar
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Duração 0 significa um “marco” ou dependência externa, deve ser a última atividade de um bloco.
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Detalhando a segunda grande tarefa
8. Preparação da Instalação 1d?
9. Aquisição dos equipamentos 10d
10. Prototipação do sistema 15d
11. Pré-configuração e teste 5d
12. Preparação do local da rede15d
13. Pronto para instalar 0d
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Obtemos algo assim
Atribuir durações 10,15,5 15, 0
Preparação da Instalação, será calculada quando subordinarmos seu detalhamento
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Simplificando, para manter o exercício visível numa página / tela
14. Instalação 1d?
15. Instalação física do local da rede 10d
16. Documentação das ligações 5d
17. Instalação completa 0d
Durações 10, 5 e 0, não lançar dados em Instalação, deixe 1d?
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E finalmente!
18. Pós-instalação 1d?
19. Orientação usuário e suporte inicial 20d
20. Revisão pós-instalação 5d
21. Aceitação formal do sistema 1d
22. Entrega para operação da rede0dÉ usual que a última atividade de cada bloco seja um marco que identifica seu término, geralmente envolvendo processos externos ao projeto.
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O que se deve ter agora:
Ainda vai ser necessário sequenciar as subtarefas
Note a barra da tarefa mais longa, define a duração do projeto
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Fazer uma atividade ser iniciada ao término da outra:
Note a seta que indica a dependência entre as tarefas
A vinculação das tarefas também pode ser feita duas a duas, usando a tecla Ctrl, conforme sua real dependência
Zoom
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Vinculando as atividades resumo:
Tarefa resumo
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Analisar as tarefas resumo
Os subprojetos podem esconder seu detalhamento usando o símbolo + ou – que precede seu nome.
Marcando a opção de exibir a tarefa resumo do projeto, aparece a linha no topo, com totais calculados pelo MS Project.
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Analisar as tarefas resumo
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Finalmente sabemos que o projeto leva 112 dias, de 14/02 a 25/07.
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Escala de tempo• Procure apresentar o cronograma em uma página –
mude a escala, pela barra Zoom + / – ou use o formulário Timescale, obtido pelo botão direito no “mouse” sobre a mesma.
Até 3 níveis
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Informações sobre a tarefaHá diversas maneiras de se atingir um mesmo
conjunto de informações e efetuar operações sobre os dados; cada uma procura cobrir os procedimentos usuais dos programas concorrentes, facilitando a migração entre os mesmos; por exemplo:
Task, Information sobre a tarefa corrente
Duplo clique na tarefa corrente
Shift + F2 na tarefa corrente
procure nas outras visões . . .
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Formulário Informações sobre a Tarefa - Geral
O progresso das atividades vai ser registrado em % concluída
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Formulário Informações sobre a Tarefa - Predecessoras
Em princípio, ela começa quando a anterior acaba
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Formulário Informações sobre a Tarefa – Tipo de dependência
Lag - Latência – indica a quantidade de unidades de tempo que a tarefa pode adiantar ou retardar vinculada ao término ou início (conforme o tipo) da predecessora.
O ícone corrente vincula tipo Término a Início
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Ajustes nas dependências• Logo após o início da atividade 9 de Aquisição dos
equipamentos, com sua entrega parcial, pode ser iniciada a seguinte, de Prototipação;
• Então a relação de dependência não é apenas Término-a-início, pois a tarefa 10 pode começar a 50 % do tempo dela, antes do seu término.
• Note que a duração total do projeto diminuiu 5
dias.
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Ajustes nas dependências
• Logo após o início da atividade 9 de Aquisição dos equipamentos, com sua entrega parcial, pode ser iniciada a seguinte, de Prototipação;
• Isto também se indica mudando o tipo para Início-a-início e no campo Lag, + 5 dias.
• Note que a duração total do projeto diminuiu 5 dias.
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Ajustes nas dependências
• Outra maneira de indicar a possibilidade de Prototipação com a entrega parcial, pode ser manter Término-a-início, podendo acontecer - 5 dias antes de seu término.
• Note que a duração total do projeto também passou de 112 para 107 dias, pois em ambos casos passamos a realizar tarefas em paralelo.
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Prototipação começa 5 dias depois de começar Aquisição.
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Registrar datas de início e fim de uma tarefa significa realizar trabalho nela
• Para dispensar os cálculos do MS Project sobre uma tarefa, ou ela é do tipo Manual ou já terá sido iniciada.
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Visualize a impressão do gráfico de Gantt
Ajuste a escala de tempo mantendo o gráfico em uma página!
Retire a legenda, coloque cabeçalhos...
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Exibir o Diagrama de RedeView Network Diagram
Esta representação pode conter ou não as atividades detalhadas
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Exibir o Diagrama de RedeView Network Diagram
• Para arrumar a seu gosto, permita o posicionamento manual e aponte para o canto da caixa até mudar o ponteiro.
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Colocando restrições externas
• As restrições exigem uma data associada, que controla a data de início ou término da tarefa.
• Essas restrições são úteis quando a sua agenda precisa levar em consideração fatores externos, como a disponibilidade de equipamentos ou recursos, prazos, etapas de contratos e datas de início e término para a obtenção de recursos e aprovações.
• Procure indicar essas restrições como MARCOS, de duração zero, pois seus recursos são externos.
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Não altere as datas de início e término calculadas, inclua uma tarefa de duração zero e vincule as dependentes.
Inserimos uma tarefa da qual o teste depende, mas cuja realização está fora deste projeto e colocamos um comentário a esse respeito.
Quando as especificações chegarem, registra-se a data e as tarefas dependentes são liberadas
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Note as dependências do teste – da Prototipação e da chegada da especificação
• A recepção da especificação do teste pode acontecer a partir do início da Preparação da Instalação
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Tarefas cuja responsabilidade não está dentro do projeto devem ser bem identificadas
• Use a formatação das fontes, coloque comentários
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Coluna / Inserir / Meu Prazo (Deadline)
Manter o controle de sua data de término, sem bloquear a agenda com uma restrição inflexível, ou seja, quando a data de início ou término é inserida no lugar da calculada.
• Marque uma coluna e tecle Insert
• Escolha o item.
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• Coloque um título em português e marque Best Fit.
• O deadline é a data em que você quer terminar, não confundir com a resultante do planejamento.
Coluna / Inserir / Meu Prazo (Deadline)
Sobre o cabeçalho da coluna, botão direito do “mouse”, selecione
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Efeito de Prazo Final no gráfico
Planejamento com folga
Folga
Atraso
Formatar estilo da barra
A seta verde pode ter sua aparência trocada em Bar Styles
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Concluir os ajustes de durações, dependências “técnicas”, datas de início (ou fim) do projeto
• Após esse planejamento, que chamamos de requisitos, vamos “salvar” o que já fizemos;
• Nas próximas unidades designaremos pessoas para as atividades, estabeleceremos nova linha de base (contrato) e passaremos a acompanhar o andamento do projeto.
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Salvar arquivo como Linha de Base