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Contedo do OverviewUnidades OrganizacionaisConceitos Relevantes FI - GL: RazoFI - AR: Contas a ReceberFI - AP: Contas a PagarProcessos Financeiros

Unidades Organizacionais de FI

Mandante 000Mandante 200Mandante 400Empresa 0001Empresa 0002Empresa 0090Diviso AAAADiviso BBBBDiviso CCCC

Mandante

O mandante constitu o nivel superior da hierarquia do Sistema R/3.

Cada mandante constitu uma unidade independente, com cadastros e lanamentos prprios.

Para acessar o SAP o primeiro dado a ser informado o nmero do mandante no qual ir se trabalhar.Unidades Organizacionais

Unidades OrganizacionaisEmpresa

Uma empresa representa a entidade jurdica independente.

a estrutura mnima necessria no mdulo FI, para a qual so efetuados os lanamentos e para qual so extrados os relatrios financeiros.

Unidades OrganizacionaisDiviso

As divises so reas de negcio independentes da empresa que podem ser utilizadas em mais de uma empresa.

So utilizadas para fins de relatrio.

Sua utilizao opcional.

Contedo do OverviewUnidades Organizacionais Conceitos Relevantes FI - GL: Razo FI - AR: Contas a Receber FI - AP: Contas a Pagar Processos Financeiros

Conceitos Relevantes: RegistrosRegistros Mestres

Registros que permanecem no sistema durante um longo perodo, e so utilizados pordiversos mdulos.Registros de Transao

Registros que existem por tempo limitado no R/3, e so atribudos a determinadosdados mestre. Contas do Razo Clientes Fornecedores Bancos Imobilizado Centros de Lucros e Custos Segmento de rentabilidade Lanamentos Contbeis Faturas Pagamentos Movimentaes de Estoque

Empresa 1Empresa 2Empresa 3Conceitos Relevantes: Plano de ContasPlano de ContasCada empresa possui apenas um Plano de Contas operacional e pode possuir um Plano de Contas de Grupo para fins de relatrio.PLANO DE CONTAS

Conceitos Relevantes: Grupo de ContasGrupo de Contas x Conta ContbilO Grupo de Contas controla a numerao das contas e os campos disponveis em seu cadastro, bem como se estes so de preenchimento obrigatrio ou no.

Conceitos Relevantes: Tipos de DocumentoTipos de Documento x Intervalo de Numerao

Conceitos Relevantes: Chave de LanamentoChave de Lanamento

Conceitos Relevantes: Conta de ConciliaoConta de Conciliao e Livros Auxiliares Cliente 1Cliente 21000500Razo (FI-GL)1000500Conta de reconciliaoClientes NacionaisContas a Receber(FI-AR)Fornecedor 1Fornecedor 23002000Contas a Pagar(FI-AP)Conta de reconciliaoFornecedores Nacionais3002000

As contas de conciliao so contas contbeis associadas aos dados mestres (cliente, fornecedor, imobilizado) para registrar todas as operaes da contabilidade auxiliar. Qualquer contabilizao da Contabilidade Auxiliar, atualiza automaticamente os saldos das contas associadas nos cadastros. Deste modo o sistema garante a integridade entre a Contabilidade e o Contas a Pagar, Receber e Imobilizado.No possvel efetuar um lanamento direto nas Contas de Conciliao.As conts de Conciliao tambm podem ser chamadas de RECONCILIAO.Conceitos Relevantes: Conta de Conciliao

Conceitos Relevantes: Partidas DobradasPara todo dbito deve existir um respectivo crdito de igual valor.R$ 100,00BancoExemplo:R$ 100,00FornecedoresDbitoCrditoMtodo de Partidas Dobradas

Conceitos Relevantes: Documento ContbilBancosDespesas 15.0004.500 Despesas 2 500Cabealho50Bancos 5.000,00 -40Despesas 1 4.500,0040Despesas 2 500,00

Saldo 0,00Conceito de Documento Contbil no R/3

Conceitos Relevantes: RastreamentoXXDepois de lanados, os dados podem ser visualizados em nveis de detalhes, desde os documentos originais at os relatrios finais.

RelatriosDocumento OriginalXXSaldosXXPartidas IndividuaisXXUsurioDataHoraDados do DocumentoTrilha de Auditoria

Conceitos Relevantes: Datas no DocumentoLanamento de um Documento - 5 DatasData do Documento:data impressa no doc. que deu origem ao lanamentoData do Lanamento:data do lanamentona ContabilidadeData de Converso: data a ser usada na definio da taxa de cmbio, p/lanamentos em moeda estrangeiraData Contbil

Conceitos Relevantes: MoedasSeleo da MoedaMoeda do DocumentoMoeda da EmpresaMoeda Forte

Conceitos Relevantes: LanamentoFornece o intervalo de numerao dos documentos contidos e identifica os tipos de contas permitidas para um determinado documento.Lanamento Contbil - Passo a Passo: Cabealho

Conceitos Relevantes: LanamentoCada partida individual est associada a uma chave de lanamento de dbito ou crdito, especifica o tipo de conta (D, K, S, A, M), econtrola o status de campo de uma partida individual. Lanamento Contbil - Passo a Passo: ItemCada partida individual deve conter uma conta. Pode ser razo ou uma conta de livro auxiliar, determinada pela chave de lanamento.Podem ser contas de clientes, fornecedores, razo ou imobilizado.

Conceitos Relevantes: RegistrosLanamento Contbil - Passo a Passo: Detalhe do Item

Conceitos Relevantes: Partidas IndividuaisAdministrao de Partidas em AbertoGerencia-se a Conta como PA (Partidas em Aberto) quando nesta conta so lanados dbitos e crditos referente uma mesma operao, considerando ento a Partida em Aberto como uma transaes inacabadas. Por exemplo, a fatura no paga de um cliente permanece em sua conta at que o pagamento seja efetuado. Quando este acontecer, a partida ser Compensada.Desta forma, a Partida Individual pode ser uma PARTIDA EM ABERTO ou uma PARTIDA COMPENSADA.As partidas abertas e compensadas podem ser visualizadas separadamente, para que se possa controlar que operaes esto pendentes de conciliao. Alguns exemplos de contas gerenciadas como PA, ou seja, contas compensveis: Contas Transitrias Contas de Proviso de Impostots Contas de Conciliao so por sua natureza gerenciveis por PA.Contas Bancrias, por exemplo, no so gerenciadas por PA.

Conceitos Relevantes: Partidas IndividuaisExibio de PartidasSeleoConta Contbil :Empresa :

SeleoCliente:Empresa :

SeleoFornecedor:Empresa :

Seleo Dinmica: possibilita seleo de vrios campos

O Partidas em AbertoO Partidas CompensadasO Partidas MemoO C/Oper.Rz EspecialO Com Itens de Cliente

O Partidas em AbertoO Partidas CompensadasO Partidas MemoO C/Oper.Rz EspecialO Com Itens de Fornec.

O Partidas em AbertoO Partidas CompensadasO Partidas Memo

+

No Doc RefDataVctoValor 1900000000 123-U30.01.0315.03.035.340,00 5100000019 8787 30.01.0321.02.0310.500,00**15.840,00

1900000020 321 29.01.03 30.01.03 2.800,00**2.800,00

Conceitos Relevantes: Partidas IndividuaisOrdenao por CampoOrdenao Crescente

Conceitos Relevantes: Partidas IndividuaisCompensao de PartidasCliente XXXDbito Crditos2.0003.0005.000Podem sercompensadosDbitos = CrditosNa compensao dessas partidas, o sistema determina um nmero de documento de compensao e a data da mesma.

Dessa forma as faturas na conta de cliente so indicadas como pagas/liquidadas, ou seja, compensadas.

Conceitos Relevantes: EstornosEstorno de DocumentosDocumentos podem ser estornados se:

Documento Original no tiver partidas compensadas, caso contrrio os itens liquidados devem ser anulados antes do estorno.

Documento original tiver sido lanado em FI.

Documentos gerados em outros mdulos devem ser cancelados primeiramente na sua origem e automaticamente o estorno contbil ser efetuado.

Todos dados informados (ex. centro de custo) ainda forem vlidos.

Conceitos Relevantes: Anulao de CompensaoAnulao de CompensaoComo dito no tpico Estorno de Documentos, documentos com uma ou mais partidas compensadas no podem ser estornados, pois primeiramente necessrio anular a compensao.Documento: 1800000100Empresa :1000 Exerccio : 2003Informao de CompensaoItemTpCtaContaValor Doc. Data 001K1500,00-002S400010300,00003S400020200,00Documento: 2100000000 Empresa :1000Exerccio : 2003Informao de CompensaoItemTpCtaContaValor Doc. Data 001K1500,00210000000030.01.2003002S100010300,00-

Fatura a Pagar (Crdito do Fornecedor + Dbito de Despesas)Pagamento - Compensao (Dbito do Fornecedor + Crdito da Conta Bancria)210000000030.01.2003

Conceitos Relevantes: Modificao de DocumentoModificao de DocumentosDados como conta, montante, chave de lanamento, etc. no podem ser modificados. Para manter a trilha da auditoria, preciso um documento de ajuste ou de estorno para corrigir erros referentes a estes campos. Os campos com fundo branco esto liberados para alterao. Os documentos podem ser modificados com base nas regras de modificao de documentos. Estas regras determinam quais campos e sob quais circunstncias estes podem ser modificados. Ex. condies de pagamento, histrico, texto.

Contedo do Curso Unidades Organizacionais Conceitos Relevantes FI - GL: Razo FI - AR: Contas a Receber FI - AP: Contas a Pagar

EmpresaRazoTodos os lanamentoscontbeis efetuados no R/3atualizamo RazoO Razo representa todas as contas usadas pela empresa.FI - GL: Conceito

FI - GL: Dados MestresDados Mestre do Razo: Conta ContbilO cadastro de Contas Contbeis contem dois segmentos:

Segmento Plano de ContasDados que valem para todas as empresas, por exemplo, descrio da conta.

Segmento da EmpresaDados que so especficos para determinada empresa, por exemplo, moeda da conta. Uma conta Fornecedores tem o mesmo nome em duas empresas, porm, a moeda da conta da empresa 1 pode ser dlar, e daempresa 2 pode ser marco alemo.

Tipos de Contas

No segmento do Plano de Contas, deve ser definido se a conta :

Para as contas de balano, o saldo do exerccio terminado transportado para o novo exerccio.

Para as contas de resultado, o saldo transferido para uma conta de Resultado do Exerccio zerando as contas de resultado no novo exerccio.BalanoFI - GL: Dados Mestres

FI - GL: Perodos ContbeisNeste exemplo, o perodo dois estencerrado. Sendo possvel lanar apenas nos perodos 3 e 4 do exerccio 1999.A Variante de Perodo Contbil controla a abertura e encerramento de perodos no R/3 por empresa, pois cada variante pode ser associada uma ou mais empresas

Perodos Contbeis

FI - GL: Taxas de CmbiosAtualizao de Taxas de Cmbio

Contedo do Curso Unidades Organizacionais Conceitos Relevantes FI - GL: Razo FI - AR: Contas a Receber FI - AP: Contas a Pagar

FI - AR: Dados MestresDados Mestre: Cadastro de Cliente

FI - AR: Grupos de ContasDados Mestre de Cliente x Grupo de Contas x Grupo de Status Campo

FI - AR: Grupos de ContasDados Mestre de Cliente x Grupo de Contas x Intervalo de Numerao

CONTAS A RECEBER

FATURAMENTO

REMESSA

ORDEM / PEDIDO DE VENDAS

NotaFiscalDocumentos de vendas representam movimentos no sistema que formam uma cadeia de documentos relacionados.A cadeia de documentos completa chama-se Fluxo de Documentos.Integrao SD x FI-AR FI - AR: Integrao

possvel definir vrios parmetros para Controle de Crdito de Clientes: Limite de Crdito Partidas Vencidas a n dias Valores superiores um determinado valor

A definio efetuado em conjunto com o mdulo de SD.

H uma viso no cadastro de clientes que contempla os dados relativos ao crdito do mesmo.FI - AR: Controle de CrditoControle de Crdito

Contedo do Curso Unidades Organizacionais Conceitos Relevantes FI - GL: Razo FI - AR: Contas a Receber FI - AP: Contas a Pagar Processos Financeiros

FI - AP: Dados MestresDados Mestre: Cadastro de Fornecedor

FI - AP: Dados MestresDados Mestre de Fornec. x Grupo de Contas x Grupo de Status Campo

FI - AP: Grupos de ContasDados Mestre de Fornecedor x Grupo de Contas x Intervalo de Numerao

FI - AP: Cadastro de BancosDados Mestre de BancosExistem 2 tipos de institutos bancrios no R/3:

Bancos da Empresa: contas bancrias que contm recursos financeiros internos.

Contas Bancrias Cliente/Fornecedores - informaesbancrias gravadas no registro mestre de cliente ou fornecedor, utilizadas para o processamento automticode pagamentos e recebimentos.

Ordem ou Pedidode CompraEntrada deMercadoriasAtualizao doestoqueEntradada FaturaLogsticaNota FiscalContasaPagarIntegrao MM x FI-APFI - AP: Integrao

Contedo do Overview Unidades Organizacionais Conceitos Relevantes FI - GL: Razo FI - AR: Contas a Receber FI - AP: Contas a Pagar Processos Financeiros

Para pesquisar todos os documentos referentes ao fornecedor informado e conforme critrio de pesquisa (outras restries)Cdigo do FornecedorOutras opes de pesquisa de lanamentosCompensao Manual: Cliente, Fornecedor, ContbilProcessos Financeiros : Compensao ManualData de Compensao

Nota de Ddito emitida para o Fornecedor (Devoluo)Fatura emitida para o FornecedorValor residual, selecionado com duplo clique no campoCompensao Manual: Cliente, Fornecedor, ContbilProcessos Financeiros : Compensao Manual

CONTA BANCRIAVALOR A BAIXARCDIGO FORNECEDORLiquidao Manual: Cliente (Recebimento) Fornecedor (Pagamento)Processos Financeiros : Liquidao Manual

Diferena de juros pagosProcessos Financeiros : Liquidao Manual

Chave de Lanamento 40 indica que o lanamento a dbito e que a conta contbilConta de despesas de jurosProcessos Financeiros : Liquidao Manual

Processos Financeiros : Liquidao ManualSntese do Documento: Simulao antes de Registrar

Documento PeridicoBase:ValorData InicialData FinalPeriodicidadeCriao do DocPeridicoDocumentos Base para Lanamento Peridico so criados para transaes freqentes, como despesas de seguro, honorrios, assinaturas de jornais.No final do ms um programa executado para buscar na base de dados todos os lanamentos a serem efetuados, os fazendo automaticamente.

Processos Financeiros : Lanamento PeridicoExecuo dos Programade Ltos PeridicosDocumentosPeridicosDocumentosLanados

BancosImportao do ArquivoIdentificao dos LtosConciliaoEx: RecebimentoContabilidadeEx: CPMFFI-GL FI-AR TRExtrato bancrioProcessos Financeiros : Extrato EletrnicoFI-AP Regras de Contabilizao

Cd BancoRegra SAP0003 CPMF D CPMF C BancoExtrato est em arquivo, sendo necessrio import-lo e process-lo.

Cdigo da operaoData Lan.Valor Extrato est em papel ou tela do software do banco, sendo necessrio digit-lo e process-lo.BancosDigitao do ExtratoTRExtrato bancrioProcessos Financeiros : Extrato ManualIdentificao dos LtosConciliaoEx: RecebimentoContabilidadeEx: CPMFFI-GL FI-AR FI-AP

Quais faturas ?Quando pagar ?Para quem ?Forma de Pgto ?Banco Pagador ? O que deve ser pago: regras predefinidas determinam quais partidas em aberto so selecionadas e agrupadas para o pagamento.

Quando executar o pagamento: basicamente a data de vencimentos das partidas em aberto determina quais as faturas a serem selecionadas. possvel determinar a data de pagamento que define a data de lanamento da baixa.

Para que efetuar o pagamento: fornecedores e clientes a serem pagos.

Como efetuar o pagamento: regras que selecionam um meio de pagamento (cheque, transferncia bancria, cobrana eletrnica, etc.).

De onde efetuar o pagamento: qual a fonte pagadora (banco ou caixa).Processos Financeiros : Pagamento Eletrnico

Processos Financeiros : Pagamento EletrnicoExecuo da PropostaExecuo do Programa de Pagamento SadaDados da PropostaBaixa das Faturas (CP) e bloqueio - Cobrana (CR)Processar PropostaBloquear FaturaDados mestresDocumentosParmetrosde SeleoChequesLista dePagamentosArquivos de Remessa

A avaliao de partidas em aberto em moeda estrangeira utilizada para contabilizao da perda ou ganho cambial de faturas em aberto.

Pode ser aplicada nas faturas de cliente e fornecedores lanadas em moeda estrangeira.

Fatura a PagarUS$ 1000R$ 2000,0010/07/2001Cmbio: 2Execuo Avaliao MEFechamento de JulhoDespesa Cambial500,00Fornec. Ajuste500,0031/07/2001Cmbio: 2,5Processos Financeiros : Variao CambialAvaliao em Moeda Estrangeira

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Sandro CitadiniSandro.citadini@accenture.comObrigado !

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