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Volpe ERP – Módulo Faturamento (Serviços) Versão 3.6

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Volpe Enterprise Resource Planning

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Índice

1. Introdução_______________________________________________ 4 1.1.1. O que fazer primeiro?______________________________________ 4 1.1.2. Classificação de serviços____________________________________ 5 1.1.3. Tipos de itens de serviços___________________________________ 6 2. Nota fiscal de serviços______________________________________ 8 2.1. Incluindo uma nota fiscal de serviços__________________________ 8 2.1.1. Itens da nota fiscal de serviço________________________________ 10 2.1.2. Financeiro da nota fiscal de serviços___________________________ 11 2.2. Processar nota fiscal de serviço eletrônica - nfs-e_________________ 12 2.2.1. Envio arquivo .xml_________________________________________ 12 2.2.2. Envio arquivo .txt__________________________________________ 14 2.2.2.1. Exportação de arquivo .txt da nfs-e____________________________ 14 2.2.2.2. Importação do arquivo .txt da nfs-e____________________________ 15

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1. Introdução

O faturamento de serviço é de extrema importância para que todos os serviços prestados pela empresa sejam registrados e tributados. Pode-se vincular um serviço a um produto permitindo desta forma que as informações de prestação de serviço e venda de produtos sejam mescladas em relatórios gerenciais. Além da integração com o módulo de vendas, o faturamento de serviços é totalmente integrado com os módulos financeiro e contábil.

1.1.1. O que fazer primeiro?

Para a utilização das funcionalidades de nota fiscal de serviço no sistema Volpe será necessário criar os seguintes cadastros:

Empresa: O cadastro de sua(s) empresa(s);

Cadastro Central: Clientes, fornecedores;

Forma de pagamento: Condições de pagamento dos títulos financeiros;

Os conceitos acima são descritos com detalhe no manual de cadastros.

Classificação de serviço: Cadastros dos códigos fiscais de classificação de serviços da prefeitura;

Tipos de itens de serviço: Classificação interna dos serviços no sistema;

Imposto: Cadastro das alíquotas padrões de impostos de serviços;

Para as empresas que fazem a transmissão do arquivo de nota fiscal de serviço no formato .XML via WebService, os seguintes cadastros também serão necessários.

Status de NFS-e: Retorno do status da nota fiscal de serviço enviada pela prefeitura. Esta é uma tabela padrão de cada prefeitura e na implantação do sistema é entregue populada;

Modelo de versão de NFS-e: Versão de NFS-e disponíveis no sistema;

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1.1.2. Classificação de serviços

O cadastro de classificação de serviços deverá armazenar os serviços prestados por uma ou mais empresas do sistema, bem como, suas respectivas informações de ISS (Imposto sobre serviço), tributação, deduções e exceções de impostos.

Especificações dos principais campos:

Guia: Classificação de Serviço

ISS: Alíquota de ISS (imposto sobre serviço) para o código fiscal que está sendo cadastrado.

Tipo de serviço: Código padrão que será carregado no item da nota fiscal de serviço sempre que esta classificação de serviço estiver selecionada no cabeçalho da nota.

Faturamento: Classificação do documento para este serviço (NFE: Nota fiscal de serviço eletrônica (.XML); NFS: Nota fiscal de serviço (.TXT); REC: Recibo (Impressão recibo simples)).

Tributação: Tributado na origem: Define que o serviço será tributado de acordo com a tributação do município onde a empresa está instalada. Tributado no destino: Define que o serviço será tributado de acordo com a tributação do município onde o serviço foi prestado.

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Obs.: o serviço é devido no destino quando está incluso na relação das exceções do artigo 3º da LC 116/03. Os demais serviços são devidos na origem.

Integração:

Item serviço: Código municipal que representa esta prestação de serviço.

Cód. Tributação: Código municipal de tributação para esta prestação de serviço.

Cód. Federal: Código federal que represente esta prestação de serviço.

Os códigos acima devem ser fornecidos pela prefeitura do município.

Guia: Parâmetros

Exceção de impostos retidos: Campos para informar as exceções de alíquota e a faixa de isenção dos impostos que incidem sobre prestação de serviço.

1.1.3. Tipos de itens de serviços

Os tipos de itens de serviços são subgrupos das Classificações de serviço. Foram criados para que além dos códigos da prefeitura, o usuário do sistema tenha a flexibilidade de classificar os serviços que presta de acordo com a melhor visão gerencial para o seu ramo de atividade.

Exemplo:

Classificação de serviço Assessoria em informática.

Itens de serviço - Gerenciamento de banco de dados

- Instalação de software

- Treinamento de usuários

Para cada item de serviço, é possível definir quais os impostos padrões a serem retidos. Estes impostos com suas respectivas alíquotas serão carregados automaticamente quando este item de serviço for lançado em uma nota fiscal.

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Especificações dos principais campos:

Retenção de impostos: Permite selecionar todos os impostos padrões para este item de serviço.

Integração relatório de vendas (Produto): Permite que um item de serviço seja vinculado a um produto para que este seja considerado também nos relatórios de vendas.

Integração financeira (Segmento): Vincula o item de serviço a um segmento financeiro facilitando o rateio durante a inclusão na nota fiscal de serviço.

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2. Nota fiscal de serviços A nota fiscal de serviço é um documento que tem por finalidade comprovar a prestação de um serviço e garantir que os tributos que devem ser recolhidos pela prefeitura foram calculados. Atualmente a utilização da nota fiscal de serviço impressa está caindo em desuso, e as prefeituras estão solicitando que a emissão das notas seja feita de forma digital através de arquivos .txt ou .xml. Após o envio, estes arquivos são armazenados eletronicamente no sistema próprio de cada Prefeitura. Através dos sites das prefeituras é possível ainda fazer a impressão de um documento com as informações de cada nota fiscal.

2.1. Incluindo uma nota fiscal de serviços

Especificações dos principais campos:

Guia: Dados gerais

Empresa: Empresa que prestou o serviço.

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Cliente: Código do cliente ao qual o serviço foi prestado. As demais informações do cliente (CNPJ, endereço, telefone, etc.) serão preenchidas automaticamente de acordo com as dados do cadastro central.

RPS (Recibo Provisório de Serviço)

O RPS é o documento que deverá ser usado por emitentes da NFS-e no eventual impedimento da emissão “on-line” da Nota. Nesse caso, o prestador emitirá o RPS para cada transação e providenciará sua conversão em NFS-e mediante o envio de arquivos (processamento em lote).

o Número RPS: O número do RPS é seqüencial e não pode ser repetido para uma mesma empresa, é equivalente ao número da nota fiscal.

o Data: Data em que o RPS foi lançado no sistema.

NF-e (Retorno da prefeitura)

Após a inclusão é necessário seja feita a integração com a prefeitura para que a RPS passe a ser uma nota fiscal.

o Número: Código de verificação da nota junto a prefeitura.

o Data: Data de registro da nota junto a prefeitura.

Tributação: Defini se a nota fiscal será tributada na origem ou no destino.

Guia: Impostos retidos

Observações no rodapé da nota fiscal: Caso seja necessário utilize este campo para que informações adicionais sejam exibidas no rodapé da nota fiscal de serviço. Para liberá-lo para digitação basta clicar no opção Liberar obs. para edição que está logo abaixo do campo.

Impostos retidos: Exibição do total dos valores em moeda e alíquota dos impostos retidos.

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I.S.S. a ser recolhido pelo prestador: Valor em moeda e alíquota do I.S.S. (Imposto sobre serviço) a ser recolhido pelo prestador.

Guia: Dados adicionais

Intermediário: Caso haja alguma empresa intermediando o serviço entre a prestadora e o cliente final é possível informar os dados desta através desta guia.

2.1.1. Itens da nota fiscal de serviço

Em uma mesma nota fiscal é possível discriminar um ou mais serviços prestados ao cliente, podendo estes ter diferentes valores e incidências de impostos.

Especificações dos principais campos:

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Serviço: Classificação dos serviços prestados a este cliente que estão sendo cobrados através desta nota. Caso os impostos padrões do serviço tenham sido definidos no cadastro do serviço, ao selecioná-lo as alíquotas dos impostos serão preenchidas automaticamente.

Segmento: Segmento ao qual o financeiro da nota será atribuído, caso a nota tenha mais de um item e estes possuam segmentos diferentes o financeiro será rateado proporcionalmente.

Descrição: Campo para livre descrição do serviço prestado.

Impostos retidos: Discriminação das alíquotas dos impostos que vão incidir sobre cada item.

2.1.2. Financeiro da nota fiscal de serviços

Para as notas fiscais de serviço devem ser gerados lançamentos financeiros. A data de vencimento do lançamento financeiro irá se basear nas informações que foram definidas no cadastro da forma de pagamento.

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2.2. Processar Nota Fiscal de Serviço Eletrônica - NFS-e

2.2.1. Envio arquivo .XML

O procedimento de envio da NFS-e via arquivo .XML acontece através de um WebService e é muito similar ao processo de emissão de nota fiscal eletrônica de produtos. Para realizar esta emissão é necessário que o certificado digital da empresa emitente esteja instalado na maquina que fará o faturamento. O processamento pode ser feito individual (uma nota por vez) ou em lote (mais de uma nota por vez), porém para o processamento em lote caso uma nota seja rejeitada todas as outras do mesmo lote também serão.

A impressão da nota de serviço só poderá ocorrer após o retorno da prefeitura autorizando/reconhecendo esta nota fiscal. O layout do arquivo que deve ser transmitido é específico de cada município, consulte os municípios disponíveis para o sistema Volpe.

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Ambiente atual: As prefeituras disponibilizam dois ambientes para envio das notas fiscais. O ambiente de Homologação para que antes de enviar notas fiscais eletronicamente de forma oficial, seja possível enviar notas como testes. E possui o ambiente Produção onde todas as notas enviadas possuem validade fiscal.

Enviar para prefeitura: Funcionalidade que realiza a comunicação entre o sistema Volpe e o site da prefeitura e envia o lote com as notas fiscais que foram agrupadas dentro deste.

Receber retorno da prefeitura: Esta funcionalidade é acionada pelo sistema imediatamente após o envio da nota para a prefeitura. Caso haja alguma falha na comunicação durante o envio da nota, esta funcionalidade ficará disponível para que o usuário clique e acione-a manualmente para que o retorno do lote seja recebido.

Emissão NFS-e: Após o recebimento do retorno do lote será possível imprimir a nota fiscal. O layout de impressão estará no formato de um RPS (Recibo provisório de serviço). Caso seja necessária a impressão com o logotipo da prefeitura a impressão da nota deverá ser feita através do site da prefeitura.

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2.2.2. Envio arquivo .TXT

O procedimento de envio de NFS-e via arquivo .TXT é feito através do site da prefeitura. Para realizar esta emissão será necessário exportar o arquivo do sistema e salvá-lo em uma pasta do computador e fazer o upload deste arquivo no site da prefeitura. Após o envio no site da prefeitura será disponibilizado um arquivo de retorno, faça o download deste arquivo salve-o também em uma pasta do sistema e importe este arquivo para o sistema.

2.2.2.1. Exportação de arquivo .TXT da NFS-e

Após a geração do arquivo no sistema faça o upload deste no site da prefeitura.

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2.2.2.2. Importação do arquivo .TXT da NFS-e

Faça o download do arquivo de retorno da prefeitura e importe-o para o sistema.