treinamento.pratico.do.excel.2007

Eduardo Moraz

Tu d o s o b r e a n o v a v e r s o d e s t a p o d e r o s a f e r r a m e n t a

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TREINAMENTO PRTICO EMBOOKS

P R T I C O

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Eduardo Moraz

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P R T I C O

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2007 by Digerati Books Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 9.610 de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro, sem autorizao prvia por escrito da editora, poder ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrnicos, mecnicos, fotogrcos, gravao ou quaisquer outros.

Diretor Editorial Luis Matos Assistncia Editorial Monalisa Neves Erika S Preparao dos originais Ricardo Dino de Freitas Reviso Eduardo Moreira

Projeto Grco Daniele Ftima Diagramao Rogrio Chagas Daniele Ftima Capa Laboratrio do Livro

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP) (Cmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

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Moraz, Eduardo. Treinamento Prtico em Excel 2007 / Eduardo Moraz. So Paulo : Digerati Books, 2007. 128 p. ISBN 978-85-60480-15-9 1. Excel (Programa de computador). 2. Planilhas eletrnicas. I. Ttulo. CDD 005.3

Universo dos Livros Editora Ltda. Rua Tito, 1.609 CEP 05051-001 So Paulo/SP Telefone: (11) 3648-9090 Fax: (11) 3648-9083 www.universodoslivros.com.br e-mail: [email protected] Conselho Administrativo: Alessandro Gerardi, Alessio Fon Melozo, Luis Afonso G. Neira, Luis Matos e William Nakamura.

SumrioCaptulo 1 Introduo ................................................................... 5Iniciando o Excel 2007 .........................................................................6

Captulo 2 A tela do Excel 2007 .................................................... 9A rea de trabalho .............................................................................10

Captulo 3 Arquivos e compatibilidade ....................................... 21Visualizando as extenses de arquivos ...........................................22 O formato de arquivos do Excel 2007 ..............................................25 O Excel 2007 e o formato Adobe PDF ..............................................30 Arquivos temporrios ....................................................................... 34 Histograma ........................................................................................ 34 Segurana de documentos ...............................................................36

Captulo 4 Pasta de trabalho/planilhas ....................................... 39Disposio de uma planilha ............................................................. 40 Seleo de clulas ............................................................................ 40 Ala de preenchimento .................................................................... 44 Ajustando o tamanho de linhas e colunas ...................................... 46 Inserindo, removendo e renomeando planilhas ............................. 48

Captulo 5 Dados em planilhas .................................................... 51Tipos de dados ...................................................................................52 Localizao e substituio de dados ................................................62 Excluso e insero de linhas ou colunas .......................................66 Desfazendo e refazendo aes (Undo/Redo) ..................................69

Captulo 6 Clculos em planilhas ................................................. 71Mdia e soma automticas ...............................................................72 AutoSoma (Sum) ...............................................................................75 Frmulas no Excel .............................................................................78

Mensagens de erros em frmulas ................................................... 83 Referncias entre clulas contendo frmulas ................................ 84 Gerao rpida de grcos ...............................................................89

Captulo 7 Funes, ordenao e classificao simples de dados ................................ 93Funes e sintaxe em outro idioma ................................................ 94 Estrutura de funes ........................................................................ 94 Ordenao simples de dados .........................................................104 Congelamento de painis ................................................................107 Filtragem simples de dados ............................................................109

Captulo 8 Gerao de grficos ..................................................113Tipos de grcos ............................................................................. 114 Exibio de grcos no Microsoft PowerPoint ..............................126

Captulo 1Introduo

Iniciando o Excel 2007A inicializao do programa feita normalmente pelo menu do boto Iniciar na seo Todos os programas no grupo Microsoft Ofce. Na Figura 1.1, temos a presena dos programas da nova verso, bem como alguns dos aplicativos da verso anterior selecionados para serem mantidos durante a instalao.

Figura 1.1: Ao selecionar a opo para manter os programas da verso anterior, eles tambm so listados no grupo Microsoft Ofce.

Atalhos para cada um dos programas podem ser colocados na rea de trabalho e posteriormente arrastados para a barra de inicializao rpida (Quick Launch) do Windows XP. Se os atalhos no forem criados automaticamente na rea de trabalho, basta proceder da seguinte maneira para cada um dos programas: 1. Abra o menu Iniciar > Todos os programas > Microsoft Ofce. Posicione o ponteiro sobre Microsoft Ofce Excel 2007 (Beta). 2. Abra o menu rpido com o boto auxiliar do mouse. Clique sobre Copiar (Figura 1.2).

Figura 1.2: Aps clicar sobre o comando Copiar no menu rpido.

Treinamento Prtico em Excel 20076

3. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer local livre da rea de trabalho do Windows. Abra novamente o menu rpido e clique em Colar. O atalho ser depositado na rea de trabalho como mostra a Figura 1.3.

Figura 1.3: Clique sobre o comando Colar com o ponteiro do mouse sobre a rea de trabalho. O atalho ser criado no Desktop do Windows.

Ao ser iniciado, ocasionalmente ser apresentada a tela de boasvindas, com as opes mostradas na Figura 1.4 e automaticamente marcadas por padro.

Figura 1.4: A tela de boas-vindas traz opes de privacidade, possibilitando o uso da ajuda on line, downloads automticos de atualizaes e envio de informaes para aperfeioamento do programa.

As opes so: Get On Line Help (Obtenha ajuda on line): quando marcada, permite ao mecanismo de ajuda do Ofce 2007 recorrer a documentos da web mantidos pelos sites de suporte da Microsoft, desde que o computador esteja conectado internet; Keep your system running (Mantenha seu sistema rodando): permite a execuo automtica e peridica de downloads de atualizao para o pacote Ofce; Make Ofce Better (Permita melhorias no Ofce): para que informaes sobre a congurao do sistema e mensagens de erro

Introduo7

possam ser enviadas on line para a Microsoft, com o objetivo de estabelecimento de estatsticas sobre os problemas mais comuns e posterior aperfeioamento dos programas Microsoft Ofce. Com exceo da ltima opo, recomendvel manter todas as demais acionadas. Ao clicar em OK, ser exibida uma tela para a ativao dos recursos do programa, com a opo de execuo da operao via on line. So exibidas duas opes sendo apenas a ativao via internet disponvel, devido caracterstica Beta do programa. Na Figura 1.5, a disposio da tela de ativao.

Figura 1.5: Com a nica opo disponvel marcada, certique-se de que o computador encontra-se conectado internet e clique em Next (prximo).

Certique-se de que o computador encontra-se conectado internet e em seguida clique em Next; (prximo). A conrmao da ativao ser exibida em uma tela como mostra a Figura 1.6.

Figura 1.6: Tela de conrmao de ativao do programa.

O boto Go Online Now permite ao programa de navegao acessar as pginas da Microsoft referentes ao Ofce 2007. Para que os recursos de ativao passem a vigorar, clique em Close para fechar a janela e sair do programa. Em seguida, execute-o novamente. O Excel 2007 agora encontra-se pronto para ser usado.


Captulo 2A tela do Excel 2007

A rea de trabalhoAo iniciar o Excel 2007, sua rea de trabalho apresentada de forma extremamente diferenciada de todas as verses anteriores. A nova interface conta com menor quantidade de menus, responsveis pela abertura de painis para o acesso s funes do programa. O conceito do projeto da nova interface para os programas do Ofce prioriza o acesso direto com menor quantidade de cliques do mouse para a obteno do comando ou operao desejado. Tarefas como modicar atributos de formatao de planilhas, gerao de grcos, e vrias outras aes so realizadas com maior facilidade. A seguir, uma descrio geral da tela inicial do Excel e seus principais elementos (Figura 2.1).

Figura 2.1: A disposio da tela inicial do Excel 2007 apresenta diversos elementos fora do padro das verses anteriores.

A Boto do ofce (Ofce Button): na verso 2007, o acesso aos comandos referentes ao menu Arquivo (File) foi substitudo pelo boto do Ofce. Ao posicionar o ponteiro sobre o boto ou qualquer elemento de um dos painis contendo comandos, exibida uma breve descrio das funes do local apontado. Ao manter o ponteiro por alguns instantes sobre o boto do Ofce, temos a descrio conforme mostra a Figura 2.2.


Figura 2.2: Descries de elementos do boto do Ofce e dos painis so exibidas ao deixar o ponteiro sobre o local desejado por alguns instantes.

Ao clicar sobre o boto do Ofce, exibida uma janela contendo vrias opes de comandos, bem como a lista dos arquivos abertos recentemente. Veremos as seguintes opes: New (Novo): a inicializao de uma nova apresentao pode ser feita atravs de um clique sobre o comando New, ou atravs das teclas de atalho Ctrl + N. Ao utilizar as teclas de atalho, uma nova apresentao em branco se encontrar disponvel, pronta para receber a insero de contedos. Ao ser usado o comando New, uma nova janela ser aberta contendo uma lista de diferentes tipos de documentos predenidos dividida em trs sees, como mostra a Figura 2.3.

Figura 2.3: Ao iniciar um novo documento atravs do comando New disponvel no boto do Ofce, uma janela com uma lista de documentos predenidos exibida.

Na seo esquerda, encontra-se a lista de documentos predenidos, sendo a primeira opo referente a um documento em branco.

A tela do Excel 200711

Ao selecionar cada uma das opes, uma miniatura de exemplo da disposio do documento e seus subtipos (quando disponveis) exibida na seo central. A seo direita permite a previsualizao do tipo de documento escolhido. Os documentos disponveis incluem no apenas opes de diferentes tipos de apresentaes, mas tambm modelos para a criao de diagramas, confeco de certicados e outros. Nem todos os tipos predenidos esto atualmente disponveis na lista e alguns deles necessitam o prvio download de arquivos adicionais a partir de sites da Microsoft. Ao clicar sobre uma opo indisponvel, o programa efetuar automaticamente o acesso pgina referente, desde que o computador se encontre conectado internet. Ao selecionar o tipo desejado, clique em Create para que a rea de trabalho seja exibida com o formato do documento selecionado. Observao: no jargo da informtica, comum a atribuio para o termo documento a arquivos de textos gerados no processador Word. O termo tambm aplicado aos arquivos referentes a um programa especco. Portanto, uma planilha do Microsoft Excel ou um arquivo contendo grcos vetoriais desenvolvido no CorelDRAW! ou no Macromedia Freehand, bem como uma imagem tratada no Adobe Photoshop, tambm so comumente chamados de documentos. A abertura de arquivos, padro do Windows XP, permite selecionar o local onde um ou mais documentos a serem abertos se encontram. A presena da pasta denominada Trusted Templates refere-se a documentos de modelo do Ofce. Os arquivos desta pasta no devem ser eliminados, evitando a perda das conguraes do modelo normal de documentos do programa. Save (Salvar): permite a gravao no disco rgido do documento ativo. Se o documento estiver sendo salvo pela primeira vez, uma janela ser exibida para especicao do nome do arquivo, o local aonde o mesmo dever ser salvo, e o formato de arquivo a ser adotado para permitir a compatibilidade com verses anteriores do Excel ou a outros programas. O comando tambm pode ser executado a partir das teclas de atalho Ctrl + S, abrindo a respectiva janela se o documento estiver sendo salvo pela primeira vez. Se o documento j se encontrar salvo a partir de uma sesso de trabalho anterior, as alteraes sero gravadas. Se uma


sesso de trabalho encerrada sem a utilizao do comando de salvamento, uma caixa de mensagem ser exibida, perguntando se as alteraes devero ser salvas; Save As (Salvar Como): permite a gravao do documento ativo no disco rgido, especicando o tipo de formato de arquivo a ser salvo. Ao posicionar o ponteiro do mouse sobre a seta do boto, aberta uma lista para acesso rpido para cada um dos modos de salvamento, como mostra a Figura 2.4. Mais detalhes sobre salvamento e formatos de arquivos sero tratados nos prximos captulos;

Figura 2.4: A lista de acesso rpido aos modos de salvamento a partir da seta do boto Save As (Salvar Como).

Print (Imprimir): assim como a opo Save As, apresenta uma lista a partir da seta de seu boto para acesso rpido aos modos de impresso e visualizao de impresso. O comando usa as teclas Ctrl + P como atalho. Ao ser acionado neste modo, apresenta prontamente a janela de impresso para as conguraes de pgina, seleo e propriedades da impressora e demais atributos; Prepare (Preparar): apresenta uma lista com vrias opes para aplicao de propriedades ao documento. As opes permitem, entre outras operaes, acionar a checagem de compatibilidade de arquivos, inspecionar o documento para vericao de erros, encript-lo, denir e restringir permisses denindo acessos para leitura, cpia, impresso etc; Send (Enviar): apresenta opes para envio do documento via e-mail ou por fax, usando um servio compatvel;


Publish (Publicar): permite a publicao do documento entre trs opes distintas: a criao de um blog, a publicao do documento em um servidor dedicado especco para a conteno de documentos e, a criao de um site com sincronizao automtica, permitindo que as alteraes realizadas no documento original sejam implementadas no documento publicado (sincronizao); Close (Fechar): encerra a sesso de trabalho; Boto Excel Options (Opes do Excel): permite acessar as opes do programa para alterao de modos de exibio, idioma padro, modicao do esquema de cores da rea de trabalho, conguraes de salvamento (manual ou automtico), modicao e implementao de teclas de atalho, gerenciamento de plug-ins e diversos outros parmetros; Boto Exit Excel (Sair do Excel): encerra tanto a sesso de trabalho, bem como fecha o programa. Se as ltimas alteraes no tiverem sido salvas, uma caixa de conrmao ser exibida com a possibilidade de salv-las, especicando o local indicado para armazenamento do arquivo, caso este esteja sendo salvo pela primeira vez. B Barra de ferramentas de acesso rpido (Quick Access Toolbar): armazena botes de atalho por padro trazendo os comandos para salvar, desfazer e refazer aes. A barra possui um pequeno boto de seta. Quando aberto, permite a insero ou supresso de botes para personalizao da barra (Figura 2.5).

Figura 2.5: O boto de seta da barra de ferramentas de acesso rpido permite denir quais sero os botes de atalho a serem exibidos, permitindo a personalizao.

Para personalizar a barra, basta clicar marcando ou desmarcando as opes contidas na lista. Na Figura 2.5, temos a disposio da barra em seu modo padro. Na Figura 2.6, temos a personalizao da barra, contendo os botes da visualizao padro, alm de atalhos para os comandos de abertura de documentos e classicao decrescente de dados.


Figura 2.6: Barra modicada contando agora com botes para a abertura de documentos e classicao decrescente de dados em uma tabela (planilha).

C Barra de ttulos: a barra de ttulos apresenta o nome da pasta de trabalho aberta ou em uso. Se a pasta no possuir um nome, a descrio Book1, Book2 (e assim sucessivamente), ser exibida. O nome da pasta atribudo ao ser salvo pela primeira vez, na janela Salvar como (Save As), acionada pelo comando homnimo no boto do Ofce ou quando for ser salvo pela primeira vez utilizando o comando Save, em suas respectivas teclas de atalho ou atravs do boto de atalho presente na barra de ferramentas de acesso rpido (item B). Uma pasta de trabalho um arquivo composto por trs planilhas de dados distintas; (Sheet1, Sheet2 e Sheet3). A pasta, no entanto, poder conter apenas uma ou mais planilhas, conforme a proposta do projeto de manipulao/exibio de dados. Observao: apesar de o vocbulo Book, do ingls, signicar Livro, a notao dada pela Microsoft em verses brasileiras do Excel, atribui o termo Book a uma Pasta de trabalho, contendo uma ou mais planilhas de clculos. D Botes de controle da janela: controlam a visualizao da janela do Excel. Suas funes so respectivamente minimizar, restaurar, maximizar ou fechar o programa. Ao clicar sobre o boto de fechamento, no formato de um X, o Excel ser encerrado e apresentar uma caixa de mensagem para o salvamento de quaisquer alteraes ainda no salvas. E Menus de acionamento dos painis (Smart Tags): ao contrrio das verses anteriores, os menus disponveis no Excel no abrem listas de comandos especcos e sim agrupam painis contendo os comandos no formato de botes e caixas de entrada. Cada painel denominado Smart Tag. O menu principal, denominado Home exibido por padro todas as vezes que o programa for iniciado. Ao clicar sobre cada um dos menus, seus respectivos comandos sero apresentados no formato de diferentes painis (Smart Tags), cada um correspondente a seu prprio menu. Ao clicar sobre o menu Frmulas, por exemplo, sero exibidos os painis (Smart Tags) re-


ferentes insero e manipulao de frmulas para a realizao de clculos nas planilhas, como mostra a Figura 2.7.

Figura 2.7: Disposio dos comandos referentes ao menu Frmulas. Diferente das verses anteriores, as listas de opes foram substitudas por painis (Smart Tags) com comandos via botes e caixas de entrada.

Painis no fornecem todas as funes em sees nicas. Muitos contam com um pequeno boto de seta na parte inferior do lado direito, para abertura de sees de extenso, no formato das janelas tradicionais, como as encontradas nas verses anteriores. Na Figura 2.8 por exemplo, temos o local da seta de extenso do painel de formatao de clulas incluindo os atributos de fontes do menu Home (Principal). Na Figura 2.9, temos a disposio da janela aberta atravs de um clique sobre o boto de seta.

Figura 2.8: Local do boto de extenso do painel (seta).

Figura 2.9: Extenso do painel aberta, (boto seta) que mostra janela de congurao de parmetros para as clulas, aberta na opo fontes (caracteres).


F Boto de ajuda: o mecanismo de ajuda do Excel 2007 no apresenta os assistentes no formato de guras animadas como o clip. Ao clicar sobre o boto, uma nova janela ser aberta, contendo uma lista para a explicao de procedimentos comuns e um campo para insero de perguntas. Para utilizao da ajuda on line, contando com contedos provenientes de sites da Microsoft, clique sobre o boto Ofine no lado direito na base da janela e em seguida sobre a opo Show content from Ofce Online. G Painis de comandos: botes de atalho (Smart Tags) e acionamento das sees de extenso (janelas de congurao). H Barra de frmulas: sua funo exibir o contedo da clula ativa ou digitar um novo contedo, que pode ser um texto, um valor numrico, uma funo ou uma frmula matemtica. A barra particularmente til nas operaes de anlise de estrutura de uma planilha de clculos, pois quando digitamos uma frmula numa clula qualquer da planilha, a clula exibir o resultado do clculo e no a frmula que o gerou. Para ver a frmula ser necessrio selecionar a clula e observar a barra de frmulas. No exemplo da Figura 2.10, podemos observar o contedo de nmeros nas clulas A1 e B1 enquanto o resultado da soma dos dois valores (A1+B1) mostrado na clula C1 (selecionada). A barra de frmulas ento mostra o resultado da soma dos dois valores. Com a clula C1 selecionada, a barra de frmulas nos informa que o valor contido naquela clula foi obtido atravs das soma dos valores contidos nas clulas A1 e B1. Na barra de frmulas, encontra-se o boto Inserir Funo (Insert Function) para a utilizao de funes de clculos prede nidas do Excel.

Figura 2.10: Funcionamento da barra de frmulas. Indicao da clula a conter o resultado (C1), da soma dos valores inseridos nas clulas A1 e B1 (C1=A1+B1).

I rea da planilha: no centro da janela de trabalho encontrase a planilha, ou seja, o local onde iremos entrar com os dados e realizar os clculos necessrios. Uma planilha nada mais do que uma tabela, dividida em retngulos chamados clulas. Ao ser iniciado, o Excel disponibiliza uma pasta de trabalho (Book), composta de trs planilhas em branco, totalmente independentes. Estas planilhas


so chamadas de Sheet1, Sheet2 e Sheet3. possvel executar a excluso de planilhas desnecessrias ou acrescentar outras, conforme o tipo de projeto de manipulao de dados a ser desenvolvido. Tambm possvel modicar o nome de cada uma das planilhas, permitindo fcil identicao de acordo com a funo atribuda para cada uma delas. Para no haver sobrecarga de elementos visuais na rea de trabalho, as planilhas so exibidas uma por vez na rea de trabalho. Para alternar a visualizao entre cada uma das planilhas, basta clicar sobre a respectiva aba da planilha desejada. A planilha acionada no momento, visvel na rea de trabalho, ser exibida com sua respectiva aba na cor branca. Na seo esquerda ao lado do conjunto de abas das planilhas, h quatro botes para a navegao entre as planilhas da pasta de trabalho; (ver item a seguir). J Controle de planilhas: os quatro botes na seo esquerda das abas das planilhas permitem, respectivamente, ir para a primeira planilha da pasta, ir para a planilha anterior planilha atual, ir para a planilha sucessiva ou caso necessite acessar a ltima planilha da pasta. O boto da extrema direita da seo de abas permite adicionar planilhas (Insert Worksheet). A ao tambm pode ser executada pelas teclas de atalho Shift + F11. K Barras de rolagem: as barras servem para percorrer a tela possibilitando a visualizao de sees ocultas da planilha. As barras so particularmente teis em situaes onde uma planilha de dados demasiada extensa em suas sees horizontais e/ou verticais. L Extenso da barra de frmulas: possibilita aumentar a rea de visualizao de frmulas inseridas, no caso de funes complexas com notaes extensas. M Controle deslizante de aproximao zoom: diferenciado das verses anteriores, a visualizao da rea de trabalho pode ser aproximada ou reduzida atravs do deslocamento do controle deslizante ou por seus botes de aumento (+); e diminuio (-), permitindo a adequao da visualizao da rea, principalmente em situaes em que seja necessria a modicao da resoluo do monitor. A numerao do lado do controle indica o nvel de Zoom aplicado. N Boto de modos de visualizao: Alterna entre os modos de visualizao Normal, Page Layout View (Aparncia da Pgina) e Page


Brake Preview (Pr-visualizao de Quebra de Pgina). As opes alm do modo normal permitem, respectivamente, previsualizar a pgina para a impresso e especicar as sees a serem cortadas caso seja necessrio. O corte, refere-se posio onde a impresso dever incluir ou excluir uma parte da planilha no caso de documentos extensos. No captulo seguinte, comentaremos algumas consideraes sobre os tipos de arquivos usados pelo Excel e sua atual compatibilidade com verses anteriores.


Captulo 3Arquivos e compatibilidade

Visualizando as extenses de arquivosNos sistemas operacionais atuais como todas as verses do Windows e do Mac -OS (sistemas operacionais dos computadores Macintosh), os arquivos gerenciados pelo computador possuem extenses de identicao para suas respectivas associaes a seus programas de origem e/ou programas que possam manipular tais arquivos. As extenses no geral so formadas por trs (ocasionalmente dois ou quatro) caracteres posteriores ao nome do arquivo separados por um ponto (.). O formato de arquivo padro com sua respectiva extenso, no caso do Microsoft Excel em todas as suas verses at a 2003, apresenta a sintaxe a seguir: nome do arquivo.extenso O nome do arquivo um nome qualquer digitado pelo usurio no momento de seu primeiro salvamento, acrescido automaticamente da extenso .xls (desde que o tipo de arquivo a ser salvo seja o padro, sem modicaes), apresentando a notao: nome do arquivo.xls As extenses permitem, por exemplo, a abertura de um documento do Excel a partir de um clique sobre o prprio arquivo, desde que este se encontre corretamente identicado e seja compatvel com o programa. Como o caso dos arquivos com extenso xls. Um arquivo desta extenso, quando acionado, abrir automaticamente o programa Excel desde que corretamente associado ao sistema operacional. A associao automtica e padronizada em sistemas cujas informaes de associao de arquivos no tenham sido previamente alteradas pelo usurio. Outra forma de abrir um documento , atravs do boto do Ofce, a partir da opo Open (Abrir) e a escolha do local onde o documento se encontra. Por padro, o sistema operacional Windows XP no traz a informao das extenses de arquivos em seu gerenciador de arquivos, o Windows Explorer (no confundir com o navegador de pginas da Web Internet Explorer). A associao neste caso visual, por meio de cones indicando o programa associado, como no caso da Figura 3.1. Na Figura, temos arquivos associados ao programa Excel, como tam-


bm outros arquivos associados ao programa de editorao eletrnica Adobe InDesign, reconhecveis por seus respectivos cones. Repare a ausncia das respectivas extenses dos arquivos em seus nomes.

Figura 3.1: Por padro no Windows XP, as extenses de arquivos no so exibidas.

No entanto, possvel atribuir a exibio das extenses dos formatos de arquivos no Windows, a partir de um procedimento simples, como mostramos a seguir: 1. Abra o gerenciador de arquivos Windows Explorer e acesse uma pasta qualquer. 2. Abra o menu Ferramentas > Opes de pasta. 3. Na janela homnima, abra a guia Modo de exibio (Figura 3.2).

Figura 3.2: A janela Opes de pasta permite atribuir a visualizao das extenses de arquivos.

Arquivos e compatibilidade23

4. Arraste o mouse sobre a barra de rolagem vertical do painel Opes avanadas at visualizar a opo Ocultar as extenses dos tipos de arquivos conhecidos (Figura 3.3). Desmarque a opo.

Figura 3.3: Desmarque a opo Ocultar as extenses dos tipos de arquivos conhecidos para a exibio das extenses dos arquivos.

5. Se desejar que a propriedade de exibio de extenso de arquivos seja aplicada para todas as pastas do computador, clique sobre o boto Aplicar a todas as pastas no painel Modos de exibio de pasta (Figura 3.4).

Figura 3.4: Clique sobre o boto indicado para permitir a visualizao da extenso dos arquivos em todas as pastas do computador.

6. Clique sobre o boto Aplicar. Em seguida, clique em OK, fechando a janela Opes de pasta.


De volta ao exemplo mostrado previamente na Figura 3.1, temos agora na Figura 3.5, a exibio dos arquivos da pasta com suas respectivas extenses. Os arquivos com a extenso .xls referem-se a documentos do Excel, enquanto os arquivos com extenso .indd referem-se ao programa de editorao eletrnica Adobe InDesign.

Figura 3.5: Exibio das extenses dos arquivos atribuda a todas as pastas do computador.

O formato de arquivos do Excel 2007Como comentamos, a extenso .xls referente ao Excel at sua verso 2003. Na verso 2007, o formato padro para salvamento de arquivos denominado .xlsx. Isto signica que, ao salvar um documento qualquer, esta ser a extenso do arquivo includa por padro. A principal diferena entre a nova extenso .xlsx e .xls no caso do Excel, bem como nos outros programas do Ofce 2007 (os demais programas do pacote Ofce tambm apresentam extenses de arquivos diferentes de suas verses anteriores), est na tecnologia supostamente implementada pela Microsoft, para possibilitar maior compresso de documentos, signicando arquivos de tamanho reduzido. Por ter sido desenvolvido a partir de uma combinao entre a arquitetura de arquivos do tipo XML e com propriedades de arquivos tipo ZIP, o novo formato apresenta a proposta de maior compresso dos dados, permitindo a reduo no tamanho em bytes de documentos complexos possuindo, no caso do Excel, grcos complexos e demais elementos visuais.


Observao: XML acrnimo para Extended Markup Language ou Linguagem de marcao estendida, uma linguagem de pginas extensvel e personalizvel, de carter universal, possibilitando a troca de informaes de forma estruturada atravs da Internet. Permite aos programadores o transporte de dados de um servidor para outro de forma organizada. ZIP, Sistema popular de compactao de software que possibilita a transmisso de grcos, aplicaes multimdia e outros arquivos grandes por meio de FTP e outros sistemas de transferncia de informaes na Internet. A compatibilidade entre as diferentes verses do programa e seus arquivos, na prtica, no oferece qualquer complicao aos usurios, mas alguns pontos devem ser observados para assegurar o intercmbio entre documentos. Vejamos quais: .xls no Excel 2007: assegurando a compatibilidade com documentos criados em verses anteriores, o Excel 2007 capaz de abrir arquivos no formato .xls sem alteraes de layout (aparncia), graas a um conversor de arquivos implementado no programa. Ao abrir um .xls de uma verso anterior no Excel 2007, ser exibida na barra de ttulo a notao Compability Mode (Modo de Compatibilidade), indicando a ativao do conversor. Esta uma funo normal do programa, e no requer qualquer outra ateno especial. No entanto, o modo de compatibilidade sugere a presena de um documento aberto fora do tipo de extenso de arquivo padro da nova verso. Na Figura 3.6, temos a notao do Modo de Compatibilidade na barra de ttulos, em um documento do tipo .xls, aberto no Excel 2007.

Figura 3.6: A indicao do Modo de Compatibilidade exibida todas as vezes que um arquivo .xls for aberto no Excel.

.xlsx em verses anteriores: se um documento .xlsx, evidentemente criado no Excel 2007, for aberto em uma verso anterior do programa, ser possvel edit-la perfeitamente sem qualquer problema, desde que o Ofce 2007 se encontre instalado no computador onde o arquivo foi aberto com a verso anterior. Neste caso, o conversor de arquivos atuar no apenas na verso 2007,


mas tambm em qualquer outra verso presente no sistema. Se o computador no possui a verso 2007 instalada e se houver a tentativa de abertura de um arquivo com extenso xlsx em uma verso anterior, a operao no poder ser concluda. Neste caso, a alternativa ser a de salvar um arquivo trabalhado no Excel 2007 em uma extenso compatvel com a verso anterior, possibilitando assim sua abertura. o que mostraremos no tpico a seguir.

Salvando em diferentes formatosPara compatibilizar um documento do Excel 2007 para qualquer outra verso, no so necessrias operaes complicadas ou a utilizao de plug-ins externos de qualquer ordem. Basta especicar a extenso adequada do arquivo, a partir do comando Salvar As (Salvar Como). Supondo ser necessrio o salvamento de um documento do Excel de forma a torn-lo compatvel com as verses 97, 2000, XP e 2003, proceda da seguinte maneira: 1. Clique sobre o boto do Ofce. 2. Posicione o ponteiro sobre a seta do boto Save As (Salvar Como). 3. Clique sobre a opo Excel 97-2003 Workbook (Pasta de Trabalho do Excel 97-2003), como mostra a Figura.3.7.

Figura 3.7: Opo para compatibilizar o documento a verses anteriores do Excel.


4. A janela Save As (Salvar Como) ser exibida e no menu desdobrvel Save as Type (Salvar como Tipo), automaticamente se encontrar selecionada a opo Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Basta nomear o arquivo (se o mesmo estiver sendo salvo pela primeira vez), especicar o local para o armazenamento e clicar em Save. No necessrio digitar a extenso do arquivo em seu nome.

Salvando um documento como modeloUma pasta de trabalho contendo elementos que se tornaro comuns a outras pastas pode ser salva como um modelo para utilizao futura. Isto signica que sua estrutura ser a mesma para todos os demais trabalhos, bastando apenas adicionar ou substituir os dados proprietrios de cada uma das planilhas. Pastas de trabalho salvas como modelos podem providenciar bom nvel de padronizao para futuras composies em planilhas, no caso de ambientes corporativos. Em verses anteriores do Excel, o salvamento de modelos utiliza a extenso .xlt, substituda pela extenso .xltx no Excel, 2007. Para salvar uma pasta de trabalho qualquer como modelo, a opo correspondente para modelos compatveis com verses anteriores do Excel Excel 97-2003 Template (*.xlt) e Excel Template (*.xltx) para modelos compatveis com a verso 2007, selecionada no menu desdobrvel Save as Type (Salvar como Tipo) da caixa Salvar Como (Save As), como mostra a Figura 3.8.

Figura 3.8: As opes para salvamento de pastas de trabalho como modelos.

O formato de arquivo Binary WorkbookCom o lanamento do Microsoft Ofce 2007, muita ateno foi focada sobre o novo formato de arquivo padro para os programas do pacote, utilizando a tecnologia de arquitetura aberta XML. Porm, h mais um tipo de formato de arquivo a ser considerado no Excel, caso o programa seja utilizado para a produo de planilhas eletrnicas contendo grandes volumes de dados. Trata-se do formato binrio de extenso .xlsb. Assim como a arquitetura Open XML,


o formato xlsb possui inteira compatibilidade com o Excel, com a conveniente caracterstica de otimizao em velocidade de abertura de documentos contendo pastas de trabalho com volume de dados muito grande. Apesar dos outros formatos suportarem praticamente qualquer volume de dados, a extenso xlsb a que oferece maior velocidade na abertura de arquivos. Em condies normais de utilizao, arquivos de formato binrio podem ser dispensados no momento de salvar uma pasta de trabalho. Mas no caso de projetos envolvendo grandes volumes de dados, a utilizao do formato xlsb dever ser considerado, para permitir maior agilidade nos processos no apenas de abertura, mas tambm de salvamento de arquivos. Para salvar pastas de trabalho em formato binrio, a opo mostrada na Figura 3.9 poder ser utilizada a partir do boto do Ofce. A opo tambm est disponvel atravs do menu desdobrvel da caixa Save As.

Figura 3.9: A opo para salvamento de pastas de trabalho no formato xlsb.

Outros formatosSe arquivos produzidos no Excel 2007 necessitarem ser abertos em outros aplicativos, ou condies especcas para os arquivos produzidos se encontrarem estabelecidas, vrios outros formatos podem ser escolhidos para o salvamento, bastando especicar a extenso desejada a partir do menu desdobrvel Save as Type (Salvar como Tipo), disponvel na janela Save As. Vejamos algumas opes de salvamento para outros formatos: .xlsm e xltxm: documentos no formato XML produzidos no Excel podem receber macros. Macros so instrues de programa-


o para a automao de tarefas, criadas a partir de rotinas gravadas pelo prprio programa, ou pela digitao de cdigos de programao na linguagem Visual Basic (VBA). Arquivos contendo macros em documentos XML devero receber a extenso .xlsm, para que o programa reconhea o formato de arquivo como um documento do Excel no formato XML contendo macros. A extenso xltxm refere-se a documentos com as mesmas propriedades, salvos como modelos; .xlt: formato referente a um arquivo binrio do Excel a ser usado como modelo; .htm ou html: Hyper Text Mark Up Language (Linguagem de Marcao de Hiper Texto): formato reconhecvel por browsers de navegao como o Internet Explorer ou o Mozilla Firefox. Ao salvar um documento com esta extenso, ele poder ser publicado na Internet para visualizao do mesmo utilizando um navegador.

Formatos grficos possvel salvar planilhas do Excel em vrios formatos grcos diferentes, como o bmp, o jpg e o png. Cada um dos formatos oferece vantagens e desvantagens de acordo com a proposta de utilizao dos arquivos. No caso do formato .gif por exemplo, temos a limitao de suporte a apenas 256 cores, sendo indicado para desenhos com elementos grcos de menor complexidade e imagens em branco e preto.

O Excel 2007 e o formato Adobe PDFPDF o acrnimo para Portable Document Format ou Formato de Documento Porttil, desenvolvido pela Adobe Systems. Documentos PDF podem conter textos, grcos, imagens, fotos e serem exibidos em qualquer computador contando com um sistema operacional atualizado (ambiente grco) e um visualizador de arquivos deste formato. Em geral, o visualizador usado em computadores Windows o programa Adobe Acrobat Reader. Alguns sistemas operacionais possuem recursos prprios para visualizao de arquivos em PDF. A vantagem de utilizao do PDF est na possibilidade de exibio de documentos sem a necessidade da existncia de um programa especco para a abertura dos mesmos. Isto signica, por exemplo, que grcos vetoriais produzidos em um programa como


o CorelDRAW, imagens tratadas em um programa como o Adobe Photoshop, textos produzidos no Apple Pages, apresentaes produzidas no PowerPoint ou planilhas eletrnicas desenvolvidas no Excel podem ser exibidas atravs de um arquivo PDF sem a necessidade da presena destes programas. Desta forma, um PDF pode ser gerado aps a confeco do documento, e levado a outro computador para exibio bastando neste ltimo se encontrar o Adobe Acrobat Reader. Documentos PDF raramente permitem modicaes/edies e mesmo quando h a possibilidade de operaes de modicao de contedo atravs das ferramentas de verses autorizadas e legtimas do Adobe Acrobat Distiller, (o visualizador e gerador de PDFs da Adobe Systems), ainda assim as possibilidades de edio se apresentam com vrias limitaes. Esta uma propriedade referente a uma relativa segurana dos documentos PDF, os quais no podem ser facilmente modicados. Assim, o formato altamente indicado e recomendado para a distribuio eletrnica de documentos. Visualizar um documento PDF em qualquer caso no representa qualquer problema para o usurio. No entanto, a complexidade dos fatores relevantes ao formato aumenta no momento de ger-lo. Em computadores Apple rodando o sistema operacional Mac OS-X, em todos os programas contando com funes para impresso, possvel selecionar uma opo para a gerao de um arquivo no formato PDF a qualquer momento, sem afetar seu formato original. No caso da plataforma Windows, se um programa especco no traz em suas opes a possibilidade de gerao de documentos no formato PDF, a utilizao de plug-ins (tambm chamados de add ins ou componentes adicionais) especcos necessria ou a instalao do Adobe Acrobat Distiller. O projeto original do Ofce 2007 foi apresentado de forma a incorporar um gerador de arquivos PDF prprio, ou seja, diretamente a partir de qualquer um dos programas do pacote atravs do boto do Ofce > Save As (seta do boto). No entanto, a verso testada para os procedimentos deste livro, mesmo incorporando a mais recente atualizao da Microsoft no momento de sua edio, no possibilitou a gerao de PDFs. Ao clicar sobre a seta do boto Save As, a nica opo disponvel referente gerao de PDFs um comando descrito como Find addins for other formats disponvel nos programas Word e PowerPoint. Porm, em nenhum dos programas h menes para salvamento de


arquivos no formato PDF. No caso do Excel, a opo Finda dd ins for other formats foi suprimida do boto do Ofce, e a lista de tipos disponveis no inclui o formato PDF nas opes do menu desdobrvel Save as type (Salvar como tipo), da caixa Save As. (Salvar como). Alm do formato PDF, existem outros com caractersticas similares, como o XPS e XML, tambm incompatveis ao menos a esta verso do Excel por enquanto.

O formato XPS ou XML Paper SpecificationO tipo de arquivo XPS ou XML Paper Specication (Especicao XML para documentos impressos) um formato eletrnico de aparncia xa (layout xo) nos moldes do tipo PDF, com a propriedade de preservar a formatao do documento para sua distribuio. O formato possui propriedades semelhantes ao PDF, providenciando diculdades para modicaes/edies do documento. Embora estejam disponveis na Web vrios plug-ins em carter shareware e alguns poucos freewares para a gerao de PDFs em verses anteriores do Excel, a compatibilidade destes componentes no assegurada com a verso 2007. A instalao destes plug-ins pode ocasionar funcionamento imprprio do programa. Por se tratar ainda de uma verso em desenvolvimento (Beta), o pacote Ofce pode vir ainda a incorporar a gerao de documentos PDF e XPS em sua verso nal de distribuio aos consumidores. Para maiores informaes, contate um consultor Microsoft credenciado.

Modificando a extenso padroApesar da extenso padro do Excel 2007 ser xlsx, possvel congurar o programa para o salvamento em xls sem a necessidade de especicao da extenso no menu desdobrvel Save as a type (Salvar como tipo) da janela Save as. Basta efetuar os seguintes procedimentos: 1. Clique sobre o boto do Ofce e em seguida sobre o boto Excel Options. 2. Ser aberta a janela homnima, como mostra a Figura 3.10.


Figura 3.10: As opes do Excel, acionadas a partir do boto do Ofce.

3. Clique sobre a opo Save. 4. Abra o menu desdobrvel Save les in this format (Salvar arquivos neste formato) e selecione a extenso desejada. No exemplo da Figura 3.11, est sendo selecionado o tipo xls, padro de arquivos compatveis com as verses anteriores do Excel.

Figura 3.11: Atribuindo a extenso .xls como padro para salvamento de arquivos.


As opes tambm permitem a modicao do local de armazenamento padro para documentos do Excel atravs da especicao do caminho de pastas para o local desejado no campo Default le location; (Local padro para salvamento de arquivos). A janela de opes tambm pode ser acionada atravs do boto Tools (Ferramentas), na janela Salvar como; (Save As). Basta clicar em General Options. Para retornar extenso padro xlsx, basta repetir os procedimentos, selecionando a opo Excel Workbook (*.xlsx) (Pasta de Trabalho do Excel) para restaurar o programa s suas conguraes de salvamento originais.

Arquivos temporriosOs documentos criados pelo Excel, como tambm os do pacote Ofce 2007, utilizam-se da gerao de arquivos temporrios para a exibio dos documentos denitivos, principalmente quando esto abertos na rea de trabalho. Em vrias situaes, os documentos temporrios so mantidos visveis nas pastas onde foram armazenados. Esta uma funo normal do programa e no deve ser considerada como defeito. Os arquivos temporrios em geral so exibidos em notaes confusas, obedecendo a uma sintaxe iniciada com ~$. extremamente recomendvel a no remoo de arquivos temporrios mesmo quando as pastas de trabalho se encontrarem denitivamente editadas e o programa fechado. A eliminao de tais arquivos pode comprometer a exibio de apresentaes prontas. No entanto no necessria a movimentao dos arquivos temporrios para uma pasta destinada a outro computador, mdia de armazenamento, ou transmisso eletrnica dos documentos via e-mail, Ftp, ou qualquer outro programa de comunicao ou transferncia de arquivos utilizando a Internet. Se a opo para visualizao de arquivos ocultos no se encontrar devidamente congurada nas opes de pastas do Windows, os arquivos temporrios no sero exibidos.

HistogramaO histograma uma simples lista das pastas de trabalho recentemente mais usadas e visvel na parte direita das opes do boto do


Ofce. Quando acionado, permite a abertura de uma apresentao com um simples clique sobre seu nome. O histograma descrito como Recent Documents. Cada um dos arquivos possui um cone de xao (pin). Ao ser acionado, o pin mantm o nome na lista, mesmo que novos documentos sejam abertos, evitando que os nomes sejam substitudos. Na Figura 3.12, temos a lista de documentos recentemente abertos em diferentes sesses de trabalho do Excel. Os documentos esto desmarcados. Para marcar um documento para que o mesmo no seja excludo da lista quando novos documentos forem abertos (substitudos), clique sobre o cone do pin, como mostra a Figura 3.13.

Figura 3.12: Ao acionar o pin de xao da apresentao na lista...

Figura 3.13: ... ela ser mantida no histograma, mesmo aps a abertura de outras pastas de trabalho.

Note, porm, que se uma apresentao for removida de seu local original, uma caixa de mensagem ser exibida, informando a impossibilidade de abertura do arquivo. Neste caso, a apresentao dever ser aberta manualmente a partir do boto Open (teclas de atalho Ctrl + O) e da especicao do local onde a apresentao se encontra (caso no tenha sido apagada) (Figura.3.14).

Figura 3.14: Caixa de mensagem exibida caso um documento tenha sido apagado ou movido para outro local.


Segurana de documentosUma pasta de trabalho pode ser protegida contra a leitura por pessoas no autorizadas ou contra alteraes em dados (edio). As duas protees podem ser usadas ao mesmo tempo se necessrio. importante ressaltar que as senhas utilizadas devem ser mantidas em local seguro. Caso no seja possvel inserir as senhas corretas, as aes de leitura e edio do documento da pasta de trabalho no sero possveis. A atribuio de senhas pode ser executada da seguinte maneira: 1. Mantenha a pasta de trabalho a ser protegida aberta. 2. Abra a janela Save As (Salvar Como). 3. Clique sobre o boto Tools (Ferramentas) em seguida sobre a opo General Options (Opes Gerais) (Figura.3.15).

Figura 3.15: Acessando as opes para atribuio de senhas pasta de trabalho.

4. Digite a senha para abertura do documento no campo Password to open. A mesma senha ou uma diferente pode ser adicionada ao campo Password to modify para alterao do documento. Os campos so independentes, isto , as senhas podem ser atribudas tanto para leitura e/ou modicao (Figura.3.16).

Figura 3.16: Campos para a insero das senhas.


5. Clique em OK. Caixas de conrmao sero exibidas para cada uma das senhas, como mostram as Figuras 3.17 e 3.18.

Figura 3.17: Nas caixas de conrmao...

Figura 3.18: ... tanto a senha para leitura como para gravao devero ser conrmadas.

6. De volta janela Save As, salve a pasta de trabalho normalmente. Se necessrio, conrme o salvamento sobre o arquivo j existente, na caixa de mensagens. Ao salvar o documento durante uma sesso de trabalho, ser ocasionalmente exibida uma caixa de mensagem alertando para a possibilidade de converso do arquivo para o formato XML. Segundo a Microsoft, o formato permite maior segurana nos algoritmos de encriptao de um documento protegido por senha. Para a converso automtica do arquivo para o formato XML (Ofce Open XML Format), clique em Yes na caixa de mensagem. importante ressaltar, porm, que a compatibilidade de documentos no formato XML de maior restrio, se comparado com a extenso de arquivos .ppt. Observao: a utilizao de senhas em documentos diculta as aes de leitura e alterao, porm no garante totalmente a segurana de documentos. Atravs de programas especiais para o hacking de senhas, usurios no autorizados podem eventualmente conseguir acesso aos dados dos documentos.


Para retirar as senhas de um documento, repita os procedimentos, apagando os campos para a insero de senhas, aps acessar o documento inserindo as senhas previamente conguradas.


Captulo 4Pasta de trabalho/planilhas

Disposio de uma planilhaCada planilha do Excel dividida em clulas, criadas pela interseo de linhas com colunas. Cada linha numerada sequencialmente na parte esquerda da janela, enquanto as colunas so identicadas por letras do alfabeto em ordem crescente. No total, podemos contar com 65.536 linhas e 256 colunas, resultando em 16.777.216 clulas. Como sabemos, o alfabeto no possui 256 caracteres, portanto para nomear cada uma das 256 colunas do Excel, usou-se a seguinte notao: as colunas de 27 a 52 so chamadas AA, AB, AC e assim por diante at AZ. As 26 colunas sucessivas so chamadas BA, BB, BC at BZ e as ltimas 22 vo de IA at IV. Teremos, assim, as linhas 1, 2, 3... 65.563 e as colunas A, B, C...IV. As clulas das planilhas tambm so identicadas de maneira unvoca usando as coordenadas da coluna e da linha na qual se encontram. Por exemplo, a clula localizada na coluna E e na linha 9, chamada E9. O nome da clula ativa, ou seja, que se encontra selecionada no momento, exibido na extremidade esquerda da barra de frmulas.

Seleo de clulasAo ser iniciado um novo documento, a primeira clula (A1) da primeira planilha (Sheet1), da pasta de trabalho, aparece destacada por uma borda preta e espessa. A borda indica que a clula se encontra selecionada ou ativa. Neste caso, a clula est pronta para receber dados. Para selecionar outra clula qualquer da planilha, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a clula desejada e clicar com o boto do mouse. A borda de seleo ser movida para a nova clula, cuja respectiva identicao mostrada na barra de frmulas. Enquanto o ponteiro do mouse se encontrar na rea de clulas da planilha, ele ser exibido no formato de uma pequena cruz. Este cone denominado seletor. Ao ser executado clique duplo no interior de qualquer clula, a exibio do seletor ser modicada para uma barra I, indicando o acionamento do modo de edio da clula. A barra vertical intermitente o cursor responsvel pela insero de dados. Veja a Figura 4.1.

Treinamento Prtico de Excel 200740

Figura 4.1: Clula em modo de edio: pronta para a insero de dados.

possvel tambm selecionar um intervalo de clulas, ou seja, um grupo de clulas simultaneamente: posicione o ponteiro do mouse sobre a primeira clula a ser selecionada, clique e, mantendo o boto do mouse pressionado, arraste at a ltima clula do grupo que deseja selecionar. As clulas selecionadas sero destacadas pelas bordas de seleo e com uma cor mais escura, com exceo da primeira, que permanecer branca. Na Figura 4.2, temos o intervalo de seleo compreendido pelas clulas A5 at D10. Neste caso, a notao do intervalo selecionado A5:D10.

Figura 4.2: Intervalo de seleo compreendido pelas clulas A5 at D10. A notao para o intervalo A5:D10.

Para selecionar clulas no adjacentes, clique sobre a primeira clula a ser selecionada. Pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl. Clique sobre as demais clulas a serem selecionadas. Na Figura 4.3, foram selecionadas as clulas B1, C5, D2, E4 e F7. Todas as clulas selecionadas apresentam tonalidades mais escuras, com exceo da ltima. Mesmo estando ativa, a ltima clula permaneceu na cor branca, com as bordas diferenciadas.

Pasta de trabalho/planilhas41

Figura 4.3: Intervalo de seleo compreendido por clulas no-adjacentes.

Durante o desenvolvimento ou edio de uma planilha, pode ser necessrio selecionar todas as clulas de uma determinada linha ou coluna para, por exemplo, denir de uma s vez a formatao do texto de todos os valores apresentados no intervalo selecionado. Para selecionar todas as clulas de uma linha, basta clicar sobre seu nmero correspondente. Por exemplo, ao clicar sobre o nmero 3, correspondente terceira linha da planilha, todas as clulas da linha sero selecionadas, como mostra a Figura 4.4.

Figura 4.4: Seleo de todas as clulas de uma linha atravs de clique sobre a numerao da linha desejada.

Da mesma forma, para selecionar todas as clulas de uma coluna qualquer, basta clicar sobre a letra da coluna em questo: por exemplo, clicando sobre a letra correspondente coluna B, selecionaremos todas as clulas, como mostra a Figura 4.5.

Figura 4.5: Seleo de todas as clulas de uma coluna atravs de clique sobre a denominao da coluna desejada.


Para selecionar um grupo de linhas ou colunas, basta posicionar o ponteiro sobre a primeira linha ou coluna a ser selecionada e arrastar o mouse sobre as demais linhas ou colunas mantendo o boto pressionado. Veja a Figura 4.6.

Figura 4.6: Arraste do mouse efetuado a partir da coluna D at a coluna G.

A mesma operao vlida para a seleo de linhas, bastando arrastar o mouse sobre a numerao desejada, conforme mostra a Figura 4.7.

Figura 4.7: Arraste do mouse efetuado a partir da numerao da linha 2 at a linha 7.

Tambm possvel executar a seleo de grupos de linhas/colunas no adjacentes. Clique sobre o nmero da primeira linha ou denominao da primeira coluna a ser selecionada e com a tecla Ctrl pressionada, clique sobre as outras linhas ou colunas na planilha. Na Figura 4.8, temos as colunas A, C e E selecionadas por este mtodo. Na Figura 4.9, linhas no adjacentes selecionadas.

Figura 4.8: Tanto colunas como linhas podem ser selecionadas...


Figura 4.9: ... atravs de cliques sobre suas denominaes mantendo-se a tecla Ctrl pressionada.

Ala de preenchimentoA ala de preenchimento permite a rpida cpia do contedo de uma clula para um intervalo de clulas adjacentes e tambm permite a criao de listas de valores predenidos como dias da semana, meses, nmeros ou quaisquer outros valores seqenciais. Nos procedimentos a seguir, veremos algumas propriedades da ala de preenchimento. 1. Em uma planilha em branco, clique na clula A1. Digite um texto qualquer. Tecle Enter ao nalizar a insero do texto. Ative novamente a clula A1 com o seletor. Se preferir, use as teclas de seta para posicionar a moldura de seleo sobre a clula. Neste caso especco, basta pressionar a tecla de seta para cima. 2. Com a clula A1 selecionada, posicione o seletor sobre o pequeno quadrado preto localizado na extremidade inferior direita da borda de seleo (Figura 4.10). O cone do seletor ser exibido no formato de uma cruz conforme mostra a Figura 4.11.

Figura 4.10: Ao posicionar o seletor sobre o local indicado pela seta...

Figura 4.11: ... o ponteiro do mouse ser exibido no formato de uma cruz.


3. A cruz referente ativao da ala de preenchimento. Mantendo o boto do mouse pressionado, arraste-o at alcanar a clula A8. O contedo da clula A1 ser copiado a todas as outras clulas do percurso do mouse, conforme mostra a Figura 4.12.

Figura 4.12: Contedo copiado a partir da clula A1 com a ala de preenchimento.

As demais opes de preenchimento automtico selecionveis para a ala de preenchimento so: Copy Cells (Cpia de Clulas): para a cpia normal do contedo de uma clula para todas as outras preenchidas pela ala. O contedo copiado normalmente, sem alteraes; Fill Formatting Only (Preencher Apenas com Formatao): copia apenas os atributos de formatao de uma clula para as outras onde a ala de preenchimento seja arrastada. Os parmetros de formatao incluem cores de borda das clulas e de caracteres dos valores, alm de planos de fundo e outros elementos de estilizao visual. Esta opo no altera os valores das clulas; Fill Without Formatting (Preencher Sem Formatar): copia o contedo sem aplicar elementos de formatao. Se a clula original possui elementos de estilizao visual, os mesmos no sero aplicados s demais clulas preenchidas pela ala. Apenas seu respectivo valor inserido ser copiado ao intervalo. Seqncias numricas tambm podem ser aplicadas em clulas atravs da ala de preenchimento, bastando entrar com o primeiro valor na primeira clula, e executar o arraste mantendo a tecla Ctrl pressionada. A operao de preenchimento com a ala tambm pode ser executada em diferentes direes, preenchendo colunas para cima e linhas para a direita e esquerda. Na Figura 4.13, a ala de preenchimento foi arrastada a partir do valor inserido na clula B10 at a clula F10 com a tecla Ctrl pressionada. Desta forma, as clulas do intervalo receberam valores em incremento de 1.


Figura 4.13: Ala de preenchimento deslocada ao longo da linha a partir da clula B10: mantendo-se a tecla Ctrl pressionada, o incremento aos valores automaticamente adicionado.

Observao: a funcionalidade da ala de preenchimento no Excel no se limita apenas a valores numricos seqenciados, como os mostrados nos procedimentos anteriores. Ao ser inserido um valor textual de conveno de medida de tempo como os dias da semana ou meses do ano, o programa poder preencher as clulas restantes com os valores subseqentes. Por exemplo, se em uma clula digitado janeiro, e a ala usada, os meses subseqentes do ano sero inseridos automaticamente. O mesmo vale para os dias da semana. Na verso testada, porm, esta funcionalidade no foi detectada, mesmo usando as notaes em ingls. Isto se deve caracterstica Beta do programa. Por se tratar de um aplicativo ainda em desenvolvimento, grande a possibilidade de o recurso ser completamente implementado na verso comercial denitiva.

Ajustando o tamanho de linhas e colunasUm dos ajustes efetuado com maior freqncia nas planilhas do Excel a alterao do tamanho de linhas e colunas, que pode ser feito rapidamente usando o mouse. Por padro, as colunas tm largura para exibir aproximadamente oito caracteres no formato padro do Excel (fonte Arial, tamanho 10); possvel aumentar essa largura para exibir at 255 caracteres de texto. J a altura pr-denida das linhas de 12,27 pontos tipogrcos (cada ponto o equivalente a pouco mais de 1/3 de milmetro) e pode ser entendido em at 409,5 pontos. Para ajustar a largura de uma coluna ou a altura de uma linha com o auxlio do mouse, proceda da seguinte forma:


1. Posicione o ponteiro do mouse entre o cabealho da coluna que deseja ampliar e o da coluna sua direita, por exemplo, para aumentar a largura da coluna A, posicione o ponteiro do mouse na divisa entre as letras A e B, que correspondem, respectivamente, s colunas A e B da planilha, conforme mostra a Figura 4.14.

Figura 4.14: Ajustando a largura das colunas.

2. O ponteiro exibido no formato de uma seta bilateral. Pressione e mantenha pressionado o boto do mouse arrastando-o no sentido desejado (esquerda para reduzir a largura ou direita para aumentar a largura). Execute o mesmo procedimento para as linhas. Posicione o ponteiro do mouse entre o cabealho da linha a ser ampliada ou reduzida e arraste o mouse no sentido desejado (para cima para reduzir a altura da linha ou para baixo para aument-la), por exemplo, se quiser aumentar a largura da linha 1, posicione o ponteiro do mouse entre o nmero 1 e o nmero 2, correspondentes, respectivamente, s linhas 1 e 2 da planilha, em seguida, clique e arraste para baixo at obter a altura desejada, liberando o boto do mouse em seguida. A largura de uma coluna pode ser expandida no exato espao de exibio de dados inseridos atravs de clique duplo sobre sua linha de diviso. Na Figura 4.15, por exemplo, temos os dados inseridos na coluna D. O ttulo da coluna, correspondente aos nomes dos tcnicos, est visvel, mas os respectivos nomes no.

Figura 4.15: Dados inseridos na coluna: Ttulo visvel, mas no o contedo.


Basta posicionar o ponteiro sobre a linha de diviso da coluna, como mostra a Figura 4.16. Ao executar clique duplo, com o ponteiro do mouse exibido no formato de uma seta bilateral, a largura ser automaticamente ajustada, conforme mostra a Figura 4.17.

Figura 4.16: Ao executar clique duplo sobre a linha de diviso da coluna...

Figura 4.17: ... sua largura ser automaticamente ajustada.

Inserindo, removendo e renomeando planilhasComo comentamos anteriormente, uma pasta de trabalho por padro um documento do Excel contendo trs planilhas, denominadas Sheet1, Sheet2 e Sheet3, em notao inglesa para esta verso do programa. As notaes Sheet equivalem notao Plan, abreviao de Planilha em verses em portugus do Excel. A pasta de trabalho, todavia, pode conter mais ou menos planilhas, conforme o necessrio. Se a presena das duas outras planilhas desnecessria e apenas uma suciente para compor todo o documento, a remoo das demais pode ser realizada facilmente da seguinte maneira: 1. Posicione o ponteiro do mouse sobre a aba da denominao da planilha a ser removida. 2. Clique com o boto auxiliar do mouse abrindo menu rpido. Clique sobre a opo Delete, conforme mostra a Figura 4.18.


Figura 4.18: Excluindo a planilha da pasta de trabalho.

Observao: a remoo de planilhas deve ser realizada com cuidado. A operao conforme os procedimentos anteriormente citados no abre caixas de conrmao e tampouco move a planilha para a lixeira do Windows, ou seja, a excluso da planilha permanente. Uma vez removida, seu contedo no poder ser recuperado. A insero de planilhas pode ser executada da mesma forma a partir da opo Insert (Inserir) no menu rpido. Ao clicar sobre a opo, uma caixa homnima ser exibida conforme mostra a Figura 4.19. Na caixa, possvel selecionar, alm de um documento normal de planilha do Excel (Worksheet), uma janela especial para a composio de grcos Chart e demais documentos contendo macros. Modelos prontos de planilhas padronizadas do Excel podem ser selecionadas a partir da guia Spreadsheet Solutions. Para o exemplo, selecione a opo Worksheet na guia General e clique em OK .

Figura 4.19: A insero de planilhas na pasta de trabalho possibilita a incluso de documentos com macros e/ou modelos de planilhas prontas.


Os ttulos das abas de identicao de planilhas na pasta de trabalho podem ser modicados. Ao invs das notaes Sheet1 e assim consecutivamente, denominaes personalizadas podem ser atribudas. Esta uma funo particularmente til quando se deseja identicar cada uma das planilhas relacionadas s atividades de um contexto em comum. Como exemplo, na Figura 4.20, temos uma pasta de trabalho relativa a uma suposta empresa, apresentando trs planilhas distintas: uma direcionada aos proventos de cada um dos funcionrios, a outra com o total de pagamentos efetuados em um determinado perodo de tempo, e nalmente uma planilha dedicada a exibir o estado (status), do estoque de itens comercializados pela empresa.

Figura 4.20: Planilhas renomeadas na pasta de trabalho: identicao das operaes relacionadas em cada uma das abas.

Para renomear a aba de uma planilha, posicione o ponteiro sobre a aba a ser renomeada, abra o menu rpido e clique sobre a opo Rename. O contedo da aba entrar no modo de edio. Digite o novo nome e em seguida tecle Enter. A ordem de exibio das abas na rea de trabalho pode ser alterada, se necessrio. Basta arrastar com o mouse a aba correspondente para a nova posio. Na Figura 4.21, o arraste da aba Proventos est sendo executado para a posio da aba Total pgtos. Ao liberar o boto do mouse, temos a nova disposio de exibio das abas das planilhas, conforme mostra a Figura 4.22.

Figura 4.21: Ao arrastar as abas das planilhas...

Figura 4.22: ... possvel modicar a ordem de exibio.


Captulo 5Dados em planilhas

Tipos de dadosGeralmente, as clulas de uma planilha recebem dados pequenos; entre os mais freqentes temos: nomes, nmeros de telefone, nmeros de contas bancrias, CEPs, siglas de estados, nomes de cidades, quantias de dinheiro, peas em estoque, datas e horrios. Como j vimos, para inserir dados numa clula, preciso ativ-la clicando sobre a mesma, digitar os valores desejados e nalizar a insero teclando Enter ou clicando em outra clula qualquer da planilha. Desta forma, o Excel interpreta o Enter ou o clique em outra clula como o trmino da aquisio de dados e os armazena na planilha seguindo uma lgica apropriada a qual demonstraremos nos procedimentos a seguir: 1. Em uma planilha em branco, em qualquer clula da primeira planilha da pasta de trabalho (Sheet1), digite os nmeros 01123456789, considerando este ser um nmero de telefone, com o cdigo DDD includo. 2. Tecle Enter ao nal da digitao. Observe a remoo automtica do primeiro numeral (zero) na clula, denindo o nmero digitado como 1123456789. A remoo automtica do algarismo zero deve-se ao fato do Excel trabalhar basicamente com trs tipos de dados: nmeros, datas e textos. Nmeros e datas, quando corretamente digitados, podem ser usados para a realizao de operaes matemticas. Demais valores como textos so considerados pelo programa salvo excees apenas meras informaes e so usados geralmente como ttulos de identicao para demais dados. Apesar de a diferenciao ser simples, existem casos em que dados numricos podem ser interpretados como dados textuais, no passveis de clculos. No caso da insero do dado sugerido, o programa interpretou o algarismo zero como um nmero inteiro eliminando-o, por consider-lo desnecessrio por se tratar de um valor nulo. No entanto, por se tratar de um nmero de telefone, o programa no pode simplesmente excluir algarismos os quais pode interpret-los como nulos. Para tanto, necessrio especicar ao programa sobre o valor inserido no ser de fato numrico, mas sim uma linha de texto contendo caracteres numricos. A especicao correta do dado a ser


inserido ao Excel pode ser realizada de diferentes maneiras, como veremos a seguir: Usando o apstrofo: ao digitar um apstrofo () antes do nmero (01123456789), a interpretao do Excel ser a de insero de um valor de informao. O apstrofo neste caso funciona como um comando para que o programa interprete o dado inserido como texto e no como valor numrico. Ao trmino da digitao, o apstrofo removido. Ao usarmos a notao numrica precedida por um apstrofo, um pequeno tringulo na cor verde exibido no canto superior esquerdo da clula, indicando a notao de texto como dado da clula, como mostra a Figura 5.1. Note, porm, neste caso, que a clula no se encontra selecionada;

Figura 5.1: A notao de um valor numrico com a adio de um apstrofo especica ao Excel que se trata apenas de um dado textual.

Ao ser selecionada a clula, um pequeno cone de advertncia exibido. Ao posicionar o apontador sobre o cone, uma tarja de aviso exibida, informando sobre o valor inserido na clula ser formatado como texto ou precedido por um apstrofo (o que causa o efeito de formatao como texto). Veja a Figura 5.2.

Figura 5.2: Tarja de aviso informando sobre o tipo de formato de dado inserido na clula.

Observao: o termo formatao aplicado aos tipos de dados no se refere a elementos de estilizao visual ou quaisquer outros ornamentos como cores, espessura de linhas de bordas e outros. Neste caso especco, a formatao est relacionada designao do tipo de dado inserido em uma clula do Excel: Dados numricos passveis de clculos, dados de datas,

Dados em planilhas53

com suas propriedades especcas, ou dados de texto, como os nmeros inseridos aps o apstrofo so interpretados pelo programa, como vimos nos procedimentos anteriores. Ao clicar sobre o cone, opes para a formatao do dado inserido so exibidas. Conforme mostra a Figura 5.3.

Figura 5.3: Opes para formatao do dado inserido na clula.

A seguir as caractersticas das opes de formatao: Number Stored As a Text (Nmero Armazenado como Texto): a opo corrente aps a digitao do valor com o apstrofo. Indica que o nmero armazenado est sendo interpretado pelo programa como um valor de texto. Assim, clculos no sero realizados se a clula for includa em uma frmula e algarismos nulos (zeros) no sero desprezados pelo Excel; Convert To Number (Converter para Nmero): converte o valor para o inverso das propriedades da opo anterior. O valor passa a ser considerado pelo programa como um nmero e assim sua respectiva clula poder ser includa em frmulas para clculos, se necessrio. Valores nulos inseridos na clula, aps a converso, sero desprezados pelo programa; Help on This Error (Ajuda para Este Erro): apesar da insero de um valor aps o apstrofo para interpretao do Excel do dado inserido como texto no se constituir necessariamente um erro, o menu apresenta a opo para ajuda, exibindo um texto explicativo sobre as operaes de converso de formato de dados. A marca triangular inserida na clula, aps a insero do apstrofo , na verdade, descrita pelo Excel como uma marca de erro. No entanto, na produo de uma planilha qualquer, os dados inseridos em uma coluna contendo nmeros de telefones corretamente interpretados pelo programa no se constituiro em erros no sentido prtico; Ignore Error (Ignorar Erro): o comando permite o reconhecimento do dado inserido como texto, e elimina o sinal de erro em


clula, exibindo o tringulo verde. Embora no atrapalhe qualquer operao, o comando no aconselhvel, pois a marca do tringulo pode evidenciar, visualmente, que determinada clula contm um valor propositalmente convertido; Edit in Formula Bar (Editar na Barra de Frmulas): transporta o valor da clula para a barra de frmulas para edio. O comando til apenas em valores em que seus operadores necessitem ser modicados para a composio ou aperfeioamento de frmulas; Error Checking Options (Opes de Checagem de Erros): abre a caixa de opes de conguraes gerais do Excel para checagem de erros, permitindo congurar as modalidades de erros que devero ser noticadas ao usurio. Em condies normais de operao, estas opes no devem ser alteradas. A seguir, continuemos com as demais formas de insero de valores numricos para que sejam interpretados como textos no Excel. Usando um hfen: o hfen no caso de valores numricos no Excel um caractere auxiliar, indicando ao programa se tratar de um valor de texto. A presena do hfen impede o Excel de considerar o dado como um valor numrico inteiro. Neste caso, no exibido o tringulo verde, sugerindo um possvel erro de insero de dados na clula (Figura 5.4);

Figura 5.4: Hfen usado para formatao de dados numricos como texto, sem marcas de erro.

Alterando a formatao da clula: clulas podem ser formatadas para que os zeros esquerda no sejam removidos. Tambm podem ser formatadas para que sempre considerem os valores inseridos como textuais. Veremos as propriedades da formatao de clulas envolvendo a formatao de dados, posteriormente; Valores numricos normais (passveis de clculos) podem ser digitados no Excel normalmente. Porm algumas restries devem ser observadas: Nmeros em frmulas/funes: se o dado numrico a ser inserido na clula for utilizado em frmulas, funes ou em qual-


quer outra operao de clculo, os mesmos no devero ser digitados junto a letras. Por exemplo, se a coleta de idade de um grupo de pessoas efetuada e em seguida deseja-se obter a mdia de idade de todos os integrantes do grupo, as idades devero ser digitadas nas clulas considerando apenas os nmeros, sem quaisquer outras notaes; (Exemplo: 18 anos, o dado inserido dever ser apenas 18). Isto se deve porque ao digitarmos valores nmeros junto a valores de texto, o programa no conseguir estabelecer a diferenciao dos caracteres passveis de clculos e dos caracteres a serem desprezados. O programa realizar o clculo usando todo o contedo inserido na clula. Tomemos como exemplo a digitao do dado: 4 itens, na clula A1 de uma planilha e na clula A2 o dado 6 itens. Consideremos ser necessria a soma dos dois valores, ou seja, A1+A2, o que totalizaria 10 itens. Devido presena da palavra itens nas clulas, o Excel se encontraria impossibilitado de realizar a operao. Ao tentar realizar a operao, o programa retornaria uma mensagem de erro, representada pela notao #VALUE!, mostrada na Figura 5.5.

Figura 5.5: Impossibilidade de realizao da soma entre as duas clulas: dois tipos diferentes de formato de dados.

Insero de datas: para insero de datas, o formato mundialmente utilizado para este tipo de valor dever ser usado, com adaptaes de acordo com o pas em operao. O Brasil utiliza o formato de data DD/MM/AA ou DD/MM/AAAA. Ao digitar ento uma data no Excel, como 10 de dezembro de 2006, o formato a ser utilizado dever ser 10/12/06 ou 10/12/2006. Apesar das verses em idioma em ingls do Excel considerarem o formato de data padro como MM/DD/AA ou MM/DD/AAAA, usado nos Estados Unidos e Canad, o Excel interpreta corretamente a notao brasileira sem a necessidade de modicaes em parmetros de conguraes. No entanto, se necessrio, as modicaes podem ser aplicadas atravs dos atributos de formatao de clulas, como veremos posteriormente.


Note que ao entrar com uma data em um dos formatos mencionados, o Excel dever convert-los para DD/MM/AAAA ou MM/DD/ AAAA, ou seja, considerando quatro algarismos para o ano. Este um padro que tambm poder ser modicado atravs das conguraes de formatao de clulas. Se outros separadores forem usados para a insero de dados, os mesmos sero automaticamente convertidos para a notao com barras, de acordo com as Figuras 5.6 e 5.7.

Figura 5.6: Tentativa de insero de data usando hfen como separador. Ao teclar Enter...

Figura 5.7: ... a data automaticamente convertida para o formato DD/MM/AAAA.

A identicao de valores inseridos em clulas interpretados no Excel como valores numricos ou valores de textos fcil de ser executada. Valores de texto, no passveis de clculos, so alinhados esquerda da clula. Valores numricos, utilizados para operaes matemticas em frmulas ou funes, so alinhados direita. Na Figura 5.8, a largura da coluna foi aumentada para permitir melhor visualizao do alinhamento dos valores.

Figura 5.8: Formato de valores indicados nas clulas atravs da disposio do alinhamento.

Edio de dadosComo comentamos, a insero de dados numa planilha feita clula por clula, digitando os valores desejados (nmeros ou textos), teclando Enter ou passando para a prxima clula que se deseja preencher.


Durante a incluso de dados, podem acontecer erros de digitao que podem ser corrigidos imediatamente como em qualquer editor de texto atravs da tecla Backspace para apagar o caractere errado e, eventualmente, efetuar a correo. Por exemplo, suponha estar escrevendo, na clula A1, a palavra nome mas, ao digitar, percebeu ter escrito nomw: se voc ainda no nalizou a entrada de dados e o cursor ainda est piscando na clula, basta apertar a tecla Backspace para apagar a letra w e digitar um e em seu lugar para, s ento, teclar Enter. preciso lembrar, porm, que este tipo de correo s pode ser efetuado enquanto a clula estiver no modo de edio de contedo, ou seja, enquanto ainda estamos digitando, pois quando nalizamos a entrada de dados numa clula, seu contedo armazenado na planilha e, para corrigi-lo, ser preciso voltar para a clula em questo e ativar novamente o modo de edio de contedo. Nos procedimentos a seguir, veremos como executar a edio de dados em clulas. 1. Em uma planilha em branco, digite Exxcel na clula A1. 2. Tecle Enter deslocando a seleo para a clula A2. 3. Clique sobre a clula A1 selecionando-a, e execute a correo atravs de um dos seguintes mtodos: Com a clula A1 ativa, pressione a tecla F2, na parte superior do seu teclado; ser ativado o modo de edio, que nos permitir alterar o contedo da clula como em qualquer outro editor de textos. Clique com o mouse entre as duas letras repetidas (x). Pressione Backspace para apagar o x esquerda ou Delete para apagar o x direita. Tecle Enter para nalizar a correo. Execute clique duplo no local da clula onde se encontra o erro. Proceda normalmente com a correo teclando Enter aps a edio. Com a clula A1 selecionada, seu contedo exibido na barra de frmulas, como mostra a Figura 5.9. Clique no local onde se encontra o erro na barra de frmulas e execute a edio. Tecle Enter para nalizar.

Figura 5.9: Correo do contedo da clula via barra de frmulas.


O uso da barra de frmulas no Excel bastante comum para alterar no s os valores digitados, mas tambm algumas caractersticas da aparncia dos dados. Na verdade, a barra de frmulas permite trabalhar com o contedo de uma clula como se faz em aplicativos de edio de texto, como o Microsoft Word, por exemplo. Veja um exemplo prtico: 1. Em uma clula qualquer da planilha, digite o seguinte texto: Universo dos Livros Microsoft Excel 2007 e tecle Enter. 2. Execute clique duplo sobre a linha de diviso da coluna para melhor visualizao do contedo da clula. 3. Selecione novamente a clula com o texto digitado. Observe o contedo da clula na barra de frmulas Figura 5.10.

Figura 5.10: Contedo da clula na barra de frmulas: largura da coluna ajustada.

4. Posicione o apontador do mouse esquerda da letra E na palavra Excel na barra de frmulas. Arraste o mouse sobre o trecho Excel 2007. Agora apenas parte do contedo da clula est selecionado Figura 5.11.

Figura 5.11: Seleo de parte do contedo da clula na barra de frmulas.

5. Tecle Ctrl + B, para aplicar o estilo negrito ao trecho selecionado do contedo da clula. Finalize a ao teclando Enter. A disposio do dado na clula agora se encontrar como mostrado na Figura 5.12.

Figura 5.12: Estilo negrito aplicado a alguns caracteres do contedo da clula.


Em alguns casos pode se tornar mais rpido digitar novamente todo o contedo do que corrigir parte dele; para substituir por completo o contedo de uma clula, faa o seguinte: 1. Clique na clula com o contedo que deve ser substitudo, ativando-a. 2. Apenas digite o novo contedo, sem se importar com o que j estava escrito. O novo valor, quando digitado, apaga automaticamente o antigo. 3. Tecle Enter quando terminar a digitao. Os dados digitados nas clulas podem ser tambm excludos, deixando limpa a clula na qual se encontravam. Veja como apagar o contedo de uma ou mais clulas nos procedimentos a seguir: 1. Digite os seguintes dados em uma planilha em branco: Na clula A1, digite Nome; Na clula A2, digite Telefone; Na clula A3, digite Endereo Observao: usamos a tecla Enter at o momento para encerrar a digitao de dados em uma clula. Ao usar a tecla Enter, a seleo passa para a clula abaixo. Para que a seleo avance para a clula direita, a tecla de seta para a direita pode ser usada. A disposio dos dados dever estar como se encontra na Figura 5.13.

Figura 5.13: Dados inseridos na planilha.

2. Selecione o contedo da clula A1 (Nome) e tecle Ctrl + B, aplicando o estilo negrito aos caracteres da palavra na clula. 3. Considerando a necessidade de apagarmos todo o contedo inserido, selecione o intervalo de clulas A1:A3 arrastando o mouse


compreendendo o espao das clulas a serem removidas. Caso no exista qualquer outro contedo na planilha, no h problemas se outras clulas forem selecionadas, como mostra a Figura 5.14.

Figura 5.14: Seleo compreendendo o intervalo de clulas a ser excludo e tambm outras clulas sem contedo.

4. Tecle Delete para remoo de todo o contedo. O procedimento exclui somente os valores contidos nas clulas, e no seus atributos de formatao, isto , as clulas s quais forem aplicados estilos de formatao (negrito, itlico, alterao do tamanho da fonte etc.) mantero essas caractersticas. Para vericar esta propriedade, digite uma palavra qualquer na clula A1. Como nos procedimentos anteriores, o valor Nome recebeu o estilo negrito, a clula incorporou a propriedade em seus atributos de formatao. No Excel, os estilos de formatao de textos e nmeros so associados s clulas e no ao seu contedo. Se desejar limpar todo o contedo da(s) clula(s) selecionada(s), incluindo estilos de formatao e todos os demais elementos, proceda da seguinte forma: 1. Repita os procedimentos de insero de valores como os descritos nas operaes anteriores. Aplique o estilo negrito para o valor inserido na clula A1. 2. Selecione o intervalo de clulas A1:A3 com o arraste do mouse. 3. Na Smart Tag Editing, clique sobre a seta do boto Clear (Limpar), abrindo um menu de opes. Clique sobre a opo Clear Formats (Limpar Formatos). Veja a Figura 5.15.

Figura 5.15: Excluindo os atributos de formatao da clula via Smart Tag de edio.


O estilo negrito ser removido do contedo da clula A1. Apague o atual contedo da clula A1. Digite qualquer outro contedo na clula, assegurando-se de que o estilo negrito no voltar a ser automaticamente aplicado.

Localizao e substituio de dadosEm planilhas contendo poucos dados, evidentemente a localizao de determinada entrada pode ser realizada sem problemas utilizando as barras de rolagem horizontal e vertical, associadas ao recurso de aproximao pelo controle deslizante e seus respectivos botes na parte inferior direita da rea de trabalho do Excel. Entretanto, estes no so elementos sucientes para providenciar a localizao de dados em planilhas extensas. Em algumas delas a busca manual por valores praticamente invivel, devido ao tempo necessrio para sua execuo. O recurso de localizao e substituio de dados em planilhas no Excel funciona tal como a localizao e substituio de palavras no processador de textos Word, como veremos a seguir. 1. Considerando o exemplo da planilha da Figura 5.16, temos um documento com 72 entradas na Plan1 (Sheet1), no Excel.

Figura 5.16: Planilha contendo razovel quantidade de dados.

Observao: a planilha usada no exemplo pode ser baixada atravs do endereo:


http://www.cgu.gov.br/sfc/gestao_publica/ug_auditadas/UniGestoras/MAgric.xls Se o documento no estiver disponvel, qualquer outra planilha poder ser usada para evidenciar as operaes de localizao ou substituio de dados. Se preferir, entre com seus prprios dados em uma planilha em branco, para executar os procedimentos. 2. Consideremos a necessidade de encontrar a sigla INCRA, na planilha especca da Figura 5.16 ou qualquer outro valor em uma outra planilha qualquer. Clique sobre o boto Find&Select (Encontrar e Selecionar) na Smart Tag Editinge. Em seguida clique em Find (Figura 5.17). Se preferir tecle Ctrl + F. Ser aberta a caixa Find and Replace (Localizar e Substituir), como mostra a Figura 5.18.

Figura 5.17: Ao clicar sobre a opo Find do boto Find&Select...

Figura 5.18: ... ser aberta a caixa de localizao e substituio (Find and Replace).


3. Digite no campo Find What (Localizar o que) a sigla INCRA, ou o termo a ser encontrado, dependendo da planilha utilizada. Em seguida, clique em Find All. 4. A caixa listar todas as ocorrncias da sigla (ou do termo), informando o documento, a planilha, a clula e o contedo referentes ao critrio de busca. Na Figura 5.19, por exemplo, temos a ocorrncia da sigla INCRA na clula D18 da planilha. Neste exemplo, apenas uma ocorrncia do critrio de pesquisa inserido foi localizada.

Figura 5.19: Lista de todas as ocorrncias do termo a ser localizado: indicao do local incluindo a clula onde a ocorrncia se encontra (seta).

5. Antes de prosseguirmos com as demais opes para localizao e substituio de dados, vejamos a lista de ocorrncias de um determinado valor inserido em vrias clulas na planilha. No caso da Figura 5.20, usando a planilha disponvel no endereo da Web citado anteriormente, temos a lista de todas as ocorrncias da sigla CEPLAC.

Figura 5.20: Lista de todas as ocorrncias do termo a ser localizado: neste exemplo, o nmero de ocorrncias compreende 15 entradas distintas na planilha.


6. Note que cada uma das referncias de ocorrncia exibida no formato de links. Isto signica que ao clicar sobre a referncia desejada, o Excel exibir o local da referncia na planilha. Experimente, por exemplo, clicar sobre a aba da planilha 2 ou 3. No necessrio fechar a caixa Find and Replace. Em seguida, clique sobre qualquer referncia de clula na coluna Cell da caixa. Nas Figuras 5.21 e 5.22, a referncia da linha 41, referente clula D41 foi selecionada na caixa Find and Replace. O local indicado na rea de trabalho principal.

Figura 5.21: Ao clicar sobre a referncia na caixa Find and Replace...

Figura 5.22: ... o local ser indicado na rea de trabalho do Excel.

7. O boto Find Next; (Localizar Prximo) na caixa Find and Replace, permite ao programa apontar as demais ocorrncias do critrio na planilha. A cada clique sobre o boto, a prxima ocorrncia ser destacada. No necessrio usar o boto Find all (Localizar Tudo), como pr-requisito para a utilizao do boto Find Next. 8. A guia Replace (Substituir), quando aberta, apresenta um segundo campo denominado Replace with (Substituir Por), usado para a substituio de qualquer termo a ser encontrado no campo Find what (Localizar o que). Por exemplo, se for necessrio substituir todas as ocorrncias da sigla CEPLAC por INCRA na planilha de exemplo, (ou quaisquer outros termos referentes a dados de quaisquer outras planilhas), basta entrar com os critrios tal como mostra a Figura 5.23 e clicar em Replace All (Substituir Tudo).

Figura 5.23: Critrios de localizao e substituio: todas as ocorrncias com a sigla CEPLAC sero substitudas por INCRA.


Os botes Find Next e Replace podem ser usados respectivamente para encontrar a prxima ocorrncia do termo denido no campo Find what e substitu-lo pelo termo do campo Replace with. Desta forma, no ocorrer a substituio de todos os termos na planilha, conforme a operao executada pelo boto Replace All. 9. Clique sobre o boto Close para encerrar as operaes de localizao ou substituio.

Excluso e insero de linhas ou colunasA excluso de linhas e/ou colunas no Excel providencia no apenas o apagamento dos dados contidos em clulas, mas tambm a alterao da estrutura da planilha. A excluso pode ser particularmente til em situaes de ordenamento de dados em planilhas, em que entradas desnecessrias devem ser completamente eliminadas. A excluso de uma coluna pode ser executada da seguinte maneira: 1. Considerando uma planilha com dados inseridos nas coluna A e B, clique sobre o ttulo da coluna A para selecion-la (Figura 5.24).

Figura 5.24: Seleo da coluna via clique sobre seu respectivo ttulo (A).

2. Clique sobre a seta do boto Delete da Smart Tag Cells (Clulas), abrindo o menu de opes. Clique em Delete Sheet Columns (Remover Colunas da Planilha), como mostra a Figura 5.25.


Figura 5.25: A opo na Smart Tag se refere ao comando Excluir do menu Editar nas verses anteriores do Excel.

3. Os dados da coluna A sero apagados e os dados da coluna B sero automaticamente deslocados para a coluna A, como mostra a Figura 5.26.

Figura 5.26: Deslocamento dos dados da coluna B aps a remoo da coluna A: no apenas os dados, mas sim a coluna inteira foi removida.

A excluso de linhas ocorre praticamente da mesma forma. Basta selecionar a linha desejada com um clique sobre sua numerao e usar a opo Delete Sheet Rows (Remover Linhas da Planilha) no menu do boto Delete da Smart Tag Cells. Por uma questo de organizao do Excel, quando uma linha ou coluna excluda, as linhas e colunas sucessivas so reorganizadas e seu nome continua respeitando a seqncia de nmeros e letras crescente. Isto signica que ao excluirmos a linha 2, por exemplo, a linha 3 e todo seu contedo sero deslocadas para cima e passaro a se chamar 2.


A opo Delete, existente no menu rpido, acionado atravs do menu auxiliar do mouse, tambm executa a remoo de linhas e colunas, desde que se encontrem selecionadas inteiramente. Na Figura 5.27, a disposio da opo Delete no menu rpido. Repare que a coluna se encontra inteiramente selecionada.

Figura 5.27: Funo de deleo da coluna via menu rpido: a coluna precisa estar completamente selecionada.

Caso a coluna ou linha no se encontre inteiramente selecionada, a opo Delete exibir uma pequena caixa de opes como mostrada na Figura 5.28.

Figura 5.28: Caixa de opes para deleo de elementos da planilha, acionada pelo menu rpido quando a seleo no inclui toda a coluna ou linha.


Desfazendo e refazendo aes (Undo/Redo)Ao cometer erros em qualquer tipo de procedimento, no necessrio recomear o trabalho. O Excel permite desfazer e refazer aes com facilidade. Consideremos como exemplo, que todos os dados de uma planilha foram selecionados e acidentalmente a tecla Delete/Del foi acionada. A planilha perdida da pasta de trabalho, mas possvel recuper-la sem a necessidade de nova entrada de dados. Em geral, basta clicar sobre a seta do comando Desfazer (Undo), localizada na barra de ferramentas de acesso rpido ou apenas teclar Ctrl+ Z. Uma ao desfeita pode ser