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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO ADMINISTRATIVO
NAS EMPRESAS
Por: Danielle Cristina Brito Cavalleiro
Orientador
Prof. Luiz Claudio Lopes Alves
Rio de Janeiro
2011
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
A IMPORTÂNCIA DOS INSTRUMENTOS E FERRAMENTAS DO
CONTROLE ADMINISTRATIVO
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
aprovação de curso de Pós-Graduação em Gestão
Empresarial.
Por: Danielle Cristina Brito Cavalleiro.
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AGRADECIMENTOS
A DEUS que sempre ilumina
minha vida, conduzindo meus
caminhos para o bem, traçando fé,
oportunidade, força e muitas pessoas
especiais que me ajudam no dia a dia.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a algumas
pessoas que me ajudaram não só a
realizá-lo, como também durante toda a
Pós Graduação.
5
RESUMO
O objetivo da pesquisa é desenvolver ações tomadas pela
administração interna para aumentar a probabilidade de que as metas
estabelecidas sejam atingidas.
As organizações tendo o uso do Controle Interno como ferramenta principal no
sistema gerencial, que funciona através de sistemas informatizados, controles
administrativos, auxilio à auditoria externa ou interna, pautando-se no que diz
respeito ao uso correto da gestão dos recursos perseguindo atingir as metas e
consecução dos objetivos traçados pela administração, especialmente no
cumprimento de sua missão.
Neste aspecto, propõe-se como objetivo desta pesquisa analisar a importância
do controle interno, como se desenvolveu nas empresas e como pode
favorecer o processo de gestão não apenas quanto à prevenção as fraudes,
mas na manutenção da empresas no mercado empresarial.
Conclui-se vital importância para o sucesso das organizações, estando ele em
conformidade com a qualidade e profundidade do sistema de controle interno,
sendo os mesmos parte integrante de todas as atividades da empresa, que
detém todas as informações essenciais as operações.
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METODOLOGIA
Os métodos utilizados para apuração dos dados ao tema proposto
foram pesquisas na internet, artigos e matérias publicadas na internet,
dissertações, manuscritos, revistas e interpretações de leituras de livros
acadêmicos da área administrativa, textos legais sobre o assunto que será
abordado.
Após a coleta dos dados, as informações foram elencadas conforme
seu grau de relevância para produção da monografia.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 10
CAPÍTULO I - O Controle Interno nas Organizações 12
CAPÍTULO II - Da importância do Controle Interno 21
CAPÍTULO III – Importância do Relacionamento Interpessoal para o controle
interno 26
CAPÍTULO IV – Auditorias no Controle Interno 34
CONCLUSÃO 41
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 42
BIBLIOGRAFIA CITADA 44
ÍNDICE 45
9
10
INTRODUÇÃO
O controle interno de uma empresa é em acordo de políticas,
procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos
mantidos pela administração. Uma vez que seja bem desenvolvido pode incluir
o controle orçamentário, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos,
análises estatísticas, programas de treinamento de pessoal como também
auditoria interna. Há ambiente para abranger atividades em outros campos,
como estudo de tempos, movimentos, e controle de qualidade.
Quando se desenvolve um sistema de controle interno, as empresas devem ter
como objetivo que este sistema apresente característica como, confiabilidade
proporcionando a obtenção de informações corretas para executar suas
operações. As informações estão diretamente ligadas às decisões que a
administração deseja tomar. Por isso, mesmo as informações devem ser atuais
e exatas, pois são imprescindíveis no momento da tomada de decisões.
O que está em jogo, são invariavelmente os ativos da empresa, ou seja, seu
patrimônio que deve ser resguardado. E um controle eficiente deve ser
baseado em informações confiáveis. Quanto mais seguro o controle, menor a
chance de decisões que exponham os recursos da empresa em situações de
grande risco.
É bem interessante perceber que o controle interno tenha como objetivo a
potencialização do êxito do processo decisório, como já mencionado, decisões
pautadas em uma base de informações confiáveis, o que significa maior
geração de benefícios sócio-econômicos.
11
Essas visões com leves diferenças estão, em última análise, na probabilidade
do lucro como objetivo empresarial e alencar um bom relacionamento
interpessoal, uma vez que o sistema de controle interno basea-se em pessoas.
12
CAPÍTULO I
O CONTROLE INTERNO NAS ORGANIZAÇÕES
1.1 - Conceito
Diante de todas as leituras realizadas para o trabalho, torna-se
demasiadamente claro que é muito abrangente tal conceito, e não há
unanimidade sobre ele.
Chiavenato (2003, p. 635) define controle Interno como a função administrativa
que consiste em medir o desempenho a fim de assegurar que os objetivos
organizacionais e os planos estabelecidos sejam realizados.
O comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano dos
Contadores Públicos certificados, afirma que o significado de controle interno
é:
“o controle interno compreende o plano de organização e
todos os métodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus
ativos verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a
eficiência das operações e estimular o desenvolvimento das políticas
executivas prescritas”.
Como podemos confirmar parte trabalha com a idéia de que controle interno
são auditoria e parte que se trata de administração.
Com certeza, "existência", "cumprimento", "qualidade", "controle" e "internos"
seriam palavras que, separadamente, ele entenderia, mas o que são "controles
internos"?
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Compreendo que seja um instrumento gerencial, que funciona através de
sistemas informatizados e de técnicas administrativas para garantir que os
processos se desenvolvam exatamente como planejados, com eficiência,
eficácia e economia de recursos.
Esta definição como pode notar, reconhece que um sistema de controle interno
se estende além dos assuntos que se relacionam diretamente com as funções
da contabilidade e dos departamentos financeiros. Imaginemos que todas as
pessoas têm seus controles internos próprios. Toda vez que você deixa seu
carro num estacionamento ou na rua, você verifica se ele está com todas as
portas trancadas? Se você faz isso, parabéns, você tem controle interno.
Neste momento a chave do carro é o seu controle interno e a sua intenção é
proteger seu bem, um dos propósitos do controle interno. E quando você
verifica se o carro está fechado, você está exercendo a função do auditor
interno: avaliando a existência de controles (o carro têm fechadura) e o
cumprimento dos controles estabelecidos (foi fechado).
Qualidade seria se você verificasse se o local onde o carro se encontra é
seguro se há guardador, ou se poderia ser estacionado de uma maneira mais
segura.
Levando isso para a vida pessoal, também todos são responsáveis pelos seus
próprios controles internos. Se você tem uma família, todos são responsáveis
por fechar a casa, manter os veículos da família devidamente seguros, etc.
Então, todos os funcionários de uma empresa precisam estar atentos ao
conceito e aos objetivos dos controles internos.
Assim como em nossas vidas, devemos ter a consciência em nossa empresa,
ou mesmo que em nosso trabalho o controle interno é fundamental para um
bom andamento da empresa.
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1.2 - Da Natureza do Controle Interno
Controles internos podem ser de natureza contábil, preventiva, detectiva ou
corretiva:
Controles Preventivos
São os projetados com a finalidade de evitar a ocorrência de erros,
desperdícios ou irregularidades.
Controles Detectivos
São os projetados para detectar erros, desperdícios ou irregularidades, no
momento em que eles ocorrem, permitindo a adoção de medidas tempestivas
de correção.
Controles Contábeis
São compostos pelo plano organizacional, procedimentos e registros que se
referem à salvaguarda dos ativos e a veracidade dos registros financeiros.
Controles Corretivos
São os projetados para detectar erros, desperdícios ou irregularidades depois
que já tenham acontecidos, permitindo a adoção posterior de ações corretivas.
Quem é responsável pelos controles internos? Os auditores internos? Errado.
Todos são responsáveis pelo correto funcionamento do controle interno.
O controle Interno para ser pratico deve ser apropriado ao tamanho da
empresa e ao porte das operações, serem objetivo e simples em sua
15
aplicação, o sistema deve ser econômico, levando sempre em conta a relação
custo-benefício.
1.3 - Dos tipos de Controles Internos
De acordo com Maximiniano (2000) estes são os tipos de controles internos:
Controle operacional
Enfoca as atividades e o consumo de recursos em qualquer área funcional.
Cronogramas, diagramas de procedências e orçamentos são as principais
ferramentas de planejamento, e, simultaneamente, de controle operacional.
Controle estratégico
Tem como alvo avaliar o desempenho da organização na realização de suas
missões e acompanhar os fatores externos que influenciam na sua
organização. Produz informações
de análise interna e externa, permitindo corrigir o desempenho defeituoso.
Controle administrativo
Ligado totalmente as áreas funcionais: produção, marketing, finanças, recursos
humanos, etc., produzindo informações especializadas e possibilitando a
tomada de decisão de cada uma dessas áreas.
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1.4 - Sistemas de Controle Interno O sistema de controle interno é um instrumento essencial ao processo de
gestão, fornece aos gestores informações precisas, com a finalidade de alocar
recursos físicos, financeiros e humanos nas diversas divisões do ambiente de
trabalho, para que sejam controlados na execução das operações.
A qualidade das informações geradas, no decorrer das atividades, depende da
eficácia e da estrutura do sistema de controle interno desenvolvido.
1.5 - Funções do Controle Interno
Para melhor entender e situar a importância da função de controle, torna-se
necessário fazer uma digressão conceitual e lembrar os fundamentos que
orientam a atividade de ADMINISTRAÇÃO.
A Administração de uma entidade deve estar estruturada e organizada de
acordo com princípios científicos aplicáveis às funções básicas que a
compõem, para melhor realizar os seus planos e alcançar os objetivos que
constituem a razão da sua existência.
Ao longo dos anos percebeu-se que o controle interno deixou de ter apenas o
caráter corretivo, ou seja, utilizado quando o problema já tinha sido detectado,
passando a ocupar uma postura preventiva, através da criação de meios que
assegurem a adequada proteção das atividades e procedimentos, conduzindo
sua execução de forma confiável.
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1.6 - Objetivos do Controle Interno
Os problemas de controle interno nas empresas modernas encontram-se
praticamente em todas as áreas: compras, produção, armazenamento, vendas,
entre outras. O objetivo nos diversos setores é o alcance de resultados mais
favoráveis, identificando as falhas ou desperdícios que comprometem o
processo organizacional.
O controle interno apresenta objetivos em última análise alinhados às metas
empresariais, no qual o lucro desempenha meta prioritária.
Logo, os objetivos internos do controle interno contemplam:
• Induzir comportamento focado em resultados;
• Salvaguardar o potencial de geração de riqueza (patrimônio);
• Dotar a empresa de uma base informativa confiável e tempestiva;
• Garantir, subsidiariamente, observância de regulação aplicável á firma.
Confiabilidade
Propiciar a obtenção de informações corretas para executar suas operações.
As informações estão diretamente ligadas às decisões que a administração
deseja tomar;
Tempestividade
As informações devem ser atuais e exatas, pois são imprescindíveis no
momento da tomada de decisões;
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Otimização no uso de recursos
Tanto quanto possível, deve-se a duplicação de esforços na execução das
atividades e desencorajar o uso ineficiente dos recursos da empresa;
Prevenção e detecção de roubos e fraudes
Não são aceitáveis na atividade empresarial, tampouco em outras atividades, a
ocorrência de roubos, fraudes e outras ações de natureza escusa.
Ainda citarei mais algumas formas dos principais objetivos do conjunto de
sistema de controle interno pela ótica pessoal de Oliveira, Perez Jr. Silva
(2002):
• Prevenir os erros e fraudes, em caso de ocorrência com os mesmos,
possibilitar a descoberta o mais rápido possível, determinar sua
extensão e atribuições de corretas responsabilidades;
• Convir como ferramenta para a localização de erros e desperdícios,
promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correção;
• Estimular a eficiência do pessoal, mediante a vigilância exercida por
meio de relatórios;
• Obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo
hábil, que sejam realmente uteis para tomadas de decisões;
Dentre as mais diversas fontes que apresentam os objetivos de controle
interno cumpre re-enfatizar a função informativa para o processo decisório da
firma como reiteradamente presente na literatura acadêmica do Brasil.
1.7 - Das Ferramentas do Controle Interno
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Controle interno como ferramenta na elaboração do planejamento estratégico,
por exemplo, afirma Oliveira (2000) que o planejamento estratégico é o
processo de decidir, dentro do quadro de referência definido pela visão, missão
e políticas, sobre os objetivos da organização, bem como sobre os recursos a
serem usados para atingi-los e as estratégias que orientarão a obtenção, o uso
e a disposição desses recursos.
O planejamento estratégico clarifica e define o elenco de objetivos a serem
perseguidos, bem como os recursos necessários e as estratégias mais
funcionais para visualização dos resultados esperados.
O planejamento diz respeito ao futuro impacto das decisões que são tomadas
hoje, implicando em avaliar o futuro e preparar-se para ele.
Segundo Kotler (1998), o controle exerce papel fundamental na empresa,
apoiado em ferramentas que permitam integrar as várias atividades dentro de
uma organização.
Segundo Wright (2000), o planejamento é algo que fazemos antes de agir, isto
é, é realizado antecipadamente à decisão. É um processo de decidir o que
fazer, e sobre como fazê-lo, antes que se requeira uma ação.
Tem por fim tanto evitar ações incorretas, quanto reduzir a freqüência dos
fracassos ao explorar oportunidades.
O planejamento estratégico é um dos principais instrumentos de orientação e
de controle de todas as atividades da empresa. Sua elaboração compreende a
determinação da missão, que diz respeito ao propósito final perseguido pela
organização.
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Diante destas exposições compreendamos que o mais importante do que ter
uma ferramenta é você saber, primeiro, se vale à pena ter a ferramenta ou se
realmente vai utilizá-la, pois esta é voltada para armazenar e controlar a
qualidade da informação proveniente das áreas da empresa em geral.
1.8 - Fatores para aquisição de uma ferramenta de controle
No tempo computadores (mainframes) onde as empresas compravam e depois
utilizavam metade da capacidade ou mesmo não trazia nenhum valor
agregado, somente aumentavam seus custos empresariais.
Existem, acima da aquisição da ferramenta, diversos fatores que envolvem a
tomada de decisão, tais como:
• O tamanho da empresa
• Análise do volume das áreas / fatores de risco da empresa
• O envolvimento direto dos cargos de decisão
• O nível de conhecimento sobre o assunto “controle” pelos empregados
(o que podemos também chamar de “autocontrole”), etc.
Estes fatores, a priori, avaliarão o papel do Controle Interno, do ambiente, do
apoio e do nível da qualidade da informação que poderá ser utilizada em uma
ferramenta.
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CAPITULO II
Da importância do Controle Interno
2.1 – Conceito Na Administração Pública brasileira, a modernização do sistema de controle
veio com a denominada Reforma Administrativa, introduzida pela Constituição
de 1967 e designadamente através do Decreto-Lei nº 200, de 20 de fevereiro
do mesmo ano. O novo modelo permitiu, desde então, a utilização da prática
de acompanhamento dos atos de gestão e de administração de forma mais
ágil, abandonando-se o modelo superado, que, embora inudente preocupava-
se mais com o aspecto formal, revelando-se, por isso, ineficaz e viciado.
Passou-se a adotar, então, o processo de auditorias financeiras e
orçamentárias. Hoje o controle encontra-se num estágio ainda mais avançado
e estrutura-se, basicamente, sobre princípios de comprovada eficiência.
Espelha-se nos modelos aplicados aos grandes conglomerados empresariais
do mundo desenvolvido.
Do modo como vem delineado, particularmente nos artigos 70 a 75 da
Constituição Federal, sua ação ambivalente faz com que um dos seus
desdobramentos - o CONTROLE INTERNO - se confundam com a própria
administração, pois deve servir aos objetivos que lhes são próprios,
convergentes a propiciar a eficaz aplicação dos recursos públicos, atendendo
aos melhores padrões de eficiência e de economicidade. Nessa condição,
presta apoio ao outro segmento - o CONTROLE EXTERNO.
A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que se
torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles que
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possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações
propostas.
O controle interno a cada momento cresce em relevância para a gestão
empresarial, portanto as informações provindas do controle interno
representam subsídios fundamentais para o desenvolvimento de uma boa
prática de gestão.
A atividade da microempresa tem grande importância para o país e para as
pessoas, uma vez que a atividade econômica propicia a satisfação das
necessidades coletivas. Principalmente no Brasil existe um relevante interesse
pela livre iniciativa empresarial.
O resultado de uma recente pesquisa disponibilizada pelo Serviço de Apoio a
Micro e Pequena Empresa do Estado de São Paulo (SEBRAE-SP) apontou
que 12,5% da população adulta esta abrindo ou pensando em abrir um
negócio.
Contudo, há um enorme índice de descontinuidade, pois ainda há muita falta
de informação na construção e manutenção da empresa, ou seja, por falta de
planejamento e controle interno.
Esta pesquisa mostrou também que, ao contrário do que muita gente pensa, o
que leva uma empresa ao fechamento não são os impostos ou a necessidade
de crédito, mas principalmente a falta de preparo, informação, planejamento e
conhecimento específico sobre o negócio.
Um estudo nos Estados Unidos, realizado pela Dun & Bradstreet, que buscou
identificar as causas dos fracassos empresariais apontou como a principal
causa encontrada, fora o ausente desenvolvimento de sólidas políticas
empresariais e procedimentos de controle.
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Esta informação já nos permite inferir, de forma exploratória e cética, que no
ambiente norte-americano existe um vínculo informativo relevante do controle
interno para a gestão empresarial e também podem ser inferidos alguns
vínculos quanto à continuidade empresarial.
A empresa que estiver dotada de processos decisórios adequados, suportado
por boa estrutura de controles internos, garante uma vantagem importante
sobre aquelas que não contam com um processo organizado e eficaz.
Tomando o controle interno como agente potencializador da o alcance dos
objetivos da gestão, entende-se que existe a possibilidade de relacioná-los.
Nesse sentido, muito bem explicita:
“o controle é viga mestra em que a administração se baseia para medir o
alcance dos objetivos e metas, e ter certeza de que as diretrizes fornecidas
pela empresa estão regularmente seguidas”.
Então, existe não só um vínculo, mas, sobretudo, uma forte relação entre
controle e gestão empresarial. O controle, nesse contexto, representa uma
fonte importante de informações para os gestores das empresas.
A própria gestão pressupõe um acompanhamento informativo para avaliar o
alcance dos objetivos e os meios inerentes para alcançá-los.
D’Ávila e Oliveira (2002) afirmam que o contínuo desenvolvimento das
empresas e o aumento da competitividade exigem dos gestores conhecimento
de novas ferramentas de trabalho que propiciem implantar mudanças e
possibilitem obter resultados positivos.
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A evolução, aliada ao constante crescimento, conseqüentemente altera as
atividades internas da empresa, tornando as atividades e tarefas mais
complexas, sendo necessário implantar um sistema de controle interno que
assegure e auxilie os administradores na gestão empresarial.
O sistema de controle interno, por meio de suas ferramentas, permite que as
operações sejam padronizadas, objetivando maior
O controle interno é um instrumento, que através de suas ferramentas, auxilia
a administração em todas suas atividades de caráter administrativo e
operacional. No entanto deve variar de acordo com a natureza do negócio,
estrutura e tamanho da empresa, diversidade e complexidade das operações,
métodos utilizados para processamento dos dados e requisitos legais e
regulamentares aplicáveis.
Deve ser implantado abrangendo os aspectos administrativos e operacionais
em consonância com os valores e políticas estabelecidas pelos proprietários
ou diretores e seguido na íntegra por todos os funcionários da empresa.
Diante deste cenário, pode-se afirmar que as diversas atribuições demonstram
não apenas sua relevância de responsabilidades globais como também a
preocupação em zelar, avaliar, comprovar e exercer um controle interno
adequado sobre os atos praticados pela administração.
O controle interno é uma função da gestão administrativa, e consiste em
verificar o desempenho de pessoas, dos departamentos, das oportunidades e
execuções, auxiliando as instituições nos planos elaborados para atingir as
metas e os objetivos.
Portanto, para exercer corretamente esta ação é preciso, antes de tudo, saber
qual é o objetivo a conquistar, comparando os resultados e padrões definidos.
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Também será necessário ter conhecimentos rápidos das divergências quando
existirem, descobrir suas origens, e principalmente, tomar as devidas atitudes
para sua correção.
Para o exercício do controle interno, para que as empresas “funcionem”, seus
responsáveis devem se utilizar de um conjunto de instrumentos que viabilizem
a efetivação de seus objetivos, destacando-se a missão, visão, política, e
supervisão dos colaboradores a que estão subordinados os controles, com a
vantagem de possibilitar ações que visem corrigir eventuais práticas, dando
novos rumos aos controles, evitando assim as repetições ou a continuidade de
falhas indesejáveis.
A eficácia surge da comparação entre os resultados desejados (planejados) e
os resultados realmente obtidos e, por conseguinte é uma preocupação não só
com a área de elaboração, como também a de execução dos planos e
controles operacionais a fim de evitar os erros que, por falta de controles,
acontecem diariamente.
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CAPITULO III
IMPORTÂNCIA DO RELACIONAMENTO INTERPESSOAL PARA O CONTROLE INTERNO
3.1 - A Comunicação
É muito importante salientar que esses planos de políticas, sistemas de
organizações são “ferramentas” utilizadas por pessoas, e isso é o fundamental
para aceitação e concretização do planejamento das organizações.
Vamos começar falando da palavrinha – comunicação que se tornou lugar
comum e transformou-se em força de extraordinária vitalidade na observação
das relações humanas e no comportamento individual. A comunicação é a
utilização de qualquer meio pelo qual um agrupamento de códigos – a
mensagem – é transmitido.
No caso dos seres humanos podemos dizer que a comunicação é a
transmissão de um modo de pensar, de ser e de sentir. Seu objetivo é
influenciar com o objetivo de se obter uma reação especifica do outro
interlocutor.
É através da comunicação que as pessoas conseguem expressar suas
emoções, motivar outras pessoas, transmitir fatos, opiniões e experiências.
A necessidade de trocar informações sobre o trabalho e de cooperar com a
equipe permite o relacionamento entre os indivíduos, o que acaba sendo
imprescindível para a organização, pois, as mesmas, valorizam cada vez mais
tal capacidade; o relacionamento interpessoal é, sem sombra de dúvida, um
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dos fatores que influenciam no dia-a-dia e no desempenho de um grupo, cujo
resultado depende de parcerias internas para obter melhores ganhos.
No ambiente organizacional é importante saber conviver com as pessoas, até
mesmo por ser um cenário muito dinâmico e que obriga uma intensa interação
com os outros, inclusive com as mudanças que ocorrem no entorno, seja de
processos, cultura ou até mesmo diante de troca de lideranças.
3.2 - O Papel da Liderança
Toda organização em busca do crescimento deve se preparar para promover a
inovação. O ponto de partia é reconhecer que a mudança não é ameaça, mas
oportunidade, afirma Drucker. O segredo é identificar as mudanças que
representam oportunidades genuínas oferecendo condições para sucessos
inesperados da organização.
A lição é: não espere. Prepare-se para promover a inovação sistemática.
Incentive a organização a buscar oportunidades internas e externas
constantemente. Identifique as mudanças iminentes ou em curso como
indicadores de oportunidades de inovar.
Para atribuir a máxima prioridade a inovação, o líder deve dar exemplo.
Confirmar que os pontos vulneráveis não irão tirar as empresas dos trilhos, os
gestores devem avaliar seus subordinados diretos de tempos em tempos, para
que cada um exerça as funções em que pode fazer mais diferença.
Além disso, os sistemas e processos também devem ser analisados
periodicamente a fim de eliminar os que se tornaram irrelevantes para a
organização.
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É igualmente importante ter certeza de que todos na organização sejam
capazes de descrever sua própria missão. Apenas declaração de missão
especifica esclarece, como cada um pode contribuir para que a organização
alcance seus objetivos.
Por fim, para evitar perder oportunidades, os gestores devem se empenhar em
transformar alguns clientes em não clientes, o que significa não se deixar
distrair por “pontos vulneráveis” que nada fazem a não ser desperdiçar tempo e
recursos.
O papel do gerente nesse processo é de extrema importância, pois é de sua
responsabilidade administrar os conflitos existentes entre as pessoas do time,
e fazer com que o clima interno seja agradável, permitindo um ambiente
sinérgico e que prevaleça a união e a cooperação entre todos.
Essa forma de conduta está relacionada ao estilo de gestão que se aplica e
suas ações, e pode influenciar no desempenho dos liderados; este gestor terá
que dar o exemplo para os demais, saber como falar com seus colaboradores,
pois a maneira com que irá tratá-los poderá refletir no relacionamento entre a
gerência x colaborador e, conseqüentemente, nas metas e objetivos da
empresa.
A contribuição dos pares e a forma que eles são tratados ajudam o
colaborador atingir suas metas e desenvolver suas atribuições de maneira
eficaz. Para isso, é necessário saber lidar com a diversidade existente na
empresa, respeitando as diferenças e as particularidades de cada um; com
isso, é possível conquistar o apoio dos demais e fazer um bom trabalho, afinal,
ninguém trabalha sozinho.
No entanto, sabemos que tem gente que não consegue lidar com pessoas
adversas e com opiniões diferentes da sua, e deixam se levar por uma
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impressão negativa sem ao menos procurar compreendê-las e conhecê-las
mais detalhadamente.
Outro vilão que pode prejudicar o relacionamento entre os membros de uma
equipe é o mau humor; o que faz com que essas pessoas (mal humoradas)
criem uma espécie de escudo e fiquem isoladas das demais. Isso impede que
seus colegas se aproximem para pedir algum tipo de ajuda, ou até mesmo
para bater um papo.
Essa dificuldade de relacionamento acaba impactando no desempenho de
uma pessoa em relação às tarefas que desenvolve na organização, pois ela irá
evitar a sua exposição e nem sempre poderá contar com alguém para auxiliá-
la, e devido a isso acaba fazendo, na maioria das vezes, seu trabalho de
maneira individualizada.
Deixa-se, também, de ouvir opiniões diferentes e de compartilhar escolhas e
alternativas com os demais, o que pode causar certo risco dependendo da
decisão tomada. Em outras palavras, o mau humor certamente causará
prejuízos ao trabalho em equipe e, por tabela, aos resultados em geral.
Quando a empresa enfrenta problemas de relacionamento, a área de Recursos
Humanos junto à gerência tem a missão de sanar a dificuldade o quanto antes
para não comprometer o clima de trabalho.
É necessário identificar as causas para minimizar o efeito que este fator pode
gerar, assim como sensibilizar os colaboradores para que eles não deixem que
essa variável prejudique o desenvolvimento das tarefas, pois os clientes
interno e externo podem não ser atendidos com prontidão e eficácia,
resultando em queda na qualidade do atendimento e na produtividade.
As divergências e as “brigas” internas podem ser resolvidas com um bom
treinamento e atividades grupais, procurando valorizar a integração e focar a
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importância de se ter um excelente relacionamento com os membros da
equipe.
O gerente também terá que fazer o seu papel, dando apoio, feedbacks e
fazendo coaching com seus colaboradores, evitando, assim, qualquer tipo de
atrito que possa ocorrer futuramente no time.
Contudo, isso não depende somente do gestor, todos terão que estar
envolvidos nesse processo. Os funcionários também têm um papel importante
para a construção de uma ambiente saudável, pois depende de suas condutas
e atitudes para acabar com problemas desse tipo.
Para manter um clima agradável e sem manifestação de atritos, é necessário
que as pessoas deixem de agir de forma individualizada e passem a interagir
como uma equipe, promovendo relações amigáveis e fazendo com que cada
um procure cooperar com o outro.
3.3 - Da Motivação no Controle Interno
Como resgatar o sonho, à vontade, o desejo de construir um ambiente
qualitativo?
Talvez este seja o ponto crucial nas relações humanas. Ninguém ensina o
outro a querer.
A melhor maneira de lidar com a descrença pessoal e a ausência de motivação
para uma comunicação aberta é programar espaços dentro da empresa para
trabalhar as emoções. É através de programas institucionais, realizados em
forma de seminários, workshop ou encontros sistematizados que as empresas
vêm alcançando resultados neste sentido.
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Através do resgate da auto-estima, o ser humano consegue enxergar as
próprias possibilidades e tende a ver seus pares de forma mais positiva.
A conseqüência da mudança de atitudes reflete-se no clima de trabalho, na
produtividade e amplia a vantagem competitiva daquela empresa que investiu
no querer.
Hoje, os programas atitudinais constituem a base para a melhoria da
comunicação interpessoal. Diversas são as empresas que mantém esta
modalidade de trabalho.
Destaco o exemplo da Bosch, com seu programa de sucessores e
desenvolvimento de competências, cujos módulos além de valorizar
conhecimentos e habilidades, enfatizam a mudança de atitudes.
Seu programa de capacitação foi aberto com um seminário de Comunicação e
Feedback e tive a oportunidade, como facilitadora, de constatar a importância
deste tema como elemento alavancador de resultados.
Nas relações interdepartamentais, a cooperação e a comunicação efetiva são
essenciais ao bom funcionamento da organização.
Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se sobrepor aos interesses
departamentais e individuais. A empresa espera de seus funcionários uma
conduta profissional no relacionamento com o ambiente interno e externo da
empresa.
Em leituras para este trabalho, encontrei relatados excelentes meios que
podem prover suporte ao estimulo à eficiência operacional, que são eles:
• Seleção – possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer
coeficiências das funções especificas.
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• Treinamento- [possibilita a capacidade do pessoal para atividade
proposta, dele resultam melhores rendimento e menores custos, e
pessoal atento e ativo a sua função;
• Plano de carreira – determina a política da empresa ao pessoal quanto
às possibilidades de remuneração e promoção, incentivando o
entusiasmo e a satisfação do pessoal;
• Relatório de desempenhos – compreendem a identificação individual de
cada funcionário indicam suas virtudes e deficiências e surgem
alternativas necessárias ao aperfeiçoamento do profissional e pessoal;
• Relatório de horas trabalhadas – possibilita uma administração mais
eficiente do tempo despendido pelo pessoal e indica mudanças
necessárias ou correções das metas de trabalho;
• Tempos e Métodos- Possibilitam acompanhamento eficiente da
execução das atividades e regulam possíveis ineficiências do pessoal;
• Custo padrão – permite o acompanhamento do custo produção dos
bens e serviços produzidos;
• Manuais Internos – sugerem clara exposição dos procedimentos
internos;
• Instruções formais – indicam formalmente as dispo a serem seguidas
pelo pessoal, evitando interpretações dúbias, mal entendidas e
possibilidades de cobranças e follow-up tempestivos.
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CAPITULO IV Auditorias no Controle Interno
4.1 - Conceito
A norma de auditoria referente ao trabalho no campo geralmente aceita
estabelecem que o auditor deva avaliar o sistema de controle interno da
empresa auditada com o intuito de determinar a natureza, a época e a
extensão dos procedimentos de auditoria.
Conforme Almeida (1996), o auditor executa os seguintes passos em sua
avaliação de controle interno;
• Levanta o sistema de controle interno;
• Verifica se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática;
• Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediatos erros e
irregularidades;
• Determina tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria.
A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema
de controle interno, pela verificação de que está sendo seguido pelos
funcionários e por suas possíveis modificações no sentido de adaptá-lo às
novas circunstâncias e as principais razões para se definirem as atribuições,
são:
• Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados;
• Detectar erros e irregularidades;
• Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das
transações da empresa.
34
Com a valorização do controle interno, cada vez mais fica patente a
necessidade de uma unidade que assuma a sua coordenação e avaliação,
como um serviço de apoio à administração.
O papel principal da auditoria não está em assumir o exercício do controle,
mas, a partir dos exames efetuados, recomendarem medidas voltadas a
aprimorar o sistema de controle interno da organização.
Em sua essência, a auditoria ou inspeção de contabilidade tende a prevenir as
fraudes ou erros dos subalternos; o comerciante que a impõe em sua casa
quer, com isso, controlar todo o seu pessoal, desde o gerente até o estafeta;
as grandes empresas estrangeiras que utilizam auditores para fiscalizar suas
filiais em nosso País tem por aspiração colocar um freio às possibilidades de
irregularidades de administradores delegados”.
4.2 - Modalidades de Auditoria Interna
Várias modalidades de auditoria interna foram sendo incorporadas ao longo
do processo de desenvolvimentos das atividades de auditoria interna, assim
demonstra Gass (2008), as seguintes:
a) Contábil/Financeira
A Auditoria Contábil focaliza prioritariamente as demonstrações financeiras,
examinando e avaliando as partes componentes desses demonstrativos, bem
como os procedimentos e registros, aferindo o nível de aderência à legislação
e aos Princípios Fundamentais da Contabilidade, como também às normas
internas da empresa.
O enfoque financeiro cobre, prioritariamente, as áreas de tesouraria,
aplicações financeiras, captação de recursos, envolvendo avaliação de liquidez
35
e rentabilidade, ultimamente, vir buscando focalizar também a atividade de
planejamento e controle dos resultados.
b) Operacional
Modernamente, a Auditoria Operacional é considerada, em essência, um
enfoque. A Auditoria Operacional procura aferi se a organização ou unidade
submetida a exame e avaliação opera de forma eficiente.
Sob esse enfoque, o auditor interno deve avaliar as operações da empresa
segundo o escopo dos seus objetivos definidos no plano tático ou operacional
e verifique a qualidade da versão impressa.
O objetivo geral da Auditoria Operacional é assessorar a administração no
desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando se a
organização, unidades, sistemas, operações e programas da empresa estão
atingindo os objetivos da corporação de forma eficiente.
c) Sistemas
Abrange o exame e avaliação dos processos de desenvolvimento, teste
aplicativo e operação dos Sistemas, cabendo informar à administração sobre a
adequação, eficiência, segurança, custos, documentação, etc.
É uma área de atuação muito importante da auditoria, seja na extração de
informações dos sistemas, seja na implantação de trilhas de auditoria e,
também, no próprio processo de automação interna do órgão de auditoria.
d) Qualidade
A qualidade é um pressuposto básico em todas as atividades da empresa e
tem merecido, também, um foco especial da auditoria. No entanto, é
importante analisar a questão não somente sob a ótica da percepção do
cliente; mas também, do ponto de vista de contribuição de resultados da
empresa. Em tese esse objetivo da empresa é dotar os seus produtos do mais
alto padrão de qualidade.
36
Porém não se pode esquecer-se de verificar se o seu cliente está disposto a
pagar pelos custos adicionais incorridos para produzir com maior qualidade.
e) Gestão
Cada uma das modalidades de auditoria apresenta características específicas,
na maioria das vezes elas se sobrepõem o que nem sempre é possível
segmentar cada uma delas. A financeira complementa a operacional, que por
sua vez se utiliza da auditoria de sistemas e todas estão focadas na obtenção
dos melhores resultados da empresa. Assim, podemos observar que as
verificações de auditoria, qualquer que seja o tipo, têm por objetivo final,
contribuir para a maioria dos resultados.
A auditoria de Gestão, especificamente, se utiliza dos procedimentos dotados
nas outras modalidades de auditoria, porém muito focada na avaliação dos
resultados obtidos pela unidade sob exame, em confrontação com a estratégia
e o plano de ação, em como na identificação de ameaças e oportunidades
para consecução de resultados futuros.
A importância da auditoria interna nas organizações, frente a uma nova
realidade de um ambiente globalizado, sua contribuição significativa para a
gestão eficaz dos negócios.
Nas organizações o pensamento sobre as auditorias internas deve ser de um
"agente visionário", com atitudes e idéias voltadas para alavancar resultados, e
não somente exercer atividades de controles internos.
O profissional desta área deve estar permanentemente atualizado, através de
estudos contínuos, adequando-se e adaptando-se às novas exigências do
mercado.
A auditoria interna é uma ferramenta que auxilia a administração da empresa,
assegurando que os controles internos e rotinas de trabalho estejam sendo
habilmente executadas e que os dados contábeis merecem confiança.
37
4.3 - Fraude no controle interno
O que facilita a fraude nas empresas? Podemos ter varias respostas, mas,
sem duvida uma das principais é que quando há falhas no sistema gerencial
de controles internos, o resultado pode ser desastroso.
O sistema de controle interno é definido como um processo efetuado por uma
estrutura da organização que envolve a descrição das funções, nível de
autoridade e fluxos de informações, por meio de pessoas e de um sistema de
gestão de informação, visando ajudar no cumprimento de objetivos específicos
ou gerais.
Um sistema de controles internos eficiente desempenha por tudo isso, um
papel importante na prevenção e detecção de fraudes e erros, visando
proteger os recursos da organização; em outras palavras, dos acionistas, tanto
físicos (máquinas e propriedades) quanto incorpóreos (reputação ou recursos
humanos).
A verdade insofismável é que, pelos valores envolvidos, houve uma grande
falha nos diversos níveis da governança corporativa dessas empresas.
Os sistemas de controles internos são, portanto, elementos essenciais da
governança corporativa, e terão a eficácia desejada quando houver maior
conscientização dos gestores das empresas sobre a importância da
profissionalização da administração empresarial.
A governança precisa ser considerada acima de qualquer processo que
envolva, entre outros elementos, decisões de cunho unilateral, sentimentos de
rivalidade, personificação do poder ou, mais comumente visto nesses últimos
tempos, a ganância desmedida.
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A detecção de uma fraude ou erro é uma das principais tarefas da governança
corporativa, que neste contexto deve abranger a controladoria e as auditorias,
tanto a interna quanto a externa; portanto, detecção de fraudes e erros é
responsabilidade dos acionistas, pois são eles que escolhem o conselho fiscal,
os executivos e os auditores externos.
Dessa forma, o auditor também é responsável em ajudar a administração da
empresa a detectar e evitar fraudes ou erros, contudo não pode ser
responsabilizado pela prevenção de todos esses casos. Até mesmo porque a
fraude pode ocorrer de diversas formas: via desfalques financeiros,
manipulação das demonstrações contábeis e sonegação de impostos, sendo
essas as causas mais freqüentes. Um denominador comum em todas essas
situações é a intenção de enganar, transformando os desajustes na gestão em
benefícios pessoais.
Uma das maneiras mais eficientes para a redução desse risco é a construção
de um forte sistema contábil de controles internos, com avaliações periódicas,
tanto internas como externas.
Esse sistema é composto de uma estrutura organizacional formalizada e
efetiva, que trabalha integrada a métodos e procedimentos adotados pela
empresa na proteção do seu patrimônio, promoção da confiabilidade e
tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis, bem como de
sua própria eficácia operacional.
É chegada a conclusão que as organizações estão literalmente nas “mãos” de
um bom controle interno para sua empresas, pois caso não haja um sistema
fortemente implementado e pessoas com eficácia profissional, a empresa não
resiste a mercado empresarial.
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O sistema de controle interno de uma empresa é um processo que deve
sempre ser aprimorado visando suprir a ineficiência ou ausência dos controles
adequados e pessoas qualificadas.
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CONCLUSÃO
Atualmente, com a evolução da tecnologia e da automação, o mercado está
sendo influenciado por novos paradigmas, e as organizações, por novas
formas de gestão.
Isto tem levado os gestores a procurar adaptar-se a nova real idade, através
do gerenciamento de informações oportunas, voltadas a aperfeiçoar as
estratégias da empresa e o desenvolvimento integrado das operações.
A organização pode ter alcançado com eficácia todos os objetivos de seu
negócio, porém precisa de um controle operacional contínuo para ser
administrada de forma adequada.
O controle interno possui relevância fundamental para o processo de gestão
nas empresas por contribuição informativa que colabora para gestão dos
empreendimentos.
Concluímos que para que o sistema de controle interno funcione
corretamente, não depende apenas do planejamento efetivo das organizações
e da eficiência dos procedimentos, mas também da competência de todo
pessoal envolvido, para levar adiante de forma eficiente e econômica os
objetivos propostos.
As evidencias ilustradas permitem um forte vinculo entre qualidade de controle
interno, eficácia da gestão e continuidade dos empreendimentos.
41
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
KRAMES, JEFFREY; A cabeça de Peter Drucker - sextante.
D`AVILA – 200 -
CHIAVENATO, IDALBERTO – Administração de Empresas – heméritas.
CATELLI, ARMANDO (ORG) – Controladoria – abordagem gestão economica
– SP – 2001.
BOTELHO, MILTON – Manual do Controle Interno – Teoria e Prática – 2.ed.
Saraiva.
ALMEIDA, MARCELO – Auditoria em curso moderno – 5. Ed. SP /96.
CRC/SP – Controle Interno nas empresas – 2002
www.consultores.com.br, ícone worldeon e eneron – SP- acesso 20/03/2011
www.artigos.com, ícones riscos, controle interno, relação interpessoal e
motivação - RJ acesso 20/03/2011.
www.revistaunicentro.com.br, ícone controle de gestão – acesso 20/03/2011
www.ibracon.com.br, acesso 20/03/11
www.fgv.org.br, ícone artigo relações de consumo, RJ- acesso 20/03/11
www.consultoriarh.com.br, ícone motivação- RJ acesso 20/03/11
www.unisul.com.br, ícone controladoria, SC- acesso 20/03/11
www.jusnavegandi.com.br, ícone controle interno, RJ acesso 20/03/11
43
BIBLIOGRAFIA CITADA
CHIAVENATO, IDALBERTO – Administração de Empresas – heméritas;
OLIVEIRA PEREZ JR. – Contabilidade para contadores – 2002;
MAXIMIANO – Teoria geral da Administração - 2000;
JEFFREY A. KRAMES – A cabeça de Drucker Peter – 2010;
KOTLER – Entendendo conceito contemporáneo – Marketinng – 1998;
WRIGHT JEFFREY - Estratégia - 2000;
D’AVILA E OLIVEIRA – ATLAS – 2002;
ALMEIDA, MARCELO – Auditoria em curso moderno – 5. Ed. SP /96;
44
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTOS 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 7
SUMÁRIO 8
INTRODUÇÃO 10
CAPÍTULO I
O Controle Interno nas Organizações 12
1.1 - Conceito 12
1.2 – Da Natureza do Controle Interno 14
1.3 – Dos tipos de Controles Internos 15
1.4 – Sistemas de Controle Interno 16
1.5 – Funções do Controle Interno 16
1.6 – Objetivos do Controle Interno 17
1.7 – Das Ferramentas do Controle Interno 19
1.8 – Fatores para aquisição de uma ferramenta de controle 20
CAPÍTULO II
Da importância do Controle Interno 21
2.1 Conceito 21
CAPÍTULO III
Importância do Relacionamento Interpessoal para o controle interno 26
3.1 – A Comunicação 26
3.2 – O Papel da Liderança 27
3.3 – Da Motivação no Controle Interno 30
CAPÍTULO IV
Auditorias no Controle Interno 34
4.1 - Conceito 34
4.2 – Modalidades de Auditoria Interna 35
45
4.3 – Fraude no controle interno 38
CONCLUSÃO 41
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 42
BIBLIOGRAFIA CITADA 44
ÍNDICE 45