(transformar 16) gestão de voluntariado 2.1

GESTÃO DE VOLUNTÁRIOS (2) PROFA. DRA . MONICA BOSE

Integração e socialização do voluntário

Receber bem é uma atitude que vai facilitar muito o

processo de adaptação e de posterior retenção do

voluntário. Razões:

• Acolhimento e pertencimento;

• Conhecimento da organização – estrutura física e

aspectos culturais;

• Conhecimento das pessoas, equipes, áreas e

organograma;

• Alimentar o desejo de trabalhar e se dedicar;

• Sentido de importância e de valorização da pessoa

voluntária.


Passo 1: O primeiro dia

• Open House, boas-vindas organizado

• Sessão de orientação com envolvimento de funcionários

(aproximadamente 2 horas)

• Apresentação e/ou guia do voluntário

Fonte: Programa Voluntários do Conselho da Comunidade Solidária


Estrutura sugerida para apresentação e/ou guia do

voluntário

• A importância do serviço voluntário para a organização

• Filosofia, propósito e histórico da organização

• Perfis dos públicos beneficiados pela ação da organização

• Estrutura da organização - organograma de recursos humanos e

projetos

• Relação do Programa de Voluntários com o programa geral da

organização

• Políticas e procedimentos, normas e regulamentos (incluindo

Direitos e Deveres)

• Listagem dos conselhos e funcionários

• Informações sobre seguro, despesas realizadas pelos voluntários,

reembolsos e outros assuntos relativos aos voluntários



Direitos e Deveres do Voluntário (sugestão)

Todo voluntário tem DIREITO a:

• Desempenhar uma tarefa que o valorize e seja um desafio para ampliar e desenvolver habilidades.

• Receber apoio no trabalho que desempenha (capacitação, supervisão e avaliação técnica).

• Ter a possibilidade da integração como voluntário na instituição na qual presta serviços, ter as mesmas informações que o pessoal remunerado e descrições claras de tarefas e responsabilidades.

• Participar das decisões.

• Contar com os recursos indispensáveis para o trabalho voluntário.

• Respeito aos termos acordados quanto à sua dedicação, tempo doado, e não ser desrespeitado na disponibilidade assumida.

• Receber reconhecimento e estímulo.

• Ter oportunidades para o melhor aproveitamento de suas capacidades recebendo tarefas e responsabilidades de acordo com os seus conhecimentos, experiência e interesse.

• Ambiente de trabalho favorável por parte do pessoal remunerado da instituição.



Direitos e Deveres do Voluntário (sugestão)

Todo voluntário tem a RESPONSABILIDADE de:

· Conhecer a instituição e/ou a comunidade onde presta serviços (a fim de

trabalhar levando em conta essa realidade social) e as tarefas que lhe foram

atribuídas.

· Escolher cuidadosamente a área onde deseja atuar conforme seus

interesses, objetivos e habilidades pessoais, garantindo um trabalho eficiente.

· Ser responsável no cumprimento dos compromissos contraídos livremente

como voluntário. Só se comprometer com o que de fato puder fazer.

· Respeitar valores e crenças das pessoas com as quais trabalha.

· Aproveitar as capacitações oferecidas de forma aberta e flexível.

· Trabalhar de maneira integrada e coordenada com a entidade onde presta

serviço.

· Manter os assuntos confidenciais em absoluto sigilo.

· Acolher de forma receptiva a coordenação e a supervisão de seu trabalho.

· Usar de bom senso para resolver imprevistos, além de informar os

responsáveis..



“Dentre os fatores importantes para o sucesso da equipe

de voluntários está a capacitação. Não só pelos motivos

de torná-los aptos para o desempenho de tarefas, mas

também porque um voluntário bem orientado e treinado é

mais confiante, mais seguro, e isto faz com que ele

aproveite bem o seu tempo, tornando mais produtivas suas

horas de dedicação.”

Fonte: Manual de procedimentos e gestão do voluntariado: Mesa Brasil SESC


Sugestão de tópicos a serem abordados na capacitação de voluntários:

• O que é ser voluntário?

• História do voluntariado & terceiro setor

• O que é preciso ser para ser voluntário?

• O que motiva ser voluntário?

• O que se ganha sendo voluntário?

• Valores éticos da ação voluntária

• Direitos e responsabilidades do voluntário

• Direitos e responsabilidades da organização que recebe o voluntário

• Lei do Serviço Voluntário / Termo de Adesão

• Possíveis áreas de atuação

• Tipos de públicos a serem beneficiados

• Tipos de atividade a serem realizadas



Integração à equipe remunerada:

Com o propósito de preparar adequadamente os profissionais remunerados para que não tenham resistências em trabalhar com os voluntários, os seguintes pontos devem ser incluídos:

• Os benefícios da participação voluntária para o público beneficiado pelo projeto, para a organização, e para a comunidade;

• Como os serviços voluntários são desenvolvidos;

• Como é conduzido o recrutamento de voluntários;

• Processo de seleção de voluntários e seus procedimentos;

• Treinamento de voluntários;

• Supervisão e avaliação de voluntários;

• A administração e o financiamento do programa de voluntários.



Alguns meios para diminuir a resistência dos funcionários e formar uma

equipe com os voluntários:

• Envolver os funcionários no planejamento da inserção de voluntários na equipe;

• Priorizar a formação de equipes;

• Envolver os funcionários e voluntários em todos os aspectos do planejamento,

gerência e solução de problemas das instituições e grupos atendidos;

• Criar um clima organizacional que valorize tanto os voluntários quanto os

funcionários;

• Definir claramente as responsabilidades – de voluntários e de funcionários;

• Conhecer a avaliação dos funcionários sobre o Programa do Voluntariado;

• Manter contato permanente com os profissionais que trabalham com

Voluntários



Alguns meios para diminuir a resistência dos funcionários e formar

uma equipe com os voluntários:

O Coordenador do Voluntariado deve reforçar

constantemente a importância do serviço do voluntário e

fomentar a inter-relação e a participação entre os

funcionários e os voluntários.


Gestão de Voluntariado

Dica:

Veja dicas para lidar com conflitos no “Manual de procedimentos e

gestão do voluntariado: Mesa Brasil SESC”

Manutenção e retenção do voluntário

Elementos centrais para retenção do voluntário:

• Motivação e reconhecimento

• Supervisão e avaliação

• Acompanhamento e Remanejamento


Motivação:

Processo responsável pela intensidade, direção e

persistência dos esforços de uma pessoa para o

alcance de uma determinada meta.


Motivação:

Processo responsável pela intensidade, direção e

persistência dos esforços de uma pessoa para o alcance

de uma determinada meta.

Fatores Externos:

Estímulos e incentivos do ambiente

Fatores Psicossociais:

Necessidades Sociais,

Necessidades de Estima,

Necessidades de Auto-realização

Fatores Básicos:

Necessidades vitais,

Necessidades de segurança


Dicas práticas para fomentar a motivação dos voluntários:

• Manter contato frequente com os voluntários para responder a possíveis dúvidas, e para que eles se sintam realmente parte da equipe;

• Desde o início das atividades do voluntário deixar claras quais são as expectativas com relação a seu trabalho e quais são as “regras” da organização (por exemplo, uso do telefone, entradas de acesso na organização, horários, atividades a serem desenvolvidas, pessoa a quem se reportar etc.);

•

• Saber a hora de elogiar, bem como ajustar possíveis desvios de qualidade nos serviços prestados, tomando cuidado para que as críticas sejam sempre construtivas e sejam feitas em particular com cada voluntário e membro da equipe;

• Apresentar os resultados da organização, apontando sempre para o voluntário onde a sua participação fez a diferença;

• Manter sempre o voluntário ocupado com atividades que sejam necessárias para a organização, bem como motivadora para o voluntário. As pessoas que não têm certeza de estar sendo úteis (ou bem aproveitadas) tendem a procurar outro lugar para colaborar;

• Transmitir e reforçar a segurança de estar contribuindo para uma organização que é realmente comprometida com a sua causa.



Reconhecimento: como praticar?

• Premiações por equipe (preferencialmente simbólicas)

• Divulgação das ações do voluntário ou de determinadas equipes de voluntários nos

veículos de comunicação da organização (boletins, murais, vídeo-jornais, revistas,

intranet);

• Indicação de voluntários para falarem com a imprensa;

• Distribuição de broches (pins) e camisetas;

• Envio de cartas de agradecimento assinadas por Diretores ou Conselheiros;

• Convite aos voluntários para que apresentem suas experiências aos novos ingressantes;

• Visita dos Diretores ou conselheiros ao local de trabalho do voluntários;

• Realização de eventos especiais.



Supervisão e Avaliação

• Bases: Direitos e deveres do voluntário e descrição de

atribuições e responsabilidades da função.

• Critérios: devem ser claros, objetivos e relacionados aos

objetivos definidos no projeto de voluntariado.

• É sempre interessante dar oportunidade ao voluntário de fazer

a sua auto-avaliação, assim como de discutir e apresentar

suas contribuições acerca do processo de trabalho em

espaços de reunião de equipe.

• Periodicidade: deve ser previamente definida e respeitadas.


Gestão de Voluntariado

Dica:

Veja modelos de instrumentos de avaliação e de reconhecimento no

“Manual de procedimentos e gestão do voluntariado: Mesa Brasil

SESC”

Falaremos mais sobre avaliação no módulo “Gestão de equipe

contratada”!


Remanejamento do voluntário

Quando deve ocorrer?

• Caso o Coordenador de voluntários entenda que o voluntário será mais bem aproveitado em outra função, ou que para evitar algum tipo de conflito.

Como fazer?

• Ter cuidado para que o remanejamento seja fruto exclusivamente da comparação entre as necessidades da função e o desempenho do voluntário, sem que para isto ocorram antipatias ou simpatias e outras manifestações de cunho pessoal;

• Consultar o voluntário sobre o assunto, expondo a necessidade da organização, pois a mudança não pode acontecer sem a concordância do voluntário;

• O remanejamento pode ser apresentado tanto como uma transferência para outra função, como para uma “promoção” para uma função de maior responsabilidade. Isto pode fazer toda diferença na hora de comunicar o voluntário;

• Deve-se também fazer um acompanhamento de adaptação à nova equipe onde o voluntário foi inserido.


Desligamento

Situação 1: Quando a organização deve optar por desligar o voluntário?

Um desempenho ineficiente não é a única razão para afastar um voluntário da organização. Sempre tente remanejar a pessoa para outra função.

Motivos éticos e morais são fortes razões para desligar o voluntário. Por exemplo: divulgar informações confidenciais sobre os beneficiários, fazer uma ofensa grave a outros voluntários ou aos funcionários, tirar proveito da vulnerabilidade dos beneficiários etc.

O desgaste natural da relação ou o término da atividade desempenhada também pode culminar com o desligamento provisório ou definitivo do voluntário. É a razão mais comum e deve ser encarada com naturalidade.


Desligamento

Como a organização deve conduzir o desligamento do

voluntário?

Deixe claro o motivo do afastamento do voluntário, para a manutenção

de uma boa relação e talvez até um possível retorno.

Quando um voluntário não se adapta ao Programa, o melhor é ajudá-lo

a perceber isso de um modo objetivo, sugerindo outras organizações

ou um tipo de serviço voluntário mais apropriado a suas capacidades.

Faça constar no Termo de Adesão uma anotação assinada por ambas

as partes, referente a finalização da prestação do serviço voluntário.

Não se deve esquecer o agradecimento pela dedicação e pela

contribuição dadas à organização.


Desligamento

Situação 2: O que fazer quando o voluntário quer se desligar?

Identifique o motivo. Assim como os profissionais remunerados, voluntários podem sentir que querem deixar a organização por questões que podem ser resolvidas, como não adaptação à função ou à gerência. Verifique se há possibilidade de remanejamento.

Quando o motivo alegado corresponder a uma decisão madura e consciente, deve-se respeitar a vontade do voluntário e evitar atitudes que façam com que ele se sinta mal por ir embora.

Instrumentos de apoio

• Manual de procedimentos e gestão do voluntariado: Mesa Brasil SESC (veja os anexos!)

• http://www.sesc.com.br/mesabrasil/cartilhas/Gestao_Voluntariado.pdf

• Planejamento e Gerenciamento de Programas de Voluntários - Programa Voluntários do Conselho da Comunidade Solidária

• http://www.icdh.org.br/imagens/publicacoes/manual%20do%20voluntariado.pdf

• Manual para Capacitação Inicial do Voluntário - Instituto Voluntários em Ação

• http://www.voluntariado.org.br/sms/files/Manual%20para%20Capacita%C3%A7%C3%A3o%20Inicial%20do%20Volunt%C3%A1rio.pdf

• MANUAL DO PROGRAMA CORAÇÃO VOLUNTÁRIO - CVSP 2013

• http://www.voluntariado.org.br/sms/files/manual%20do%20Volunt%C3%A1rio%202013%20.pdf

http://www.sesc.com.br/mesabrasil/cartilhas/Gestao_Voluntariado.pdf

http://www.icdh.org.br/imagens/publicacoes/manual do voluntariado.pdf

http://www.icdh.org.br/imagens/publicacoes/manual do voluntariado.pdf

http://www.voluntariado.org.br/sms/files/Manual para Capacita%C3%A7%C3%A3o Inicial do Volunt%C3%A1rio.pdf

http://www.voluntariado.org.br/sms/files/Manual para Capacita%C3%A7%C3%A3o Inicial do Volunt%C3%A1rio.pdf

http://www.voluntariado.org.br/sms/files/manual do Volunt%C3%A1rio 2013 .pdf

http://www.voluntariado.org.br/sms/files/manual do Volunt%C3%A1rio 2013 .pdf

Dúvidas?

Comentários?

Avaliação!

http://bit.ly/transformar2016-avaliacao-gestao-de-voluntarios












Até o próximo módulo!

Profa. Monica Bose

[email protected]

mailto:[email protected]

(transformar 16) gestão de voluntariado 2.1

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