Diva Andrade Waldomiro Vergueiro

Aquisio de materiais de informao

Andrade, Diva Aquisio de materiais de informao / Diva Andrade, Waldomiro Vergueiro. Braslia, DF : Briquet de Lemos/Livros, 1996. Bibliografia. 1. Aquisio (Bibliotecas ) 2. Bibliotecas Servios de aquisio I. Vergueiro, Waldomiro. II. Ttulo. ISBN 85-86637-09-S

42 Como referenciar os captulos do livro? ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro.Pgina final Ttulo do cap

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informao. Briquet de Lemos/ Livros: Braslia, DF, 1996. Cap. .

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OBS.: preencha todos os campos (basta dar um clique em cima de cada um) com os dados necessrios e copie depois todo o modelo de referncia acima e cole no local desejado. texto Pginas inicial e final de cada captulo no livro original impresso de onde se extraiu o Ttulo A aquisio: onde realmente comea Organizao do servio de aquisio Modalidades de aquisio Compra: atividades preliminares Compra: procedimentos e execuo Pgina Inicial 4 8 17 19 46 Pgina Final 7 16 18 45 54

Captulo 1 2 3 4 5

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Especificidades da compra Permuta Doaes Aquisio e tica profissional O futuro da aquisio

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Sumrio 1. 2. Introduo 4 A aquisio: onde tudo realmente comea Organizao do servio de aquisio 6 Responsabilidade pela aquisio 6 Manual de aquisio 7 Modalidades de aquisio 9 Compra: atividades preliminares 9 Previso oramentria 10 Aplicao de recursos 11 Modalidades de compra 12 Compras por licitao 12 Compras sem licitao 13 Compras por adiantamento 13 Organizando as sugestes para aquisio 13 Complementao de dados bibliogrficos 14 Verificao da existncia do item solicitado 15 Seleo dos fornecedores 16 Quem so os fornecedores de materiais de informao Editoras 16 Livrarias 17 Agncias e distribuidoras 17 Approval plans 18 Compra: procedimentos e execuo 19 Pedidos de cotao e recebimento de faturas pro forma Controle de registros 20 Pagamento e controle de recebimento 21 Recebimento de material 21 Documentao fiscal 22 Especificidades da compra 22 Aquisio cooperativa 22 Publicaes seriadas 23 Livros antigos e raros 24 Materiais audiovisuais 24 CD-ROMs 25 Histrias em quadrinhos 26 Literatura cinzenta 26 Outros materiais 26 Permuta 27 Publicaes prprias 27 Listas de duplicatas 28 Organizao do servio de permuta 29 Manuteno de arquivos 29 Doaes 30 Doaes solicitadas 30 Doaes espontneas 32 Aquisio e tica profissional 33 5

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10. O futuro da aquisio 35 Aquisio automatizada 36 As publicaes eletrnicas 37 Definio entre acesso versus posse dos documentos 38 11. Consideraes finais 38 12. Bibliografia complementar 39 Livros 39 Peridicos 41 Listas eletrnicas de discusso e peridicos eletrnicos 41 13. Anexo 1 Declarao de princpios e padres para a prtica da aquisio 42 14. Anexo 2 Expresses empregadas nas atividades de aquisio 43

IntroduoH muito tempo a preocupao com as atividades ligadas aquisio de materiais de informao vem sendo uma constante junto aos autores deste livro. De uma, por ter atuado na rea durante boa parte de sua vida profissional como responsvel pela organizao e administrao dos servios de aquisio de urna grande biblioteca universitria. De outro, por fazer parte de suas preocu paes acadmicas, representando significativa parcela do contedo de uma das disciplinas que ministra a alunos de biblioteconomia e cincia da informao. Para ambos a aquisio tem -se mostrado sempre como um fascinante desafio intelectual. A proximidade de interesses fez com que o projeto de escrever um livro em colaborao aparecesse mais ou menos de modo natural. Assim, a idia cresceu e criou razes. Mais que tudo, fascinou-nos a perspectiva de unir uma viso de contedo marcadamente terico, em que normalmente prevalece o ideal de perfeio a ser atingido, com o ponto de vista prtico da profissional que vem testando suas idias e possibilidades no desempenho dirio, comprovando no s o que necessrio, mas tambm o que efetivamente possvel de alc anar quando consideradas todas as realidades diretamente envolvidas no desempenho de sua profisso. Mas que no se tenha dvida: embora os sonhos e a paixo pelo assunto possam estar no mago de suas motivaes, os autores deste livro no hesitariam em co nfirmar a importncia da aquisio para as instituies de informao. E ela que torna possvel a concretizao do que foi planejado de maneira ampla pelo desenvolvimento de colees e definido especificamente pela seleo. ela que transforma os planos d os bibliotecrios em objetos palpveis, manuseveis e prximos de seus interessados. E ela que responde concretamente aos anseios da comunidade, na medida em que a privilegia nas suas prticas dirias. Entendemos que essa postura tambm compartilhada por grande parte da literatura especializada de biblioteconomia e cincia da informao. Para comprovar isso, basta dar uma rpida olhada no nmero de artigos que nos ltimos anos vem aparecendo, em mbito internacional, sobre o assunto nas revistas da rea, inclusive com o surgimento de vrios ttulos dedicados especificamente aquisio de materiais de informao. Esse interesse pelo assunto, sabe -se, no ocorreu por acaso: no mundo inteiro, os recursos destinados s bibliotecas e centros de informao para a compra de materiais informacionais cresceram muito menos do que o preo das publicaes ou, em muitos casos, sofreram significativa reduo. Esse fato ainda mais agravado pelo aparecimento de novos tipos de documentos, nos suportes mais diversos, que devem estar presentes no acervo das instituies, exigindo o comprometimento de parte significativa dos recursos oramentrios. Tomou-se primordial, para evitar um prejuzo irrecupervel ao ritmo de crescimento das colees e garantir que pudessem manter, no mnimo, o mesmo nvel de qualidade anterior, que todos os procedimentos das atividades de aquisio tivessem sua eficincia maximizada. A literatura internacional demonstra muito bem esta preocupao, discutindo casos especficos, propondo novos modelos de organizao e estrutura de servios, questionando procedimentos tradicionalmente aceitos e apresentando alternativas de atuao mais eficientes. Isso significa que, ao contrrio do que se poderia pensar, a preocupao com a aquisio de materiais informacionais tem crescido muito mais do que se esperava, evidenciando talvez um novo despertar dos profissionais de informao do mundo inteiro para a importncia da questo.

E dentro desse contexto em ebulio que entendemos o potencial de um livro sobre aquisio de materiais de informao. Para as instituies que esto ingressando nessa nova era, ele poder alert -las para a necessidade de definir procedimentos que permitam garantir que as informaes importantes estejam disponveis para os interessados se m as restries em geral vinculadas ao suporte fsico (ou seja, adquirir as informaes sem adquirir o documento). Para as que ainda engatinham na tecnologia e tm pouca disponibilidade ou acesso s inovaes, provavelmente a grande maioria das instituie s informacionais deste pas, poder proporcionar formas mais eficientes para a organizao de suas prticas ainda predominantemente manuais. E importante salientar que, em virtude de a experincia dos autores ter ocorrido, em sua quase totalidade, no setor pblico, este trabalho por certo deixar entrever esse vis na forma de abordar os assuntos. A problemtica foi geralmente enfocada muito mais do ponto de vista de um profissional que atua na esfera pblica do que de quem trabalha em uma instituio privada. Ao considerar, no entanto, o ambiente de informao onde trabalhamos, acreditamos ser perfeitamente possvel a transposio de situaes. As questes especficas da administrao pblica dizem respeito principalmente compra de materiais, em geral reg ulada por procedimentos estritos, e isto no parece difcil de contextualizar. Na iniciativa privada as diretrizes costumam ser mais elsticas, deixando um espao de manobra maior para o profissional. No entanto, embora os procedimentos especficos possam divergir, acreditamos que a questo to pertinente em uma como em outra rea. A preocupao com a eficincia das atividades de aquisio no , ou no deveria ser, privilgio apenas dos profissionais que atuam no livre mercado, ou seja, em empresas priva das. Poderamos at afirmar que no setor pblico esta eficincia se faz ainda mais necessria, pois este pas no se pode dar ao luxo de desperdiar os parcos recursos que necessita destinar s atividades informacionais. Este livro foi elaborado na crena de que a busca sistemtica pela otimizao dos procedimentos de aquisio de materiais de informao, independentemente do local especfico onde venha a ocorrer, sempre um objetivo digno de ser perseguido.

Imagine-se um indivduo comum passeando a esmo por uma das grandes bibliotecas do mundo, pasmo diante da imensidade de obras que foram durante sculos reunidas e organizadas nessa instituio, e que se encontram agora, com maiores ou menores restries, dependendo do caso, disposio do pblico. E provvel que fique maravilhado diante da inventividade humana que gerou essas maravilhas do pensamento, agrupadas em um nico lugar para prazer e usufruto de geraes inteiras de leitores. Dependendo de sua sensibilidad e, essa pessoa poder sentir -se diminuta diante da grandeza do conhecimento, e talvez at fique muda de admirao pelo quanto a humanidade caminhou nestes sculos todos. Mas tambm no ter a mnima idia de quanto trabalho, suor e dedicao foram necessr ios para que aquela coleo especfica pudesse tomar -se realidade. Ingenuamente, pensar que tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros e outros materiais chegando biblioteca quase que por determinao divina, encontrando seu caminho para as estantes como se para isso estivessem predestinados desde o incio dos tempos. Imaginar que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos para a conservao dos materiais informacionais. Talvez at acredite que esses mecanismos, tal qual um relgio perfeitamente sincronizado, faam com que grande parcela do imenso universo do conhecimento humano registrado, em qualquer tipo de suporte, possa encontrar guarida em alguma instituio da rea de informao (bibliotecas, centros de documentao, arquivos, museus, etc.), garantindo assim o acesso no presente e a disponibilidade para as futuras geraes. Ir, talvez, em sua mente, idealizar um mundo perfeito onde a riqueza do conhecimento humano espontaneamente preservada, sem que quaisquer elementos possam exercer influncia contrria, pois para essa pessoa, talvez um cidado comum sem grande bagagem de conhecimentos, que foi ensinada durante anos a ver na palavra impressa algo mais ou menos sagrado, o respeito ao saber sempre pareceu questo acima de qualquer dvida. E , infelizmente, pensando assim, no ter a mnima idia de quo longe se encontra da verdade dos fatos.

Ns, profissionais da informao em geral, sabemos. Das dificuldades. Dos percalos. Da complexidade. Sabemos como as atividades ligadas identificao e localizao dos materiais so muitas vezes bem mais difceis de serem realizadas do que podem parecer em uma primeira anlise. Temos uma idia bastante clara de como os materiais informacionais se perdem, s vezes de maneira totalmente irrecupervel, to mando-se inacessveis s legies de potenciais interessados para quem se destinavam. Conhecemos muitos dos meandros dos mercados editoriais, entendendo claramente que a influncia de fatores econmicos, culturais, polticos e sociais muitas vezes maior d o que o desinteresse caracterstico de quem apenas se preocupa com a preservao dos bens culturais. Sabendo tudo isso, temos condies de construir um referencial muito mais realista do mundo contemporneo do que aquele desenvolvido pelo cidado citado no pargrafo anterior, e podemos afirmar que, no que concerne a essa questo, este certamente no o melhor dos mundos possveis, como diria Voltaire... dentro dessa viso de mundo que escolhemos o ttulo deste captulo, querendo afirmar que com a aquisio que comea de fato a existir uma instituio destinada a preservar e divulgar as criaes do conhecimento humano registradas em forma de livros, peridicos especializados, jornais, discos, filmes, vdeos, etc. Antes disso, ela existe apenas em essn cia. Da a necessidade de executar todas as atividades da aquisio de maneira eficiente, garantindo que o planejado nas fases anteriores do desenvolvimento de colees, principalmente as fases de elaborao da poltica e a atividade de seleo propriament e dita, seja colocado em prtica. aquisio caber um trabalho minucioso de identificao, localizao dos itens e sua posterior obteno para o acervo, qualquer que seja a maneira de tornar isto possvel. E no uma tarefa assim to automtica, pois, i nfelizmente para os profissionais, os ttulos selecionados no se encontram acenando para eles ao dobrar da esquina, a gritar olha eu aqui, olha eu aqui e quase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o trabalho de aquisio assemelh a-se a procurar uma agulha em um palheiro, tantas so as possibilidades existentes. uma atividade que exige perseverana e ateno a detalhes, de maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido primordialmente para aquisio e aquilo que afinal chega s mos do usurio. Naturalmente, o nvel de complexidade das atividades de aquisio varia segundo as caractersticas da instituio onde ocorrem. Imagina -se que a aquisio de materiais em uma biblioteca especializada em fsica quntica ocorrer d e maneira diferente da aquisio que se faz em uma biblioteca pblica de um bairro de periferia. Na primeira, sero necessrios cuidados especiais para a localizao dos ttulos e aquisio das edies exatas que foram selecionadas, pois a segunda edio d e um livro pode no representar, muitas vezes, um substituto aceitvel para a terceira edio (ou vice -versa). Na biblioteca pblica, isso talvez no seja um aspecto muito importante, que exija ateno especial do profissional. Em ambos os casos, porm, a preocupao com a eficiente organizao dos processos dever ser constante, garantindo -se que o item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no menor tempo e ao menor custo possvel de aquisio. As dificuldades pra isso ocorrer sero diversas, desde as ligadas legislao que rege a compra de materiais em geral e de materiais bibliogrficos em particular, tanto no setor pblico como na iniciativa privada, s relativas s condies da prpria instituio, que definem, entre outras coisas, os respons veis pela aquisio, a execuo do pagamento dos itens (quando for o caso) e a prestao de contas depois de efetuadas todas as despesas. importante, pois, tomar um cuidado especial com a organizao dos servios de aquisio, deixando bem claros a estru tura de tomada de decises e o fluxo administrativo que as diversas atividades devero seguir a fim de que sejam consideradas bemsucedidas. Continuaremos a discusso, portanto, com algumas consideraes a respeito da organizao do servio de aquisio.

A primeira pergunta que se faz quando se pensa na organizao de um servio de aquisio refere-se rea dos servios de informao a que a aquisio dever estar ligada. A

esse respeito, parece existir um consenso de que as atividades de aquisio devero encontrar se prximas, na estrutura organizacional, das atividades de seleo de materiais. Em primeiro lugar, porque existe quase que uma continuidade de atuao entre as duas, a primeira dependendo diretamente da s egunda. Em segundo lugar, porque h toda uma srie de instrumentos auxiliares que so utilizados por ambas as reas. Alm do mais, muitas vezes as decises de seleo e aquisio encontram -se to imbricadas que fica difcil afirmar quando se trata de uma o u de outra. Pense-se, por exemplo, no caso de um ttulo que, durante o processo de aquisio, se descobre estar esgotado e deve ser substitudo imediatamente por outro, de maneira que no se perca o recurso j alocado para ele. Neste caso, uma deciso rpi da ser necessria, para que a substituio dos itens no acarrete prejuzos maiores para a instituio. Caso exista uma grande distncia administrativa entre as atividades de seleo e de aquisio, exigindo consultas burocrticas a diversos funcionrios ou superiores hierrquicos, a rapidez alcanada talvez no seja suficiente para o sucesso da operao. E a verba poder ser perdida. O exemplo acima, em uma primeira anlise, parece ser um caso extremo e talvez at mesmo o seja para uma grande parcela dos leitores. Na prtica, no entanto, principalmente em grandes instituies do setor pblico, como universidades ou instituies de pesquisa largamente distribudas pelo territrio nacional, onde a compra de materiais informacionais realizada de forma centr alizada, o excesso de burocracia faz com que muitas vezes se perca a possibilidade de utilizar determinadas verbas de maneira mais racional (mesmo considerando as vantagens que a centralizao das aquisies pode oferecer em termos da realizao de compras em grande quantidade, com conseqente preo unitrio menor). Quem compra no tem, muitas vezes, o poder para decidir quanto substituio de itens eventualmente inexistentes no mercado, devendo reportar -se a diversos canais de deciso at obter uma resposta. Outras vezes, nem saberia como faz -lo, pois no domina a complexidade da aquisio de materiais informacionais, comprando livros um dia, cadeiras no outro, peridicos num terceiro e vrios tipos de artigos de papelaria antes que a semana acabe. (A especializao dos responsveis pela aquisio de materiais informacionais, tema sobre o qual voltaremos a falar, parece ser sempre desejvel...) Quando se trata de instituio onde as decises de seleo so tomadas diretamente pelo bibliotecrio-chefe, aconselhvel que a aquisio esteja ligada diretamente a ele, sem intermedirios. Em instituies menores, onde muitas atividades tiverem que ser realizadas por poucas pessoas, desejvel que as decises de seleo e aquisio sejam responsabilidade de um nico indivduo. Assim, a instituio ter maiores garantias de que o fluxo administrativo no se interromper em momentos menos apropriados. Quando, no entanto, por algum motivo, no for possvel assegurar a proximidade administrativa dessas duas reas, s er preciso adotar garantias para que no fiquem incomunicveis ou no entrem em atrito. Imagine -se, por exemplo, o que aconteceria em uma grande instituio de informao com vrios selecionadores e um nico profissional responsvel pela aquisio, se este profissional se desentendesse com um dos selecionadores e simplesmente se recusasse a dialogar com ele, inventando mil pretextos para no adquirir os materiais por ele selecionados ( sempre muito fcil arrumar razes para dizer no...). Eis por que os canais de comunicao entre essas duas reas, seleo e aquisio, devem funcionar sem interrupes. Os prejuzos, tanto a curto como a longo prazo, so difceis de calcular. Toda esta discusso enseja que se levante, em relao aquisio, uma pergunta si milar que se faz quanto seleo: afinal, quem deve ser responsvel pela aquisio dos materiais informacionais? o que tentaremos responder a seguir.

Responsabilidade pela aquisioDurante algum tempo, pensou -se que a aquisio de materiais informa cionais pudesse ser facilmente realizada por pessoas estranhas profisso de bibliotecrio. Afinal, costumava -se argumentar ento, comprar livros e peridicos o mesmo que comprar qualquer outra coisa; basta entrar em contato com o vendedor e efetuar a c ompra. No haveria dificuldade maior. Ainda mais, dizia-se, por ser uma atividade de caractersticas eminentemente administrativas, seria suficiente apenas que o executor dominasse os procedimentos para a aquisio de materiais em geral e os aplicasse aos materiais de informao. No entanto, a experincia tem mostrado que as coisas no so to simples assim. O mercado de edio e comrcio de livros e documentos impressos em geral, para no falar dos

materiais audiovisuais, tem caractersticas prprias que o diferenciam dos outros mercados. absolutamente uma falcia pensar, por exemplo, que adquirir livros a mesma coisa que adquirir cadeiras para a biblioteca. No . Tanto para adquirir cadeiras como livros h necessidade de um conhecimento especfico que antecede o processo de compra, visando identificao precisa do que se vai comprar. Para cadeiras, necessrio saber se devem ter rodas, qual a altura, com ou sem braos, quais os fornecedores, etc. Para o material bibliogrfico o mesmo acontece, exigi ndo-se tambm o conhecimento prvio e detalhado do que se quer comprar, a quais fornecedores se deve recorrer e como fazer para atingir esse objetivo da melhor forma possvel. Alm disso, os livros devero ter uma especificao muito mais detalhada, envolvendo tanto os dados que dizem respeito a seu aspecto fsico (tamanho, tipo de encadernao, edio especial ou no) como a seu contedo (assunto, autor, editor, etc.). Isto sem falar que, no caso de um livro, tem -se que obter o nome correto do autor, a edio desejada especfica, o ISBN, etc. Isso significa que necessrio destacar para o trabalho de aquisio de materiais informacionais pessoas especializadas nesse trabalho. Quer dizer, pessoas que receberam educao formal sobre o assunto (os bibliotecr ios) ou que tm suficiente experincia na rea, por terem atuado na aquisio durante grande parte de sua vida profissional (os tcnicos). Pessoalmente, pensamos que os bibliotecrios apresentam muitas vantagens sobre os tcnicos, principalmente devido s ua maior familiaridade com o mercado editorial, conhecimento detalhado do acervo e proximidade com o usurio, O importante pensar na especializao do responsvel pela aquisio de recursos informacionais. Esta, sim, deve ser privilegiada como condio p rimordial para a eficincia de todas as atividades. O contato permanente com o acervo, o conhecimento detalhado dos pontos fortes e fracos de cada um dos possveis fornecedores a que se pode recorrer em cada caso, o uso correto dos instrumentos auxiliares disponveis, o domnio da legislao pertinente rea so fatores de extrema importncia para a realizao de um bom trabalho de aquisio. E no se conquistam aleatoriamente, mas surgem a partir de um certo acmulo de experincias. Quantos profissionais j no utilizaram uni fornecedor que depois se mostrou pouco confivel em determinadas reas? Quantos j no cometeram erros na avaliao dos recursos que seriam necessrios para a realizao de determinadas compras porque deixaram de considerar detalhes da legislao? Quantos j no efetuaram pagamentos mediante uma simples garantia de entrega que depois se mostrou totalmente intil? Quantos no estabeleceram convnios para permuta de materiais de informao, enviaram suas publicaes e jamais receberam as que lhes haviam sido prometidas? Essas experincias, embora negativas, acabaram ensinando algo aos profissionais, lies que foram imediatamente aplicadas em casos similares e no ficaram perdidas no meio de dezenas de aquisies diferenciadas, como norma lmente acontece quando um departamento ou seo realiza aquisies da maior diversidade possvel. Ponto para a especializao. especializao poderamos tambm acrescentar a necessidade de sistematizao das atividades de aquisio, inclusive mediante o registro detalhado de cada um dos passos a serem seguidos nas diversas atividades envolvidas. E importante que se estipulem as diretrizes de atuao de maneira clara e objetiva. Isto pode ser feito com um instrumento administrativo denominado manual de aqu isio.

Manual de aquisioNomes no so importantes. O que chamamos manual poderia muito bem ser chamado diretrizes para aquisio, carta de aquisio, etc. O importante contar com algum tipo de documento que registre a forma como as atividades de aquisio de materiais de informao so realizadas no dia -a-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que devem tomar para garantir que seus esforos tenham resultado positivo. Esse instrumento administrativo ser de grande valia em todos os momentos, mas principalmente quando da integrao de novos elementos equipe do servio de aquisio, proporcionando subsdios para que possam ter uma idia clara sobre as atividades que devero desempenhar. Neste sentido, o manual de aquisio p ode tambm representar um valioso instrumento para orientao e integrao de novos profissionais equipe de trabalho. Em todas as organizaes geralmente existe uma certa rotatividade dos profissionais responsveis pelas diversas atividades necessrias a seu funcionamento. Isto tambm acontece na rea de aquisio de materiais de informao. natural que alguns profissionais se

aposentem, mudem de funo, sejam promovidos, deixem a atividade, enfim, busquem outros objetivos pessoais e profissionais. Por esse motivo, mais que lastimar sua perda, importante criar mecanismos que permitam ao servio de aquisio manter -se acima desses transtornos, sem ter de depender em demasia dos indivduos. A preservao da memria do servio de aquisio, digamos assi m, deve ser garantida de maneira rotineira, incorporando -se ao fluxo normal de trabalho todas as decises tomadas, ao mesmo tempo que se esclarecem as razes de sua ocorrncia. Para atingir este objetivo, elabora-se um documento que sintetiza os principais procedimentos envolvidos na realizao das atividades de aquisio. Este documento o manual de aquisio. Como j se mencionou, muitas vezes a deciso de seleo dos materiais ocorre desvinculada de sua real aquisio. Isso acontece principalmente em in stituies de grande porte, onde os responsveis pela deciso de seleo no so os mesmos que executam a aquisio. O selecionador muitas vezes no tem idia muito clara sobre as dificuldades que possam existir na aquisio de determinados materiais de in formao. Da mesma forma, um usurio pode indicar obras no encontradas no mercado local, o que implica um demorado e s vezes dispendioso processo de importao direta ou a compra por intermdio de uma livraria especializada. Para o usurio, essas queste s, ainda que representem complicaes para o servio de aquisio, no sero absolutamente relevantes, pois lhe interessa apenas ter o material sua disposio, seja qual for o preo a ser pago. J para os responsveis pela aquisio, essas questes so extremamente pertinentes, pois podem representar no s um comprometimento desproporcional dos recursos disponveis como tambm um processo de trabalho que exigir maior ateno e esforo dos profissionais. Assim, comum acontecer que muitos itens indicados pelos usurios, mesmo depois de aprovados pelo processo de seleo, deixam de ser efetivamente incorp&ados ao acervo devido real impossibilidade de sua aquisio (inexistncia no mercado quando da liberao dos recursos, material esgotado, preo superi or disponibilidade oramentria da biblioteca, etc.). E natural, nesses casos, que usurios que no conseguiram ver seus pedidos atendidos pelo servio de aquisio se mostrem ressentidos. Em face disso, um manual de aquisio poder significar um valios o instrumento para dirimir dvidas e esclarecer a todos os interessados sobre as decises tomadas, deixando evidentes os elementos que as influenciaram durante todo o processo de aquisio. O manual de aquisio, neste caso, desempenha um papel de relaes pblicas, tomando visvel para todos os interessados a forma como as atividades de aquisio esto sendo realizadas e contribuindo para que se crie um clima de entendimento e compreenso. Seria talvez demasiada pretenso propor um padro nico para o manu al de aquisio, como se tal documento pudesse ter uma sistemtica nica a ser adotada por todas as bibliotecas e servios de informao. E lgico que a forma como esse documento ser organizado depender da realidade de cada instituio. Onde um documento sucinto for suficiente, um mais detalhado ser desnecessrio. A objetividade o elemento principal para que se obtenha um produto til s necessidades da biblioteca. Neste sentido, pode -se dizer que o manual de aquisio atender s suas finalidades se c onseguir informar aos envolvidos nessas atividades sobre os seguintes pontos: Quem so os responsveis pela aquisio de materiais de informao em geral, inclusive quem responde pelo fluxo de pagamento e prestao de conta dos itens adquiridos por compra, pela deciso quanto incorporao de doaes ao acervo e pela definio das atividades de permuta e intercmbio; Quais os procedimentos para organizar as sugestes de aquisio, de maneira a garantir que as prioridades estabelecidas para seleo sejam, na medida do possvel, respeitadas pelos responsveis pela aquisio; Quais os principais fornecedores utilizados pela aquisio nas suas atividades rotineiras, categorizando-os, se for o caso, segundo tipos de materiais e/ou reas de conhecimento em que so mais fortes; Quais os instrumentos auxiliares utilizados para a obteno de informaes sobre os itens a serem adquiridos, tais como autoria, procedncia, preo, etc.; Como est organizada a atividade de compra de materiais de informao, detalhando os passos necessrios para a solicitao de materiais aos fornecedores (elaborao de listas de ttulos, pedidos de compra, etc.), bem como os diversos instrumentos de acompanhamento e controle do material adquirido;

Como as atividades de permuta e interc mbio esto organizadas, inclusive a sistemtica para a avaliao do custo -benefcio dessa forma de aquisio; Como se faz o pedido de obras por doao, inclusive modelos de cartas e ofcios e as principais instituies s quais a biblioteca normalmente s olicita a doao de materiais. Alm dos itens acima assinalados, devero tambm fazer parte do manual de aquisio todos os casos que a experincia dos responsveis pelas atividades de aquisio mostrou merecerem uma maior ateno, tais como materiais de instituies ou pases especficos, obras raras, materiais especiais, etc. Em geral, pode -se dizer que todas as excees s atividades normais de aquisio (as que se enquadram sem problemas no sistema de processamento definido para elas) obedecem a regra s prprias, que devem ser registradas para consulta no futuro, quando casos semelhantes voltarem a ocorrer. Neste sentido, o manual de aquisio adquire caractersticas de registro histrico das decises tomadas pelos responsveis por essas atividades. Por fim, importante salientar a proximidade ou similaridade do manual de aquisio com outro instrumento caracterstico doprocesso de desenvolvimento de colees: a poltica de seleo. Algumas bibliotecas preferem agrup -los em um nico documento, visando a maior racionalizao das atividades. Com relao a isso, cada profissional dever pesar os prs e os contras de um nico instrumento formal. A realidade de sua situao especfica ser o fator determinante de sua escolha. Qualquer que seja a opo adotad a, a prtica acabar mostrando se a escolha feita foi a melhor.

As opes para adquirir os materiais so basicamente trs: compra, permuta e doao. Na prtica, em uma situao normal, a opo que mais ocupa o tempo dos profiss ionais, exigindo ateno maior, a compra. Isto natural, pois as preocupaes com a correta realizao das compras no devem ser menosprezadas ou levianamente consideradas, sob pena de ter-se que enfrentar dificuldades futuras quanto observao de pra zos e prestao de contas. Convm no esquecer que os bibliotecrios, em um processo de aquisio por compra, so muitas vezes considerados legalmente responsveis pela utilizao dos recursos financeiros colocados sua disposio. Cometer erros na aplica o desse dinheiro pode ter conseqncias indesejveis tanto para a instituio como para o prprio bibliotecrio, que pode ser alvo de processo administrativo por malversao de verba. Em instituies vinculadas ao poder pblico, por exemplo, a m aplica o de dinheiro considerada motivo suficiente para a instalao de processos administrativos que podem culminar at mesmo na demisso do profissional, para no mencionar eventuais conseqncias penais. Por todas as razes enumeradas, uma boa parcela deste livro dedicada ao exame das questes referentes aquisio de materiais de informao mediante compra. Em certo sentido, isto bastante lgico, pois a sistemtica da realizao de compras realmente muito mais complexa do que a empregada para gerenci ar a obteno de materiais de informao por permuta ou doao. E preciso reconhecer que, na prtica, a permuta e a doao so tratadas com muito menos empenho, se comparadas com a profundidade de tratamento exigida pela aquisio por compra. Isto no acontece em virtude de no exigirem o mesmo nvel de esforo e comprometimento do profissional ou terem sua importncia minimizada. Menos ainda, por serem consideradas estranhas ao mbito de interesse da aquisio. E verdade que, no caso das doaes, muitos profissionais, talvez por no exercerem um controle direto sobre a espontaneidade do ato, acabam permitindo que boa parte dessas atividades ocorram de maneira no estruturada. Isto, claro, pode gerar um desvio indesejado em relao aos objetivos estabelecidos para o acervo, o que, por si s, j justifica o controle das doaes. O mesmo se aplica s atividades de permuta. Nos captulos seguintes sero examinadas as particularidades de cada uma das modalidades de aquisio. No caso da compra, para melhor ente ndimento, achamos interessante separar as atividades que precedem a realizao da compra das que envolvem a compra propriamente dita e a posterior prestao de contas.

Dentre as diversas modalidades de aquisio, o proce sso de compra sem dvida o mais elaborado e trabalhoso, pois, alm do gerenciamento dos recursos financeiros, envolve tambm toda uma srie de atividades relacionadas com a identificao precisa do item a ser adquirido e o acompanhamento do recebimento d o material. No admira, por isso, que a aquisio de materiais por compra, em todos seus aspectos, seja um dos assuntos mais debatidos na literatura especializada. Profissionais do mundo inteiro preocupam -se em encontrar formas mais eficientes para a realizao dessa atividade, reduzindo os custos, racionalizando os processos administrativos e diminuindo o tempo necessrio para a realizao das tarefas. Geralmente, a organizao de um processo de compra ser to mais complexa quanto maior for o volume da aq uisio, tanto em termos de quantidade de itens quanto do montante em dinheiro a ser despendido. Por esse motivo, necessrio observar sempre alguns cuidados iniciais, de modo a obter, a longo prazo, uma homogeneidade de procedimentos. Bibliotecas que hoje possuem um oramento pequeno para aquisio de materiais podem amanh receber dotaes inesperadas em grande volume e, caso no estejam devidamente preparadas para isso, encontraro dificuldades para correta aplicao desses recursos extraordinrios. Em tese, todas as compras devem ser realizadas a partir de um oramento previamente elaborado, que permita uma viso precisa do montante de recursos com que se pode de fato contar. Na prtica, no entanto, descobre -se que isso nem sempre ocorre. Por um lado, p orque o oramento previsto para a aquisio dos materiais nem sempre encontra correspondncia com os recursos efetivamente liberados, resultando, em geral, insuficiente para cobrir todas as necessidades definidas como prioritrias. Por outro lado, o orame nto poder sofrer cortes inesperados cabendo ao servio de aquisio adequar as prioridades aos recursos financeiros realmente alocados. A regra geral para orientar as atividades de aquisio consiste em vincular a compra de materiais de informao a uma p rvia definio de despesas. De acordo com essa orientao, ser preciso definir, em seguida previso oramentria, de que forma os recursos financeiros sero utilizados. A utilizao dos recursos financeiros estar baseada em uma lista de sugestes para aquisio, previamente elaborada. A elaborao dessa lista requer muita ateno, pois ser preciso verificar a exatido dos dados bibliogrficos e se os ttulos indicados j fazem parte do acervo da biblioteca. Por fim, selecionam -se os fornecedores que p articiparo do processo de compra. Somente aps a concluso dessas tarefas que tem incio a execuo da compra propriamente dita. Passemos, ento, a um exame mais minucioso de todas as atividades que precedem a compra.

Previso oramentriaQuando vamos comprar alguma coisa, a providncia inicial sempre verificar se temos recursos financeiros disponveis. Se isto vlido para a vida de cada indivduo, configura -se ainda como mais verdadeiro para as organizaes de qualquer natureza, que sempre devem obedecer a uma sistemtica de controle de despesas, que exige que os recursos financeiros sejam previstos e aplicados da melhor forma possvel, e que de sua aplicao se prestem as devidas contas. As bibliotecas e instituies de informao no esto exclu das dessa regra. Falando o bvio: a proviso de recursos financeiros no acontece por interveno divina, as verbas surgindo providencialmente no momento em que delas se necessita. Se a necessidade dos recursos no foi prevista, eles dificilmente iro apa recer. A elaborao do oramento no pode ser vista apenas como mais uma entre tantas atividades burocrticas que os profissionais tm que desempenhar. Agir assim seria desperdiar uma grande oportunidade. No caso especfico da aquisio de materiais de in formao, elaborar a previso oramentria significa planejar os investimentos que devero ser feitos para garantir a concretizao dos objetivos estipulados para o acervo. Afinal, lgico pensar que, se uma biblioteca apresentar um oramento bem fundamen tado, ter maior credibilidade e aumentaro suas possibilidades de negociao. Dispor de uma arma a mais. E isso no pouco.

Os oramentos variam de biblioteca para biblioteca conforme as caractersticas institucionais de cada uma, bem como diferem segun do a provenincia dos recursos e a finalidade que lhes destinada. Geralmente as bibliotecas recebem recursos provenientes do oramento da instituio a que servem os recursos oramentrios e podem tambm contar com recursos externos, recebidos de div ersas outras fontes de financiamento, denominados recursos extra -oramentrios. A soma dos recursos oramentrios e extra oramentrios constitui o oramento total. Os recursos oramentrios so vinculados estrutura organizacional da instituio, estando disponveis para serem aplicados durante o ano fiscal corrente (que nem sempre coincide com o ano civil). Caso esses recursos no sejam utilizados integralmente dentro do prazo estipulado, o saldo retorna instituio fornecedora. No Brasil, como em outr as partes do mundo, o fato de a biblioteca no utilizar integralmente todo o oramento previsto muitas vezes interpretado pela instituio mantenedora como uma comprovao de que os recursos no eram efetivamente necessrios, tendo havido uma estimativa acima do que seria preciso. Uma possvel concluso de que a biblioteca no necessitar de igual montante nos prximos anos e, assim, reduzir -lhe os recursos no futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretao deturpada dos fatos, pois a no-utilizao total da receita pode ser devida a uma melhor administrao financeira, sua racionalizao, tendo como conseqncia uma economia de recursos. Muitas vezes a liberao das verbas ocorre tardiamente em relao ao tempo necessrio para efetivao dos proce ssos de aquisio, resultando na impossibilidade da compra de todos os itens pretendidos. O custo disso, a mdio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, no apenas em relao ao numerrio inicialmente desperdiado, mas em relao a todos os outros custo s inerentes aquisio dos materiais. J os recursos externos ao oramento da instituio, embora faam parte do oramento total, no esto sujeitos regra de que sejam aplicados no ano fiscal corrente, mas podem sofrer outras restries, como, por exemp lo, estarem disponveis para dispndio de uma nica vez ou a curto prazo, ou terem de se restringir aos itens discriminados pela instituio financiadora. A identificao de fontes de financiamento adequadas s caractersticas do acervo deve ser o critrio principal na busca de recursos externos. Adquirir materiais informacionais no prioritrios, simplesmente porque surgiu uma oportunidade de financiamento externo, pode significar um desperdcio de esforos. Em muitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mo desses recursos ou direcion -los para outras prioridades da biblioteca. H vrias formas de captao de recursos externos: mediante convnios, projetos ou verbas suplementares, que podem ser buscados junto a entidades pblicas ou privadas. Essas instituies, no entanto, costumam apoiar somente planos bem -estruturados e esse mais um motivo para que as propostas oramentrias sejam organizadas de modo coerente. A previso oramentria depende de instrumentos desenvolvidos pela prpria biblioteca, por meio de uma avaliao constante de seu desempenho. Os registros histricos das despesas de anos anteriores, do que se comprou e do que se deixou de comprar, oferecem um excelente incio para os estudos de previso, na medida em que fornecem parmetros a se rem seguidos em despesas futuras. Em seguida, busca -se levantar o custo mdio dos materiais por categorias, observando: Diferenas de preos entre livros, peridicos e materiais especiais; Divergncias existentes entre os preos de produtos nacionais e es trangeiros (inclusive as despesas com frete, tarifas de armazenamento, etc.); Desigualdade de preos de materiais em reas especficas (obras da rea de humanidades, por exemplo, so mais baratas do que as de cincia e tecnologia, do mesmo modo que as pub licaes destinadas ao pblico infanto -juvenil so menos dispendiosas do que as destinadas ao pblico adulto). Muitas vezes, conveniente empregar tambm a combinao de diversas variveis, como, por exemplo, o nmero de alunos, professores, cursos e pe squisas, mdias de utilizao do acervo por categorias de usurios, por assunto, etc., que proporcionam elementos para realizar boas projees na elaborao da previso oramentria. A informao de que haver aumento do nmero de vagas de um curso de grad uao em futuro prximo, por exemplo, um elemento valioso para que se prevejam maiores investimentos nas aquisies destinadas rea desse curso. Da mesma forma, a previso de

que um novo conjunto habitacional ser construdo em um bairro servido pela b iblioteca pblica poder ser levada em conta quando da distribuio dos recursos para aquisio nessa biblioteca. Alm de auxiliarem no planejamento, tais informaes mostram aos responsveis pela distribuio dos recursos que as pretenses do servio de i nformao se justificam com argumentos que revelam a existncia de uma preocupao com o conjunto da comunidade a ser atendida, buscando estar em sintonia com o seu desenvolvimento. A avaliao dos resultados obtidos permite organizas futuras previses e, o que mais importante, sensibilizar os setores internos e externos da instituio para a captao de recursos. Outro ponto a ser destacado que o custo total dos materiais no se resume apenas ao preo de sua aquisio. Existe a tendncia de planejar os recursos destinados compra dos materiais de informao sem levar em conta as demais necessidades que envolvem o processo de aquisio. Afinal, esses materiais precisaro ser armazenados, processados e encadernados, o que exige pessoal habilitado, alm d e necessitar espao, mobilirio, equipamentos, e servios de manuteno apropriados. Portanto, sempre que possvel conveniente elaborar um planejamento que incorpore todos esses itens, sem os quais as finalidades da compra ficaro comprometidas. O planejamento da previso oramentria deve ser acompanhado de um cronograma de desembolso de recursos financeiros, baseado em definies claras das prioridades a serem atingidas. Nem sempre esse cronograma pode ser cumprido conforme as previses. Por isso, aconselhvel realizar um acompanhamento constante, efetuando reavaliaes freqentes, de modo a detectar as possibilidades de compra e o remanejamento de itens no atendidos, para aloc-los em outros projetos ou novas oportunidades. Como j foi mencionado, a situao mais freqente em relao disponibilidade financeira a de restrio de recursos para atender demanda por materiais informacionais. Mas, se houver poucos recursos, a necessidade de saber gerenci -los ter de ser redobrada. De acordo com os recursos financeiros disponveis, a biblioteca estabelecer o que deve ser comprado, como deve ser realizada a compra e quando dever ser efetuada. As bibliotecas devem reivindicar, se ainda no o fazem, o gerenciamento de seus prprios recursos financeiros. Em princpio, ningum melhor qualificado para fazer isso do que os responsveis pela biblioteca, pois esto mais prximos do problema a ser resolvido, ou seja, a satisfao das necessidades de informao dos usurios por meio da aquisio dos materiais mais adequados para esse fim.

Aplicao de recursosOramento aprovado, recursos liberados, critrios de definio de prioridades adotados, cabe decidir como sero aplicados os recursos recebidos. Liberados os recursos financeiros, as verbas so separadas ou alocadas por categorias, de acordo com os critrios de definio de prioridades adotados anteriormente pelos responsveis pela seleo, a fim de orientar as compras. Normalmente, a primeira providncia destinas a porcentagem relativa compra de livro s e peridicos, que so sempre em maior nmero. Os peridicos comumente tm a preferncia, devido necessidade de garantir a manuteno das assinaturas. Isso no implica que a maior parte da verba seja destinada compra de peridicos. Existem reas, como a de humanidades, em que os livros podem ser mais requisitados do que os peridicos. O mesmo geralmente acontece em bibliotecas pblicas. Mas essencial reservar de antemo o montante da verba que ser destinado aos peridicos, pois a continuidade da col eo de fundamental importncia.Uma outra medida necessria diz respeito definio da porcentagem dos recursos que sero destinados aquisio de material na praa e o que ser adquirido por importao direta. Existem vrias outras categorias que pode m ser empregadas pelas bibliotecas quando da alocao de recursos. Entre elas, destacam -se: Multimeios; Obras de referncia e coleo bsica; Duplicaes essenciais; Complementao de colees e reposio de obras perdidas ou danificadas; Obras raras, especiais, fora de comrcio ou de valor aquisitivo elevado; Obras necessrias para reas carentes ou emergentes;

Suporte graduao, ps -graduao, pesquisa e extenso; Divises administrativas (rea de produo, vendas, recursos humanos, tcnica, etc. ) Obras destinadas a pblicos especiais (infantil, adultos, idosos, deficientes), entre outras. Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos, sero adotados um ou mais critrios ou a combinao de vrios deles, sempre seguindo as orientaes da poltica de desenvolvimento de colees.

Modalidades de compraA aplicao dos recursos financeiros para execuo das compras, isto , como o dinheiro pode ser gasto, difere bastante nas organizaes particulares e nas da administrao pblica. Quando se trata de pequenas quantias ou quando o trabalho de aquisio ocorre em bibliotecas particulares, a verba pode ser aplicada de maneira menos complexa, realizando -se a compra e pagando-se o valor devido diretamente ao fornecedor. Naturalmente, essa faci lidade maior no dispensa os responsveis pela aquisio de realizarem pesquisas de preos e levantamento de fornecedores, buscando as melhores condies para compra. Em rgos da administrao pblica, a compra de quaisquer materiais deve obedecer a uma rgida legislao, que precisa ser devidamente entendida para sua adequada aplicao. A legislao brasileira, para fins de contabilidade pblica, classifica o material bibliogrfico na alnea de material permanente como outros bens e servios. Estar nessa alnea significa equiparar livros e outros suportes da informao em geral a todos os outros materiais permanentes do mobilirio ao equipamento tendo que realizar os mesmos procedimentos de compra que se efetuam para eles. Na administrao pblica, parte -se do princpio de que as compras devem ser precedidas de licitao, isto , de um processo seletivo prvio junto ao mercado, para verificar e obter as melhores condies de preo, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega e outras especificaes necessrias que atendam ao interesse pblico. Fora as excees previstas por lei, essa regra deve ser seguida em todas as aquisies. Esta deciso em si no um mal. Ao contrrio, busca introduzir o processo competitivo na aquisio de materiais para o s ervio pblico, evitando a formao de monoplios e a prtica de favorecimento ilcito. Ainda na administrao pblica existe o requisito de os recursos estarem previstos no oramento (disponibilidade oramentria), estarem liberados (disponibilidade finan ceira) e haver sido feito o empenho da despesa, ou seja, o comprometimento da importncia destinada a honrar determinada despesa. Nenhuma despesa na administrao pblica pode ser executada sem que antes haja sido realizado o empenho da quantia respectiva, pois somente assim se tem a garantia de que o pagamento ser efetuado. Para os objetivos deste livro, entendeu -se importante salientar as formas de aplicao de recursos mais empregadas na aquisio de materiais de informao na administrao pblica. A seguir, sero enfocadas as modalidades de aplicao de recursos acima mencionadas: Compras por licitao Atualmente (meados de 1996), a legislao que rege os procedimentos para licitao a Lei de Licitaes e Contratos n 8666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei n 8 883, de 8/6/1994). As modalidades de licitao previstas nessa lei so as seguintes: convite Tomada de preos concorrncia concurso Leilo. Dentre elas, o convite, a tomada de preos e a concorrncia so as que dizem respeito diretamente aquisio de material bibliogrfico e interessante que se conheam as definies de cada uma, conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n. 8 666: Convite a modalidade de licitao entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou no, escolhidos e convidados em nmero mnimo de 3 (trs) pela unidade administrativa, a qual afixar em local apropriado, cpia do

instrumento convocatrio e o estender aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedncia de at 24 (vinte e quatro) horas da apresentao das propostas. Tomada de preos a modalidade de licitao entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao. Concorrncia a modalidade de licitao entre quaisquer interessados que, na fase inicial da habilitao preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no edital para execuo de seu objeto. Essas trs modalidades de licitao so tambm determinadas em funo de limites de valores fixados pela administrao federal/estadual, isto , um teto especfico para cada modalidade, a partir dos quais obrigatrio o convite, a tomada de preos ou a concorrncia. Os limites so reajustados periodicamente e portanto devem ser revistos por ocasio de cada operao. Em bibliotecas da administrao pblica as modalidades de licitao mais freqentes so o convite, utilizado principalmente para as compras de pequena monta, e a tomada de preos, aplicada quando o montante dos recursos ultrapassa o valor mximo permitido na mo dalidade de convite. A concorrncia realizada esporadicamente, pois se destina a compras de grande vulto, como as efetuadas por sistemas de bibliotecas universitrias ou agncias financiadoras, quando fazem a aquisio simultnea para um grande nmero de bibliotecas, em compra unificada. As diferenas bsicas existentes entre as modalidades de convite, tomada de preos e concorrncia, como bem observou Mercadante, so o teto na aplicao de recursos; nmero de participantes (fornecedores); requisitos de habilitao; publicidade do edital. O edital o documento legal que rege a licitao, determinando o objeto da compra, os prazos de pagamento e recebimento do material, bem como as demais exigncias para a realizao da compra. H casos em que a legislao permite a realizao de compras sem que haja licitao. So os casos de dispensa de licitao e de inexigibilidade de licitao. Compras sem licitao A dispensa de licitao pode ocorrer em muitos casos, mas os que interessam mais de perto s bibliotecas e ser vios de informao so: compras com valor inferior ao teto estabelecido, isto , quando o valor no alcana o limite previsto na modalidade de convite; quando no tiverem acudido interessados a uma licitao anterior, mantendo -se ento as demais condies preestabelecidas no processo de licitatrio; e, quando da aquisio de bens produzidos por rgo ou entidade que integre a administrao pblica (neste ltimo item, podem ser consideradas as publicaes de universidades e rgos pblicos estaduais e fed erais). A inexigibilidade de licitao ocorrer quando houver inviabilidade de competio, ou seja, inexistirem condies suficientes para estabelecimento da livre concorrncia. Na compra de material informacional, isso ocorre quando da aquisio de mate riais que somente possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial que detenha exclusividade do produto ou material a ser adquirido. Esto includas neste caso as compras diretas de editores, publicadores ou distribuidores exclusivos. Compras por adiantamento As compras por adiantamento so destinadas s aquisies que, por sua natureza ou urgncia, no possam aguardar os procedimentos normais de licitao. O adiantamento prtica tambm conhecida como verba de pronto pagamento ou sup rimento de fundos um valor fornecido pela administrao, depositado em conta bancria em nome de servidor credenciado da biblioteca, que executar as compras e o pagamento diretamente ao fornecedor.

Esse recurso geralmente utilizado quando se tem urgn cia na aquisio de itens de pequeno valor, para a aquisio de material de rgos pblicos ou de material com exclusividade de distribuio. O adiantamento no dispensa a licitao, se o valor ultrapassar o teto estabelecido para a modalidade convite. O responsvel pela aquisio dever identificar quais so as modalidades de compra mais adequadas para o tipo de material de informao de cada aquisio especfica, visando a obter os menores custos financeiros e operacionais possveis, bem como garantindo a qualidade e presteza dos servios de aquisio.

Organizando as sugestes para aquisioO processo de aquisio baseia -se em sugestes ou pedidos provenientes de vrias fontes. Geralmente os pedidos so feitos pelos usurios ou encaminhados pelo prpri o pessoal da biblioteca responsvel pela seleo. Outras fontes importantes de sugestes de aquisies so os demais setores da biblioteca, como os de referncia, atendimento ao pblico, emprstimo entre bibliotecas, etc., que fornecem indicaes sobre mat eriais que so muito procurados pelos usurios, mas inexistem no acervo, bem como apontam falhas e indicam a necessidade de aquisio de mais de um exemplar de um mesmo ttulo. Essas sugestes so reunidas e organizadas, formando as listas ou bases de dado s de demanda pretendida, que iro constituir a base do processo de aquisio. A organizao das sugestes contribui para que somente seja adquirido material realmente indispensvel e dentro da disponibilidade de recursos financeiros. Segue -se uma rotina comum a qualquer tipo ou tamanho de biblioteca, que compreende trs fases principais: complementao dos dados bibliogrficos, recorrendo -se a fontes bibliogrficas apropriadas; verificao da existncia do item pedido na biblioteca ou se j foi encomendado , a fim de evitar duplicaes desnecessrias; seleo dos fornecedores que apresentem melhores condies de atender ao pedido. A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem compreendidas, ser enfocada com maiores detalhes. Complementao de dados bibliogrficos As solicitaes para aquisio encaminhadas pelos usurios chegam biblioteca de maneiras variadas e nem sempre de forma muito convencional. Geralmente as bibliotecas oferecem um formulrio prprio para pedido de aquisio, que contm todos os dados necessrios para identificao do item solicitado. Mas as sugestes podem tambm ser feitas pessoalmente, por meio de indicaes feitas em catlogos de editoras ou listas de qualquer natureza, ou mesmo, como comenta Evans, em simples anotaes feit as num guardanapo de papel. So muito comuns os pedidos em que, antes de se decifrar o autor ou o ttulo, preciso decifrar a letra do requisitante. O formulrio de pedido constitui o meio mais comum de apresentar sugestes para o desenvolvimento do acer vo. Normalmente esse formulrio varia de acordo com o tipo de biblioteca para a qual foi elaborado, mas, em geral, requer que seja preenchido com as seguintes informaes: identificao do item: autor, ttulo, edio, local, editora, ano de publicao, sr ie ou coleo, acrescentando, sempre que possvel, informao referente ao ISBN (International Standard Book Number ) ou ISSN (International Standard Serial Number ), que so nmeros exclusivos da publicao, evitando que ela seja confundida com outra; identificao do solicitante: nome e categoria do requisitante, departamento ou rea (nos casos de bibliotecas universitrias ou especializadas), etc; data do pedido. Alm dos dados acima citados, o formulrio de sugestes utilizado em bibliotecas universitrias costuma tambm incluir finalidade a que se destina o item sugerido, ou seja, se para atender s atividades de pesquisa, graduao, ps -graduao ou extenso, bem como a

indicao do grau de prioridade para aquisio, que constitui uma informao v aliosa para adequao das disponibilidades financeiras. Atualmente, em algumas bibliotecas, esse processo j realizado por meio de programa informatizado, sendo possvel encaminhar as sugestes de compra diretamente base de dados da biblioteca. Apesar de o formulrio solicitar ao requisitante que coloque todas as informaes necessrias para a correta identificao do item, poucas sero as vezes em que seu preenchimento se far de modo correto e completo. E nem sempre isso acontece por descuido do usurio. Mesmo informaes retiradas de catlogos de editoras, por exemplo, que teriam uma probabilidade maior de estarem corretas, muitas vezes no trazem o ISBN/TSSN (particularmente nos catlogos de editoras brasileiras) ou outras informaes consideradas essenciais. Outra dificuldade refere -se forma como o material referenciado, conhecida no meio bibliotecrio como entrada principal. Muitas vezes h confuso entre a entidade publicadora e o nome do autor e o da coleo ou srie, devido ao fato de um dele s ser mais conhecido, sendo necessrio um verdadeiro trabalho de investigao para se obter a entrada correta. Lembramos, por exemplo, o caso de uma coleo de 254 volumes que foi solicitada duas vezes, uma como Rerum Britannicarum Medii Aevi Scriptores e a outra como Rolls Series. Rerum Britannicarum Mcdii Aevi Scriptores. Por muito pouco no foi adquirida em duplicata... Freqentemente um item ora solicitado pelo nome do editor, como se este fosse o autor da obra, ora apenas pelo ttulo, constando como sem autoria, e ocasionando dois pedidos aparentemente diversos. Em caso de colees ou obras antigas, isso muito comum. O mesmo se d em relao aos ttulos de peridicos, quando precedidos das palavras Journal Review ou Revista, por exemplo, e que no s o consideradas pelo solicitante (ou, ao contrrio, o solicitante acrescenta o termo por sua conta, quando na realidade no existe). No caso de peridicos, tambm comum o usurio tomar a abreviatura de um ttulo como se fosse o ttulo real e completo. o caso, por exemplo, do Journal of the American Verterinary MedicalAssociation, muitas vezes mencionado como JAVMA. Merecem particular ateno as mudanas em ttulos de peridicos que sofreram interrupo, o que tambm ocorre com relativa freqncia. Um me smo ttulo pode ter verses em idiomas diferentes, o que gera confuso em uma lista em ordem alfabtica, como o caso do peridico Actualit Terminologique , que o mesmo que Terminology Update. Os casos apontados no ltimo pargrafo referem -se apenas a uma pequena parcela de situaes em que um pouco de desateno por parte do bibliotecrio pode resultar no dispndio de verbas muitas vezes bastante vultosas (algum a tem idia de quanto custa um obra especializada de 254 volumes?...). E pode implicar at mesmo a obrigatoriedade, perfeitamente dispensvel, de manter obras em duplicata no acervo, com todos os custos adicionais que isto representa. Considerando-se a escassez de recursos financeiros com que as bibliotecas e servios de informao em geral se defrontam, no estar atento s muitas armadilhas presentes na atividade de aquisio acaba representando um custo adicional indesejvel. Por isso, embora seja uma atividade montona e repetitiva, a verificao minuciosa de cada uma das sugestes recebidas no pode ser considerada de menor importncia. Para a complementao de dados incompletos, imprecisos ou faltantes, recorre -se pesquisa em catlogos de editoras, bibliografias, obras de referncia e demais instrumentos especializados. A Bibliografia Brasileira, publicada pela Biblioteca Nacional, as publicaes da Cmara Brasileira do Livro, o Catlogo Brasileiro de Publicaes , da Livraria Nobel, so alguns exemplos de obras teis para obter dados bibliogrficos. Quem tem acesso a bancos de dados cooperativos como o BIBLIODATA/CALCO, da Fundao Getlio Vargas, DEIJALUS, da Universidade de So Paulo, ou o CDROM UNIBIBLI, das universidades estaduais paulistas (USP, UNESP e UNICAMP) entre outros, tem maiores condies de sucesso. Quanto s publicaes estra ngeiras, so recomendados para a pesquisa sobre livros o Books in print, que traz a relao de livros editados em lngua inglesa disponveis no mercado, alm de obras similares de outros pases, como, por exemplo, Libros espaoles en venta (Espanha), Les livres disponibles (Frana), Gertnan books in print (Alemanha), e Catalogo dei libri in commercio (Itlia), para apenas citar alguns. Para peridicos, uma das obras mais utilizadas o Ulrichs International Periodicals Directory, que apresenta a maioria do s ttulos de publicaes seriadas editadas no mundo. Agncias internacionais especializadas no fornecimento de peridicos publicam catlogos que

tambm podem auxiliar na complementao dos dados bibliogrficos. A maioria destes instrumentos j se encontram disponveis no mercado em suporte eletrnico. Os sistemas de comunicao eletrnicos atualmente disponveis, como a Internet, permitem a consulta direta aos OPACs ( online public access catalogs ) de bibliotecas de todos os tipos, alm dos catlogos em linh a de livrarias, agncias e editoras, nacionais e estrangeiros, reduzindo, com muita vantagem, o tempo para obteno de informaes. A consulta, via Internet, a livrarias virtuais, como, no Brasil, a BookNet (http://www.booknet.com.br) pode resultar na obte no de dados essenciais de livros brasileiros correntes. No exterior, h livrarias que dispem de catlogos com centenas de milhares de ttulos de obras disponveis, como, por exemplo, a Booksite (http://www.booksite.com), Amazon (http://www.amazon.com) e a Intemet Bookshop (http://www.bookshop.co.uk). Verificao da existncia do item solicitado Aps a complementao dos dados das solicitaes, parte -se para a verificao da existncia ou no do item no acervo ou se est em processo de compra, isto , s e j foi encomendado ou faz parte de alguma outra lista de pedidos, a ser adquirida com recursos financeiros de outra origem. Inicialmente, faz-se a conferncia nos catlogos ou bases de dados da biblioteca, para confirmar se a obra j existe no acervo; ca so exista, determina-se se h necessidade de adquirir exemplares adicionais e qual a prioridade em relao s demais aquisies, em caso de limitao de recursos. E desejvel tambm verificar a existncia da obra em bibliotecas prximas, de fcil acesso, que possam funcionar como uma alternativa posse fsica do material. A pesquisa nos catlogos ou bases de dados requer cuidados redobrados. H a possibilidade de a obra existir em traduo e no ser necessrio possuir o original. Outras vezes, o original essencial, ou conveniente possuir a obra em vrias tradues. O mesmo acontece com edies diferentes de um mesmo ttulo realizadas por editoras diversas, pois podem conter comentrios, prefcios e introdues peculiares a cada uma delas, talvez de grande importncia para o usurio. As mesmas precaues com as entradas principais ou entradas por organizadores ou coordenadores (editors, em ingls) ou entidades corporativas devem tambm ser observadas nesta etapa do trabalho. Cuidados especiais devem ser t omados em relao a subttulos que podem confundir-se com os ttulos, e que dificultam as pesquisas (por exemplo: Portrait of a life: Oscar Wilde, solicitado como Oscar Wilde). Os nomes de autores individuais tambm podem dar origem a confuses e, por isso , exigem certa ateno. H o caso, por exemplo, dos nomes prprios espanhis que s vezes so indicados como se fossem nomes portugueses (por exemplo, Lorca e no Garca Lorca (forma correta); Gasset e no Ortega y Gasset (forma correta). Outro problema su rge com as grafias alternativas dos nomes de autores, dependendo da lngua do texto (Plato/Plato/Platon; Espinoza/Espinosa/Spinoza; Zeami/Se -Ami). Armadilhas semelhantes so criadas por nomes de instituies consideradas como autores coletivos. Como se disse, evitar duplicaes desnecessrias no implica somente os custos duplicados da compra da obra, mas tambm do processamento tcnico, do armazenamento e at do tempo e trabalho despendidos na realizao de um eventual descarte. Magrill & Corbin comentam que o custo da pesquisa de verificao de um item pedido equivale ao preo de uma duplicata. No entanto, apesar de trabalhosa, essa pesquisa de fundamental importncia para a eficincia da aquisio. Seleo dos fornecedores Um dos fatores que mais contribuem para a realizao de boas compras o contato com livrarias, editoras e agentes especializados. Trata -se de processo contnuo de acompanhamento que envolve, alm do manuseio de catlogos e publicaes especializadas, o conhecimen to pessoal das fontes de venda e seus representantes. Alm dos instrumentos de referncia tradicionalmente utilizados, como guias de editoras, listas especializadas e bibliografias, conveniente ter sempre mo um cadastro de livrarias, editoras e agncias com que se mantm contatos mais freqentes.

Esse cadastro dever ser atualizado constantemente, mantendo -se as informaes da forma mais completa possvel, com endereo, telefone, fax, endereo eletrnico e nome da pessoa que atua como contato com os cl ientes. Ser til no apenas para a fase inicial do processo de compras, quando da solicitao dos pedidos, mas tambm quando, aps a chegada do material, constatam -se, muitas vezes, irregularidades nos envios e h necessidade e se reportar aos fornecedore s. Os catlogos de editoras e livrarias so peas fundamentais para o trabalho de aquisio. Permitem a obteno de dados mais completos sobre autores e ttulos, bem como de outras informaes importantes, como o preo e o ISEN ou ISSN. O bibliotecrio dev e solicitar os catlogos referentes a sua rea de atuao e mant -los sempre disposio dos usurios, para que possam ficar a par do que est sendo publicado e, assim, fazer indicaes para melhoria do acervo. Decidir com quais fornecedores se vai trabal har depende muito da rea de especializao desejada. H fornecedores que trabalham melhor em reas especializadas, como as de cincias humanas, cincias exatas, cincias biolgicas, etc. Alguns tm maior experincia com o fornecimento de livros tcnicos, enquanto outros especializam -se em obras para pblicos especficos, como, por exemplo, o pblico infanto -juvenil. Existem fornecedores especializados em edies esgotadas ou em obras raras. Todas essas peculiaridades precisam ser dominadas pelos profissionais da aquisio. E tambm importante possuir um canal de comunicao com os colegas de profisso e mant-lo permanentemente aberto, de maneira a informar -se a respeito do servio que lhes foi prestado por determinados fornecedores. Alm disso, convm soli citar oramentos de fornecedores diferentes, comparando preos, prazos de entrega, descontos oferecidos, condies de possveis reclamaes, etc. tambm essencial certificar -se sempre da idoneidade das firmas com as quais se deseja trabalhar, avaliando c onstantemente os procedimentos dos vendedores com os quais se trabalhou em anos anteriores. Essas precaues devem ser tomadas no s para compras de poucos itens ou itens individuais, mas principalmente quando se tratar de uma grande quantidade de itens o u de reas bastante variadas. Nas compras realizadas por instituies governamentais, como j foi esclarecido anteriormente, a partir de um determinado teto, de valor no muito expressivo e alterado periodicamente, exigida a realizao de licitao, quan do vrias firmas participam de um mesmo processo de compra. Cabe ao bibliotecrio informar aos rgos responsveis pela licitao quais as empresas em condies de oferecer melhores servios e quais so as mais adequadas quela compra especfica, bem como alert-los sobre firmas pouco confiveis.

Quem so os fornecedores de materiais de informaoAt agora falamos de fornecedores ou vendedores, sem especificar quais os tipos de empresas que podemos encontrar atuando no mercado. Podem ser agrupadas em dif erentes categorias de fornecedores de materiais de informao: editoras, livrarias, agncias e distribuidoras Outra possibilidade oferecida pelos approval plans, que, embora no constituam uma categoria de fornecedores, sero tratados nesta mesma seo. Editoras So as instituies responsveis pela edio das publicaes. As vezes tambm realizam a venda de suas publicaes diretamente ao consumidor. As vantagens da aquisio diretamente na editora depender em muito da quantidade de itens que ela pode fornecer e quantos a biblioteca est interessada em adquirir. No que tange s edies feitas no mercado nacional, as vantagens parecem ser bastante evidentes, pois as editoras costumam oferecer descontos e muitas vezes so praticamente o nico fornecedor (principalmente de peridicos cientficos, que tm pouca distribuio fora de seu prprio meio). Quanto s publicaes estrangeiras, convm pesar com bastante cuidado as vantagens e desvantagens de realizar a compra diretamente na editora. Nas compras dire tas, portanto, sem intermedirios, o preo a ser pago sempre o preo de capa, a que torna os custos menos elevados. Convm, porm, atentar para os custos do frete. Pela mesma razo, ou seja, a

ausncia de intermedirios, os prazos de fornecimento de mate rial, bem como para as reclamaes e reposies so mais reduzidos. As desvantagens da compra direta esto principalmente relacionadas ao maior volume de correspondncia, pois h necessidade de se entrar em contato com cada um dos editores. Alm disso, dever existir um maior controle no gerenciamento dos pedidos: quanto maior o nmero de editores com os quais se deve contatar, maior a complexidade de atividades de controle. As taxas bancrias para remessa de numerrio para o exterior, considerando -se cada editora individualmente, constituem tambm um fator que afeta negativamente as compras diretas. importante salientar que algumas editoras no aceitam encomendas que lhes sejam feitas diretamente, preferindo vender seus produtos por meio de intermedirios . Por outro lado, em casos mais raros, existem tambm editoras que s realizam vendas por ordem direta, recusando-se a trabalhar por intermdio de distribuidoras ou agncias. Nesses casos, no resta ao responsvel pela aquisio seno seguir a poltica da editora, ainda que isso no seja vantajoso. Livrarias So empresas que vendem a varejo, diretamente ao consumidor, o produto das editoras. As livrarias de maior porte costumam ter em seu estoque uma grande variedade de ttulos em diferentes assuntos, o q ue facilita a compra quando se tem um pedido com inmeros ttulos tambm sobre vrios assuntos. Em geral, as livrarias mais populares, como as que pertencem a grandes redes, mantm em seu estoque as edies mais recentes, optando por trabalhar com os ltimos lanamentos e novidades que lhes garantam mais rpido retomo financeiro. Existem, no entanto, tipos distintos de livrarias, que procuram atender a uma clientela diferenciada, especializando-se por: assuntos: informtica, arte, medicina, etc.; edies de determinado pas: Frana, Gr -Bretanha, Portugal, etc.; materiais em determinado idioma: lngua francesa, inglesa, espanhola, etc.; edies fora de comrcio ou de segunda mo, tambm conhecidas como sebos; obras raras e especiais: manuscritos, mapas a ntigos, edies personalizadas, etc.. O conhecimento aprofundado das livrarias e o bom relacionamento com seus responsveis produzem resultados bastante satisfatrios, no s para a obteno de descontos mas tambm no auxlio deciso sobre a aquisio de novos ttulos ou para localizar ttulos que no mais estejam em catlogo. A grande vantagem da compra em livrarias a rapidez do processo. A proximidade fsica da livraria evita uma srie de procedimentos burocrticos, o pagamento feito contra entreg a e, se houver alguma reclamao posterior, por erro no pedido ou na entrega, toma -se mais fcil fazer uma troca ou algum acerto. A aquisio de obras estrangeiras no mercado interno, junto a livrarias especializadas, muitas vezes mais compensadora em te rmos de custo-benefcio do que a importao direta: quando a livraria j possui a obra em estoque, sua entrega imediata, enquanto que um item comprado no exterior pode levar at mais de trs meses para chegar biblioteca. Alm disso, elimina-se a necessidade de correspondncia entre comprador e vendedor. Nem sempre possvel tirar maior proveito das facilidades proporcionadas pela compra direta em livrarias. Muitas vezes, principalmente em bibliotecas vinculadas administrao pblica, h necessidade d e licitao. Servios de informao da iniciativa privada encontram menores dificuldades quanto a isso. Agncias e distribuidoras So empresas especializadas no fornecimento de materiais de informao produzidos por um nmero variado de editoras, funcion ando como intermedirios entre estas e os compradores. Existem empresas nacionais que prestam esse tipo de servio, principalmente na importao de material estrangeiro, bem como uma variedade de firmas internacionais, algumas com representao no Brasil. As agncias, diferentemente das editoras, que s vendem o material que publicam, e das livrarias, que em geral s mantm em estoque as publicaes mais recentes, esto aptas a conseguir uma grande quantidade de material proveniente das fontes mais diversas , independentemente da editora ou data de publicao, dentro das limitaes do mercado.

Como todos os demais fornecedores de material de informao, muitas agncias tambm atuam em reas especializadas. Existem as que s trabalham com peridicos, outras qu e s comercializam livros. Umas tm preferncia por pases ou continentes, outras especializam -se em fornecer materiais de editoras universitrias. Existem as que trabalham em reas especficas do conhecimento, como medicina, engenharia, etc. H tambm ag ncias especializadas em obras raras, antiguidades e reimpresses fac -similares de obras esgotadas, inclusive manuscritos e incunbulos. Quando se seleciona bem a agncia, aumentam as probabilidades de se adquirir uma boa proporo do material encomendado. E conveniente estar sempre alerta para o fato de que h agncias que cotam todos os ttulos e depois no fornecem uma grande parte deles, do que resultam crditos difceis de liquidar, quer devido falta do material, quer devido prestao de contas junto entidade pagadora. Nos casos de licitao, necessrio tomar cuidado com as cotaes muito inferiores as dos demais concorrentes, pois isto pode indicar uma subestimao do preo real do material. Ganha a licitao, a agncia dificilmente consegue fornecer os ttulos cotados. Na literatura referente a aquisio encontram -se vrios estudos, realizados principalmente nos Estados Unidos e Inglaterra, que confirmam ser mais econmico realizar grandes compras por meio de agentes. A experincia brasileira ap resenta tambm resultados favorveis aquisio por intermdio desses fornecedores. Uma das grandes vantagens da aquisio por intermdio de agentes diz respeito ao pagamento, que pode ser efetuado em uma nica moeda, normalmente o dlar norte americano, mesmo quando se trata de publicaes de diferentes pases. Isto significa uma grande economia de processos administrativos e tempo do pessoal responsvel pela aquisio, reduzindo o nmero de procedimentos necessrios para efetuar a transao bancria. As agncias cobram uma taxa ou comisso de servio sobre o valor da mercadoria, inclusive o frete. Esta taxa pode estar embutida no preo de cada item ou ser particularizada em seguida discriminao dos materiais cotados. Algumas agncias tambm oferecem se rvios que facilitam as atividades de aquisio. No caso de assinatura de peridicos, por exemplo, os fascculos podem ser despachados em lotes pela agncia para as bibliotecas. Antes de envi -los, a agncia confere todas as possveis falhas relativas a faltas ou atrasos, que so comunicadas diretamente editora. A biblioteca recebe os pacotes com seu contedo devidamente discriminado em relatrios de entrega. Isso facilita o servio de controle de recebimento por parte da biblioteca. As distribuidoras so empresas que dispem de estoque de material para pronta entrega e que podem realizar vendas por atacado. Muitas vezes detm a exclusividade de fornecimento de obras de determinadas editoras, constituindo a nica possibilidade para aquisio dos ttulos por elas publicados. Approval plans Alm dos fornecedores antes citados, que so os mais comumente utilizados para compra de material de informao no Brasil, existem outros sistemas de aquisio, principalmente nos Estados Unidos, que podem vir a ser moda lidades adotadas em nosso pas no futuro. Sistemas desenvolvidos com a principal finalidade de proporcionar uma maior agilidade aquisio, diminuindo o tempo entre o lanamento de um item e sua incorporao ao acervo da biblioteca ou servio de informa o, adotam vrias sistemticas e denominaes, de acordo com suas caractersticas e objetivos. O mais conhecido o approval plan. A definio dada por Joan Grant bastante elucidativa: Um approval plan um compromisso contratual entre uma biblioteca e um fornecedor, O fornecedor usa um perfil (uma descrio codificada que o fornecedor faz das necessidades da biblioteca) para determinar os interesses da biblioteca em matria de aquisio. Utilizando o perfil, o fornecedor compromete se a fazer remessas regulares (em geral semanais) de publicaes atuais sobre os assuntos ou das editoras indicados pela biblioteca. Os livros so enviados para aprovao; isto , a biblioteca examina os livros recebidos e se reserva o direito de devolver qualquer item que no desejar.

Essa modalidade de aquisio surgiu em incios dos anos 60 e vem sendo adotada com relativo sucesso por vrios fornecedores e bibliotecas norte -americanos e europeus. No Brasil, raros fornecedores usam um sistema que poderia ser considerado semelhante ao approval plan: o de livros em demonstrao ou livros para exame. Por este sistema, o livreiro encaminha biblioteca uma srie de livros para serem examinados pelos interessados (bibliotecrios e usurios), sem qualquer compromisso de compra por parte da instituio. Desta forma, verifica-se que, na realidade, os livros em demonstrao significam muito mais um servio de divulgao de algumas livrarias, enquanto que o approval plan um contrato firmado entre o fornecedor e a biblioteca, baseado em um perfil muito bem -estruturado. Seu ponto de partida a descrio dos interesses da biblioteca, que deve ser constantemente refinada e aperfeioada, de maneira a ser a mais precisa possvel em rela o realidade. Para um bom fluxo do approval plan, convm que o ndice de obras devolvidas no ultrapasse 10% do material recebido, sendo o ideal um ndice inferior a 5%, conforme Grant. Se a porcentagem de devoluo for superior a 10%, isto significa qu e o perfil em que o fornecedor se baseia para efetuar a seleo provavelmente no est bem definido e necessita ser reexaminado. Essa modalidade de aquisio geralmente utilizada para assuntos especficos abrangidos pelo acervo e o perfil inclui os temas que se desejam e os que no se desejam (por exemplo: o cliente quer livros sobre medicina mas no sobre medicina esportiva). Como j se disse, as razes para se optar por um approval plan esto principalmente relacionadas reduo do perodo de tempo ent re a publicao de um ttulo e sua aquisio por uma instituio de informao. Na modalidade tradicional de aquisio necessrio que algum ligado biblioteca, seja o usurio, seja o bibliotecrio, tome conhecimento da existncia do ttulo (por meio de um catlogo ou uma citao bibliogrfica, por indicao dos pares, etc.) e o indique para aquisio. Aps a seleo, inicia -se o processo de compra, o que amplia consideravelmente o tempo que um ttulo levar para estar disponvel para o usurio que se in teressou originalmente por ele. Entre esses dois extremos, muitas vezes passa -se um perodo demasiadamente longo, at mesmo de anos, em que o material provavelmente teria sido utilizado em toda a sua potencialidade. A prtica demonstra que o apogeu de util izao de grande parte das publicaes, principalmente peridicos, est por volta de trs anos aps seu aparecimento no mercado. Isto significa dizer que a quantidade de publicaes que perderam sua atualidade e interesse para os usurios, e que so incorp oradas ao acervo pela sistemtica tradicional de aquisio, provavelmente muito maior do que a desejvel. Os approval plans, na medida em que buscam abreviar o hiato entre publicao e disponibilidade para o usurio, trazem vida nova ao acervo. As experi ncias internacionais com essa sistemtica de aquisio tm sido bastante positivas, o que certamente, por si s, pode aconselhar sua adoo nas bibliotecas brasileiras, com as adaptaes e adequaes que se faam necessrias. Existem ainda algumas varia es dos approval plans. Para assegurar o envio de sries ou determinadas colees monogrficas utilizado o plano conhecido como standing order, pelo qual fica estabelecido que todas as seqncias de uma srie ou coleo sero enviadas biblioteca que ter de aceit-las. Para interromper o processo, h necessidade de se desfazer o contrato.

Nos casos em que a prpria biblioteca goza de autonomia ou tem delegao para a realizao das compras, ela, depois de haver defini do os fornecedores com que ir trabalhar, inicia o processo de compra dos materiais, que em geral passa pelas seguintes etapas: elaborao de listas para cotao e sua remessa aos fornecedores; recebimento das cotaes e deciso quanto aquisio; encaminhamento do pedido de compras unidade responsvel por esse servio; controle de registros; pagamento e recebimento do material.

Quando a biblioteca no tem autonomia nem delegao de responsabilidade, cabe -lhe apenas a tarefa de preparar as listas, ou seja, preencher o formulrio de pedido de compra. Os principais elementos envolvidos na preparao e execuo da compra sero vistos a seguir com maiores detalhes.

Pedidos de cotao e recebimento de faturas pro formaAs listas que sero encaminhadas aos fornecedores para que apresentem suas cotaes provm, basicamente, de duas fontes: as sugestes encaminhadas biblioteca pelos usurios, j devidamente selecionadas; e os itens identificados pelo pessoal da biblioteca como de interesse para o acervo . Em ambos os casos, de se presumir que os ttulos tenham sido alvo de cuidadosa avaliao, que resultou em uma deciso de seleo favorvel. Esse conjunto de ttulos constitui a relao das obras que a biblioteca realmente deseja ter em seu acervo. Quanto mais detalhadas forem essas listas maiores sero as chances de serem atendidas corretamente as necessidades da biblioteca. Para sua elaborao, alm de incluir na descrio de cada item o maior nmero possvel de informaes bibliogrficas, inclusive o ISBN ou o ISSN, deve-se informar tambm o endereo para envio do material e demais recomendaes que se fizerem necessrias, tais como verba alocada ou condies de pagamento pretendidas, se for o caso. Muitas bibliotecas j possuem programas informatiza dos que emitem as solicitaes. Geralmente costuma-se solicitar cotaes a mais de um fornecedor, a fim de realizar comparaes e identificar quem oferece os melhores preos, maior quantidade de ttulos e prazos de entrega menores. Neste sentido, bom ter em mente que nem sempre o melhor preo o do melhor fornecedor. Experincias anteriores ou informaes de colegas so importantes para avaliar o desempenho de fornecedores no que concerne tanto demora na entrega como, principalmente, ao no -fornecimento do material cotado, o que acarreta muitos contratempos, como o recebimento de cartas de crdito ou a devoluo do pagamento efetuado. Como foi dito antes, em compras efetuadas pela administrao pblica obrigatria a solicitao de cotaes a mais de u m fornecedor, conforme a modalidade de compra adotada. Os pedidos encaminhados aos fornecedores deles retornam na condio de propostas de fornecimento, tambm conhecidas como proforma invoices, faturas pro forma [lat., por formalidade] ou simplesmente pro forma, isto , cotaes, que no implicam compromisso de compra, dos itens que podem ser fornecidos. A proposta, alm dos dados de identificao comercial e fiscal do fornecedor, contm o preo unitrio de cada item, preo total, condies de pagamento, prazo de entrega, prazo de validade da proposta, modalidade de transporte (quando for o caso), prazo para apresentao de reclamaes, etc. As faturas pro forma procedentes do exterior acrescentam ao preo original do item despesas de embalagem e porte. Com o j foi mencionado, alguns fornecedores costumam indicar separadamente o valor de sua taxa de servio, enquanto outros a inserem no preo de cada item. importante atentar para esses detalhes quando se escolhe o fornecedor que oferece o melhor preo para cada um dos itens em cotao. Muitas vezes pode -se escolher um fornecedor sem notar que preciso acrescentar ao preo do item um valor ou porcentagem referente taxa de servio que discriminada apenas no final da fatura pro forma (isto facilmente calculado, dividindo-se o valor total da taxa pelo nmero de itens cotados ou verificando-se quanto, percentualmente, representa a diferena entre o total da fatura pro forma e o total das cotaes). De posse das faturas pro forma, o responsvel pela compra escolher, item por item, as cotaes mais convenientes para a biblioteca. Isto significa dizer que no preciso realizar toda a compra em um nico vendedor, sendo possvel comprar os diferentes itens objeto da aquisio em diferentes fornecedores. Em ger al, utiliza-se a prpria fatura pro forma original para isso, realizando-se os cortes e alteraes necessrios e procedendo -se compra. Muitas bibliotecas, no entanto, antes de autorizar a compra, costumam solicitar a emisso de uma fatura definitiva, de que constem apenas os itens que ir efetivamente adquirir. As faturas pro forma valem tambm para comprovao junto aos bancos, quando da aquisio de moeda estrangeira, nos casos de importao direta. Nesses casos, convm lembrar que, para cada remessa de valores para o exterior ou aquisio de cheque em moeda

estrangeira, os bancos cobram uma tarifa de servio, que pode ser relativamente alta. Esta opo somente compensa no caso de compras de maior porte.

Controle de registros por ocasio do recebimen to das faturas pro forma que os arquivos de sugestes para aquisio devem ser atualizados. Assinala -se se o item foi encomendado, qual o fornecedor, se est esgotado, mudanas de ttulo havidas (normalmente de peridicos), previso de data de publicao e demais informaes necessrias, para que no haja superposio de pedidos. Outro benefcio dessa atualizao informar aos usurios sobre a situao de seus pedidos. Esse controle minucioso feito continuamente, conforme o andamento das compras. Assim, aps o recebimento do material, os arquivos devem ser realimentados com as indicaes de preo e complementao das informaes catalogrficas. Nessas condies, os arquivos podero servir como elemento auxiliar para os prximos passos do servio de proces samento e contabilidade. O processo de compras gera sempre uma grande quantidade de documentos. Em geral, h troca de correspondncia para se entabularem as negociaes iniciais, que continuam durante o processo de pagamento e se prolongam aps o recebimen to do material, at os acertos finais, quando feito o controle dos itens efetivamente recebidos, para se verificar a existncia de falhas ou duplicatas, e providenciar a devoluo de material defeituoso. E muito importante observar os prazos estabelecido s pelos fornecedores para recebimento de eventuais reclamaes. Quando se trata de peridicos, por exemplo, algumas editoras somente aceitam reclamaes de ttulos pagos e no fornecidos at determinada data. Geralmente os prazos variam de trs a seis mese s aps a publicao do fascculo. Essa informao normalmente consta das faturas pro forma fornecidas pelas editoras, devendo sempre ser verificada e as providncias cabveis tomadas em tempo hbil. Outros documentos gerados no processo de compra so os re lativos aos crditos e dbitos que permanecem em pendncia at sua soluo definitiva. Esses casos so mais freqentes nas compras de peridicos realizadas por intermdio de agncias. As cotaes fornecidas pelas agncias antes da publicao do peridico s o estimativas, que podem variar para mais ou para menos por ocasio da edio. No entanto, h tambm outras situaes que originam crditos e dbitos, como, por exemplo, casos de no -fornecimento de todos os itens constantes de uma fatura pro forma, o que requer uma administrao acurada para a prestao de contas. Nos casos de material estrangeiro adquirido por importao direta ou comprados no Brasil, comum a existncia das chamadas cartas de crdito. As cartas de crdito so documentos comprobatrios de crdito existente devido ao no -fornecimento de um ou mais ttulos, que podero (ou no) ser fornecidos posterior - mente. Na impossibilidade de fornecimento do material solicitado, por se encontrar esgotado ou fora de catlogo, h, por parte do fornecedor, o compromisso de devoluo do dinheiro ou substituio por material de igual valor. A este respeito, importante salientar que na administrao pblica no so permitidos crditos e dbitos, pois so considerados contabilidade paralela. Nessas situa es exige-se a devoluo em dinheiro da quantia equivalente ao material no -fornecido. Um lembrete para a chamada nota de romaneio: quando feita a importao direta ou indireta, as faturas pro forma, as faturas definitivas ou notas fiscais so pagas e o m aterial enviado apenas posteriormente.