versão corrigida

UNIVERSIDADE DE SO PAULO FACULDADE DE FILOSOFIA LETRAS E CINCIAS HUMANAS

DEPARTAMENTO DE HISTRIA

MARCIA CRISTINA DE CARVALHO PAZIN VITORIANO

OBRIGAO, CONTROLE E MEMRIA

Aspectos legais, tcnicos e culturais da produo documental de organizaes privadas

Verso corrigida

So Paulo 2011

MARCIA CRISTINA DE CARVALHO PAZIN VITORIANO

OBRIGAO, CONTROLE E MEMRIA

Aspectos legais, tcnicos e culturais da produo documental de organizaes privadas.

Tese apresentada ao Programa de Ps-graduao em Histria Social, do Departamento de Histria da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo para obteno do ttulo de Doutor.

Orientadora: Prof. Dra. Helosa Liberalli Bellotto

Verso corrigida

De acordo:

O exemplar original encontra-se disponvel no CAPH/FFLCH.

So Paulo 2011

Autorizo a reproduo e divulgao total ou parcial deste trabalho, por qualquer meio convencional ou eletrnico, para fins de estudo e pesquisa, desde que citada a fonte.

Nome: VITORIANO, Marcia Cristina de Carvalho Pazin Ttulo: Obrigao, controle e memria: aspectos legais, tcnicos e culturais da produo documental em organizaes privadas.

Tese apresentada ao Programa de Ps-Graduao em Histria Social do Departamento de Histria da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo para obteno do ttulo de Doutor.

Aprovado em: ______/_______/_______

Banca Examinadora

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AGRADECIMENTOS

Um projeto de doutorado um grande passo na vida de qualquer profissional.

Agradeo aos amigos que estiveram presentes durante esse rduo processo.

Obrigada a todos, sem exceo.

A Deus e meus pais, pela minha existncia e pelos princpios ticos que regem

minha vida.

Ao querido Marcelo, companheiro e amigo de todas as horas.

s equipes da Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento e da

Tempo & Memria, onde experimentei parte das idias apresentadas neste trabalho.

Aos meus alunos, nas muitas aulas sobre arquivos de empresas que

compartilhamos ao longo desses anos. Muito do que aprendi, devo a todos eles.

s Profas. Dras. Ana Maria de Almeida Camargo e Johanna Willelmina Smit pela

confiana profissional e pelo estmulo intelectual com que sempre me presentearam.

Ao Prof. Dr. Gildo Magalhes dos Santos Filho, pela leitura atenta e as

recomendaes importantes no exame de qualificao.

E, especialmente, minha orientadora, Profa. Dra. Helosa Liberalli Bellotto, por

tudo.

A nossa sociedade uma sociedade de organizaes.

Nascemos em organizaes, somos educados por organizaes,

e quase todos ns passamos a vida a trabalhar para

organizaes. Passamos muitas de nossas horas de lazer a

pagar, a jogar e a rezar em organizaes. Quase todos ns

morremos numa organizao, e quando chega o momento do

funeral, a maior de todas as organizaes - o Estado precisa

dar uma licena especial. (Amitai Etzioni, Organizaes

Modernas, So Paulo: Pioneira, 1976, p.7)

RESUMO

O objetivo deste trabalho estudar a produo documental das organizaes

privadas com base nas funes administrativas desempenhadas por elas. A partir da

caracterizao dos arquivos de pessoas jurdicas de direito privado so discutidas

algumas das condicionantes que influenciam a produo documental dessas

organizaes. Inicialmente apresentamos uma condicionante intimamente

relacionada funo probatria dos documentos de arquivo: a obrigatoriedade do

cumprimento de determinaes legais na celebrao de atos jurdicos necessrios

existncia e funcionamento das instituies. A seguir, as condicionantes ligadas

evoluo das teorias da Administrao e do processo de gesto, que possuem

grande representatividade na realizao das funes administrativas. Por fim, a

influncia da cultura organizacional na produo e na atribuio de valor aos

documentos de arquivo, especialmente para finalidades de preservao.

Consolidando as discusses realizadas, apresentamos o levantamento de funes

administrativas realizadas nas organizaes e estabelecemos a ligao entre o

cumprimento dessas funes e a produo documental caracterstica. Ao final,

apresentado o quadro de espcies e tipos de documentos representativos da

tipologia documental de organizaes privadas, contendo definio, referncias

tcnicas e legais.

Palavras-chave: Arquivstica, tipologia documental, arquivos privados, arquivos empresariais, gesto de documentos, cultura organizacional, memria empresarial.

ABSTRACT

The objective of this work is to study the document production in private

organizations based on their internal administrative functions. From the description of

the characteristics of the documents in private organizations, we discuss some of the

conditions that influence on their record production. We initially present a closely

related condition to the probationary function of the records: the requirement of

following legal determinations on the process of fulfillment of all legal transactions

regarding their existence and operation. The next two presented are connected to the

evolution of the theories of administration and management process, which have

great degree of representation on the administration functions. Finally, the influence

of the organizational culture on the production and value assignment to the records,

especially for the purposes of preservation. Consolidating all the discussions held,

we describe the administrative functions performed in the organizations and we

establish the connection between following these functions and the resulted record

production. Concluding this work, it is presented a picture of types of representative

documents of the record typology in private organizations, including definitions, legal

and technical references.

Keywords: Archival Science, typology of documentary, private archives, business archives, records management, organizational culture, corporate memory.

Lista de tabelas

Quadro1: Processos empresariais mapeados para implantao de sistemas

ERP (TONINI, 2003, p.46) ................................................................................

85

Quadro 2: Tipo de acervo / contedo e caractersticas (Gagete e Totini, 2004) 102

Quadro 3: Funes e tipos documentais (GOULART, 2005) ............................. 103

Quadro 4: Resumo da estrutura de funes e atividades das organizaes

privadas ..............................................................................................................

119

Quadro 5: Normas regulamentadoras de sade e segurana do trabalhador

do Ministrio do Trabalho e Emprego (NRs) - Portaria MTe 3.214/1978 ..........

146

SUMRIO

Introduo ................................................................................................................... 12

1. Arquivos privados e documentos de organizaes ............................................... 22

1.1. Pessoas jurdicas de direito privado .............................................................. 22

1.2. Definio de documento privado .................................................................... 30

1.3. Caracterizao dos arquivos privados ........................................................... 31

1.4. Os arquivos privados na legislao brasileira ................................................ 34

1.5. O interesse acadmico pelos arquivos de organizaes privadas ............... 40

2. Condicionantes da produo documental em organizaes privadas .................... 44

2.1. Obrigao: regulao legal das organizaes ............................................... 45

2.1.1. A obrigao do registro pblico dos atos privados Direito Notarial .. 46

2.1.2. A obrigao civil o Direito Comercial ................................................ 47

2.1.3. O Direito Comercial como direito das obrigaes ............................... 51

2.1.4. A obrigao contratual com o trabalhador o Direito do Trabalho ..... 52

2.1.5. A obrigao de contribuir o Direito Tributrio ................................... 57

2.1.6. A escriturao contbil como obrigao legal ................................... 60

2.1.7. A regulao da economia servios pblicos realizados por organizaes privadas e preservao do meio ambiente....................

61

2.2. Controle: teorias e prticas administrativas ................................................... 62

2.2.1. Histrico das teorias da Administrao e as funes administrativas 62

2.2.2. Eficcia, eficincia e racionalidade administrativa .............................. 75

2.2.3. Normas tcnicas e requisitos da qualidade ........................................ 79

2.2.4. A evoluo tecnolgica e a influncia dos sistemas de gesto empresarial na produo documental ................................................

82

2.2.5. A abordagem humanista das relaes de trabalho .......................... 88

2.3. Mem