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ANEXO I

CARTILHA PARA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS DA ESTÂNCIA BALNEÁRIA DE PRAIA GRANDE

SUMÁRIO

1 - INTRODUÇÃO: 3

2 – CONCEITOS BÁSICOS SOBRE GESTÃO DE DOCUMENTOS: 4

3 - CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS E TEORIA DAS TRÊS IDADES: 5

3.1 - ARQUIVO CORRENTE OU ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE: 6

3.2 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 6

3.3 - ARQUIVO PERMANENTE 7

3.4 - VALOR DOS DOCUMENTOS 83.4.1 - Valor primário 83.4.2 - Valor secundário. 9

4 - TABELA DE TEMPORALIDADE: 12

4.1 – ASSUNTO (OU SÉRIE DOCUMENTAL) 13

4.2 - PRAZOS DE GUARDA DOS DOCUMENTOS 134.2.1 - Determinantes na definição dos prazos de guarda: 13

4.3 - DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS 14

4.4 - OBSERVAÇÕES 14

4.5 - METODOLOGIA 14

5 - FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DE TIPOS DOCUMENTAIS. 15

6 - REFERÊNCIAS. 18

1 - INTRODUÇÃO:

Considerando a necessidade da implantação de uma política geral de

gestão de documentos no Município, com a criação de medidas e rotinas que

garantam o efetivo controle dos documentos, desde sua produção até a destinação

final, o Arquivo Público Municipal elaborou esta cartilha a fim de instruir, a todos os

servidores municipais que lidam diariamente com os mais diversos tipos de

documentos, quanto aos conceitos fundamentais sobre gestão documental e

avaliação de documentos públicos.

A cartilha apresenta, de forma bastante objetiva, os critérios que

deverão ser observados no processo de avaliação de documentos públicos,

respeitando o disposto na legislação vigente, propondo a chamada “teoria das três

idades”, amplamente adotada em instituições arquivísticas públicas de todo o País,

como pilar principal dos trabalhos de avaliação.

Através dos trabalhos de avaliação documental será possível elaborar

tabelas de temporalidade de documentos, permitindo assim estabelecer o prazo de

guarda e determinar a destinação final para todos os documentos públicos

produzidos, recebidos ou acumulados pela Municipalidade.

Trata-se, portanto, de iniciativa da administração municipal em adotar

efetivamente as práticas contemporâneas de gestão documental, proporcionando o

tratamento adequado a todos os documentos municipais, criando-se ainda

condições apropriadas à preservação daqueles documentos providos de valor

permanente a partir dos estudos e avaliações.

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2 – CONCEITOS BÁSICOS SOBRE GESTÃO DE DOCUMENTOS:

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) conceitua

gestão de documentos como um “Conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos

em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também

chamado administração de documentos”.

No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o

conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Lei nº 8.159, de 08/01/91, que

dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, art. 3º).

No manual “Como avaliar documentos de arquivos” (1998) a Doutora

em História social Ieda Pimenta Bernardes define a Gestão de Documentos como

“Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os

documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final

(eliminação ou guarda permanente), objetivando a racionalização e eficiência

administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse

histórico-cultural”.

A autora defende que a avaliação de arquivos é uma etapa decisiva no

processo de implantação de políticas de gestão de documentos nas instituições

públicas. Deve ser realizado através de um trabalho interdisciplinar que consiste em

identificar valores para os documentos (imediato/primário e mediato/secundário) e

analisar seu ciclo de vida.

Nesse sentido, a avaliação dos documentos permite que a

documentação considerada sem valor secundário seja eliminada dentro de

determinados prazos e que a massa documental seja reduzida sem que ocorra

qualquer prejuízo ao conjunto informacional, devendo a instituição prover meios para

preservar seus documentos permanentes.

De forma geral, são os principais objetivos da avaliação de documentos

arquivísticos:

Redução da massa documental;

4

Agilidade na recuperação dos documentos e informações; Conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo; Eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de

espaço físico; Otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e

financeiros; Incremento à pesquisa; Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.

A avaliação deve ser realizada sobre conjuntos de documentos e não

sobre unidades individualizadas. Os documentos produzidos no exercício da mesma

função, competência ou atividade constituem as séries documentais e é sobre elas

que deve incidir o trabalho de identificação de valores e de definição de prazos de

guarda. Os profissionais envolvidos na avaliação documental devem conhecer quais

são os momentos do ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual

deles os conjuntos se encontram, determinando assim o tratamento e a guarda a

eles correspondentes.

3 - CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS E TEORIA DAS TRÊS IDADES:

A Lei federal nº 8.159, de 08/01/91, que dispõe sobre a Política

Nacional de Arquivos Públicos e Privados traz em seu artigo 8º a identificação para

documentos públicos, conforme o que segue:

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes,

intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso

ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas

frequentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que,

não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse

administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de

documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser

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definitivamente preservados.

De acordo com o Arquivista e Professor de arquivologia Dijeison Tiago

(2017), a teoria arquivística define que o ciclo de vida dos documentos de arquivo

está sistematizado em três fases distintas e complementares, caracterizadas pelo

intervalo de tempo e pelo uso que é dado ao documento em cada idade. Os

documentos de arquivo são considerados “correntes”, “intermediários” ou

“permanentes”, de acordo com a frequência de uso por suas unidades produtoras e

com a identificação de seus valores primários e secundários. Vamos às definições:

3.1 - ARQUIVO CORRENTE OU ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE:

Primeira fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Representa

os conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação continuam

sendo objeto de consultas frequentes. Esses arquivos devem permanecer próximos

aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em razão do cumprimento de

sua finalidade administrativa.

3.2 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

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Esta é a segunda fase do ciclo vital. Representa os conjuntos

documentais que não são mais de uso corrente nos órgãos produtores e por razões

de ordem administrativa, legal ou financeira aguardam eliminação ou recolhimento

para guarda permanente. Neste caso, não há necessidade de os arquivos

permanecerem próximos aos setores de trabalho, pois sua frequência de uso é

menor que os arquivos correntes. Os arquivos intermediários são transitórios e,

também são conhecidos como “limbo” ou “purgatório”.

3.3 - ARQUIVO PERMANENTE

Terceira e última fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo.

Representa o conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo e

que devem ser definitivamente preservados pela instituição. Ao chegar na fase

permanente, os documentos devem ser arquivados de forma definitiva e jamais

poderão ser eliminados.

Aqui eles passam a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos,

sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza devem estar

em lugares acessíveis e dotados preferencialmente de salas de pesquisa para

atendimento ao público.

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3.4 - VALOR DOS DOCUMENTOS

A atribuição de valor aos documentos leva em cota duas facetas

distintas: valor primário/administrativo e valor secundário/Histórico.

3.4.1 - Valor primárioDe acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

(2005, p. 171), o valor primário é definido como o “valor atribuído a documento em

função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a

sua utilidade para fins administrativos, legais ou fiscais”.

Sendo assim, o valor primário é atribuído aos documentos de arquivo

em função do interesse que eles possam ter para apoiar as atividades rotineiras da

instituição produtora, evidenciando, portanto, sua utilidade administrativa, legal ou

fiscal. São documentos que dão suporte às atividades do dia a dia e que estão

diretamente relacionados ao motivo pelo qual foram criados (utilidade administrativa

imediata). O valor primário é característico das fases CORRENTE e

INTERMEDIÁRIA.

O valor primário se traduz em um valor transitório, que todo documento

produzido possui e perde com o passar do tempo.

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Figura 1: Características atribuídas a documentos de valor primário. Dijeison (2017)

3.4.2 - Valor secundário.Recorrendo mais uma vez ao Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística (2005, p. 172), o valor secundário é definido como o “valor atribuído a

um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e

outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os

quais foi originalmente produzido”.

Nesse sentido, os documentos dotados de valor secundário são

considerados importantes fontes de informação tanto para pesquisadores em geral

quanto para a própria entidade produtora. O valor secundário é bastante

característico da fase PERMANENTE, sendo que os documentos que possuem esse

atributo jamais poderão ser eliminados. Trata-se de um valor imprescritível. Cabe

informar que apenas uma pequena parcela do acervo produzido detém valor

secundário ou histórico.

O valor secundário pode ser subdividido em probatório e informativo,

conforme esquema que segue:

Figura 2: Características atribuídas a documentos de valor secundário. Dijeison (2017)

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A relação abaixo serve para melhor ilustrar os tipos documentais que

podem ser dotados de valor secundário, destinado neste caso à guarda permanente

(BERNARDES, 2008).

Criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resoluções);

Atos normativos que reflitam a organização e funcionamento o órgão (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);

Convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação; Balanços, livros-razão e livros-diário; Atas, resoluções; Correspondências reativas à atividade-fim das unidades da Superior

Administração; Publicações oficiais e/ou co-produções; Projetos de edificações públicas e particulares; Projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos; Documentos que firmem jurisprudência jurídica, administrativa ou

técnica (pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possua, características inovadoras não encontradas nos textos legais);

Documentos relativos à administração de pessoal: planos de salário e benefícios, criação/reestruturação de carreiras;

Documentos relativos ao patrimônio imobiliário; Documentos que registrem as atividades-fim do órgão: planos,

projetos, programas, pesquisas, relatórios anuais; Documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais; Documentos de divulgação de obras, eventos ou atividades

desenvolvidas pelo órgão (convites, folhetos, cartazes); Documentos relativos ao parcelamento do solo.

O quadro apresentado abaixo propõe um paralelo entre as idades dos

documentos de arquivo e os valores atribuídos a cada idade, citando ainda duração

média para cada uma das idades propostas. Importante observar que no quadro

abaixo a idade “administrativa” corresponde à idade corrente e a idade “histórica”

corresponde à idade permanente.

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Quadro 1 – Comparação do ciclo de vida dos documentos de acordo com sua idade e valor (2017)

IDADE DO DOCUMENTO VALOR DURAÇÃO

MÉDIAFREQUÊNCIA DE USO / ACESSO

LOCAL DE ARQUIVAMENTO

ADMINISTRATIVA Imediato ou Primário Cerca de 5 anos

- Documentos vigentes;- Muito consultados;- Acesso restrito ao órgão produtor;

Arquivo Corrente(próximo ao

produtor)

INTERMEDIÁRIA

I – Primário reduzido 5 + 5 = 10 anos

- Documentos vigentes;- Regularmente consultados;- Acesso restrito ao organismo produtor;

Arquivo Central (próximo à

administração)

II – Primário mínimo 10 + 20 = 30 anos

- Documentos vigentes;- Prazo precaucional longo;- Referência ocasional- Pouca frequência de uso; - Acesso público mediante autorização;

Arquivo Intermediário

(exterior à instituição ou anexo

ao Arquivo Permanente)III – Secundário

Potencial 30 + 20 = 50 anos

HISTÓRICA Secundário máximo Definitiva

- Documentos que perderam a vigência; - Valor permanente- Acesso público pleno

Arquivo Permanente ou

Histórico

Fonte: Bernardes (1998).

Vale ressaltar que todos os documentos possuem valor primário,

porém, nem todos possuem ou adquirem um valor secundário. Caso os documentos

percam seu valor primário e não obtenham valor secundário, são eliminados. Por

outro lado, aqueles que não são mais necessários às atividades rotineiras do órgão

ou entidade que os criou, mas mesmo assim apresentam valor secundário

(probatório ou informativo), deverão ser destinados à guarda permanente para que

sejam disponibilizados à sociedade (DIJEISON, 2017).

Figura 3 - Fluxo documental em arquivo. Dijeison (2017)11

4 - TABELA DE TEMPORALIDADE:

A tabela de temporalidade é o instrumento de destinação que resulta

dos trabalhos de avaliação documental e tem como principais objetivos definir os

prazos de guarda, que é o tempo necessário para o arquivamento dos documentos

nas fases corrente e intermediária, e a destinação final para os documentos,

optando se por seu recolhimento à guarda permanente ou devido encaminhamento

ao descarte/eliminação.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.

159), a tabela de temporalidade é definida como “Instrumento de destinação,

aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda

tendo em vista a transferência, recolhimento (operação pela qual um conjunto de

documentos passa para o arquivo permanente), descarte ou eliminação de

documentos”.

Quadro 2 – Modelo de Tabela de Temporalidade de Documentos

ASSUNTOPRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕESFaseCorrente

FaseIntermediária

020PESSOALLEGISLAÇÃO

Normas, Regulamentações, Diretrizes, Estatutos, Regulamentos, Procedimentos, Estudos E/Ou Decisões De Caráter Geral.

Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

É opcional a reprodução dos documentos previamente ao recolhimento para que o órgão permaneça com cópias para consulta

BOLETINS ADMINISTRATIVOS, DE PESSOAL E DE SERVIÇOS 10 anos 10 anos Guarda permanente

IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (inclusive carteira, cartão, crachá, credencial e passaporte diplomático)

Enquanto o servidor

permanecer em sua função

Eliminação

OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS, RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. LEI DOS 2 3. RAIS

5 anos 5 anos Eliminação

RELAÇÃO COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS 2 anos Eliminação

Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estarão estabelecidos nesta tabela.

SINDICATOS. ACORDOS. DISSÍDIOS 5 anos 5 anos Guarda permanente

Fonte: CONARQ (2001).

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Segue detalhamento dos campos da tabela de temporalidade de

documentos, bem como instruções para seu preenchimento:

4.1 – ASSUNTO (OU SÉRIE DOCUMENTAL)

Neste campo é apresentado um nome formal ao documento que o

identifique de forma unívoca.

4.2 - PRAZOS DE GUARDA DOS DOCUMENTOS

Conforme definição do Conselho Nacional de Arquivos, o prazo de

guarda dos documentos refere-se “ao tempo necessário para arquivamento dos

documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às

necessidades da administração que os gerou, mencionado preferencialmente em

anos. ”

Entretanto, em alguns casos, o tempo de guarda pode ser expresso a

partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um

determinado conjunto documental. Podem-se tomar como exemplos os conjuntos

documentais que envolvam gastos de dinheiro público e passam obrigatoriamente

pela aprovação das contas por parte do Poder Legislativo e outros órgãos. Nesse

caso, o prazo de guarda deve ser objetivo e direto na definição da ação. Exemplos:

“Até a aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; até quitação da

dívida”.

4.2.1 - Determinantes na definição dos prazos de guarda:

Frequência de uso;

Normas;

Outras fontes de informações;

Prazos precaucionais.

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4.3 - DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS

O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ - orienta que o campo

reservado à destinação final dos documentos pode conter as seguintes destinações:

eliminação ou guarda permanente. Esses procedimentos podem ser sistematizados

da seguinte forma:

Eliminação: destinação dada aos documentos que perderam o valor primário e não apresentam valor secundário.

Guarda permanente: destinação dada aos documentos que possuem informações consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e científicos.

4.4 - OBSERVAÇÕES

Neste campo são registradas informações complementares e

justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda,

orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos

quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos

documentais avaliados.

4.5 - METODOLOGIA

A metodologia de criação de uma Tabela de Temporalidade está

altamente entrelaçada à Teoria das Três Idades, que define os parâmetros gerais

para o arquivamento e para a destinação dos documentos de arquivo. Os

documentos sempre são criados na fase corrente e, após, o cumprimento do prazo

de guarda na referida fase, poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo

intermediário ou recolhidos diretamente ao arquivo permanente. A determinação do

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que será feito com cada documento constará da tabela de temporalidade de

documentos.

5 - FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DE TIPOS DOCUMENTAIS.

A finalidade do formulário de identificação documental é coletar as

informações sobre as séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas pela

Municipalidade a fim de que sejam elaboradas as tabelas de temporalidade de

documentos, auxiliando na gestão de documentos ao indicar prazos de guarda e de

eliminação dos mesmos, ou até sua preservação definitiva na unidade ou no Arquivo

Municipal. Cada formulário contém perguntas sobre uma determinada série

documental/tipo documental (abreviado TD), isto é, documentos com o mesmo

formato e informações similares, que são produzidos ou utilizados rotineiramente

pela mesma unidade administrativa para realização de uma mesma atividade e que

são normalmente arquivados conjuntamente.

Os campos que não se aplicam ao TD analisado devem ser deixados

em branco.

Abaixo seguem instruções para preenchimento de cada campo:

I - IDENTIFICAÇÃO DO FORMULÁRIO

Secretaria: Indicar a Secretaria Municipal. Formulário nº: numeração linear.

Responsável pelo preenchimento: A pessoa (ou pessoas) que realizou (aram) o preenchimento.

Data: data do encerramento do preenchimento.

Entrevistado(s) (cargo/telefone/e-mail): Informações para contato com as pessoas que forneceram informações para o preenchimento, caso necessário.

II - IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DOCUMENTAL

1 – Unidade (s) produtora(s) ou acumuladora(s) do tipo documental: Setor da Secretaria Municipal que produz o TD ou tem a competência para decidir ou opinar sobre o assunto a que se refere o TD.

2 - Designação do tipo documental: Atribuição de um nome formal ao TD que o identifique de forma unívoca e possa ser compreendido por pessoas que não são os profissionais envolvidos na sua produção e uso.

3 - Descrição da finalidade do TD: Descrição da finalidade pela qual o TD é produzido dentro da atividade específica ao qual ele se vincula.

4 - Descrição do conteúdo ou dos documentos que compõem o TD:

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Descrição das informações que o TD contém, se for um documento simples, ou dos documentos que o compõem se for um documento composto, por exemplo, um processo ou dossiê.

III - CONTROLE DOCUMENTAL

5 - Registrado em ( ) Livro ( ) Base De Dados. Qual? Estas opções informam se o TD é registrado seja em tradicionais livros da carga, planilhas ou sistemas informatizados, com objetivo de se conhecer as formas de controle de tramitação ou arquivamento.

6 - ( ) é Protocolado ? Se o TD descrito no formulário é protocolado (s – sim; n – não).

7 - ( ) Há publicações referentes a esse tipo documental?

Se atos ou informações que estão transcritos no TD são publicados parcial ou integralmente em veículos de informação (s – sim; n – não).

8 - ( ) É produzido em mais de uma via? Quantas são e onde ficam arquivadas. Se o TD é produzido em mais de uma via (não confundir com cópias) e qual o uso das demais vias, se integram TD diferentes e por qual setor são arquivadas.

9 - ( ) Há cópias em papel. ( ) Há digitalização. ( )Há microfilmagem.

9a - Informe a finalidade das cópias, como e onde são armazenadas, preservadas e acessadas.

Informar se são feitas cópias em papel do TD ou se há ou houve digitalização ou microfilmagem e quando isso ocorreu. No caso de cópias em papel, informar se são arquivadas, onde e por quem. No caso de digitalizações, se há ou houve um projeto institucional de digitalização, qual a finalidade e formas de acesso das cópias digitais, se há uso de software especial, quais as formas de armazenamento de dados etc. No caso de microfilmagem, condições de armazenamento dos microfilmes, finalidades de acesso, infraestrutura de equipamentos etc.

IV - USO E DESTINAÇÃO

10 – ( ) Uso exclusivo da secretaria? Informar se o TD deve ser utilizado e movimentado somente pela secretaria que o produziu. (s – sim; n – não)10a – Justificativa:Apresentar justificativa SOMENTE se o TD for de uso exclusivo da secretaria produtora. 11 - Tramitação resumida: Se houver mais de um caminho de tramitação, indicar somente as principais.

12 - Destinação final: ( ) Preservação definitiva ( ) Eliminação. Indicar se o documento deve ser destinado à guarda definitiva ou à eliminação.

13 – Prazo de guarda em arquivo corrente: Guarda em arquivo corrente significa o período em que o TD deve ficar, seja junto à unidade que o produziu, seja em um arquivo da secretaria ou unidade, em razão da necessidade de consultas, antes de ser eliminado ou encaminhado para guarda em arquivo intermediário, permanente, ou outra unidade que cumpra a função de arquivo permanente, informando as condições que precisam ser cumpridas para contagem do prazo.

13a – Justificativa:Apresentar a justificativa para o prazo de guarda corrente.

14 - Prazo de guarda em arquivo intermediário: Propor prazo para guarda em arquivo intermediário e as condições que precisam ser cumpridas para

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contagem do prazo.

14a – Justificativa: Neste caso, apresentar as justificativas para o prazo, considerando natureza legal, administrativa ou outras.

V - INFORMAÇÕES GERAIS

15 - Legislação referente ao tipo documental ou à atividade que o gera: Indicar se existe legislação Municipal, Estadual ou Federal sobre a produção do TD ou relativa à atividade que o gera.

16 - Observações adicionais: Espaço para informações que não estão nos campo anteriores ou sugestões.

PRAIA GRANDE ___ DE__________DE______.

________________________MEMBRO CSA (1)CARGORF

__________________________MEMBRO CSA (2)CARGORF


_____________________SECRETÁRIO MUNICIPAL

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6 - REFERÊNCIAS.

Referência técnica

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo. 1998.

GOUGET, A.G. et al. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro. 2005.

TIAGO, Dijeison. Ciclo de vida dos documentos ou teoria das três idades. Disponível em <https://www.arquivologiaparaconcurso.com/tpicos-de-arquivologia> Acesso em 31 out. 2017.

______. Tabela de Temporalidade e Plano de Destinação. Disponível em <https://www.arquivologiaparaconcurso.com/tpicos-de-arquivologia> Acesso em 31 out. 2017.

OLIVEIRA, Maria Izabel (coordenação). Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades - meio da administração pública. Maria Izabel de Oliveira, Ana Celeste Indolfo, Vera Lúcia Hess de Mello Lopes. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional (Brasil), 2001.

Referência legislativa

BRASIL. Lei n. º 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União - Seção 1 - 9/1/1991, Página 455 (Publicação Original).

Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos

Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996). Dispõe sobre apublicação de editais para eliminação de documentos nos diários oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.

Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014 (D.O.U de 11/12/2014). Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

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ANEXO II

FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DE TIPOS DOCUMENTAIS

I - IDENTIFICAÇÃO DO FORMULÁRIO

Secretaria: Formulário nº:

Responsável pelo preenchimento: Data:.

Entrevistado (s) (cargo/telefone/e-mail):

II – IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DOCUMENTAL (TD)

1 – Unidade (s) produtora (s) ou acumuladora (s) do tipo documental:

2 - Designação do tipo documental

3 - Descrição da finalidade do TD

4 - Descrição do conteúdo ou dos documentos que compõem o TD:

III - CONTROLE DOCUMENTAL

5 - Registrado em ( ) Livro ( ) Base De Dados. Qual?

6 - ( ) é Protocolado ?

7 - ( ) Há publicações referentes a esse tipo documental?

8 - ( ) É produzido em mais de uma via?

9 - ( ) Há cópias em papel. ( ) Há digitalização. ( )Há microfilmagem.

9a - Informe a finalidade das cópias, como e onde são armazenadas, preservadas e acessadas.

IV - USO E DESTINAÇÃO

10 – ( ) Uso exclusivo da secretaria?

10a – Justificativa:

11 - Tramitação resumida:

12 - Destinação final: ( ) Preservação definitiva ( ) Eliminação.

13 – Prazo de guarda em arquivo corrente:


14 - Prazo de guarda em arquivo intermediário:


V - INFORMAÇÕES GERAIS

15 - Legislação referente ao tipo documental ou à atividade que o gera:

16 - Observações adicionais:






ANEXO III

MODELO DE TABELA DE TEMPORALIDADE

SECRETARIA: _____________________________________________


Nº SÉRIE DOCUMENTALPRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO

FINAL OBSERVAÇÕESARQ.CORRENTE

ARQ.INTERMEDIÁRIO





ANEXO IV

MODELO DE TABELA GERAL DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

SÉRIE

DOCUMETAL ANO OBJETO OBSERVAÇÕES






ANEXO V

MODELO DE LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOSMunicípio da Estância Balneária de Praia Grande

Estado de São PauloListagem de Eliminação de Documentos nº__________Comissão Setorial de Avaliação de documentos da (Secretaria Municipal)(1ª SÉRIE DOCUMENTAL)Secretaria:

Série documental:

Datas-limite:

Observações complementares:

Quantidade (caixas e metros-lineares)

(2ª SÉRIE DOCUMENTAL)

Órgão produtor/acumulador:

Série documental:

Datas-limite:


Quantidade (caixas e metros-lineares)

(3ª SÉRIE DOCUMENTAL) [...]

TOTAL DE DOCUMENTOS DE SÉRIES DOCUMENTAIS CONSTANTES DESTA RELAÇÃO DESTINADOS À ELIMINAÇÃO

Total de caixas:

Total de metros-lineares:


PRAIA GRANDE, ___ DE__________DE______.




_________________________SECRETÁRIO MUNICIPAL

_________________________PRESISENTE DA CPADPM

_________________________RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

Autorizo a eliminação dos documentos relacionados nesta listagem de eliminação

ANEXO VI

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS

CAPÍTULO IDAS ATRIBUIÇÕES E COMPOSIÇÃO

Art.1º - A Comissão Permanente de avaliação de Documentos Públicos Municipais - CPADPM é uma equipe permanente e multidisciplinar, constituída junto ao Gabinete do Prefeito, que tem por finalidade propor os critérios para a organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos, orientando e realizando o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida, recebida e acumulada, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Art.2º - Ao Presidente da CPADPM incumbe especificamente:

I - Convocar, estabelecer a ordem do dia e presidir as Sessões deliberativas da CPADPM;

II - Submeter à votação as matérias a serem decididas nas Sessões deliberativas da CPADPM, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessário;

III - Receber os expedientes dirigidos à CPADPM, encaminhando às Sessões aqueles pendentes de deliberação;

IV - Assinar as resoluções da CPADPM e os atos relativos ao seu cumprimento;

V - Encaminhar aos Secretários Municipais e aos membros das CSA informações sobre matéria da competência da CPADPM e comunicações oficiais;

VI - Zelar pelo cumprimento integral das competências atribuídas à CPADPM, cumprindo e fazendo cumprir as resoluções dela emanadas;

VII - Expedir atos administrativos e normativos internos;

VIII - Decidir ad referendum da CPADPM sobre as Propostas de Eliminação de documentos;

IX - Providenciar as comunicações necessárias;

X - Criar, em caso de urgência, grupos de trabalho, ad referendum da Comissão;

XI - Representar a CPADPM nos atos que se fizerem necessários;

XII – Acompanhar eliminação de documentos, lavrando o respectivo termo de eliminação.

Art.3º - A CPADPM é constituída por vinte membros, entre titulares e suplentes.

Art.4º - Os membros suplentes terão direito à voz nas Sessões deliberativas da CPADPM, e direito à voz e a voto em caso de ausência do respectivo titular.

Art.5º - O período do mandato dos membros nomeados titulares e suplentes da CPADPM será de 02 (dois) anos, com exceção do servidor que ocupar a chefia do Arquivo Público Municipal, tendo assento enquanto exercer o respectivo cargo.

CAPÍTULO IIDAS SESSÕES

Art.6º - As sessões ordinárias serão convocadas pelo Presidente sempre que necessárias, com 15 (quinze) dias de antecedência, no mínimo.

Art.7º - As sessões extraordinárias serão convocadas pelo Presidente sempre que necessárias, com 3 (três) dias de antecedência, no mínimo.

Parágrafo único - A convocação para sessão extraordinária poderá ser feita, justificadamente, por 3 (três) membros da CPADPM.

Art.8º - As sessões serão instaladas obrigatoriamente com a presença do responsável pelo Arquivo Municipal, além de ao menos um historiador e de representantes de no mínimo 3 (três) das 8 (oito) Secretarias Municipais que compõem a CPADPM.

Parágrafo único - Não havendo quórum para instalação de sessão, nova sessão será realizada no 7º (sétimo) dia subsequente à data da primeira convocação ou, quando não for possível, no primeiro dia útil seguinte.

Art.9º - As sessões serão presididas pelo Presidente da Comissão e, na sua ausência, pelo seu suplente imediato ou por membro nomeado por eleição dos presentes à reunião.

Parágrafo único - Serão lavradas atas das sessões sob responsabilidade da Presidência.

Art.10 - As sessões ordinárias serão divididas em duas partes: expediente e ordem do dia.

CAPÍTULO IIIDO EXPEDIENTE

Art.11 - Constarão do expediente os seguintes itens:

I - Discussão e aprovação da ata da sessão anterior;

II - Comunicação e justificação de ausência de membros;

III - Leitura abreviada de documentos para ciência da Comissão e ulteriores providências;

IV - Comunicação das propostas de eliminação de documentos recebidas no período imediatamente posterior à última sessão ordinária ou extraordinária da Comissão.

CAPÍTULO IV DA ORDEM DO DIA

Art.12 - Findo o expediente, o Presidente dará início à discussão e votação da ordem do dia, organizada pela Presidência, que dela dará conhecimento por escrito aos membros da CPADPM, antes do início da sessão.

Art. 13 - O Presidente poderá solicitar a colaboração de membros da Comissão para elaboração de parecer sobre propostas de eliminação de documentos quando julgar necessário.

Art.14 - É facultado a qualquer membro da CPADPM responsabilizar-se pela elaboração e apresentação de parecer sobre propostas de eliminação de documentos.

Art.15 - A matéria constante da pauta da ordem do dia obedecerá a seguinte ordem:

I - Matéria em regime de urgência;

II - Votações e discussões adiadas;

III - Demais matérias, por ordem cronológica.

Art.16 - O deferimento dos pedidos de urgência ou de preferência dependerá da aprovação do plenário.

Art.17 - A ordem do dia poderá ser suspensa ou alterada mediante aprovação do plenário, nos casos de:

I - Inclusão de matéria relevante;

II - Inversão preferencial;

III - Adiamento;

IV - Retirada de pauta.

Art.18 - O adiamento da discussão ou votação da proposta de eliminação de documento será requerido mediante justificativa por escrito, não podendo exceder a duas Sessões Ordinárias, e o adiamento de votação de quaisquer outras matérias será feito verbalmente.

§ 1º - O adiamento de votação só poderá ser requerido antes de iniciado o processo de votação.

§2º - É vedado em qualquer circunstância o segundo adiamento de discussão ou votação de proposta de eliminação de documentos, sendo vedado, também, o segundo adiamento de discussão e votação das demais matérias, a requerimento do mesmo membro.

CAPÍTULO VDA DELIBERAÇÃO

Art.19 - Os processos de votação são os seguintes:

I - Simbólico, em que o Presidente solicitará que os membros da CPADPM a favor permaneçam como estão e os discordantes se manifestem e, em seguida, proclamará o resultado da votação;

II - Nominal, em que os membros da CPADPM serão chamados a votar, pelo Presidente, anotando o secretário as respostas e passando a lista à Presidência, para proclamação do resultado.

§ 1º - Com ressalva de empate obtido ao final do processo de votação na Sessão deliberativa, o Presidente não terá direito a voto.

§ 2º - Excepcionamente, caso haja empate obtido ao final do processo de votação, caberá ao Presidente da CPADPM, ou na sua ausência, a seu suplente imediato, a decisão sobre a matéria em discussão.

§ 3º - Caso o Presidente da CPADPM ou seu suplente estejam ausentes na Sessão deliberativa na ocasião de empate, o resultado será registrado em termo pelo Presidente eleito da Sessão e submetido à decisão do Presidente da CPADPM, que deverá divulgar e validar sua decisão sempre na próxima Sessão deliberativa, a ser realizada de acordo com o disposto neste Regimento.

Art.20 - As deliberações sobre normas de avaliação e destinação de documentos que visarem à elaboração direta de atos oficiais, bem como as deliberações sobre propostas de eliminação de documentos, serão tomadas em votação nominal por maioria dos membros presentes nas Sessões Ordinárias ou Extraordinárias da CPADPM.

Art.21 - As propostas de eliminação de documentos recebidas pelo Presidente da Comissão, e que não tiverem a tramitação suspensa pelos motivos expostos nos artigos 46, 50 ou 52 do Decreto do qual este regimento é parte integrante, ou por

outros motivos pertinentes, deverão entrar em discussão sempre na próxima Sessão deliberativa, a ser realizada de acordo com o disposto neste Regimento.

CAPÍTULO VIDISPOSIÇÕES FINAIS

Art.22 - A CPADPM poderá convocar, para as Sessões Ordinárias ou Extraordinárias, os servidores que atuam nas áreas responsáveis pelos documentos que estiverem sendo avaliados.

Art.23 - As decisões sobre interpretação do presente Regimento, bem como sobre casos omissos, serão registradas em ata, passando a constituir precedentes que deverão ser observados.

Art.24 - O Regimento Interno poderá ser alterado mediante proposta de, pelo menos, 11 (onze) membros da CPADPM, votada em sessão previamente designada, com pauta definida em reunião anterior.

Parágrafo único – Após a votação, a proposta será encaminhada para a aprovação mediante Decreto, conforme critérios de conveniência e oportunidade do Prefeito.

ANEXO VII

MODELO DE ATA DE REUNIÃO DELIBERATIVA DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS.

SECRETARIA MUNICIPAL DE ___________________

ATA DE REUNIÃO n.º _ _ /_ _

Aos _ _ _ _ dias do mês de _ _ _ _ do ano de _ _ _ _, no (local), às _ _ horas, reuniram-se os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos Municipais - CPADPM. O Presidente da Comissão apresentou para análise a Listagem de Eliminação de Documentos n.º _ _ /_ _, acompanhada da(s) respectiva(s) Tabela(s) Geral de Eliminação documentos a serem eliminados que, juntamente com esta ata, rubricada por todos os presentes, serão autuadas como partes integrantes da PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS protocolada. Os membros da Comissão manifestaram-se individualmente favoráveis à eliminação, atestando que as referidas séries não apresentam mais nenhum valor que justifique a sua guarda.

(Registre-se todas as manifestações dos presentes).

A seguir, o Presidente informou que após a aprovação da PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO pela CPADPM, deverá ser publicado o respectivo Edital de ciência de eliminação de documentos. Nada mais havendo a decidir, o Presidente declarou encerrada a reunião, cuja ata vai por todos os presentes assinada.

(Nomes e assinaturas de todos os membros da CPADPM)

ANEXO VIII

MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A (Secretaria Municipal) em conformidade com a Tabela de Temporalidade e a PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS aprovada em sessão do dia _ _ /_ _/ _ _, pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos Municipais - CPADPM, instituída pelo Decreto Municipal nº______ de _ _/_ _ /_ _ e nomeada pela Portaria Municipal________, publicada no ___________ de _ _/_ _ /_ _, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º (trigésimo) dia subsequente à data de publicação deste Edital, o Arquivo Público Municipal, em conjunto com a Secretaria Municipal de _______________ eliminará os documentos abaixo relacionados.

Os interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos, cópias de peças do processo ou de inteiro teor, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida ao Presidente da CPADPM.

SÉRIE DOCUMENTAL:

DATAS-LIMITE:

QUANTIDADE (N.º DE CAIXAS OU METROS LINEARES):

SÉRIE DOCUMENTAL:

DATAS-LIMITE:


OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES:

TOTAL DE CAIXAS

TOTAL DE METROS LINEARES

_____________________PRESIDENTE DA CPADPM

__________________________RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO

PÚBLICO MUNICIPAL


ANEXO IX

MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS MUNICIPAIS

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS n.º _ _/_ _

Aos _ _ _ dias do mês de _ _ _ do ano de _ _ _, o Arquivo Público Municipal e a Secretaria Municipal de _____________, em conformidade com os prazos definidos na tabela de temporalidade e PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO nº _ _/_ _ , protocolado nº _ _ _ /_ _ _, procedeu a eliminação dos documentos abaixo relacionados:

SÉRIE DOCUMENTAL:

DATAS-LIMITE:



SÉRIE DOCUMENTAL:

DATAS-LIMITE:



_____________________PRESIDENTE DA CPADPM

__________________________RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO

PÚBLICO MUNICIPAL

· web viewa cartilha apresenta, de forma bastante objetiva, os critérios que deverão ser...

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