Uso Inteligente de Documentos em obras de Engenharia

Camila Denículi Vila Verde

Camila Denículi Vila Verde, M.Sc.Sócia fundadora e consultora da empresa Doc Expert

Bibliotecária mestre em ciência da informação pela UFMG, expert em automação de acervos, centros de informação e gestão de projetos. Atuou durante 10 anos na Equipe de fiscalização das

obras de modernização e ampliação da Refinaria Henrique Lage (Petrobras). Atualmente é diretora executiva da empresa Doc Expert, atuando na estruturação de processos para gestão de

documentos empresariais em grandes empresas como Klabin e Siemens. Atua também como colunista para o Information Management Institute e como palestrante em eventos da área, por

todo o Brasil. Coordena o comitê técnico para Organização e Gestão Eletrônica de Documentos da ABEINFO. Membro da Comissão ABNT/CE-014:000.004 – Informação e Documentação. Possui

vários artigos publicados no tema. https://www.linkedin.com/in/camilavilaverde/

DOCUMENTOS x OBRAS DE ENGENHARIA

ANTES

• Concepção

• Estudo de Viabilidade

•Definição

•Aquisição

• Contratação

• Planejamento

DURANTE

• Realização

•Acompanhamento

•Medição

• Registro

• Construção

• Internalização de Conhecimento

DEPOIS

•Operação

•Manutenção

•Ampliação e Reforma

•Memória

•Auditorias

FUNÇÃO DOS DOCUMENTOS EM OBRAS DE ENGENHARIA

OBRAS DE ENGENHARIA

1 –Necessidade/oportunidade de :

- Construir;- Ampliar/Expandir;- Reformar;- Modernizar.

2 – Contratação:

- Projeto Conceitual;- Projeto Básico;- Projeto Detalhado;- Contratos;- Minutas de autorização;

DOCUMENTOS

OBRAS DE ENGENHARIA

3 – Empresa contratada para projetar, comprar e construir elabora, gerencia e tramita, a todo momento, documentos e informações, gerados durante a obra.

OBRAS DE ENGENHARIA

4 - Ao final da obra há o repasse de posse do bem

construído

Repasse de posse

Transferência de:

UNIDADES CONSTRUÍDAS/AMPLIADAS

EQUIPAMENTOS PEÇAS SOBRESSALENTES MOBILIÁRIO

TUDO CERTO, NÉ?

O QUE ESTÁ FALTANDO?

Repasse de INFORMAÇÃO

CONHECIMENTO

DOCUMENTOS

QUAIS DOCUMENTOS?

• Gerenciais / Planejamento:

• Relatórios de Avanço Físico;• EAP – Estrutura Analítica de Projeto;• Atas de Reunião;• Listas de Documentos;• Planilhas de Controle;• Listas de Pendências;• ....

DOCUMENTOS EM OBRAS DE ENGENHARIA

• Legais:

• Alvarás;• Licenças;• Responsabilidades Técnicas;• ...

DOCUMENTOS EM OBRAS DE ENGENHARIA

• Contratuais:

• Contratos;• Aditivos;• Cartas;• Atas de Reunião;• Relatórios de Medição;• ...

DOCUMENTOS EM OBRAS DE ENGENHARIA

• Compras:

• Pedidos;• Notas Fiscais;• Cotações;• Catálogos;• ...

DOCUMENTOS EM OBRAS DE ENGENHARIA

DOCUMENTOS EM OBRAS DE ENGENHARIA

Antes e durante as Obras de Engenharia um enorme universo de documentos égerado.

• Técnicos:

• Projetos de Engenharia(Foco desta Apresentação)

• Normas• Certificados• Relatórios de Ensaio• Especificações• ...

HANDOVER EM OBRAS DE ENGENHARIA

Em Obras de Engenharia A TRANSFERÊNCIA FINAL deve ir muito além da entrega do Bem Construído e seus insumos, envolve a

posse, o repasse da responsabilidade. É preciso tomar posse dos Bens e de todas as informações necessárias para uso, gerenciamento

e tomada de decisões.

Os documentos são os principais guardiões destas informações.

DOCUMENTOS x OBRAS DE ENGENHARIA

• Importância Notável, presentes em todos os processos;

• Concepção, medição, acompanhamento e realização de projetos paraconstrução;

• Agilidade (ou morosidade) aos processos;

• Estabelecimento de especificações técnicas e requisitos;

• Rastreabilidade de responsabilidades técnicas;

• Internalização de Conhecimento;

• Registro de modificações de campo ...

PRINCIPAIS PROBLEMAS NA ENTREGA DE DOCUMENTOS

• Ausência de entrega: A equipe de obra é desmobilizada e não faz a entrega dosdocumentos. Ninguém sabe onde estão os documentos.

• Incompletude: Faltam documentos, conteúdos documentos é insuficiente para o uso ouliberação do funcionamento dos bens construídos.

• Incompatibilidade: Formatos, numerações, identificações, idioma, dados cadastrais,suporte e outras características não se enquadram nos processos de trabalho existentesno setor que irá receber o acervo.

• Imprecisão: Informações não confiáveis nos documentos, divergentes entre umdocumento e outro.

• Desatualização: Os documentos não estão atualizados na revisão “conforme construído”para retratar fielmente aquilo que foi feito em campo.

PRINCIPAIS PROBLEMAS NA ENTREGA DE DOCUMENTOS

Impossibilidade de absorçãoFalta de definição do recebedor dos documentos

Local físico e virtual de armazenamentoUso não eficiente

CENAS DA VIDA REAL

Onde estão os documentos?

Finalizamos a obra. Todos

foram desmobilizados.

Empreiteiro Contratante da Obra

CENAS DA VIDA REAL

Como vou encontrar o que preciso?

Finalizamos a obra. Aqui

estão os seus documentos.

Empreiteiro Contratante da Obra

CENAS DA VIDA REAL

Como vou encontrar o que preciso?

Finalizamos a obra. Aqui estão os seus documentos, todos digitalizados. São

1.987.654 arquivos.

Empreiteiro Contratante da Obra

Aprimorando a entrega de DocumentosANTES e DURANTE a Obra

(depois é tarde demais...)

Antes : Definições de Recebimento pelo Cliente

• Quem recebe? (Responsável por este assunto no Cliente)

• Quais Documentos ?

• Quais Revisões (Somente Final, Todas, 1 Anterior e Final)?

• Quando receber : Gradualmente, Somente ao Final.

• Onde receber?

• Como receber? Meio físico, digital, ambos.

• Qual sistema?

Antes : Definições de Acervo Físico

• Quantas Cópias?

• Formatos (A0/A4) para cada tipo de Documento?

• Encadernação?

• Organização?

• Ordenação?

Antes : Definições de Acervo Digital

• Extensões para cada tipo documental? (Ex. DWG para desenhos, docx paraTextos);

• Versão de cada software Nativo? (Ex. Excel 2007);

• Assinatura Digital;

• Software gerenciador dos arquivos eletrônicos:

• Mapeamento dos campos de cadastro (quais informações precisam sercatalogadas? Elas existem no sistema que fará este gerenciamentodurante a Obra?

• Cadastro em Lote de Documentos?

Antes : Definição de Padrões

• Nomenclatura de Documentos e Arquivos Eletrônicos;

• Identificação de Equipamentos;

• Formatos e Legendas;

• Layers de AutoCAD;

• Sequência de revisões (0, 1 , 2 , 3 / 0, A, B , C, D.. etc)

Formalizar requisitos e acordos feitos em um TERMO ou PROCEDIMENTO

Prever todos os requisitos levantados em

CONTRATO

Início : Contrato

• Regras de Medição para Documentos;

• Relatórios Requeridos;

• Regras para emissão e preenchimento de Lista de Documentos;

• Regras para emissão de Marcas de Campo e Revisões “Conforme Construído”;

• Modalidade e periodicidade de entrega dos Documentos para a Fiscalização:

• Via Sistema (!)• E-mail• Entrega Física

Início : Reunião de Abertura do Contrato

• Prever o tema documentação na reunião de abertura geral.

• Agendar reunião específica sobre o tópico documentação para :

• Apresentação dos pares que estarão responsáveis pela atividade dedocumentação (Fiscalização e Empreiteira Contratada);

• Reforço de todos os requisitos e padrões (aula);• Acertos sobre reuniões e relatórios de acompanhamento;• Treinamento sobre emissão e recebimento via Sistema que será utilizado;• Solicitar Lista de Documentos Previstos para o Projeto (Mínimo : Documento,

Título, Disciplina e Data de emissão Prevista).• Elaboração detalhada da Ata e assinatura por todos os presentes.

Durante: Acompanhamento e Fiscalização

• Formar equipe de fiscalização multidisciplinar;

• Acompanhar emissão e cumprimento deprazos, através da Lista de Documentos xRelatório de Cadastro do Sistema;

• Envolver especialistas de cada disciplina paraavaliar, via fluxo de trabalho em Sistema, aqualidade técnica dos documentos eatendimento ao Escopo;

• Verificar atendimento aos padrões e requisitosde contrato;

• Realizar reuniões periódicas com a EmpreiteiraContratada para acompanhamento dostrabalhos.

Ao Final : Atualização “Conforme Construído”

• Receber, via Sistema, marcas de campo digitalizadas (ou relatórios demodificações de campo), preferencialmente com assinatura de ciência de umfiscal de campo.

• Envolver especialistas em fluxo de trabalho, via sistema, para verificar e atestarque a revisão “Conforme Construído” do Documento, reflete a construçãorealizada em campo.

“Conforme Construído” – Gerenciamento de Riscos

• Dificuldades para dimensionar equipe para verificação, tendo em vista final dostrabalhos e desmobilização;

• Aproximação do prazo final para entrega da Obra – Urgências;

• Dificuldades da equipe de fiscalização de campo para acompanhar a execuçãodos trabalhos em tempo real e atestar que as Marcas de Campo são verídicas;

• Possibilidades :

• Emissão das Marcas de Campo Acompanhada de Fotos (Prever em contrato)• Verificar a revisão final AS BUILT com visitas em Campo para documentos

mais cruciais (Morosidade de verificar todos os documentos)

MARCA DE CAMPO CADASTRADA NO SISTEMA

REVISÃO AS BUILT REPROVADA PELO ESPECIALISTA

REVISÃO FINAL, QUE CORRIGE O PROBLEMA IDENTIFICADO

1

2

3

Atualização “Conforme Construído”

Fim: Handover dos Documentos

• Migração entre sistemas para o acervo Digital, com aproveitamento de dados decadastro;

• Entrega do Acervo Físico (Se Houver), através de Guia de Remessa, listando todosos documentos;

• Assinatura de termo de recebimento e aceite dos documentos pela Área Cliente.

OBRIGADA POR ASSISTIR