Tudo que sei sobre LEAN aprendi no 1º ano da escola

Escrito por Robert O. Martichenko

Lean Institute BrasilResumo do livro (por capítulos)

ByLucila Imoto Freitas

Out/2014

Robet Martichenko fez uma analogia do Sistema de Gerenciamento Lean com o primeiro dia de escola de sua filha caçula no ensino fundamental.

Na escola, o processo de aprendizagem adequado é condição sine qua non para a formação dos futuros adultos.

Na empresa, o pensamento Lean, por meio de suas ferramentas, ajuda a construir planos de ações através do aprendizado e envolvimento de todos para a melhoria dos processos.

Prefácio

Antes de conhecer as ferramentas Lean, é preciso entender o princípio e os valores do Pensamento Lean, ou Pensamento Enxuto.

Objetivo do Pensamento Lean: OBTER RESULTADOS.

Lean = modo de pensar Coruja Orlo = nossa consciência de que

precisamos fazer algo para melhorar

Introdução

Trabalhando na Toyota Motor Manufacturing do Canadá, o autor se identificou com o pensamento Lean.

Um adesivo de identificação é colado na camiseta da caçula: 1º dia do 1º ano.

Crachá para o adulto acompanhante: Pai Jornal local: horários dos ônibus. Precisão e checagem pelos motoristas dos

ônibus nos pontos de parada evitando que as crianças peguem o veículo errado

Primeiro dia do 1º ano

Tornar o trabalho e o seu andamento o mais visual possível;

Para processos à prova de erros, pense em técnicas simples e baratas;

Para os clientes, os erros tornam-se defeitos. Encontre-os antes deles.

3 Lições sobre gestão visual

Como identificar as etapas do seu trabalho apenas com o olhar no ambiente?

Como saber o andamento do seu trabalho apenas com o olhar no ambiente?

Gestão visual ajuda a identificar erros nos processos

POKA YOKE = sistema simples, barato, dica visual que destaca os erros antes que aconteçam (ex.: cartão de identificação da criança)

Prevenção de erros ANTES que aconteçam = qualidade na fonte

Coruja Orlo – Gestão Visual

Propósito da escola = criar um local de ensino e aprendizado.

Propósito da empresa = lucratividade A melhoria contínua promove p

aprendizado e o desenvolvimento de todos da empresa para produzir lucros

Refletindo sobre o aprendizado

Organização Lean:◦ aprende com pequenas melhorias graduais;◦ Não tem medo de tentar algo novo;◦ Aprendizagem por experimentação e erros

3 Lições sobre aprendizado

Empresa Lean = escola (ensino e aprendizado) Aprendizado direcionado à melhoria contínua par servir

melhor os clientes Todos devem aprender todos os dias Kaizen = melhoria contínua e gradual

Coruja Orlo - Aprendizado

Resolução de

Problemas

Melhoria Contínua

Aprendizado

Jornada Lean◦ Escolha de cada um◦ Aprendizado contínuo na solução de problemas◦ Expectativa de um destino◦ Etapas para chegar ao destino◦ É infinito

Aprender = essência da vida

Coruja Orlo - Aprendizado

Planejamento cuidadoso e disciplina do processo

Dicas visuais pelo caminho Entrega de um mapa indicando a sala Apresentação da professora Young Sala de aula preparada previamente com

nomes dos alunos nas mesas e armários Ambiente organizado = evita confusão e

insegurança

Chegando à escola

Ser estável e expor problemas Estável = processos e sistemas previsíveis

e consistentes com o desempenho 5S:

◦ Separar: separar e descartar o desnecessário;;◦ Organizar: dicas visuais;◦ Limpar e manter sempre limpo o ambiente;◦ Padronizar sempre;◦ Sustentar: auditorias e melhorias regulares para

assegurar os 5S.

Coruja Orlo – local de trabalho organizado

Mantenha somente o material e informações necessárias para a operação;

Um local para tudo, tudo em seu devido lugar;

Descartar regularmente o que for desnecessário.

3 Lições – Organização do local de trabalho

Ferramentas básicas para dominar fundamentos

Leitura, Redação e Aritmética = elementos base para a construção da aprendizagem de coisas mais complexas

Focar nos fundamentos = as coisas acontecem na hora certa

Princípios Fundamentais

Empresa Lean = foco no básico Fundamentos

◦ Velocidade Eliminar atividades inúteis Lead Time = tempo total do processo Tempo de agregação de valor = tempo gasto em atividades do processo Tempo de não agregação de valor = tempo desperdiçado com atividades

inúteis ao processo◦ Custo

Eliminar processos que não agregam valor diminuem os custos◦ Qualidade

Tentar fazer certo na 1ª vez, encontrando erros que não se tornem defeitos para os clientes

Respeito pelas pessoas◦ Ambiente seguro◦ Focados no trabalho

Coruja Orlo – Volta aos fundamentos

Tratar as pessoas com respeito e valorizar suas opiniões;

Velocidade, custo e qualidade; Vivência diária do processo traz soluções

efetivas

3 Lições - Fundamentos

Apresentação do Quadro de Atividades. Profª Young questiona os alunos até que

concluam o significado e funcionamento do quadro.

Ter uma agenda ajuda os alunos a saberem o que esperar e melhoram a concentração.

Ambiente de aprendizado estruturado cria o entendimento das responsabilidades de cada um.

Definindo Expectativas

Estabelecer disciplina ao processo◦ Comunicar claramente os planos

Respeito às pessoas Estabelecem as expectativas para a conclusão do

processo Trabalho com seu potencial máximo

◦ Facilidade em visualizar o funcionamento do plano e quando há desvios

◦ Definir a linguagem e a estrutura do plano para o público a ser comprometido

Coruja Orlo – tornar claras as expectativas

Desempenho melhor quando se sabe o que é esperado

Comunicação do plano deve ser clara e visual para todos

Revisão regular para avaliar a situação real e compará-la com o plano

3 lições - Expectativas

Regras para se ganhar o prêmio de bom comportamento do dia:◦ Ser gentil◦ Seguir as regras da escola◦ Escute e aprenda

Quadro das Abelhinhas◦ Acompanhamento do comportamento de cada aluno◦ Não cumprimento de uma das regras, a abelhinha é

virada de cabeça para baixo◦ A resolução do problema desvira a abelha◦ Ao final do dia é feito um autoexame do progresso de

todos◦ Mostra a condição real em relação ao plano.

Recompensa da equipe – Quadro das Abelhinhas

Enxergar em um instante = métodos visuais para mostrar o funcionamento de uma operação

Entender, revisar e analisar a condição atual em conjunto

Agir como uma equipe quando as dicas visuais indicam problemas

3 Lições – trabalho autoexplicativo

Empresa Lean focada na◦ Gestão visual◦ 5S

Local de trabalho autoexplicativo desenvolve-se com o passar do tempo. É desafiador

São padrões de referência que avaliam o impacto da mudança Os padrões deve mudar quando é necessário para melhorar o

negócio. Trocar por um padrão melhorado que, comprovadamente,

trará melhorias nos resultados Ajuda a focar nas áreas que necessitam de atenção naquele

momento Trabalhar nas coisas certas, nos momentos certos = eficiência

e eficácia

Coruja Orlo – Local de trabalho autoexplicativo

Aprender um com o outro Henry Ford: linha de montagem com peças

intercambiáveis e padronizadas Linha de montagem de aviões de papel: as

crianças descobrem os gargalos e tentam aperfeiçoar suas estações de trabalho

Leitura em grupo e Henry Ford

Henry Ford: produção em fluxo. Ideia válida. Lean é forma de pensar Lean: eliminar qualquer coisa que nos faça

perder tempo ou recursos

3 Lições - Fluxo

08 categorias de desperdício:◦ Produção em excesso◦ Estoque◦ Correção/Retrabalho◦ Processamento em excesso (faça somente o

necessário!)◦ Movimentação◦ Espera◦ Transporte◦ Esforço Humano (falta de engajamento)

Coruja Orlo – Empresa Lean

Empresa = barco Rio = ambiente do negócio Pedras no fundo do rio = problemas no fluxo

de valor 3 opções:

◦ Dar a volta nas pedras (apagar incêndios)◦ Aumentar o nível de água (estoques)◦ Eliminar as pedras permanentemente

Analogia com um barco navegando num rio

Fila para lavar as mãos = fluxo de uma só peça

Manter estoques, materiais e informações em movimento ao longo de um fluxo regular até o cliente

Auxilia a evitar produção em excesso e desperdício de custos

Um por vez

Contrária à produção de grandes lotes ou economia em escala

Todos os materiais fluem regularmente até o final do processo, sem parar

Não funciona por lotes Reduz o Lead Time do processo, reduz

estoques e torna os problemas mais visíveis quando surgem

Permite flexibilidade com mudanças no mercado

Coruja Orlo – Fluxo de uma só peça

Não existe parada durante o processo A implementação do fluxo de uma só peça

implica em repensar o paradigma de economia em escala

Torna os problemas visíveis para que o problema seja resolvido e aprendido rapidamente

3 Lições – Fluxo de uma só peça

A fluxo de crianças em fila pára por um problema de entendimento de processo

resolução do problema é trabalhado por toda a classe

Por que o problema ocorreu? Qual é a melhor solução?

A sala resolve um problema

Expor os problemas e solucioná-lo pela causa raiz com o compartilhamento de conhecimento

Chegar à causa raiz com vários “por que” Encontrar a solução mais efetiva para o

problema

3 lições – Resolução de problemas

Todos devem estar focados na identificação de causas raízes dos problemas e sua eliminação

Não ter problema é um problema Dar as ferramentas e a liberdade para expor e

resolver os problemas Não resolver os SINTOMAS. Identificar a causa

raiz é essencial Rega dos 5 Porquês YOOTEN = compartilhar conhecimento na

organização. Criar a cultura de aprendizado

Coruja Orlo – Resolução de Problemas

Pontualidade para ir ao refeitório Planejamento e organização para uso do

refeitório pequeno Ritmo do processo = tempo takt Cozinheiro calculou o tempo médio de 9s

para cada criança pegar e pagar pela refeição. Identificou o gargalo e solucionou com a colocação de mais um caixa para o pagamento

Almoço no restaurante

Ritmo da demanda real do cliente Calculado pela divisão do “tempo de

trabalho disponível” pela “quantidade de demanda”

Objetivo: estabelecer o ritmo de uma saída gerada exatamente quando o cliente demandar

3 Lições – Tempo Takt

Tudo começa e termina no cliente Controle de custos = conhecer o ritmo de

demanda do cliente para cada produto ou serviço

Eliminação de produção em excesso◦ Fluxo do processo◦ Ritmo do trabalho

Takt: palavra alemã para “ritmo” Objetivo final do Lean:

◦ Tempo de processo = tempo takt (fluxo perfeito de uma só peça)

Coruja Orlo – Tempo Takt

Uso de adesivos para dividir a classe em 2 grupos: policiais e bombeiros

Formação de duplas (1 policial e 1 bombeiro) para realizarem atividades conjuntas

Adesivos motivam os alunos, facilitam a distribuição de atividades por dupla e diminui o tempo entre a mudança de atividades

A passagem de uma atividade para outra é rápida e passa despercebida aos alunos

Programação da tarde

Valor é definido pelo cliente. Pelo que desejam pagar

Entender o fluxo de valor (produzir o que o cliente deseja)

Eliminar ou minimizar os tempos de programação e outras atividades que não agregam valor ao processo

3 Lições - Valor

Atividades que não agregam valor ao cliente = desperdício

Fluxo de valor = atividades sequenciais importantes para o processo

3 Categorias de Processos◦ Agregação de valor: atividade pela qual o cliente está

disposto a pagar◦ Não agregação de valor: atividade que o cliente não

está disposto a pagar se souber que existe e pode ser eliminado do processo

◦ Agregação de valor ao negócio: atividade que o cliente não quer pagar, mas não pode ser eliminado do processo

Coruja Orlo – Processos de agregação de valor

Tempo de set up = tempo utilizado para preparar um processo para iniciar um novo tipo de trabalho. Não agrega valor

Processos paralelos = minimiza o tempo de não agregação de valor e dá mais tempo de agregação de valor para suas atividades

Coruja Orlo – Processos de agregação de valor

Inspeção informal programada da Diretora duas vezes ao dia , observando as salas e os procedimentos nos corredores.

Inspeção formal programada com os professores de acordo com o quadro de demandas ou necessidades dos professores

Os quadros estabelecem os padrões de acordo com o desempenho prévio do professor e tempo de experiência

Uma diretora que “vai ver”

Por que visitar as salas de aula?◦ Melhor entendimento das atividades dos

professores diariamente◦ Aprender com a reação dos alunos frente aos

materiais de ensino e como estratégias e métodos diferentes são utilizados

◦ Conhecimento prévio das necessidades do ambiente escolar para ter argumentos para resolver problemas ou dar informações

Observar não é solução de problemas sérios. É uma forma de aprender mais sobre a realidade de uma situação ou problema

Uma diretora que “vai ver”

GEMBA = ir onde o trabalho está sendo realizado

Observar os processos e tirar conclusões de suas observações

Conversar com as pessoas envolvidas no trabalho, pois são quem realmente sabe o que está acontecendo

3 Lições – Gestão “vá ver”

Antes de comentar, observe in loco Pessoas enxergam com pontos de vista

diferentes. Crie sua própria opinião isenta de

comentários externos Genchi Gembutsu = engajar as pessoas que

trabalham Isso faz com que se ganhe o respeito dos

demais e e mostra sua acessibilidade

Coruja Orlo – Gestão “vá ver”

Controle de estoque por meio de cartões = sistema puxado

Rede de segurança = quantidade de itens mantidos antes de solicitar mais. Esconde os problemas.

Confiança no novo sistema de controle de estoque veio gradualmente para os usuários

Onde estão os grampos?

Reabastecimento do estoque acionado pelo consumo real. Nunca por previsões ou adivinhações

Sistema puxados simples e baratos Ajudam a nivelar a quantidade de

atividades em um processo todo Ajudam a reduzir estoques Ajudam a expor problemas

3 Lições – “Puxar”

Velocidade da cadeia de suprimento = eliminar produção em excesso e reduzir estoques

Movimentação de pequenas quantidades de materiais em um tempo padrão, nivelado e consistente

Ao diminuir estoques, começa a expor os problemas mascarados por eles

Coruja Orlo – Reabastecimento puxado

Mecanismos para alcançar a velocidade da cadeia de suprimentos:◦ Melhoria do fluxo◦ Sistema de reabastecimento puxado (consumo

aciona o abastecimento) Oposto ao sistema empurrado (estoque por

lotes) Uso do KANBAN = cartões de puxada

Coruja Orlo – Reabastecimento puxado

Revisão das regras da escola Anúncio do prêmio de bom comportamento

para a sala da Profª Young pelo autofalante da sala

Construção da autoconfiança nos alunos

Como nos saímos?

Respeito à pessoa = comunicação frequente, honesta e aberta

Comunicação = processo de entrada e saída, procedimentos e tempo

Dar ciência a todos de onde estão e o impacto de suas ações sobre o todo

3 Lições - Comunicação

O que precisa ser comunicado (entrada)? Como comunicaremos (procedimentos)? Quando e com qual frequencia

comunicaremos (tempo)? Qual ação ou resultado esperado (saída)? Feedback: visão, estratégias e objetivos da

organização para todos.

Coruja Orlo – Comunicação e Feedback

Distribuição de tarefas para casa Revisão das atividades realizadas durante o

dia Leitura da programação do dia seguinte Anotação da Profª Young num diário

◦ Plano para um professor substituto, caso ela falte◦ Verificação do que foi feito e o que não foi◦ Anotações úteis◦ Instrumento flexível e útil◦ Checklist e lembretes

Indo para casa preparados

Prestar atenção na estratégia e no foco regularmente par anão deteriorá-los

Lutar todos os dias para manter a estratégia em andamento e o desperdício minimizado

Ciclo de solução de problemas: PDCA◦ Sustentação Lean

3 lições – manutenção dos ganhos

Planejar Fazer Verificar Agir

Sustentar a mudança após a implantação = desafio da empresa lean

Coruja Orlo - PDCA

Difícil de sustentar se não:◦ Manter o foco◦ Evitar desperdício◦ Avaliar constantemente estratégia e foco

PDCA: ter um plano; verificar e comparar os resultados do plano com o que aconteceu de fato; adaptar os processos e recomeçar o ciclo PDCA. Deve tornar-se parte da cultura do negócio.

O GAP (lacuna) entre o plano e o real é considerado um problema

Coruja Orlo - PDCA

Observando o treino de futebol de diferentes classes da escola

Os alunos mais novos formavam times caóticos

Os alunos medianos sabiam suas posições mas não se interessavam no todo

Cada jogador desempenha uma função de acordo com a posição em que joga nas classes de alunos mais velhos e se ajudam mutuamente

Treino de futebol

Todos devem entender a visão e trabalhar juntos para um objetivo em comum

Progredir a um estágio de maturidade no trabalho em equipe efetivo para identificar e eliminar problemas

Evitar a postura defensiva quando apontadas as fraquezas em sua operação

Criar equipes colaboradoras em todos os níveis da organização

Coruja Orlo – Trabalho em equipe e a colaboração

Trabalhar por um objetivo comum envolve trabalho em equipe e colaboração de todos os níveis da empresa

Criado quando todos conhecem os padrões de trabalho e são encorajadas a se movimentarem no negócio dando sugestões aos demais

Não ficar na defensiva com críticas construtivas.

3 lições – trabalho em equipe

Retorno para casa Comentários sobre o 1º dia de aula durante o

jantar Leitura de uma história antes da caçula dormir Reflexão sobre o aprendizado e as ferramentas

usadas na escola para melhoria das habilidades das crianças

A empresa lean é uma cultura em que a oportunidade de aprender, ter riscos, resolver problemas e trabalhar em equipe estão incorporadas às rotinas diárias e aos processos

Reflexões

Lean está relacionado com pensar e aprender

Porquê é mais importante do que o como Num Brainstorm, nenhuma ideia é uma má

ideia

Conclusão