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  • UNIVERSIDADE DE SO PAULO FACULDADE DE FILOSOFIA LETRAS E CINCIAS HUMANAS

    DEPARTAMENTO DE HISTRIA

    MARCIA CRISTINA DE CARVALHO PAZIN VITORIANO

    OBRIGAO, CONTROLE E MEMRIA

    Aspectos legais, tcnicos e culturais da produo documental de organizaes privadas

    Verso corrigida

    So Paulo 2011

  • MARCIA CRISTINA DE CARVALHO PAZIN VITORIANO

    OBRIGAO, CONTROLE E MEMRIA

    Aspectos legais, tcnicos e culturais da produo documental de organizaes privadas.

    Tese apresentada ao Programa de Ps-graduao em Histria Social, do Departamento de Histria da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo para obteno do ttulo de Doutor.

    Orientadora: Prof. Dra. Helosa Liberalli Bellotto

    Verso corrigida

    De acordo:

    O exemplar original encontra-se disponvel no CAPH/FFLCH.

    So Paulo 2011

  • Autorizo a reproduo e divulgao total ou parcial deste trabalho, por qualquer meio convencional ou eletrnico, para fins de estudo e pesquisa, desde que citada a fonte.

  • Nome: VITORIANO, Marcia Cristina de Carvalho Pazin Ttulo: Obrigao, controle e memria: aspectos legais, tcnicos e culturais da produo documental em organizaes privadas.

    Tese apresentada ao Programa de Ps-Graduao em Histria Social do Departamento de Histria da Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo para obteno do ttulo de Doutor.

    Aprovado em: ______/_______/_______

    Banca Examinadora

    Prof. Dr.: Instituio:

    Julgamento:

    Assinatura

    Prof. Dr.:

    Instituio:

    Julgamento:

    Assinatura

    Prof. Dr.:

    Instituio:

    Julgamento:

    Assinatura

    Prof. Dr.:

    Instituio:

    Julgamento:

    Assinatura

    Prof. Dr.:

    Instituio:

    Julgamento:

    Assinatura

  • AGRADECIMENTOS

    Um projeto de doutorado um grande passo na vida de qualquer profissional.

    Agradeo aos amigos que estiveram presentes durante esse rduo processo.

    Obrigada a todos, sem exceo.

    A Deus e meus pais, pela minha existncia e pelos princpios ticos que regem

    minha vida.

    Ao querido Marcelo, companheiro e amigo de todas as horas.

    s equipes da Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento e da

    Tempo & Memria, onde experimentei parte das idias apresentadas neste trabalho.

    Aos meus alunos, nas muitas aulas sobre arquivos de empresas que

    compartilhamos ao longo desses anos. Muito do que aprendi, devo a todos eles.

    s Profas. Dras. Ana Maria de Almeida Camargo e Johanna Willelmina Smit pela

    confiana profissional e pelo estmulo intelectual com que sempre me presentearam.

    Ao Prof. Dr. Gildo Magalhes dos Santos Filho, pela leitura atenta e as

    recomendaes importantes no exame de qualificao.

    E, especialmente, minha orientadora, Profa. Dra. Helosa Liberalli Bellotto, por

    tudo.

  • A nossa sociedade uma sociedade de organizaes.

    Nascemos em organizaes, somos educados por organizaes,

    e quase todos ns passamos a vida a trabalhar para

    organizaes. Passamos muitas de nossas horas de lazer a

    pagar, a jogar e a rezar em organizaes. Quase todos ns

    morremos numa organizao, e quando chega o momento do

    funeral, a maior de todas as organizaes - o Estado precisa

    dar uma licena especial. (Amitai Etzioni, Organizaes

    Modernas, So Paulo: Pioneira, 1976, p.7)

  • RESUMO

    O objetivo deste trabalho estudar a produo documental das organizaes

    privadas com base nas funes administrativas desempenhadas por elas. A partir da

    caracterizao dos arquivos de pessoas jurdicas de direito privado so discutidas

    algumas das condicionantes que influenciam a produo documental dessas

    organizaes. Inicialmente apresentamos uma condicionante intimamente

    relacionada funo probatria dos documentos de arquivo: a obrigatoriedade do

    cumprimento de determinaes legais na celebrao de atos jurdicos necessrios

    existncia e funcionamento das instituies. A seguir, as condicionantes ligadas

    evoluo das teorias da Administrao e do processo de gesto, que possuem

    grande representatividade na realizao das funes administrativas. Por fim, a

    influncia da cultura organizacional na produo e na atribuio de valor aos

    documentos de arquivo, especialmente para finalidades de preservao.

    Consolidando as discusses realizadas, apresentamos o levantamento de funes

    administrativas realizadas nas organizaes e estabelecemos a ligao entre o

    cumprimento dessas funes e a produo documental caracterstica. Ao final,

    apresentado o quadro de espcies e tipos de documentos representativos da

    tipologia documental de organizaes privadas, contendo definio, referncias

    tcnicas e legais.

    Palavras-chave: Arquivstica, tipologia documental, arquivos privados, arquivos empresariais, gesto de documentos, cultura organizacional, memria empresarial.

  • ABSTRACT

    The objective of this work is to study the document production in private

    organizations based on their internal administrative functions. From the description of

    the characteristics of the documents in private organizations, we discuss some of the

    conditions that influence on their record production. We initially present a closely

    related condition to the probationary function of the records: the requirement of

    following legal determinations on the process of fulfillment of all legal transactions

    regarding their existence and operation. The next two presented are connected to the

    evolution of the theories of administration and management process, which have

    great degree of representation on the administration functions. Finally, the influence

    of the organizational culture on the production and value assignment to the records,

    especially for the purposes of preservation. Consolidating all the discussions held,

    we describe the administrative functions performed in the organizations and we

    establish the connection between following these functions and the resulted record

    production. Concluding this work, it is presented a picture of types of representative

    documents of the record typology in private organizations, including definitions, legal

    and technical references.

    Keywords: Archival Science, typology of documentary, private archives, business archives, records management, organizational culture, corporate memory.

  • Lista de tabelas

    Quadro1: Processos empresariais mapeados para implantao de sistemas

    ERP (TONINI, 2003, p.46) ................................................................................

    85

    Quadro 2: Tipo de acervo / contedo e caractersticas (Gagete e Totini, 2004) 102

    Quadro 3: Funes e tipos documentais (GOULART, 2005) ............................. 103

    Quadro 4: Resumo da estrutura de funes e atividades das organizaes

    privadas ..............................................................................................................

    119

    Quadro 5: Normas regulamentadoras de sade e segurana do trabalhador

    do Ministrio do Trabalho e Emprego (NRs) - Portaria MTe 3.214/1978 ..........

    146

  • SUMRIO

    Introduo ................................................................................................................... 12

    1. Arquivos privados e documentos de organizaes ............................................... 22

    1.1. Pessoas jurdicas de direito privado .............................................................. 22

    1.2. Definio de documento privado .................................................................... 30

    1.3. Caracterizao dos arquivos privados ........................................................... 31

    1.4. Os arquivos privados na legislao brasileira ................................................ 34

    1.5. O interesse acadmico pelos arquivos de organizaes privadas ............... 40

    2. Condicionantes da produo documental em organizaes privadas .................... 44

    2.1. Obrigao: regulao legal das organizaes ............................................... 45

    2.1.1. A obrigao do registro pblico dos atos privados Direito Notarial .. 46

    2.1.2. A obrigao civil o Direito Comercial ................................................ 47

    2.1.3. O Direito Comercial como direito das obrigaes ............................... 51

    2.1.4. A obrigao contratual com o trabalhador o Direito do Trabalho ..... 52

    2.1.5. A obrigao de contribuir o Direito Tributrio ................................... 57

    2.1.6. A escriturao contbil como obrigao legal ................................... 60

    2.1.7. A regulao da economia servios pblicos realizados por organizaes privadas e preservao do meio ambiente....................

    61

    2.2. Controle: teorias e prticas administrativas ................................................... 62

    2.2.1. Histrico das teorias da Administrao e as funes administrativas 62

    2.2.2. Eficcia, eficincia e racionalidade administrativa .............................. 75

    2.2.3. Normas tcnicas e requisitos da qualidade ........................................ 79

    2.2.4. A evoluo tecnolgica e a influncia dos sistemas de gesto empresarial na produo documental ................................................

    82

    2.2.5. A abordagem humanista das relaes de trabalho .......................... 88

  • 2.3. Mem