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Universidade Federal do ABC - UFABC

REITOR Helio Waldman VICE-REITOR Gustavo Martini Dalpian SECRETÁRIA-GERAL Soraya Aparecida Cordeiro DIVISÃO DE ARQUIVO E PROTOCOLO César Augusto Moreira Guarido

MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DA UFABC

1ª Edição | 2013

Divisão de Arquivo e Protocolo Santo André – SP

SUMÁRIO

1 Introdução................................................................................................................................... 05 2 Documentos padronizados......................................................................................................... 06 3 Características gerais dos documentos oficiais ....................................................................... 07 3.1. Legalidade................................................................................................................................ 07 3.2. Impessoalidade......................................................................................................................... 07 3.3. Publicidade............................................................................................................................... 07 3.4. Clareza...................................................................................................................................... 07 3.5. Concisão................................................................................................................................... 07 3.6. Formalidade.............................................................................................................................. 08 3.7. Objetividade............................................................................................................................. 08 3.8. Uniformidade........................................................................................................................... 08 4 Atos administrativos normativos.............................................................................................. 09 4.1. Estrutura do ato normativo....................................................................................................... 09 4.1.1. Parte preliminar..................................................................................................................... 10 4.1.2. Parte normativa..................................................................................................................... 13 4.1.3. Parte final.............................................................................................................................. 18 5 Normas gerais............................................................................................................................. 20 5.1 Pronomes de tratamento............................................................................................................ 20 5.2 Fecho das correspondências...................................................................................................... 24 5.3 Abreviaturas.............................................................................................................................. 24 6 Normatização e formatação dos documentos oficiais........................................................... 25 6.1 Apresentação dos documentos oficiais..................................................................................... 25 6.2 Cabeçalho dos documentos oficiais.......................................................................................... 26 6.3 Rodapé dos documentos oficiais............................................................................................... 28 7 Documentos oficiais.................................................................................................................... 30 7.1 Espécies documentais e competências...................................................................................... 30 7.2 Ata............................................................................................................................................. 31 7.3 Ato decisório............................................................................................................................. 34 7.4 Comunicação interna................................................................................................................. 36 7.5 Despacho................................................................................................................................... 40 7.6 Edital......................................................................................................................................... 42 7.7 Ofício......................................................................................................................................... 45 7.8 Portaria...................................................................................................................................... 49 7.9 Resolução.................................................................................................................................. 52 8 Ficha técnica............................................................................................................................... 54

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1. Introdução

A proposta deste manual é apresentar, de forma objetiva e clara, o padrão a ser aplicado nos

documentos oficiais emitidos na Fundação Universidade Federal do ABC (UFABC).

A padronização é uma técnica que objetiva reduzir a variabilidade dos processos de trabalho, sem

prejudicar sua flexibilidade. Padronizar significa atender às expectativas dos usuários sem, no

entanto, sujeitá-los a rotinas monótonas e normas rígidas.

Assim sendo, a padronização é um processo que envolve as pessoas responsáveis pela execução do

projeto e visa atender às expectativas dos usuários, aumentar sua produtividade, eliminar

desperdícios e melhorar sua satisfação.

Com a padronização da estrutura dos documentos oficiais, objetiva-se apresentar e fixar a

identidade visual da UFABC, tanto no âmbito interno, como – e principalmente – no externo, de

forma que todos que tiverem acesso a algum documento da Instituição possam identificar, de

imediato, tratar-se da Universidade Federal do ABC. Para tanto, a comunidade universitária deverá

seguir conceitos, competências, modelos, observações e notas aqui estabelecidos.

Vale lembrar que este manual poderá sofrer acréscimos e alterações, de acordo com eventuais

sugestões propostas pela comunidade da UFABC.

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2. Documentos padronizados

Este manual contempla a padronização dos documentos ditos atemporais, isto é, aqueles que

independem do tempo e não são afetados por mudanças nas gestões administrativas. Desse modo,

levam a aplicação do Brasão Nacional para sua identificação.

Exemplos: atas, comunicações internas, ofícios, portarias, resoluções, etc.

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3. Características gerais dos documentos oficiais

As características gerais e imprescindíveis dos documentos oficiais são as mesmas que afetam a

Administração Pública, conforme o caput do Artigo 37 da Constituição Federal de 1988: legalidade,

impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Além dessas, a Lei Complementar nº 95, de

26 de fevereiro de 1998, em seu Artigo 11, determina que as disposições normativas sejam

redigidas com clareza, precisão e ordem lógica. Diante disso, é importante que sejam observadas

algumas características quando da redação de atos oficiais, sejam normativos, sejam de expediente:

3.1. Legalidade

A Administração Pública somente poderá fazer o que estiver expressamente autorizado em lei e nas

demais espécies normativas, ou, quando for o caso, em ato de delegação de competência.

3.2. Impessoalidade

O agente público signatário representa a Administração Pública, devendo, pois, tratar do assunto de

forma impessoal. Essa recomendação não tem relação direta com a pessoa gramatical do verbo

relativo ao emissor, que tanto pode ser empregado na primeira pessoa do singular quanto na

primeira pessoa do plural.

3.3. Publicidade

A publicidade é um dos mais importantes princípios da Administração Pública. Significa tanto que

as matérias possam ser lidas, porque foram publicadas, quanto compreendidas, porque foram

escritas com clareza.

3.4. Clareza

A clareza é atingida pelo uso de expressões simples, diretas e de fácil entendimento para o público

em geral.

3.5. Concisão

É a qualidade de apresentar o texto com o mínimo de palavras, eliminando a adjetivação

desnecessária, períodos extensos e redundantes.

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3.6. Formalidade

A formalidade se expressa pela utilização do padrão da linguagem culta, que está acima das

diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares e das

particularidades linguísticas. Na comunicação oficial a polidez consiste no emprego de expressões

respeitosas e no tratamento apropriado dispensado àqueles com quem nos relacionamos no trato

administrativo. Uma comunicação polida, portanto, é isenta de preciosismos – amabilidades ilógicas

–, irreverência, banalidade, intimidade e expressões vulgares. A polidez abrange, ainda, a discrição,

qualidade indispensável a todos que lidam com assuntos oficiais, muitas vezes sigilosos e de

publicidade inconveniente.

3.7. Objetividade

A objetividade resulta em evidenciar a ideia central do documento. Convém, ainda, evitar a

abordagem de assuntos diversos em um mesmo documento.

3.8. Uniformidade

A uniformidade, refletida na padronização dos documentos, decorre da premissa de que o emissor

dos documentos é único, independente de quem seja o redator. A uniformização do layout e a

correta diagramação dos documentos oficiais, combinadas com a clareza do texto, são elementos

indispensáveis à adequada transmissão da mensagem.

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4. Atos administrativos normativos

Ato administrativo normativo é aquele manifestado unilateralmente pela Administração Pública,

com o intuito de disciplinar de forma geral e abstrata o funcionamento interno, a aplicação da

legislação federal e regulamentar as obrigações e direitos dos agentes públicos vinculados à

instituição.

Os atos administrativos possuem características próprias:

• Competência – para praticar um ato administrativo, o agente deve estar investido de

competência e ter capacidade para tanto. A competência é elemento vinculado do ato

administrativo. Assim, se for praticado por autoridade incompetente, o ato será nulo. A

competência pode ser delegada.

• Finalidade – todo ato administrativo deve ser voltado a um interesse público determinado

em lei. Deve-se sempre verificar se o ato está realmente voltado ao interesse público ou se,

por trás dele, há um negócio ilícito, pois pode haver favorecimento pessoal.

• Forma – é a maneira pela qual se exterioriza o ato.

• Motivo – circunstância de fato ou de direito que acarreta a formação do ato. Exemplo: a

falta de um material é motivação para abrir licitação.

• Conteúdo – todo ato administrativo é uma modalidade de ato jurídico, e o conteúdo do ato

visa ou adquirir ou outorgar direitos, estabelecer obrigações, extinguir direitos, reconhecer

ou extinguir obrigações etc.

• Causa – adequação entre a motivação e o conteúdo. Deve haver uma sequência lógica entre

a motivação, o conteúdo e a finalidade do ato. Se a consequência não atender à causa

principal do ato, ou se for utilizado um meio inadequado em face da motivação, não se

atinge a finalidade específica.

4.1. Estrutura do ato normativo

O ato administrativo normativo deve ser estruturado em três partes: preliminar, normativa e final.

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4.1.1. Parte preliminar

A parte preliminar compreende a epígrafe, a ementa, o preâmbulo, o enunciado do objeto e a

indicação do âmbito de aplicação das disposições normativas.

A epígrafe indica a espécie do ato, a identificação da unidade ou autoridade administrativa

emitente, o número e a data.

Espécie do Ato Unidade Administrativa Número Data

ATO DA REITORIA Nº 37, DE 05 DE FEVEREIRO DE 2013.

PORTARIA DO CECS Nº 4, DE 11 DE MARÇO DE 2013.

Formatação:

A epígrafe deve ser grafada em negrito, com letras maiúsculas, de forma centralizada, com vírgula

após o número e encerrada com um ponto final.

Numeração:

Os atos terão numeração sequencial específica em cada unidade, iniciando-se nova numeração a

cada ano civil. A numeração deve ser controlada por cada grande área da universidade.

A ementa explicita, de modo conciso e sob a forma de título, o objeto do ato normativo. Sintetiza o

conteúdo, a fim de permitir, de modo imediato, o conhecimento da matéria legislada. Deve manter

estreita correlação com a ideia central do texto, isto é, o conteúdo do documento, de forma a

facilitar a catalogação por assunto para efeito de pesquisas posteriores.

Exemplo:

Altera dispositivos da Resolução nº 37, de 05 de fevereiro de 2011, que dispõe sobre as ações de proteção ambiental, saúde e apoio às atividades produtivas para a comunidade indígena.

Formatação:

• A ementa deve ser grafada em itálico, com espaçamento simples e com recuo deslocado de

7,0cm da margem esquerda do papel.

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Recomendação para elaborar ementas:

- É inútil a expressão “...e dá outras providências”. Não a utilize;

- A ementa deverá ter uma frase iniciada por um verbo na terceira pessoa do singular ou

plural do presente do indicativo;

- Utilizar os verbos no presente do indicativo, flexionado no impessoal ou na terceira pessoa

do singular;

- Utilizar verbos como: autorizar, criar, regulamentar, aprovar, disciplinar e similares;

- Quando for alterar ou revogar algum ato normativo, a ementa do ato modificador deve

reproduzir (entre aspas) a ementa do ato alterado ou revogado;

- Não utilize siglas. Se forem necessárias devem estar acompanhadas do respectivo nome por

extenso.

O preâmbulo enuncia o fundamento legal, quando necessário, e a promulgação do ato pela

autoridade competente. O preâmbulo inicia-se com a denominação do órgão emitente (ou do cargo

da autoridade signatária) do ato administrativo normativo, seguida da fundamentação legal da

competência para a emissão do ato, e encerra-se com a apresentação da ordem de execução.

Artigo definido

A denominação do órgão emitente ou a da autoridade signatária

O fundamento legal da competência para a emissão do ato

Ordem de execução

O PRESIDENTE DO SENADO FEDERAL,

no uso da atribuição que lhe foi conferida pelo art. 14 das Disposições Finais da Resolução nº 9, de 1997, e tendo em vista o disposto no Anexo I da Resolução do Senado Federal nº 61, de 2010,

RESOLVE:

O DIRETOR-GERAL DO SENADO FEDERAL,

no uso das atribuições regulamentares, e de acordo com o Ato nº 2, de 2008, artigo 6º, da Comissão Diretora, e tendo em vista o que consta no processo nº 003712/10-9,

RESOLVE:

O DIRETOR-GERAL DO SENADO FEDERAL,

no exercício de suas atribuições regulamentares, tendo em vista o disposto na Lei nº 9.506, de 30 de outubro de 1997, regulamentada pela Resolução do Congresso Nacional nº 1, de 16 de dezembro de 1997, bem como na delegação de competência instituída pelo Ato da Comissão Diretora nº 1, de 1999, e, tendo em vista o que consta no Processo nº 031704/10-7,

RESOLVE:

A COMISSÃO DIRETORA DO SENADO FEDERAL,

no uso da competência que lhe foi conferida pelo inciso I do art. 98 do Regimento Interno do Senado Federal, combinado com o disposto no art. 3º do Regulamento Orgânico do Senado Federal,

RESOLVE:

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Formatação:

• A denominação do órgão emitente ou a da autoridade signatária do ato deverá ser completa

e sem abreviações, escrita em caixa alta e negrito, precedida do artigo definido a ela

adequado.

• O fundamento legal da competência para a emissão do ato deverá separar-se por vírgula da

denominação do autor.

• A ordem de execução deverá separar-se por vírgula do fundamento legal da competência

para a emissão do ato.

• A ordem de execução deve ser escrita em caixa alta e seguida de dois-pontos.

NOTA: Em certos atos oficiais aparecem os “considerandos”, que se destinam a justificar a decisão

tomada. No caso de ser apenas um, este deverá estar contido no primeiro parágrafo (v. exemplo 01).

Caso contrário deverá seguir como novos parágrafos (v. exemplo 02).

Exemplo 01:

O REITOR DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC , nomeado pelo Decreto da Presidência da República, de 26 de janeiro de 2010, publicada no Diário Oficial da União, Seção 02, página 01, de 27 de janeiro de 2010, no uso de suas atribuições legais e, considerando oportuna a efetiva implementação de Normas para padronização de documentos na Universidade Federal do ABC,

RESOLVE:

Exemplo 02:

O CONSELHO UNIVERSITÁRIO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC , no uso de suas atribuições e considerando:

� as deliberações ocorridas na continuação de sua III sessão ordinária de 2012, realizada no dia 5 de fevereiro de 2013;

� a Resolução ConsEPE nº 106, de 20 de maio de 2011, que regulamenta os procedimentos para concessão de auxílio financeiro para atividades didáticas extrassala aos professores das disciplinas de graduação; e

� as deliberações ocorridas na III reunião ordinária da Comissão de Natureza Orçamentária e Administrativa (CANOA), realizada no dia 12 de setembro de 2011,

RESOLVE:

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4.1.2. Parte normativa

A parte normativa compreende o texto das normas de conteúdo substantivo relacionadas com a

matéria regulada.

A parte normativa do texto divide-se em artigos. O artigo subdivide-se em parágrafos; estes e o

caput do artigo, em incisos; estes, em alíneas; estas, em itens.

Figura 01: Desdobramentos do artigo

Artigo

• É a unidade básica da lei. Toda lei tem, no mínimo, um artigo, e eles constituem a forma

mais prática de se localizar alguma informação dentro da lei, por maior que ela seja.

• O artigo deve abranger um único assunto e trará exclusivamente a norma geral, o princípio.

As medidas complementares e as exceções devem ser reservadas às subdivisões,

especialmente aos parágrafos.

• É indicado pela abreviatura "Art.”, seguida de numeração ordinal até o nono e cardinal,

acompanhada de ponto, a partir do décimo.

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• A abreviatura “art.” somente será utilizada quando empregada no meio da sentença.

• A abreviatura e a numeração do artigo não terão negrito ou outro tipo de realce.

• A numeração do artigo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traços ou

outros sinais.

• O texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto ou, nos casos em que se

desdobrar em incisos, com dois-pontos.

• O artigo deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.

Exemplos:

Art. 1º Não serão objeto de consolidação as medidas provisórias ainda não convertidas em lei.

Art. 9º Revoga-se o art. 15 do Ato da Comissão Diretora nº 139 de 2011.

Art. 10. Compete à Diretoria-Geral:

Parágrafo

• É um desdobramento da norma de um determinado artigo, podendo explicá-la,

complementá-la, indicar alguma exceção, etc.

• A regra fundamental nunca deve ser enunciada em parágrafo.

• A matéria tratada no parágrafo deve estar intimamente ligada à de que se ocupa o artigo.

• O parágrafo único de artigo é indicado pela expressão “Parágrafo único”, seguido de ponto e

separada do texto normativo por dois espaços em branco. Deve ser utilizada sem negrito ou

qualquer outro tipo de realce.

• Os parágrafos de artigo são indicados pelo símbolo “§”, seguido de numeração ordinal até o

nono e cardinal, acompanhado de ponto, a partir do décimo.

• A numeração do parágrafo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traços ou

outros sinais.

• O texto do parágrafo único e dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e termina com

ponto ou, nos casos em que se desdobrar em incisos, com dois-pontos.

• O parágrafo deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.

Exemplos:

§9º O projeto de ato normativo terá um único objeto.

§10. Os demais atos serão identificados pela data e pela ementa.

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Parágrafo único. A formulação de normas penais em branco deverá ser evitada

Inciso

• É um desdobramento do artigo ou do parágrafo, conforme o caso.

• É empregado como elemento discriminativo do artigo se o assunto nele tratado não puder

ser condensado no próprio artigo ou se não se mostrar adequado a constituir um parágrafo.

• Os incisos são indicados por algarismos romanos seguidos de hífen, o qual é separado do

algarismo e do texto por um espaço em branco.

• O texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e

termina, em geral, com ponto e vírgula. No caso do inciso se desdobrar em alíneas, o texto

deve terminar com dois pontos. Caso seja o último inciso, o texto deve terminar com ponto.

• O texto de um artigo ou de um parágrafo não poderá desdobrar-se em um único inciso.

• O inciso deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.

• Não utilizar as conjunções "e" ou "ou" no penúltimo inciso.

Exemplos:

Art. 197. Não corre a prescrição:

I - entre os cônjuges, na constância da sociedade conjugal;

II - entre ascendentes e descendentes, durante o poder familiar;

III - entre tutelados ou curatelados e seus tutores ou curadores, durante a tutela ou curatela.

Alínea

• Representa o desdobramento dos incisos ou dos parágrafos.

• A alínea é indicada por letra minúscula seguindo o alfabeto e acompanhada de parêntese,

separada do texto por um espaço em branco.

• O texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e

termina, em geral, com ponto e vírgula. No caso do inciso se desdobrar em itens, o texto

deve terminar com dois pontos. Caso seja a última alínea e anteceda artigo ou parágrafo, o

texto deve terminar com ponto.

• O texto de um inciso não poderá desdobrar-se em uma única alínea.

• A alínea deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.

• Não utilizar as conjunções "e" ou "ou" na penúltima alínea.

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Exemplo:

Art. 206. Prescreve:

§ 1° Em um ano:

I - a pretensão dos hospedeiros ou fornecedores de víveres destinados a consumo no próprio

estabelecimento, para o pagamento da hospedagem ou dos alimentos;

II - a pretensão do segurado contra o segurador, ou a deste contra aquele, contado o prazo:

a) para o segurado, no caso de seguro de responsabilidade civil, da data em que é citado para

responder à ação de indenização proposta pelo terceiro prejudicado, ou da data que a este indeniza,

com a anuência do segurador;

b) quanto aos demais seguros, da ciência do fato gerador da pretensão;

Item

• É o desdobramento da alínea.

• Os itens são indicados por algarismos arábicos, seguido de ponto e separados do texto por

um espaço em branco, e termina, em geral, com ponto e vírgula. Caso seja o último item e

anteceda artigo ou parágrafo, o texto deve terminar com ponto.

• O texto inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio. O texto de

uma alínea não poderá desdobrar-se em um único item.

• O item deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.

• Não utilizar as conjunções "e" ou "ou" no penúltimo item.

Exemplo:

I - crédito outorgado do ICMS equivalente à aplicação de até:

a) 5% (cinco por cento) sobre o valor da base de cálculo correspondente à:

1. operação ou prestação interna, sujeita à aplicação da alíquota de 17% (dezessete por cento);

2. operação interna com leite em estado natural, pasteurizado ou esterilizado (UHT), sujeita à

aplicação da alíquota de 12% (doze por cento);

3. operação interestadual com produto de fabricação própria relacionado em regulamento, em cuja

industrialização tenha sido utilizado leite como matéria-prima;

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Agrupamento

O agrupamento de artigos poderá constituir Subseções; o de Subseções, a Seção; o de Seções, o

Capítulo; o de Capítulos, o Título; o de Títulos, o Livro e o de Livros, a Parte. As partes podem ser

subdividas em Parte Geral e Parte Especial. Poderão ainda ser utilizados os agrupamentos:

Disposições Preliminares, Gerais, Finais ou Transitórias, conforme necessário.

Embora os critérios utilizados para o agrupamento de artigos sejam de escolha relativamente

discricionária de quem redige o ato, devem, contudo, guardar adequação com a matéria regulada.

As regras básicas para o agrupamento de artigos são:

• Deve-se guardar fidelidade básica com o sistema escolhido.

• Deve-se reunir em um mesmo contexto matérias que guardem afinidade objetiva entre si.

• Deve-se disciplinar os procedimentos de acordo com uma ordem cronológica.

Capítulo, título e livro

• Grafados em letras maiúsculas, identificados por algarismos romanos, acompanhados por

nome do assunto disciplinado na unidade.

• As numerações e denominações das unidades de agrupamento deverão estar centralizadas.

• O nome do assunto tratado em cada unidade de agrupamento deverá ser iniciado pela

preposição “De”, contraída com o artigo apropriado: “o”, “a”, “os”, “as”.

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• O nome do assunto disciplinado na unidade de agrupamento deverá estar na linha abaixo à

do nome do tipo da unidade.

• O “Livro” deve ser reservado para atos de extraordinária extensão.

Exemplo:

LIVRO I

DAS PESSOAS

TÍTULO I

DAS PESSOAS NATURAIS

CAPÍTULO I

DA PERSONALIDADE E DA CAPACIDADE

Subseção e seção

• Identificadas em algarismos romanos, grafadas com iniciais maiúsculas e postas em negrito

ou caracteres que as coloquem em realce.

• As numerações e denominações das unidades de agrupamento deverão estar centralizadas.

• O nome do assunto tratado em cada unidade de agrupamento deverá ser iniciado pela

preposição “De”, contraída com o artigo apropriado: “o”, “a”, “os”, “as”.

• O nome do assunto disciplinado na unidade de agrupamento deverá estar na linha abaixo à

do nome do tipo da unidade.

Exemplo:

CAPÍTULO III

DA AUSÊNCIA

Seção I

Da Curadoria dos Bens do Ausente

4.1.3. Parte final

A parte final compreende as disposições pertinentes às medidas necessárias à implementação das

normas de conteúdo substantivo, às disposições transitórias, se for o caso, a cláusula de vigência e a

cláusula de revogação, quando couber.

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O início da vigência do ato administrativo normativo é disposto no último artigo do texto

normativo. O Decreto-Lei nº 4.657, de 04 de setembro de 1942, a Lei de introdução às normas do

direito brasileiro, estabelece em seu art. 1º que, “salvo disposição contrária, a lei começa a vigorar

em todo o País quarenta e cinco dias depois de oficialmente publicada”. Mas, é recomendável

estabelecer o início da vigência.

Da mesma forma, é recomendável que a expressão "entra em vigor na data de sua publicação" seja

utilizada apenas nos atos normativos de menor repercussão; nos de maior, sugere-se que seja

estabelecido período de vacância razoável para que deles se tenha amplo conhecimento e que seja

utilizada a cláusula "Este(a) (nome do ato administrativo normativo) entra em vigor após decorridos

(a quantidade de dias) dias de sua publicação oficial.".

Exemplos:

Art. 47. Esta Lei entra em vigor após decorridos cento e oitenta dias de sua publicação oficial.

Art. 36. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 9º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, vigorando até 31 de dezembro de 1995.

Art. 5º Esta Lei entra em vigor após decorridos noventa dias de sua publicação oficial, exceto em

relação ao seu art. 4º, que entra em vigor na data da sua publicação.

A cláusula revogatória apresenta, no penúltimo artigo, explicitamente os atos ou as partes dos atos

que, em face do novo regulamento, ficam revogados. Caso não haja a revogação de nenhum

dispositivo normativo, o ato administrativo normativo não possuirá cláusula revogatória.

Exemplos:

Art. 9º Ficam revogados os Atos da Comissão Diretora nº 27 de 1994 e 28 de 1994.

Art. 3º Revogam-se os Atos da Comissão Diretora nº 15, de 1994, e 36, de 1992.

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5. Normas gerais

5.1. Pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento são palavras ou locuções que exercem função de pronomes pessoais no

tratamento indireto da pessoa a quem se dirige a palavra.

Embora se refiram a segunda pessoa gramatical – ou seja, a pessoa a quem se fala –, a concordância

verbal é levada à terceira pessoa (“Vossa Excelência encaminhou o documento”). Da mesma

maneira, seus pronomes possessivos também concordam com a terceira pessoa (“Vossa Senhoria

nomeará seu substituto”). Já a concordância de gênero gramatical dos adjetivos deve coincidir com

o sexo da pessoa a que se refere (“Vossa Excelência está ocupado”, “Vossa Excelência está

ocupada”).

Conforme o Manual de Redação da Presidência da República, foi abolido o emprego dos

tratamentos “Digníssimo” e “Ilustríssimo”. Ressalta-se que “Doutor” não é forma de tratamento e

somente deve ser empregado em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso

universitário de doutorado e que, por isso, tenham tal grau.

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Cargo ou Função Forma de Tratamento Vocativo Endereçamento

Presidente da República Presidente do Congresso Nacional Presidente do Supremo Tribunal Federal

Vossa Excelência

Excelentíssimo Senhor (seguido do cargo)

A Sua Excelência o Senhor

Autoridades do Poder Executivo


Advogado-Geral da União Chefe da Casa Civil da Presidência da República Chefe da Corregedoria-Geral da União Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas Chefe do Gabinete de Segurança Institucional Embaixador Governador e Vice-Governador de Estado e do Distrito Federal Ministro de Estado Oficial-General das Forças Armadas Prefeito Municipal Procurador-Geral da República Secretário da Presidência da República Secretário-Executivo e Secretário Nacional de Ministérios Secretário de Estado, de Governo dos Estados e do Distrito Federal Vice-Presidente da República

Vossa Excelência

Senhor (seguido do cargo)


Demais autoridades e particulares Vossa Senhoria


A Sua Senhoria o Senhor

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Autoridades do Poder Legislativo


Presidente de Câmara Municipal Presidente e Membros das Assembleias Legislativas Estaduais Presidente e Membros do Tribunal de Contas da União e dos Estados Presidente, Vice-Presidente e Membros da Câmara dos Deputados e do Senado Federal

Vossa Excelência



Autoridades do Poder Judiciário


Auditor de Justiça Militar, Curador, Defensor Público, Desembargador, Juiz, Presidente e Membro de Tribunal, Procurador, Promotor

Vossa Excelência Senhor (seguido do cargo) A Sua Excelência o Senhor

Autoridades Universitárias


Reitor Vossa Magnificência Magnífico Reitor A Sua Magnificência o Reitor

Vice-Reitor, Assessor, Decano, Pró-Reitor, Diretor e demais dirigentes Vossa Senhoria Senhor (seguido do cargo) A Sua Senhoria o Senhor

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Autoridades Eclesiásticas


Arcebispo e Bispo Vossa Excelência Reverendíssima Excelentíssimo Reverendíssimo A Sua Excelência Reverendíssima

Cardeal Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima

Eminentíssimo Reverendíssimo ou Eminentíssimo Senhor Cardeal

A Sua Eminência Reverendíssima

Cônego, Monsenhor e superiores religiosos

Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima

Reverendíssimo (seguido do cargo)

Ao Reverendíssimo (seguido de cargo)

Papa Vossa Santidade Santíssimo Padre A Sua Santidade o Papa

Clérigo, Sacerdote e demais religiosos Vossa Reverência Reverendo (seguido do cargo) Ao Reverendo (seguido do cargo)

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5.2. Fecho das correspondências

O fecho das comunicações oficiais tem, além da finalidade de arrematar o texto, a de saudar o

destinatário. O Manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente

dois fechos para todas as modalidades de comunicação oficial:

- Respeitosamente: quando a correspondência é dirigida ao Presidente da República e a

autoridades superiores ao nível hierárquico do remetente; e

- Atenciosamente: quando a correspondência é dirigida a autoridades de mesmo nível

hierárquico ou de hierarquia inferior.

Todos os demais fechos foram abolidos. As comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras

devem seguir o estabelecido no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores (MRE).

Dessa forma, não devem ser utilizados, como fechos de comunicação, termos como: cordialmente,

saudações, sinceramente, abraços.

5.3. Abreviaturas

Caso seja necessário, sugere-se o uso das seguintes abreviaturas.

Aos cuidados a/c

Artigo art.

Com cópia c/c

Em mão, em mãos e/m

Número, números n.

Página p.

Páginas pp.

Parágrafo (quando citar lei) §

Parágrafos §§

Sem número s/n

Quando as abreviaturas iniciarem uma frase, deve-se grafar a primeira letra em maiúsculo: A/c, C/c,

E/m, etc.

25

6. Normatização e formatação dos documentos oficias

6.1. Apresentação dos documentos oficiais

Com a finalidade de uniformizar os documentos oficiais produzidos no âmbito da UFABC, além

das orientações tratadas anteriormente, deverão ser seguidas as normas gerais abaixo relacionadas.

Papel: As folhas de papel de uso comum na Administração Pública têm o formato A-4

(210x297mm), gramatura 75g/m² e cor branca.

Impressão: A impressão dos textos deve ser feita na cor preta. A impressão colorida deve ser usada

apenas para gráficos e ilustrações.

Fonte: Deverá ser utilizada a fonte Times New Roman de corpo 12 (doze) no texto em geral e 11

(onze) nas citações.

Margens: Os documentos oficiais devem respeitar as seguintes margens:

- Superior: 5,0cm;

- Inferior: 2,0cm;

- Esquerda: 3,0cm;

- Direita: 1,5cm.

Espaço interlinear: Deverá ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos depois

de cada parágrafo.

Numeração das páginas: Somente serão numerados os documentos que possuírem duas ou mais

páginas. A numeração deverá aparecer a partir da segunda página no rodapé do documento e de

forma centralizada.

Destaque gráfico: Nos textos oficiais, os destaques devem ser usados com moderação. Não deve

haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo,

bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento.

Assinatura e Identificação do Signatário

do signatário, digitados apenas com as iniciais maiúsculas

linhas distintas com espaçamento simples entre as duas linhas, sem nenhum ponto adicional.

Apenas o nome do signatário deverá estar em negrito.

ser observada a hierarquia do maior para o menor.

Preservação do documento original:

texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Para

facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da se

documento + número do documento + palavras

armazenados na rede, em pastas criadas para cada espécie documental

Exemplos:

Z:\PROPLADI\OFICIOS\2012

Z:\CECS\PORTARIAS\2013

6.2. Cabeçalhos dos documentos

Todos os documentos oficiais produzidos pelos órgãos da Administração Pública devem trazer o

brasão de armas do Brasil

unidade que está emitindo o documento.

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

Fundação Universidade Federal do ABC[Reitoria, Pró[Setor emissor do documento][Endereço[Endereço [Endereço de correio eletrônico]

Esse procedimento permitirá a identificação de grupos e subgrupos, por ocasião do arquivamento

permanente dos documentos oficiais.

e Identificação do Signatário: A assinatura deverá ser feita acima do nome e do

penas com as iniciais maiúsculas. O nome e o cargo são grafado


Apenas o nome do signatário deverá estar em negrito. Quando houver mais de uma assinatura, deve

ser observada a hierarquia do maior para o menor.

Preservação do documento original: Todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de


facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da se

documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

em pastas criadas para cada espécie documental,

2012\Ofício 123/2012 - relatório produtividade

2013\Portaria 037/2013 – eleição conselho ano 2013.

ocumentos oficiais


brasão de armas do Brasil e a identificação da esfera administrativa, observando a hierarquia da

unidade que está emitindo o documento.

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Fundação Universidade Federal do ABC [Reitoria, Pró-Reitoria ou área equivalente] [Setor emissor do documento] [Endereço para correspondência] [Endereço - continuação / Telefone] [Endereço de correio eletrônico]


permanente dos documentos oficiais.

26

feita acima do nome e do cargo

. O nome e o cargo são grafados em


Quando houver mais de uma assinatura, deve

odos os documentos elaborados devem ter o arquivo de


facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do

chaves do conteúdo. Os arquivos devem ser

relatório produtividade ano 2011.

eleição conselho ano 2013.


identificação da esfera administrativa, observando a hierarquia da


Normas de utilização

As seguintes margens devem ser respeitadas no interior do cabeçalho:

- Superior: 1,0cm;

- Esquerda: 3,0cm;

- Início do texto: 6,5cm (3,5cm após a margem esquerda).

O brasão deve possuir tamanho padrão de

esquerda. Os elementos textuais

dispostos na seguinte ordem e com as seguintes especificações:

a) Nome do MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO, fonte

caixa alta.

b) Nome da Fundação Universidade Federal do ABC, fonte

negrito.

c) Nome da Reitoria, Pró

negrito.

d) Nome da unidade emissor

corpo 11.

e) Endereço do órgão, fonte

f) Continuação do endereço e telefone para contato (com código da região), fonte

Roman, corpo 9.

g) Endereço de correio eletrônico

Exemplo:

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

Fundação Universidade Federal do ABCSecretaria GeralDivisão de Arquivo e ProtocoloRua Catequese, 242 · Bairro Jardim · Santo André CEP [email protected]

A(s) página(s) subsequente(s) de um documento oficial

se utilizar margem superior de 3,5cm;

seguintes margens devem ser respeitadas no interior do cabeçalho:

: 6,5cm (3,5cm após a margem esquerda).

possuir tamanho padrão de 2,7cm (altura) x 2,52cm (largura)

esquerda. Os elementos textuais ficarão no lado direito do brasão, terão entrelinha simples e

dispostos na seguinte ordem e com as seguintes especificações:

Nome do MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO, fonte Times New Roman

Nome da Fundação Universidade Federal do ABC, fonte Times New Roman

Nome da Reitoria, Pró-Reitoria ou área equivalente, fonte Times New Roman

emissora do documento (quando necessário), fonte

Endereço do órgão, fonte Times New Roman, corpo 9.

Continuação do endereço e telefone para contato (com código da região), fonte

Endereço de correio eletrônico, fonte Times New Roman, corpo 9

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Fundação Universidade Federal do ABC Secretaria Geral Divisão de Arquivo e Protocolo Rua Catequese, 242 · Bairro Jardim · Santo André - SP CEP 09090-400 · Fone: (11) 4437.8420 [email protected]

A(s) página(s) subsequente(s) de um documento oficial não recebe(m) cabeçalho. Para tanto, deve

se utilizar margem superior de 3,5cm;

27

cm (largura) e estar alinhado à

ficarão no lado direito do brasão, terão entrelinha simples e serão

Times New Roman, corpo 12, negrito e

Times New Roman, corpo 11,

Times New Roman, corpo 11,

), fonte Times New Romam,

Continuação do endereço e telefone para contato (com código da região), fonte Times New

9.

recebe(m) cabeçalho. Para tanto, deve-

28

6.3. Rodapé dos documentos oficiais

A logo da UFABC será utilizada no rodapé dos documentos oficiais conforme o modelo a seguir:

A logo deve possuir tamanho padrão de 1,65cm (altura) x 10cm (largura) e estar centralizada.

Quando houver necessidade de numerar as páginas do documento, esta deverá ficar acima da logo,

também de forma centralizada e com entrelinha simples, conforme mostra o exemplo abaixo:

2

DICA 01: Como configurar um documento oficial contendo duas ou mais páginas utilizando o

editor de textos Microsoft Word.

Margens:

1. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Margens e em

seguida em Margens Personalizadas;

2. Configure as margens do documento de acordo com os valores mencionados neste manual;

3. Clique em OK ;

Cabeçalho:

4. Para adicionar um cabeçalho, dê um duplo clique na parte superior da página;

5. Insira o cabeçalho padrão respeitando as regras mencionadas neste manual;

6. Coloque o cursor no final do texto da primeira página;

7. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Quebras;

8. Em Quebras de Seção selecione Próxima Página;

9. Na página seguinte, dê um duplo clique no cabeçalho para abri-lo;

10. Na guia Design, no grupo Navegação, clique em Vincular ao Anterior para que o

cabeçalho seja desvinculado ao da primeira página;

11. Apague o cabeçalho;

29

Alterar a margem superior:

12. Certifique-se de que o cursor esteja posicionado na segunda página do documento;

13. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Margens e em

seguida em Margens Personalizadas;

14. Altere o valor da margem superior e clique em OK;

Adicionar numeração de páginas no rodapé do documento:

15. Para abrir o rodapé, dê um duplo clique na parte inferior da segunda página;

16. Na guia Design, no grupo Navegação, clique em Vincular ao Anterior para que o rodapé

seja desvinculado ao da primeira página;

17. Na guia Design, no grupo Cabeçalho e Rodapé, clique em Número de Página e em

seguida em Fim da Página;

18. Selecione Número sem formatação 2.

30

7. Documentos oficiais

7.1. Espécies documentais e competências

Espécie Documental Conceito Competência

Ata Relato circunstanciado das ocorrências, resoluções e decisões de reuniões, assembleias, eleições ou sessões de colegiados.

Presidente do Conselho ou Colegiado, ou aquele designado para tanto. É assinada pelo Presidente e por quem a redigiu, sendo recomendável que também os membros presentes à reunião a assinem.

Ato Decisório

Manifestação de vontade da administração pública que tem por finalidade adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigações aos administrados ou a si própria.

Presidente do Conselho ou Colegiado, ou aquele designado para tanto.

Comunicação Interna Forma de correspondência direta entre unidades de um mesmo órgão, usada para assuntos rotineiros.

Reitor, Vice-Reitor, Dirigente de Unidades Acadêmica e Administrativa, Diretores de Centro, Assessoria e Secretaria, Chefe de Divisão e de Serviço ou servidores autorizados – por competência do cargo ou de ordem.

Despacho

Registro de decisão proferida, em autos ou em papéis administrativos, por autoridade sobre assunto de sua competência, em caso de matéria submetida à sua apreciação. Traduzem resoluções, quando decisórios e representam opiniões, quando interlocutórios.


Edital

Ato pelo qual se faz publicar pela imprensa, ou nos lugares públicos, certa notícia, fato ou ordem, que deva ser divulgada ou difundida, para conhecimento das próprias pessoas nele mencionadas, bem como às demais interessadas no assunto.


Ofício Forma de comunicação escrita entre subalternos e autoridades e entre os órgãos públicos e os particulares, em caráter oficial.

Reitor, Vice-Reitor, Dirigente de Unidades Acadêmica e Administrativa, Diretores de Centro, Assessoria e Secretaria, Chefe de Divisão.

Portaria

Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo, impõem normas, definem situações funcionais, aplicam penas disciplinares e atos semelhantes.

Reitor, Vice-Reitor, Pró-Reitores e Diretores de Centro.

Resolução Ato emanado de órgão colegiado para estabelecer normas ou para fazer cumprir suas deliberações.

Presidente do Conselho ou Colegiado, ou aquele designado para tanto.

31

7.2. Ata

Conceito

É o documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências e decisões das

assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações e

outros órgãos ou entidades colegiadas.

A ata é um documento de valor jurídico, por isso requer cuidados especiais na sua redação. Deve

ser lavrada de tal forma que nada lhe possa ser acrescentado ou modificado: o texto deve ser

digitado com entrelinhas simples, sem parágrafos nem espaços vazios; os números devem ser

escritos por extenso ou traduzidos em palavras entre parênteses; palavras não devem ser abreviadas.

O tempo verbal utilizado é o pretérito perfeito do indicativo.

Assinam a ata todas as pessoas presentes à reunião ou, quando deliberado, apenas o presidente e o

secretário. A ata é redigida por um secretário efetivo do órgão ou, na falta desse, por um secretário

ad hoc, isto é, designado para secretariar aquela reunião. Como a ata é um registro fiel dos fatos

ocorridos em determinada reunião, sua linguagem deve ser simples, clara, precisa e concisa, não se

prestando, por isso mesmo, à demonstração ou extravasando de prováveis dotes literários do

redator.

Forma e estrutura

- Cabeçalho padrão

- Título: Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que a expede, alinhados à

esquerda e em negrito;

Exemplo: Ata nº 021/2013/REIT

- Texto: Identificação da ata e finalidade da reunião (ordem do dia), horário, data, local (todos

por extenso) em que teve início, nome do presidente, dos membros presentes e dos

convidados, dos membros com ausência justificada, assuntos discutidos, votações, decisões

e respectivas deliberações;

- Fecho: Deve ser constituído de expressão formal de encerramento, horário do encerramento

e em sequência ao texto, localidade e data por extenso (v. 3.2. Fecho das

Correspondências);

- Assinatura e identificação de quem a redigiu;

32

- Assinatura e identificação do presidente e dos demais membros presentes (em ordem

alfabética), caso seja essa a opção do todo.

Observações

As linhas devem ser numeradas sequencialmente, a partir do início do texto corrido, para facilitar a

recuperação da informação desejada.

DICA 02: Como adicionar números de linha utilizando o editor de textos Microsoft Word.

1. Coloque o cursor na linha em que deseja iniciar a numeração;

2. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Números de Linha;

3. Para criar uma numeração consecutiva, clique em Opções de Numeração de Linhas;

4. Em Início da Sessão selecione Contínua;

5. Em Aplicar a selecione Deste ponto em diante e clique em OK;

6. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Números de Linha e

selecione Contínuo.

34

7.3. Ato decisório

Conceito

Pronunciamento final de autoridade administrativa competente. É competência dos Conselhos

Superiores.

Forma e estrutura


- Epígrafe: ATO DECISÓRIO (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido da identificação

da unidade ou autoridade administrativa emitente, numeração (sequencial, crescente e anual)

e data, por extenso. O título deve estar centralizado.

Exemplo: ATO DECISÓRIO DA REITORIA Nº 60, DE 02 DE NOVEMBRO DE 2011;

- Preâmbulo: denominação completa da autoridade executiva que expede o ato, em letras

maiúsculas, fundamentação legal do ato e, quando necessário, os “considenandos”;

- DECIDE (caixa alta, por extenso), seguida de dois pontos;

- Texto;

- Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),

indicando-se cargo e/ou função.

Exemplo:

José Augusto da Silva Presidente

36

7.4. Comunicação interna

Conceito

A Comunicação interna ou memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades

administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em

níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregada para a exposição de projetos, ideias,

diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. A tramitação da

comunicação interna em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de

procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os

despachos devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de

continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando

maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria

tratada na comunicação interna.

Forma e estrutura


- Título: Comunicação Interna (por extenso, em negrito), seguido de numeração (sequencial,

crescente e anual) onde os espaços são preenchidos com zero até o limite de três casas (por

exemplo: 001/2013, 026/2013 e 378/2013), precedida por barra e sigla do órgão emitente e

respectivas vinculações hierárquicas. O título deve estar alinhado à esquerda.

Exemplos: Comunicação Interna nº 123/2013/SG; Comunicação Interna nº

007/2013/PROAD/CGRH;

- Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita;

- Destinatário: o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação;

- Assunto: resumo do teor do documento (em negrito);

- Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados na margem esquerda do texto;

- Fecho: (v. 3.2. Fecho das Correspondências);



Exemplo: José Augusto da Silva

Chefe da Divisão de Arquivo e Protocolo

37

Observações

O texto deve conter a seguinte estrutura:

• Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto

que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “ Tenho o prazer

de”, “ Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;

• Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre

o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à

exposição;

• Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada

sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados

em itens ou títulos e subtítulos.

Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:

• Introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a

remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da

comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento

encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual

está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: “Em resposta à Comunicação Interna

nº 12, de 1º de fevereiro de 2012, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de

2012, da Secretaria Executiva do Ministério da Educação, que trata da requisição do

servidor Fulano de Tal.” ou “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia da

Comunicação Interna nº 12, de 1º de fevereiro de 2012, do Prefeito Universitário, a respeito

do projeto de modernização das áreas comuns da UFABC.”

• Desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do

documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso

contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero

encaminhamento.

38

A numeração da comunicação interna deverá ser controlada por cada grande área, não sendo

permitida a utilização da mesma numeração para as suas divisões e/ou setores.

Exemplo:

PERMITIDO

Comunicação Interna nº 032/2013/SG

Comunicação Interna nº 033/2013/SG/DAEP

Comunicação Interna nº 032/2013/PROGRAD/DAD

NÃO PERMITIDO

Comunicação Interna nº 005/2013/PROGRAD

Comunicação Interna nº 005/2013/PROGRAD/DAD

Comunicação Interna nº 005/2013/PROGRAD/DSSI

40

7.5. Despacho

Conceito

É a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso submetido à sua apreciação. Pode ser

informativo ou decisório. Usualmente, parte integrante de processo. Quanto ao seu conteúdo pode

ser de mera informação, dando prosseguimento a um processo, ou conter uma decisão

administrativa.

Forma e estrutura

- Cabeçalho Padrão;

- Título: DESPACHO em caixa alta, negrito e centralizado;


- Número do Processo: referência ao processo em que faz parte;

- Destinatário: sigla do órgão e respectivas vinculações hierárquicas;

- Assunto: conteúdo do documento;




Exemplo:

José Augusto da Silva Chefe da Divisão de Arquivo e Protocolo

Observações

Os textos dos despachos devem ser claros e objetivos quanto às providências que devem ser

tomadas pelo setor demandado. Deve-se evitar, portanto, textos evasivos, tais como: “Para as

providências necessárias”.

A identificação do signatário do despacho dever ser clara e legível, podendo ser utilizado, para isso,

o carimbo.

42

7.6. Edital

Conceito

Instrumento de comunicação utilizado pela Administração Pública para fins de abertura de

concorrência e de concurso público, provimento de cargo público, convocação de servidor,

licitações e divulgação de atos deliberativos.

Forma e estrutura


- Título: EDITAL (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido de número de ordem

(sequencial, crescente e anual) onde os espaços são preenchidos com zero até o limite de três

casas (por exemplo: 001/2013, 026/2013 e 378/2013). O título deve estar centralizado.

Exemplos: EDITAL Nº 005/2013; EDITAL Nº 037/2013;

- Ementa: facultativo, mas oferece a vantagem de propiciar o conhecimento prévio e sucinto

do que é exposto em seguida. Aparece, principalmente, em editais de concorrência pública e

tomada de preço;

- Texto: deve conter todas as condições exigidas para preenchimento das formalidades legais.

A natureza do edital é que determina os elementos específicos que deverá conter;

- Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à esquerda;



Exemplo:


Observações

O título de cada item será escrito em caixa-alta e em negrito, não recebendo pontuação ao final do

texto. Os subitens (primários, secundários, terciários etc.) terão grafia normal, apenas com a inicial

em caixa-alta. As alíneas serão utilizadas para enumeração, sempre após texto finalizado em dois

pontos, grafadas com iniciais minúsculas, finalizadas em ponto-e-vírgula, com exceção da última

listada, que terá ponto final. Os números e letras que identificam os itens, subitens, alíneas e

subalíneas serão grafados em negrito e alinhados à margem esquerda.

45

7.7. Ofício

Conceito

Ofício é comunicação externa escrita que as autoridades fazem entre si, com instituições públicas e

privadas, e com particulares, em caráter oficial. O ato de expedir ofícios compete aos titulares dos

órgãos, diretores, gerentes e chefes de serviço.

O conteúdo de um ofício deve tratar de matéria administrativa ou de mero encaminhamento. Pode

veicular também assunto de caráter social, oriundo do relacionamento da autoridade com

particulares, em virtude do cargo ou função. Geralmente é enviado a um único receptor, mas o

assunto de que trata pode exigir que mais receptores tomem-lhe ciência. Quando assim for, o ofício

terá tantas cópias quantos forem os receptores e se chamará ofício circular.

Forma e estrutura


- Título: Ofício (por extenso, em negrito), seguido de numeração (sequencial, crescente e

anual) onde os espaços são preenchidos com zero até o limite de três casas (por exemplo:

001/2013, 026/2013 e 378/2013), precedida por barra e sigla do órgão emitente e respectivas

vinculações hierárquicas. O título deve estar alinhado à esquerda.

Exemplos: Ofício nº 123/2013/REIT; Ofício nº 007/2013/GAB_REIT;


- Endereçamento: invoca o destinatário (v. 3.1. Pronomes de Tratamento);

- Destinatário: nome, cargo e endereço (um por linha). O endereço deve ser dividido em duas

linhas;

- Assunto: resumo do teor do documento (em negrito);

- Referência: Caso o ofício seja expedido em razão de um documento anterior, deve-se

informar, logo abaixo do assunto, a referência ao documento que solicitou o

encaminhamento.

- Vocativo: deve vir seguido do cargo (v. 3.1. Pronomes de Tratamento);

- Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados na margem esquerda do texto;




46

Exemplo:


Observações

A numeração do ofício deverá ser controlada por cada grande área, não sendo permitida a utilização

da mesma numeração para as suas divisões e/ou setores.

Exemplo:

PERMITIDO NÃO PERMITIDO

Ofício nº 032/2013/SG Ofício nº 005/2013/PROGRAD

Ofício nº 033/2013/SG/DAEP Ofício nº 005/2013/PROGRAD/DAD

Ofício nº 032/2013/PROGRAD/DAD Ofício nº 005/2013/PROGRAD/DSSI

As informações do destinatário (tratamento designativo, nome, cargo/função e localidade de

destino) deverão estar dispostas conformo o modelo de ofício apresentado neste manual.

O vocativo deve ser adequado ao cargo/função do destinatário, conforme o capítulo 3 deste manual.

Nos ofícios mais extensos, em que haja a necessidade de se utilizar mais de uma folha, recomenda-

se não deixar a assinatura em página isolada do expediente, mas transferir para a segunda página ao

menos a última frase anterior ao fecho.

Não se antepõe título profissional ao nome do signatário, já que este assina o documento em razão

do cargo que ocupa ou função que exerce.

49

7.8. Portaria

Conceito

Ato administrativo que define competências estabelece normas e procedimentos, disciplina matéria

não regulada em lei. Define situações funcionais e aplica medidas de ordem disciplinar.

Forma e estrutura


- Título: PORTARIA (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido da identificação da

unidade ou autoridade administrativa emitente, numeração (sequencial, crescente e anual) e

data, por extenso. O título deve estar centralizado.

Exemplo: PORTARIA DO CECS Nº 123, DE 20 DE SETEMBRO DE 2012;

- Ementa: assunto que sintetiza o contexto do ato;



- RESOLVE (caixa alta, por extenso), seguida de dois pontos;

- Texto;

- Fecho: quando necessário.



Exemplo:

José Augusto da Silva Reitor

52

7.9. Resolução

Conceito

Ato pelo qual uma autoridade toma uma decisão, impõe uma ordem ou estabelece uma medida. As

resoluções dizem respeito a questões de ordem administrativa ou regulamentar. É de competência

dos Conselhos da Universidade.

Forma e estrutura


- Título: RESOLUÇÃO (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido da identificação da

unidade ou autoridade administrativa emitente, numeração (sequencial, crescente e anual) e

data, por extenso. O título deve estar centralizado.

Exemplo: RESOLUÇÃO DA REITORIA Nº 12, DE 17 DE JULHO DE 2012;

- Ementa: assunto que sintetiza o contexto do ato;



- RESOLVE (caixa alta, por extenso), seguida de dois pontos;

- Texto;



Exemplo:

José Augusto da Silva Presidente

54

8. Ficha técnica

Material desenvolvido por: Divisão de Arquivo e Protocolo Secretaria Geral – Universidade Federal do ABC. Finalizado em setembro de 2013. Referências: BRASIL. Congresso. Senado Federal. Manual de padronização de Atos Administrativos Normativos, Brasília: 2012. 90p. BRASIL. PRESIDÊNCIA DA REPUBLICA. Manual de Redação da Presidência da República. 2.ed. Brasilia: Presidência da República, 2002 140p. SANTA CATARINA. Secretaria do Estado da Administração. Diretoria de Patrimônio e Documentação. Padronização e Redação dos Atos Oficiais. 2.ed. Florianópolis: SEA, 2003 240p. UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. Normas para Padronização de Documentos. Brasília, 2011 54p. UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de Atos e Comunicações Oficiais. Niterói, 2003 204p.

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