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© 2010 Excel with Business 1 Unidade 22: Tabelas Dinâmicas

Unidade 22: Tabelas Dinâmicas*material

de 2010 *

22.0 Introdução

Esta unidade poderia se chamar de ‘resumindo dados de forma rápida’. O Excel fornece uma

poderosa ferramenta para criar resumos de dados dispostos em tabelas e modificar o layout

e os detalhes do resumo rapidamente. Tabelas Dinâmicas têm muitas funcionalidades

detalhadas e podem ser vistas como um uso muito avançado do Excel – mas com alguns

tópicos principais você pode alcançar algo tão bom quanto, e é isso que esta unidade

aborda.

Esta é uma área onde uma grande quantidade de funcionalidades extras foi fornecida na

versão 2010 – veja 22.6.

22.1 O que são Tabelas Dinâmicas?

Tabelas Dinâmicas resumem dados a partir de uma base de dados – isso é, apenas dados

que são formatados em uma tabela onde a primeira linha contém cabeçalhos e as outras

possuem categorias ou valores:

A forma como os dados são resumidos é flexível, mas, no geral, a tabela de dados resultante

da Tabela Dinâmica será igual aos valores somados por todas as categorias na base de

CA

TEG

OR

IAS

VALORES

CABEÇALHOS


dados. Então, por exemplo, com o conjunto de dados mostrado acima, podemos

rapidamente produzir esta Tabela Dinâmica:

Este tipo de resumo pode ser produzido utilizando a função SOMASE (abordada na Unidade

21: Resumindo Dados), mas as vantagens de utilizar uma Tabela Dinâmica são:

(i) Agilidade. A tabela acima foi produzida a partir dos dados e com apenas sete cliques

intuitivos do mouse.

(ii) Facilidade. A tabela acima foi produzida sem a utilização de nenhuma fórmula ou

função do Excel, foram usados apenas aqueles sete cliques intuitivos do mouse.

(iii) Flexibilidade. Ex: com mais alguns cliques eu posso modificar os dados exibidos para

o gasto nominal ou reduzir o número de anos sendo exibidos.

(iv) Acesso a dados dinâmicos. Tabelas Dinâmicas podem ser ligadas a fontes de dados

externas tais como uma base de dados ou um sistema de contabilidade e os

resultados podem ser atualizados automaticamente.

22.2 Criando Tabelas Dinâmicas: a receita

Configure sua fonte de dados

Sua fonte de dados precisa ser formatada como uma base de dados – como descrito acima,

isso significa apenas que deve existir uma linha superior e um cabeçalho acima de uma

tabela que contenha colunas de categorias ou valores. Para configurar a Tabela Dinâmica

basta selecionar toda a base de dados e clicar no ícone de Tabela Dinâmica na Guia Inserir:


Uma caixa de menu aparecerá para permitir que você confirme a fonte da base de dados

selecionada e permitir o ajuste de outras opções – você já configurou a fonte dos dados,

agora basta clicar em OK:

A esta altura, se uma das colunas de sua base de dados fonte não possuir um cabeçalho, a

Tabela Dinâmica não poderá ser configurada e você verá o seguinte erro:


Caso a coluna que não possui cabeçalho for uma coluna importante para você (uma coluna

que você deseje utilizar como uma categoria ou valor em sua Tabela Dinâmica), então,

certifique-se de que ela possui um cabeçalho correto. Caso você não esteja planejando

utilizar essa coluna, apague ela completamente da fonte de dados ou insira algum texto

‘postiço’ no lugar do cabeçalho – qualquer texto funcionará – para que assim a Tabela

Dinâmica seja iniciada com sucesso. (Também é uma boa ideia certificar-se de que seus

cabeçalhos são únicos – se existirem duplicatas, a Tabela Dinâmica será iniciada, mas os

cabeçalhos ficarão confusos).

Selecione os dados que você deseja exibir

Tendo passado por todas as etapas acima você verá uma tela que terá essa aparência:

À esquerda da planilha existe uma caixa que é a sua Tabela Dinâmica vazia. À direita,

rotulada como ‘Lista de Campos da Tabela Dinâmica’ há uma caixa de controle que permite

a você selecionar quais dados em sua base de dados você vai resumir. (Se você não vir essa

caixa de controle, clique com o botão esquerdo na Tabela Dinâmica à direita e ela

aparecerá).


Você precisa selecionar os valores que quer somar e as categorias pelas quais você quer

resumir. Os dados no exemplo acima registram o gasto do governo do Reino Unido por ano

e por cargo. Se eu quiser resumir apenas o gasto total (termos reais) por ano, precisarei

selecionar ‘Year’ (ano) e ‘Expenditure’ (Gasto) (£bn, real) na caixa de controle:

Fazer isto automaticamente inicia a construção da Tabela Dinâmica na esquerda.

Modificar a aparência

As etapas acima produziram uma Tabela Dinâmica que tem essa aparência.


A última etapa nesse processo é a de modificar a aparência da tabela da forma que você

desejar. Isto é facilmente e intuitivamente obtido utilizando a caixa de controle à direita.

Por exemplo, arrastar o campo ‘Year’ (ano) da caixa de ‘Row Labels’ (Rótulos das linhas) do

canto inferior para a caixa vazia ‘Column Labels’ (Rótulos das colunas) fará a categoria de

Ano aparecer como uma coluna em vez de cabeçalho e a tabela por toda a página:

Resumo da receita

Para resumir o processo descrito acima:

Certifique-se de que sua fonte de dados está formatada na base de dados.

Selecione toda a base de dados, clique no ícone de Tabela Dinâmica na Guia e depois

clique em OK na caixa de menu.

Marque as caixas na caixa de controle de Lista de Campos da Tabela Dinâmica para

selecionar que dados estão inclusos na Tabela Dinâmica (seja como ‘valores’ a serem

somados ou ‘categorias’ pelas quais os dados serão seccionados).


Mais uma vez utilize a caixa de controle da Lista de Campos da Tabela Dinâmica para

arrastar campos para onde quiser de forma que a aparência da tabela fique a seu agrado

– uma boa abordagem é a da tentativa e erro!

22.3 Algumas dicas avançadas e armadilhas conhecidas

Modificando o local onde uma Tabela Dinâmica é inserida

No exemplo acima a Tabela Dinâmica foi criada em sua própria Pasta de Trabalho. Você

pode ter notado uma opção na caixa de menu que aparece ao clicar no ícone de Tabela

Dinâmica:

Selecionar a opção ‘Pasta de Trabalho Existente’ aqui permite que você crie uma Tabela

Dinâmica em uma célula de sua escolha em uma Pasta de Trabalho existente.

Você vai precisar tomar cuidado com as sobreposições entre seu trabalho existente e a

Tabela Dinâmica – o formato da tabela e seu tamanho serão modificados dependendo de

que categoria você a inserir, então você vai precisar abrir espaço para isso. Recomendamos

utilizar uma Pasta de Trabalho separada para uma Tabela Dinâmica a menos que você tenha

uma boa razão para não fazer isso.


Eu não consigo ver a Lista de Campos da Tabela Dinâmica

É possível esconder esta caixa de controle. Caso você não consiga visualizá-la, clique com o

botão esquerdo na Tabela Dinâmica depois clique com o botão direito na tabela para obter

este menu:

E selecione o ‘Mostrar Lista de Campos’, em destaque.

Filtrando toda a tabela

Uma das opções da Lista de Campos da Tabela Dinâmica permite a filtragem de todos os

resultados da Tabela Dinâmica por categorias. Esta é a opção Filtro de relatório em

destaque abaixo.


A melhor forma é ilustrar através de um exemplo. Se no caso acima o campo ‘Function’

(Função) for adicionado ao relatório e o campo arrastado para a caixa de Filtro de Relatório,

um menu suspenso será adicionado a Tabela Dinâmica que selecione apenas o gasto de uma

função particular nos resultados da Tabela Dinâmica:

Note que a Tabela Dinâmica somará o valor total da categoria de filtro selecionada (’4.

Economic Affairs (Assuntos Econômicos)’ neste exemplo).


22.4 Segmentação de dados (Apenas para Excel 2010)

A segmentação de dados é um objeto que contém botões para filtrar uma Tabela Dinâmica

por todos os valores para um campo particular. Abaixo selecionamos uma célula em nossa

Tabela Dinâmica e escolhemos uma Segmentação de Dados de nosso grupo de Filtros na

guia Inserir. Nós escolhemos o campo ‘Country’ (País) a partir da lista de campos disponíveis

em nossos dados da Tabela Dinâmica. Isto cria uma segmentação de dados suspensa com

um conjunto de botões de ‘country’ (países). Clicar em um botão filtra nossa Tabela

Dinâmica de forma a exibir valores apenas para aquele país.

Até o momento, isto não parece um grande passo à frente – você pode adicionar o campo

país (country) como um filtro de relatório para fazer quase a mesma coisa sem precisar se

preocupar com a nova ferramenta de Segmentação de Dados. Contudo, Segmentações de

Dados têm o dever de facilitar a interação com as Tabelas Dinâmicas e de tornar mais fácil

para você ver o que a Tabela Dinâmica está lhe exibindo. Se você selecionar apenas um país

então o filtro de relatório lhe exibirá o nome do país, mas se você selecionar vários países,

ela exibirá ‘Múltiplos Itens’, tornando impossível ver de relance o que a Tabela Dinâmica

está exibindo.

Aqui nós movemos nossa Segmentação de Dados ‘país’ (country) abaixo de nossa Tabela

Dinâmica e utilizamos a guia de contexto do Segmento de Dados para modificar o número

de colunas para encaixar melhor no espaço disponível. Utilizamos então o Control+Clique

para selecionar vários países. Em contraste ao filtro de relatório, o Segmento de Dados

mostra claramente que países foram selecionados:


Vários itens podem ser selecionados pela Segmentação de Dados utilizando técnicas padrão

do Windows tais como o Control+Clique para trocar a seleção de itens individuais, Shift-

Clique para selecionar um bloco e Control+arrastar com o mouse. A aparência da

Segmentação de Dados pode ser modificada utilizando os diferentes estilos de selecionar

campos selecionados e campos em branco.

A melhor visibilidade e a facilidade de uso da Segmentação de Dados para filtrar uma Tabela

Dinâmica são úteis, mas talvez não sejam grande coisa. Contudo, tudo se torna mais

impressionante quando olhamos para mais de uma Segmentação de Dados ou ao

anexarmos uma Segmentação de Dados a mais de uma Tabela Dinâmica. Aqui nós

configuramos três Segmentações de Dados para país, data da compra e nome do produto.

Como itens são selecionados em uma Segmentação de Dados, as outras Segmentações

modificam a forma de exibir itens nos quais não existam dados ao fim da lista:

Por último, vamos olhar em como anexar um Segmento de Dados em mais de uma Tabela

Dinâmica. Aqui criamos três Tabelas Dinâmicas separadas, todas baseadas em nossos dados

de faturamento da Northwind. Temos uma ‘Tabela Classificatória’ com as maiores vendas

por país, um gráfico mostrando as vendas por vendedor e outro gráfico mostrando as

vendas por data de compra. Nós então adicionamos um Segmento de Dados baseado no

nome do produto.

A fim de conectar este Segmento de Dados com todas as nossas Tabelas Dinâmicas,

clicamos no botão de ‘Conexões de Tabela Dinâmica’ na guia de contexto das Ferramentas

de Tabela Dinâmica. Isto nos permite selecionar em qual das Tabelas Dinâmicas nesta pasta

de trabalho queremos nos conectar. Tendo conectado as três Tabelas Dinâmicas

necessárias, modificar os itens no Segmento de Dados aplicará o filtro a todas as Tabelas


Dinâmicas conectadas. Isto significa que podemos criar uma apresentação interativa de

nossos dados sem utilizar nenhuma fórmula ou escrever nenhuma linha de código:

22.5 Repetir cabeçalhos (Apenas para Excel 2010)

Apesar de que o Power Pivot e a Segmentação de Dados foram as principais melhorias da

versão 2010, ainda existe outra melhoria que vale a pena darmos uma olhada. Para

qualquer um utilizando Tabelas Dinâmicas para organizar dados para processamento

subsequente e formatação, isto pode economizar muito tempo. Quando você inclui vários

campos na área de coluna de uma Tabela Dinâmica, as colunas mais a esquerda exibirão

apenas o cabeçalho da primeira linha de cada seção. Um exemplo deve tornar isso mais

claro:


Aqui incluímos tanto o país quanto o nome do cliente como rótulos de coluna. Os valores

para cada cliente estão agrupados dentro do país, mas o nome do país só será incluído na

primeira linha de cada seção. No Excel 2010 existe uma nova opção na Aparência de

Relatório na guia de Ferramentas de Tabela Dinâmica. A opção Repetir Todos os Rótulos de

Item incluirá o nome do país em todas as linhas como mostrado abaixo:


22.6 PowerPivots (Excel 2010)

O PowerPivot é um adicional gratuito para o Excel, projetado para estender suas

capacidades de Inteligência de Negócios. Pelo fato dele incorporar um conjunto de

características de gerenciamento de base de dados e uma forma diferente de trabalhar com

as fórmulas do Excel, achamos que os PowerPivots podem vir a ser uma das melhorias mais

radicais já introduzidas no Excel.

Dados

Uma das alegações da Microsoft para o PowerPivot é a de que ele vai ser capaz de lidar

facilmente com milhões (ou até centenas de milhares) de registros, então, para fazer um

teste franco, nós vamos trapacear um pouco e criar alguns milhões de registros utilizando

uma consulta cartesiana – ex: uma que inclua duas tabelas que não estejam em conjunto. O

efeito disso é o de repetir cada linha em uma tabela até o número de linhas da outra tabela.

Então, possuímos 2157 detalhes de pedido e outra tabela com 1001 linhas, resultando em

2157*1001=2,159.157 linhas. Ao transformar isto em uma consulta do tipo ‘make-table’ nós

temos mais de dois milhões de detalhes de compra para ler em nossa tabela do PowerPivot

(embora existam apenas 1001 copias de cada uma!).

Uma vez baixado do site http://www.powerpivot.com/ e instalado, o adicional PowerPivot

adiciona uma guia PowerPivot a lista do Excel. A partir dessa guia, clique no botão de Janela

PowerPivot para iniciar o PowerPivot:

Janela do PowerPivot

http://www.powerpivot.com/


Na guia Inicial da janela do PowerPivot existe uma seção ‘Obter Dados Externos’ (Get

External Data) que inclui botões para acessar dados a partir de uma variedade de fontes e

um botão de Atualizar (Refresh). O botão ‘A partir de uma base de dados’ (From Database)

exibe opções de SQL Server, Access e AnalysisServices. Nós escolhemos o Access e então

utilizamos o botão ‘Abrir’ (Browse) para localizar a base de dados contendo nossos mais de

dois milhões de registros.

Em nosso caso, nós já tínhamos uma tabela adequada para fornecer os registros que

queremos utilizar no PowerPivot para que possamos utilizar a opção de selecionar nossa

tabela ou consulta, como uma alternativa, podemos escrever uma consulta de dentro do

PowerPivot para resgatar os dados que desejamos.

Podemos escolher várias tabelas e pedir para o PowerPivot buscar as Tabelas Relacionadas

como também Visualizar e Filtrar cada tabela:


A opção de filtro exibe uma visualização dos dados similar a de uma tabela do Excel 2010 e

com as mesmas opções avançadas de filtro acessadas dos menus suspensos em cada

cabeçalho de cada coluna:

Uma vez que você tenha os dados que deseja analisar você poderá pressionar o botão

‘Concluir’ (Finish). Você verá uma tela exibindo o progresso da importação de sua tabela de

dados para o PowerPivot:

Uma vez que os dados tenham sido importados, cada tabela será exibida dentro da janela

do PowerPivot como uma ‘folha’ separada. Mais uma vez os dados são exibidos como uma

tabela do Excel 2010 com cabeçalhos de coluna funcionando como filtros. As opções na guia

Inicial (Home) do PowerPivot permitem que o formato de colunas individuais seja

configurado da seguinte maneira:


A janela do PowerPivot funciona quase como seu próprio aplicativo de banco de dados, ou

quase como uma extensão do Microsoft Query. Os dados podem ser importados a partir de

uma grande variedade de fontes incluindo arquivos de texto e planilhas do Excel como

também produtos padrão de banco de dados. A guia de projeto do PowerPivot inclui

ferramentas para Criar e Gerenciar relações entre diferentes tabelas.

Relatórios

A última etapa para transformar sua coleção de milhões de linhas de dados em um conjunto

de relatórios ou gráficos que façam algum sentido. A partir da guia Inicio da janela do

PowerPivot apenas clique na seção suspensa do botão PowerPivot no grupo Relatórios para

ver os tipos de relatórios e gráficos disponíveis:

Nós escolheremos ‘Quatro gráficos’ (Four Charts). Nós podemos então decidir colocá-los em

uma nova pasta de trabalho ou em uma já existente. Para nossa opção ‘Quatro Gráficos’,

quatro folhas adicionais serão criadas, cada uma contendo dados para um dos gráficos.

No inicio você verá quatro PivotCharts em branco. Apenas clique em cada gráfico e

selecione os campos onde você deseja representar através de um gráfico para criar seu


conjunto de gráficos. Você pode então adicionar uma Segmentação de Dados arrastando o

campo de critérios para a área Vertical ou Horizontal e ele irá automaticamente se conectar

com todas as quatro Tabelas Dinâmicas que contém seus dados dos gráficos:

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