Unidade 5 Gesto de Correspondncia e Arquivo5.1. Conceito de Correspondncias Acto ou efeito de corresponder (se). Troca de cartas entre duas pessoas. Conjunto de cartas ou telegramas recebidos ou expelidos.Considera-se correspondncia, todo e qualquer meio de comunicao escrita, produzida e destinadas as pessoas jurdicas ou fsicas.5.2. Classificao das correspondnciasCorrespondncias classificam-se em duas grandes categorias:RecebidasSo todos documentos ou expedientes que entram na nossa empresa. Vem das outras empresas para a nossa.Enviadas (expedidas)So todos documentos ou expedientes que saem da empresa. Isto os que so enviados da nossa para a outra empresa.5.3. Como gerir correspondncias?Depois da recepo e comprimento do protocolo, deve-se fazer triagem de documentos importantes e urgentes. O mesmo deve ser feito ao enviar, separar os documentos urgentes e importantes para garantir que se cumpram os objectivos.Ao fazer envio de documentos tais como Contratos, deve-se usar o servio de aviso de recebimento, para quando o destinatrio receber assinar o A.R. acusando o recebimento.Ao receber uma correspondncia deve verificar se essa correspondncia realmente para esse endereo, caso detecte alguma anomalia deve recusar o documento.Quando ela recebe a correspondncia deve fazer a triagem, fazer chegar ao chefe apenas o mais importante em forma de expediente. Deve ter um controle muito grande.Procure arquivar toda correspondncia expedida em duas cpias: uma ordenada sequencialmente pela data da correspondncia e outra na pasta de projecto a que se refere ou em alguma outra pasta. Dependendo de sua situao de trabalho, voc pode optar por abrir pastas para seus superiores, para cada um de seus funcionrios, para cada um departamento da empresa, etc., para ali guardar (inter alia) a segunda cpia da Correspondncia interna relativa a eles expedida por voc.5.4. Cuidados a ter no envio e recepo de CorrespondnciaConfirmar nome e endereo Responder (se for necessrio)

Assinar protocoloArquivar a correspondncia na pasta de documentos recebidos

Registar no livro de entrada de CorrespondnciasLer e reler para ter certeza do que estamos a enviar

Fazer a triagem (Separar conforme o destino e urgncia)Ver o cdigo postal

Uso de estafetaProtocolar o documento

Controlar o livro de protocolo internoAviso de recepo

Arquivar a correspondncia na pasta de documentos recebidosArquivar a cpia de documento com a assinatura do receptor

Ler e reler para ter certeza do que estamos a enviarResponder (se for necessrio)

Ver o cdigo postalProtocolar o documento

Aviso de recepo

5.5. ArquivoA palavra Arquivo de origem grega. Derivada de Ancheinan, que significa publico, casa de cmara de documentos. Actualmente, o termo arquivo pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientaes:Sistema de ficheiros (portugus Europeu) ou sistema de arquivos (portugus Brasileiro) (tambm conhecida por gesto de ficheiros) a forma de organizao de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa frequentemente feito em discos magnticos.Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema operacional pode descodificar os dados armazenados e l-los ou grava-los.Actualmente, o termo arquivo pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientaes: (i) Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos e conservados para efeitos administrativos; (ii) Como local destinados a conservao e guarda de documentos devidamente classificados e orientados;Para o Secretariado, Arquivo pode ser entendido como local onde so guardado, conservados e ordenados documentos devidamente Classificado, de modo a facilitar a sua Localizao e Consulta.5.6. Funes e importncia de ArquivosRecolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa:Avaliar e seleccionar os documentos, tendo em vista sua preservao ou eliminao;Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos rgos da empresa;Arquivar os documentos, visando a recuperao da informao;Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; e executar as funes especificas conforme a organizao e administrao da instituio.5.7. Atributos/Componentes de ArquivosUm Arquivo possui certos atributos que variam de um sistema operacional para o outro, mas que normalmente so os seguintes:Nome: o nome simblico do arquivo a nica informao conservada em forma legvel pelas pessoas;Identificador: este rtulo nico, usualmente um nmero, identifica o arquivo dentro do sistema de arquivo; o Nome no legvel pelas pessoas;Posio: esta informao um ponteiro para um dispositivo e para aposio do arquivo naquele dispositivo;Proteco: a informao de controlo de acesso determina quem pode ler o arquivo, grava-lo, executa-lo e assim por diante.Hora, data e identificao do usurio: estas informaes podem ser conservadas em relao a data da criao, ltima modificao do arquivo. Estes dados podem ser teis para proteco, segurana e monitoramento de uso do arquivo.5.8. Classificao de ArquivosEntende-se por classificao: o processo pelo qual se torna possvel dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificao, localizao e consulta.Por outras palavras, um mtodo que permite ordenar os vrios elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanas e diferenas, agrupando o que semelhante e separando o que diferente.Na classificao de documentos em arquivos pode-se distinguir dois aspectos distintos:A classificao como acto mental: que pressupe uma diviso intelectual e sistemtica de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos.A disposio material e fsica desses arquivos; colocando-se os documentos numa ordem previamente estabelecida e de acordo com o sistema de classificao concebido para o efeito.Quanto ao uso (Teoria das trs ideias) A Teoria das trs ideias baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por trs fases: Corrente, Intermediria e Permanente.Arquivo Corrente/Activo (Primeira Ideia): o Conjunto de documentos estritamente vinculados aos objectivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no comprimento de actividade fim e meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so consultados. Essa idade corresponde a produo do documento, sua transmisso, a finalizao do seu objectivo e a sua guarda.Arquivo Intermedirio/Semi-activo (Segunda idade): Conjunto de documentos originrios de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. uma fase de reteno temporria que se d razoes de preocupao.Arquivo Permanente/Morto (Terceira Idade): Conjunto de documentos custodiados em carcter definitivo, em Funo do seu Valor. Constitui-se de documentos produzidos em geral h mais de 25 anos pelas instituies administrativas pblicas ou privadas.Quanto a naturezaArquivo Especial: so aqueles que requerem tratamento especial de Armazenamento, independente de sua forma. Certas variveis precisam ser controladas, pois caso contrario, podem deteriorar os documentos, (Temperatura, Luminosidade, Humidade, etc.).Arquivo Especializado: So aqueles tratam de um assunto especifico, independente da forma fsica, Comercial e industrial.Quanto a Abrangncia: Tem a ver com a forma/posio como os mesmos so arrumados, podendo se classificar em:Cronolgica: feita com base no tempo usando: data, ms e ano:Alfabtica: feita na base de letras. usado o alfabeto como mtodo de classificao (A,B,C,D).H duas formas aplicveis na classificao alfabtica.Ordem Ascendente: A Z (a mais comum);Ordem Descendente: Z A.Geogrfica: feita com base na localizao em termos de zona (Maputo, Matola).Numrica: usado nmeros como mtodos de Classificao (1,2,3).Alfa-numrica: usado a combinao do alfabeto Como elemento de classificao.Cromtica: feita usando-se as cores como mtodos de classificao (Azul, Branco, Preto).Temtica: feita com base com o tema ou assunto para Classificar (Historia, Secretariado, Geografia).5.9. Caractersticas de um bom arquivistaEsprito metdico e ordenado;Boa capacidade de ateno;Bom poder de anlise e de sntese;Civismo;Calma e Bom senso.

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